CAPTULO 07

MODELAGEM DO PROCESSO

Simplificao Administrativa
Planejamento da Simplificao

Pr-requisitos da Simplificao Administrativa

Elaborao do Plano de Trabalho

Mapeamento do Processo

Mapeamento do Processo

Levantamento das Etapas e Normas

Identificao dos Elementos do Processo

Desenho dos Fluxogramas Atuais

Anlise e Melhoria do Processo

Anlise e Melhoria dos Processos

rvore de Solues

Modelagem do Processo

Sistema de Medio de Desempenho

Implementao das Melhorias

Implementao das Melhorias

Proposta de Simplificao

Implementao do Novo Processo

Fim

Painel de Bordo
- Ferramentas: Tcnica de Moderao por Cartelas e Fluxograma - Formulrio: Diagrama de Interao do Processo - Resultado: Novo Desenho do Processo

7. MODELAGEM DO PROCESSO
7.1 Macro Viso desse Passo

ENTRADAS
E1-MDP Formulrio de Identificao dos
Identificar as condies de Realizao dos Sub-processos

PROCESSO

SADAS
S1-MDP: Diagrama de Interao do Processo

Elementos do Processo preenchidos (S1-IEP); E2-MDP: DFA); E3-MDP: Cronograma de Encaminhamentos ARS); E4dos SMD) Resultado Indicadores da (S3(S1Fluxogramas

Desenhado (E1-SMD);
Fazer Anlise de Coeso e Acoplamento

S2-MDP:

Desenho

do

Novo Processo, incluindo o ciclo PDCA; (E2-SDM);

atuais desenhados (S1-

Fazer Anlise do Ciclo PDCA

Desenhar o Novo Processo

avaliao da Aplicao
Fim

Legenda: 1. En: entrada, nmero da entrada;

2. MDP: Modelagem do Processo; 3. IEP: Identificao dos Elementos do Processo; 4. DFA: Desenho dos Fluxogramas Atuais; 5. ARS: rvore de Solues; 6. SMD: Sistema de Medio de Desempenho; 7. Sn: sada, nmero da sada.

7.2 O que a modelagem?

o momento de examinar os diversos aspectos do processo de trabalho de maneira que possibilite a implementao de melhorias.

A modelagem permite a visualizao integral do processo em estudo.

7.3 Como fazer a Modelagem?

Aps a realizao do passo de elaborao da rvore de Solues, a Equipe d tem condies de identificar diversas causas geradoras de problemas acerca do processo de trabalho.

Todas essas causas sero objetos de anlise que subsidiaro o desenvolvimento das atividades desse passo , que dever ser executado junto ao GT, podendo, para isso, ser utilizada a Tcnica de Moderao por Cartelas (Anexo Ferramentas). A etapa de Modelagem compreende:

I - Identificao das Condies para Realizao dos Subprocessos a) definio da finalidade dos subprocessos; b) identificao das principais necessidades dos clientes/usurios; e c) identificao dos recursos necessrios a cada subprocesso

(profissionais, mquinas, softwares, e outros.).

II - Anlise e Melhoria dos Subprocessos a) anlise de coeso e acoplamento; e b) anlise do ciclo PDCA.

III - Desenho do Novo Processo

7.3.1 Identificao das Condies para Realizao dos Subprocessos

7.3.1.1 Definio da Finalidade dos Subprocessos

Consiste em se definir, de forma descritiva e sucinta, qual o objetivo de cada um dos subprocessos de trabalho.

EXEMPLO: A finalidade do subprocesso Requisio poderia ser:

Finalidade: Iniciar o processo licitatrio.

A partir dessa constatao, avalia-se a real importncia do subprocesso, podendo-se verificar se agrega valor e se est alinhado com as estratgias institucionais.

7.3.1.2 Identificao das Principais Necessidades dos Clientes/Usurios

Um processo de trabalho, para atender a sua finalidade, deve gerar um resultado que satisfaa o seu cliente/usurio. importante que se faa um levantamento dos

resultados que so esperados pelos clientes/usurios com a execuo do processo.

Sugere-se que o GT responda a seguinte pergunta: Quais so as necessidades dos clientes/usurios referentes ao

subprocesso de trabalho? No caso do exemplo do Guia: Quais as necessidades dos clientes/usurios referentes ao subprocesso Requisio?

Uma vez identificadas tais necessidades, a Equipe d poder fazer o registro das informaes da seguinte maneira:

Necessidades dos Clientes/Usurios Quantificao do bem/servio Especificao correta do bem/servio Prazo de entrega Local da entrega Automao do processo Confiabilidade no sistema Acesso, via internet, para acompanhamento do processo.

7.3.1.3 Identificao dos Recursos Necessrios aos Subprocessos

Para a plena execuo do processo de trabalho, necessrio o atendimento a determinadas condies, que podem ser definidas como os recursos necessrios ao desenvolvimento do processo.

