SELECCIN E IMPLEMENTACIN DE UN ERP.

HOTEL HOLIDAYINN MRIDA.

- ANLISIS DEL HOTEL. - BSQUEDA DE OPCIONES.

MATERIA: SISTEMAS INTEGRALES DE GESTIN EMPRESARIAL. FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN DE LA UADY. MRIDA YUCATN MXICO A 29 DE JUNIO DEL 2011. 1.

Integrantes: Andrea Escalante. Abraham Cantn Gabriel Gngora Snchez. Gabriel Gnzalez Pacheco.

ABSTRACT: El presente trabajo consta de una investigacin para encontrar el ERP (enterprise resource planning) que se acomode ms a las necesidades y actividades del hotel Holiday Inn Mrida, el cual se encuentra ubicado en la avenida coln con paseo de Montejo en Mrida Yucatn Mxico. La metodologa del proceso de implementacin: 1- anlisis de la situacin actual, investigacin de los recursos del hotel y sus necesidades. Qu tenemos?, qu necesitamos? 2- Proceso de seleccin de un proveedor de soluciones. 3- Seleccin de la ERP ms adecuada, qu opcin elegimos? anlisis de mdulos del nuevo programa, decidir que ERP satisface las necesidades pero con un costo razonable, Quin da ms por menos?, qu caractersticas tiene el nuevo software?, Bsqueda de 5 ERPs candidatos. 4- gestin de implementacin, configuracin y pruebas, quin realiza la implementacin? 5- implementacin del programa, cmo se implementa el programa? 6- problemas de implementacin, analizar y solucionar los problemas de implementacin.

INTRODUCCIN: Antes que nada vamos a definir que es una ERP: enterprise resource planning o planificacin de recursos empresariales, es, un sistema de planificacin y de administracin de la informacin que estructuradamente satisface la necesidades de la gestin empresarial. Se trata de un software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar ms fcilmente su negocio en todos los mbitos . Explicando que es una ERP: una ERP tiene como objetivo principal satisfacer las necesidades de informacin con mayor rapidez y eficiencia adems de ser informacin confiable puesto que una ERP integra, evita la mala informacin por manejar sistemas aislados, y es informacin actualizada. al implementar una ERP se comenten muchos errores que pueden llevar a la administracin a tener ideas equivocadas sobre los beneficios de contar con una ERP en sus empresas. Entre los errores comunes tenemos: pensar que la responsabilidad del proyecto es del jefe del proyecto y no de la direccin, la implementacin de un ERP va apegada a la direccin pues requiere que personal de alto nivel sea quien lo investigue, implante y supervise, no se trata de un simple software que deber ser instalado y ejecutado; que no se se realicen pruebas, al implementar una ERP tenemos dos opciones: usarlo tal y como est hecho o hacerle adaptaciones; pensar que el software resolver todos los problemas que tiene la empresa, cuando lo que se esta haciendo es automatizar el sistema; el ERP resulta ser una imposicin sin colaboracin de las personas indicadas y no se facilitan los medios necesarios al equipo del proyecto. Caractersticas que debe tener una ERP: El proceso de implantacin debe ser lo ms practico y rpido de aplicar a todas los usuarios, no debe complicar ms la situacin sino facilitarla. Debe poder ser utilizado por personal de distintas reas. Usted no requiere una persona que introduzca y maneje la informacin de otros departamentos para luego realizar reportes (por as decirlo un capturista de datos) sino que cada usuario que genere informacin pueda introducirla desde su computadora de trabajo. La implantacin debe permitir a su hotel trabajar ms rpida y ms eficiente, tambin debe proporcionar informacin correcta y adecuada a sus usuarios. Tiene un papel clave en la medicin de resultados del hotel.

 la obtencin de reportes le permitir a la direccin evaluar al hotel segn los planes previstos. Debe dar soporte a las funciones bsicas de los departamentos. Adaptarse a cambios en las actividades. En algunos casos se ofrece el cdigo fuente para poder realizar las modificaciones a medida de sus requerimientos y necesidades. Debe recoger informacin de los distintos departamentos, procesarla y ofrecerla a sus usuarios segn sus requerimientos. Ventajas y desventajas de usar una ERP: los hoteles tiene la necesidad de un software que cubra todas las necesidad de los distintos departamentos, como son RH, contabilidad, cocina, mantenimiento, ama de llaves, etc, los cuales requieren comunicarse entre ellos para llevar a cabo sus actividades diarias, aqu es donde entra un ERP, sin embargo, en vez de crear una solucin integral y adecuada puede requerir costos para su implementacin: consultora, capacitacin, software, por lo tanto hay que evaluar las ventajas contra las desventajas. Razones por las que debe implementar una ERP: Mejora la comunicacin dentro del hotel lo que permite un mejor conocimiento de lo que sucede, ya no necesitara solicitar que le sea enviada la informacin, bastara con entrar al software y bajarla desde su computadora. Reduce incertidumbre, todos los usuarios manejan la misma informacin, sin duplicarla o crear diferentes versiones de la misma. Incremento de la productividad gracias a la automatizacin.

