04 Manual de Usuario JW SOFT

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MANUAL DE USUARIO
Software de Gestin Comercial JW SOFT 3.2.0.0
JW-SOFT Software de Gestin Comercial Ver. 3.2.0.0
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INDICE
PRESENTACION ______________________________________________________________ 3 INGRESO AL SISTEMA (LOGIN) _________________________________________________ 4 1. SOFTWARE DE GESTIN COMERCIAL________________________________________ 5

Pantalla general del sistema. ________________________________________________________ 5 Men Principal ____________________________________________________________________ 5 Men Toolbar Principal (ACCESO RPIDO) ____________________________________________ 5 Men Toolbar Mantenimiento (ACCESO RPIDO) _______________________________________ 5 Men Toolbar Reportes (ACCESO RPIDO) ____________________________________________ 6 1.1. 1.2. 1.3. 1.1. Gestin de Establecimientos__________________________________________________ 7 Gestin de Productos _______________________________________________________ 8 Gestin de Clientes ________________________________________________________ 12 Cotizaciones (Punto de venta) _______________________________________________ 14
2.
MODULO DE SEGURIDAD ________________________________________________ 19

1.1. Mdulos del sistema _______________________________________________________ 19
1.2. Tipos de cuentas de usuarios (grupos) ________________________________________ 19 1.2.1. Crear Nuevo Grupo de Usuarios. ___________________________________________ 20 1.2.2. Agregar mdulos a un grupo de usuarios. ___________________________________ 21 1.2.3. quitar mdulos a un grupo de usuarios. _____________________________________ 22 1.2.4. Personalizar opciones de acceso por grupo y mdulo. _________________________ 23 1.3. Cuentas de Usuario. _______________________________________________________ 25 1.3.1. Crear nuevo usuario _____________________________________________________ 26 1.3.2. Dar de baja un usuario. __________________________________________________ 31 1.3.3. Restablecer un usuario eliminado. _________________________________________ 32 1.3.4. Cambiar de perfil. _______________________________________________________ 33
3.
UTILITARIOS ___________________________________________________________ 35
1.4. Utilitarios generales. _______________________________________________________ 35 1.4.1. Configuracin General. __________________________________________________ 35 1.4.2. Copia backup. __________________________________________________________ 37 1.4.3. Restaurar Base de Datos _________________________________________________ 38 1.4.4. Cambiar contrasea. _____________________________________________________ 38 1.4.5. Bsquedas _____________________________________________________________ 39 1.4.6. Filtrados ______________________________________________________________ 39 1.4.7. Ordenar _______________________________________________________________ 40 1.5. Utilitarios de reportes. _____________________________________________________ 40 1.5.1. Imprimir ______________________________________________________________ 40 1.5.2. Zoom _________________________________________________________________ 41 1.5.3. Exportar (Guardar como) _________________________________________________ 41 1.5.4. Configurar pagina ______________________________________________________ 42
PRESENTACION El presente documento tiene como finalidad brindar al usuario la forma de cmo interactuar con el sistema. De esta manera el usuario podr aprovechar al mximo las facilidades que le brinda el sistema y manejar las diversas opciones de una manera adecuada para su correcto funcionamiento.
INGRESO AL SISTEMA (LOGIN) Al ejecutar la aplicacin, el sistema mostrar una pantalla inicial de login para que el usuario sea validado.
El usuario y password es proporcionada por el rea de sistemas o por el administrador del sistema. Al pulsar la opcin Aceptar, el sistema verificar que el usuario est dado de alta en el sistema.
1. SOFTWARE DE GESTIN COMERCIAL
Pantalla general del sistema. A continuacin se muestra la pantalla principal de sistema donde se tendrn las diferentes opciones de mantenimiento, procesos, reportes y otros.
La pantalla principal, consta de un men principal, y tambin de un men toolbar (acceso rpido).
Men Principal
Men Toolbar Principal (ACCESO RPIDO)
Men Toolbar Mantenimiento (ACCESO RPIDO) El men de mantenimiento es visualizado cuando se abre una ventana de mantenimiento. Consta de las siguientes opciones.
