UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO FACULTAD DE CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE RIOBAMBA DIRECCIN DE AUDITORIA

INTERNA INFORME DE PASANTA DIRECCIN DE AUDITORA INTERNA DE LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE RIOBAMBA LUGAR: RIOBAMBA PARROQUIA: MALDONADO

CANTN: RIOBAMBA PASANTE GLADYS ELISA OROZCO LAYEDRA TUTOR LICENCIADO ALFREDO FIGUEROA RIOBAMBA, AGOSTO DEL 2009

APROBACIN POR PARTE DEL TUTOR.

Lic. Alfredo Figueroa TUTOR

CALIFICACIN DEL TRABAJO ESCRITO DE GRADO UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO FACULTAD DE CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA INFORME DE LA PASANTA REALIZADA EN LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA DEL CANTN RIOBAMBA. Los Miembros del Tribunal luego de receptar la Defensa del Presente Documento previa la obtencin del Ttulo de Ingeniera en Contabilidad y Auditora C.P.A., hemos decidido aprobar y calificar de la siguiente manera; ratificando con nuestras firmas.

Presidente (Nombre)

Firma

Miembro Uno (Nombre)

Firma

Tutor (Nombre)

Firma

NOTA

(SOBRE 10)

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DEDICATORIA

El presente trabajo lo dedico a Dios por la vida, y por darme una nueva oportunidad de superarme, a mi madre, a mi hermano y a mis hijas por la confianza y apoyo incondicional que me han brindado a lo largo de mi vida estudiantil apoyo que me ha ayudado a cumplir con este sueo, a todos mis amigos por sus palabras de aliento, a los profesores por su orientacin y sabios consejos que nos servirn para el resto de la vida. Gracias por ayudarme a lograrlo!

Gladys

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AGRADECIMIENTO Gracias a Dios por la vida, la salud, la sabidura necesaria para culminar con mis estudios, as tambin un agradecimiento especial a mi tutor el Licenciado Alfredo Figueroa ya que con su apoyo incondicional y su basta experiencia he podido culminar el presente trabajo Al personal de la Unidad de Auditora Interna por permitirme el acceso a la Institucin, en especial a la Ing. Susana Peafiel, auditora de la Institucin por brindarme la oportunidad de nutrirme de su experiencia en el tiempo de la pasanta realizada; y a todas aquellas personas que hicieron posible la elaboracin del presente trabajo.

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NDICE INTRODUCCIN.............................................................................................................1 DATOS INFORMATIVOS................................................................................................2 IDENTIFICACIN DE LA INSTITUCIN DONDE REALIZAR LA PASANTA.............3 1.DESCRIPCIN.............................................................................................................5 Visin 12 Misin 12 Valores 12 RECURSOS .................................................................................................................16
Ingresos16 Egresos 16

INFORME DE LA PASANTA........................................................................................19 DESCRIPCIN DE LA EJECUCIN DE LA PASANTA ...........................................19 DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES............................................19
EXAMEN ESPECIAL REALIZADO A LA EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE DE RIOBAMBA A LA CUENTA EQUIPOS, PAQUETES Y SISTEMAS INFORMTICOS................................................................................21 Este es un documento que se debe elaborar antes de iniciar la auditora y consiste en realizar una serie de preguntas elaboradas por el auditor que sern contestadas por los funcionarios y empleados de la entidad bajo examen al principio de la auditora y posteriormente confirmados por el auditor en el transcurso de dicho examen..........24 Es la entrega de los respectivos oficios a cada uno de los funcionarios en el cual se les comunica la iniciacin del examen a los principales funcionarios y a todo el personal vinculado con las operaciones a ser examinadas en concordancia con los objetivos y el alcance de la auditora............................................................................................25 Esta comunicacin debe contener lo siguiente: el nmero de artculo de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, y el artculo de su reglamento; el nombre de la cuenta a la que se realizar el respectivo examen, el nombre de la entidad que va a ser auditada, el perodo o alcance del examen, y la solicitud de colaboracin para el desarrollo de dicha actividad. Esta de igual manera ir firmada por el jefe de la unidad...............................................................................................25 Al igual que los dems oficios enviados aqu detallamos un modelo de la respectiva notificacin.......................................................................25 Oficio Circular No. 005-UAI-MR........................................................................25 Seccin: AUDITORA INTERNA.........................................................................26 Asunto: NOTIFICACIN DE INICIO DE EXAMEN ...............................................26 Riobamba, 03 de febrero de 2009..................................................................26

Doctor 26 ngel Ignacio Ynez Cabrera..........................................................................26 ALCALDE DEL CANTON RIOBAMBA..................................................................26 Presente.........................................................................................................26 De mi consideracin:......................................................................................26 De conformidad con lo dispuesto en el Art. 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y el Art. 21 de su Reglamento, notifico a usted que la Unidad de Auditora Interna, se encuentra realizando el examen especial a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos en la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado, por el perodo comprendido entre 2006-01-01 y el 2008-12-31 con cargo al Plan Anual de Control para el ao 2009; razn por la cual solicito su colaboracin para el desarrollo de nuestra actividad........................26 Particular que comunico para los fines legales consiguientes.........................26 Atentamente,..................................................................................................26 Ing. Elsa Murillo Cobo......................................................................................26 AUDITORA GENERAL ......................................................................................26 I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA.............................................................................26 Reglamento sobre la presentacin de los Informes de Auditora Interna .......43 ACUERDO 006-CG DE 20 JULIO 2004 (RO. 392 DE 4-08-2004)....................................................................43 Reformas que se han dado segn el acuerdo N 010 de la contralora general del estado..........................................................................................43 ACUERDO 010-CG DE 19 MAYO 2008 EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO.............................................43 INFORME DE EXAMEN ESPECIAL.....................................................................45 (Art. 3 Acuerdo 10 CG RO. 355 2008-06-09)................................................45

OBJETIVOS DEL EXAMEN......................................................................47 ALCANCE DEL EXAMEN.........................................................................48 LIMITACIN AL ALCANCE..........................................................................................49 BASE LEGAL...........................................................................................49 ESTRUCTURA ORGNICA..........................................................................................49 MONTO DE RECURSOS EXAMINADOS.................................................51
CAPTULO II.....................................................................................................51

La lectura del informe se la realiza con la presencia de los principales funcionarios y ex funcionarios de la entidad que de alguna manera tienen alguna responsabilidad con respecto a la cuenta examinada; adems estar presente el alcalde, y todo el equipo de auditora que realiz el examen en esta reunin se da lectura a todo el informe con todas las novedades encontradas aunque en el transcurso del examen los hayan

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justificado ya que se tiene que dar a conocer los errores o faltas cometidas. 57 Es en esta fase que los implicados o involucrados pueden tomar la palabra y exponer sus puntos de vista con respecto al informe; luego de esta lectura los implicados tienen 5 das hbiles para entregar las respectivas justificaciones de los hallazgos y novedades divulgados en la reunin.....57 CONCLUSIONES........................................................................................................68 RECOMENDACIONES...............................................................................................69 BIBLIOGRAFA ............................................................................................................70 PROPUESTA.................................................................................................................71 BIBLIOGARFA.............................................................................................................78 ANEXOS........................................................................................................................78 ANEXOS........................................................................................................................80 80 FORMATO 2 (ANEXO 1)...............................................................................................81 N 81 RECOMENDACIN.......................................................................................................81 JULIO.............................................................................................................................81 AGOSTO........................................................................................................................81 SEPTIEMBRE................................................................................................................81 OCTUBRE.....................................................................................................................81 NOVIEMBRE..................................................................................................................81 DICIEMBRE...................................................................................................................81
NDICE 86 NDICE DE RESPONSABILIDADES (anexo 6).....................................................86

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viii

INTRODUCCIN En este tiempo de importantes cambios y transformaciones tanto sociales, polticos y laborales que se han dado y por las exigencias mismas de la colectividad y la tecnologa, se requiere que hoy en da cada profesional que ingresa al campo laboral sea capacitado y con basta experiencia, es por eso que la realizacin de la pasanta nos permite adquirir experiencias que conjuntamente con los conocimientos adquiridos podemos conjugarlos y desempearnos de una manera eficiente en las labores encomendadas en la misma.

La presente memoria contiene en detalle todas las actividades que se desarrollaron durante el tiempo de la pasanta realizada en la Unidad de Auditora de la Ilustre Municipalidad del cantn Riobamba, que ms all de ser un requisito para obtener el Ttulo de Ingeniera en Contabilidad y Auditora, Contador Pblico Autorizado, ha sido un perodo de aplicacin prctica de todos los conocimientos adquiridos , para lograr experiencias que nos ayuden a desempear las diferentes actividades de manera eficiente en el campo laboral.

La se Unidad de Auditora Interna goza de autonoma respecto de otras jefaturas, departamentos y dependencias. Sin perjuicio de ello, este departamento realiza actividades de control, fiscalizacin, asesoramiento y evaluacin en materias de orden administrativo, financiero y patrimonial comprendidas en el campo de su competencia; y se sujeta a las normas y leyes que rigen las entidades del sector pblico as como las de la Contralora General del Estado para la ejecucin de sus acciones.

Asimismo, presta la colaboracin que por intermedio del Alcalde, puedan requerirle, para el ejercicio de sus funciones de fiscalizacin. Las relaciones del Departamento de Auditora, en su carcter de oficina de control interno, con la Contralora General de la Repblica, se rigen por lo establecido en el artculo 18 de la ley N 10.336.

En la Unidad de Auditora Interna se realizan

exmenes especiales a cuentas

especficas, arqueos de caja a los recaudadores de las diferentes ventanillas de cobros, se da asesoramiento sobre diferentes inquietudes sobre leyes que rigen y son

sujetas de control, controles de movilizacin de los vehculos en los das feriados tanto del Municipio como de las empresas que estn controladas por la entidad como son: la Empresa de Agua Potable, y la Empresa de Productores San Pedro de Riobamba; cabe mencionar que en estor meses se realiz un examen especial en la Empresa Municipal de Agua Potable a la cuenta Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos. Esta unidad no est autorizada para realizar Auditoras Financieras porque para el sector pblico el nico organismo autorizado para realizar este tipo de auditoras es la Contralora General de Estado.

DATOS INFORMATIVOS 1.1 APELLIDOS Y NOMBRES

Orozco Layedra Gladys Elisa

1.2 ESCUELA Contabilidad y Auditoria

1.3 DIRECCIN DOMICILIARIA Ciudadela Daquilema

1.4 TELFONO Mvil: 084842495

IDENTIFICACIN DE LA INSTITUCIN DONDE REALIZAR LA PASANTA. 2.1 NOMBRE DE LA INSTITUCIN ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE RIOBAMBA Unidad de Auditora Interna. 2.2 NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA INSTITUCIN Dr. ngel Ynez Cabrera ALCALDE DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA

Ing. Elsa Murillo Cobo AUDITORA GENERAL Enc. 2.3 UBICACIN LUGAR I. Municipalidad de Riobamba CANTN Riobamba PROVINCIA Chimborazo DIRECCIN

5 de Junio y Veloz TELFONO 03 2960-001 EXT. 256.

2.4 TIPO DE INSTITUCIN Institucin del Sector Pblico.

2.5 REA DE SERVICIO A LA QUE SE DEDICA LA INSTITUCIN Servicio a la Comunidad

2.6 TIEMPO ESTIMADO DE DURACIN DE LA PASANTA EN HORAS La duracin de la Pasanta es de 960 horas en un horario de lunes a viernes de 8h00 a 12h30 y de 14h30 a 18h00.

1.

DESCRIPCIN

1.1

ANTECEDENTES

El Ilustre Municipio de Riobamba fue creado por la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador y la Ley Orgnica de Rgimen Municipal, que consagran la autonoma funcional, econmica y administrativa de las Municipalidades;

La Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, los gobiernos seccionales autnomos son ejercidos por los consejos provinciales, los concejos municipales, las juntas parroquiales y los organismos que determine la ley para la administracin correspondiente.

Es indispensable dotar a la Corporacin de una Estructura Orgnica y Funcional que norme de manera clara y objetiva los procedimientos de la administracin del gobierno del cantn, los niveles de delegacin y funciones de estructura, de autoridad, de direccin, conformacin, control, tendentes a la modernizacin; y,

En uso de las facultades que le otorga el Art. 63, numeral 49 de la Ley Orgnica de Rgimen Municipal Codificada,

1.2

CONFORMACION DEL ILUSTRE MUNICIPIO DE RIOBAMBA

Para el cumplimiento de sus funciones, atribuciones y responsabilidades, la Ilustre Municipalidad administrativos: Directivo; Asesor; y, Operativo. NIVEL DIRECTIVO de Riobamba est integrada por los siguientes niveles

Este nivel est integrado por el nivel Legislativo y el nivel Ejecutivo.

El nivel Legislativo es el rgano de ms alto nivel de autoridad y corresponde al I. Concejo Cantonal integrado por los concejales constituidos legalmente en sesin. Su conformacin est de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 27 de la Ley Orgnica de Rgimen Municipal Codificada, este nivel se encarga de legislar, formular polticas, estrategias y establecer objetivos institucionales.

El nivel Ejecutivo est representado por el Alcalde del cantn; y, es el responsable de dirigir, orientar, conducir y supervisar la ejecucin de las polticas y actividades de la Administracin Municipal.