Un ERP ofrece muchas ventajas pero es importante medirlas ya que la implementacin tiene un costo elevado, tambin es importante que la empresa cuente con una infraestructura informtica que sostengan la implementacin de una ERP, suele ser comn encontrarse con tecnologas de informacin mal planeadas, o que con el crecimiento de la empresa hayan quedado cortas, por lo tanto antes de implementar hay que analizar y solucionar las reas que no estn funcionando bien. La implementacin traer consigo una reingeniera que cambiar la forma actual de hacer el negocio, por lo que puede provocar resistencia al cambio por parte de los usuarios, por lo que debemos mantener una actitud positiva al cambio.

Mdulos con los que debe contar un ERP: Mdulos administrativos financieros. contabilidad general. tesorera: bancos, efectos, cobros y pagos. Clientes y ventas. proveedores y compras. Existencias y almacn. Activos fijos. Mdulos de gestin operativa. Contactos. Servicios. Recursos. Nmina. Recursos humanos. Mdulos a la medida. Mdulos adaptados a las necesidades especificas y requerimientos del hotel.

METODOLOGA

1- Anlisis de la situacin actual qu tenemos? qu necesitamos? El hotel cuenta con un site de telecomunicaciones con 52 tarjetas de telefona para los cuartos de huspedes y para los departamentos.

Cuentan tambin con 3 conmutadores marca Nortel Networks.

Los servidores se encuentran en la oficina del departamento de sistemas, cuenta con 5 servidores marca Dell Poweredge 2950 con 5 discos de 75 gb, con windows server 2003.

Dentro del cuarto de servidores hay un Rack de switches, con 2 switches marca 3COM modelo 2250 plus y uno modelo baseline 2250 sfp plus, de 48 puertos de 10/100/1000mbps, 3 paneles de parcheo y 1 computadora para aplicaciones. Tambin cuentan con un 1 FORTINET modelo FornGate 110C al cual se conecta el modem de telmex de 2 mbps.

A continuacin un plano para entender la distribucin del cableado.

En el hotel se utilizan antenas para proveer internet a los huspedes.

concluciones:

Podemos ver que el hotel cuenta con la infraestructura necesaria para implementar un ERP.

Elementos a corregir:

Los cables que se encuentran colgando sin proteccin pueden provocar fallas en la red del hotel.

Fijar los platos a la pared.

Ordenar y etiquetar los cables.

Otro elemento a considerar es que antes de implementar un ERP debe terminarse el proyecto de cambio del cableado estructurado.

conclusiones:

Dada la infraestructura del hotel vemos que tiene todo lo necesario para implementar un Erp de entorno Cliente/servidor. La mayora de los ERP se pueden implementar en un entorno cliente/servidor esto es que se instala en un servidor al cual se conectan los clientes, el servidor se encuentra en un punto central (cuarto de servidores) y contiene el software centralizado e integral, a este servidor se conectan los clientes (computadoras que se encuentran en las oficinas del hotel) y desde ah puede el usuario leer, actualizar y analizar la informacin segn sus derechos de usuario. Este entorno cliente/servidor es escalable, adems de ofrecer una nica base de datos centralizada, en este punto algunos ERPs manejan su propio tipo de base de datos y otras utilizar un entandar del mercado, como consejo, es preferible un ERP que maneje un sistema estandarizado que pueda ser utilizado por otras aplicaciones. Otro entorno puede ser Saas (software as a service) el cual consiste en servicios en la nube (servidores de externos donde usted puede guardar toda su informacin y usar un ERP) en este servicio se ahora toda la infraestructura y solo requiere una conexin a internet y un pago por el servicio en nube, el cual puede ahorrarse pues el hotel cuenta con sus propios servidores. con qu contamos?

El hotel cuenta con OPERA, ERP del fabricante FIDELIOS, el cual aun no tiene todos los mdulos requeridos. mdulos con los que cuenta opera: reservaciones. front desk: recepcin caja. ama de llaves. Comisiones: ventas miscelneos: reportes. faltan: Cocina:

no utiliza el software rapsodia, el cual es el mismo de almacn, los ingredientes son artculos de almacn, las recetas son frmulas y los guisos son productos finales. El motivo por el cual no se utilizan es porque el chef nunca introdujo los datos en Rapsodia para poder utilizar en mdulo.

 Recursos humanos: Noi modulo de aspel. Mantenimiento: no maneja mdulos. Almacn: rapsodia que es el mismo de contabilidad.

