Unidad 2

Documentos web
TEMARIO
1. Documentos Web 2. Documentos de texto a. Imagen b. Dibujo c. Tablas d. Ortografa e. Exportar 3. Presentaciones a. Personalizar b. Publicar en la web 4. Planillas de clculo a. b. c. d. Grficos Gadgets Frmulas Compartir archivos

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InTROduccIn
En la presente unidad disearemos archivos con las tres herramientas de ofimtica ms empleadas por las empresas: procesador de textos, planilla de clculo y presentaciones. Sin embargo lo realizaremos con una nueva aplicacin, sin software instalado, sin pagar licencias, sin importar la versin del sistema operativo de la computadora que empleemos; independizndonos de las distancias y pudiendo trabajar en forma colaborativa con las personas a las que les permitamos acceder a nuestros archivos. Esta unidad mediante tcnicas muy sencillas nos ofrece un gran potencial tanto para pequeas empresas que no pueden afrontar el pago de licencias de software, hasta empresas medianas y grandes que tienen instalado software legal, su personal tiene que desplazarse e integrar equipos de trabajo. La posibilidad de compartir los archivos con otras personas nos permite trabajar en forma integrada; la oportunidad de publicar en la web nos sirve como una forma para comunicarnos con nuestros clientes, socios, proveedores, compaeros de trabajo o cualquier persona que navegue en Internet.

RElAcIn cOn OTRAs unIdAdEs

Contando con una cuenta de correo podemos acceder a las herramientas de oficina ms utilizadas en las empresas, sin necesidad de instalar ningn programa.

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ObjETIvOs EspEcfIcOs
Habilitar el acceso a Docs. Crear documentos de texto incorporando imgenes, dibujos, tablas, aplicando formateo. Configurar ortografa. Exportar documentos a otras aplicaciones. Disear presentaciones y personalizarlas incorporando imgenes, texto. Aplicar estilos y trabajar sobre diseos de filminas. Publicar en la web. Construir planillas de clculo, incorporando datos. Agregar grficos y gadgets con interactividad. Incorporar frmulas. Compartir los archivos.

EsquEMA dE cOnTEnIdOs

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dOcuMEnTOs WEb
A continuacin exploraremos diferentes herramientas para crear documentos de texto, planillas de clculos, presentaciones y hasta formularios; sin tener ningn programa instalado, no tenemos que pagar ninguna licencia por el uso de estas herramientas. Esta funcionalidad nos permite crear y modificar archivos desde cualquier parte del mundo si tenemos conexin a Internet, de esta forma no tenemos que llevar archivos de un lado a otro, simplemente accedemos a ellos mediante la web. Tambin podemos compartir estos archivos con otras personas y realizar modificaciones entre todos, esta alternativa favorece y facilita el trabajo en equipo. 1. Para empezar a usar estas herramientas, ingresamos a www.google. com.ar y en la parte superior de la ventana hacemos clic Ms y luego en Docs.

2. Se abrir una ventana donde presionamos Comenzar.

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3. Ingresamos los datos de nuestra cuenta de correo en gmail y presionamos Acepto. Crear mi cuenta. Al ingresar veremos una pantalla como la siguiente:

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Si queremos que est en castellano, en la parte superior a la derecha hacemos clic en configuration y en idioma elegimos espaol, luego presionamos Guardar. En la barra superior podemos crear Nuevos archivos, Subir archivos que tenemos en nuestra computadora, colocarlos en carpetas mediante Mover a, Ocultarlos, Suprimir o Cambiar el nombre. Con la barra de la izquierda indicamos si queremos ver los elementos en los que somos propietarios, los destacados con estrellas, los ocultos, si hemos eliminado algn archivo en la papelera; o si preferimos visualizar los archivos por el tipo de elemento; en el caso de tener archivos compartidos en la parte inferior visualizaremos todas las personas con las que compartimos archivos. Con el uso de estas herramientas su empresa puede ahorrarse el pago de las licencias del software bsico de oficina.

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Crear documentos de texto nuevos

Con Nuevo/Documento podemos crear desde cartas, pasando por catlogos, notas de pedido o cualquier archivo de texto que necesitemos; aplicaremos formateos, agregaremos tablas, imgenes, podremos corregir ortografa, entre otras funciones.

