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REPUBLICA DE COLOMBIA I

MINISTERIO DE CULTURA

DECRETO NMERO

DE 2012

Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las Entidades del Estado.

EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en el artculo 189, numeral 11 de la Constitucin Poltica y el artculo 2 y el ttulo V de la Ley 594 de 2000, y

CONSIDERANDO: Que la Ley 80 de 1989, establece que es funcin del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado promover la organizacin y fortalecimiento de los archivos pblicos del pas, para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental. Que de acuerdo con lo establecido en el artculo 2, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado tiene como funcin formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos, sociales, culturales, cientficos y tecnolgicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrnico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusin jurdica. Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Que el artculo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. Que el artculo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, que comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.

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Continuacin del Decreto Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestin documental para todas las entidades del Estado.

Que el artculo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, para reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. Que el artculo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. Que las tecnologas de la informacin y la comunicacin, estn modificando las prcticas y formas de gestionar los documentos en las entidades pblicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del pas. Que el captulo IV de la Ley 1437 de 2011, autoriza la utilizacin de medios electrnicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento pblico en medios electrnicos, el archivo electrnico de documentos, el expediente electrnico, la recepcin de documentos electrnicos por parte de las autoridades y la prueba de recepcin y envo de mensajes de datos, los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado como ente rector de la poltica archivstica del Estado. Que el Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica, establece en el artculo 4 que las autoridades deben incentivar el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrnicos como elemento necesario en la optimizacin de los trmites ante la Administracin Pblica. Que en mrito de lo expuesto,

DECRETA:

CAPITULO I Gestin de Documentos

ARTICULO 1. Campo de aplicacin. El presente Decreto comprende a la Administracin Pblica en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indgenas, de las dems entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y dems organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). ARTICULO 2. Tipos de informacin. Las normas del presente decreto se aplicarn a cualquier tipo de informacin producida y/o recibida por las entidades pblicas, sus dependencias y servidores pblicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la funcin de dicha entidad que hayan sido delegados por

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sta, independientemente del soporte y medio de registro (anlogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en: a. b. c. d. e. f. g. h. i. Documentos de Archivo (fsicos y electrnicos). Archivos institucionales (fsicos y electrnicos). Sistemas de Informacin Corporativos. Sistemas de Trabajo Colaborativo. Sistemas de Administracin de Documentos. Sistemas de Mensajera Electrnica. Portales, Intranet y Extranet. Sistemas de Bases de Datos. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (anlogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Almacenamiento en la nube. ARTICULO 3. Responsabilidad de la gestin de documentos. La gestin de documentos est asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados pblicos as como los contratistas que presten servicios a las entidades pblicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y las respectivas entidades pblicas. ARTICULO 4. Coordinacin de la gestin documental. Teniendo en cuenta que la gestin documental es un proceso transversal a toda la organizacin, los diferentes aspectos y componentes de la gestin de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a travs de las oficinas de Archivo de cada entidad. ARTICULO 5. Principios del proceso de gestin documental. La gestin de documentos en toda la administracin pblica se regir por los siguientes principios: a. Planeacin. La creacin de los documentos debe estar precedida del anlisis legal, funcional y archivstico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestin. El resultado de dicho anlisis determinar si debe crearse o no un documento. b. Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una funcin o un proceso. c. Economa. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestin de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la funcin archivstica. d. Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. e. Oportunidad. Las entidades debern implementar mecanismos que garanticen que los documentos estn disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. f. Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administracin y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados pblicos. g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creacin.

