PROCESO ADMINISTRATIVO

1.1 ASPECTOS GENERALES Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. Otro tipo de definicin es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral

1.1.1DEFINICIN Y OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control, desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres humanos y otros recursos. En la administracin, se encuentran los seis elementos de o recursos bsicos, como suelen llamarse, estn sujetos a las funciones fundamentales de la administracin: Planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control, para lograr los objetivos declarados. Debemos enfatizar que la administracin es una actividad que convierte los recursos humanos y fsicos desorganizados en recursos tiles y efectivos. La administracin es la ms retadora, amplia, exigente, crucial y sutil de todas las actividades humanas. Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un mbito definido y sugiere la direccin a los esfuerzos de planeacin en un gerente. Esta definicin incluye cuatro conceptos que son: mbito Carcter definitivo Direccin Meta

1.1.2 DEFINICIN DE ORGANIZACIN. La organizacin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Segn esta definicin, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como tambin lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de polica y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).

1.1.3 MODALIDADES DE ORGANIZACIONES. Estas pueden ser por su finalidad en: Organizaciones lucrativas: organizaciones cuyo fin es obtener un buen rendimiento econmico, mediante la comprensin de los gustos y preferencias de los clientes, as como con la lealtad para con los mismos. Organizaciones no lucrativas: organizaciones cuyo fin es prestar una funcin social, basndose en el esfuerzo de promover y difundir valores. Por su giro en: Empresa industrial: es la dedicada a actividades de transformacin. Empresa comercial: es la dedicada a las actividades referentes al intercambio. Empresa agrcola: es la dedicada a actividades de ganadera, pesca, o silvcolas. Empresa de servicios: es la caracterizada por las actividades intangibles.

1.1.4 POR EL ORIGEN DE SU CAPITAL Y DE SU ESTRUCTURA LEGAL. Por su origen de capital Empresa privada: si el capital est en manos de accionistas particulares.

Empresa pblica: si el capital y el control est en manos del Estado. Por su estructura legal Persona natural: es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a ttulo personal. Al constituir una empresa como Persona Natural, la persona asume a ttulo personal todos los derechos y obligaciones de la empresa. Lo que implica que la persona asume la responsabilidad y garantiza con todo el patrimonio que posea (los bienes que estn a su nombre), las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa. Persona jurdica: es una empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de sta. Al constituir una empresa como Persona Jurdica, es la empresa (y no el dueo) quien asume todos los derechos y las obligaciones de la empresa. Lo que implica que las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, estn garantizadas y se limitan slo a los bienes que pueda tener la empresa a su nombre (tanto capital como patrimonio).

1.2 PLANEACIN Determina los resultados que pretende alcanzar un grupo social. Implica hacer la eleccin de las decisiones ms adecuadas acerca de lo que se habr de realizar en el futuro. Establece las bases para determinar el elemento riesgo y determinarlo

1.2.1 CARACTERSTICAS DE UNA PLANEACIN EFICAZ. Factibilidad: lo que se planea debe ser realizable. Objetividad y cuantificacin (principio de precisin): se debe basar en datos reales, razonamientos precisos y exactos. Flexibilidad: establece mrgenes de holgura que permiten afrontar situaciones imprevistas. Unidad: planes especficos plan general. Cambio de estrategias: largo plazo.

1.2.2 LOS CUATRO PASOS TPICOS DE LA PLANEACIN. 1) Establecer una meta o un conjunto de metas: La planeacin comienza con las decisiones acerca de lo que la organizacin o subunidad necesitan o quieren. Determinar las prioridades y ser especficos respecto a los objetivos les permitir canalizar sus recursos con eficacia. 2) Definir la situacin actual: Debemos preguntarnos: a qu distancia se halla de sus metas la organizacin o subunidad? De qu recursos se dispone para alcanzarlas?, slo despus de analizar el estado actual pueden trazarse los planes necesarios para el progreso.

