Planificacin contra stock

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Protagonistas 3 MRP.
El primer objetivo de esta segunda etapa del mtodo SCENE es conocer qu elementos forman parte de las rdenes de fabricacin y de compra que emite la empresa. Estas rdenes no tienen por qu coincidir en todos los casos con un pedido de un cliente, pero en la mayora de los casos precisan componentes y materias primas en cantidades establecidas. Por tanto, la primera parada en la eleccin de los protagonistas que sitan el problema en la gestin de los almacenes de materias primas. Los sistemas tradicionales de gestin de almacenes no se pueden aplicar a los artculos con demanda dependiente. A mediados del siglo XX se solucion este problema con el desarrollo de la metodologa MRP (Material Requirement Planning). La evolucin de estos sistemas de gestin de informacin no ha terminado y la problemtica que surgi con el efecto del ao 2000 potenci la aparicin de numerosos programas de gestin integral que no son ms que la evolucin natural de los antiguos MRPs. En este tema se analizar, de forma general, la historia de estos sistemas informticos y la metodologa que emplean. Para el funcionamiento eficiente de cualquier programa MRP es preciso utilizar ordenadores. Tambin se analizar el efecto de la capacidad en la planificacin, con el estudio de la metodologa CRP (Capacity Requirement Planning).

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3.1 Introduccin
En los aos 60 algunas empresas comprobaban cmo el suministro de piezas para el montaje de sus productos no funcionaba como se esperaba. Eran frecuentes las ocasiones en que no podan ensamblar los productos finales por falta de algn componente. Con un sencillo clculo estadstico se puede demostrar por qu los sistemas de gestin tradicionales no son vlidos para productos con demande dependiente. Si se supone un producto formado por 20 componentes cuyos stocks se gestionan por el mtodo tradicional estudiado y estn protegidos contra roturas de stock en un 95% de los casos. Adems, Si falta un componente no puede realizarse el montaje. La probabilidad de que no pueda realizarse el montaje correcto por falta de un componente resulta ser del 64%. La solucin que se encontr a este problema comenz con la definicin de la Lista de Materiales (en ingls BOM - Bill of Materials). Se trata de estructuras jerarquizadas anlogas a las padre-hijo que recogen los rboles genealgicos. La creacin de la Lista de Materiales se conoce como explosin de necesidades.

Sin embargo, las limitaciones de la lista de materiales eran numerosas. Por ejemplo, no calculaba las fechas en las que deban realizarse los pedidos. Para paliar estas deficiencias se desarroll el MRP (Material Requierement Planning) que proyecta en el tiempo las necesidades de materiales. Este proceso se conoce como decalaje en el tiempo.

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Gracias al MRP, gestionando los productos segn la previsin del artculo padre (que se obtiene del plan maestro de produccin) la demanda de los hijos se sabe con certeza, gracias a la lista de materiales. Conociendo los plazos de entrega de los proveedores (o de fabricacin si los componentes se realizan en la misma empresa) resulta trivial determinar cundo hay que realizar el lanzamiento de los pedidos. El proceso de planificacin para la obtencin de los materiales es diferente si la empresa trabaja contra pedido o contra stock. Adems, en caso de que la empresa trabaje contra pedido existen distintas alternativas, representadas en el esquema siguiente y que, a continuacin, se explican brevemente.
Bolsa Contra pedido Pedido
1 OF = M pedidos

T?
1 OF = 1 pedido

MRP

OF, OC

Reservas Contra stock

1 OF = 1 pedido interno

Pedido

Almacn

Punto pedido

Si la empresa trabaja contra stock los pedidos son retirados directamente de almacn. Generalmente, cuando ste alcanza el punto de pedido correspondiente a cada producto se emiten las rdenes. Si la empresa trabaja contra pedido pueden definirse distintos procedimientos. o Cada Pedido puede ejecutar el MRP para determinar los componentes necesarios, hacer reservas en el almacn y dar lugar a rdenes independientes. Cada Pedido puede acumularse en una bolsa y, cada TP, se ejecuta el MRP para determinar los componentes necesarios, hacer reservas en el almacn y dar lugar a las rdenes correspondientes. Los pedidos de los clientes se preparan una vez finalizadas las rdenes agrupadas.

Por ltimo, en el caso de las clulas de produccin autogestionadas no se realiza ningn proceso de planificacin, sino que slo se definen el nmero de Kanbans que se incluirn en la clula (este concepto se explicar en el captulo siguiente).

