Formao avanada em Outlook 2010

por

Servio de Informtica do IVDP IVDP, I.P 2012 Joaquim Pereira

NDICE
NDICE........................................................................................................................................................... 1 INTRODUO 1|UM .................................................................................................................................... 2 INTERFACE DO OUTLOOK 2|DOIS ............................................................................................................... 3 CONFIGURAO DE UMA CONTA NO GMAIL 3|TRS .............................................................................. 4 CRIAO DE PERFIS E FICHEIROS 4|QUATRO ...................................................................................... 11 CRIAO E ORGANIZAO DE PASTAS DE CORREIO 5|CINCO ............................................................... 16 SISTEMA DE REGRAS DO OUTLOOK 6|SEIS ........................................................................................... 19 GESTO DE CONTACTOS 7|SETE ............................................................................................................. 22 PASTAS DE PESQUISA 8|OITO .................................................................................................................. 23 CATEGORIZAR MENSAGENS E ASSOCIAR PASTAS DE PESQUISA 9|NOVE ........................................... 24 ENVIO DE MENSAGENS, ASSOCIAR NVEIS DE IMPORTNCIA E ASSOCIAR NOTIFICAES E RECIBOS DE LEITURA 10|DEZ ....................................................................................... 25 CALENDRIO DO OUTLOOK 11|ONZE .................................................................................................... 26 ARQUIVO AUTOMTICO 12|DOZE ........................................................................................................... 27 BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................................................... 33

Correio

Contactos

Calendrio

Notas

INTRODUO 1|UM

Sejam bem-vindos ao curso de Iniciao ao Outlook 2010. Vocs pensam que o Outlook um simples cliente de correio eletrnico, podero verificar que no bem assim, e, quando comearem a us-lo com alguma frequncia, aperceber-se-o que uma ferramenta bastante complexa e poderosa. A sua definio tcnica o de Gestor de Informao Pessoal (em ingls PIM ou Personal Information Manager). Mas para vocs e para mim tambm, trata-se de um programa que foi desenvolvido para organizar a nossa vida. Neste curso, irei ensinar como configurar contas de correio eletrnico, usar o Outlook como cliente de correio eletrnico, organizar e controlar uma grande quantidade de e-mails em poucos passos, organizar o seu tempo usando vrios calendrios, criar tarefas para responder aquilo que necessita, guardar as suas notas pessoais, guardar todos os endereos, nmeros de telefone e outros contactos pessoais ou profissionais, atualizar ou ver os contactos cuja origem est nas redes sociais. O Outlook a ferramenta perfeita para permanecer organizado! Ateno que esta ferramenta pode tornar-nos dependentes!

INTERFACE DO OUTLOOK 2|DOIS

Comeamos por ir para o boto Iniciar e ir at o cone do Outlook. Uma das coisas agradveis sobre o Outlook que eu posso trabalhar apenas com aquilo que eu quero com muita facilidade, por exemplo se quiser posso trabalhar apenas com correio ou trabalhar apenas com a minha agenda. Mas por agora, vamos abrir o Outlook. A primeira coisa que se pode ver a faixa que atravessa o topo de cada janela do Outlook, faixa a que chamaremos friso. verdade que o Friso uma alterao importante e a mais notria na interface sobretudo para aqueles que estavam ou ainda esto habituadas interface do Outlook 2003 (ou anterior). O Friso est dividido em vrios separadores, cada um dos quais com vrios comandos devidamente agrupados de acordo com a sua natureza. No separador Base esto os comandos para criar e trabalhar com itens do Outlook, tais como mensagens, itens de calendrio ou contactos. No separador Enviar/Receber tem comandos relacionados com a procura de novos itens do Outlook no servidor ou o envio de itens. No separador Pasta esto comandos para criar, mover ou partilhar pastas. No separador Ver, pode alterar e personalizar a forma como v as pastas. Nesta interface do Outlook 2010 temos um painel de navegao que permite um acesso rpido s pastas de correio, aos calendrios, aos contactos, s tarefas, s notas, s listas de pastas e ainda a atalhos (personalizveis). Neste curso irei tentar ser os mais prtico possvel, tentando ensinar o manuseamento desta ferramenta atravs de exemplos reais e prticos. Tentaremos abordar os assuntos mais necessrios no nosso dia-a-dia.