3) Identificar las ayudas y barreras de las metas: Qu factores en el ambiente interno y externo ayudan a la organizacin a lograr sus metas?, qu factores podran crear problemas? 4) Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para alcanzar la meta o metas: Esta etapa requiere varios cursos de accin alternos para conseguir la meta o metas deseadas, evaluar las alternativas y escoger entre ellas la ms idnea. En este paso es donde se toman decisiones referentes a acciones futuras y donde son ms importantes las pautas de la toma eficaz de decisiones.

1.2.3 TIPOS DE PLANES. o ESTRATGICA: Establece lineamientos generales de la planeacin y es la base de los dems planes, diseada por miembros de mayor jerarqua, es a largo plazo y comprende toda la empresa. o TCTICA O FUNCIONAL: Determina planes mas especficos en cada uno de los departamentos, establecida y coordinada por los directivos de nivel medio. Son de mediano plazo.

o OPERATIVA: Se rige bajo los lineamientos de la planeacin tctica, su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades en los ltimos niveles jerrquicos. Es a corto plazo.

1.2.4 EL FUNDAMENTO DE LA PLANEACIN: LOS OBJETIVOS. Toda organizacin pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situacin deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organizacin pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado. a. Presentacin de una situacin futura: se establecen objetivos que sirven como una gua para la etapa de ejecucin de las acciones. b. Fuente de legitimidad: los objetivos justifica las actividades de una empresa. c. Sirven como estndares: sirven para evaluar las acciones y la eficacia de la organizacin. d. Unidad de medida: para verificar la eficiencia y comparar la productividad de la organizacin.

La estructura de los objetivos establece la base de relacin entre la organizacin y su medio ambiente. Es preferible establecer varios objetivos para satisfacer la totalidad de necesidades de la empresa.

1.3 ORGANIZACIN La organizacin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Segn esta definicin, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como tambin lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de polica y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).

1.3.1 DEFINICIONES El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Importancia de la organizacin: Es de carcter continuo (expresin, contraccin, nuevos productos). Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con el mnimo de esfuerzo. Evita lentitud e ineficiencia. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y responsabilidades. La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

1.3.2 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN LA ORGANIZACIN LINEAL La estructura ms simple y antigua, est basada en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica medieval. Posee principios esenciales (tiene una jerarquizacin de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos) muy defendida por Fayol en su teora clsica de la administracin.

Centraliza las decisiones, une al rgano o cargo subordinado con su superior, y as sucesivamente hasta la cpula de la organizacin. ORGANIZACIN FUNCIONAL Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especializacin de las funciones para cada tarea. Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el conocimiento. Ningn superior tiene autoridad total sobres los subordinados, sino autoridad parcial y relativa. Lnea directa de comunicacin: directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles. Descentralizacin de las decisiones: las decisiones se delegan a los rganos o cargos especializados. nfasis en la especializacin de todos los rganos a cargo. ORGANIZACIN DE TIPO LNEA-STAFF Es el resultado de la combinacin de la organizacin lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas formando la llamada organizacin jerrquica-consultiva.

1.3.3 ESPECIALIZACIN, ACTIVIDADES

ESTANDARIZACIN,

COORDINACIN

DE

Estructura funcional es un diseo que agrupa a los individuos con base en sus habilidades y pericia en comn porque utiliza los mismos recursos. Estructura funcional: Diseo que agrupa a las personas con base en su experiencia y pericia en comn o porque utilizan los mismos recursos. Es as como las organizaciones se vuelven ms complejas a medida que crecen: no solo desarrollan ms funciones, sino tambin ms especializacin dentro de cada funcin. Ventajas de una estructura funcional.