Nuevo registro Grabar cambios Exportar listado Eliminar registro
Cerrar hoja abierta Men Toolbar Reportes (ACCESO RPIDO) Muestran las principales opciones de un reporte. Es visualizado cuando la ventana abierta es un reporte.
Exportar reporte Imprimir Ver/ocultar reglas Zoom Ir al primera pgina Pgina anterior Pgina siguiente Ir a la ltima pagina Cerrar hoja abierta
1.1. Gestin de Establecimientos En esta se registra los establecimientos de su empresa. Del men principal, seleccione Archivo, seleccione Abrir y elija Establecimientos. Se muestra el listado de establecimientos registrados. Para agregar un nuevo establecimiento se debe seleccionar la opcin Nuevo del men principal o del men desplegable que se muestra al dar clic derecho en el listado.
Al seleccionar la opcin Nuevo se muestra la siguiente figura en la que se agregar los datos del establecimiento. Para modificar los datos de un establecimiento, hacer doble clic en el establecimiento (fig. anterior)
Mantenimiento de establecimientos
Una vez ingresado los datos del establecimiento, pulsar la opcin grabar del men principal para registrar el establecimiento. 1.2. Gestin de Productos En esta opcin permite registrar los diversos productos que maneje en su empresa.
Listado de Productos
Para agregar un nuevo producto, seleccione Nuevo y a continuacin se muestra la ventana siguiente.
En esta ventana, se ingresa la descripcin del producto, si tuviese un cdigo que lo identifique y otras caractersticas del producto tales como la familia, subfamilia, lnea de producto si es que as tiene clasificado sus productos.
Hacer lo mismo en la seccin precios. Precio Lista (Normal) viene a ser el precio de venta al pblico. En la seccin Stock, definir el stock mnimo y mximo para el producto e ingresar el stock real a la fecha de registro del producto. Nota: Una vez registrado el Stock Actual no ser posible modificar dicho stock. El stock ser descontado al momento de facturar o incrementado al momento de registrar una compra. Para incrementar o disminuir el stock de un producto se debe realizar mediante una Nota de Ingreso o Salida, respectivamente en el que se precisar el motivo del movimiento. En la pestaa Proveedores, se puede asignar quin es el proveedor del producto. Para seleccionar y/o agregar ya sea una marca, lnea, modelo etc., pulsar el botn o pulsar la tecla F12 y se mostrar una nueva ventana de bsqueda parecida a la siguiente. En esta nueva marca se puede agregar un nuevo tem (para la mostracin una nueva marca) y pulsar aceptar.
La nueva marca ingresada se mostrar por defecto en la ventana de mantenimiento de producto.
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Para modificar los precios a un producto ya registrado, de la ventana Lista de Productos, pulsar con doble clic sobre el producto a modificar. Se muestra la misma ventana de ingreso pero con los datos del producto. Adems se muestra una pestaa denominada Stock.
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En esta seccin se puede modificar el Precio de venta del producto.
1.3. Gestin de Clientes Para registrar un nuevo cliente, del men Principal seleccione Archivo, seleccione Abrir y elija Gestin de Clientes.
De la ventana de bsqueda seleccionar la opcin Nuevo (El mismo procedimiento para registrar un producto) La ventana de registro de clientes consta de 4 pestaas. Datos Generales Datos de Facturacin Historial de Ventas Pedidos Pendientes
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1.1. Cotizaciones (Punto de venta)
Para generar una nueva cotizacin del men principal seleccione Ventas y elija Punto de Venta.
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Existen 3 formas de agregar productos a una cotizacin, por cdigo de barras, explorar por linea de producto y buscar un producto en especfico.
Por Cdigo de Barra. Si los productos tiene identificacin de cdigo de barra, utilizando un lector ptico o ingresando mediante el teclado o teclado numrico en pantalla, ingresar el cdigo y luego pulsar la tecla Enter. El producto se agrega a la cotizacin de manera automtica. Navegar. Lista clasificacin de lineas de producto y en la lista izquierda muestra los productos asociados a dicha linea. Pulsar sobre la descripcin del producto para agregar a la cotizacin.
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Buscar. Lista todos los productos registrados y de manera adicional puede ingresar un palabra clave o frase para mostrar solo los productos que coincidan con dicho texto ingresado. Puede buscar en una linea especfica o en todas las lineas. Para agregar un producto a la lista de cotizacin, pulsar sobre la descripcin del producto.