Es un procesador de textos web, gratuito y con una gran cantidad de funcionalidades. Nos permite hacer documentos que se almacenarn en el servidor de nuestra cuenta de e-mail, por lo tanto lo tendremos disponible desde cualquier parte del mundo; adems podemos compartir este archivo con otros compaeros de trabajo, socios, proveedores o las personas que elijamos. El uso de este aplicativo es muy interesante ya que nos ofrece en forma gratuita un conjunto de herramientas, y no tenemos que pagar licencias por su uso, ni tenemos que instalar ningn programa; adems es compatible con los procesa-

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dores de texto actuales del mercado, por lo tanto podemos crear un documento desde el apartado Docs de Gmail, descargarlos en nuestra computadora y seguir trabajndolo en el programa que tengamos instalado; tambin podemos partir de un documento que creamos en nuestra mquina y subirlo a este apartado para seguir trabajndolo desde cualquier computadora con Internet; tambin es factible que lo compartamos con algunos de nuestros contactos. Para crear un documento en el men Nuevo elegimos Documento. Podemos escribir el texto, copiar y pegarlo de cualquier otra aplicacin. Este procesador tiene herramientas para el armado de texto convencional y nos servir tambin como un editor de pginas web; por tal motivo en el men Ver podemos optar por Vista normal (sin formato) en el caso que estemos editando una pgina html; o Vista de pgina con ancho ajustado si escribimos una carta por ejemplo. Para aplicar formatos, siempre seleccionamos el texto base y podemos elegir el estilo, fuente, tamao, negrita (aparece como una letra B de bold), cursiva (es el cono I significa itlica), subrrayado est representado por el cono U y el color en el cono con la letra A; tambin podemos aplicar los siguientes formatos: resaltador, enlace para crear un hipervnculo a otra pgina web (esta herramienta es de utilidad si est editando un archivo html), podemos aplicar numeracin y vietas, disminuir y aumentar la sangra; y aplicar alineaciones a izquierda, centrado o derecha; el ltimo cono de la barra de formato nos permite revisar la ortografa de nuestro documento.

En el men Formato disponemos de ms opciones, contamos con Borrar formato, tachado, subndice, superndice, y ms alineaciones del texto.

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Insertar nos ofrece la posibilidad e incorporar imgenes, dibujos que podremos realizar con el mouse a mano alzada, tambin agregaremos tablas para organizar nuestros contenidos, comentarios de los textos y lneas horizontales para dividir los temas. Es posible insertar otros elementos especficos como: Notas al pie, aparecen una nica vez sirven se encuentran en la parte inferior de la hoja, son las conocidas letras chiquitas donde colocamos el perodo de vigencia de una promocin, o la cantidad de productos en stock, etctera. Encabezado, estar presente en todas las hojas en la parte superior, sirve para colocar los datos de la empresa por ejemplo. Pie, al igual que el encabezado estar en todas las hojas del documento, colocamos datos como contactos, direccin, horarios de atencin, entre otros.

Imagen
Si queremos agregar una imagen: 1. En Insertar hacemos clic en Imagen. 2. Indicamos si el archivo est en nuestra computadora marcando Desde este equipo; o si se encuentra en Internet Desde Internet (URL). 3. Luego colocamos la direccin del sitio web o presionamos Examinar para elegir nuestro archivo. 4. Si hacemos clic en Ms opciones podemos colocar el Tamao de-

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seado, la Posicin de la imagen; y en el caso que la imagen no ocupe todo el ancho de la hoja si marcamos Ajustar texto alrededor de la imagen aparecer como en el ejemplo siguiente. 5. Para terminar presionamos Insertar.

Sugerencia: En el caso que indiquemos la direccin de Internet de una imagen contamos con la opcin Al hacer clic en esta imagen se accede al archivo de la imagen original, para que lleve al usuario del archivo a la pgina original de la imagen.

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Dibujo
Los dibujos nos sirven para hacer carteles con formas y textos. Para agregar un dibujo: 1. En Insertar elegimos Dibujo.

2. Hacemos clic en el cono de Formas (tiene un cuadrado y un crculo), seleccionamos el diseo que queremos. 3. Al hacer doble clic sobre una forma podemos agregarle texto. 4. Si seleccionamos una forma tendremos habilitados los comandos para cambiar el color de fondo con el balde, el color del texto con el lpiz, el ancho de las lneas, entre otros. 5. Para finalizar hacemos clic en la cruz que se encuentra en el ngulo superior derecho.