CONFIGURAO DE UMA CONTA NO GMAIL 3|TRS Temos que ir ao seguinte stio: https://accounts.google.com/ServiceLogin?service=mail&passive=true&rm=fa lse&continue=http://mail.google.com/mail/?hl%3DptBR&scc=1&ltmpl=default&ltmplcache=2&hl=pt-pt

Selecionar a opo criar uma conta e preencher os campos solicitados, no se esqueam de anotar a conta e palavra passe nalgum stio (seguro) para no se esquecerem.

Agora que temos uma conta de correio eletrnico criada, poderamos utilizar essa mesma conta para criar e enviar e-mails mas no teramos as potencialidades que o Outlook tem e o trunfo do Outlook que temos a possibilidade de incluir essas contas no Outlook. E exatamente isso que iremos efetuar a seguir. Para isso temos que autorizar o encaminhamento de dados para um cliente de correio eletrnico (no nosso caso o Outlook) : Vamos novamente aceder nossa conta GMAIL, clicar na opo definies, clicar na opo Encaminhamento e POP/IMAP e ativar o protocolo POP (No nos vamos debruar muito sobre este protocolo, neste curso apenas interessa saber que este um dos protocolos que nos permite configurar o nosso cliente de correio eletrnico para receber as nossas mensagens). Antes de configurar seja o que for, vamos fechar o Outlook, clicar no boto iniciar e abrir as definies do painel de controlo (vista clssica cones pequenos), clicar no cone correio, clicar no boto Mostrar perfis. Nota: Pouca gente os conhece, e no entanto so essenciais para o correto funcionamento do Outlook. Os perfis guardam a configurao das contas e-mail, os ficheiros de dados e outras definies utilizadas numa sesso de trabalho do Outlook. Os perfis podem ser criados para ser utilizados em locais diferentes (local de trabalho, casa, fora de casa) tambm podem ser utilizados perfis para cada um dos utilizadores que usa o computador. Vamos ento adicionar um Perfil usando um nome ou designao sua escolha.

Agora temos que configurar o nosso cliente de correio eletrnico seguindo os passos seguintes:

Para configurar o Outlook 2007/2010 para sua conta do Gmail: 1. Ativar POP1 na sua conta do Gmail. No se esquea de clicar em Salvar Alteraes quando terminar. 2. Abra o Outlook. 3. Clique no menu Ferramentas e selecione Configuraes da Conta... 4. Na guia E-mail, clique em Novo... 5. Se voc for solicitado a Escolher Servio de E-mail, selecione Microsoft Exchange, POP3, IMAP ou HTTP e clique em Avanar. 6. Preencha todos os campos necessrios para incluir as seguintes informaes: Seu nome: Digite o seu nome como voc gostaria que ele aparecesse no campo De: das mensagens de sada. Endereo de e-mail: Digite o seu endereo de e-mail completo do Gmail (NOMEDEUSUARIO@GMAIL.COM). Senha: Digite a sua senha do Gmail. Definir manualmente as configuraes do servidor ou tipos de servidor adicionais: Deixe essa opo desmarcada se desejar configurar automaticamente o Outlook 2007/2010. Para configurar o Outlook 2007/2010 manualmente, marque-a agora. 7. Clique em Avanar. Se estiver configurando o Outlook 2007/2010 automaticamente, est pronto! Clique em Concluir. 8. Se estiver configurando o Outlook 2007/2010 manualmente, selecione E-mail da internet e clique em Avanar. 9. Verifique as Informaes sobre o usurio e digite estas informaes adicionais: Informaes sobre o servidor Tipo de Conta: POP3 Servidor de entrada de e-mails: pop.gmail.com Servidor de sada de e-mails (SMTP): smtp.gmail.com Informaes de Logon Nome de utilizador: Digite o seu nome de usurio do Gmail (incluindo @GMAIL.COM). Senha: Digite a sua senha do Gmail. Exigir logon usando Autenticao de Senha de Segurana (SPA): Deixe essa opo desmarcada. 10. Clique no boto Mais definies... e selecionar a guia