Integran con interfaces, de squirrel (software para punto de venta) a rapsodia, luego rapsodia a opera. Noi no tiene interfase.

Puntos de fallas: para comunicarse utilizan en correo interno, por medio de el se envan reportes, archivos y requisiciones. No todas las reas utilizan los reportes ni la informacin generada por Opera. Utilizan los servidores en comn para guardar y compartir informacin. En los requerimientos del hotel estn: Las comunicaciones entre departamentos, y la oportuna entrega de la informacin generada. Por medio de un ERP puede obtener la informacin sin necesidad de buscar y almacenar archivos en los servidores. Un ERP que se adapte a las necesidades del hotel.

Un proceso de implantacin lo ms rpida posible incluyendo la capacitacin de los empleados puesto que el constate movimiento de los huspedes, el hotel necesita estar funcional lo ms pronto posible. Dejar de hacer requisiciones a otros departamentos por correo o por telfono, con la automatizacin ahorrara este tiempo pues todo esto lo realizar el ERP. Aunque es imperativo que los usuarios hablen ingles, un ERP en espaol facilitara las actividades. Tambin requiere integrar las actividades del departamento de Recursos Humanos y del departamento de Mantenimiento.

METODOLOGA 2- Proceso de seleccin de un proveedor de soluciones. Caractersticas que debe tener el proveedor para considerar su producto dentro del proceso de seleccin de un ERP: Debe tener al menos 5 aos de existencia en el mercado, esto con motivo de que el proveedor tenga la experiencia mnima requerida. Que sea una empresa de habla hispana para una mejor comunicacin y mejor si ha laborado en latinoamrica. Que estn especializados en hotelera.

Entre los distintos proveedores tenemos:

creador de Opera.

Creador de CQR hotel.

Isolix
Ingeniera de Software Libre s.l. Creador de Abanq Hotel&tec creador de Arpon.

Creadro de Solmicro-eXpertis.

METODOLOGA 3- Seleccin de la ERP ms adecuada, qu opcin elegimos? a) Identificar caractersticas generales Arpon Win Surfing

Se integra de mdulos propios como el de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Puntos de Venta, Tabaqueras, Spa y Marinas. Adems hace enlaces a otros sistemas como: Avance, Micros, Ving Card, On Command, Conmutadores, etc. Este sistema es un sistema abierto, el cual nos permite configurar los cdigos, y as adaptarlo a nuestra empresa al 100% conforme se vayan presentando las necesidades. Parte de los mdulos que maneja son:
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Recepcin Reservaciones Caja recepcin Ama de llaves Telfono Auditora Gerencia Consultas Ventas Interfaces Supervisin Nomina Tesorera Contabilidad Salones de eventos.

Hotel & Technology Limitada, es una compaa Chilena, fundada en el ao 2001, concebida originalmente para brindar servicios a hoteles en los mbitos de Distribucin y Marketing electrnico, ambos servicios basados en los Sistemas Globales de Distribucin y Portales Internacionales de Viajes en Internet. En 2008, marca un hito en la empresa, llego a un gran acuerdo comercial para representar en Latino-Amrica a la empresa Arpon Enterprise, lder en Software ERP para Hoteles (Enterprise Resource Planning) en Mxico y Centro Amrica. Con esta representacin esperamos alcanzar un nuevo liderazgo en la industria hotelera, turstica y de gestin para establecimientos hoteleros y gastronmicos.

CQR hotel

Los mdulos que maneja son los siguientes que para la fcil comprensin los dividiremos por rea general: Front Desk: Es la parte fuera del escritorio, viene siendo lo que el cliente del hotel puede percibir, a lo que de alguna manera tiene acceso dentro del rea de recepcin y sus alrededores. Front Office: Es la parte fuera de la oficina, viene siendo lo que el cliente o proveedor se podra ver involucrado fsicamente. Back Office: Es lo que est detrs de la oficina, lo que ni el cliente, no los proveedores deben tener acceso, es ms la informacin que maneja la empresa de manera interna y privada.

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Front Desk Recepcin Caja y facturacin Telefonista Auditora nocturna Housekeeping Tarificacin telefnica Punto de Venta Front Office Reservas Cuentas por cobrar Facturacin agencias de viaje Fondos y bancos Proveedores Inventarios Back Office Comisiones Reportes histricos Contabilidad integrada Cuadros Financieros Estadsticas

CQR Sistemas S.R.L. est formada por profesionales de sistemas y contables experimentados y ampliamente capacitados en el desarrollo de aplicaciones, soporte tcnico y soluciones informticas. Cuenta con ms de 15 aos de

experiencia en el rubro hotelero. Ofrece desde el inicio de la relacin comercial un asesoramiento personalizado, preciso y permanente. Buenos Aires, Argentina.