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Tablas
1. En Insertar elegimos Tabla, o desde el men Tabla hacemos clic en Insertar tabla. 2. En la ventana que nos aparece completamos la cantidad de filas, columnas deseadas y el ancho. 3. En diseo podemos indicar el ancho del relleno, la alineacin del texto. 4. En borde colocamos el tamao (es el ancho) y el color. 5. Tambin podemos configurar el color de fondo.

6. Presionamos Insertar e ingresamos el texto dentro de las celdas. 7. Ahora podemos aplicar todas las tcnicas de formato vistas anteriormente para el texto.

8. En el men Tabla podemos insertar fila debajo o arriba de la actual, lo mismo con las columnas; mover las filas, entre otras acciones.

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Ortografa
Antes de aplicar en Herramientas la opcin revisar ortografa es conveniente indicar en herramientas/idioma (para la correccin ortogrfica) el idioma deseado. Si al crear la cuenta indicamos un pas de habla hispana y en el acceso a Docs fuimos a configuracin y el idioma es espaol, no tenemos que realizar ningn cambio en este momento. Al presionar Guardar y Cerrar se cierra la ventana y se guarda el archivo.

Exportar a otras aplicaciones

Es muy interesante poder exportar nuestra creacin para usarla en el programa que tengamos instalado en nuestra computadora, de forma que en un viaje, un cyber, nuestra casa; hacemos un archivo mediante la herramienta Docs, luego llegamos a la oficina y queremos seguir trabajando con el archivo en el programa instalado, sin usar Internet; en esta situacin tenemos que: 1. Abrir nuestro documento. 2. En Archivo elegimos Descargar archivo como y podemos optar por: a. HTML, para publicarlo posteriormente en un sitio web. b. OpenOffice, si tenemos instalada cualquier versin del programa. c. PDF, para enviarlo por mail y que no sea modificado por el destinatario, esta es el formato del presente material. d. RTF, es un texto enriquecido es un formato de intercambio para usar con procesadores de textos con versiones anteriores. e. Texto, enviar a un archivo el texto pero no incluir las imgenes, dibujos ni las tablas. f. Word, crear un archivo compatible con todas las versiones del producto de Microsoft.

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3. Nos aparecer una ventana para abrir y ver el archivo o para guardar en nuestra computadora. Esta funcionalidad nos sirve para enviar a diferentes formatos de archivos, ahorrando tiempo, esfuerzo y el uso de otros programas para convertir un documento en una pgina web, un archivo pdf portable (transportable), o para que podamos utilizarlo en programas como Microsoft Word por ejemplo.

Crear presentaciones
Hacemos clic en Nuevo/Presentacin agregaremos filminas, donde podemos ingresar texto, imgenes, aplicarles formatos diversos.

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Con el men Diapositiva usamos Nueva diapositiva y podremos elegir un diseo: ttulo, texto, dos columnas, subttulo o vaco para agregar luego otros elementos. En el mismo men Diapositiva podremos Duplicar la diapositiva que tenemos seleccionada o Eliminarla.

Con el men Insertar podremos agregar imgenes, videos o formas. En el caso de las imgenes y videos podemos buscar en nuestro equipo la ubicacin del archivo o mediante especificar una URL indicando la ubicacin en Internet del mismo; luego presionamos Aceptar. Para personalizar el aspecto disponemos de varias herramientas: 1. Al seleccionar texto podemos cambiar el formato; 2. En el men Editar contamos con Cambiar fondo donde seleccionaremos un color para el fondo de las filminas o presionamos Insertar imagen que se colocar en el fondo;

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56 3. Tambin en el men Editar tenemos el tem Cambiar tema, esta opcin genera cambios profundos en el aspecto de toda la presentacin, ya que incluye cambios en el formato de los texto, fondos, colores de las formas, etctera.

Con el cono que se encuentra abajo a la derecha podemos agregar una explicacin o comentario, que se adosar a cada filmina. Esta alternativa es til para incluir comentarios a nuestros compaeros de trabajos, o recordatorios sobre los datos ingresados en la presentacin.