Servidor de sada. 11. Marque a caixa ao lado de Meu servidor de envio (SMTP) requer autenticao e selecione Usar mesmas config. do servidor de entrada de e-mails. 12. Clique no separador Avanadas e selecione a caixa prxima de Este servidor requer uma conexo criptografada (SSL) em Servidor de entrada (POP3). 13. Na caixa do servidor de sada (SMTP), insira 587, e selecione TLS no menu de opes de conexo criptografada. 14. Clique em OK. 15. Clique em Testar configuraes da conta... Depois de receber a mensagem Parabns! Todos os testes foram concludos com xito, clique em Fechar. 16. Clique em Avanar e, em seguida, clique em Concluir.

Ou

Abertura do Outlook:

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CRIAO DE PERFIS E FICHEIROS 4|QUATRO

E aqui estamos ns com a nossa conta configurada do GMAIL no Outlook. Todas as mensagens (recebidas, enviadas, etc), todos os contactos e outras informaes criadas no Outlook esto guardadas em ficheiro(s), i., por defeito o Outlook cria um ficheiro onde guarda toda informao, e o nosso interesse guardar a informao numa localizao segura onde possamos efetuar com alguma regularidade uma salvaguarda desses dados, por outro lado o fato de termos a informao toda em ficheiros permite-nos organizar os dados por um determinado perodo de tempo (criar ficheiros todos os anos por exemplo) ou por tamanho (quando j existe uma grande quantidade de informao que torna o processamento mais lento). Portanto o nosso objetivo agora criar um ficheiro numa localizao especfica: Passo 1 Clicar no boto iniciar Passo 2 Clicar em painel de controlo Passo 3 Clicar em correio Passo 4 Clicar no boto Mostrar Perfis e escolher o perfil criado anteriormente Passo 5 Clicar em propriedades Passo 6 Escolher a opo Ficheiro de dados Neste passo (6) podero verificar que o ficheiro criado por defeito est localizado na pasta meus documentos\Ficheiros do Outlook e tem uma extenso .pst.

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Passo 7- Escolher a opo Adicionar, altere o nome do ficheiro de correio para MeuCorreioDaAula.pst e clique em OK

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Obtemos a seguinte informao:

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Passo 8 Fechar a janela Neste passo j criamos o ficheiro mas no lhe associamos nenhuma conta de correio ou seja quando chegar correio para conta do GMAIL, o Outlook ir enviar essa informao para dentro do ficheiro que ele criou por defeito (porque a conta est associada a esse ficheiro inicial), para alterar a situao iremos associar a conta do GMAIL ao ficheiro que acabamos de criar: Passo 9 Clicar em Contas de Correio eletrnico

Passo 10 Clicar no separador Ficheiro de dados, escolher o ficheiro que foi criado no passo 7 e escolher a opo Predefinir. Passo 11 Clicar no separador Correio Eletrnico, escolher o Ficheiro MeuCorreioDaAula, clicar na pasta A Receber e clicar em OK

A partir de agora temos o ficheiro que criamos como sendo o ficheiro que recebe atualmente os e-mails para a conta que configuramos no GMAIL.