Opera

En el ncleo de la solucin empresarial OPERA es nuestro principal software de gestin de la propiedad, el Sistema de Gestin de la Propiedad OPERA (PMS). Diseado para satisfacer las distintas necesidades de cualquier hotel o el tamao de la cadena hotelera, OPERA PMS ofrece todas las herramientas que un hotel necesita personal para hacer su da a da de trabajo - Manejo reservas, comprobar los clientes dentro y fuera, la asignacin de las habitaciones y la gestin de inventario de la habitacin, alojar en casa de las necesidades del husped, y el manejo de contabilidad y facturacin. Mdulos:
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Reservacin Administracin Perfil de usuario Ama de llaves Almacn Administrador de cuartos Cajero Punto de venta Nomina tesorera Telfono Auditora Ventas Supervisin Administrador de salones Contabilidad

Opera es un sistema completamente modular, adaptable a cualquier empresa, sus mdulos estn estandarizados. Abang i-SL HOTEL

Abanq iSL Hotel Enterprise es un robusto programa ERP de Hoteles que integra gestin y contabilidad completamente basado en Software Libre. Es una herramienta de trabajo totalmente personalizable y que puede utilizarse

para todo tipo de hoteles, hostales, camping, casas rurales, etc, en definitiva todo tipo de empresas dedicadas al alojamiento. Abanq iSL Hotel se distribuye bajo la licencia libre GPL. Las ventajas de este tipo de licencia son muy interesantes: No hay que pagar por licencia de uso de nuevos usuarios. El software se puede instalar en otras mquinas sin coste adicional de licencia. Se proporciona el cdigo al cliente, con lo cual es libre de realizar adaptaciones por l mismo o a travs de una empresa. Mdulos:
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Mdulo Almacn Mdulo Facturacin Mdulo Tesorera Mdulo Informes Mdulo principal de contabilidad Bsica Mdulo Extensiones bsicas Mdulo de Marketing de CRM Terminal punto de venta Mdulo de direccin con cubos OLAP Mdulo de gestin de clientes Mdulo ama de llaves Solmicro-eXpertis

Empresa Espaola, Solmicro pone al alcance de sus Consultores Empresariales productos a la vanguardia de la tecnologa y un importante desarrollo organizativo fruto de sus 15 aos de experiencia y sus ms de 600 implantaciones, ofrece a sus clientes, 100% Distribucin de Canal, Tecnologa .NET, Arquitectura de 3 capas, Entrega del cdigo fuente, Mxima productividad, Fuerte apoyo en Marketing, Lealtad y Compromiso. Se compone de mdulos funcionales. Esto le convierte en un ERP muy flexible al combinar en mdulos cualquier conjunto de programas. Adems de las funcionalidades comunes a todos los programas de gestin ERP-CRM, dispone de mdulos claramente diferenciadores: Calidad, Mantenimiento, EDI, ELM, Proyectos, Programacin de la Produccin, Configurador de Productos, B2B y Gestin documental. Dentro de los mdulos que cuenta estn:
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Financiero Compras Comercial

o o o o o o o o o

Gestin de costes Programacin de la produccin Stock y Almacenes Configurador de productos Mantenimiento Gestin de proyectos Calidad Gestin del conocimiento Gestin hotelera

b) Anlisis de la integracin del sistema ERP con otros mdulos CQR HOTELL, es un sistema de gestin nico, por lo tanto no ofrece implementacin de software con otros mdulos de otros sistemas ERP, sin embargo dentro de las caractersticas del soporte tcnico que ofrece este sistema ERP, menciona que los mdulos que tiene son adaptables y modificables por CQR Sistemas S.R.L, para que el software tenga mayor solides y rendimiento en su funcionamiento. Sin embargo los mdulos con los que cuenta este sistema pueden ser adquiridos de manera individual y posteriormente agruparse para su gil funcin. Arpon Win Surfing, es un sistema abierto, modular y compatible con otros mdulos de sistemas ERP de fabricante distinto siempre y cuando estn estandarizados, e incluso sus mdulos son adaptables a otros sistemas como Avance, Micros, Ving Card, On Command, etc. Tecnologa orientada a objetos. Solmicro-eXpertis: es un sistema modular, adaptable y configurable para el uso especfico de la empresa, se adapta a los requerimientos, se pueden anexar mdulos de otros sistemas, todos los mdulos estn estandarizados, para su fcil adaptacin a otro sistema. Cuenta con una arquitectura de 3 capas. Opera: sus mdulos son adaptables para la fcil implementacin en la empresa, sin embargo no son de cdigo abierto, por lo que se hace difcil adaptar el sistema a otros mdulos. Abang i-SL HOTEL: es un sistema modular libre, el cual es adaptable a la empresa, se puede configurar para la fcil combinacin con otros mdulos de otros sistemas.

