AUDITORA DE GESTIN PERIODO ENERO- DICIEMBRE 2010

CONTROL INTERNO N 001- SASAC/ LASA

CONTENIDO DEL INFORME

I. II. III. IV. V.

INTRODUCCION 1 OBSERVACIONES 3 CONCLUSIONES 7 RECOMENDACIONES 8 ANEXOS 10

I.

INTRODUCCION

1.1. El examen ejecutado es un examen de control programado por la empresa SERVILLANTAS AYACUCHO S.A.C.

1.2. Naturaleza del examen. Es una auditora de gestin para fortalecer la gestin empresarial.

1.3. Objetivo del examen. Evaluar la gestin en el rubro de inventarios, para culminar con las observaciones y recomendaciones del caso, as mismo comprende la evaluacin y comprensin de las metas y objetivos de la empresa. Este objetivo estar reflejado en el informe dado.

1.4. Alcance. El examen comprende el periodo que finaliza al 31.12.2010 relacionado solo al rea crtica de existencias.

1.5. Antecedentes y base legal de la empresa. Misin. Es promover la comercializacin de llantas de reconocida marca en Ayacucho, para coadyuvar al desarrollo de la regin.

Visin.

Somos una empresa lder de comercializacin de llantas de alta calidad y de mayor competencia.

Base legal. SERVILLANTAS AYACUCHO S.A.C. esta debidamente

constituida con personera jurdica, registrada en los registros pblicos en el libro N 1, Tomo 8 20154060802. siendo su RUC N

1.6. Comunicacin de Hallazgos. El equipo de auditora ha comunicado a los funcionarios competentes los hallazgos de mayor relevancia dando lugar a que los responsables efecten sus comentarios o descargos

respectivos.

II. OBSERVACIONES

2.1. Diferencia de S/. 10,000.00 entre el Inventario Fsico y el Balance General. Efectuado la conciliacin de saldos de inventarios al 31.12.2010, entre la informacin que refleja el Balance General y el inventario fsico, se determina una diferencia de S/. 10,000.00 que, presumiblemente seria faltante de almacn.

CAUSA Este hecho se origino por negligencia del Sr. Juan Prez, almacenero de la empresa, y el CPC Dionisio Prez Carhuas contador general, por no haber exigido la practica auxiliar de control como es el Inventario Permanente, adems no hubo control fsico, razn por la cual se ha producido este faltante.

EFECTO Esta negligencia ha perjudicado a la empresa con S/. 10,000.00 y muy a pesar el Balance General refleja la cifra real de existencias por S/. 84,000.00.

2.2. Incumplimiento sobre baja de bienes por S/. 6,000.00 nuevos soles

En la verificacin del estado de conservacin de las llantas se ha encontrado 10 llantas podridas por efecto de la humedad que corresponde a la serie de 1200x24 cuyo valor monetario es de S/.600.00. Este hecho el almacenero ha cumplido con informar al departamento de contabilidad para su baja fsica y contable donde el contador no ha implementado ninguna accin correctiva. Este hecho se produce por negligencia en asuntos de su competencia. Estas llantas deterioradas siguen mantenindose en los almacenes de la empresa adems de los libros de control que reflejan que tienen stock disponible.

2.3. Dbil implementacin del sistema de stock en la empresa En el examen que hemos desarrollado hemos observado que la empresa no maneja el sistema de control de existencias en lo referido al stock mnimo y stock mximo. La empresa para realizar las compras generalmente utiliza llamadas telefnicas o comunicacin va internet habindose detectado hasta en 06 oportunidades pagos en forma adelantada DISTRIBUIDORA DE LLANTAS DE LIMA, sin cumplir con el principio de devengado corriendo el riesgo de no ser atendido en su oportunidad.

El sistema de almacenamiento es deficiente y desordenado por no haberse clasificado las llantas por tipo y tamao, sino de manera desordenada en los depsitos. Este hecho se ha producido por negligencia del almacenero de la empresa originando malestar en la reposicin oportuna de mercaderas para su venta.

2.4. Diferencia de S/. 10,000.00 en la determinacin del costo de ventas Del anlisis del costo de ventas que se refleja en el Estado de Ganancias y Perdidas de la empresa existe la diferencia de S/. 10,000.00 que corresponde al inventario final de existencias.