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Ficamos com esta estrutura ao abrir o Outlook:

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CRIAO E ORGANIZAO DE PASTAS DE CORREIO 5|CINCO

Temos neste momento dois ficheiros, o que foi criado por defeito na parte inferior e o que criamos e que est predefinido (razo pela qual se encontra na parte superior). Podemos ento constatar que cada ficheiro tem vrias pastas predefinidas, cada uma delas com funes predefinidas tambm (que podem ser alteradas), i., temos a pasta A Receber, a pasta Rascunho, a pasta Itens Enviados, a pasta Itens Eliminados e outras mais (mas no vou falar muito sobre elas porque o seu nome indica a funo de cada uma). Esta estrutura bsica permite guardar toda a informao recebida e enviada e na maioria dos casos esta estrutura suficiente, mas se quisermos otimizar um pouco mais as funcionalidades podemos pensar na receo dos dados em pastas distintas. Podemos por exemplo querer receber os dados e depois enviar consoante o interesse, seja ele assuntos relacionados com o trabalho, assuntos pessoais ou ainda divertimento. Vamos ento criar 3 pastas dentro da pasta de receo do correio:

Passo 1 Clicar do lado direito rato em cima da pasta A Receber e escolher a opo Nova Pasta Passo 2 Escrever o nome da subpasta Trabalho e clicar no boto OK

Repita os passos anteriores criando mais duas subpastas Pessoal e Divertimento O resultado o seguinte:

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A estrutura das pastas segue a mesma filosofia que as pastas do Windows ou seja podemos criar uma estrutura hierrquica bastante complexa, mas lembro que o objetivo das pastas permitir classificar os documentos de uma forma simples e intuitiva.

Vamos agora escrever 3 mensagens cujo assunto dever estar relacionado com as pastas que criamos e envia-las para um grupo desta aula.

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Recebi as 3 mensagens enviadas a partir de uma conta do IVDP, agora podemos arrast-las para as pastas que acabamos de criar e portanto arrumar de alguma forma o nosso correio. Todas estas operaes podem ser efetuadas para cada pasta de correio (Itens enviados, Itens Eliminados, Etc..).

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SISTEMA DE REGRAS DO OUTLOOK 6|SEIS

Agora que j temos as pastas organizadas, aquilo que agora poderamos pretender que algum arrumasse isto por ns. Para sermos arrumados temos que efetuar as arrumaes de forma sistemtica, e por experincia sei que a maioria das pessoas no fazem esse tipo de trabalho, e a que entram as ferramentas do Outlook, provavelmente uma das ferramentas mais poderosa do Outlook ser o seu sistema de regras que nos permite criar regras para a arrumao e tratamento automtico dos nossos e-mails: As regras podem-se aplicar essencialmente a trs tipos de campos, i., devemos de alguma forma etiquetar os e-mails identificando-os atravs do endereo (ex: jpereira@ivdp.pt), do assunto (utilizando determinadas palavra-chave) ou ainda o corpo da mensagem (utilizando determinadas palavra-chave). Aps a identificao do email, podemos aplicar-lhe determinadas aes que podem ser por exemplo a arrumao para uma determinada pasta ou ainda uma resposta automtica pr-determinada, pode ser a eliminao de uma mensagem ou ainda um reencaminhamento para uma ou mais pessoas ou uma combinao de vrias aes Vamos ento criar uma regra que me identifica os e-mails relacionados com Divertimento e a temos que refletir um pouco e pensar como que os e-mails podem ser filtrados. Verificamos que normalmente (pode no ser assim) esse tipo de mail tem no assunto palavras como anedota ou para rir. E esta identificao ser o nosso ponto de partida para a criao da nossa regra. Vamos agora seguir os passos seguintes: Passo 1 Clicar no separador Base, Clicar no cone Regras, selecionar a opo Criar Regra

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Passo 2 Selecionar a opo Assunto contm e escrever na caixa de texto em frente anedota Passo 3 Selecionar a opo Mover o item para a pasta: e selecione a pasta Divertimento e clique no boto OK

Passo 4 Clique no boto OK

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Poderamos especificar e complicar um pouco mais as nossas opes indo para a opo Opes avanadas mas deixaremos esse assunto para mais tarde. Todas as regras podem ser alteradas e completadas com mais opes, no existe limites e com um pouco de imaginao podemos criar regras bastante complexas que podem responder automaticamente a um email.

