Captulo 9

Preparacin y presentacin de la Propuesta

9.1 La propuesta de Sistema. Su elaboracin

La propuesta de sistema es un resumen de lo que se sugiere para mejorar su desempeo. Para abordar de manera adecuada la necesidad de informacin: Mtodo sistemtico para la adquisicin de Hard y Soft. Identica Costo/benecio futuros Anlisis de costos. Evaluacin del Equipo y del Software Esta actividad se compone de cuatro etapas: Inventario del equipo de computo La tabla siguiente nos presenta un ejemplo de una forma de inventario que puede presentarse a algunas personas. 1ra Computadora Equipo Status Antigedad estimada Vida proyectada Localizacin Nombre Responsable Convenio Financiero Tabla 9.1: Ejemplo de tabla de inventario 275 2da Computadora 3ra Computadora

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

276

Algunas alternativas son la expansin o la resignacin del equipo actual, de tal forma que es importante conocer lo que se tiene a mano. Bsicamente en el inventario se desea conocer: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El tipo de equipo, numero de modelo y fabricante. El estado de la operacin del equipo por instalar, en operacin, en almacenamiento y con necesidad de reparacin. La estimacin del tiempo de uso del equipo. La vida proyectada del equipo. La localizacin fsica del equipo. La persona, departamento responsable del equipo. Estado nanciero del equipo: propio, rentado, o arrendamiento con opcin a compra.

Estimacin de la carga de trabajo Estimar la carga actual y proyectada, de manera que cualquier equipo que se adquiera cuente con la posibilidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras. Si las estimaciones son correctas no habr necesidad del cambio de equipo. Evaluacin del Hardware Es responsabilidad compartida entre la direccin, los usuarios y los analistas. Para la evaluacin se debe considerar: el tiempo requerido para las operaciones tpicas, la capacidad total del sistema, los tiempos muertos de CPU y el tamao de la memoria. En las ultimas dcadas el costo del software como un porcentaje del costo total del software-hardware esta en ascenso. Ver gura.

120 100 80 60 40 20 0 1950 1960 1970 1980 1990 2000 hard soft

Figura~9.1: Costo del Soft y Hard. Ultimas decadas Dentro de esta etapa se evaluara:

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 1. Tamao y uso de computadores 2. Dispositivos de almacenamiento 3. Adquisicin del Equipo (renta, comprar, renta con opcin a compra). 4. La evaluacin del Software.

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Los paquetes de Soft se han vuelto muy accesibles. Es una alternativa valida, ahorra muchas horas de programacin. Debe ser evaluado junto con el usuario. Existen seis categoras principales para ubicar a un Soft. 1. ecacia en el desempeo 2. eciencia operativo 3. facilidad del uso 4. exibilidad 5. calidad de documentacin 6. soporte del fabricante

9.2

Identicacin de costo y benecios

Deben considerarse en conjunto. Antes de presentar la propuesta se debe predecir ciertas variables, para ello cuenta con modelos de pronsticos. La gura siguiente presenta un rbol de decisiones para elegir alguno de los mtodos de pronsticos.
Evaluacin grfica Promedio mviles Anlisis de series de tiempo incondicional

Correlacin Disponib ilidad de datos historico s Regresin condicional Indicadores lideres Economtricos Modelo de entrada y salida

Estimacin de venta Ausencia de datos historicos Encuestas Estudios Delphi Mtodo de escenario Anlogias historicas

Figura~9.2: Seleccin de tcnicas de pronosticos disponibles

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

278

Estos costos y benecios tambin pueden ser de naturaleza tangible e intangible. Benecios tangibles: ventajas econmicas cuanticables que obtiene la Organizacin a travs del uso del Sistema de Informacin. Ejemplo 9.1 Velocidad de proceso.

Benecios intangible:

no se pueden cuanticar. Tambin son importantes.

Ejemplo 9.2 Mejora en el proceso de toma de decisin.

Costo tangibles: son aquellos que se proyectan con precisin por el analista y el personal de contabilidad
Ejemplo 9.3 Costo del equipo.

Costo intangible:

son difciles de estimar y pueden no conocerse.

