5.

4 Estructura organizacional de la empresa en las relaciones publicas externas

La direccin de Relaciones Pblicas en el Organigrama de la Empresa. La oficina de relaciones pblicas tiene que constituir una entidad administrativa junto con los otros sectores de la entidad; conocer a fondo y en detalle toda la poltica y los planes de su empresa o reparticin, generalmente ser su vocero e interpretar su poltica ante el pblico, obteniendo de ste simpata y compresin. Promover as una imagen adecuada. Para estos propsitos, hay toda clase de posibilidades en materia de organizacin del departamento de acuerdo al tamao de la empresa. Si la empresa es grande, ejemplo: (esquema adaptable a la administracin pblica).Aqu cabe sealar que si la empresa es de menor tamao, es factible unificar las tareas por afinidades en dos gerencias en lugar de cuatro; o sea, la gerencia de publicidad y comunicaciones, por un lado, y por el otro la gerencia de Relaciones con las Autoridades y la Comunidad. La gerencia de publicidad slo tiene sentido cuando la empresa es de gran tamao, o cuando no cuenta con una agencia externa de publicidad. En este caso ltimo, tal gerencia debe incluir jefaturas que abarque las principales secciones que poseen las agencias. Ejemplo: (Dibujo y Arte; contactos con los medios y distribuidores; Estudios de marcados y Accin de competencia; Presupuesto y Cuentas Publicitarias). El Director de Relaciones Pblicas de una compaa u otra organizacin es casi siempre un funcionario del equipo que por lo general es responsable ante la autoridad ms alta, el presidente, vicepresidente o gerente general. Se encuentra en una posicin similar a la del asesor legal o financiero, o de otras personas que ofrecen sus servicios de expertos a cualquier persona de la compaa en donde se necesita ms o puede obtenerse el mayor beneficio. El personal de relaciones pblicas es responsable ante varios superiores para quienes realizan los trabajos en forma directa o indirecta de su equipo, como asistentes, especialistas y oficinistas. El jefe de relaciones pblicas es un intermediario que trata con ideas y que se ocupa de la comunicacin informal, tanto descendente como ascendente. A diferencia de otros departamentos stos estn en contacto con todos los departamentos y saben algo sobre las personas. El trabajo de relaciones pblicas circula a travs de toda la organizacin y entrecruza los limites de autoridad. Para los especialistas en relaciones pblicas es muy importante entender cual es su lugar en la organizacin aunque en ocasiones esto sea confuso.

Se supone que el departamento de relaciones pblicas es, sobre todo, experto en comunicaciones. El director de relaciones pblicas puede ofrecer sugerencias en conexin con polticas de la compaa, pero solo el gerente de personal o sus supervisores tienen poder de decisin. La necesidad de adecuacin y entendimiento es una de las principales razones por las que las relaciones pblicas debern ser una funcin de alta jerarqua al nivel de departamentos de operaciones como el de ventas o de produccin. Muchas ideas de relaciones pblicas afectan a otros departamentos; muchas acciones de otros departamentos afectan la posicin de relaciones pblicas de una organizacin. Las relaciones pblicas no pueden funcionar bien si se ignora lo que sucede en la propia compaa. No-slo es preciso conocer las decisiones sino tambin tener voz en la toma de las mismas. Las firmas externas de relaciones pblicas se contratan por varias razones, una de ellas es que porque la organizacin es demasiado pequea como para emplear personal de relaciones pblicas o para proporcionar conocimientos especiales como en relaciones pblicas financieras, contactos con la prensa, etc. Las firmas externas de relaciones pblicas son ms costosas que el personal interno, pero proporcionan ayuda especial cuando se necesita. Como son externas pueden ser ms objetivas que el personal de relaciones pblicas interno que se vuelve miembro del equipo. Las buenas ideas de relaciones pblicas tambin pueden originarse a nivel personal. Los expertos en relaciones pblicas deben ser capaces de transmitir comunicaciones tanto vertical como, ascendente o descendente, como horizontal. Las relaciones pblicas seguramente continuarn extendindose con rapidez en los aos venideros. A medida que aumenta la importancia de la interaccin de los grupos humanos y se multiplican los medios de comunicacin, el cambio est siempre presente, existiendo una necesidad de servicios de comunicacin persuasiva. 66. Beneficios que aportan las relaciones publicas a las organizaciones Numerosas y muy importantes son las aportaciones que las relaciones pblicas pueden dar a las organizaciones tanto pblicas como privadas, sean ellas de carcter comercial o no. Estos son algunos de los aspectos en que las relaciones pblicas pueden actuar en forma decisiva en beneficio del xito y del crecimiento de una organizacin. Disminucion de los costos