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3.1.1 Evolucin de los sistemas MRP

El beneficio principal derivado de la implantacin de las aplicaciones MRP era una considerable reduccin del inventario. Por lo tanto, la reduccin del inmovilizado ofreci a las empresas importantes ahorros econmicos y, como consecuencia, importantes beneficios econmicos al obtener un rendimiento financiero del dinero que antes se tena en forma de inventario. Sin embargo, la situacin, una vez estabilizada, no ofreca otros beneficios. El paso de los aos ha hecho que, aquellos sistemas MRP, quedaran reducidos a un mdulo incorporado en sistemas de informacin mayores. Las funcionalidades que se exigan a los MRP eran cada vez ms altas y pronto comenz a solicitar que realizaran la planificacin en funcin de la capacidad de la planta. En un primer momento los resultados que se obtenan con un programa MRP eran introducidos como datos de entrada en otros programas, llamados CRP (Capacity Requirement Planning) que, teniendo en cuenta las restricciones de capacidad, determinaban si la planificacin ofrecida era o no posible. En caso de resultar inviable se volvan a calcular nuevos lanzamientos con el programa MRP y las recomendaciones ofrecidas por el mdulo CRP. Este proceso se repeta hasta que se hallaba una solucin posible. Era slo cuestin de tiempo que el mdulo CRP se incorporara a los sistemas MRP, pero claro, el nombre ya no serva porque, no slo se planificaban los materiales, sino que tambin se incluan los recursos internos. Se aprovech tambin para incorporar mdulos de gestin de compras, ventas, almacenes y la contabilidad. Este nuevo modelo de sistema de informacin, nacido en los aos 70, se conoci con el nombre de MRP II, aunque el significado de cada letra es diferente (Manufacturing Resource Planning). Los problemas de final del siglo XX, derivados del efecto del ao 2000 y de la conversin al euro favoreci el desarrollo de nuevos productos, llamados ERP (Enterprise Resource Planning). Realmente no existe ninguna diferencia, en la prctica, entre los ERP y los antiguos sistemas MRPII y su nombre responde ms a una estrategia comercial.

3.2 Funcionamiento del sistema MRP

Empezando por el sistema ms antiguo, el MRP, se van a estudiar las tcnicas de clculo y se resolvern pequeos casos, similares en todo, salvo en volumen de informacin manejada, a los sistemas reales utilizados en las empresas.

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El primer paso es determinar cul es el objetivo de los clculos de un sistema MRP. Se podra resumir en una frase: Determinar cunto pedir de cada componente para asegurar la disponibilidad de la cantidad deseada, en el lugar adecuado y en el momento en que sean necesarios partiendo de los datos del plan maestro. Este objetivo principal se concreta en logros menores, pero no por ello menos importantes: Asegurar la disponibilidad de materiales y componentes. Mantener un bajo nivel de inventario. Reaccionar ante posibles imprevistos. Adelantar o retrasar pedidos en funcin de cambios en la fecha de entrega.

La planificacin de requerimientos de materiales (MRP) es una de las funciones del entorno productivo que puede automatizarse de forma eficiente, siempre y cuando los datos de los que se disponga para tomar decisiones estn convenientemente actualizados.
PMP Pedidos Previsiones

Maestro de artculos

Lista de materiales

MRP

Lanzamiento de Ordenes proyectadas

Ordenes de compra

Ordenes de fabric.

Reajustes

Ordenes de calidad

El sistema MRP parte del plan maestro de produccin; evala, en funcin a las caractersticas de los componentes, que se describirn ms adelante, el momento ms oportuno para lanzar los pedidos; por ltimo, elabora mltiples informes para controlar el sistema: pedidos, estado de inventario,...

3.2.1 Entradas al sistema MRP

La principal entrada corresponde al Plan Maestro de Produccin (PMP). Es importante sealar que, fruto de este plan se determinarn de manera exacta, las necesidades de componentes y que, por tanto, no se incluyen otro tipo de demandas

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de componentes que, en algunos casos, pueden ser importantes. As, los pedidos de componentes para recambios se debern incluir como entrada independiente o formar parte del plan maestro. Su valor se calcular en base a previsiones especficas.

3.2.2 Datos principales para tomar decisiones

Una de las principales ventajas del sistema MRP es que, para tomar decisiones, no es necesario un nmero elevado de datos. Ahora bien, es fundamental que los pocos datos que se precisan sean correctos y estn actualizados.

Concretamente, todos los datos que se necesitan en la metodologa se recogen en dos documentos: la lista de materiales y el maestro de artculos. En los siguiente apartados se supone como producto la silla representada en la figura.

3.2.2.1 Lista de materiales

La lista de materiales representa la estructura del producto, es decir, el tipo de componentes y la cantidad de cada uno de ellos. Adems se presenta en forma de rbol, lo que se conoce como explosin de necesidades. La forma ms comn de representar la estructura es la explosin uninivel: Explosin, porque se representa de arriba a abajo, es decir, de producto final a componentes, pasando por submontajes. Otra forma de presentarlo sera la implosin, pero se emplea mucho menos. Uninivel, ya que se detallan los componentes de cada componente, lo que hace que un mismo elemento pueda aparecer ms de una vez en distintos niveles.