CAUSA Este hecho se produce por carencia del Inventario Permanente y la conciliacin de saldos entre el libro mayor e inventarios fsicos. El inventario fsico refleja como saldo S/. 74,000.00 y en la determinacin del costo de ventas el inventario final refleja S/. 84,000.00. Negligencia imputable al contador general de la empresa por no haber efectuado la conciliacin antes de la elaborar la informacin financiera.

EFECTO El resultado refleja el Estado de Ganancias y Prdidas que contiene un error de S/. 10,000.00 cuando lo correcto hubiera sido S/. 74,000.00 como inventario final.

III. CONCLUSIONES

Dentro del contexto general, la empresa opera en condiciones razonables, siendo necesario mejorar o tomar las medidas correctivas y oportunas de las 04 observaciones que comprende el siguiente informe. La empresa cuenta con un programa de capacitacin para su personal razn por la cual los funcionarios y trabajadores cometen errores, que deben ser superadas en el menor tiempo posible.

IV. RECOMENDACIONES

4.1. Se recomienda al gerente general de la empresa que antes de elaborar los estados econmicos y financieros, el contador general debe conciliar los saldos en este caso tomando las siguientes informaciones: Libro Mayor, Inventario Fsico al 31.12., Inventarios Permanentes actualizados al 31.12., para reflejar informacin con consistencia y credibilidad.

4.2. Se recomienda al gerente general, nominar una comisin especial para evaluar las 10 llantas deterioradas ubicadas en el almacn. Esta comisin debe opinar si las llantas sern dadas de baja o puestas en venta a un precio menor del costo de adquisicin por encontrarse deterioradas.

As mismo disponer que sobre la base del informe de la comisin tcnica el contador general de primera interaccin haga la provisin contable por desvalorizacin de existencias de las 10 llantas que se encuentran en mal estado.

As mismo el contador de acuerdo a la opinin de la comisin debe dar de baja fsica y contable las llantas deterioradas.

4.3.

Recomendar al gerente general para que disponga simplemente un sistema de stock mnimo y stock mximo para de este modo se evite el malestar con los clientes, adems la reposicin ser en

cantidades reales, accin que debe ser implementado en el departamento de compras.

El Estado de Ganancias y Prdidas elaborado y presentado refleja en la determinacin del costo de ventas una cantidad mayor en S/. 10,000.00 en el rubro de inventario final cuando lo correcto en este rubro debi ser S/. 74,000.00.

Esta diferencia debe ser corregida en el departamento de contabilidad.

Ayacucho, 26 de mayo del 2011

________________________ C.P.C. Jorge David Len Ramrez Jefe De Equipo De Auditora

INDICE
CONTENIDO

PGINA 11

I. II. III.

INTRODUCCIN

DEBILIDADES DEL CONTROL INTERNO ... 12 OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 13

I.

INTRODUCCION

De acuerdo a la evaluacin del Sistema de Control Interno, implementado por la empresa de ha podido determinar debilidades relevantes, que de algn modo ha afectado el logro de metas y objetivos.

II. DEBILIDADES DEL CONTROL INTERNO Las debilidades comprenden aspectos relacionados a deficiencias en el diseo y operacin de la estructura de control interno, que a juicio nuestro, la no adopcin de medidas correctivas oportunas, puede afectar negativamente la operatividad de la empresa, para registrar, procesar y emitir informacin razn por la cual a travs de la presente carta darlos a conocer a los directivos de la empresa las observaciones y recomendaciones pertinentes para subsanar las deficiencias indicadas.

III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

3.1. Sistema de Compras. De la evaluacin del cuestionario del Control Interno se ha determinado que existen debilidades en el Sistema de Compra de la empresa los mismo que se detallan: OBSERVACIONES: A. Las compras generalmente son autorizados por el gerente general porque compromete los recursos de la empresa, sin embargo hemos encontrado que dicha autorizacin no se dio en las compras realizadas en el mes de febrero, julio y octubre del 2.010. B. La empresa a travs del departamento de compras adquiere de manera directa a proveedores, sin regularizar las cotizaciones, comparaciones de los ismos que permitan ahorrar costos en beneficio de la empresa. C. Las ofertas de proveedores no son evaluadas en el departamento de compras en razn de calidad, cantidad, oportunidad y costo, perjudicando a la empresa por presin de los clientes. D. El jefe del departamento de compras viene laborando en el mismo cargo durante 08 aos y las compras se hacen a un solo proveedor sin evaluar en forma peridica la solvencia moral y econmica de este proveedor.