La estructura funcional se desarrolla primero y principalmente porque ofrecer las personas la oportunidad de aprender unas de otras y ser ms especializadas y productivas. Cuando las personas con habilidades en comn se renen en un grupo funcional, pueden aprender unas de otras las tcnicas ms eficientes para realizar una tarea o la mejor manera de resolver problemas. Otra ventaja de la estructura funcional es que las personas que se agrupan por habilidades comunes pueden supervisar ese mutuamente y controlar su comportamiento. Las personas de una funcin que trabajan muy cerca de otras durante largos periodos desarrollan normas y valores que les permiten volverse ms eficaces en lo que hacen. Este compromiso puede convertirse en una competencia esencial para su organizacin, problemas de control en una estructura funcional. Todas las horas de empresas se organizan por funciones porque ese desarrollo les permite manejar un aumento de la especializacin y la divisin de labores de la manera ms eficaz. La estructura funcional crea nuevos problemas que a menudo derivan de su xito cuando sus habilidades y capacidades aumentan y sta puede producir una mejor y ms amplia variedad de bienes y servicios. El problema que enfrenta una organizacin exitosa es como mantener el control de las actividades cada vez ms complejas a medida que crece y se distingue. Conforme produce ms bienes, se diversifica geogrficamente, o enfrentar una creciente competencia en lucha por los clientes, los problemas del control obstaculizan la capacidad de los gerentes de coordinar las actividades organizacionales. Problemas de comunicacin Cuantas ms funciones

organizacionales se desarrollan, cada una con su propia jerarqua, se vuelven cada vez ms distintas unas de otras.

1.3.4 CENTRALIZACIN DECISIONES.

DESCENTRALIZACIN

EN

LA

TOMA

DE

En algunas organizaciones, los gerentes de alto nivel toman todas las decisiones y los gerentes de niveles inferiores y empleados simplemente ejecutan las rdenes. En el otro extremo estn las organizaciones en las que la toma de decisiones se desplaza a los gerentes que estn ms cerca de la accin. Las primeras organizaciones son centralizadas y las ltimas son descentralizadas. La centralizacin describe el grado en el que la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organizacin. Si los gerentes de alto nivel toman las decisiones clave de la organizacin con una participacin escasa o nula de los niveles inferiores, entonces la organizacin est centralizada. En contraste, cuanto ms informacin proporcionen o las decisiones sean tomadas por los empleados de niveles inferiores, habr ms descentralizacin. Recuerde que el concepto de centralizacin y descentralizacin es relativo, no absoluto, es decir, una organizacin nunca es completamente centralizada o descentralizada. Pocas organizaciones podran funcionar en forma eficaz si solo un grupo selecto de gerentes de alto nivel tomarn las decisiones; ni podran funcionar si todas las decisiones se delegaran a los empleados de niveles inferiores. Factores que influyen en el grado de centralizacin y descentralizacin

1.4 INTEGRACIN El efecto primordial ha sido reforzar y profundizar el desarrollo dinmico de la direccin, que es la cuarta etapa del Proceso administrativo, que destacan algunas funciones como:

o o o o o

Direccin mediante sealamientos de objetivos. Muchos toman decisiones, pocos las ejecutan y muchos las critican. Seleccin de las ms importantes y urgentes decisiones. Toda decisin implica riesgo. Anticipaciones al hecho, las decisiones parecern no responder a un objetivo inmediato. Cada vez se requiere De mayor anticipacin. o Creacin e integracin de un equipo. Los integrantes son Agrupables a lideres capaces de medir su propia accin y de Conseguir resultados afines a los objetivos comunes. o Concesin, con los recursos humanos, de medios Financieros y materiales para convertirlos en planes de accin. o La comunicacin, sirve para transmitir los propsitos Rectores en forma clara y rpida os ordenes. o La idea de que un director fuese especialista en alguna De las funciones, ha quedado suplida con la de lograr Responsabilidad en cada uno de los colaboradores. o Se deben s considerar los factores que pueden afectar Las polticas de la empresa, ya sea interno o externo. Delegacin de autoridad, para que los ejecutivos funcionales sepan tomar la mxima responsabilidad en sus iniciativas, decisiones y acciones en el logro de los objetivos que se les haya fijado con las polticas marcadas previamente. Un directivo desde cualquier empresa deben de poseer las Siguientes cualidades: Fe en el objetivo. Don de mando. Espritu de previsin. Persistencia. Humildad. Valor.