NIVEL ASESOR

Este nivel constituye una instancia de consulta en la toma de decisiones, su funcin se canaliza a travs del Alcalde, quien aprueba, modifica o niega los planes, programas e informes que presenten las dependencias que conforman este nivel que est integrado por:

Comisiones Permanentes; Comisiones Especiales; Consejos Ciudadanos; y, Direccin de Planificacin Territorial con sus Departamentos:

Gestin Territorial Bienes Patrimoniales Avalos, Catastros y SIG. Planes, Programas y Proyectos.

Direccin Jurdica; Direccin de Auditora Interna; y, Departamento de Vinculacin con la Comunidad.

NIVEL OPERATIVO

Este nivel est integrado por las reas de apoyo administrativo y operativo.

AREA DE APOYO ADMINISTRATIVO

Esta rea se encarga de la dotacin y Administracin de los Recursos Humanos, Econmicos - Financieros y Tecnolgicos de la entidad y realiza aquellas funciones necesarias para el cumplimiento de las actividades municipales, est integrada por:

Comit Permanente de Fiestas; Secretara de Concejo; Direccin Administrativa y Recursos Humanos con los Departamentos de: Recursos Humanos. Capacitacin y Desarrollo Institucional. Servicios Generales. Sistemas. Seguridad y Salud Ocupacional.

Direccin Financiera integrada por los Departamentos de: Presupuesto. Contabilidad. Rentas.

Tesorera. Activos fijos. Bodega. Adquisiciones.

AREA DE APOYO OPERATIVO

El rea de apoyo Operativo, es la encargada de la ejecucin de los planes, programas, proyectos y de cumplir los objetivos institucionales de la Ilustre Municipalidad, est integrada por:

Direccin de Obras Pblicas conformada por los Departamentos de:

Fiscalizacin. Programacin y Ejecucin. reas Verdes y Espacios Saludables. Mantenimiento.

Direccin de Higiene, Salubridad y Ambiente, conformada por los Departamentos de:

Gestin Ambiental. Desechos Slidos. Laboratorio. Camal. Cementerios.

Direccin de Educacin, Cultura, Recreacin y Deportes conformada por los Departamentos de:

Promocin Cultural. Servicios educativos y recreacionales.

Direccin de Proyectos, Convenios y Desarrollo Econmico, conformada por los Departamentos de:

Proyectos y Gestin del Desarrollo. Turismo. Terminales Terrestres.

Direccin de Justicia y Vigilancia, integrada por los Departamentos de: Comisaras Municipales. Polica Municipal y Seguridad Ciudadana. Administracin de Mercados

1.3

LA

UNIDAD

DE

AUDITORA

INTERNA

DE

LA

ILUSTRE

MUNICIPALIDAD DE RIOBAMBA Auditora Interna.- Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones autoridad, financieras o administrativas efectuadas por auditores profesionales por posterioridad a su ejecucin como un servicio a la mxima efectuado por personal de una unidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas, e informar sobre los hallazgos significativos resultantes, con sus respectivas conclusiones y recomendaciones.

La Unidad de Auditora Interna del I. Municipio de Riobamba, fue creada como parte de la estructura orgnica del Municipio de Riobamba en el nivel asesor, mediante Ordenanza Municipal N 009-2007 resuelta por el I. Concejo Cantonal de Riobamba; y est sujeta a la Ley Orgnica de Rgimen Municipal, la misma que depender administrativamente de la Alcalda, y por el cumplimiento de sus deberes responder ante el I. Concejo Cantonal de Riobamba. La Unidad de Auditora Interna se crea en base a las necesidades de la Municipalidad ya que sta es una entidad del sector pblico por lo tanto se manejarn fondos pblicos los mismos que mediante acuerdo 01190-1982 cuando la Contralora General de la Nacin modifica su denominacin por Contralora General del Estado emiten el siguiente acuerdo: Que, de conformidad con el art. 113 de la Constitucin y el numeral 7 del artculo 303 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, a la Contralora General del Estado le compete realizar tanto el control de los ingresos como el de los egresos En uso de las facultades que le otorga el numeral 8 del artculo 303 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Acuerdan: Dictar el Reglamento General para el Control de los Ingresos Pblicos. El Departamento de Auditora goza de autonoma respecto de otras jefaturas, departamentos y dependencias. Sin perjuicio de ello, este departamento realiza actividades de control, fiscalizacin, asesoramiento y evaluacin en materias de orden administrativo, financiero y patrimonial comprendidas en el campo de su competencia; y se sujeta a las normas y leyes que rigen las entidades del sector pblico as como las de la Contralora General del Estado para la ejecucin de sus acciones. La Unidad de Auditora Interna de la I. Municipalidad, es evaluada por parte de la Contralora General del Estado y su dependencia tcnica consiste principalmente en la aprobacin de los planes anuales de trabajo y sus modificaciones, el control de calidad de los informes, cuando se lo considere necesario, la determinacin de responsabilidades y la evaluacin del desempeo de sus miembros entre otros.

1.4 CONFORMACIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

Estructura Orgnica de la Unidad de Auditora Interna de la Ilustre. Municipalidad del cantn Riobamba.

En la Unidad de Auditora no existe una estructura orgnica diseada por la autoridad responsable, por lo tanto me permito sugerir la estructura orgnica que se ajusta a las necesidades de la misma, pongo a consideracin el siguiente organigrama:

En la Unidad de Auditora no existe una estructura orgnica diseada pero dentro de la estructura orgnica de la Ilustre Municipalidad se ubica en el Nivel Asesor y se encuentra conformada de la siguiente manera:

ESTRUCTURA ORGNICA DE LA UNIDAD DE AUDITORA

ALCALDE

AUDITORA GENERAL

AUDITORA INTERNA 1 SECRETARI A

AUDITORA INTERNA 2

Nivel Directivo Jefe de la Unidad

 Nivel Operativo Auditora Interna 1 Auditora Interna 2 Secretaria

Visin Constituirnos en una Unidad consolidada, con estructura flexible sujetos a normas y polticas claras, con personal capacitado acorde con el avance de la ciencia y tecnologa, encargada del aseguramiento de la calidad, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la institucin y coadyuvar al cumplir los objetivos, aportando un enfoque sistemtico y disciplinado, evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos y control.

Misin Realizar exmenes especiales, verificar y evaluar el cumplimiento, adecuacin y aplicacin de las normas y procedimientos de control interno establecidos, generar informes de calidad con recomendaciones tendientes a mejorar la gestin municipal y sugerir las medidas correctivas oportunas a un costo razonable. Valores Responsabilidad Iniciativa Puntualidad Compaerismo Respeto Honradez Solidaridad

1.5 JUSTIFICACIN (verificar con plan pasanta)

Como estudiante de la Escuela de Contabilidad y Auditora y egresada de la primera promocin de Ingenieros en esta especialidad estoy preparada con todos los conocimientos acadmicos y ticos impartidos para desempear cualquier actividad laboral, siendo imprescindible conjugar esta preparacin acadmica con la experiencia y el ambiente laboral con el fin de ser una profesional que cumpla con las exigencias del medio y dejar muy en alto el nombre de la Universidad y por ende el de la Escuela.

Es por esta razn que la pasanta la realizar en la Unidad de Auditora Interna de la I. Municipalidad del cantn Riobamba; y adems poder colaborar en la realizacin de Auditoras de Gestin y Exmenes Especiales planificados e imprevistos para evaluar la gestin operativa, administrativa, ambiental y tcnica de la entidad en trminos de costo, tiempo legalidad, economa, efectividad, eficiencia y transparencia; con el objetivo de colaborar en el desarrollo de las actividades diarias y las programadas por esta unidad; asumiendo las responsabilidades laborales en el desempeo de sus funciones asignadas y gracias a esta oportunidad poder cumplir con uno de los requisitos necesarios previos a la obtencin del Ttulo de Ingeniera en Contabilidad y Auditora C.P.A otorgado por tan prestigiosa Universidad.

1.6

OBJETIVOS

1.7.1 Objetivo General (verificar con plan pasanta)

Poner en prctica todos los conocimientos adquiridos en mi formacin acadmica universitaria, ayudando al desarrollo de la Institucin en la que realizar la pasanta y a la sociedad con

tica y transparencia buscando la eficiencia y eficacia de las actividades.

Apoyar la Gestin Municipal, con decisin efectiva de los Directivos, Funcionarios y Servidores a travs de la ejecucin de exmenes especiales y acciones de control y asesora, para el cumplimiento de los objetivos institucionales, encaminados a brindar seguridad razonable y el fiel cumplimiento de polticas y regulaciones vigentes, para proteger los recursos del Estado.

2.7.1 Objetivos Especficos Lograr experiencia en el aspecto profesional buscando desarrollar de mejor manera los conocimientos impartidos por los catedrticos de tan prestigiosa Escuela. Colaborar con la Institucin y cumplir con lo dispuesto en las leyes, reglamentos, normas y procedimientos que rigen las actividades administrativas, financieras y ticas aplicadas para el sector pblico. Buscar un espacio en la organizacin para formar parte de la misma. Promover permanentemente en el personal municipal el conocimiento y actualizacin de las normas vigentes para una correcta aplicacin. Generar peridicamente informacin que establezca recomendaciones en el proceso de retroalimentacin. Vigilar para que se mantenga actualizada la informacin contable, financiera Auditora. Mejorar la calidad del desempeo institucional. Realizar controles previos, concurrentes y posteriores de la Gestin Administrativa y Financiera Municipal. 1.7 BENEFICIARIOS y presupuestaria de la Administracin Municipal, sujetndose a las normas y principios generalmente aceptados de

BENEFICIARIOS DIRECTOS

BENEFICIARIOS INDIRECTOS

La

Ilustre

Municipalidad Nacional

de Los usuarios de la I. Municipalidad de de la ciudad de Riobamba.

Riobamba. Universidad Chimborazo.

Gladys Orozco L.

(Pasante)

Los beneficiarios de la pasanta que realizar en Auditora Interna son:

3.7.1 Beneficiarios Directos Ilustre Municipalidad del Cantn Riobamba.- En asesorar a las

autoridades y a los funcionarios que requieren de los servicios profesionales de Auditora Interna, con sujecin a las leyes y Normas de Control Interno, en el anlisis, desarrollo implantacin y mantenimiento de los sistemas y procesos institucionales a travs de una participacin activa y oportuna en el campo de su competencia, en funcin del mejoramiento continuo del sistema de Control Interno de la entidad. Universidad Nacional de Chimborazo.- En calidad de estudiantes de la primera promocin de Ingenieros en Contabilidad y Auditora. Prestigio institucional por la calidad de estudiantes de la primera promocin de Ingenieros en Contabilidad y Auditora al servicio de la sociedad. Pasante.- Requisito necesario para la obtencin del Ttulo de Ingeniera en Contabilidad y Auditora. 3.7.2 Beneficiarios Indirectos Colaboradores y trabajadores de la Ilustre Municipalidad de

Riobamba.

 Funcionarios de la Empresa de Agua Potable.- Un mejor servicio, mayor informacin RECURSOS y mayor experiencia al realizar las diferentes responsabilidades encomendadas a cada uno de ellos.

4.1

Talento Humano

Gladys Orozco L. PASANTE Lic. Alfredo Figueroa TUTOR Ingeniera Elsa Murillo JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORA Ingeniera Susana Peafiel JEFE DE EQUIPO DEL EXAMEN REALIZADO

4.2

Materiales

tiles de oficina Computadora Impresora Papeles de trabajo Copiadora Copias de la documentacin de sustento Otros

4.3

Financieros (verificar con plan pasanta)

Ingresos Aporte del Pasante $ 166,00

Egresos

N 1

DETALLE tiles de Oficina

VALOR ($) 9,00

2 3 4 5 6 7

Tinta para Impresora Hojas de papel bond Fotocopias Movilizaciones Encuadernacin Imprevistos TOTAL

8,00 10,00 5,00 88,00 30,00 16,00 $ 166,00

4.4

Metodologa a Utilizarse

5.2.11

Mtodo Cientfico (verificar con plan pasanta)

El mtodo cientfico es una abstraccin de las actividades que los investigadores realizan, concentrando su atencin en el proceso de adquisicin del conocimiento. Se aplicar porque gracias a este mtodo voy a adquirir experiencia con la realizacin de auditoras de gestin y exmenes especiales planificados e imprevistos para evaluar la gestin operativa, administrativa, ambiental tcnica de la entidad, en trminos de costo, tiempo, legalidad, economa, efectividad, eficiencia y transparencia; en el cual se pondr en prctica los conocimientos de las diferentes asignaturas adquiridos durante los aos de mi formacin profesional. Se aplicar porque gracias a este mtodo voy a adquirir experiencia en el manejo de las leyes que rigen para la aplicacin de las diferentes Auditoras a realizarse Se seguir una serie de pasos para proceder a la deteccin de hallazgos, elaboracin de informes y determinacin de responsabilidades, gracias a los conocimientos adquiridos en las diferentes asignaturas durante los aos de mi formacin profesional.

5.2.12

Mtodo Analtico

Es el mtodo general mas utilizado, el cual significa descomponer en partes un objeto y luego analizar sus partes. Es por eso que al realizar las verificaciones documentales se analizar cada una de las partes o componentes de los diferentes departamentos existen en la Entidad que se encuentren como materia de estudio o verificacin; as tambin cada una de las actividades como: fiscalizacin, control y evaluacin de las acciones que debe cumplir el servicio, en materias de orden asistencial, tcnico administrativo, financiero y patrimonial comprendidas en el campo de su competencia.

5.2.13

Mtodo Deductivo

Este mtodo va de lo general a lo particular, ya que al utilizarlo podremos identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y prevencin para evitar actos ilcitos y de corrupcin que afecten a la entidad; as como tambin mantener un programa de seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de Auditora Interna y Externa.