Ejemplo 9.4 Perdida de prestigio de la Empresa, debido a descuidos

9.2.1

Comparaciones de los costos y los benecios

Existen tcnicas para la comparacin de costos y los benecios propuestos. Anlisis de punto de equilibrio El retorno a la inversin EL anlisis del ujo efectivo El valor presente Anlisis de punto de equilibrio Compara exclusivamente costos, permite determinar el momento en el cual se alcanza el equilibrio del sistema de informacin propuesto. El punto en el cual se interceptan los costos total del sistema actual y del sistema propuesto representa el punto de equilibrio a partir del cual la empresa obtendr utilidades si contara con el nuevo sistema.- Se incluyen nicamente costo tangibles. Es til cuando una empresa esta creciendo y el costo asociado al volumen se vuelve de gran relevancia en el costo global de la operacin. La desventaja es que supone que los benecios permanecen constantes y esto no reeja la realidad. Retorno de la inversin Es una manera sencilla de establecer si una empresa debe invertir en un Sistema de informacin, con base en cuanto tiempo requiera obtener benecios del sistema que amorticen el costo de su desarrollo. A manera de resumen, el mtodo de retorno de la inversin determina el numero de aos de operacin del sistema de informacin que se requieren para comenzar el costo de su inversin. Los inconvenientes que limitan su utilidad son:

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

279

80 60 40 20 0 1 2 3 4 5 Sistema Propuesto Sistema actual

Figura~9.3: El anlisis del punto de equilibrio para un sistema propuesto No deja de ser un enfoque a corto plazo de decisiones de inversin y reemplazo. No le da importancia a la forma que sern programados los ingresos. No considera el retorno total del proyecto, que pudiera ir mas all del ao de amortizacin..

70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 1 2 3 4 5 6 7

costos acum benef. Acum

ao 0 1 2 3 4 5 6

costos

costos acum 30000 30000 1000 31000 2000 33000 2000 35000 3000 38000 4000 42000 4000 46000

benef 0 12000 12000 8000 8000 10000 15000

benef. Acum 0 12000 24000 32000 40000 50000 65000

Figura~9.4: El retorno de inversin

Anlisis del ujo efectivo Examina la direccin, la magnitud y el patrn del ujo efectivo, que se asocia con el sistema de informacin propuesto. Se utiliza para determinar cuando una compaa empezara a obtener utilidades y cuando pasara de los nmeros rojos, esto se lograra cuando la utilidad supere la inversin

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 1er Trim. 5000 10000 8000 3000 4000 1000 0 26000 -21000 -21000 2do Trim. 20000 5000 8400 6000 4000 2000 2000 27400 -7400 -28400 3er Trim. 24960 8800 4000 2370 2200 17370 7590 -20810 4to Trim. 31270 9260 4000 2990 2420 18670 12600 -8210

280

Ingresos Desarrollo Soft Recursos Humanos Cursos de Actualizacin Leasing Equipo Insumos Mantenimiento Costo Totales Flujo de Efectivo Flujo de Efectivo Acum.

5to Trim. 39020 9700 4000 3730 2660 20090 18930 10720 1

Tabla 9.2: El anlisis de ujo de efectivo inicial. Valor presente Auxilia al analista para presentarle a los tomadores de decisiones de la empresa el valor de la inversin en el tiempo, as como el ujo de efectivo asociado con el sistema. Es la manera de valorar todos los recursos econmicos gastados y generados a lo largo de la vida til del sistema y de comparar los costos actuales en el futuro y los benecios actuales en el futuro.

9.2.2

Lineamientos para el uso de los mtodos

Use punto de equilibrio si el proyecto necesita justicarse con base a su costo y no en sus benecios. Use retorno a la inversin cuando los benecios tangibles mejoren y sean un argumento convincente para el sistema propuesto. Use anlisis de ujo efectivo cuando el proyecto sea costoso en relacin con el tamao de la empresa o cuando el negocio se vea afectado de manera signicativa por una gran sangra de fondos. Use el valor presente cuando el periodo de inversin sea largo o cuando el costo del nanciamiento sea elevado. El anlisis del valor presente auxilia al analista para presentarle a los tomadores de decisiones el valor de la inversin en el tiempo, as como el ujo efectivo asociado con el sistema de informacin. El valor presente es la manera de valorar todos los recursos econmicos gastados y generados a lo largo de la vida til del sistema y de comparar los costos actuales con los futuros, y los benecios actuales con los futuros.