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h. Agrupacin. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categoras (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trmite. i. Vnculo archivstico. Los documentos resultantes de un mismo trmite deben mantener el vnculo entre s, mediante la implementacin de sistemas de clasificacin, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestin como conjunto. j. Proteccin del medio ambiente. Las entidades deben evitar la produccin de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservacin histrica, dada la longevidad del papel como medio de registro de informacin. k. Autoevaluacin. Tanto el sistema de gestin documental como el programa correspondiente ser evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. l. Coordinacin y acceso. Las reas funcionales actuarn coordinadamente en torno al acceso y manejo de la informacin que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misin de estos. m. Cultura archivstica. Los funcionarios que dirigen las reas funcionales colaborarn en la sensibilizacin del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institucin. n. Modernizacin. La alta gerencia pblica junto con el Archivo Institucional propiciarn el fortalecimiento de la funcin archivstica de la entidad, a travs de la aplicacin de las ms modernas prcticas de gestin documental al interior de la entidad, apoyndose para ello en el uso de tecnologas de la informacin y las comunicaciones. o. Interoperabilidad. Las entidades pblicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar informacin de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de informacin, as como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicacin, redes, software y otros componentes de tecnologa de la informacin) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un mtodo definido, con el fin de obtener los resultados esperados. p. Orientacin al ciudadano. El ejercicio de colaboracin entre organizaciones para intercambiar informacin y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propsito de facilitar la entrega de servicios en lnea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en lnea). ARTICULO 6. Componentes de la poltica de gestin documental. Las entidades pblicas deben formular una poltica de gestin de documentos, constituida por los siguientes componentes: a. Marco conceptual claro para la gestin de la informacin fsica y electrnica de las entidades pblicas. b. Conjunto de estndares para la gestin de la informacin en cualquier soporte. c. Metodologa general para la creacin, uso, mantenimiento, retencin, acceso y preservacin de la informacin, independiente de su soporte y medio de creacin. d. Programa de gestin de informacin y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e. La cooperacin, articulacin y coordinacin permanente entre las reas de tecnologa, la oficina de Archivo, las oficinas de planeacin y los productores de la informacin. ARTICULO 7. Etapas de la gestin de los documentos. Para asegurar una

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adecuada gestin documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas: a. Creacin: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificacin, formato y caractersticas. b. Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad tcnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestin documental as como sus metadatos. c. Difusin: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperacin, clasificacin de acceso y visualizacin de los documentos. d. Administracin: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestin documental, cualquier sistema de informacin. ARTICULO 8. Instrumentos archivsticos para la gestin documental. La gestin documental en las entidades pblicas se desarrollar a partir de los siguientes instrumentos archivsticos: a. b. c. d. e. f. g. h. El Cuadro de Clasificacin Documental - CCD La Tabla de Retencin Documental -TRD El Programa de Gestin Documental PGD Plan Institucional de Archivos de la Entidad PINAR El Inventario Documental Un modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos Los bancos terminolgicos de tipos, series y sub-series documentales Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripcin de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categoras adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos ARTICULO 9. Procesos de la gestin documental. La gestin documental en las diferentes entidades pblicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mnimo los siguientes procesos: a. Planeacin. Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de le entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de gestin documental. b. Produccin. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso en que acta y los resultados esperados. c. Gestin y trmite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculacin a un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la resolucin de los asuntos. d. Organizacin. Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento en el sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. e. Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validacin del formato de generacin, la migracin, refreshing, emulacin o

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conversin, los metadatos tcnicos de formato, los metadatos de preservacin y los metadatos descriptivos. f. Disposicin de documentos. Seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservacin temporal permanente o a su eliminacin, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental o en las tablas de valoracin documental. g. Preservacin a largo plazo. Conjunto de acciones y estndares aplicados a los documentos durante su gestin para garantizar su preservacin en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h. Valoracin. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminacin o conservacin temporal o definitiva).