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GESTO DE CONTACTOS 7|SETE

A Gesto de Contactos feita de forma intuitiva por isso vou apenas criar trs ou quatro contactos e criar 2 Grupos para mostrar apenas o interesse que tem. Apenas preciso de relembrar que cada Ficheiro criado .pst (ver incio da aula) tem um livro de endereo associado.

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PASTAS DE PESQUISA 8|OITO

As pastas de pesquisa so vistas sobre as mensagens, por exemplo pretendia saber quais as mensagens trocadas com determinada pessoa, neste caso o meu chefe, porque normalmente os funcionrios tem necessidade de ter mo todas as mensagens trocadas para responder a perguntas o mais rapidamente possvel. claro que poderia pesquisar, mas esta ferramenta tem uma grande vantagem: o Outlook ao criar uma pasta de pesquisa est a criar um ndice sobre as mensagens fazendo com que estas apaream imediatamente sem necessidade de pesquisa que poderia ser demorada. Vamos ento criar este exemplo, vamos mapear as mensagens enviadas por mim. Passo 1 No painel de navegao clicamos do lado direito do rato em cima das Pastas de Pesquisa, escolhemos Nova Pasta de Pesquisa Passo 2 Escolhemos a opo Correio de e para pessoas especficas, e escolho o seguinte endereo jmcp.ivdp@gmail.com

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CATEGORIZAR MENSAGENS E ASSOCIAR PASTAS DE PESQUISA 9|NOVE

O assunto que segue extremamente til na medida em que podemos reunir vrios assuntos dispersos mas que tem algo em comum e vou dar o exemplo de um projeto que engloba vrias pessoas, vrias modalidades mas que fazem parte de um nico e mesmo projeto. Uma soluo para este problema poder ser as categorias por cor, disponibilizado pelo Outlook. Passo 1 Escolher a 1 mensagem que queremos Categorizar clicando do lado direito rato, escolher a opo Todas as Categorias Passo 2 Escolher a opo Novo escrever o nome do Projeto Projeto de estatstica Passo 3 Clicar nas mensagens que pretendemos categorizar com a opo que definimos na alnea anterior, clicando do lado direito do rato em cima da mensagem e escolhendo a opo Categorizar e escolhendo a opo Projeto de estatstica. Na coluna da mensagem vai aparecer um retngulo com a cor definida na categoria (neste caso azul). claro que ainda no conseguimos ver muito bem o interesse da classificao por cor, mas se combinarmos esta ferramenta com as pastas de pesquisa j sabemos qual a vantagem que temos Rapidez de pesquisa, boa organizao e consigo relacionar com bastante facilidade assuntos dispersos mas que faziam parte de um projeto. Este tema muito utilizado ao nvel do secretariado na realizao de eventos para agrupar a correspondncia sobre esse evento, sobre projetos ou ainda reas de interveno. claro que podemos utilizar esta categorizao em outras reas, s depende da imaginao e da necessidade de cada um.

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ENVIO DE MENSAGENS, ASSOCIAR NVEIS DE IMPORTNCIA E ASSOCIAR NOTIFICAES E RECIBOS DE LEITURA 10|DEZ

Enviar mensagens com vrios nveis de importncia No nosso dia-a-dia temos necessidade de enviar mensagens, umas podero ser urgentes e importantes, outras nem por isso. No Outlook podemos tambm definir essa importncia aquando da criao da mensagem ao sinaliza-la como muito importante (importncia alta) e no sendo muito importante (Importncia Baixa).

Outras necessidades podero surgir quando as pessoas precisam de saber se um determinado e-mail foi recebido e/ou lido. Para resolver esse problema basta ir ao separador Opes (ao escrever o e-mail) e selecionar a respetiva opo.

No envio de mensagens a vrios utilizadores, temos que ter em ateno que podemos divulgar o endereo a mquinas que esto infetadas com programas maliciosos que podero enviar e-mails infetados a esse conjunto de pessoas cujo endereo consta no e-mail enviado inicialmente. Para evitar um mal maior podemos enviar em Bcc ou seja a pessoa recebe apenas o endereo do remetente no pondo em risco as restantes pessoas a quem foi enviado o e-mail.