9.3

Redaccin y presentacin de la Propuesta

La propuesta escrita es el resumen del trabajo del analista y esta propuesta puede ser ecaz se usa algunas de los siguientes mtodos: La organizacin ecaz del contenido

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA Un estilo profesional de redaccin Presentacin oral de la propuesta Organizacin ecaz del contenido

281

Una vez recopilado toda la informacin, necesita integrarla, esto implica incluir diez elementos fundamentales, un estilo ecaz de redaccin, el uso complementario de guras. Que incluir en la propuesta de sistema: 1. Carta de presentacin. Para la Direccin y para el grupo de trabajo del MIS, de incluir: quienes participaron en el estudio y un resumen de los objetivos, puede incluir tambin la fecha y hora de la presentacin oral de la propuesta. Debe ser concisa. 2. Pagina de ttulo: en esta pagina incluya: nombre del proyecto, nombre de los miembros del grupo y la fecha que se presenta la propuesta. Debe ser clara. (Tiene ms de arte que de ciencia). 3. Indice de contenido: Es de utilidad para propuestas largas. En propuestas cortas es aconsejable omitir el ndice. Debe ser conciso y debe ser preparado durante el desarrollo de Sistema. 4. Resumen Ejecutivo: Destinado a jerrquicos con poco tiempo. Debe incluir una descripcin somera de las actividades. Quien, cuando, cual, donde y el como de la propuesta. Como ocurre en la 1ra pagina del peridico. 5. Descripcin del estudio de sistemas. Esta seccin proporciona informacin acerca de todos los mtodos utilizados en el estudio y quien o que fue objeto de estudio. 6. Resultados detallados del estudio de sistema. Esta seccin detalla lo que el analista ha encontrado acerca del sistema a travs de los mtodos descriptos en la seccin anterior.Incluye conclusin acerca de problemas, tipos y frecuencias de errores, las cargas de trabajo actuales y proyectadas y la manera en que las enfrenta el sistema actual. Se incluyen problemas. 7. Alternativas del Sistema. En esta parte del sistema el analista presenta dos o tres soluciones alternativas que se dirigen de manera directa a los problemas anteriormente sealados. Cada una de las alternativas deben analizarse por separado. Describa los costos y benecios de cada situacin. Incluya grcas de comparacin de alternativas. 8. Recomendaciones del analista. Una vez que se han ponderado las alternativas, el analista tendr una opinin denida acerca de cual seria la solucin mas adecuada. En esta seccin se presenta la solucin recomendada. Incluye motivos que apoyan a la recomendacin. 9. Resumen de la propuesta. Es un planteamiento breve que reeja lo contenido en el resumen ejecutivo. Permite que el analista reeje una vez mas la relevancia del Proyecto.

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

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10. Apndices. Es la ultima parte, puede incluir cualquier informacin que considere de inters para individuos especcos, pero sin ser indispensable para la comprensin del estudio. Aunque tiene que ser completo, no lo sature con informacin irrelevante. Una vez que redacte la propuesta, seleccione a quien enviara las copias, no todos recibirn la copia, entregue personalmente a quien haya seleccionado, esto puede causar una buena impresin, al contagiar su entusiasmo e involucrarlos en el Proyecto. Puede incluir: resumen de las etapas concluidas, grcos con mayor detalle, correspondencia pertinente.

9.3.1

Eleccin de un estilo de redaccin

El mas adecuado es un estilo de redaccin comercial, pero si a la audiencia a quien se dirige favorece cierto estilo, no deje de utilizarlo. Mantenga las referencias en un mnimo y no utilice pie de pgina. Cuando sea apropiuado haga uso de ejemplos, ilustraciones, diagramas, tablas, guras, grcos, etc. El uso de guras para lograr una comunicacin ecaz. La integracin de las mismas es un indicio de que esta al tanto de las diferentes maneras en que la gente asimila informacin. Las guras complementan la informacin escrita y siempre se deben interpretar con palabras, nunca se deben presentar solas.

9.3.2

Uso ecaz de las Tablas

No son consideradas como ayuda visuales, pero permiten agrupar y presentar los datos que el analista desea comunicar al lector en forma diferente. Las Tablas deben contar con encabezados de columnas y renglones, titulo y deben enumerarse. Incluya una sola tabla por pagina y de ser posible ajstela verticalmente. Utilice marcos o recuadros.

9.3.3

Uso ecaz de las grcas

Las grcas de lneas, de columnas y de barras comparan variables, mientras que las circulares ilustran la integracin porcentual de una entidad.- Lineamientos a seguir: Dibuje una sola grca por pagina, a menos que haga una comparacin critica entre los grcos. Integre los grcos en el cuerpo de la propuesta. Enumrelos y pngale ttulos. Identique cada columna cada eje, barra o segmento. Incluya referencias de los distintos tipos de barras, columnas y/o lneas. Uso ecaz de grcas y diagrama de programacin No deje de incluir las grcas de Gantt en su propuesta. Estas grcas muestran cuando concluir el Proyecto y el tiempo requerido para cada actividad. Los diagrama de PERT son otro de tipo de grcas para audiencia mas tcnica, si tiene que incluirlas, hgalo.