CAPITULO II El Programa de Gestin Documental ARTICULO 10. Obligatoriedad del programa de gestin documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestin Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratgico Institucional y del Plan de Accin Anual. ARTICULO 11. Aprobacin del programa de gestin documental. El Programa de Gestin Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comit de Archivo de la Entidad. La implementacin y seguimiento del PGD es responsabilidad del rea de archivo de la Entidad en coordinacin con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Los Consejos Territoriales de Archivos podrn realizar observaciones y solicitar ajustes al PGD, cuando las entidades de su jurisdiccin no cumplan con las normas del presente decreto y la normatividad que sobre esta materia establezca el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado. ARTICULO 12. Publicacin del programa de gestin documental. El Programa de Gestin Documental (PGD) debe ser publicado en la pgina Web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) das posteriores a su aprobacin por parte del Comit de Archivo, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Lnea. ARTICULO 13. Elementos del programa de gestin documental. El Programa de Gestin Documental (PGD) debe obedecer a una estructura normalizada y como mnimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado Programa de Gestin Documental que har parte integral de este decreto. Pargrafo. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y cada entidad podrn incluir los elementos adicionales que considere necesarios para facilitar el desarrollo del programa de gestin documental. ARTICULO 14. Plan de Capacitacin. Las entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones pblicas, debern incluir en sus planes anuales de capacitacin los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad.

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ARTICULO 15. Armonizacin con otros sistemas administrativos y de gestin. El Programa de Gestin Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestin establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.

CAPITULO III El Sistema de Gestin Documental ARTICULO 16. Generalidades del sistema de gestin documental. Las entidades pblicas deben contar con un sistema de gestin documental que permita: a. Organizar los documentos fsicos y electrnicos, incluyendo sus metadatos a travs de cuadros de clasificacin documental. b. Establecer plazos de conservacin y eliminacin para la informacin y los documentos electrnicos de archivo en tablas de retencin documental (TRD) y tablas de valoracin documental (TVD). c. Ejecutar procesos de eliminacin parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la informacin conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadana y de la propia entidad, cuando sean requeridos. g. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnolgicos utilizados para su creacin. ARTICULO 17. Caractersticas de los sistemas de gestin documental. La gestin adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades pblicas, sus dependencias y funcionarios, as como en la normalizacin de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas especficas. Para lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestin de documentos respondan mnimo a las siguientes caractersticas: a. Conformidad. Los sistemas de informacin, incluyendo los sistemas de gestin de documentos electrnicos (SGDE), deben respaldar la gestin de la informacin a partir de los procesos administrativos de las entidades. b. Interoperabilidad. Los sistemas de gestin documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de informacin, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnolgica, el uso de formatos abiertos y estndares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes. c. Seguridad. Los sistemas de gestin documental deben mantener la informacin administrativa en un entorno seguro. d. Metadescripcin. Se debe procurar la generacin de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos. e. Adicin de contenidos: El sistema de gestin documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

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f. Diseo y funcionamiento. La creacin y captura de documentos en el sistema debe ser de fcil manejo para los usuarios, hacindola tan simple como sea posible. g. Gestin Distribuida. Los sistemas de gestin documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestin documental. h. Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestin de documentos electrnicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretacin y comprensin de los documentos electrnicos en su contexto original, as como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

ARTICULO 18. Preservacin de documentos en ambientes electrnicos. En los sistemas de archivo electrnico implementados en las entidades pblicas, se debe garantizar la conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental o las Tablas de Valoracin Documental lo ameriten, as como su disponibilidad, legibilidad (visualizacin) e interpretacin, independientemente de las tecnologas utilizadas en la creacin y almacenamiento de los documentos. Las medidas mnimas de conservacin preventiva y a largo plazo podrn estar basadas en procesos como la migracin, la emulacin o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad tcnica que se genere en el futuro.

ARTICULO 19. Criterios para la seleccin de sistemas de gestin de documentos. La seleccin y adquisicin de sistemas de gestin de documentos debe tener en cuenta adems de la normatividad que expida el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, las necesidades de la Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestin documental y la capacidad financiera y tecnolgica para su implementacin y mantenimiento. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado reglamentar, en coordinacin con el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, los requisitos funcionales y no funcionales mnimos que deben tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir sistemas de gestin de documentos.

ARTICULO 20. Integridad de la informacin en los sistemas de gestin de documentos. Los sistemas de gestin documental deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vnculo archivstico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupacin y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad.

ARTICULO 21. Interoperabilidad de los sistemas de gestin documental. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones definirn los estndares y protocolos que debern cumplir las entidades pblicas para la interconexin y la interoperabilidad de los sistemas de informacin, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos.