Esses recursos podem ser categorizados da seguinte forma: Competncias individuais : so os conhecimentos, habilidades e atitudes necessrias aos profissionais para a execuo do subprocesso; Tecnolgicos: dizem respeito ao elemento da informtica que serve de suporte ao desenvolvimento do processo. So eles equipamentos, software e outras tecnologias da informao; Materiais: esto relacionados infra-estrutura bsica, sistema de instalaes, equipamentos e servios necessrios para a operao do rgo, tais como: ambiente de trabalho, local para armazenamento, telefone, fax, equipamento de limpeza, e outros ; Informacionais: so os relativos a informaes, documentos, manuais, normas. e Financeiros: referem-se aos custos e investimentos necessrios operacionalizao do processo.

Para o exemplo dado, os recursos necessrios seriam;

Recursos Necessrios: Comisso; 1 micro computador; Sistema de protocolo Sala adequada; acesso Internet; mesas e cadeiras; Equipe de apoio, composta por 03 (trs) funcionrios de carreira; Lei 8.666/93; Lei 10.520/02; legislao aplicvel.

Pode ocorrer de, durante esse levantamento, se observar que faltam ou que sobram recursos. necessrio que se proceda anlise de adequao desses mecanismos, de forma que se registrem as condies ideais para o trabalho.

A partir dos resultados dessas anlises realizadas, a Equipe d dever proceder consolidao de todas informaes mediante o desenho dos Diagramas de Interao do Processo (Anexo Ferramentas).

O Diagrama de Interao facilita a implementao das melhorias, pois engloba todas as informaes acerca dos subprocessos de forma clara e concisa, o que possibilita a rpida recuperao e a pronta atualizao das informaes.

O preenchimento dos Diagramas de Interao do Processo de LICITAO contemplaria um diagrama para cada subprocesso identificado. Utilizando o exemplo do subprocesso Requisio, um dos diagramas poderia ser o seguinte:
Finalidade Iniciar o processo licitatrio. ENTRADAS
Relao de bens e servios que se necessita;

SUBPROCESSO -

SADAS
Relao de bens e servios solicitados;

REQUISIO
-

Planilha de recursos financeiros; Oramento anual

Anlise dos dados quanto especificao; Disponibilidade de recursos oramentrios para compra dos bens/servios

Necessidades Quantificao do bem/servio; Especificao correta do bem/servio; Automao do processo; Confiabilidade no sistema; Acesso, via internet, para acompanhamento do processo

Recursos 1 micro computador; sistema de protocolo sala adequada; acesso Internet; mesas e cadeiras; equipe de apoio composta de 03 (trs) funcionrios de carreira; Lei 8.666/93; Lei 10.520/02.

Pontos de Controle

Este campo ser preenchido quando da Anlise do PDCA (item 7.3.2.2, deste captulo)

Os Diagramas de Interao do Processo auxiliam na construo da proposta melhorias, que ser representada no Desenho do Novo Processo.

de

7.3.2 Anlise e Melhoria dos SubProcessos

A anlise de melhoria consiste em verificar as possibilidades de reformulao do subprocesso, de modo que se produza o mximo de resultado ao menor custo possvel.

A Equipe d dever apoiar-se nas informaes obtidas quando da anlise das condies de realizao do subprocesso, para ento examinar o seu fluxo.

Para isso, sero utilizados os Desenhos dos Fluxogramas Atuais (Fase 2 Mapeamento dos Processos), que sero analisados conforme o que se segue:

7.3.2.1 Anlise de Coeso e Acoplamento

A anlise dos subprocessos, visando a melhorias, requer o tratamento adequado das atividades luz de dois conceitos: coeso e acoplamento.

Coeso significa interdependncia entre etapas, sendo que uma no executada, em hiptese alguma, sem a ligao com a outra. Percebe-se a coeso claramente quando, na mudana de algum aspecto relacionado com a execuo de uma etapa, ocorre um impacto grande em outra etapa .

Para essa anlise, a Equipe d dever, a partir dos Fluxogramas Atuais, observar o seguinte: a incidncia de atividades de vai-e-volta; existncia de sobreposies ou omisses de etapas ; e a ausncia ou irregularidade na seqncia das etapas . Acoplamento significa interdependncia entre agrupamentos de etapas, ou seja, entre subprocessos de trabalho. O baixo grau de acoplamento entre subprocessos vai permitir que sejam feitas alteraes em um deles, ocorrendo pouco, ou nenhum, impacto sobre o outro. A fronteira entre subprocessos com baixo grau de acoplamento perfeitamente identificada e visualizada, facilitando a distribuio de

responsabilidades e cargas de trabalho, alm de permitir um controle e uma gesto mais precisos.