INFORME DE LA PASANTA DESCRIPCIN DE LA EJECUCIN DE LA PASANTA

La pasanta es un detalle simplificado de las principales actividades que se realizarn en una auditora ejecutada en la Unidad de Auditora Interna de la Ilustre Municipalidad del cantn Riobamba durante el tiempo de la pasanta. La finalidad primordial de la Auditora es ayudar a las entidades y organismos pblicos a mejorar sus operaciones y actividades en base al desarrollo de hallazgos, formulacin de conclusiones y la presentacin de recomendaciones. Est dirigida no solo a detectar o descubrir fraudes, irregularidades y desviaciones con la finalidad de aplicar sanciones, sino la de identificar las causas bsicas de stos problemas para poder corregirlos. Un equipo de Auditora debe estar formado con suficiente personal profesional para efectuar su trabajo: El Auditor profesional se forma en las aulas universitarias y en cursos de capacitacin, pero el complemento a su formacin respecto a la aplicacin de criterio y buen juicio profesional la obtiene con varios aos de experiencia prctica bajo la supervisin adecuada de un auditor ya formado.

DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES En la Unidad de Auditora Interna de la I. Municipalidad de Riobamba, cada uno de los colaboradores conoce las funciones que debe cumplir pero el jefe de la

unidad es quien designa las diferentes actividades o responsabilidades que deben realizar cada uno de los integrantes de esta unidad. La Auditora Interna es una funcin de asesora, por lo tanto el auditor interno no est autorizado para efectuar cambios en los procedimientos u operaciones de la entidad; ni ordenar que estos se efecten. A continuacin me permito detallar las principales funciones que realizan cada colaborador de la Unidad de Auditora;

Jefe de Auditora.

Dirigir, organizar, planificar, coordinar y supervisar el funcionamiento del Departamento, de acuerdo con las normas, directivas y manuales aprobados.

Ejercer las atribuciones que le delegue el Alcalde o el Concejo Cantonal Responsable de la unidad

Entregar informacin de los resultados de cada trabajo realizado tanto a la

I. Municipalidad como a la Contralora.

Coordinacin del control de la calidad del trabajo realizado por su equipo.

Entregar la respectiva orden de trabajo a cada jefe de equipo para los exmenes a realizarse o as tambin para cualquier actividad relacionada con esta unidad. Revisin de los informes presentados de cada trabajo realizado por su equipo. Desempear las dems funciones y tareas que le encomienden tanto el Alcalde y/o el Concejo Cantonal.

Auditora Interna 1

Realizacin de los respectivos exmenes programados con constante comunicacin con el jefe de la unidad.

 Desempear las dems funciones y tareas que le encomienden el jefe de

Auditora.

Auditora Interna 2

Realizacin de los respectivos exmenes programados con constante comunicacin con el jefe de la unidad, as como tambin realizar todas las actividades de responsabilidad de esta unidad.

Secretaria

Se

encarga

de

la

elaboracin

de

algunos

oficios,

archivar

correspondencia, recepcin y entrega de correspondencia.

EXAMEN ESPECIAL REALIZADO A LA EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE DE RIOBAMBA A LA CUENTA SISTEMAS INFORMTICOS EQUIPOS, PAQUETES Y

EXAMEN ESPECIAL.- Es la verificacin, revisin o estudio de una parte

de las operaciones financieras o administrativas efectuadas con posterioridad a su ejecucin aplicando tcnica y procedimientos de auditora con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar el correspondiente informe el cual debe contener , comentarios, conclusiones y recomendaciones. Los exmenes especiales efectuados por la Contralora, por las unidades de auditora interna y por las firmas privadas contratadas, estarn sujetas a stas polticas y normas tcnicas de Auditoras dictadas por la Contralora General del Estado. A continuacin se detallan todos los pasos y actividades realizadas en el examen especial que se efectu en este perodo de pasanta.

6.1.1 ORDEN DE TRABAJO.Es la entrega del oficio en el cual autoriza el jefe de la unidad al jefe de equipo el inicio del examen adems una copia de este documento deber ser entregado a; la Direccin de Coordinacin de Auditoras Internas; en el mismo consta el nmero de orden, la fecha, a quien va dirigido, el nmero de artculo que rige la ley orgnica de la Contralora General del Estado, el lugar o entidad en donde se va a realizar el examen, se indicar si el examen se realizar en cumplimiento del plan anual de control de la unidad o si obedece a un imprevisto autorizado; citando el nmero y fecha de la autorizacin, as como las modificaciones si las hubiera, el alcance, los objetivos del examen, quien controlar y coordinar el trabajo, el tiempo estimado para su conclusin, e indica tambin que se dar la lectura del informe borrador inmediatamente de la lectura y posteriormente se enviar a la Contralora para su aprobacin. El mismo tiene que ir firmado por el jefe de la unidad. Formato del oficio de la orden de trabajo

Oficio No. 008-UAI-MR-2009. Seccin: Asunto: A UDITORIA INTERNA ORDEN DE TRA BA JO No. 00 1-UAI-MR-2009

Riobamba, 3 de febrero de 2009.

Ingeniera Susana Peafiel AUDITORA

I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA
Presente.De mi consideracin: De conformidad con lo dispuesto en el artculo 19 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, autorizo a usted realizar un Examen Especial a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos, en la Empresa Municipal de A gua Potable , por el perodo comprendido del 2006-01-01 al 2008-12-31. OBJETIVOS Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias y dems normas aplicables. Establecer la propiedad, veracidad de las operaciones administrativas y financieras ejecutadas por la entidad, durante el perodo examinado.

La coordinacin del control de la calidad de este trabajo estar a cargo de la Ing. Elsa Murillo; el tiempo estimado para concluir el mismo es de 55 das laborables, luego del cual se dar lectura del borrador del informe y posteri r aprobacin del o la Contralora. Particular que comunico para los fines legales pertinentes. A tentamente,

Ing. Elsa M urillo Cobo AUDITORA GENERAL I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA

6.1.2 Elaboracin del cuestionario de control interno para aplicar en la auditora a realizarse. Este es un documento que se debe elaborar antes de iniciar la auditora y consiste en realizar una serie de preguntas elaboradas por el auditor que sern contestadas por los funcionarios y empleados de la entidad bajo examen al principio de la auditora y posteriormente confirmados por el auditor en el transcurso de dicho examen. Las preguntas van dirigidas principalmente hacia los procedimientos de control interno no aplicados por la entidad; estas preguntas deben ser de acuerdo a las operaciones de la cuenta a examinar en la misma; a travs de las respuestas obtenidas podremos tener la certeza de que documentacin debemos solicitar. Aqu mostramos un modelo del cuestionario realizado en este examen.

EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO - EMAPAR CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: " EQUIPOS SISTEMAS Y PAQUETES INFORMTICOS " PERODO 2006-01-01 A 2008-12-31 DESCRIPCIN Se ha contratado plizas de seguro para cubrir riesgos en el manejo de inventarios (Eqpuipos, Sistems y Paquetes Informticos), incluyendo las fianzas otorgadas por el personal responsable de su custodia?. Se han aplicado procedimientos para la planeacin y ejecucin de la toma fsica de inventarios, su recopilacin, valoracin y comparacin con los registros contables?. Se han diseado y aplicado procedimientos para determinar la existencia de posibles bienes daados y obsoletos?. REF. P/T RESPUESTA SI NO N/A OBSERVACIONES

6.1.3 Notificacin de Inicio de Examen.Es la entrega de los respectivos oficios a cada uno de los funcionarios en el cual se les comunica la iniciacin del examen a los principales funcionarios y a todo el personal vinculado con las operaciones a ser examinadas en concordancia con los objetivos y el alcance de la auditora. Esta comunicacin debe contener lo siguiente: el nmero de artculo de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, y el artculo de su reglamento; el nombre de la cuenta a la que se realizar el respectivo examen, el nombre de la entidad que va a ser auditada, el perodo o alcance del examen, y la solicitud de colaboracin para el desarrollo de dicha actividad. Esta de igual manera ir firmada por el jefe de la unidad. Al igual que los dems oficios enviados aqu detallamos un modelo de la respectiva notificacin.

Oficio Circular No. 005-UAI-MR.

Seccin: AUDITORA INTERNA Asunto: NOTIFICACIN DE INICIO DE EXAMEN

Riobamba, 03 de febrero de 2009 Doctor ngel Ignacio Ynez Cabrera ALCALDE DEL CANTON RIOBAMBA Presente De mi consideracin: De conformidad con lo dispuesto en el Art. 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y el Art. 21 de su Reglamento, notifico a usted que la Unidad de Auditora Interna, se encuentra realizando el examen especial a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos en la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado, por el perodo comprendido entre 2006-01-01 y el 2008-12-31 con cargo al Plan Anual de Control para el ao 2009; razn por la cual solicito su colaboracin para el desarrollo de nuestra actividad. Particular que comunico para los fines legales consiguientes. Atentamente,

Ing. Elsa Murillo Cobo AUDITORA GENERAL I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA

6.1.4 Entrega de notificaciones y elaboracin de la gua de correos.Estas notificaciones sern entregadas personalmente a cada uno de los funcionarios y ex funcionarios de la entidad en la cual se est realizando el respectivo examen, as como tambin tenemos una gua de correos en el cual consta los nombres completos y el cargo que han o estn desempeando en la entidad auditada la misma que debemos hacerles firmar con su respectivo nmero de cdula, si fuera el caso que no se pudiera entregarles personalmente se har firmar a la persona que reciba en una copia del oficio de notificacin en el cual tambin deber constar los datos de la persona que recibe y el

parentesco o la afinidad de la persona comunicada el cual ser archivado para constancia de que fue comunicado en caso de que el funcionario alegue que no tena conocimiento de dicha comunicacin. En el caso de que no fuere posible ubicarles se deber hacer una publicacin por la prensa local de dicha comunicacin.

6.1.5 Solicitudes de informacin personal.Se elabora los oficios solicitando informacin de datos personales, cargo, tiempo de ejecucin en dicho cargo, direccin domiciliaria, nmero de contacto telefnico y cdula de identidad. a cada uno de los funcionarios; adems en donde ser receptada dicha informacin. Este es el formato de las solicitudes de informacin enviadas indicando

Oficio No. 015-UAI-MR. Seccin: Asunto: AUDITORA INTERNA SE SOLICITA INFORMACION

Riobamba, 03 de febrero de 2009 Doctor Luis Gonzalo Granja Robalino RESPONSABLE DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA - FINANCIERA DE LA EMAPAR. Presente. De mi consideracin: Como es de conocimiento, esta Unidad se encuentra realizando un Examen Especial, a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos en la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado, por el perodo comprendido entre 2006-01-01 y el 2008-12-31, en tal razn, agradecer a usted proporcionar la siguiente informacin: Nombres y apellidos completos de los miembros del Directorio de la Entidad, perodo de actuacin, direccin domiciliaria y telfonos, por el perodo antes indicado.

La informacin solicitada deber remitir a nombre de la suscrita, a nuestra oficina ubicada en la Unidad de Auditora Interna en el 2do. piso del I. Municipio de Riobamba. Particular que comunico para los fines legales consiguientes. Atentamente, Ing. Elsa Murillo Cobo AUDITORA GENERAL I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA

6.1.6 Solicitud de documentacin e informacin relacionada al examen.Se elabora los oficios solicitando informacin a cada uno de los funcionarios con el detalle exacto del tipo de informacin requerida y la documentacin que se solicita, indicando adems en donde ser receptada dicha informacin. Adems podemos mencionar que el equipo de auditora tiene toda la facultad para solicitar documentacin archivada en la entidad si este lo requiriere, y la entidad en la obligacin de entregarla. Facultad respaldada en el art. 76 de LOCGE que dice: Obligacin de remitir informacin.- Las instituciones del Estado y sus servidores, as como los personeros y representantes de las personas jurdicas de derecho privado sometidas al control de la Contralora General del Estado, en los trminos previstos en la presente Ley, estn obligados a proporcionar a sta, exclusivamente para fines de examen de auditora, informacin sobre las operaciones o transacciones cuando les sea requeridos por escrito Por lo tanto aunque no se tuvo la completa colaboracin de todos los funcionarios para remitir la informacin solicitada se pudo evidenciar y realizar varias verificaciones.

Este es otro formato de las solicitudes de informacin enviadas. Oficio No. 016-UAI-MR. Seccin: AUDITORA INTERNA Asunto: SE SOLICITA INFORMACION

Riobamba, 03 de febrero de 2009

Doctor Luis Gonzalo Granja Robalino RESPONSABLE DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA - FINANCIERA DE LA EMAPAR. Presente.

De mi consideracin:

Como es de conocimiento, esta Unidad se encuentra realizando un Examen Especial, a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos en la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado, por el perodo comprendido entre 2006-01-01 y el 2008-12-31, en tal razn, agradecer a usted proporcionar la siguiente informacin, por el lapso indicado: o Detalle de los juicios instaurados por la Entidad y los seguidos en su contra, en caso de prdida o robo de bienes, de funcionarios o terceras personas, con indicacin de: inicio del juicio, ltima gestin efectuada, estado en que se encuentran y porcentaje de avance de los juicios, adjuntando la respectiva documentacin de respaldo. Ordenanza de creacin, reglamentos internos de la EMAPAR. Orgnico Funcional y Estructural. Disposiciones internas que se utilizan en el desarrollo de las actividades administrativas y financieras de la entidad, en el perodo sealado.

o o o

La informacin solicitada deber remitir a nombre de la suscrita, a nuestra oficina ubicada en la Unidad de Auditora Interna en el 2do. piso del I. Municipio de Riobamba.