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CAPITULO IV La Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo ARTICULO 22. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestin de los documentos electrnicos. Es responsabilidad de las entidades pblicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservacin, que garanticen que los documentos electrnicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (hbridos), digitales y electrnicos. Pargrafo 1. Corresponder al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y al Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, reglamentar los elementos esenciales de los documentos electrnicos. Pargrafo 2. Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrnicos, los documentos debern ser archivados en este mismo medio. ARTICULO 23. Caractersticas del documento electrnico de archivo. Los documentos electrnicos dependen de su estructura lgica ms que de la fsica. Los documentos generados y gestionados a travs de sistemas electrnicos deben tener como mnimo las siguientes caractersticas: a. Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interaccin genere siempre el mismo resultado. b. Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creacin. c. Vinculo archivstico. Los documentos de archivo estn vinculados entre s, por razones de la procedencia, proceso, trmite funcin y por lo tanto este vnculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a travs de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupacin documental a la que pertenece (serie, sub-serie o expediente). ARTICULO 24. Requisitos para la presuncin de autenticidad de los documentos electrnicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta adems los siguientes requisitos en la gestin de documentos electrnicos de archivo, para asegurar en el tiempo su presuncin de autenticidad: a. Se debe expresar desde el momento de su creacin los atributos del documento de archivo, tales como el trmite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creacin, la fecha de transmisin, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificacin, transferencia y disposicin. b. Definicin de los procedimientos de proteccin para evitar la prdida o corrupcin de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnologa. c. Contexto jurdico, administrativo y documental y dems reglas segn las cuales el documento de archivo es creado. d. Formas documentales, autenticacin del documento de archivo y su identificacin de autoridad.

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e. Otra informacin de ayuda a la verificacin de autenticidad a travs de metadatos. f. Establecer procedimientos idneos para asegurar la cadena de preservacin de los documentos electrnicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo. ARTICULO 25. Requisitos para la integridad de los documentos electrnicos de archivo. Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versin o cambio de un formato); as mismo se debe evitar su alteracin o eliminacin por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrnico, por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gestin documental y en el documento, a travs de metadatos. ARTICULO 26. Requisitos para la inalterabilidad de los documentos electrnicos de archivo. Se debe garantizar que un documento electrnico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su produccin hasta su conservacin temporal o definitiva, condicin que puede satisfacerse mediante la aplicacin de sistemas de proteccin de la informacin, salvo las modificaciones realizadas a la estructura del documento con fines de preservacin a largo plazo. Pargrafo. La modificacin con fines de preservacin a largo plazo no se considerar una alteracin del documento electrnico de archivo, siempre que se haga de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y las normas procesales. ARTICULO 27. Requisitos para la fiabilidad de los documentos electrnicos de archivo. Garantizan que el contenido de los documentos electrnicos de archivo es una representacin completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su carcter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores operaciones o actividades. ARTICULO 28. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrnicos de archivo. Los documentos electrnicos y la informacin en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento, mientras la entidad est obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retencin Documental (TRD). Pargrafo. Se deben establecer mecanismos tcnicos que aseguren que la informacin se pueda consultar y estar disponible en el futuro, independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de registro original. ARTICULO 29. Requisitos para la preservacin y conservacin de los documentos electrnicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta adems los siguientes requisitos en la gestin de documentos electrnicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservacin y la conservacin: a. El documento electrnico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organizacin. b. Se pueden conservar los documentos de archivo simultneamente en formato anlogo y digital de acuerdo a criterios jurdicos, las necesidades de la organizacin y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato.