1.4.1 RECLUTAMIENTO, SELECCIN CONTRATACIN Y DESARROLLO El reclutamiento es un conjunto de tcnicas y procedimientos orientados a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organizacin. Esencialmente, el reclutamiento es un sistema de informacin mediante el cual la organizacin divulga y ofrece al mercado de recursos humanos las oportunidades de empleo que pretende llenar. Para ser eficaz, el reclutamiento debe atraer suficiente cantidad de candidatos para abastecer de modo adecuado el proceso de seleccin. Adems el reclutamiento tambin debe suministrar la seleccin de materia prima bsica para el funcionamiento de la organizacin. El reclutamiento consiste en realizar actividades relacionadas con la investigacin e intervencin en las fuentes capaces de proveer a la organizacin el nmero suficiente de personas para conseguir los objetivos. Su objetivo inmediato es atraer candidatos de entre los cuales se seleccionarn los futuros integrantes de la organizacin. El reclutamiento exige una planeacin rigurosa constituida por una secuencia de 3 fases: personas que requiere la organizacin, lo que el mercado de recursos humanos puede ofrecerle, y tcnicas de reclutamiento por aplicar. La planeacin del reclutamiento cumple el propsito de estructurar el sistema de trabajo que se desarrollar. El comienzo del proceso de reclutamiento depende de la decisin de la lnea, en consecuencia el rgano de reclutamiento no tiene autoridad para efectuar ninguna actividad de reclutamiento si el rgano que tiene la vacante no toma la decisin de llenarla. Fuentes de reclutamiento: Interno El reclutamiento se considera interno cuando al presentarse una vacante, la empresa intenta llenarla mediante la reubicacin de sus empleados, los cuales pueden ser ascendidos, trasladados o transferidos con ascenso. El reclutamiento interno implica: Transferencia de personal Ascensos de personal Transferencias con ascenso de personal

 Programas de desarrollo de personal Planes de profesionalizacin de personal

Fuentes de reclutamiento: Externo El reclutamiento externo opera con candidatos que no pertenecen a la organizacin. Cuando existe una vacante la empresa intenta llenarla con personal de fuera, es decir con candidatos externos atrados por los diversos medios de reclutamiento. El reclutamiento externo incide sobre candidatos reales o potenciales, disponibles o empleados en otras organizaciones. En el reclutamiento externo existen 2 enfoques, el enfoque directo, que es cuando la organizacin contacta de manera directa al mercado de trabajo; el otro enfoque, es el enfoque indirecto, y se presenta cuando la organizacin contacta a intermediarios (agencias de reclutamiento, gremios, sindicatos) para que sean stos quienes se encarguen de hacer el reclutamiento. Las principales tcnicas de reclutamiento externo son: A) Consulta de los archivos de candidatos. Todos los candidatos que se presentaron de manera espontnea o que no fueron seleccionados en reclutamientos anteriores han de tener un currculo o una solicitud de empleo debidamente archivada en el rgano de reclutamiento. Lo fundamental de esta tcnica es que la empresa siempre tenga puertas abiertas para recibir candidatos que se presentan espontneamente, en cualquier poca aunque por el momento no se tengan vacantes. El reclutamiento debe ser una actividad continua e ininterrumpida, orientada a garantizar que haya siempre un conjunto de candidatos para cualquier eventualidad futura. Debe tenerse en cuenta que este es el sistema de reclutamiento de menor costo y que, cuando funciona, no requiere demasiado tiempo. B) Agencias de reclutamiento. En la actualidad, con el fin de atender a pequeas medianas y grandes empresas, han surgido una infinidad de organizaciones especializadas en reclutamiento de personal. Pueden proporcionar personal de niveles alto, medio o bajo, personal de ventas, de bancos o fuerza laboral industrial. Algunas otras, se especializan en ciertos puestos o perfiles en particular. El reclutamiento a travs de agencia es uno de los ms costosos, aunque est compensado por factores relacionados con tiempo y rendimiento. C) Instituciones educativas. Aunque no haya vacantes en el momento, algunas empresas desarrollan este sistema de manera continua como publicidad institucional para intensificar la presentacin de candidatos, muchas empresas