c) Anlisis de requisitos y funcionalidades Los sistemas ERP principalmente se instalan inicialmente en un servidor, de donde se adjunta la informacin y se comparte hacia los clientes. Es necesario que el equipo de computo sea el necesario para el ERP que se vaya a seleccionar, para ellos se a localizado las requerimientos mnimos de los sistemas ERP candidatos CQR HOTEL: Bases de datos Microsoft SQL Server 2008 Procesador de 1 GHz Memoria RAM de 1GB en Windows XP 2 GB en Windows vista Service Pack 3 Windows 2003 server

Arpon Win Surfing: Servidor Estaciones de Trabajo Base de Datos

Procesador Intel Xeon 3 Ghz. Windows Server 2003 2 Gb. en RAM Monitor de 1024 x 768 y 32-bit Disco Duro SCSI de 80 Gb. Quemador de CD's

Procesador Pentium IV a 2 Ghz. Windows XP o Vista Monitor de 800 x 600 y 32-bit 512 Mb. en RAM

SQL Server

Solmicro-eXpertis: Sistema operativo para computadoras cliente de Windows XP en adelante

API de Windows de 32 bits Base de datos SQL server Procesador 1GHz en adelante Memoria RAM de 1GB 2 GB o ms de memoria RAM en Windows Vista o 7

Abang i-SL HOTEL Bases de datos Microsoft SQL Server 2008 para la solucin ERP y Precios Unitarios 2011 Base de datos Microsoft Access para la solucin de Precios Unitarios para Concursos Microsoft Visual Studio 2008 para las versiones de desarrollo actuales Procesador min. 2Ghz 1GB de memoria RAM en Windows XP 2 GB o ms de memoria RAM en Windows Vista o 7 Windows del computadora actualizada: Framework 3.5

Opera Express Sistema operativo Vista o XP Base de datos Microsoft Microsoft Visual Studio 2008 Procesador mnimo de 2Ghz 1GB de memoria RAM

2 GB o ms de memoria RAM Windows XP tener instalado el Service Pack 3. Windows Vista tener instalado el Service Pack 1 mnimo

d) Evaluacin del sistema ERP Para la evaluacin de los sistemas ERP candidatos tomamos en cuenta una serie de requisitos que nos ayudan a validar la mejor solucin mediante una serie de respuestas sencillas pero vitales por las necesidades de la empresa. En las preguntas se plantean requisitos de calidad que necesita el cliente para verificar si los cumple o no, esos criterios para la imagen y el renombre de Holiday Inn. Es de vital importancia que tengamos esos datos para la seleccin del ERP adecuado. esos requisitos. El fabricante del software El fabricante: Ofrece respaldo a partners y clientes en espaol? Est especializado en pequeas y medianas empresas? El producto Su ERP: Es 100% adaptable y personalizable? Est disponible On Site y On Demand? Usted es dueo del ERP? Es accesible econmicamente para su empresa? Cuenta con mdulos especiales y adicionales? Est disponible en espaol? Hay disponibles desarrollos y mejoras Opera S N i o x x CQR S i x x N o Arpon S N i o x X Aban g S N i o x x Solmicro Si No X X

Opera S N i o x X x x x x x

CQR S i x X X X X X N o

Arpon S N i o X X X X X X

Aban g S N i o x x x x x x

Solmicro Si No X X X X X X

constantes? Es libre de pagar licencias anuales por usuario? Maneja sistema estandarizado de base de datos? Tiene entorno cliente servidor?

x x x X X

x X X

x x x

x X X

La empresa que lo implementar Implementador Tiene ms de 5 aos en el mercado? Tiene experiencia en la implementacin de ERPs? Sus consultores son especializados? Le dar soporte en lnea, telefnico y remoto? Tiene oficinas o representantes cercanos a la localidad? Es una empresa respetada en el mercado? Tiene atencin personalizada con sus clientes? Conocer a las personas involucradas en la implementacin? Numero de respuestas positivas (Si) Opera CQR Arpon 13 15 18

Opera S N i o X X X X X X X X

CQR S N i o X X X X x X x x

Arpon S N i o X X X X X X X X

Aban g S N i o X X X X X X X X

Solmicro Si No X X X X X X X x

Abang 10

Solmicro 15

Estadistica de calidad
20 18 16 14

12
10 8 6 4 2 0 Opera CQR Arpon Abang Solmicro

b) Justificacin de la seleccin de 3 sistemas ERP Realizamos una prueba de rendimiento mediante unos valores que selecciono el hotel hollyday inn con colaboracin nuestra, con aspectos y valores que para su seleccin de ERP es fundamental, para ello seleccionamos los siguientes valores. Especificaciones Herramientas y compatibilidad Evaluacin al proveedor Servicio Costos Estratgico

Especificaciones: esta categora se propone evaluar las caractersticas principales de cada erp, al igual que la facilidad de uso que se le podr dar en la empresa. Herramientas y compatibilidad: son las caractersticas de interfaces de comunicacin que nos dar el ERP, para saber con cual tendramos una mejor adaptacin al momento de capacitar a los empleados.