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Al presionar Iniciar presentacin veremos la presentacin a pantalla completa.

Publicar en la web
Una funcionalidad muy interesante para mostrar nuestra presentacin a cualquier navegante es utilizar en la barra superior derecha Compartir y luego Publicar/Insertar, el sitio web nos mostrar el siguiente mensaje: Puedes publicar tu documento en Internet, donde todo el mundo podr acceder a l y verlo online. Tambin podrn unirse a la presentacin online y mantener una conversacin con los dems usuarios que estn vindola. A tu documento se le asignar una direccin exclusiva (URL) en google.es que podrs enviar a tus amigos y compaeros de trabajo. Al presionar Publicar obtendremos una pantalla donde: Nos muestra de color azul y subrayado el hipervnculo de publicacin, este texto podemos copiarlo y enviarlo por email para que nuestros destinatarios hagan

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clic en dicho hipervnculo accediendo a nuestra presentacin.

Tambin podemos personalizar el tamao de la presentacin, tengamos en cuenta que a mayor tamao ms tardar en descargar la presentacin y poder visualizarla cualquiera de nuestros visitantes. Si disponemos de un sitio web en la parte inferior de la ventana contamos con cdigo html, este cdigo se puede agregar en nuestro sitio web mediante un editor html, para quienes no saben usar editores html tendrn que contactar a su diseador del sitio web. El procedimiento es muy sencillo, ya que tenemos que seleccionar el texto aqu, copiarlo y pegarlo en el editor web del sitio de la empresa. Podemos hacer un catlogo web con esta herramienta, o una presentacin con ofertas, promociones, planes de pago; en forma muy sencilla.

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A medida que pasa el tiempo es factible que deseemos cambiar los valores, fotos, agregar artculos, servicios o modificar algn valor; en cuanto accedamos a la presentacin y realicemos modificaciones y guardemos el archivo, automticamente los navegantes de nuestra presentacin vern los cambios; de forma que no vamos a perder tiempo en subir archivos, avisar a los destinatarios que hay una nueva direccin. En el momento que queramos dar de baja la publicacin, es decir, que los navegantes no puedan ver ms nuestra presentacin, repetimos el procedimiento anterior en compartir seleccionamos publicar/insertar y luego presionamos el botn Detener publicacin. Para terminar con la edicin de la presentacin hacemos clic en Guardar y cerrar que se encuentra en la barra superior derecha.

Crear planillas de clculo

Sin duda las planillas de clculos son uno de los tipos de archivos ms empleados en las empresas, desde listas de precios, pasando por cuentas de los clientes, manejo de caja y bancos, hasta valores a reponer en stock; todas estas tareas y muchas ms las podemos automatizar mediante las planillas de clculos. En este apartado crearemos una planilla de clculo, aplicaremos diferentes formatos a las celdas, agregaremos funciones y grficos. Con Nuevo/Hoja de clculo crearemos listados, realizaremos frmulas, aplicaremos formateos a las celdas. Usando Aadir hoja agregamos ms hojas de clculo.

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Formatos
El men Formato nos permite cambiar el aspecto de las celdas, podemos elegir tipos de letras, negrita, cursiva, subrayado, tachado. Dentro del men Formato contamos con Cambiar colores con reglas, esta funcionalidad se llama formato condicional en otros productos. Nos permite cambiar el aspecto de los datos a partir de una condicin, por ejemplo colorear el fondo de las fechas posteriores al ltimo depsito; o destacar de color el fondo de las ventas menores a un valor de referencia, en nuestro ejemplo seleccionamos las celdas de la columna B, en Formato hacemos clic en Cambiar colores segn las reglas, elegimos Menor que, tipeamos el valor y hacemos clic en Fondo donde elegimos el color, luego presionamos Guardar reglas, automticamente cambiar el color de las celdas que cumplan la condicin.

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El men Insertar tiene una gran cantidad de objetos, desde insertar fila arriba o debajo de la celda seleccionada, o columna a izquierda o derecha; hasta objetos interactivos.

Grficos

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62 Podemos agregar grficos a nuestros archivos utilizando Insertar/Grfico, donde elegimos el tipo deseado, los valores a graficar y presionamos Aceptar. Con Insertar/Comentarios agregaremos recordatorios para nosotros o cualquier persona a la que le permitamos modificar el archivo. Para incorporar imgenes o dibujos tambin usamos el men Insertar, el procedimiento es el mismo que empleamos en las presentaciones.