9.3.4

Adopcin de un estilo nico para la propuesta

Consideraciones visuales y de formato. La propuesta son documentos persuasivos, en consecuencia la propuesta debe ser persuasiva desde el punto de vista visual.

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

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Incluya titulos explicativos

Costo
80 60 40 20 0 1 2 3

Figura: 09-01

Identifique las lineas

Sistema Propuesto Sistema actual

Identifique los ejes

Semana

Incluya claves de indentificacin

Figura~9.5: Lineamientos para el dibujo efectivo de grcas Lineamientos Uso de espacios en blancos: los espacios en blanco distribuidos a lo largo del texto permiten destacar las ideas, asegurando que no pasaran desapercibidas. Deje mrgenes superior, inferior, izquierda y derecha de cada pagina. Si el documento se va a encuadernar deje mas margen izquierdo. Escriba a doble espacio en todo el documento. Uso de ttulos y subttulos. Es decisivo su uso, si la propuesta es larga. Los ttulos separan las distintas secciones y ubican al lector en el contexto principal. Si los ttulos se redactan con imaginacin permiten que el lector siga la lgica de la redaccin y no pierda el inters. Destaque los ttulos y subttulos, use letras maysculas, minsculas, negritas, subrayado, sangras, cualquier combinacin, etc. Ubquelos en distintos lugares dentro del texto. Numeracin de la paginas. Es importante numerar las paginas, es la forma mas rpida de ubicacin. Los nmeros puede ubicarlos en : la esquina superior derecha, de manera alternada en las esquinas izquierda y derecha, si es que el material se imprime por ambos lados, al pie o la parte superior de la pagina.- Relacione el numero de pagina de cada titulo con la tabla de contenido. referencias y apndices. La mayora de los lectores aprecian que las referencias de material externo sean mnimas, si es necesario incluya al nal de su informe las referencias a doble espacio y con formato consistente. Las referencias incluyen: especicaciones tcnicas, costo y tiempo involucrados.

9.4

Presentacin de la propuesta de Sistema

Las siguientes consideraciones incluyen quienes deben conformar la audiencia, como organizar, apoyar y realizar la presentacin oral.

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

284

Compresin de la audiencia: Es necesario conocer la audiencia a n de determinar que tan formal ser, que presentar, que tipo de ayudas visuales debe incluir, en n, es imperativo conocer a quien se dirigir la presentacin oral. A continuacin se presentan diferentes tipos de audiencias y las acciones correspondiente. Bsicamente los tipos de audiencias son : ejecutivos usuarios principales

Ejecutivos: Alta direccin, tomadores de decisiones. No es necesario en abundar en detalles tcnicos, si es necesario la informacin costo sobre benecio. Puede ser til algunos ejemplos o ilustraciones. Use estadsticas contenidas en ayudas visuales (grcas, diagrama). Sea respetuoso del tiempo, es el recurso mas valioso de los tomadores de decisiones. Ensaye para controlar su duracin. Deje tiempo abundante para preguntas y comentarios. No este a la defensiva. Usuarios principales: Dieren de los ejecutivos en usaran la salida del Sistema. Debe discutir los cambios que ocurrirn, detalles operativos. Utilice ejemplos e ilustraciones, comentarios sobre las bondades del sistema nuevo, la relacin costo/benecio tambin puede servir, pero no es el aspecto principal a cubrir. Utilice ayuda visuales de la ayuda o cualquier ayuda de que permita al usuario concebir el uso de Sistemas (prototipos). 9.5 Organizacin de la Propuesta de Sistema

De todos los datos reunidos en la Propuesta, tome 4 o 5 principales, que pueden ser el resumen ejecutivo, recomendaciones y el resumen de la propuesta, si el tiempo de presentacin es mayor a media hora, puede llegar a tomar hasta 9 puntos, sin embargo en la presentacin oral, el asistente no llega a retener mas de cuatro puntos. Cada uno de los puntos debe contar con algn tipo de soporte.

9.5.1

Planeacin de la Introduccin y la conclusin

Una vez que se ha trabajado en los puntos principales puede redactarse una introduccin y una conclusin. Tal presentacin prepara a la audiencia para escuchar que es lo que va a or. La introduccin debe incluir un aliciente , algo que mantenga intrigado a la audiencia respecto a lo que vendar despus. Tiene que tener un enfoque creativo. Ejemplo 9.5 Un poema, una ancdota, analoga, una broma. La duracin de la introduccin debe ser proporcional al tiempo disponible, entre el 5 y el 10 % del tiempo total. Las conclusiones deben reejarse en la introduccin, por lo tanto deben redactarse juntas. Deben revisar los puntos principales de la propuesta. No debe repetir las ideas principales expuestas en la introduccin sino que debe reiterarlas.