Evaluacin al proveedor: se medirn aspectos generales del proveedor para saber el grado de confianza que le podemos tener y la experiencia que nos otorgar, as como la capacidad que podra tener de llenar nuestras expectativas. Servicio: en esta categora se medir el nivel de compromiso que nos podr ofrecer el proveedor del ERP, junto con ciertos criterios de implementacin que ponderaremos para saber el nivel de servicio que nos podr otorgar. Costos: Esta categora nos permitir comparar los costos del ERP, para saber cual sera ms econmico, tomando en cuenta desde la instalacin hasta la capacitacin y soporte. Estratgico: aqu se evaluara el proceso estratgico para la instalacin del ERP y las posibles modificaciones a futuro que podramos tener.

Para cada criterio a evaluar se le dar un porcentaje de calificacin que ser tomado de una calificacin base 100. A continuacin se expresa los porcentajes de cada calificacin. Criterio a evaluar Especificaciones Herramientas y compatibilidad Evaluacin al proveedor Servicio Costos Estratgico Total de calificacin Porcentaje de calificacin 28% 13% 15% 12% 22% 10% 100%

El nivel de calificacin para cada criterio que se presentara a cada aspecto ser de la siguiente manera: Criterio de evaluacin 0 1 2 3 4 No aplica Malo Regular Bueno Excelente

A continuacin las tablas de calificacin de manera individual, cada criterio fue calificado y ponderado a su nivel dado por Hollyday inn.

En la tabla presentada a continuacin mostramos los resultados finales adquiridos

Grafica de resultados de los 3 finalistas

Resultados finales
80
79 78 77 76 75 74 73 72 71 70 CQR Arpon Solmicro

Como podemos observar, con los mtodos utilizados para la evaluacin de los sistemas ERP, los 3 sistemas ERP que cumplen con mas requisitos son CQR, Arpn y solmicro, con 74%, 79.32% y 73.73% respectivamente, de igual manera vemos los resultados de la calificacin son un poco bajos, el motivo es que holliday inn, tomo mucho en cuenta el los costos de los sistemas, por lo que disminuyo en mucho el nivel de calificacin, sin embargo no afecto a la seleccin de los mejores ERP recomendados. Los ERP seleccionados aunque aparentemente de calificacin baja son los que ms recomendamos para la implementacin en Holliday inn.

6) implementacin y riesgos de implementacin de un sistema ERP

Para la implementacin de un sistema ERP en una empresa, es necesario cambiar la cultura de trabajo de toda la organizacin, ya que los empleados y los gerentes se encuentran familiarizados con un mtodo, que tal vez no es el ms adecuado, pero los trabajadores ya se acostumbraron, al momento de la implementacin de un sistema ERP no es cuestin de un da, hay que llevarse su tiempo para explicar las ventajas del nuevo sistema de trabajo para que los trabajadores no se sientas disgustados, y en cuanto a los niveles gerenciales, a ellos se les facilita la comunicacin, la toma de decisiones gracias al sistema ERP lo pueden hacer ms rpido ya que cuentan con la informacin centralizada, desde una computadora puede ver todo lo que sucede o sucedi en su empresa. Habr un fuerte impacto en la empresa por la implementacin de un sistema ERP, como por ejemplo, durante la implementacin del sistema ERP vera que habr una reestructuracin organizacional, presin creciente por mantener plazos y costos del proyecto y distraccin de las labores diarias usuales, sin embargo al final de la implementacin la empresa debe operar de buena manera, inicialmente no se reconocen los beneficios pero a lo largo plazo los notara y el personal de alto mando al momento de necesitar una informacin ya no tendr que acudir a algn lado a buscarlo, la informacin ya la tendr en su escritorio de su PC cuando lo necesite. a) Metodologa o fases de la implementacin empleada Ya tenemos el mejor ERP seleccionamos Arpn ya tenemos el paso ms difcil, ahora nos queda una labor no igual de difcil pero es similar de complicada, tediosa y detallada, tenemos que instalar el ERP de la mejor manera, siguiendo unos pasos para cerciorarnos de que todo el personal lo aplicara y lo sabr manejar sin complicaciones. 1.- Estrategia de entrenamiento fase 1 2.- Definir procesos 3.- Prototipo o piloto 4.- Responsabilidades 5.- Documentacin 6.- Estrategia de entrenamiento fase 2 7.- Ajuste de datos 8.- Ajuste de ltimo minuto

Paso 1: Estrategia de entrenamiento fase 1: El personal de la empresa implementadora de Arpn capacitara a un grupo selecto de trabajo, un grupo definido por el Holliday Inn, miembros elegidos de cada departamento.