Para modificar la cantidad o el precio de un tem de la cotizacin, pulsar sobre el registro especialmente en la columna Cantidad y se habilita la pestaa EDITAR aqu ingresar la nueva cantidad y luego Aplicar cambios. Otras Acciones: Quitar un producto de la cotizacin. Para quitar un producto, seleccionar de la lista (panel izquierdo) y pulsar sobre el aspa de color rojo. Previa confirmacin el producto se elimina de la lista. Dejar Pendiente una cotizacin. Permite guardar una cotizacin para luego ser facturado. Al momento de guardar se debe especificar algo que lo caracterice por ejemplo ingresar el nombre del cliente. Para dejar pendiente pulsar sobre el botn Pendiente. Recuperar lista de pendientes. Muestra la lista de cotizaciones guardadas como pendientes. Para mostrar la lista, pulsar sobre el botn Pendientes de la parte superior derecha. Eliminar una cotizacin. Solo se elimina aquellas que no han sido an facturadas. Una vez eliminado no se puede recuperar. Agregar Nuevo Cliente permite de manera directa agregar un cliente el mismo que se mostrar en la cotizacin. Imprimir permite visualizar en vista previa un reporte de cotizacin.
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Generar documento de venta Boleta, Factura, Gua de Remisin) una cotizacin es finalizada cuando se genere un documento ya sea Boleta, Factura o Gua de Remisin. Para generar un documento, pulsar sobre el botn correspondiente. Luego de seleccionar el tipo de documento se mostrar el siguiente nmero correlativo para el documento seleccionado.
Para continuar con la facturacin pulsar enter o el botn Conforme. El resultado ser el documento que se muestra en vista previa lista para su impresin. Otros datos adicionales. Al generar la venta, de manera automtica se genera un movimiento en caja como se ve en la figura siguiente. Se tiene una entrada a caja con el importe total de la Factura.
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Adems se ha generado un movimiento en almacn del producto vendido.
En la figura anterior. El stock Inicial del producto es de 1173 Unidades, se ha vendido 1 unidades que ha salido en 1 factura, el Saldo del producto de 1172 unidades. Si se desea imprimir el kardex pulsar el botn imprimir, el resultado ser la siguiente imagen.
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2. MODULO DE SEGURIDAD 1.1. Mdulos del sistema En esta opcin se muestran los mdulos que tiene el sistema, estas opciones son cargadas previamente.
1.2. Tipos de cuentas de usuarios (grupos) En esta opcin se muestran los tipos de cuenta de usuario, y en la pestaa Permisos que tiene el grupo se muestran los mdulos que han sido asignados al grupo.
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Listado de grupos
Listado de mdulos por grupo
1.2.1. Crear Nuevo Grupo de Usuarios. Para crear un nuevo grupo de usuarios, pulsar el botn Nuevo que se encuentra en la pestaa, se mostrar la siguiente ventana el la cual se ingresar el nombre
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del grupo y una descripcin del grupo de manera opcional se pueden agregar las opciones para el grupo a crear.
Ingresar el Perfil y la descripcin finalmente pulsar Crear para guardar el grupo creado. Tambin se puede asignar los mdulos al momento de crear el grupo, de no asignarlo se lo har posteriormente. 1.2.2. Agregar mdulos a un grupo de usuarios. Para agregar las mdulos a un grupo, se puede realizar de la siguiente manera. 1. Al crear un nuevo grupo, al pulsar la opcin Agregar se mostrar la siguiente ventana para agregar las mdulos. 2. En la ventana Tipos de cuenta de usuario pestaa Permisos que tiene el grupo pulsar el botn Agregar de igual manera se mostrar la ventana siguiente.
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Asignacin de mdulos
Para asignar mdulos a un grupo, marcar la casilla, opcionalmente puede utilizar los botones de seleccin rpida Select All, UnSelect All y finalmente pulsar Aceptar. 1.2.3. quitar mdulos a un grupo de usuarios. Para quitar mdulos a un grupo, en la ventana Tipos de cuenta de usuario, fijarse en la pestaa Permisos que tiene el grupo, seleccionar el mdulo y pulsar el botn Quitar.
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Se mostrar el siguiente mensaje de confirmacin. Para eliminar seleccionar S