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c. El proceso de conservar documentos electrnicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. d. Resguardar y mantener la accesibilidad de copias autnticas de documentos de archivo digitales. e. Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirn durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservacin entren en aplicacin. f. La conservacin de los documentos electrnicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservacin en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoracin, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma. g. Teniendo en cuenta que el documento electrnico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni despus de su recuperacin, se debe asegurar que cualquier accin que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a travs del respeto por la cadena de conservacin. ARTICULO 30. Metadatos mnimos de los documentos electrnicos de archivo: Los documentos electrnicos de archivo deben contener como mnimo los siguientes metadatos: I. De contenido: a. b. c. d. Tipo de recurso de informacin. Tipo documental. Ttulo del documento. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. Clasificacin de acceso (nivel de acceso). Fecha de creacin, transmisin y recepcin. Folio (fsico o electrnico). Tema o asunto administrativo al que se vincula (trmite). Palabras clave.

e. f. g. h. i.

II. De estructura: a. b. c. d. e. f. g. h. Descripcin. Formato. Estado. Proceso administrativo. Unidad Administrativa responsable. Perfil autorizado. Ubicacin (en el sistema fsico y/o lgico). Serie/sub-serie documental.

III. De contexto: a. b. c. d. e. jurdico-administrativo. Documental. de procedencia. Procedimental. Tecnolgico.

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Continuacin del Decreto Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestin documental para todas las entidades del Estado.

Pargrafo. Las entidades pblicas podrn, segn sus necesidades, agregar otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservacin de los documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperacin. ARTICULO 31. Uso de mecanismos de proteccin y autenticidad de los documentos electrnicos de archivo. Los sistemas de gestin de documentos electrnicos deben permitir que los documentos sean gestionados an cuando hayan sido creados con medidas de proteccin como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrnicas y cualquier otro procedimiento informtico que se creen en el futuro. Pargrafo. Si los documentos electrnicos han sido encriptados durante su transmisin, no deben ser almacenados con dicha proteccin, la cual debe ser retirada (desencriptados) al momento de transferirlos para su conservacin definitiva, en repositorios de archivos electrnicos. Se debe atestiguar mediante metadatos, los procesos de encriptacin y descifrado utilizado, con miras a garantizar la autenticidad del documento. ARTICULO 32. Neutralidad tecnolgica. En la gestin de documentos electrnicos as como en los sistemas de gestin documental se deben utilizar estndares abiertos que no dependan de una tecnologa en particular. Pargrafo: Las entidades pblicas deben adoptar medidas en contra de la obsolescencia de hardware y software, que eviten afectar la preservacin, acceso, consulta y disponibilidad de los documentos electrnicos de archivo a lo largo del tiempo. ARTICULO 33. Del expediente electrnico. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado establecer los lineamientos generales que deben regular el expediente electrnico como unidad mnima del archivo electrnico documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad con lo establecido en Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Pargrafo 1. El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro de una misma actuacin o trmite. Pargrafo 2. Se debern adoptar mecanismos tecnolgicos adecuados para cumplir con el proceso de foliado del expediente electrnico de conformidad con lo establecido en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Ley General de Archivos y dems normas reglamentarias. ARTICULO 34. Sobre la administracin y transferencia de archivos electrnicos. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado coordinar con las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital, el procedimiento para recibir las transferencias de archivos electrnicos de los diferentes organismos pblicos, al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y a los Archivo Generales Territoriales. Pargrafo. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado establecer los requisitos de archivo y conservacin en medios electrnicos de los documentos y expedientes de archivo, que se hayan gestionado utilizando dichos medios, as como los requisitos para la transferencia primaria y secundaria.

DECRETO NMERO ____________ de 2012, Hoja N. 13

Continuacin del Decreto Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestin documental para todas las entidades del Estado.

CAPITULO V Articulacin con otros Organismos y Entidades del Estado ARTICULO 35. Responsabilidad de otras entidades pblicas en el desarrollo de las normas sobre la gestin de documentos. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulacin, implementacin y evaluacin del Programa de Gestin Documental de las entidades privadas bajo su inspeccin y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de Archivos y dems normas reglamentarias. ARTICULO 36. Coordinacin con otras entidades del orden nacional. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado coordinar con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gestin documental deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales. ARTICULO 37. Inspeccin y vigilancia. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, cuando as lo considere, realizar inspeccin sobre la implementacin y funcionamiento de los programas de gestin documental de las diferentes entidades pblicas, privadas que cumplen funciones pblicas y en los archivos que tengan documentos declarados Bienes de Inters Cultural - BIC-, o sean de inters pblico. ARTCULO 38. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicacin.

PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot, D.C., a los

LA MINISTRA DE CULTURA,

MARIANA GARCS CRDOBA

EL MINISTRO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES,

DIEGO MOLANO VEGA

DECRETO NMERO ____________ de 2012, Hoja N. 14

Continuacin del Decreto Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestin documental para todas las entidades del Estado.

ANEXO PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL (PGD)

I.

Cartula

Descripcin de los datos generales de la entidad, incorporando los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad de la entidad, para el control de los documentos. a. Nombre de la Entidad. b. Fecha de Aprobacin. c. Fecha de Vigencia. d. Instancia de aprobacin. e. Denominacin de la autoridad archivstica institucional (dependencia). f. Versin del documento. g. Responsables de su elaboracin. II. Cuerpo o Contenido Enmarca las estrategias para la adopcin de polticas, procedimientos y prcticas, en el diseo y en la ejecucin del programa, de manera que cumpla las expectativas de la organizacin y sean conformes con la legislacin colombiana y los entornos propios de la entidad. 1. Aspectos Generales

Requiere que las entidades realicen una revisin interna general con la finalidad de conocer qu hace la entidad y cmo lo hace, y establece un modelo conceptual que sirva de base, sealando la relacin que media entre los documentos y las actividades de la entidad. a. Introduccin. b. Alcance (de acuerdo con el Plan Estratgico Institucional y Plan de Accin Anual). c. Pblico al cual est dirigido. d. Requerimientos para el desarrollo del PGD: 1. Normativos. 2. Econmicos. 3. Administrativos. 4. Tecnolgicos. 2. Lineamientos para los procesos de la Gestin Documental.

Se refieren a orientaciones de carcter administrativo, tecnolgico, econmico, corporativo o normativo, que las entidades deben formular para lograr que los procesos de la gestin documental se desarrollen acorde con los 15 principios del proceso de gestin documental de este decreto.
a. b. c. d. e.

Planeacin. Produccin. Gestin y trmite. Organizacin. Transferencia.

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Continuacin del Decreto Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestin documental para todas las entidades del Estado.

f. Disposicin de documentos. g. Preservacin a largo plazo. h. Valoracin.

3.

Fases de Implementacin del PGD.

Las fases de implementar el PGD deben estar incluidas en el Plan Estratgico Institucional y Plan de Accin Anual, con las siguientes orientaciones: a. Debe estar alineado con los objetivos estratgicos. b. Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo. c. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. d. Articulacin con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo. con la normatividad de cada sector (salud, educacin, etc.). 4. Programas especficos

Permitirn lograr las metas y objetivos haciendo la distribucin correspondiente a cada programa, asegurar que la entidad cuente con la documentacin necesaria, se busca evidenciar su actuacin, permitiendo cumplir con la poltica de Desarrollo Administrativo de Eficiencia Administrativa considerando la identificacin, racionalizacin, simplificacin y automatizacin de los trmites, los procesos, procedimientos. y mejorando los sistemas de organizacin y recuperacin, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo. a. Programa de normalizacin de formas y formularios electrnicos. b. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia). c. Programa de gestin de documentos electrnicos. d. Programa de archivos descentralizados (incluye tercerizacin de la custodia o la administracin). e. Programa de reprografa (incluye los sistemas de fotocopiado, impresin digitalizacin y microfilmacin). f. Programa de documentos especiales (grficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indgenas o afrodescendientes, etc.). g. Plan Institucional de Capacitacin. h. Programa de auditora y control. 5. 6. Armonizacin con el Modelo Estndar de Control Interno - MECI. Armonizacin con el Sistema de Gestin de la Calidad NTCGP1000.

III. Anexos a. Diagnstico de gestin documental. b. Cronograma de implementacin del PGD. c. Mapa de procesos de la entidad. d. Presupuesto anual para la implementacin del PGD.

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