Paso 2: Definir procesos: El grupo de trabajo definir y determinara nuevos procesos, una nueva serie de actividades de comunicacin del Holliday Inn. Para que se compare con los mdulos que trae Arpn y se pueda ir notando los elementos fundamentales de modificacin del sistema, asi mismo se documentaran los procesos de comunicacin y seleccin de informacin para que todo este documentado. Paso 3: Prototipo o piloto: Una vez definido los procesos y realizados las adaptaciones necesarias al sistema, se liberara al grupo piloto para que trabaje con el sistema Arpn y pueda rectificar que el sistema est completo, o en su caso contrario pueda aportar ideas de modificaciones para que el sistema ERP se mejore.

Paso 4: Responsabilidades: ser necesario indicar para cada tarea un responsable de verificar que dicha tarea sea realizada por el sistema, sin ninguna complicacin. Paso 5: Documentacin: Se realizaran documentos donde se muestre detalladamente los procesos, en donde cada responsable de procesos, tiene que hacer los documentos, plasmando en ellos la ruta a seguir de los procesos, el encargado de dicho proceso, debe incluir el nombre del proceso, propsito y descripcin del proceso, responsable de los roles, instrucciones y detalles de la documentacin relacionada. Paso 6: Estrategia de entrenamiento fase 2: Una vez creados los documentos, el grupo piloto del Hotel capacitara al resto del personal para que todos tengan la informacin necesaria para poder utilizar el sistema sin problemas. Paso 7: Ajuste de datos: Sera necesario introducir los datos al sistema Arpn, los precios de los cuartos, inventarios, clientes, etc. Todos los datos de la empresa sern digitalizados en el sistema. Se darn formato a los archivos de impresin, se darn vista a las ventanas, se pondrn campos necesarios etc. Hasta que el sistema quede completamente como se requiere. Poso 8: Ajuste de ltimo minuto: Se liberare el sistema Arpn al Hotel y se mantendr en un tiempo de latencia para cerciorarse de que toda la informacin est de la misma forma en que se requiere. Se dar soporte al Hotel por un tiempo definido en sitio, para poder hacerle las modificaciones necesarias en caso de ser requerirlas.

b) Documentacin del proceso de implementacin

Se tendr que definir las reas que sern afectadas por la implementacin del sistema Argn, se documentara las reas, que deben de estar cubiertas por el sistema ERP, las personas y los procesos que se modificaran, todo tendr que estar documentado, los responsables de cada tarea, los nombres de los procesos, el propsito y descripcin del proceso, instrucciones y detalles de las dems documentaciones relacionadas. Todo lo relacionado tendr que estar documentado. Para la creacin de la documentacin ser necesario juntar a los gerentes de cada rea, para tomar las decisiones correspondientes a sus departamentos, aunque no se vaya a implementar todo el ERP en una primera etapa, ser necesario documentar todo el alcance y los encargados, para que en un futuro se pueda seleccionar de ah los detalles de los objetivos. Dentro de la documentacin deber ir incluido los nombres de las personas del grupo de trabajo, las personas involucradas en la implementacin. c) Manuales de usuario Se creara un documento donde se plasme la forma y uso de los mdulos, desde los puestos gerenciales hasta los puestos de todos los empleados del hotel, se tendrn que crear de tal manera que todos puedan entenderlo, todo el personal deber poder leer y entender el manual, no solo el rea de informtica o gerenciales. El manual tendr que incluir: ndice detallado. El organigrama de la empresa Una gua de cmo utilizar las funciones principales Un apartado para la resolucin de problemas Un apartado para la informacin de contacto Visualizar los puntos del sistema con imgenes para su fcil comprensin d plan de arranque. http://pdfs.wke.es/4/5/5/2/pd0000014552.pdf http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm

en este punto nos encontramos entre la implementacin y el arranque del nuevo sistema, es importante llevar un plan que nos evite problemas de logstica. Fase uno: - Al tratarse de un sistema nuevo, todos los usuarios deben estar bien capacitados para poder manejar el ERP.

Esta capacitacin deber ser impartida por el personal que ha sido capacitado en el punto # 1 de la metodologa de la implementacin: estrategia de entrenamiento fase 1. Para esto debieron tomar los cursos de capacitacin y haber ledo los manuales del usuario. inclusive si es necesario ensear al usuario asuntos bsicos como seran encendido y apagado de la computadora, manejo del teclado, inicio de sesin, etc. Integracin de la sala de pruebas: donde recibirn capacitacin los usuarios y efectuarn simulaciones de las actividades cotidianas del hotel.