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CALENDRIO DO OUTLOOK 11|ONZE

Gerir o seu tempo uma tarefa difcil, organizar a sua vida poder tornar as suas tarefas mais simples. O Outlook disponibiliza um calendrio que agrega toda a informao referente sua agenda pessoal ou profissional. Pode agendar trs tipos de eventos: - Compromisso: envolve o seu prprio tempo e recurso e no diz respeito a mais ningum. O calendrio mostra os compromissos colocados entre a hora de incio e a hora de fim do evento. - Acontecimento: quando um compromisso dura mais de 24 horas transforma-se num acontecimento. mostrado num banner no topo do dia no qual ocorre. - Pedido de reunio: um Acontecimento passa a ser uma Reunio quando convida outras pessoas ou quando envolve outros recursos externos

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ARQUIVO AUTOMTICO 12|DOZE

A opo Arquivar Automaticamente ajuda a gerir o espao na caixa de correio ou no servidor de correio eletrnico que est a utilizar, pois move automaticamente os itens para uma localizao de arquivo. Consoante as opes, o Arquivo Automtico efetua uma ou duas das seguintes aes:
Move os itens da sua localizao original, geralmente uma das pastas ativas, para uma pasta de arquivo. Elimina definitivamente os itens que ultrapassaram os respectivos perodos de antiguidade.

Para onde vo os meus itens? O ficheiro de arquivo um tipo especial de ficheiro de dados, um ficheiro de Pastas Pessoais (.pst). Quando o arquivo automtico executado pela primeira vez, o Outlook cria automaticamente o ficheiro de arquivo nas seguintes localizaes:
Windows 7 C:\Utilizadores\NomeUtilizador\Documentos\Ficheiros do Outlook\archive.pst Windows Vista C:\Utilizadores\NomeUtilizador\AppData\Local\Microsoft\Outlook \Archive.pst Windows XP C:\Documents and Settings\NomeUtilizador \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Nota: Se optar por eliminar itens, estes no so arquivados. Se optar por arquivar itens, estes no podem ser eliminados por Arquivo Automtico. Quando os itens estiverem arquivados, s podem ser eliminados manualmente.

. Perodos de antiguidade de itens do Outlook Qualquer item do Outlook que tenha excedido o seu perodo de antiguidade includo no Arquivo Automtico seguinte, a menos que tenha sido marcado especificamente para ser excludo. O perodo de antiguidade predefinido para cada pasta do Outlook o seguinte

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Pasta A Receber e Rascunhos Itens Enviados e Itens Eliminados A Enviar Calendrio Tarefa Notas Dirio

Perodo de antiguidade 6 meses 2 meses 3 meses 6 meses 6 meses 6 meses 6 meses

Nota As pastas criadas que contm o mesmo tipo de itens, tais como as pastas A Receber, Calendrio, Tarefas, Notas ou Dirio, tm o mesmo perodo de antiguidade predefinido de seis meses. Por exemplo, uma pasta de correio eletrnico criada para relatrios de estado recebidos de um colaborador ou uma pasta de contactos criada para contactos pessoais. Determinar a idade de um item
Tipo de item Mensagem de correio eletrnico Reunio, evento ou compromisso do calendrio Tarefa Incio do perodo de antiguidade A data/hora de receo ou a data em que a mensagem foi alterada e guardada pela ltima vez, aquela que for posterior. A data em que o item foi alterado e guardado pela ltima vez, aquela que for posterior. Os itens peridicos no so abrangidos pelo Arquivo Automtico. A data de concluso ou a data em que a tarefa foi alterada e guardada pela ltima vez. As tarefas que no estiverem marcadas como concludas no abrangidas pelo Arquivo Automtico. As tarefas atribudas a outros utilizadores s so arquivadas se estiverem marcadas como concludas. A data em que a nota foi alterada e guardada pela ltima vez.