La mayor eficiencia y eficacia en la produccin o en la prestacin de servicios est en relacin directa con el grado de capacitacin y de satisfaccin de los recursos humanos de la empresa. Mediante una correcta poltica de relaciones pblicas el personal se siente integrado a la institucin y compenetrado de sus objetivos, crendose en los mismos un sentido de pertenencia que eleva en sumo grado la productividad, la calidad y la produccin en la prestacin del servicio. Estimula la creatividad Los directivos al considerar a los funcionarios como la ms eficiente "fabrica" o "computadora" que puede ser estimulada para beneficio de la empresa, estn poniendo al servicio del logro de los objetivos de la organizacin un potencial realmente inagotable y rico. Es labor del profesional de relaciones pblicas crear el sistema interno adecuado para despertar la creatividad, reconocerla y recompensarla. Ningn gerente puede saber lo que est pasando en un sector o departamento mejor que quien est realizando el trabajo en ese punto. Eleva el indice de ventas El concepto de que goce una institucin en el consenso social - lo que se conoce como imagen - es de primersima importancia para, en primer lugar, asegurar su propia supervivencia y, luego su posterior desarrollo. Una buena imagen es considerada ampliamente superior a cualquier campaa publicitaria o de promocin. La relacin es directa: a mejor imagen, mayor venta. Permite mejores condiciones en la obtencion de creditos Desde luego, la palabra crdito proviene de "creedere" que significa confiar. Se confa ms en una persona o empresa que disfrute de una imagen o reputacin que concite la confianza del posible acreedor. Es indudable que la obtencin de mejores condiciones crediticias est vinculada estrechamente a la imagen y prestigio de la entidad. Hace posible la sobrevivencia y el desarrollo de la organizacin Los seres humanos fallecen por dos causas principales: las naturales, entre las que se incluyen las enfermedades, y, por causas violentas, o sea, los accidentes, que ponen fin a la vida de manera drstica. De las mismas razones perecen las empresas o instituciones. El primer caso, muerte natural de las organizaciones, acece cuando debido al mal servicio que presta la clientela se aleja de ella y el ndice de venta decae a tal punto que obliga

al cierre del establecimiento. Se produce el bito por prdida de su fuerza vital, que en toda empresa, se origina por la concurrencia de clientes que con sus compras aportan para el sostenimiento y el crecimiento de la misma. El segundo caso, la muerte violenta, sucede cuando el poder pblico, por medio de una disposicin legal, dispone y ordena el cierre de la entidad, como sera el caso, muy comn en los ltimos tiempos, de privatizacin de empresas pblicas. Ambas formas de bito tienen un denominador comn: la opinin pblica se volvi contraria a la entidad. En el caso que denominamos "muerte natural", la clientela gradualmente evita comprar los productos o servicios de la empresa en cuestin, debido al concepto negativo respecto a lo ofrecido por la misma. En cuanto a la "muerte violenta" comentada, igualmente, fue la opinin pblica expresada a travs de sus intrpretes y representantes - el gobierno, en un pas democrtico quien dict la disposicin legal, ordenando el cierre del establecimiento. Referencia: http://www.monografias.com/trabajos5/relhuman/relhuman4.shtml