Fase dos: - Siga utilizando OPERA hasta contar con personal capacitado. Instalacin del software, no ponga en marcha el nuevo sistema si no cuenta con personal capacitado. Si lo desea mantenga el servidor listo para poner en marcha. Fije la fecha de cambio en un periodo no vacacional o de alta demanda para evitar conflictos con los huspedes, es mejor que deje a los usuarios adaptarse al nuevo sistema que foguearlos en temporada alta. No desespere en utilizar su nuevo sistema, todas las cosas buenas llevan su tiempo, siga segn lo planeado.

Como puede notarse ambas fases pueden desarrollarse paralelamente para ahorrar tiempo pero nunca intente revolverlas.

d) Control del proyecto

El proceso de implementacin del ERP no es tarea fcil, es muy detallada y meticulosa la labor de implementacin en una organizacin, porque es cambiar la mentalidad de las personas, cambiar su cultura laboral, es modificar sus procesos de labores que han realizado da con da durante su estancia en la empresa. Por tal motivo es un requisito necesario que se mantenga un control durante el proyecto de implementacin del sistema ERP. Sabiendo que la complicacin ms significativa esta en cambiar la cultura laboral de todo el hotel Hollidat Inn. Ser necesario que los altos mandos de la organizacin lleven a cabo una tarea de implementacin de motivacin a los trabajadores del Hotel para que ellos estn ms comprometidos al cambio de la organizacin, mostrndoles los beneficios y los ahorros de tiempo y esfuerzo que tendrn al implementar el sistema Argn. e) Identificacin de riesgos de implantacin y plan de contingencia Dentro de los riesgos ms importantes que se detectaron son:
1. El traslado de la informacin de los datos del hotel al nuevo sistema sin que

2. 3. 4. 5. 6.

se pierda la integridad de los datos. La confiabilidad de la informacin de nuestros huspedes. Que el personal no quiera utilizar el sistema. En vez de agilizar los procesos la lentitud se apodera del hotel. Errores en la capacitacin del personal. Error en el siclo de vida del ERP y falta de mantenimiento evolutivo.

El plan de contingencia para esos riesgos es:

1. Hacer un respaldo de la informacin desde antes de que el especialista en

traslado de datos toque la informacin, para que en caso de errores o fallas en el sistema al momento de trasladar los datos, no afecte de manera definitiva al Holliday Inn. 2. Se realizara antes de empezar el traslado de los datos, se realizara un contrato en donde se mencionara una clausula de confiabilidad, donde se prohibir la extraccin de datos para fines ajenos a los de traslado de informacin, y penalizando a la empresa implementadora del ERP en caso de hacerlo.
3. Para ello se visualiza la falta de compromiso del empleado con la organiza-

cin, primero se le dar al personal un curso de las ventajas del sistema ERP, indicadores las facilidades que este otorga y el ahorro que tendran en las labores cotidianas, si an as no acepta el cambio, la organizacin podr validar el nivel de compromiso del empleado hacia la empresa y tomar las acciones necesarias.

4.

Quien mejor que el alto nivel gerencial de la organizacin para validar que los procesos cumplan sus expectativas de ahorro de tiempo en la comunicacin de los datos, por lo que se recomienda que el alto nivel gerencial esta al 100% involucrado en las etapas de creacin de los sistemas de informacin e intercambio de informacin de los mdulos del sistema ERP. Teniendo a ese alto directivo ah es casi un hecho que los datos a corregir del sistema no alentaran el proceso.

5. Para evitar fallas en la capacitacin del personal se les pondr exmenes

de diagnostico al finalizar el curso, as se sabr el nivel aprovechamiento del curso, en caso de ser negativo se solicitara a la empresa implementadora del ERP realimentar a los capacitadores del Holliday inn. Igualemte el grupo seleccionado del hotel como grupo piloto tendrn que cumplir una serie de requisitos para poder ser parte de ese grupo, como grado acadmico y facilidad de palabra.

6. La implementacin ocurre en 4 etapas, se implementa, se utiliza, se estabi-

liza y permite desarrollo de su potencial, sin embargo la mayora de las empresas dejan en el segundo paso el desarrollo del ERP, pensando que ya concluyo el proyecto, por lo que se necesitara a una persona encargada de la vigilancia del desarrollo del sistema ERP, supervisando cada rea y cada modificacin que se podra hacer al sistema, de igual manera hacerle llegar la informacin a todos los empleados de dicha persona que se encargara de monitorear el sistema. Por lo que se deber tener una persona que conozca la empresa Holliday Inn. Y conozca de amplia manera el ERP para poder solucionar problemas futuros y corregir detalles.

Fuentes: Erp gua prctica para la seleccin e implantacin. Autor: Luis Muiz. Editorial: gestin 2000. edicin: 2004. impreso en espaa.