Na anlise do acoplamento, deve-se observar o seguinte: a existncia de muita dependncia de um subprocesso em relao a outro; a existncia de sobreposies ou omisses de subprocessos; e a ausncia ou irregularidade nas interaes entre subprocessos, Apesar de o grau de acoplamento necessitar ser minimizado, ele no devera ser nulo, pois deve haver um mnimo de interao entre os subprocessos, o que observado a partir das interfaces entre eles (as sadas de um subprocesso sero as entradas de outro, o subprocesso seguinte, conforme a ordem lgica de ao).

O resultado da anlise da coeso e do acoplamento ser registrado no Desenho do Novo processo, uma vez que ser a expresso das melhorias das etapas desenvolvidas para a consecuo dos resultados do processo como um todo.

To importante quanto essa analise a verificao da agregao de valor que cada etapa e subprocesso capaz de gerar. Portanto, de posse da anlise das condies de realizao do subprocesso e da coeso e acoplamento, torna-se possvel visualizar com mais clareza a possibilidade de eliminao de alguma etapa ou subprocesso que, eventualmente, no adicione valor ao produto/servio gerado.

A melhoria do novo processo requer a mxima coeso entre as etapas e o mnimo acoplamento entre os subprocessos.

7.3.2.2 Anlise do Ciclo PDCA

Durante a anlise dos fluxogramas dos subprocessos, a Equipe d deve estar atenta ao cumprimento do ciclo PDCA (Planejamento-Desenvolvimento-Controle-Ao

Corretiva), que deve estar presente em qualquer processo de trabalho, onde:

Planejamento: atividades de planejamento do trabalho a ser realizado, ou seja, planejamento das etapas desenvolvidas no subprocesso; Desenvolvimento: atividades de execuo so as que realizam o trabalho planejado, ou seja, de realizao do subprocesso; Controle: atividades de medio, de avaliao e acompanhamento do trabalho que foi executado, ou seja, do subprocesso; de forma a identificar a diferena entre o que foi realizado e o que foi planejado. Especial ateno deve ser dada aos Pontos de Controle que so aqueles que geram regras ou restries quanto execuo do processo de trabalho. Eles podem ser: Temporais: data de retorno, prazo de entrega, tempo de espera, perodo para realizao do servio, e outros .; Numricos: ndice de reclamao, grau de satisfao do cliente/usurio ; e outros.; De Ao: controle da qualidade, verificao automtica pelo sistema, verificao pelo cliente/usurio, buscas automticas, e outros .

Utilizando o exemplo do subprocesso Requisio, os Pontos de Controle poderiam ser os seguintes:

Pontos de Controle Qualidade da especificao do produto/servio; Tempo de anlise Disponibilidade de recursos

Os pontos de controle identificados devero servir de subsdio para orientar a construo dos indicadores que sero objeto do prximo passo - Sistema de Medio de Desempenho do subprocesso.

Ao Corretiva: agir corretivamente sobre a diferena identificada. Tal atuao pode ser sobre o que foi feito (retrabalho, reparo, ajuste.) ou sobre o que foi planejado.

Diante da constatao da ausncia ou da insuficincia das aes do ciclo PDCA, a Equipe d deve propor a sua incluso e/ou melhoramento nos subprocessos. Dessa

forma, o ciclo PDCA ser parte integrante do subprocesso e, portanto, tambm dever ser representado no Desenho dos Novos fluxogramas.

7.3.3 Desenho do Novo processo

De posse dos Diagramas de Interao do Processo, das anlises de Coeso e Acoplamento e do Ciclo PDCA, o GT ter os elementos necessrios construo da proposio de melhorias dos subprocessos de trabalho, que sero retratadas no Desenho do Novo Processo.

Ao iniciar o Desenho do Novo processo, a Equipe d dever ter em mente que o fluxo que ser desenhado, representar a forma como o processo passar a funcionar a partir das melhorias propostas.

Aps desenhar todos os fluxogramas referentes ao Novo Processo, a equipe d ter em mos uma sugesto de melhoria que dever ser submetida validao pelas reas pertinentes.

Durante a validao, deve-se considerar: sugestes passveis de implementao imediata; sugestes que, para sua implementao, necessria

articulao/negociao com outros agentes institucionais; sugestes que dependem de suporte da Tecnologia da Informao; sugestes infactveis. Aps tal validao, dever ser feita a reviso dos desenhos apresentados, com base nas sugestes/observaes do GT, podendo ser gerados desenhos alternativos, para a implementao das melhorias.

Nesse caso, podero surgir duas alternativas de desenhos:

Fluxo ideal: o melhor resultado alcanado pela equipe para a execuo do novo subprocesso, mas depende de fatores que impedem sua implementao imediata.

Fluxo implementvel: o desenho que considera parte das melhorias recomendadas implementao subprocesso. pelo desenho da ideal, nova e que de tornam possvel a do

imediata

forma

funcionamento

7.4 Concluso desse Passo

O resultado desse passo o desenho do Diagrama de Interao do Processo e o Desenho do Novo Processo de trabalho, com as propostas de melhoria.

Com esses desenhos prontos, inicia-se o passo de definio do Sistema de Medio de Desempenho.