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Las reuniones de trabajo: ms productividad, menos reuniones

Por: Ricardo Arturo Rodrguez Morillo Sgueme en Twitter: PMOInformatica Mi Blog: http://oficinaproyectosinformatica.blogspot.com

Resumen En las organizaciones de hoy, las reuniones con los colaboradores, equipo, involucrados en la organizacin, clientes y proveedores son necesarias, sin embargo, la dinmica de exigentes tiempos de respuesta puede ocasionar problemas de mala organizacin, que conlleven al abuso de las reuniones. En este artculo se presentan una serie de recomendaciones orientadas a limitar el nmero de reuniones, por medio de la delegacin de las tareas en sus colaboradores, uso de software colaborativo para reemplazar los correos y las reuniones, entre otras acciones. Adicionalmente, se presentan recomendaciones para hacer reuniones ms productivas, por medio de definicin clara de objetivos, participantes, roles, puntos de agenda y tiempos. Limitar el nmero de reuniones Evitar hacer reuniones para coordinar y dirigir el trabajo del da a da, estableciendo en su lugar roles, tareas y canales de comunicacin en el equipo. Si todos saben que deben hacer y con quien deben comunicarse no tendrn que reunirse a cada momento. Fomentar un ambiente en el que los miembros del equipo tengan libre acceso unos a otros cuando se necesite acordar algo, evitando reunir a todo el equipo. Favorecer que quienes deban trabajar en equipo lo hagan, sin tener que pedir autorizacin a otros miembros del equipo o niveles superiores.

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El tener demasiadas reuniones puede ser una seal que no se est delegando la toma de decisiones. Por ende, debe disminuirse las reuniones, dando autoridad a sus colaboradores de tomar decisiones por si solos. Si lo anterior no resulta, podra ser una seal que no se tienen colaboradores o el equipo adecuado, especialmente si se deben estar haciendo reuniones a cada momento para decidir qu hacer. Evite utilizar las reuniones para asignar trabajo adicional al equipo (adems del planificado), pues dichas acciones con frecuencia no se han considerado y evaluado lo suficiente y pueden interferir con el trabajo que es realmente productivo. Pedir perdn y no permiso, la mayora de las decisiones pueden ser tomadas por la mismapersona. Si el equipo se est reuniendo para tomar cualquier pequea decisin, es necesario fortalecer la confianza entre colaboradores y trabajo en equipo. Los buenos gerentes siempre aprecian a los colaboradores que toman la iniciativa, siempre y cuando tengan justificacin de sus acciones. Fomentar esta cultura en los equipos de trabajo. Utilizar herramientas automatizadas de Gestin, la cual puede ayudar con la productividad del equipo, reemplazando a los correos electrnicos y las reuniones. Establecer un calendario compartido por todos, asegurando que todos lo usen y que este actualizado. Esto permitir ver cunto tiempo se est invirtiendo en reuniones para luego trabajar en reducir el tiempo de participacin en reuniones de sus colaboradores.

Reuniones ms productivas Definir objetivos claros y cuantificables para la reunin y hacerlos del conocimiento de los participantes. Es para preparar un reporte?, Es para recibir un reporte y revisarlo?, es para evaluar el progreso de un proyecto? o es para desarrollar el plan?. Determinar la duracin, hora de inicio y hora de finalizacin. Una reunin no debera durar ms de una hora y media dado que deja de ser productiva.

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Establecer una agenda y tiempos (duracin) para cada punto de la misma. Evitar la convocatoria extraordinaria o por sorpresa, pues evita que los participantes se preparen adecuadamente dejando de ser productiva, adems, no se podr asegurar la participacin de todos debido a compromisos previos. Evaluar cuidadosamente los participantes que deben asistir, en funcin de lo que pueden aportar, evitando la concurrencia multitudinaria (ocasiona mayor dispersin). Asegurar que los participantes reciban y revisen los documentos a revisar con antelacin. Utilizar la tecnologa, tales como herramientas de trabajo colaborativo, el dropbox y las redes sociales para adelantar la mayor cantidad de trabajo posible antes de la reunin. Evaluar hacer las reuniones a primera hora o a ltima hora del da, para evitar interferir con la jornada laboral y evitar interrupciones durante la reunin. Establecer reglas claras en cuanto a las intervenciones permitidas, momento en que se pueden hacer, hora de inicio y hora fin, entre otras. Cumplir la hora de inicio y duracin de cada punto de la agenda. Moderar las reuniones en funcin de los objetivos y puntos de la agenda, evitar que se traten puntos fuera de secuencia o no relacionados con los mismos. Para reuniones de coordinacin o estatus, evaluar hacerlas de pie (stand up meetings), de esta forma se pueden moderar la longitud de las intervenciones. Antes de pasar al siguiente punto de la agenda, debe hacerse un resumen, para asegurar que los participantes estn alineados en lo que se ha dicho y los acuerdos.

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Establecer claramente las conclusiones de la reunin, acciones a tomar, responsables de esas acciones y fechas compromiso. Evaluar siempre los resultados de la reunin y tomar en consideracin para futuras, se cumplieron los tiempos?, Qu podemos mejorar en las reuniones para hacerlas ms productivas?, etc.

Conclusin El abuso de las reuniones puede convertirse en un factor que afecte la productividad de equipos de trabajo y desmotivacin de sus colaboradores de mejor desempeo, por lo que se hace necesario aplicar prcticas para hacer mejor uso del tiempo en las mismas. y qu opina usted?, le invitamos a participar en nuestro foro de discusin, Ha vivido una situacin de excesivas reuniones?, Qu prcticas empleara para reducir su nmero?, Qu prcticas empleara para hacerlas ms productivas? Otros artculos en La Oficina de Proyectos de Informtica Gerencia de Proyectos Lo Urgente y lo importante en la Gestin de Proyectos (2da Parte): Las 10 tareas rutinarias de un Gerente de Proyectos
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Errores comunes en el desarrollo de Bases de datos

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Referencias Externas: Ares, C. Comunicaciones y Liderazgo 2.0. Reuniones eficaces y redes sociales.
http://www.cristinaares.com/2012/02/16/reuniones-eficaces-y-redes-sociales/

Market Doc. El Fin de las Reuniones Absurdas

http://marketdoc.blogspot.com/2006/06/el-fin-de-las-reuniones-absurdas.html

Rosenhead, R. Projectsmart UK. Let's Make Those Project Meetings More Effective
http://www.projectsmart.co.uk/make-those-project-meetings-more-effective.html

Singer, A. Future Buzz. How And Why To Reduce Meetings

http://thefuturebuzz.com/2010/09/23/reduce-meetings/ Copyright La Oficina de Proyectos de Informtica (http://oficinaproyectosinformatica.blogspot.com)