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

285

9.5.2

Preguntas del momento

Las preguntas pueden hacerse durante y despus de la presentacin. La contestacin de las preguntas durante la presentacin, hace mas informal y relajada la presentacin. Sin embargo, puede desviar la atencin. Es conveniente dejar las preguntas para el nal de la presentacin, con el n de mantener el control y comunicar los puntos de vista.

9.5.3

Uso de ayudas visuales

Los elementos visuales deben tener una apariencia profesional. Los elementos impresos deben ser uniformes y visibles de cualquier sitio del auditorio. Deben prepararse de antemano. Utilice paquetes de Soft. Practique con antelacin a la presentacin a n de evitar inconvenientes que puedan surgir. Asegrese que el equipo este disponible para le presentacin. Cuando exponga no deje de mirar a la audiencia en ligar de mirar los elementos que este utilizando.

9.5.4

Uso de computadora personal en la presentacin

Uno de los elementos mas ecaz es una pantalla de video conectada a una PC porttil. Si lleva una PC a su presentacin deber considerar: si es posible trate de utilizar un sistema de proyecciones de pantalla gigante, si esto no fuera posible, utilice varias computadores.. Utilice planillas de calculo, permite que el tomador de decisiones considere numerosos escenarios de simulacin durante la presentacin. Si su sistema involucra computadores, en este caso actan como prototipos, y la audiencia contara con una idea clara y concreta de lo que ser el sistema resultante. deje que la audiencia opere la computadora. No haga la presentacin solo en la PC, e incluso si la utilizara, deber explicar que es lo que realizara Planee alternativas por si tiene algn tipo de inconveniente en la utilizacin del equipo.

9.5.5

Principios de exposicin

Si la audiencia esta integrada por Jerrquicos, la exposicin deber ser formal, en otro caso, tal vez convenga una presentacin del tipo taller. Los lineamientos a seguir son: 1. mantenga un nivel de voz sucientemente fuerte 2. mire a cada una de las personas, conforme hable.

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

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3. elabore ayudas visuales, lo bastante grande para que toda la audiencia la pueda ver. 4. use gestos que sean naturales a su estilo de conversacin. 5. inicie y concluya su pltica de manera segura.

Los elementos visuales deben ser suficientemente grandes para que todos los vean

Exponga en voz alta Presente con serenidad la introduccion y las concluciiones

Mire a la audiencia

Utilice gestos naturales

Figura~9.6: Lineamientos para la exposicin Para vencer la ansiedad existen cuatro lineamientos: Sea UD. mismo. La personalidad del expositor es muy importante para persuadir a la audiencia. Debe desarrollarse intelectual, emocional y espiritualmente. Preprese. Cuando mas sepa de su tema, mas fcil le ser exponerlo. Esto signica que deber prepararse de antemano en la exposicin. Son muy pocos los que tienen el don de improvisar un buen discurso. Hable de manera natural. No memorice ni lea, parecera poco tico.- La lectura evita la oportunidad del contacto visual. Memorizar una pltica disminuye la posibilidad de adaptarse de manera adecuada a una audiencia en particular.. Confe en que tiene un mensaje que comunicar y que sabe cual es.- En lista los puntos principales, indique el momento de presentar algn tipo de elemento que utilice. Recuerde respirar. Esto suena curioso, ya que respiramos sin darnos cuenta. Sin embargo, una excelente forma de alcanzar un adecuado volumen de voz es acordarse del proceso de respiracin. Aspire profunda y largamente, justo ante de dirigirse al grupo. Permtase respirar entre frases y durante las pausas normales de su exposicin. Recuerde que siolgicamente es imposible respirar con profundidad y seguir nervioso.

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

287

9.6

Preguntas y Ejercicios de Revisin

1. Sobre que tpicos necersitamos reexionar en la propuesta de sistemas. 2. Que mtodos de pronosticos conoce. De ejemplos. 3. Dena Costo Intangible. De un caso de uso. 4. Dena Benecio Tangible. De un caso de uso. 5. Enumere y describa las tcnicas para comparacin de costos y benecios. 6. Que tpicos deben ser considerados en la etapa de radaccin de la propuesta. 7. Enumere y describa los lineamientos en el uso de tablas y gracas durante la redaccin de la propuesta. 8. Enumere y describa los lineamientos en la presentacin de la propuesta.

CAPTULO 9. PREPARACIN Y PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

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[15] Kenneth Kendall y Julie Kendall. Analisis y Diseo de Sistemas. Prentice Hall, 1991.

Referencia Bibliogrcas