Particular que comunico para los fines legales consiguientes.

Atentamente,

Ing. Elsa Murillo Cobo AUDITORA GENERAL I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA

Esta documentacin nos servir como fuente de informacin la cual fue revisada y verificada en el transcurso del examen; en este lapso tuvimos que revisar los diarios y registros de las adquisiciones de los equipos informticos, revisando el seguimiento del reglamento interno que tiene esta

empresa para la adquisicin de bienes, y de acuerdo al Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico. Fechas.Costos.al revisar los costos de las diferentes adquisiciones se pudo

verificar que varios casos no siempre se escoga la oferta ms econmica ya que no siempre lo ms econmico es la oferta ms conveniente, sino que se deba valorar la calidad y oportunidad de entrega de los equipos a ser adquiridos. Proveedores.- En esta entidad como en todas las del sector pblico tienen un listado de proveedores calificados, los mismos que deben reunir varios requisitos para ser parte de este listado y son los siguientes: o o o o Tener el RUC actualizado Tener la capacidad de contratar y ser contratado Tener un nombre comercial No tener ningn grado de afinidad, ni consanguinidad con ningn funcionario de la entidad auditada. Pero este tipo de informacin se revis solo hasta el ao 2008 ya que para el ao 2009, el presidente de la repblica decret que las adquisiciones y contratos de adquisiciones de bienes en el sector pblico se las realizar mediante el portal de compras por internet. Depreciaciones.- Se realiz la revisin de las depreciaciones de los diferentes equipos, ya que stos deben estar depreciados de acuerdo al mtodo..determinado por la ley. Contratos para la adquisicin de sistemas informticos.Revisin de comprobantes de ingresos y egresos.- al realizar la revisin de esta documentacin se analiza las firmas de responsabilidades, fechas de elaboracin del documento, autorizaciones, certificaciones y dems pasos protocolarios que deben seguirse registrarse en estos comprobantes. Revisin de partidas presupuestarias.- Para las diferentes adquisiciones ya sean stas de equipos o cualquier bien debe existir la partida presupuestaria disponible para dicho gasto y quien debe emitir una

certificacin de la disponibilidad de los recursos debe hacerlo el analista de presupuestos, ya que el es el conocedor de los recursos disponibles para cada una de los gastos que estn presupuestados y el disponible que tiene la entidad para los imprevistos o emergencias de gastos. Revisin de proformas.- Esta documentacin debe tener fecha anterior a las facturas y posterior a las de la solicitud de materiales elaboradas en la entidad las cuales deban cumplir entre otros los siguientes requisitos: o Cuando el monto era menor a 100 USD se poda realizar la adquisicin solo con una proforma;

o Cuando el monto era hasta 500 USD se poda adquirir con la

presentacin de 2 proformas y;

o Si el monto era superior a los 500 USD deba hacerse la

adquisicin con la presentacin de 3 proformas. Revisin de los cuadros comparativos.- Los cuadros comparativos son documentos en los cuales se detallan las propuestas o detalles de las proformas y como su nombre mismo lo dice es la comparacin de las ofertas presentadas para la seleccin de la oferta mas conveniente; este cuadro debe tener las firmas de legalizacin de los responsables de la elaboracin del mismo y de quienes determinan la oferta ganadora.( falta actividades realizadas con respecto a las revisiones de documentos)( pedir el manual de adquisiciones de la emapar)

Levantamiento y toma fsica del inventario de la cuenta sujeta a examen.En este examen se vio la necesidad de realizar la toma fsica y el levantamiento del inventario de la cuenta ya que esta entidad no cuenta con un inventario ni registro de los bienes a examinar, es por eso que aunque esto no sea un trabajo que debe realizar el auditor se tuvo que realizar para tener una base de datos para poder determinar los hallazgos o novedades que se han dado en el perodo sujeto de examen. Para la elaboracin de este inventario tuvimos que trasladarnos a la entidad e ir tomando datos de los equipos, informticos con la ayuda del jefe de Recursos Informticos; en el cual se detall lo siguiente:

o o o o o o

Marcas Series Colores Modelos Ubicacin del departamento Custodio o usuario

Con todo este detalle pudimos examinar el tratamiento y proceso de adquisicin de los equipos informticos y poder ir comparando con los diarios, documentacin archivada por el departamento del rea financiera de los registros de las adquisiciones realizadas. Adems se pudo realizar la revisin de las respectivas depreciaciones y registros contables de cada uno de estos bienes, as tambin pudimos elaborar las actas actualizadas con los detalles y caractersticas de los bienes para que cada uno de los usuarios y custodios de estos bienes puedan hacerse responsables de los mismos con sus respectivas firmas. Este trabajo ms que una labor del auditor fue un aporte de parte de quienes tuvimos la oportunidad de realizar esta auditora, y aunque como se aclar anteriormente no es un trabajo que debe realizar el auditor debemos mencionar que el auditor debe estar preparado para realizar tareas que incluso no sean de su responsabilidad, pero en este caso si no se tena esta informacin era imposible continuar con el examen programado ya que estos se realizan con tiempos programados por la Contralora. Debo concluir que la responsabilidad del auditor est ante todo e incluso si se tiene que realizar labores que no sean las nuestras, y aunque no se tenga una especialidad en un rea especfica tenemos que solicitar a la entidad auditada la colaboracin de un especialista en el trabajo que debemos realizar. A continuacin me permito indicar un modelo de los inventarios elaborados:

INVENTARIO DE: DIRECCIN: DEPARTAMENTO: OBJETIVO:

ACTIVOS FIJOS Y CONTROL ADMINISTRATIVO ADMINISTRACION GENERAL

PERIODO:

2005

CONSTATAR LA EXISTENCIA FISICA DE BIENES (EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS) EN LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMAPAR

IDENTIFICA CIN

CODIGO

CODIGO DE CUENTA

CANTIDA D

DESCRIPCIN DEL BIEN

N: DE SERIE

MODELO Y TIPO

MARCA

COLOR

FECHA DE COMPRA

COSTO DE COMPRA

PROVEEDOR Y No. FACT.

VIDA TIL

EST ADO DEL BIEN

RESPO NSABL ES

OBSERVACIONES

ADM. GENERAL .1.1.840.107. 00

141.01.07

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL "FINAN_ CG" BAJO LA MODALIDAD DE DERECHO DE USO, QUE C0NTIENE LOS SUBSISTEMAS DE CONTABILIDA, PRESUPUESTO, ACTIVOS FIJOS, INVENTARIOS Y ROLES DE PAGOS.

#######

#######

FINAN_SGA S.A. Fact. No. 111 DIARIO 113

DIREC CION FINAN CIERA CONTA BILIDA D

FALTA ACTA CON EL PROVEEDOR

GRATIS: FILTRO PANTALLA 17", PAD MAOUSE, COBERTOR FULL 17", MICROFONO PEDESTAL NEGRO

IDC INTERAM. COMP. Fact. No. 9335 - DIARIO 175

FALTA LSTA DE EQUIP OS DAAD OS

1 UPS 1000 vA G50309 9 1000 VA THOR NEGR O

21/12/2005

104,16

control adm - LISTA EQUIPOS DAADOS

Adems como una contribucin de nuestro trabajo fue dejar elaboradas las actas de recepcin y entrega de los equipos informticos los cuales no se encontraban legalizadas ni actualizadas; ya que estas actas son documentos indispensables que debe tener la entidad para salvaguardar los bienes y que los usuarios de estos bienes sean responsables y custodios del manejo y buen uso de los mismos.

Seguidamente presento un modelo de las respectivas actas.

ACTA DE ENTREGA RECEPCION DE EQUIPOS INFORMATICOS

AREA: CODIGO N: FECHA: PERIFERICOS

SERVIDOR - RECURSOS INFORMATICOS 001 23/03/2009 MARCA MODELO N SERIE

USUARIO: FECHA COMPRA:

COMERCIALIZACION - J, Jcome 12/10/2004

ENTIDAD: IMR PROVEEDOR:

TIPO ADICIONAL POTENCIA PROVEEDOR F.ADQU GARANT OBSERVACION

ESTADO B R M

C.P.U Monitor Teclado Mouse Parlantes Impresora Scanner Switch Supresor de Picos U.P.S. U.P.S. ROUTER

IBM IBM IBM IBM

Xseries 232 8668-41X 6331 - 41E54 kb - 9910 M-5BJ96

78 - GZL50 55 -WF518 0790853 F93AA0AN3SC22SJ

Vertical

Negro Negro Negro Negro

Sin Cdigo Sin Cdigo Sin Cdigo Sin Cdigo

x x x x

D-LINK

DGS-105

DRHT15B000427

Caf

Sin Cdigo

TRIPP LITLE BELKIN

1000

AG0M6032 20747823204735

Negro Plomo

Sin Cdigo Sin Cdigo

x x

DISPOSITIVOS

MARCA

VELOCIDAD

MODELO

TAMAO N SERIE TIPO PROVEEDOR F.ADQU GARANT OBSERVACION

ESTADO B R M

Microprocesador Memoria RAM Disco Duro U. Diskette U. TAIPE U.CD-RW Tarjeta de Video Tarjeta de RAI Tarjeta de Sonido Tarjeta de Red Mainboard

Intel HP HP

1200 MHz

Pentium III 528 MB 54 GB

Si CD - ROM Incorporada Smart Array 6i Controler

Incorporada

MEMORIA SIMM DDR

Cantidad

Tamao/bus

Libres

SLOTS ISA PCI

Ocupados

Libres Tipo COM LPT

Puertos E/S datos Cantidad

CLAVE DE ACCESO: SERVIDOR: USUARIO DE RED: CLAVE DE RED: SISTEMA OPERATIVO: PROGRAMA ANTIVIRUS: PROGRAMAS: WINDOWS 2003 SERVER

PS/2 USB

Recibo Conforme COMERCIALIZACION - J, Jcome

. Recursos Informticos ING. JOSE JACOME Bodega y Control de Activos (e ) ING. CRISTIAN YANCHAPAXI

..

6.1.7 Comunicacin parcial de resultados.

El informe debe emitirse en forma oportuna a fin de que permita la toma de acciones correctivas en forma inmediata. Los resultados obtenidos durante el desarrollo de la auditora sern comunicados a la administracin del ente o rea, tan pronto se dispongan de conclusiones firmes a fin de que los datos sean utilizados adecuada y oportunamente. La oportuna y parcial comunicacin de los resultados no sustituye al informe. En esta documentacin debemos detallar todo el trabajo realizado en el cual se debe examinar todas las acciones basndonos en los reglamentos que rigen al sector pblico, as tambin en esta etapa vamos archivando toda la documentacin de sustento que sern nuestros papeles de trabajo, documentos que respaldarn nuestros comentarios. Este es un documento, el cual es entregado a los funcionarios que tienen de alguna manera que justificar los hallazgos encontrados en el examen realizado, y es entregado de igual manera con un formato el cual es impuesto por la Contralora. Adems en cada uno de los hallazgos ir la norma que rige el proceso, la misma que ir en letra cursiva, entre comillas, con sangra y ser transcrita tal y cual se encuentra en la ley. Podamos mencionar adems que este documento es el resumen de toda la auditora realizada y en la cual los funcionarios pueden ir justificando los hallazgos encontrados sin necesidad de ser notificados todava, es decir que en este lapso los involucrados tienen la oportunidad de enmendar errores cometidos sin que estos se conviertan en hallazgos detallados en el informe; as como tambin se deben resaltar hechos en los cuales intervinieron terceras personas especificando la cuanta a la que asciende el dao ocasionado, pero de alguna manera han afectado a la cuenta examinada o la entidad en si. Aqu podemos detallar no solo las acciones cometidas sino tambin las omisiones y el incumplimiento de las leyes en este caso las que rige al sector pblico que sera la Ley de Rgimen Municipal, es decir que no solo son hallazgos las acciones cometidas sino tambin las que no se ejecutan a sabiendas de que se deben cumplir; es por eso que la ley dice que el desconocimiento de la ley no le exime de responsabilidad.

Oficio Circular No. 000-UAI-MR-2009

Seccin:

AUDITORA INTERNA

Asunto:

COMUNICACIN PARCIAL DE RESULTADOS

Fecha:

Riobamba, 00 de abril de 2009

Doctor Fausto Andrade GERENTE GENERAL (E) EMAPAR. Presente.

De mi consideracin:

Como es de conocimiento, esta Unidad se encuentra realizando un Examen Especial, a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos en la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado, por el perodo comprendido entre 2006-01-01 y el 2008-12-31, en tal razn de conformidad con los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 22 de su Reglamento, comunico los resultados parciales, con el objeto que emita sus puntos de vista debidamente documentados, respecto de lo siguiente: Aqu se detalla cada uno de los hallazgos con sus atributos. Ejm: Comprobantes de egresos sin firmas de legalizacin y ausencia de documentos de soporte, legales. Del anlisis efectuado a las adquisiciones de Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos del perodo sujeto a examen, se determinan los siguientes hechos: ocasionan incumplimiento de disposiciones

Se verific que un 45% de los comprobantes de egresos por concepto de la adquisicin de Equipos de Computacin, correspondientes a los aos 2006, 2007 y 2008, no se encuentran debidamente legalizados por los funcionarios responsables.