RECOMENDACIONES: Se recomienda al gerente general dictar las medidas correctivas siguientes: A. Todas las adquisiciones deben ser autorizadas por el gerente General. B. Es necesario para decidir la compra contar por lo menos con 03 cotizaciones que permitan comprar la calidad y cantidad de la oportunidad y costo razonable en las compras que se decide. C. Implementar una evaluacin peridica a los proveedores. D. Disponer el seguimiento de pedidos atendidos de manera permanente para evitar a los clientes.

3.2. Sistema de Almacenamiento. OBSERVACIONES: A. Se ha encontrado dentro de almacenes un lote de mercaderas por presentar fallas, que corresponde a una compra del mes de diciembre del 2.010 y que no ha sido devuelto en su oportunidad al proveedor. B. Las reclamaciones efectuadas a los proveedores no se hacen seguimientos oportunos que perjudica a la empresa. C. El almacenamiento temporal de las mercaderas no son las adecuadas en cuanto se refiere a la ubicacin, seguridad, sin acondicionamiento de acuerdo a su naturaleza y peso de los productos.

RECOMENDACIONES: Se recomienda al Gerente General disponer de medias correctivas oportunas en la forma siguiente: A. Devolucin inmediata de bienes deteriorados encontrados en el almacn para obtener stock de los mismos de acuerdo a la elacin firmada por el jefe de almacn. B. Disponer del seguimiento permanente de las reclamaciones efectuadas a los proveedores utilizando comunicacin escrita, de ser posible material. C. Disponer, mejorar el sistema de almacenamiento de bienes en cuanto se refiere a manipulacin, ubicacin y seguridad, as mismo mejorar la iluminacin y ventilacin del almacn central.

3.3. Sistema de Registros. OBSERVACIONES: A. La empresa no ha implementado el registro de inventarios permanentes que permitan el control de stock, determinacin del stock mnimo y stock mximo y la comparacin y conciliacin con el inventario fsico y el libro mayor. B. No existe un registro auxiliar para controlar los ingresos y salidas del almacn, estas se realizan solo cuando se despachan los bienes vendidos.

C. No existe una directiva sobre el sistema de almacenamiento de bienes adquiridos por la empresa, que dificulta la evaluacin y control por parte de los directivos. RECOMENDACIONES: Se recomienda al Gerente general disponer las medidas correctivas siguientes: A. Obtener un programa o software de inventarios permanentes que reflejen en forma oportuna las entradas, salidas y saldos en forma diaria o en el momento que se produce una operacin. B. Implementar un control solo de cantidades fsicas donde se reflejen el movimiento. C. Elaborar una directiva relacionado al tratamiento de stock en almacn, los inventarios permanentes e inventarios fsicos que permitan mejorar el servicio al cliente y evitar reclamaciones.

3.4. Sistema de Inventarios Fsicos. OBSERVACIONES: A. En la toma de inventarios fsicos al 31.12. no participa el personal de contabilidad, solo es ejecutado por el personal del almacn, quienes actan como juez y parte. B. El resultado del inventario fsico al 31.12. no son conciliadas por el departamento de contabilidad razn por la cual se han encontrado diferencias que distorsionan la informacin de la empresa.

C. En el inventario del 31.12.2010 se ha encontrado bienes deteriorados que no fueron devueltos en su oportunidad al proveedor. RECOMENDACIONES: A. En el levantamiento del Inventario Fsico al 31.12.2010. obligatoriamente debe participar personal de contabilidad o personal ajeno al almacn con la finalidad de dar importancia al resultado de dicho inventario. B. Al 31.12.2010 de manera obligatoria el contador o quien haga sus veces debe conciliar con especial cuidado el rubro de existencias, la conciliacin debe ser entre el Inventario Permanente, el Inventario Fsico, Registro de Compras, Registro de Ventas y el Libro Mayor. C. Los bienes deteriorados deben ser devueltos al proveedor en forma inmediata para su canje respectivo o devolucin del importe cancelado bajo responsabilidad del departamento de compras.

Ayacucho, 30 de mayo del 2,011

________________________ C.P.C. Jorge David Leon Ramirez Jefe De Equipo De Auditora