desarrollan programas de reclutamiento enviando mucho material de comunicacin a estas instituciones, con la finalidad de promover la empresa y crear una actitud favorable describiendo la organizacin, sus objetivos, su estructura y las oportunidades de trabajo que ofrece. D) Sindicatos y asociaciones gremiales. Aunque no exhibe el rendimiento de los sistemas presentados, tiene la ventaja de involucrar otras organizaciones en el proceso de reclutamiento, sin que se eleven los costos. Sirve ms como estrategia de apoyo que como estrategia principal. E) Otras organizaciones. En algunas ocasiones los contactos entre organizaciones llegan a formar cooperativas u organismos de reclutamiento financiados por un grupo de empresas, que tienen mayor cobertura que si operan por separado. La mayora de las ocasiones estas tcnicas de reclutamiento se utilizan combinadas. Los factores de costo y tiempo son sumamente importantes al escoger la tcnica o el medio ms indicado para el reclutamiento externo. En general cuanto mayor sea la urgencia de reclutar un candidato, mayor resultar el costo de la tcnica de reclutamiento que se aplique. Cuando el reclutamiento externo se desarrolla de manera continua y sistemtica, la organizacin puede disponer de candidatos a un costo de procesamiento mucho menor. induccin a la empresa y al puesto: La induccin al puesto es el proceso en donde se le proporciona al trabajador una introduccin a la empresa y a su puesto, buscando desarrollar una imagen positiva de la misma y facilitar la adaptacin del trabajador.

1.4.2 INDUCCIN A LA EMPRESA Y AL PUESTO La induccin a la empresa, que a menudo es proporcionada por el departamento de recursos humanos incluye usualmente: Una conferencia o curso en la que se le explique al nuevo empleado las caractersticas generales de la empresa. Un mensaje de bienvenida afectuoso clido a los nuevos trabajadores por parte del directivo del rea. La proyeccin de una pelcula o un show de diapositivas sobre los mismos temas de la conferencia. Una visita a la empresa donde se le muestren las reas clave: el reloj, las zonas de seguridad, los baos, etc.

Presentar al nuevo empleado con todos sus compaeros y proporcionar un manual de bienvenida con la informacin clave que requiera el trabajador en sus primeros das en la empresa.

En cambio la induccin al puesto requiere que el jefe inmediato realice las siguientes acciones: Entregar al trabajador por escrito la copia de su contrato de trabajo, de sus funciones, de su reglamento y si es posible incluso hay que leerlo en conjunto. Solicitar al trabajador que realice un programa de trabajo individual o una bitcora de actividades segn el puesto de que se trate. En los casos en que la actividad este estandarizada el programa de trabajo seguramente estar elaborado previamente por la empresa y bastar entregarlo por escrito al empleado. Una copia firmada por el jefe del rea y el trabajador debe permanecer en poder de cada una de las partes. Explicar al trabajador el sistema de evaluacin de su desempeo, los programas de incentivos y las sanciones, el programa de capacitacin y el programa de desarrollo de personal. Finalmente es conveniente nombrar un tutor para que lo asesore durante sus primeros das o meses dentro de la empresa. Para que el tutor se comprometa es necesario darle algn tipo de distintivo para que todos se den cuenta de la labor que hace y obviamente tambin alguna especie de incentivo.