CONTROL INTERNO

AO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO

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UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

DEDICATORIA

A nuestros padres porque hacen lo posible nuestra superacin. Los profesores quienes nos guan por la senda del xito Y nosotras mismas por el esfuerzo que hacemos, Y la dedicacin que ponemos da a da

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Para realizar nuestros objetivos.

INTRODUCCION

Este presente trabajo realizado por un grupo de alumnos de la universidad peruana los andes del curso de control interno, se investig de los problemas que hay en la municipalidad de Huancayo y se realiz la observacin y recomendacin de los activos fijos adquisiciones de la entidad de la municipalidad de Huancayo en el rea de bienes Patrimoniales. En el presente trabajo damos a conocer del problema de las perdidas y robos de los bienes muebles de la municipalidad de Huancayo no en el inventario siendo realizado, los bienes la inmuebles estn aprovechados por

municipalidad de Huancayo y esto genera que terceras personas quieran aduearse de los inmuebles sin uso, tambin encontramos un problema en el mercado artesanal de Huancayo en el alquiler de estos puestos queriendo aduearse estas terceras personas y la realizacin del

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inventario anual para la transferencia del cargo hacia otros y se realice las actividades sin retraso.

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ORGANIGRAMA
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ASISTENTE ADMINISTRATIVO II JEFE DE BIENES PATRIMONIALES Funciones Especficas:

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1. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de bienes patrimoniales, los mismos que se rigen por Normas y Dispositivos inherentes. 2. Participar en la formulacin de directivas internas sobre verificaciones y control de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. 3. Coordinar con Gerencia de Administracin a travs de la Subgerencia de Logstica sobre la formulacin de documentos tcnicos referidos a Bienes Muebles e Inmuebles de propiedad estatal. 4. Elaborar el Plan Operativo Institucional, presupuesto, cuadro de necesidades, reglamento de organizacin y funciones, manual de organizacin y funciones, evaluaciones, etc. del rea de bienes patrimoniales. 5. Actualizar, incorporar, transferir y valorar los bienes muebles e inmuebles de la Institucin, codificndolos de acuerdo a los catlogos nacionales vigentes. 6. Controlar permanentemente los activos fijos y adquisiciones realizadas por la Municipalidad. 7. Planear y ejecutar la formulacin del inventario de bienes muebles e inmuebles, infraestructura municipal, estudios y proyectos, recursos naturales y otros de conformidad a dispositivos legales para su remisin a la SBN en listados impresos y disquete. 8. Integrar la Comisin de Altas y Bajas de bienes y someter a consideracin el reglamento de stos. 9. Mantener actualizado en forma anual el Marges de Bienes, que comprende el registro de terrenos, edificaciones, infraestructura pblica, mobiliarios, bienes culturales, semovientes, estudios y otros. 10. Requerir las medidas de seguridad en lo referente a infraestructura, bienes patrimoniales, ttulos y otros bienes patrimoniales de propiedad municipal. 11. Mantener actualizadas las tarjetas de propiedad y placas de rodaje. 12. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones tcnicas y de seguridad establecidos en el manejo (reparacin, mantenimiento y control) de los vehculos en accidentes de trnsito y accidentes de trabajo. 13. Administrar eficientemente el personal asignado y los recursos

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econmicos disponibles. 14. Informar sobre el desarrollo abastecimiento de bienes y servicios. y grado de cumplimiento

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del

15. Asesorar al Subgerente de Logstica en el mbito de su competencia. 16. Disponer, tramitar, gestionar el seguro de bienes, equipos, maquinarias, vehculos y edificios de propiedad municipal (saneamiento fsico legal) para su inscripcin en Registros Pblicos. 17. Controlar y velar por la seguridad de los bienes, vehculos, equipos y herramientas asignadas a las diferentes dependencias del sistema municipal, asegurando su correcto uso. 18. Representar extrajudicialmente a la entidad en los casos relacionados con la Propiedad, tenencia, usufructo, etc. de los bienes de propiedad municipal. 19. Recuperar los bienes inmuebles de propiedad municipal inscrita a nombre de terceros, en razn de que dichos bienes tienen la calidad de inembargables, imprescriptibles e inalienables. 20. Organizar, coordinar y dirigir los procesos de remate de bienes y el alquiler de bienes muebles, inmuebles, maquinarias y equipos hasta la suscripcin del contrato. 21. Otras funciones asignadas por la Subgerencia de Logstica.

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MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO N 001-2011/OCI. Accin de control N 1-3477-2011-001 CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS

DICIEMBRE 2011

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OBSERVACION 1
Durante el inventario que se realiza anualmente se ha visto que las prdidas y robos de los bienes muebles, maquinarias, equipos, etc. Han aumentado por los usuarios responsables de cada bien que se les asigna. En la oficina de bienes patrimoniales encargada del inventario anual, alta y baja de los bienes nos ha manifestado que estos casos se le hacen el requerimiento al usuario responsable para que este pueda reponerlo en un plazo de 8 a 15 das para despus darle la baja y alta correspondiente al bien mueble, maquinarias, equipos,etc. El hecho expuesto tiene algunos problemas ya que cada usuario no quiere responsabilizarse por la prdida o robo del bien como lo estipula la DIRECTIVA N 004-2010/MPH/GA el usuario es el responsable directo de la existencia fsica, permanencia, conservacin, y buen uso del bien, por lo que, deber tomar la previsiones para evitar prdidas, sustraccin, deterioros, etc. Caso contrario est obligado a asumir le reposicin fsica y/o pecuniaria del bien, y como accin preventiva en salvaguarda del patrimonio institucional sern retenidos sus haberes, ya que la oficina de bienes patrimoniales le hace momentneamente la resolucin de baja del bien impidiendo tomar medidas ms drsticas. Ante esta negativa del usuario responsable la gerencia de tesorera tiene que hacerle la resolucin por cuenta por cobrar para despus descontarle por planilla, pero en estos casos la cobranza rigurosa demora por que la oficina de bienes patrimoniales no manifiesta el hecho en el tiempo debido.