El 40% de los comprobantes, carecen de certificaciones de partidas presupuestarias, que evidencien estar incluidos dentro del respectivo presupuesto, anexo 1

Revisado los Diarios de las adquisiciones, se determin que existe duplicidad en el nmero secuencial, adems se encuentran registrados con un nmero de comprobante de diario en los mayores contables y con otro nmero en los auxiliares presupuestarios, anexo 2. Los hechos sealados ocasionaron que la Unidad de Contabilidad, no disponga de registros confiables, incumpliendo las Normas de Control Interno 110-08.Actitud Hacia el Control Interno; 210-01.- Aplicacin de los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental; 210-04, Documentacin de respaldo y archivo y 230-10, Control Previo al Pago, que en sus partes pertinentes indican: ... Cada uno de los servidores propiciar con su actitud la incorporacin de todos los elementos de control interno dentro de las operaciones a su cargo, La Contabilidad gubernamental se basar en principios, polticas y normas tcnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones..., Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente, pertinente y legal Los funcionarios para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, verificarn entre otros que la transaccin disponga de la documentacin de sustento y la autorizacin respectiva.

Adems aqu detallamos la documentacin que ha sido solicitada y a quienes se las solicit; seguidamente detallamos tambin la respuesta con nmero de oficio y fecha especificando con exactitud cual fue la contestacin recibida. (en este caso no se recibi respuesta alguna).

6.1.8 Elaboracin del informe borrador de la cuenta sujeta a examen.

La elaboracin del informe borrador es el informe del trabajo realizado por el equipo de auditora, el mismo que da a conocer a los funcionarios de la entidad las novedades encontradas Reglamento sobre la presentacin de los Informes de Auditora Interna ACUERDO 006-CG DE 20 JULIO 2004 (RO. 392 DE 4-08-2004)

Art. 1.- Facultad exclusiva de la Contralora.- De conformidad con lo dispuesto en el sexto inciso del artculo 17 del Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General, los auditores internos no dictaminarn estados financieros; esa funcin ser exclusiva del Organismo Tcnico Superior de Control. En el caso de que existan unidades que hayan planificado esta clase de intervenciones, debern solicitar a travs de la Direccin de Coordinacin de Auditoras Internas la autorizacin para modificar el correspondiente Plan Anual de Control. Reformas que se han dado segn el acuerdo N 010 de la contralora general del estado. ACUERDO 010-CG DE 19 MAYO 2008 EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

Este acuerdo tiene por objeto estandarizar la elaboracin y contenido de los informes de exmenes especiales elaborados por las unidades de Auditora, de la Matriz, Direcciones Regionales, Delegaciones Provinciales y Unidades de Auditora Interna de las entidades del Sector Pblico que dependen de la Contralora General del Estado. Considerando que el manual de Auditora Gubernamental emitido con acuerdo 012-CG de 6 de junio de 2003, no ha sido actualizado en lo relacionado con el contenido y estructura de los informes de examen especial, que se ejecutan en las diferentes entidades y empresas pblicas a nivel nacional. Que con Acuerdo 006-CG de 20 de julio de 2004 se emiti el Reglamento sobre la presentacin de los informes de auditora interna, el cual no ha sido actualizado; y en ejercicio de las atribuciones que le conceden los artculos 211

de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, 31 numeral 22 y 95 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. ACUERDAN: Expedir el siguiente Reglamento para la elaboracin y presentacin de informes de examen especial y memorando de antecedentes, realizados por las auditoras internas y externas: Art. 1.- mbito de Aplicacin.- Las disposiciones de este Reglamento rigen para las unidades de auditora de la Contralora General del Estado y Unidades de Auditora Interna de las entidades del sector pblico, que se encuentran bajo el mbito y la competencia del Organismo Tcnico Superior de Control. Art. 2.- Actualizacin Peridica.- Se encarga a la Direccin de Investigacin Tcnica y Normativa de la Contralora General del Estado, La actualizacin peridica de este Reglamento a base de la investigacin, sugerencias o consultas directas sobre su aplicacin, a los usuarios internos y externos. Art. 3.- Examen Especial.- Como parte de la auditora gubernamental, el examen especial verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestin financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, especficas, por de posterioridad acuerdo con a la su ejecucin, de aplicar examen las y tcnicas formular y el procedimientos de auditora, de la ingeniera o afines, o de las disciplinas materia correspondiente informe que deber contener comentarios, conclusiones y recomendaciones. Art. 4.- Estructura y contenido del informe de examen especial.- La estructura y contenido de los informes de examen especial ser la siguiente: ndice que contenga ttulos y subttulos Relacin de sigla y abreviaturas utilizadas ( en orden alfabtico) Carta de presentacin sin fecha (Formato 1) Informe que contendr dos captulos: Captulo I.- Informacin Introductora Captulo II.- Resultados del examen Anexos

INFORME DE EXAMEN ESPECIAL

(Art. 3 Acuerdo 10 CG RO. 355 2008-06-09)

Este es un reporte que el auditor formula como producto final de un examen especial y contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones, como parte de la auditora gubernamental, el examen especial verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados o una parte de las actividades relativas a la gestin financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecucin, aplicar tcnicas y procedimientos de auditora, de acuerdo con la materia de examen y formular el correspondiente informe.

Art. 3.- Reglamento sobre presentacin de los informes de auditora interna Los informes de examen especial que se presentarn a la Contralora General del Estado, y que por su naturaleza tienen un alcance limitado y menos amplio que la auditora, debern contener los resultados de los anlisis realizados a travs de comentarios, conclusiones y recomendaciones, respetarn las normas y procedimientos de la profesin, las disposiciones legales vigentes y sern elaborados tomando en cuenta la estructura que se dispone en el presente reglamento.

Acuerdo 10 CG RO. 355 - 2008-06-09 Art.11.- Disposiciones Generales.- Los estndares descritos, sern observados en forma obligatoria, a nivel nacional: Tipo de letra Arial, tamao 11 Especio interlineal: 1.5 Mrgenes: 3cm. por lado La escritura de los valores monetarios debe ir seguida del signo USD, para sealar la moneda en uso en el pas, se utilizar la coma (,) nicamente para separar la parte entera de la parte decimal, para la parte entera se har una separacin en grupos de tres (3) cifras. Ej. 293 574 3456 234,90.

A continuacin me permito presentar la estructura del informe borrador ; en su primera parte debe constar el oficio dirigido a la mxima autoridad en este caso es el seor alcalde, dando a conocer el trabajo realizado el cual se demuestra a continuacin:

Fecha: Riobamba, Alcalde Ilustre Municipio de Riobamba Riobamba, Chimborazo Hemos efectuado el examen especial a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos, de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Riobamba, cantn del mismo nombre, provincia de Chimborazo, por el perodo comprendido entre el 2006-01-01 y el 2008-12-31. Nuestro examen se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora, Gubernamental, emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la informacin y la documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carcter de obligatorio.

Atentamente, Ing. Elsa Murillo Cobo

Auditora General I. Municipio de Riobamba

CAPITULO I INFORMACIN INTRODUCTORIA

Motivo del examen Se sealar el nombre de la entidad examinada y el nmero y fecha de la orden de trabajo; se precisar si el examen se realiza en cumplimiento del plan anual de control de la unidad de auditora o si obedece a un imprevisto autorizado. Si fuera ese el caso se sealar la autorizacin expresa del Contralor General o de la mxima autoridad de la institucin, en cumplimiento de lo dispuesto en el inciso quinto del artculo 14 de la LOCGE. Que dice:

Por disposicin expresa del Contralor General del Estado o de la mxima autoridad que ejerza la representacin legal de la Institucin, la respectiva unidad de auditora interna ejecutar auditoras y exmenes especiales, de conformidad con lo establecido en la ley. Ejm:
El examen especial a la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Riobamba, se realiz en cumplimiento a la orden de trabajo 001-UAI-MR-2009 de 2009-02-03, con cargo al Plan Anual de Control de la Unidad de Auditora Interna para el ao 2009. Objetivos del examen Se indicarn los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que estarn en relacin directa con la naturaleza del examen; y, los especficos establecidos en la planificacin del examen.

Ejm:
Objetivos generales:

Establecer

el

cumplimiento

de

las

disposiciones

legales

reglamentarias y dems normas aplicables. Establecer la propiedad, veracidad de las operaciones administrativas y financieras por la entidad, durante el perodo examinado.

Objetivos especficos: Analizar los documentos de soporte que sustentan la propiedad, veracidad y legalidad de las operaciones financieras relacionadas con esta cuenta. Evaluar el sistema de control existente para el uso, control y resguardo de los Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos. Determinar el cumplimiento de la normativa legal vigente para la recepcin, registro, almacenamiento y custodia de los Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos. Comprobar que los saldos de los equipos de cmputo representen todos los productos y bienes de propiedad de la entidad, existan fsicamente y estn registrados adecuadamente. Alcance del examen Se expondr la amplitud del trabajo, lo realmente analizado y realizado, indicando: el perodo cubierto, reas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades examinadas. Ejm: El examen comprendi el anlisis a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos, de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Riobamba, del perodo 2006-01-01 al 2008-12-31.

Limitacin al alcance Se sealarn nicamente en los casos en que exista imposibilidad prctica de aplicar un procedimiento de auditora ya sea por restricciones o impedimentos impuestos por la administracin de la entidad o terceros relacionados. Base Legal Se indicar la disposicin legal en la cual consta la creacin o constitucin de la entidad y sus reformas. Ejm: La Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Riobamba, fundamenta su actividad en la ordenanza 010-2004, aprobada en sesiones realizadas por el I. Concejo Municipal de Riobamba del 26 de julio y 20 de septiembre de 2004 y publicado en el Registro Oficial 442 del 14 de octubre de 2004. Cuyas siglas son EMAPAR, y por ello, con este nombre se identificar y actuar en todos los actos pblicos, privados, judiciales, extrajudiciales y administrativos, normada sus actividades por las Leyes, Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones y Ordenanzas para los organismos del sector pblico: Estructura Orgnica Segn la Ordenanza 010-2004 de Creacin de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado, la Empresa contempla los siguientes niveles: Niveles Directivo: un Concejal Vicepresidente del Directorio Presidente de la Comisin Permanente de Agua Potable y Alcantarillado Director de Planificacin Municipal Delegado del Colegio de Ingenieros Civiles de Chimborazo Presidente del Directorio Alcalde o un delegado que ser

Delegado designado por la Ley de Defensa del Consumidor Ejecutivo: Gerente General Gerente Administrativo Financiero Gerente Tcnico Gerente Comercial Asesor: Asesora Jurdica Asesora de Planificacin Asesora de Relaciones Pblicas Apoyo Administrativo: Recursos Informticos Recursos Humanos Adquisiciones Bodega Contabilidad Presupuesto Tesorera Objetivos de la entidad Se sealarn los que constan en la Ley de Creacin, en el Reglamento Orgnico Funcional y Plan Estratgico, a fin de divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a travs de sus unidades, reas o actividades. Ejm: De acuerdo a lo que establece la Ordenanza de creacin, los objetivos de la Empresa son los siguientes: Prestar los servicios de Agua Potable y Alcantarillado para preservar la salud de los habitantes y obtener una rentabilidad social y econmica en sus inversiones, las mismas que sern reinvertidas para el desarrollo de la Empresa. Administrar, planificar, disear, construir, controlar, operar y mantener los sistemas para produccin, regulacin, distribucin y comercializacin de agua potable; as como de la conduccin, regulacin y disposicin final de las aguas residuales de la ciudad.

Contribuir a proteger el entorno ecolgico y el mantenimiento de las fuentes hdricas del cantn Riobamba y de las que actualmente estn en uso.

Monto de recursos examinados Se sealar el monto de los recursos examinados. En el perodo examinado, el monto de recursos analizados, de la cuenta Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos ascienden a 000 000,00 USD, as:
AO 2006 2007 2008 SUMAN: VALOR (En USD) 00 000,00 00 000,00 000 000,00 000 000,00

Funcionarios relacionados Se identificarn los nombres, apellidos, cargo y perodo de gestin de los funcionarios relacionados con el examen y se presentar como anexo al informe. CAPTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

En este captulo se debern desarrollar los comentarios de los cuales se desprendan hechos reportables sobre cada una de las reas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades examinadas ordenndolos de acuerdo al grado de importancia relativa. Se iniciar comentando sobre el incumplimiento de las recomendaciones de auditoras anteriores; pero en la entidad que se realiz el examen especial no se han realizado auditoras anteriores.