Nota

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Entrada de dirio

A data em que a entrada do Dirio foi criada ou a data em que a entrada foi alterada e guardada pela ltima vez. Os contactos no so arquivados por predefinio. No entanto, podem ser arquivados manualmente.

Contacto

Definies e opes do Arquivo Automtico Consulte as seguintes descries referentes s definies e opes que pode aplicar quando personaliza o Arquivo Automtico. Passo 1 - Clique no separador Ficheiro, Clique em Opes.. Passo 2 - Clique em Avanadas. Passo 3 - Em Arquivo Automtico, clique em Definies de Arquivo Automtico. Passo 4 - Selecione a caixa de verificao Executar o Arquivo Automtico a cada n dias e, em seguida, especifique a frequncia com que o Arquivo Automtico executado. Passo 5 - Selecione outras opes que pretenda. Pode optar por eliminar automaticamente itens antigos no Arquivo Automtico.
Notas Se alterar o ficheiro de arquivo indicado em Mover itens antigos para, este ficheiro novo ser utilizado sempre que o Arquivo Automtico for executado. Defina as opes da pasta predefinida primeiro e, em seguida, personalize as definies de pastas individuais. Caso contrrio, poder alterar acidentalmente as predefinies.

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Executar o arquivo automtico a cada n dias Escolha a frequncia com que o Arquivo Automtico executado. O arquivo de vrios itens em simultneo poder prejudicar o desempenho do computador. Por conseguinte, melhor utilizar o Arquivo Automtico com maior frequncia de modo a reduzir o nmero de itens processados. Para desativar a funcionalidade de Arquivo Automtico, desmarque a caixa de verificao Executar o arquivo automtico a cada n dias. Perguntar antes da execuo do arquivo automtico Escolha se pretende que seja apresentada uma mensagem de lembrete antes de o Arquivo Automtico processar itens do Outlook. Quando aparecem os avisos, pode clicar em No na mensagem de lembrete para cancelar a sesso de Arquivo Automtico. Eliminar itens expirados (s pastas de correio eletrnico) Esta opo est desativada por predefinio. Selecione esta caixa de verificao para eliminar mensagens depois de o seu perodo de antiguidade ter sido ultrapassado. Arquivar ou eliminar itens antigos Escolha esta opo se pretender definir ou alterar as definies seguintes. Se esta caixa de verificao for desmarcada, o Arquivo Automtico executado utilizando as predefinies. Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas Selecione a caixa de verificao para que a pasta de Arquivo seja listada com as suas outras pastas de trabalho no Painel de Navegao. Se no utilizar esta opo,

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continua a poder abrir a pasta de arquivo (clique no separador Ficheiro e, no separador, Abrir, clique em Abrir Ficheiro de Dados do Outlook).

Eliminar itens com mais de Especifique com que antiguidade pretende que os itens sejam arquivados, em dias, semanas e meses. Pode configurar um perodo de um dia at a um mximo de 60 meses. Mover itens antigos para Selecione esta caixa de verificao para arquivar itens antigos, em vez de os eliminar definitivamente. A pasta predefinida aparece na caixa. Para utilizar uma pasta diferente, introduza a localizao da pasta na caixa e clique em Procurar. A seleo desta opo desmarca a seleo da opo Eliminar permanentemente os itens. Eliminar permanentemente os itens Esta opo elimina quaisquer itens expirados. Estes so movidos e no mantida uma cpia de arquivo. A seleo desta opo desmarca a seleo da opo Mover itens antigos para. Aplicar estas definies a todas as pastas Esta opo aplica as definies de Arquivo Automtico, incluindo as alteraes efetuadas, a todas as pastas. Para especificar definies exclusivas para uma ou mais pastas, no escolha esta opo. Em vez disso, clique com o boto direito do rato na pasta, clique em Propriedades e v para o separador Arquivar Automaticamente para alterar definies para cada pasta que pretenda alterar.

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BIBLIOGRAFIA

Curso Completo para Microsoft Office (Volume 3: Outlook PCGUIA) Stio da Microsoft (www.microsoft.pt)

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