1.2.4. Personalizar opciones de acceso por grupo y mdulo. Permite especificar a que opciones debe tener acceso un usuario. Los permisos se asigna al grupo. Para asignar opciones, En la ventana Tipos de Cuenta de Usuario seleccionar el grupo con doble clic para ir a la pestaa Permisos que tiene el grupo.
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Para asignar las opciones personalizadas, pulsar en Opciones y a continuacin se muestra la siguiente ventana en la que se marcar la opcin de acceso.
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El grupo VENDEDOR en el mdulo Facturacin los usuarios asignados a dicho grupo van a tener acceso solo a las opciones que tengan asignados. Para asignar una opcin, seleccionar de la lista de la izquierda y pulsar sobre Asignar.
En la ventana anterior, el grupo VENDEDOR en el mdulo Facturacin solo tiene habilitado dos opciones. Para quitar el permiso, en la lista derecha desmarcar la columna Ind y pulsar Aceptar de esta manera se quita el permiso a tal opcin. 1.3. Cuentas de Usuario. Permite la gestin de usuarios, crear nuevos usuarios, dar de baja un usuario, asignar y cambiar el perfil de un usuario, restringir opciones de ingreso. Para ingresar a esta opcin, del men principal seleccionar Herramientas/Seguridad/Cuentas de Usuario, la ventana que se muestra es la siguiente que consta de dos pestaas Usuarios en la que se muestra el listado de usuarios y Perfil de Usuario en la que se muestra el perfil que tiene el usuario y adems se listan los dems usuarios pertenecientes al mismo grupo.
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Gestin de usuarios
1.3.1. Crear nuevo usuario Para crear un nuevo usuario, en la ventana Gestin de Usuarios seleccionar Nuevo que se encuentra en la parte superior o dando clic derecho en la lista de usuarios.
La ventana que se muestra es la siguiente en la que se ingresarn los datos del usuario, el perfil al que pertenecer, el login de ingreso al sistema y el Password que utilizar el usuario.
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Nuevo Usuario
Como crear un nuevo usuarios. 1. Pulsar para buscar el empleado registrado en JW SIGERH. Se mostrar la siguiente ventana.
En la ventana anterior ingresar el cdigo nico del empleado o parte del cdigo(Ejem. Ingresamos PEREZ para buscar al empleado JUAN PEREZ).
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Y pulsar la tecla Enter o Aceptar o Comprobar Nombres. De encontrarse algunas coincidencias con el texto ingresado se mostrar la siguiente ventana con las coincidencias encontradas. En la siguiente ventana se ha encontrado una coincidencia en este caso el empleado JUAN PEREZ ALVARADO que tiene por cdigo nico JPEREZ. JPEREZ servir como usuario para acceder al sistema.
Seleccionar la casilla en la parte izquierda y pulsar Aceptar para continuar. A continuacin se muestra el cdigo nico del empleado en la ventana de bsqueda.
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Pulsar Aceptar para continuar. Y de forma automtica se muestra los datos personales del empleado registrado en el sistema de JW SIGERH.
En la ventana anterior llenar los datos faltantes (Indispensable el establecimiento y el perfil) Luego pulsar Comprobar la disponibilidad para verificar si el usuario JPEREZ existe o no en el sistema.
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De no exisitir se habilitar las casillas del Password y confirmacin para ingresar la contrasea del usuario. Nota. Se recomienda ingresar una contrasea fcil de recordar por ejemplo 123456 y ya el usuario se encargar de cambiar su password mediante el sistema. En la siguiente imagen se muestra con todos los datos listo para ser registrado.
Finalmente pusar Crear para registrar al usuario.
Para probar el ingreso al sistema con el nuevo usuario creado, salir del sistema e ingresar con el usuario.
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1.3.2. Dar de baja un usuario. Para dar de baja a un usuario, seleccionar el usuario de la lista y pulsar clic derecho. De las opciones que se muestran seleccionar Dar de Baja.
A continuacin se muestra la siguiente ventana de confirmacin.
Eliminar usuario de la Base de Datos. Si solo se marca esta casilla, se elimina el usuario tendiendo opcin a que posteriormente pueda ser reestablecido. Eliminar inicio de sesin. Marcada esta casilla se elimina el usuario de la base de datos y se elimina como inicio de sesin, no ser posible restaurar el usuario a menos que se cree un nuevo usuario con el mismo login.
