@INTE ACADEMIA

Curso de Access

Sesin 16. Exportacin de datos

16.1. Sacar datos de Access Podemos pasar nuestros datos de Access a otras aplicaciones. Por ejemplo, podemos querer sacar un informe de Access y pasarlo a Word para enviarlo por correo electrnico. O sacar los datos de Access para Excel para hacer operaciones complejas con los mismos. Vamos a ver como se hace. 16.2. Exportar un informe a Access Vamos a exportar un informe de Access a Word. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Abra su base de datos. Abra el informe de ficha de clientes en vista previa. Haga clic en el men Archivo. Haga clic en la opcin Exportar. Ahora vamos a seleccionar el formato de exportacin. Haga clic en la lista Guardar como tipo para desplegarla. Seleccione el formato Rich text format. Este tipo de archivo exporta los datos en un archivo de texto con formato.

7. 8. 9. 11.

Como nombre de archivo escriba Ficha cliente exportada. Haga clic en el botn Exportar. Se muestra la ventana de exportacin donde se puede comprobar el proceso. Haga doble clic sobre el archivo Ficha cliente exportada. antojo.

10. Ahora entre en la carpeta donde ha guardado el archivo exportado. 12. El archivo se abre dentro de Word. Observe como puede modificar los datos a su

1/7

AINTE INFORMTICA

@INTE ACADEMIA

Curso de Access

16.3. Exportar una consulta a Excel Vamos a crear una consulta que luego exportaremos a Excel. 1. Cree una nueva consulta que calcule el total ingresado por cada factura segn la siguiente imagen.

2. 3.

Guarde la consulta con el nombre Consulta para exportar. Ahora abra la consulta en vista Hoja de datos.

4. 5. 6. 7.

Haga clic en el men Archivo. Haga clic en la opcin Exportar. Como tipo de archivo seleccione Microsoft Excel 97-2002 Como nombre de archivo escriba lista facturas.

2/7

AINTE INFORMTICA

@INTE ACADEMIA

Curso de Access

8. 9. 10.

Haga clic en el botn Exportar todo. Ahora abra la carpeta donde ha guardado el archivo exportado. Abra el archivo lista facturas.xls.

11.

Aqu tiene sus datos. Puede analizar los datos usando algunas herramientas de Excel. Haga clic en el men Datos de Excel.

12. Haga clic en Subtotales. 13. En la ventana de Subtotales, seleccione en la lista Para cada cambio en el campo CodClienteFactura.

14. Haga clic en el botn Aceptar. Los datos quedan agrupados por facturas.

3/7

AINTE INFORMTICA

@INTE ACADEMIA 16.4. Crear pginas web

Curso de Access

Tambin puede crear una pgina web a partir de los datos de su base de datos. 1. 2. 3. 4. 5. Abra la consulta que cre en el apartado anterior. Haga clic en Archivo | Exportar. Seleccione como tipo de archivo Documento HTML. Guarde el archivo. bralo para comprobar que, efectivamente, es una pgina web.

16.5. Una ventana de entrada para nuestro programa Es una buena idea crear un panel desde donde los usuarios puedan acceder a todas las funciones de la aplicacin. 1. 2. Cree un nuevo formulario en vista diseo. Quite las barras de desplazamiento, los selectores de registro, los botones de desplazamiento, los separadores de registros y el ajuste de tamao automtico, ponga el estilo de los bordes a Fino y desactive los botones Minimizar y Maximizar y el botn Cerrar. 3. 4. Guarde este formulario como panelcontrol. Ponga este formulario como formulario de inicio en la macro Autoexec. Ahora cada vez que abra la base de datos se abrir este formulario.

4/7

AINTE INFORMTICA

@INTE ACADEMIA 5.

Curso de Access

Agregue botones de comando con el asistente a este formulario de modo que se abran los formularios de cada una de las tablas de la base de datos:

16.6. Un programa de verdad 1. 2. 3. 4. Haga clic en el men Herramientas. Haga clic en el men Inicio. Desde aqu puede establecer algunas opciones iniciales de la aplicacin que est creando. Escriba el ttulo que desee para la aplicacin. Este nombre se mostrar en la barra de ttulos. Entre en la pgina http://www.fasticon.com/downloads.html y descargue algn icono. Cpielo en la carpeta donde est su base de datos y seleccinelo como Icono de la aplicacin. 5. Seleccione tambin en Mostrar formulario/pgina el formulario que ha creado anteriormente como panel de control para acceder a todas las funciones del programa.

6.

Haga clic en Aceptar. Observe como ahora el icono de la aplicacin y el nombre han cambiado.

5/7

AINTE INFORMTICA

@INTE ACADEMIA

Curso de Access

16.7. Mi propia barra de mens Puede crear su propia barra de mens para la aplicacin. Vamos a ver como se hace. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Haga clic en el men Herramientas. Haga clic en Personalizar. En la ventana que se muestra, haga clic en la pestaa Barras de herramientas. Haga clic en el botn Nueva. Escriba un nombre para la nueva barra de herramientas, por ejemplo, mibarra. Haga clic en el botn Aceptar. Observe como sale una nueva barra de herramientas. Vamos a cambiar su tipo para que sea una barra de mens.

8.

Haga clic en el botn Propiedades para ver las propiedades de la barra.

9.

Cambie el tipo de barra de herramientas a barra de mens.

10. Haga clic en el botn Cerrar. 11. Haga clic en la pestaa Comandos. 12. En la lista Categoras, seleccione Todos los formularios. 13. Arrastre los botones para los formularios y los informes que desee.

14. Coloque la barra en la zona superior.

6/7

AINTE INFORMTICA

@INTE ACADEMIA

Curso de Access

15. Entre en herramientas Inicio y seleccione como barra de mens la que acaba de crear. 16. Ahora cierre la base de datos y vulvala a abrir.

7/7

AINTE INFORMTICA