Seguidamente se revelarn las deficiencias de control interno identificadas en el transcurso del examen. Los comentarios, conclusiones y recomendaciones se presentarn de acuerdo a la importancia de los hallazgos, con la utilizacin de grficos, cuadros comparativos, y explicaciones de ser procedente, stos deben estar redactados con claridad sin revelar procedimientos de auditora. Los ttulos de los comentarios debern identificar claramente la naturaleza de los hallazgos y guardarn concordancia con los asuntos tratados. Se narrarn los aspectos relevantes y trascendentes detectados durante el examen, no incluirn trminos como a la fecha o en la actualidad ; sino que se precisar la fecha del evento y este ser cuantificado si es posible, y las conclusiones y recomendaciones que deben guardar relacin directa con el comentario. En los comentarios no constarn los nombres de los funcionarios ni de personas naturales, nicamente la denominacin del cargo o funcin que desempea o desempe en el perodo sujeto a examen; si se diera el caso de transcripciones, en lugar de los nombres deber ir del examen. Las opiniones de los funcionarios o de terceros, recibidas durante el desarrollo del examen, ya sea como respuesta a requerimientos del auditor o por voluntad propia deben formar parte del comentario. A continuacin el auditor emitir su opinin sealando si lo que incluye en el informe ratifica o rectifica el criterio de auditora. Las acciones tomadas por la entidad deben ser consideradas por el auditor a fin de fortalecer las conclusiones y recopilar mayor evidencia documental para que los resultados en el informe sean irrefutables. Ejm: tres puntos suspensivos; y no se especificar la responsabilidad que podra derivarse

Ausencia de constatacin fsica peridica no permite control oportuno de los bienes

Durante el perodo sujeto a examen, se evidenci que no se efectuaron constataciones fsicas a los Equipos Informticos, tampoco se dispone de actas de entrega- recepcin legalizadas, situacin originada por la falta de cumplimiento de funciones por parte del responsable de Bodega y Control de Activos Fijos, lo que ha ocasionado que no se cuente con datos actualizados referente a la identificacin de los bienes, incumpliendo lo que establece el Art. 12 del Reglamento Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico.- Obligatoriedad de Inventarios, que seala: El Guardalmacn de Bienes o quin haga sus veces, al menos una vez al ao, en el ltimo trimestre, proceder a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la informacin El artculo 65 del Reglamento Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico.- Procedencia, manifiesta:

Habr lugar a la entrega recepcin en todos los casos de compra, venta, permuta, transferencia gratuita, traspaso de bienes, comodato o cuando el servidor encargado de su custodia y administracin sea reemplazado por otro La Norma de Control Interno 250-08, Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin, que seala:

.Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una vez al ao Con oficios 017-UAI-MR; 036; 047 y 068 de 2009-02-04; 2009-02-19; 2009-03-03; 2009-03-24, se solicit a los responsables de Bodega y Control de Activos Fijos Titular y al Encargado, a ex funcionarios responsables de Bodega, informacin referente a actas de tomas fsicas, sin obtener contestacin alguna; incumpliendo lo dispuesto en artculo 76 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, que seala:

Obligacin de remitir informacin.- Las instituciones del Estado y sus servidores, as como los personeros y representantes de las personas jurdicas de derecho privado sometidas al control de la Contralora General del Estado, en los trminos previstos en la presente Ley, estn obligadas a

proporcionar a sta, exclusivamente para fines del examen de auditora, informacin sobre las operaciones o transacciones cuando les sean requeridas por escrito. Conclusin No se han realizado constataciones fsicas de los equipos, sistemas y paquetes informticos ni se dispone de actas de entrega recepcin legalizadas de los bienes bajo la custodia de cada usuario.

Recomendaciones

Al Gerente Administrativo Financiero:

1. Dispondr que cuando se presente cambios de servidores encargados de la custodia de bienes, se realice de manera inmediata la entrega recepcin y realizar las gestiones para la recuperacin de los bienes que no sean presentados en la constatacin fsica.

Al Responsable de Bodega y Control de Activos Fijos

1. Realizar la toma fsica, por lo menos una vez al ao, con las
respectivas actas de entrega recepcin, legalizadas por rea y por cada uno de los usuarios, de esta diligencia se elaborar un acta.

6.1.9 Elaboracin de la gua de correos.-

Este formato es uno mas de los documentos que se debe entregar en la Contralora, el cual debe ir con las respectivas firmas de cada uno de los funcionarios convocados, y de igual forma deben ser entregados personalmente y registradas sus firmas con sus nmeros de cdula. Estos documentos se elaboran para todas las notificaciones, y la lectura del informe, ya que los mismos son documentacin de sustento para el auditor para dar a conocer a la Contralora de que se cumpli con dar a conocer a todos los

involucrados del trabajo que se realizar y los resultados del mismo, para que stos tengan la oportunidad de presentar las debidas justificaciones o descargos de los hallazgos encontrados y dados a conocer.

6.1.10

Revisin y recepcin de justificaciones presentadas.-

La documentacin entregada por los funcionarios implicados, constituyen tambin en papeles de trabajo para nuestra auditora los cuales son revisados y analizados conjuntamente con el funcionario que los entrega; stos papeles de trabajo adems son archivados y presentados en la misma forma y fondo de su presentacin, es decir que en algunas ocasiones stos contienen faltas de ortografa y caligrafa; las mismas que no deben ser corregidas, rectificadas o modificadas; y debe ser entregado el texto del contenido en el informe en la forma original de su recepcin.

6.1.11

Elaboracin del formato 10

que es el modelo de acta de

comunicacin de resultados y lectura del informe borrador.

ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN EL BORRADOR DEL INFORME DEL EXAMEN ESPECIAL A EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS, DE LA EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE RIOBAMBA, POR EL PERODO COMPRENDIDO ENTRE 2006-01-01 Y EL 2008-12-31. En la ciudad de Riobamba, provincia de Chimborazo a los veinte y ocho das del mes de mayo del dos mil nueve, a las 10h00, las suscritas: Ing. Elsa Murillo Cobo, Auditora General, Ing. Susana Peafiel, Auditora del I. Municipio de Riobamba, se constituyen en el Saln de sesiones Jos Mara Romn del I. Concejo Cantonal, con el objeto de dejar constancia de la Comunicacin de Resultados del examen especial a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Riobamba, por el perodo comprendido entre 2006-01-01 y el 2008-12-31 que fue realizado de

conformidad a la orden de trabajo 001-UAI-2009 de 2009-02-03 con cargo al Plan Anual de Control para el ao 2009.

En cumplimiento del inciso final del artculo 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, se convoc mediante oficio circular 010-UAI-MR, de 2009-05-21, a los funcionarios, ex-funcionarios y personas relacionadas con el examen, para que asistan a la presente diligencia.

Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedi a la lectura del borrador del informe, se analizaron y discutieron los resultados del examen constantes en los comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Para constancia de lo actuado, las personas asistentes suscriben la presente acta en dos ejemplares de igual tenor.

2
ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN EL BORRADOR DEL INFORME DEL EXAMEN ESPECIAL A EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS, DE LA EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE RIOBAMBA, POR EL PERODO COMPRENDIDO ENTRE 2006-01-01 Y EL 2008-12-31.

NOMBRES APELLIDOS

CARGO

FIRMA Y C.C

Dr. ngel Ignacio Ynez Cabrera

ALCALDE CANTN RIOBAMBA,

DEL

PRESIDENTE DEL DIRECTORIO LA EMAPAR DE

Ing.

Carlos

Patricio

VICEPRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE LA EMAPAR

Arguello Mendoza

Arq.

Marco

Enrique

MIEMBRO DIRECTORIO

DEL

Chvez Castro

Ing.

ngel

Edison

MIEMBRO DIRECTORIO

DEL

Obregn Guadalupe

Sr.

Guillermo

Toms

MIEMBRO DIRECTORIO

DEL

Vallejo Vallejo

Ing. Jaime Patricio Salvador Mera

EX MIEMBRO DIRECTORIO GERENTE GENERAL

DEL

6.1.12

Lectura del Informe Borrador.-

La lectura del informe se la realiza con la presencia de los principales funcionarios y ex funcionarios de la entidad que de alguna manera tienen alguna responsabilidad con respecto a la cuenta examinada; adems estar presente el alcalde, y todo el equipo de auditora que realiz el examen en esta reunin se da lectura a todo el informe con todas las novedades encontradas aunque en el transcurso del examen los hayan justificado ya que se tiene que dar a conocer los errores o faltas cometidas. Es en esta fase que los implicados o involucrados pueden tomar la palabra y exponer sus puntos de vista con respecto al informe; luego de esta lectura los implicados tienen 5 das hbiles para entregar las respectivas justificaciones de los hallazgos y novedades divulgados en la reunin.

6.1.13

Elaboracin del informe final y entrega a la contralora para

su respectiva revisin. El informe final es una replica del informe borrador, pero con las respectivas justificaciones presentadas por los funcionarios implicados. El informe de auditora es el producto final del trabajo de auditora en el que constan los comentarios, conclusiones, recomendaciones y su opinin profesional, sobre los hallazgos de importancia que fueron examinados y sobre las opiniones pertinentes de los funcionarios y otros hechos o circunstancias relevantes, que tengan relacin con la auditora o examen especial; el cual debe ser objetivo, imparcial y constructivo, debiendo sealar sobre el incumplimiento de leyes y reglamentos, incluyendo de ser posible el pronunciamiento u opinin de los funcionarios responsables de la entidad. La elaboracin del examen de auditora deben concluirse en el campo, la

preparacin ser sistemtica de acuerdo al desarrollo del estudio y anlisis de las operaciones y actividades relevantes de la cuenta sujeta a examen que sern perfeccionadas luego de la lectura del borrador el mismo que debe ser: preciso, conciso, y mantener un tono constructivo. Cuando hablamos de precisin quiere decir que debemos tener amplia capacidad de criterio, no decir ms de lo que podemos sustentar con un respaldo adecuado y ser equitativo e imparcial en el momento de elaborar un informe. Al hablar de conciso podemos decir que es no extenderse mas all de lo necesario es decir sin excesivos detalles, palabras, oraciones, prrafos, que confunden o desvan el verdadero propsito y ocultan el mensaje, sin embargo deben ser completos y concisos que permitan usuario. El tono constructivo es el asumido en los comentarios y conclusiones debe provocar reaccin favorable. Ttulos, subttulos y textos sern constructivos, sin el uso de un lenguaje ofensivo o despectivo. Las crticas deben ser justas y constructivas a base de hechos reales. En el informe de auditora su contenido es muy importante para justificar su elaboracin y merecer la atencin del usuario, evitar asuntos intranscendentes o de poca importancia (importancia relativa, criterio del auditor). una ptima comprensin del

Debe contener informacin til para el receptor, a fin de estimular una accin positiva de mejorar, el informe no est limitado al titular o funcionarios de la entidad, la oportunidad es esencial para la efectividad y toma de decisiones. adems para lograr eficacia debe ser claro y simple, a fin de que los resultados puedan ser utilizados eficazmente, la redaccin ser clara muy usuales o muy floridas o elegantes. No suponer que el lector ya conoce sobre un tema por lo tanto debe ser comprensible. Es inaceptable un informe con errores gramaticales, faltas de ortografa o expresiones groseras. La estructura y contenido del informe se lo prepara de acuerdo a normatividad sealada en el MGAG. Y la responsabilidad de su redaccin es del jefe de equipo conjuntamente con el supervisor que en este caso es el jefe de la unidad de auditora y compartido con los dems miembros del equipo. La participacin del jefe, como parte del equipo es importante para la redaccin del informe, ya que conoce pormenorizadamente de su documentacin que la respalda. Los resultados de una auditoria deben ser presentados ordenadamente considerando entre otras las siguientes alternativas: Dar importancia a hechos significativos. Iniciar con hechos generales y concluir con especficos. Ordenar resultados de acuerdo a metas y objetivos. Utilizar las principales actividades sustantivas y adjetivas de acuerdo al objetivo general. Combinar criterios expuestos a fin de lograr una presentacin convincente y mejorar en la aplicacin de correctivos para mejorar o rectificar. contenido y de la y de fcil comprensin evitando la utilizacin de lenguaje, frases o palabras tcnicas o no

COMENTARIOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES COMENTARIOS.Para encabezar un comentario se pondr un titulo (subttulo) que identifique positivamente y claramente el contenido y naturaleza del hallazgo los mismos

que deben guardar concordancia con los asuntos tratados y puede ser una breve conclusin. Luego se describirn ordenadamente las novedades, cuando sea necesario sealar disposiciones legales o normativas es positivo hacer una micro sntesis (redundante) a fin de que el lector pueda conocer sobre las norma o ley incumplida o violada. En el desarrollo de los comentarios debe evitarse transcripcin de documentos que respaldan el criterio del auditor, basta con hacer referencia al mismo. En los comentarios no se indicaran responsabilidades y tampoco se incluirn nombres de los funcionarios involucrados en el examen, pero siempre se har referencia al cargo, funcin o nivel jerrquico Todos los comentarios debern contener los atributos del hallazgo; de ser de importancia se incluirn eventos o hechos subsecuentes y puntos de vista de la entidad. Es importante revelar con mayor nfasis las causas de las desviaciones, especialmente en asuntos financieros en lo posible debe ser cuantificado el hecho o efecto dado de manera que la recomendacin sea una eficaz solucin. Es la redaccin narrativa de los hallazgos (desviacin detectada) o aspectos trascendentes hallados durante el examen, descritos ordenadamente con lgica y claridad, siendo base de la conclusin y recomendacin. referencia a uno o varios hallazgos. Los hechos posteriores a la fecha de corte de un perodo auditado que puede tener efecto sobre los resultados de la auditora, previo el anlisis de su importancia y pertinencia, sern revelados en el informe, considerando la evidencia documental existente, se presentarn con posterioridad a la conclusin, bajo el Subttulo: Hecho Subsecuente, cuando se relacione con el comentario; caso contrario se revelar al final del informe. Se redactarn en oraciones afirmativas y simples, evitando incluir expresiones como inmediatamente o sin demora y cualquier otra expresin en tono impositivo. Si del anlisis se desprenden hechos que ameriten la emisin de informes con indicios de responsabilidad penal, estos no formarn parte del informe general; sin embargo al final del mismo, antes de la firma del Director, se incorporar un prrafo con el siguiente texto: Como resultado del anlisis a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea,etc.) por el perodo comprendido entre (ao-mes-da) y el (ao-mes-da) de Pueden hacer

(nombre de la entidad), se emiti un informe independiente, de conformidad con los artculos 65 y 67 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. Conclusiones.Son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos, luego de evaluar sus atributos y obtener la opinin de la entidad. Son presentadas a continuacin del comentario y pueden redactarse individual o colectivamente para un grupo de comentarios, no ser una repeticin del comentario, pero no se restara argumentos o dividir atributos al comentario para preparar la conclusin. Las conclusiones son los juicios profesionales basados en las normativas legales. Recomendaciones.La auditora gubernamental no sera completa si no se concretan y materializan las recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el valor agregado que genera el informe. La mxima autoridad dispondr y vigilar el cumplimiento de las

recomendaciones a base de un cronograma. Las recomendaciones brindarn la posibilidad a los funcionarios para que adopten las medidas correctivas pertinentes, introduzcan mejoras en los procesos y contribuyan a fortalecer el sistema de control interno. Deben ser objetivas de manera que puedan ser aplicadas inmediatamente y con recursos que posee la entidad, considerando el costo beneficio. No debe proponer recomendaciones generales o abstractas de difcil comprensin o demanden costos adicionales su implementaron. Deben ser dirigidas al servidor que debe llevar a cabo la accin correctiva, proveyendo la participacin de las autoridades quienes debern lograr la efectiva aplicacin. Si durante el proceso del examen o auditoria se toman acciones correctivas, si el auditor lo considera relevante debe mencionarlo.