RECOMENDACION
La Gerencia de Administracin disponga a la Gerencia de Bienes

Patrimoniales, que los plazos que se le da a cada usuario responsable para reponer el bien sea menor, y que no se le haga momentneamente la baja del

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bien perdido o robado hasta que el usuario lo reponga fsicamente, concluido esto se realizara el informe y su resolucin de alta y baja del bien y comunicar el hecho en el momento que concluya el plazo que da la oficina. La Gerencia de Administracin disponga a la Gerencia de Tesorera tiene que determinar responsabilidad fiscal al usuario responsable para hacerle la resolucin por cuenta por cobrar, para despus descontarle por planilla, una vez comunicado el hecho la gerencia tiene que tomar las medidas a negacin de la reposicin por el usuario. la

OBSERVACIN 2
Dentro de los bienes inmuebles del estado se encuentran los terrenos que en muchos casos tienen la documentacin legal necesaria y est a nombre de la municipalidad provincial de Huancayo pero el propietario lo tiene en condiciones de abandono no haciendo uso de este, infringiendo la LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENES ESTATALES Artculo 18: Aprovechamiento de los bienes estatales. Las entidades pblicas deben procurar el uso econmico y social de sus bienes y de los que se encuentran bajo su administracin, conforme a los procedimientos establecidos en el reglamento de la presente Ley, y atendiendo a los fines y objetivos institucionales. As que la vecindad donde se encuentra ubicado el terreno al lado de la clnica municipal quisieron posesionarse del terreno llevndose a cabo un procedimiento judicial que duro muchos aos en donde la municipalidad en compaa de un miembro de la oficina de bienes patrimoniales, un fiscal, el abogado de la municipalidad, policas, procuradores, realizaron un desalojo en el terreno como recalca LA LEY GENERAL DE MUNICIPALIDADES N 27972 EN EL TITULO III, CAPITULO I, SUB CAPITULO II. As obligando a la gerencia de obras de la municipalidad realizar una obra que beneficie a la poblacin que consta de un parque y hacer uso de su propiedad.

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ACTIVOS FIJOS RECOMENDACIN

En estos casos la oficina de bienes patrimoniales tiene que sugerir a la Gerencia de Obras que utilic el terreno ya que est teniendo inconvenientes para su uso y la Gerencia de Obras analizara si realiza el proyecto de la obra y as evaluar un presupuesto y ejecutar la obra. La municipalidad como lo estipula el cdigo civil ya mencionado la institucin tiene que hacer uso de sus bienes que posee y beneficiarse o beneficiar a la poblacin en caso de los terrenos usarlo haciendo una obra.

OBSERVACIN 3
La municipalidad provincial de Huancayo tiene locales de venta que alquila con la documentacin y contratos legales como el Mercado Artesanal a comerciantes y muchos de ellos ya tienen ms de 10 aos alquilando el local.

A este hecho expuesto los comerciantes que se encuentra en el lugar quieren posicionarse del local ya que tienen aos de contrato y se encuentra en una ubicacin estratgica de venta infringiendo lo estipulado en el cdigo civil Artculo 897: Servidor de la posesin: No es poseedor quien, encontrndose en relacin de dependencia respecto a otro, conserva la posesin en nombre de este y en cumplimiento de rdenes e instrucciones suyas.

RECOMENDACIN

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La Oficina de Bienes Patrimoniales quienes elaboran el contrato de alquiler de los locales a los comerciantes, deben renovar continuamente dichos contratos y alquilar mximo por 3 aos, porque se manifiesta que el alquiler se da por ms de 10 aos hacia la misma persona queriendo estas apropiarse del local.

OBSERVACIN 4
En el inventario anual que se hace realiza, los responsables de inventariar todos los bienes de la municipalidad como lo estipula la RESOLUCIN DE GERENCIA DE ADMINISTRACION N167-2011-MPH/GA, mostrndonos un plan de trabajo y materiales a utilizar para el inventario. Se encuentra problemas al momento de inventariar en el desplazamiento interno y externo de bienes patrimoniales en donde el actual responsable del bien transfiere definitivamente el bien a otro usuario, los responsables no manifiestan esto ni se basan al procedimiento a realizar rellenando el formato DESPLAZAMIENTO INTERNO-EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES COMO LO RECALCA LA DIRECTIVA N 001-2010/MPH/GA, para estos casos. Esto impide a realizar normalmente el inventario, dificultando al trabajador al momento de ir a cada usuario y realizarle su inventario, este tiene bienes faltantes no sabiendo su destino y demorando el proceso ya que no quiere firmar su inventario ni su asignacin hasta encontrar su bien, as impidiendo continuar su labor a cada responsable del inventario anual.

RECOMENDACIN

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Cada Gerencia que posee bienes muebles e inmuebles tienen que comunicar en el momento que ocurra el desplazamiento y rellenar los formatos correspondientes; ya que estas gerencias tienen conocimiento del hecho por que la oficina de bienes patrimoniales realiza una charla sobre estos casos al inicio de ao. Porque al culminar el inventario anual se realiza conciliaciones preliminares entre la oficina de bienes patrimoniales, gerencia de logstica y la gerencia de contabilidad encontrando una variacin de bienes por el motivo ya expuesto; muchos de estos bienes ya son extraviados y el responsables tendr que reponer el bien voluntariamente o por responsabilidad fiscal. Observacin 05 Dentro de los bienes del estado encontramos a los bienes motorizados ah se pude observar la demora en la reparacin de este bien

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