Gadgets
Una novedad muy interesante es la incorporacin de Gadgets son piezas de software interactivas que nos ofrecen mayor funcionalidad, desde agregar mapas interactivos en la hoja de clculo (como los mapas que ofrece google en maps. google.com) o tablas interactivas con filtros y hasta indicadores visuales en forma de reloj, a continuacin le demostraremos el procedimiento para agregar un indicador visual, la secuencia de pasos es muy parecida en todos los gadgets.

1. Seleccionamos los datos en nuestra hoja. 2. Hacemos clic en Insertar, elegimos Gadgets. 3. Seleccionamos la imagen del indicador.

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4. En valor mnimo y mximo colocamos los rangos a graficar.

5. En Green range colocamos los valores que aparecern en zona verde, se consideran los valores que estn bajo control. Escribimos el valor inicial, luego dos puntos y el valor final; por ejemplo si consideramos cantidad suficiente para nuestro stock valores de 16 a 30 colocaremos 16:30. 6. Zona amarilla es la zona intermedia, se ingresan los valores de la misma manera que en el caso anterior. Exactamente igual para la zona roja. 7. Presionamos Aceptar y cerrar. 8. Veremos en forma grfica la distribucin de los valores.

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Frmulas
Para agregar funciones realizamos el siguiente procedimiento: 1. Hacemos clic en la celda donde queremos el resultado. 2. En Insertar elegimos Frmula, Sum para suma.

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3. Seleccionamos los valores y presionamos ENTER. En el men Herramientas podemos Ordenar los valores e Inmovilizar filas, entre otros elementos.

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Compartir archivos
Es factible compartir nuestros archivos: seleccionamos el archivo y hacemos clic en Compartir.

En esta ventana marcamos: Como colaboradores y agregamos debajo las cuentas de correo de las personas que pueden colaborar con el documento, esto significa que pueden modificar el archivo, para trabajar en equipo con otras personas. Como lectores, solamente vern el archivo no pueden modificarlo, por ejemplo para un listado de propiedades y nuestros clientes. Para finalizar presionamos Guardar y Cerrar. Disponemos de otras herramientas en la parte superior de la ventana de nuestra cuenta de correo como Sites que nos permite crear sitios web, o Reader para leer titulares de noticias o novedades de los temas que elijamos; funcionalidades que cada participante podr explorar, dependiendo de sus intereses.

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Actividad de Auto Aprendizaje

1. Crear un documento de texto, agregarle una tabla y al menos una imagen, como si fuera un catlogo. 2. Compartir el documento con algn compaero. 3. Abrir el archivo que le ha compartido su compaero y agregarle otro producto o servicio. 4. Visualizar los dos archivos generados en forma colaborativa. 5. Utilizando los datos de los archivos anteriores genere una presentacin. 6. Disee una planilla de clculo para registrar los datos de las ventas de diferentes meses en dos hojas. 7. Agreguen una frmula para obtener el total. 8. Incluya un grfico en su hoja. 9. Comparta el archivo con un compaero y cada uno completar los datos de un mes. Al finalizar visualicen el archivo final.

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REsuMEn
Los documentos web son una excelente herramienta para crear archivos de texto, pginas web, presentaciones multimediales y planillas de clculo; sin necesidad de pagar ninguna licencia, sin tener que instalar ningn programa, solamente con tener servicio de Internet y una cuenta de correo en Gmail podemos disfrutar de todas las funcionalidades. Creamos documentos con imgenes, que compartiremos con otros compaeros del trabajo, los dos podemos modificar el archivo juntos desde diferentes partes del mundo, en forma fcil y simple. Construimos presentaciones con diferentes diseos de filminas, estilos, textos, imgenes; las publicamos para algunas personas y en la web para que est disponible para todo el mundo. Desarrollamos planillas de clculos con frmulas, aplicamos formatos, incorporamos grficos; y hasta gadgets con interactividad como medidores, tablas interactivas, entre otros. En la prxima unidad realizaremos encuestas y formularios para completar en la web, imprimirlos o agregarlos fcilmente al sitio web de su empresa sin necesidad de programar.