CLASES DE INFORME Los informes, consecuencia de un examen y/o auditoras, pueden ser: - Informe extenso o largo - Informe breve o corto

- Informe de examen especial - Informe de indicios de responsabilidad penal Prepara el auditor al finalizar el examen para comunicar resultados, en el que a mas de los comentarios, conclusiones y recomendaciones incluye su opinin profesional o dictamen cuando se trata de auditorias financieras y en relacin con los aspectos examinados los criterios de evaluacin utilizados y aspectos relevantes. Informe Corto o de Auditoria El informe corto se formula para comunicar resultados de una auditoria

financiera y cuyos hallazgos no sean relevantes y permitan la determinacin de responsabilidades. contendr el dictamen a los estados financieros y notas aclaratorias tramitar un informe de auditoria financiera corto o largo tiene los mismos efectos legales, administrativos y financieros. El auditor no debe emitir una recomendacin solo basndose a las leyes sino tambin indicando mecanismos viables tomando en cuenta la necesidad de la entidad y estas deben estar dirigidas a quienes estn directamente vinculados o las jefaturas a quienes tienen la capacidad de mando para ssu cumplimiento inmediato. Hechos Subsecuentes Hechos posteriores a la fecha de corte del perodo auditado, pueden tener efectos en la apreciacin formada, por lo tanto se analizarn los hechos especficos para revelarlo en el informe, considerando la afectacin en cuanto a la razonabilidad de la informacin. Informe con Indicios de Responsabilidad Penal (Art. 7 Acuerdo 10 CG RO. 355 - 2008-06-09) Aunque en nuestro trabajo realizado no se han determinado indicios de responsabilidad penal es necesario detallar en que consiste el mismo y podemos decir que; son los resultados de auditoras y exmenes especiales practicados en los que se determinan finales. delitos de peculado y otros que afecten la administracin pblica y no fueren posible en corto tiempo llegar a resultados

Cuando se tramite un informe con indicios de responsabilidad penal, se adjuntar un memorando dirigido al Contralor General del Estado (formato 5) y contendr: CAPITULO I - Motivo del examen - Objetivos del examen - Alcance del examen CAPITULO II - Desarrollo de los hallazgos (este captulo contendr la descripcin de los

hechos con sus respectivos comentarios y conclusiones, identificando a los presuntos responsables, con nombres, apellidos y cargos) Contendrn los elementos probatorios necesarios para que las unidades jurdicas de la Contralora puedan evidenciar ante las autoridades jurisdiccionales, la presuncin de responsabilidad penal de las personas a las que se atribuye la comisin del delito. En consideracin a que dicho informe se lo elaborar con la finalidad de precautelar los recursos del Estado, los comentarios tendrn que presentarse de manera que demuestren y sustenten plenamente las presunciones de responsabilidad pertinentes. SINTESIS DEL INFORME Artculo 6.- Acuerdo 10 CG RO. 355 - 2008-06-09 Estructura de la Sntesis del Informe.- Concluida la actividad de control, el auditor Jefe de Equipo, elaborar un breve resumen de los resultados principales del examen para conocimiento del Contralor General del Estado, observando la estructura establecida para el efecto. (formato 4) Anexos del Informe Contendrn informacin relacionada con asuntos tratados en el cuerpo del informe que permita aclarar aspectos tcnicos y sustentar hallazgos significativos, generalmente cuadros o detalles. Se utilizarn cuando sean estrictamente necesarios y al mnimo posible; es recomendable incluir en forma

resumida todo el material explicativo dentro de los comentarios o del texto del informe. Sern entre otros los siguientes: Anexo 1.- Nmina de funcionarios principales relacionados con el examen. Anexo 2.- Recomendaciones incumplidas si fuera el caso. Anexo 3.- Cronograma de aplicacin de recomendaciones el mismo que se elaborar en cumplimiento de la Norma Ecuatoriana Gubernamental IAG-06 Implantacin de Recomendaciones ( formato 2) y; Otros anexos que se consideren necesarios. Art. 5.- Estructura del Memorando de Antecedentes.- (revisar si va o no) ( buscar lo que dice los artculos) Es un documento interno dirigido al Director de Responsabilidades de la Contralora General del Estado, para el trmite se observarn los artculos 12 y 14 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, no se debe incluir la fecha; contendr en detalle las desviaciones u observaciones que constan en los comentarios del informe para que, a base de stas, y en aplicacin de lo dispuesto en el artculo 39 de la Ley Orgnica de la Contralora a que General del y Estado, se se determine las las responsabilidades hubiere lugar solicite sanciones

correspondientes. (formato 3) Existen algunos tipos de responsabilidades que se detallan a continuacin: - Administrativa Culposa.- se sujeta al artculo 45 de LOCGE - Civil Culposa y orden de Reintegro.- Se sujeta al artculo 53 de la LOCGE - Indicios de Responsabilidad Penal.- Se sujeta al artculo 65 de la LOCGE - Indicios de Responsabilidad Penal evidenciados por la Auditora Interna.- Se sujeta al artculo 66 de la LOCGE.

6.1.14 Ejm:

Elaboracin del memorando de responsabilidades.-

MEMORANDO Para :

UAI-MR-0001-2009 Directora de Responsabilidades

De Riobamba Asunto Fecha

Ing. Elsa Murillo C, Auditora General, I. Municipio de

: :

Antecedentes para el establecimiento de responsabilidades

El examen especial efectuado a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos, de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Riobamba, se realiz con cargo al Plan Anual de Control ao 2009 de la Unidad de Auditora Interna del I. Municipio de Riobamba y en cumplimiento a la orden de trabajo 001-UAI-MR-2009 de 2009-02-03. De conformidad con lo dispuesto en los artculos 12 y 14 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, 39 y 45 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, a continuacin se detallan los hechos que a criterio de auditoria, ameritan el establecimiento de responsabilidades, administrativas.

I. 1.-

RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CULPOSAS Egresos sin suficiente documentacin de sustento (Pg. 5-9)

Del anlisis efectuado a las adquisiciones de Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos del perodo sujeto a examen, se determinan los siguientes hechos: Aqu se detallan los hallazgos con sus atributos especificando las leyes y normas incumplidas. Sujeto de Responsabilidad Nombres: Cargo: Periodo: Cdula: Direccin: Telfono: Razn: Por no ejercer un adecuado control interno en la adquisicin de

Equipos Sistemas y Paquetes Informticos.

6.1.15

Elaboracin del formato 6 (anexo )

El formato nmero 6 se elabora para plasmar el detalle que constar la relacin de los funcionarios, ex - funcionarios y terceros notificados, convocados y asistentes a la conferencia final del informe de auditora.(Anexo)

6.1.16

Elaboracin del cronograma de recomendaciones.

En el cronograma de recomendaciones se pondr el hallazgo, el responsable, y la actividad que debe realizar; adems contendr los tiempos o meses en los que sern ejecutados.(Anexo)

6.1.17

Elaboracin del ndice de responsabilidades del examen realizado.(anexo 6)

6.1.18 6.1.19

Elaboracin del ndice y primera hoja (Anexo 5) Finalmente entrega del examen aprobado.

CONCLUSIONES A la finalizacin de la pasanta que se llevo a cabo en la Unidad de Auditora del Cantn Riobamba, se ha llegado a determinar lo siguiente:

El personal que labora en la Unidad de Auditora Interna de la I. Municipalidad de Riobamba, no cuenta con ningn asistente, cuenta con muy poco personal, ya que solo existe un jefe, dos auditoras y una secretaria la misma que no tiene ningn conocimiento de auditora por lo tanto no es un apoyo para esta unidad.

En esta unidad no existe material informtico adecuado y de acuerdo a las necesidades, ya que en varias ocasiones se ha perdido informacin valiosa por la obsolencia de los equipos informticos de esta oficina.

 Existe poca colaboracin de parte de las autoridades para la capacitacin del personal de esta unidad ya que cuando la Contralora General del Estado organiza cursos de capacitacin no existe las facilidades necesarias para su asistencia..

La pasanta realizada en la Unidad de Auditora, me ha permitido adquirir nuevas experiencias, ya que al tener comunicacin directa con el personal que labora en la entidad auditada me ha permitido conocer varias actitudes y reacciones que pueden tener las personas al ser auditadas.

Esta unidad es controlada tcnicamente por la Contralora general del Estado, pero administrativa y financieramente por la Municipalidad lo que no le da total independencia.

RECOMENDACIONES En funcin de las conclusiones expuestas se recomienda lo siguiente:

Contratar un asistente que sea sirva de apoyo en las labores de auditora; o insertar una secretaria que por lo menos tenga conocimientos de contabilidad o algo de conocimiento de auditora para que ejecute de mejor manera las actividades diarias en esta oficina y poder concluir en los tiempos establecidos las actividades programadas.

Se recomienda la adquisicin de nuevos equipos informticos que permitan la optimizacin de tiempo y costos en las actividades realizadas.

Se debe prestar las facilidades necesarias para la debida capacitacin de sus colaboradores, ya que en el campo de la auditora siempre se est innovando y un auditor debe estar siempre actualizado para poder cumplir con eficiencia su trabajo.

 Que la Universidad Nacional de Chimborazo permita que los estudiantes egresados continen con la modalidad de pasanta, ya que de esta manera se tiene la oportunidad de adquirir experiencia, ya que la nica forma de ser un mejor profesional es con la prctica y de esta manera se abren las puertas al campo profesional y a la vez que sirve de apoyo al departamento donde se efecta la pasanta.

Al depender tcnicamente de la Contralora General del Estado el personal que labore en esta unidad debera ser nombrado directamente de la entidad controladora ya que de esta manera sera completamente independiente.

BIBLIOGRAFA

Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador

Ley Orgnica de Rgimen Municipal Codificada

Ley Orgnica de la Contralora General del Estado

Normas de Control Interno

Art. 3 Acuerdo 010 CG RO. 355 2008-06-09

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de bienes del Sector Pblico.

Principios de Auditora Gubernamental.

PROPUESTA 7.1 TITULO DE LA PROPUESTA

REINGENIERA DE LA ESTRUCTURA ORGNICA FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE AUDITORA DE LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON RIOBAMBA.

7.2 DATOS INFORMATIVOS

Razn Social: Ilustre Municipalidad del Cantn Riobamba Dependencia: Unidad de Auditora Interna Direccin: Telfono: Personal de la Unidad: Jefe de la Unidad Auditoras Operativas Ing. Elsa Murillo Ing. Susana Peafiel Ing. Fabiola Romero Secretaria Tlg. Blanca Veloz

7.3 LUGAR DONDE SE APLICAR LA PROPUESTA

La propuesta ser aplicada en la Unidad de Auditora de la Ilustre Municipalidad del Cantn Riobamba.

7.4 TIEMPO PREVISTO PARA LA EJECUCIN

La propuesta ser ejecutada en el lapso de dos meses

7.5 PRESENTACIN

La Unidad de Auditora de la Ilustre Municipalidad del Cantn Riobamba requiere de un manejo tcnico adecuado de las actividades realizadas en esta unidad, logrando de esta manera implementar una cultura de trabajo en equipo, que a pesar de tenerlo esta unidad requiere de mayor diversidad de operativos especializados en varias especialidades y adems requiere de una secretaria con conocimientos bsicos en auditora. La Unidad de Auditora Interna es el eje fundamental de esta Institucin as tambin como las de las empresas que estn bajo su responsabilidad, lo que permite innovar acciones y realizar revisiones adicionales especficas en reas estratgicas, cuyos resultados ayudan a identificar las debilidades y fortalezas de las institucin y se ofrecieron opciones para solucionar la problemtica detectada, en un marco de participacin tanto de las reas revisadas como de las instancias de decisin que las coordinan y supervisan.

7.6 PROBLEMA

La falta de personal especializado dentro de la unidad imposibilita el cumplimiento oportuno de los exmenes especiales que se debe cumplir de acuerdo al Plan Anual de Control; ya que adems de los previstos en el plan se dan imprevistos, y actividades adicionales a las de auditora como son: arqueos de caja, revisiones vehiculares en los feriados, reuniones imprevistas, etc.