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Recomendado, solo la primera casilla. Pulsar Aceptar para continuar. Por seguridad el sistema pide confirmar, de estar conforme pulsar S para continuar.
1.3.3. Restablecer un usuario eliminado. Los usuarios que previamente han sido dados de baja son aquellos que en la lista se muestra resaltado de color rojo. Al pulsar con clic derecho sobre un usuario dado de baja se muestra la opcin Agregar o Restablecer segn como se haya eliminado.
Para cualquiera de los casos se muestra la siguiente ventana.
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Seleccionar el grupo al que pertenecer el usuario y pulsar Aceptar. A continuacin se muestra el usuario ya restablecido.
1.3.4. Cambiar de perfil. Para cambiar el perfil, seleccionar el usuario del listado y pulsar el botn derecho del mouse, de las opciones que se muestre seleccionar Cambiar Perfil la ventana que se muestra es la siguiente.
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Cambio de perfil
Se muestra el perfil actual de manera predeterminada y en la parte inferior para seleccionar el nuevo perfil. Pulsar Aceptar para cambiar el perfil.
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3. UTILITARIOS 1.4. Utilitarios generales. 1.4.1. Configuracin General. Para ingresar a la configuracin general, del men principal Herramientas/Configuracin la ventana que se muestra es la siguiente. seleccionar
Configuracin general
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Barra de men
En esta ventana se puede establecer. General. 1. Ejecutar al iniciar Windows. Marcada esta casilla, cada vez que inicie Windows se ejecutar el aplicativo mostrando la ventana de login al iniciar el Windows. 2. Ejecutar archivo luego de exportar. En gran parte de los listados y reportes, se tiene la opcin Guardar como(opcin en men), si se tiene marcada esta opcin, cada vez que se exporte el archivo este se ejecutar de manera instantnea luego de exportar o guardar como 3. Minimizar al SysTray cuando se presione el botn cerrar. Si se marca esta casilla, cuando se cierre el sistema, este se mostrar en los iconos del systray de Windows. Pulsando con clic derecho sobre el icono se desplegarn las opciones.
Abrir sistema. Nos devuelve la ventana principal de la aplicacin.
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Copia backup de la base de datos. Muestra el utilitario de copia backup. Restaurar Base de Datos. Muestra el utilitario de restaurar base de datos. Configuracin. Muestra la ventana de configuracin general. Cerrar sistema. Cierra el aplicativo. 4. Directorio de copia backup. Se especificar la ruta donde se realizar la copia backup. Barra de Men. 1. Opciones del men Toolbar 2. Posicin del men Toolbar. 1.4.2. Copia backup. El usuario que realice esta tarea, ser un usuario que tenga perfil de Administrador de sistema, para realizar la copia backup, del men principal seleccionar Herramientas/Copia Backup la ventana que se muestra es la siguiente.
Copia backup
Por defecto se muestra la ruta donde se crear el backup. Esta ruta fue establecida en la configuracin. Adems se muestra el nombre de la Base de datos y el historial de las copias realizadas. Para crear el backup, pulsar el botn Crear. Terminada la copia se muestra como en la figura siguiente.
El archivo es comprimido y encriptada con Password para su seguridad. Verificamos que el archivo exista mediante el Explorer de Windows. El formato del nombre del archivo es: Nombre del a Base de Datos + dia mes ao + hora minuto. zip
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1.4.3. Restaurar Base de Datos Al ingresar a esta opcin se muestra la ventana siguiente en la que se visualiza la ruta del backup (establecida en configuracin) nombre de la base de datos, y el historial de copias realizadas adems la ltima copia realizada.
Restaurar Base de Datos
Si el archivo backup no se encuentra, pulsar el botn que se encuentra en la parte superior derecha para buscar la carpeta donde se encuentra el backup. Seleccionar el backup y pulsar Restaurar. Nota. Esta tarea ser realizada por el administrador del sistema y se deber de estar seguro que ningn otro usuario est conectado al sistema. 1.4.4. Cambiar contrasea. Permite cambiar de contrasea, esta tarea es realizada por el mismo usuario. Para cambiar de contrasea seleccionar del men herramientas la opcin Cambiar contrasea, la ventana que se mostrar es la siguiente en la cual se tendr que especificar. Contrasea anterior (Se indicar la contrasea usada actualmente) Nueva contrasea (se ingresar la nueva contrasea a utilizar) Repetir contrasea (se dar conformidad a la nueva contrasea ingresada) Finalmente pulsar Guardar para realizar el cambio.