7.7 JUSTIFICACIN

En la Unidad de Auditora Interna existe la necesidad de establecer un cargo de trabajo dentro de las mltiples actividades, ya que en varios casos el jefe de auditora y la operarias tienen que realizar trabajos de toda ndole y no se definen claramente las responsabilidades de cada una de ellas, en el caso de la secretaria como no tiene conocimientos bsicos ella solo se limita a ciertas actividades mas no es un apoyo a la realizacin del trabajo de auditora. El presente trabajo se basa en las necesidades reales que tiene la Unidad de Auditora Interna y mediante este trabajo se pretende generar un fortalecimiento dentro de esta institucin, que de acuerdo al nivel econmico y adems existe un presupuesto especfico para esta unidad es factible que se cubra dicha

necesidad ya que es de vital importancia este mejoramiento, por lo tanto se obtendra un mejor nivel de trabajo optimizando tanto tiempos y recursos porque no se lo vera como un gasto sino como una inversin para el cumplimiento de objetivos y brindar resultados ptimos y en tiempos oportunos.

7.8 OBJETIVOS

7.8.1

OBJETIVO GENERAL

Implantar una ptima distribucin de las funciones del personal de esta unidad, para lograr una mayor eficiencia en el desarrollo de las actividades efectuadas.

7.8.2

OBJETIVOS ESPECFICOS

Asignar funciones especficas para cada miembro de la unidad de tal manera que se regulen y se cumplan con eficiencia las actividades encomendadas.

Aplicar las estrategias necesarias para optimizar los procesos y realizarlos de manera ms eficiente y confiable.

7.9 CONTENIDO DE LA PROPUESTA

La Unidad de Auditora ha sido creada como una unidad de apoyo la cual est constituida con talento humano, y sta puede funcionar cuando su personal desempea adecuadamente sus respectivas funciones para las cuales fueron designados. La Unidad de Auditora Interna se encuentra estructurada de la siguiente manera: Estructura: 1. Auditor Interno 2. Auditores Operativos

3. Secretaria

Funciones del Auditor Interno

Art. 44.- El/la titular de Auditora Interna ser un Profesional con experiencia en labores de Auditora y Control Interno y deber cumplir los requisitos establecidos en la Ley Orgnica de Contralora. Jerrquicamente depende del Alcalde.

Art.45.- Son funciones del Auditor/a Interno las establecidas en el artculo 455 de la Ley Orgnica de Rgimen Municipal Codificada y las siguientes: a) Asesorar a las autoridades y a los funcionarios que requieren los servicios profesionales de la auditora interna, con sujecin a las leyes y normas de control interno, en el anlisis, desarrollo implantacin y mantenimiento de los sistemas y procesos institucionales a travs de una participacin activa y oportuna en el campo de su competencia, en funcin del mejoramiento continuo del sistema de control interno de la entidad; b) Preparar el plan anual de control y presentarlo a la Contralora General del Estado hasta el 30 de septiembre de cada ao, para lo cual se considerar las polticas y normas emitidas por la citada institucin;

c) Realizar principalmente auditoras de gestin y exmenes especiales planificados e imprevistos para evaluar la gestin operativa, administrativa, ambiental y tcnica de la entidad, en trminos de costo, tiempo, legalidad, economa, efectividad, eficiencia y transparencia; d) Examinar los ingresos de la entidad, provenientes de diferentes fuentes de financiamiento y los gastos, inversiones, utilizacin, administracin y custodia de recursos institucionales; e) Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y prevencin para evitar actos ilcitos y de corrupcin que afecten a la entidad; as como tambin mantener un programa de seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de auditora interna y externa;

f) Preparar informes trimestrales y anuales de las actividades cumplidas y de avance en relacin con los planes operativos establecidos y enviar a la Contralora General del Estado y a la dependencia y/o entidad examinada, los informes de auditora y exmenes especiales en el plazo mximo de treinta das laborables, contados a partir de la lectura final de resultados; g) Realizar exmenes especiales por pedido expreso del Seor Alcalde, como Presidente de los Directorios de Empresas, y / o de organismos en los que el Municipio tuviere control o inters dominante, las mismas que se considerarn como planificados o imprevistos en el Plan Anual de Control; h) Mantener comunicacin permanente con los funcionarios durante la planificacin, ejecucin y divulgacin de resultados de acuerdo con las disposiciones legales vigentes;

i) El personal que conforma esta Direccin, formar

equipos de trabajo

multidisciplinarios vinculados con los otros Departamentos de la misma entidad; j) Cumplir lo dispuesto en las Leyes, Reglamentos, normas y procedimientos que rigen las actividades administrativas, financieras y tcnicas, aplicables para el sector pblico; k) Cumplir y velar por el acatamiento de las disposiciones legales, polticas, normas y otras disposiciones aplicables, por parte de los miembros de los equipos de auditora. l) Vigilar la observacin del Cdigo de tica del Auditor por parte del personal

de los equipos de auditora; y, m) Elaborar la propuesta de planificacin anual de actividades, en la que se determinar las auditorias operativas y de gestin, a ser desarrolladas, especificando tiempos y recursos a utilizar, los objetivos a alcanzar y la justificacin para su seleccin.

Funciones de los Auditores Operativos

a) Realizar los respectivos exmenes especiales dispuestos en las rdenes de

trabajo recibidas.

b) Elaborar la planificacin, evaluacin del control interno, notificacin de inicio

de examen, comunicacin parcial de resultados, anlisis de los puntos de vista expuestos, convocatoria para la lectura del informe borrador y ser partcipe de dicha conferencia. c) Elaboracin de los cuestionarios para la evaluacin del control interno y programas de auditora conjuntamente con el jefe de auditora. d) Elaborar los informes, sntesis y memorando de responsabilidades cuando la situacin lo amerite, y presentarlos para la aplicacin del control de calidad por parte del jefe de auditora. e) Cumplir con las labores administrativas asignadas por el jefe de auditora.

f) Actuar como observador en las constataciones fsicas y otras labores

similares, cuando el jefe de auditora lo haya designado. g) Recopilar informacin documentada de las entidades examinadas. h) Elaborar el archivo de los papeles de trabajo realizados y obtenidos en cada uno de los exmenes realizados. El cumplimiento de todas estas actividades lo realizan las auditoras operativas, pero se dificulta muchas veces porque en esta unidad se realizan exmenes especiales en los que se requiere personal capacitado en ciertas reas por la diversidad de departamentos existentes y la magnitud de la municipalidad, ya que esta dirige dos empresas adicionales como son la EMAPAR y la EMMPA. Adems de los exmenes especiales deben realizar arqueos de caja en todas las ventanillas de recaudaciones, controles vehiculares, y el jefe de auditora debe asistir a las reuniones de concejo, razn por la cual debe dejar de lado su trabajo para cumplir con las disposiciones municipales; es por eso que esta unidad debera depender adems de tcnica, administrativa y financieramente de la contralora ya que de esta manera esta unidad sera totalmente independiente y sus informes seran mas confiables.

Funciones de la Secretaria a) Archivo de las comunicaciones enviadas dejando constancia del nmero de documentos remitidos. b) Recepcin de las comunicaciones comprobando y dejando constancia escrita del nmero de documentos recibidos.

c) Presentar al jefe de auditora para su conocimiento y llevar un control para sus respectivas contestaciones cuando el caso lo amerite. d) Archivar las comunicaciones recibidas clasificndolas por entidad y/o departamento de origen. e) Transcribir textualmente, revisar la ortografa y caligrfica los borradores de los informes del examen especial presentados por las auditoras operativas. Esta reingeniera debe disearse especialmente para que se cumpla las siguientes funciones primordiales. Diversificacin Independencia total Identificacin de tareas Retroalimentacin

Diversificacin.-

en

relacin

de

las

funciones

que

se

determinaron

anteriormente los auditores deben ejercer una variedad de funciones en base a su experiencia, capacidad, conocimiento y habilidades lo que ayudar al eficiente desarrollo de actividades de esta unidad y por ende al cumplimiento de los objetivos propuestos

Independencia total.- Al ser designados directamente por la contralora los auditores, tendrn total libertad de emitir sus criterios, ya que no tendrn presin de la mxima autoridad de la municipalidad.

Identificacin de tareas.- se refiere al cumplimiento de las obligaciones asignadas nicamente por el jefe de auditora y la contralora.

Retroalimentacin.- se refiere a la evaluacin que se realiza a los procesos con el fin de determinar el cumplimiento de los objetivos. Las ventajas que se pueden obtener al realizar esta reingeniera seran las siguientes: Auditores altamente capacitados

Incremento de las actividades a realizarse dentro de la unidad Cumplimiento de estas actividades con mayor eficiencia e independencia y con mejores resultados.

Mayor control dentro de la municipalidad y dependientes.

de las empresas

RECURSOS Humanos Pasante pre-profesional Personal de la Ilustre Municipalidad del cantn Riobamba

Materiales

Manual de funciones de la Municipalidad Equipo de cmputo Ley Orgnica de Contralora General del Estado

BIBLIOGARFA Plan anual de control

Ley Orgnica de la Contralora General del Estado (Reformas del 11 de agosto del 2009)

Reglamento Interno de la Municipalidad Normas de Control Interno para el Sector Pblico

Anexos

ANEXOS

RECOMENDACIN

EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE RIOBAMBA CRONOGRAMA DE CUMPLIMIENTO DE APLICACIN DE RECOMENDACIONES

JULIO

FORMATO 2 (anexo 1) AGOSTO SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

FORMATO 7 (anexo 2) CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO DIRECCIN DE AUDITORA INTERNA I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA RESUMEN DE RESPONSABILIDADES Auditora o Examen Especial a: Entidad: Perodo: No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 NOMBRES Y APELLIDOS "Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos" Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Riobamba 2006-01-01 al 2008-12-31 CARGOS 1 X X X X X X X X X X X X 2 ADMINISTRATIVAS 3 X X X X 4 5 6 7 CIVILES PENAL

8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 X X X X X X X

X X X

X X X

X X X X X X X

82

FORMATO 4 (anexo 3)

I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA SNTESIS DEL INFORME

1. Informacin de la unidad de control: Motivo del examen: Matriz Regional VI O/T No. 001-UAI-MR-2009 Distrital Fecha 2009-02-03 Zonal Planificado X Ciudad Riobamba Imprevisto 2.Perodo examinado Desde: 2006-01-01 Hasta: 2008-12-31 Meses: Aos: 3 3. Entidad examinada Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Nombre entidad: Riobamba Direccin: Londres y Av. Juan Felix Proao 4.Monto examinado USD: 179 592,06 5. Principales hallazgos del examen Ref. No.pg. 5-9 9-10 10-12 12-14 14-16 16-17 17-19 19-20 6. Sujetos de responsabilidad Nombres y Ref. No. Tipo de responsabilidad Valor USD cargos Resp. Mem. Admin Civil Penal Parcial Total X X X X X X X X X X X X X SUMAN USD 00.000.00 7. Resumen de montos totales de responsabilidades sugeridas Penales USD Civiles (aclarar si es solidaria o USD 0 subsidiaria) 000,00 subsidiaria USD 00 Administrativas 000,00 USD 00 Total 000,00 8. Equipo actuante integrado por: Supervisor: Ing. Elsa Murillo Cobo Jefe de Equipo: Ing. Susana Peafiel H. Operativos: 9. Ciudad y fecha: 2009-06-30 ... Ing. Elsa Murillo Cobo

83

Auditor General

FORMATO 6 (anexo 4) I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA RESUMEN DE DOCUMENTOS DE NOTIFICACIN, CONVOCATORIA Y ACTA Auditoria o Examen Especial: a "Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos" Entidad: Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Riobamba Periodo: 2006-01-01 al 2008-12-31
ORD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 NOMBRES Y APELLIDOS CARGOS RESPALDOS INICIO X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X CONV X X X X X ACTA X X X X X

84

AUDITORA INTERNA (anexo 5) ILUSTRE MUNICIPIO DE RIOBAMBA

INFORME:

EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE RIOBAMBA

EXAMEN ESPECIAL

Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos PERODO: 2006-01-01 AL 2008-12-31

85

NDICE

CONTENIDO

PGINA

Carta de presentacin

CAPTULO I.- INFORMACIN INTRODUCTORIA

Motivo del examen Objetivos del examen Alcance del examen Base Legal Estructura Orgnica Objetivos de la entidad Monto de recursos examinados Funcionarios relacionados

2 2 3 3 3 4 4 4

CAPTULO II.- RESULTADOS DEL EXAMEN

NDICE DE RESPONSABILIDADES (anexo 6)

CONTENIDO

PGINA

Responsabilidades Administrativas Culposas Egresos sin suficiente documentacin de sustento

1 1-6

86

Ausencia de Inventario de Bienes de Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos No se ha realizado transferencia de bienes Bienes obsoletos no fueron dados de baja Ausencia de constatacin fsica peridica y entrega de bienes mediante actas de entrega - recepcin Ausencia de codificacin de Bienes Muebles, en base al Catlogo General de Cuentas Mdulo de Activos Fijos del Paquete de Contabilidad Gubernamental Finan_cg. sub-utilizado Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos no disponen de seguros contra diferentes riesgos 17-18 15-16 13-15 11-13 6-7 8-10 10-11

Ausencia de un Plan anual de Mantenimiento de Equipos Informticos 18-19 Suscripcin de Convenio de Cooperacin Interinstitucional entre la EMAPAR y EMAPA-I sin observar disposiciones legales Responsabilidades Civiles Culposas Diferencias en la constatacin fsica Resoluciones incumplidas Resoluciones cumplidas fuera del plazo establecido Funcionarios incumplieron con la entrega de informacin 19-25 25 25-27 1-6 6-8

87