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El siguiente mensaje nos indica que la contrasea ha sido cambiada correctamente.
En el caso que no se realice el cambio, se mostrar otro mensaje indicando el motivo por el cual no se realiz dicho cambio. 1.4.5. Bsquedas Para facilitar la bsqueda de un registro, en todo listado presionar la combinacin de teclas Ctrl + B y se mostrar la siguiente ventana.
Por defecto nos muestra los datos de la ltima bsqueda realizada. Para realizar una bsqueda, seleccionar el lugar en el que se realizar la bsqueda (Buscar en) e ingresar el texto a buscar y pulsar Buscar siguiente, se ubica el registro para continuar con la bsqueda del siguiente registro que coincida pulsar Buscar Siguiente 1.4.6. Filtrados
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Se desea obtener solo registros que coincidan con un texto ingresado, en todos los listados seleccionar la opcin del men Filtro que se encuentra como acceso rpido o siguiendo la ruta Ver / Filtro
Seleccionar el lugar a filtrar e ingresar el texto a filtrar y pulsar Buscar, en el listado se mostrarn las coincidencias existentes con el texto ingresado. Nota: Cuando se hace un filtrado de registros, de un total n solo se muestran las que coinciden, para recuperar la totalidad en pantalla , situarse en el listado y pulsar la tecla F5 (actualizar) 1.4.7. Ordenar Para facilitar el ordenamiento de registros en un listado, del men principal seleccionar Ver / Ordenar , la ventana que se mostrar es la siguiente.
Ordenar registros
La ventana anterior consta de dos paneles, Source Data, Columnas, en Source Data se muestran todas las columnas existentes en el listado, en columnas se mostrarn solo aquellas que se desean ordenar indicando si el orden debe ser Ascendente o descendente. 1.5. Utilitarios de reportes. 1.5.1. Imprimir Muestra la siguiente ventana en la que se indicar en que impresora imprimir, que paginas (rango), nmero de copias, etc.
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Para ingresar a esta opcin del men archivo seleccionar Imprimir o pulsando la combinacin de teclas Ctrl + P en cualquier reporte.
1.5.2. Zoom Permite visualizar en tamao disminuido o aumentado. Para ver esta opcin, del men de acceso rapido seleccionar la opcin zoom.
1.5.3. Exportar (Guardar como) Se muestra al pulsar la opcin guardar como que se encuentra en el men de acceso rpido o desde Men archivo / Guardar como.
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1.5.4. Configurar pagina Para establecer los mrgenes del reporte, la presentacin (horizontal, vertical) o ajustar a una escala inferior o superior al tamao original (100 %) Adems permite predeterminar el reporte, con esto cuando se ejecute nuevamente el reporte se mostrar con la ltima configuracin establecida. Para ingresar a esta opcin, del men Archivo seleccionar Configurar pgina
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1. SOFTWARE DE GESTIN COMERCIAL

Men Toolbar Principal (ACCESO RPIDO)

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Nuevo registro Grabar cambios Exportar listado Eliminar registro

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La nueva marca ingresada se mostrar por defecto en la ventana de mantenimiento de producto.

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En esta seccin se puede modificar el Precio de venta del producto.

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1.1. Cotizaciones (Punto de venta)

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Adems se ha generado un movimiento en almacn del producto vendido.

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Listado de mdulos por grupo

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Se mostrar el siguiente mensaje de confirmacin. Para eliminar seleccionar S

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Finalmente pusar Crear para registrar al usuario.

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A continuacin se muestra la siguiente ventana de confirmacin.

Para cualquiera de los casos se muestra la siguiente ventana.

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Abrir sistema. Nos devuelve la ventana principal de la aplicacin.

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Restaurar Base de Datos

El siguiente mensaje nos indica que la contrasea ha sido cambiada correctamente.

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