En el caso de la silla de la figura, la explosin de necesidades, es muy sencilla. EL MRP puede trabajar con mdulos, derivados de una implantacin de la tecnologa de grupos.

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La forma de implementarlo en un sistema informtico es mediante una tabla en la base de datos, en la que cada registro recoge el cdigo (o el nombre) del artculo, el cdigo del componente (o su nombre) y la cantidad de cada componente.
Artculo Componente Cantidad

Silla Silla Silla Respaldo Respaldo

Patas Asiento Respaldo Tabla Barrotes

4 1 1 1 2

3.2.2.2 Maestro de artculos

El maestro de artculos es el fichero de control de inventario, es decir, presenta el estado actual y futuro del inventario de componentes y de productos finales. Adems, deben incluirse, como datos fundamentales, el plazo de entrega, o de montaje o de fabricacin de cada componente. De esta forma se sabe el momento en el que debe empezar a fabricarse o pedirse el componente. El perodo de planificacin del MRP suele denominarse cubo de tiempo y, generalmente su unidad es la semana. La forma grfica de representar el maestro de artculos se denomina decalaje en el tiempo y consiste en un diagrama de Gantt que se empieza a dibujar desde el producto terminado.
Barrotes Tabla Respaldo Asiento Patas Silla 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10

En el diagrama puede comprobarse cmo las lneas verticales representan el principio de cada perodo, por lo que entre dos lneas se desarrolla el perodo. No se trata de determinar la secuencia de fabricacin, sino de asegurar que los componentes estarn disponibles.

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En la implementacin del maestro de artculos se pueden incluir otros datos en cada uno de los regristros de la tabla, como el coste, la cantidad mnima de pedido, el proveedor, etc.
Artculo Inventario Pedido Mnimo PF o montaje

Silla Respaldo Tablas Patas

0 0 30 160

50 50 50 100

1 1 1 2

Es preciso tener certeza absoluta en los datos de esta tabla, concretamente la cantidad disponible en el almacn y las recepciones previstas. En ocasiones no se incluye el Stock de Seguridad (SS) porque se emplea stock de seguridad slo en el inventario de productos finales y en componentes con demanda parcialmente independiente, es decir, aquellos que se emplean como repuestos. En productos con demanda dependiente, aunque el stock de seguridad no puede eliminarse por completo (existirn prdidas de componentes debidos a mermas o defectuosos) puede reducirse de forma importante.

3.2.3 Salidas del MRP

Uno de los principales problemas de los sistemas MRP antiguos (y de algunos ms modernos) es la enorme cantidad de informacin que producen. Algunos informes son importantes, pero la mayora no tienen apenas utilidad. Para evitarlo, los programadores crearon los sistemas de variacin neta que recogen en un informe el estado final del almacn en el perodo concreto (por ejemplo un da), independientemente de los movimientos que se hayan producido.

3.2.3.1 Informes primarios

Los principales informes que produce el sistema MRP son las ordenes de fabricacin o de compra, denominados plan de materiales y los informes de reprogramaciones debidas a cambio en los pedidos. Adems, se pueden acompaar las ordenes de compra con las especificaciones de calidad. Por ltimo, resultan importantes los documentos que presentan el estado del inventario y que indican las cantidades actuales de cada producto as como las futuras recepciones de material.

3.2.3.2 Informes Secundarios

Son numerosos los informes que preparan los sistemas MRP y como ejemplo se pueden citar las previsiones de roturas de stock, anlisis ABC,...

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3.2.4 Clculos internos de un sistema MRP

En los sistemas MRP, en un intento de estandarizacin, se definieron los siguientes conceptos:
PATAS
Requerimientos Brutos B(t) Recepciones programadas R(t) Proyectado en Mano M(t) Requerimientos netos N(t) Recepcin rdenes ROP(t) Lanzamiento rdenes LOP(t)

2 40 120

3 60 100 160

4 100 60

5 100 60 40 100

6 120 40 60 100 100

7 180 0 140 140 100

8 80 20 80 100 0

9 120 0 100 100 0

160

100

100

140

3.2.4.1 Requerimientos Brutos B(t)

Corresponde a la produccin total anticipada de productos terminados y, como se vea al principio, proviene del Plan Maestro. Ahora bien, es necesario tener en cuenta las posibles mermas que se producirn durante el proceso. Para el caso de los componentes los requerimientos brutos se determinarn en funcin de los lanzamientos de rdenes de sus padres incluyendo, adems, las mermas que se puedan producir.

3.2.4.2 Recepciones Programadas R(t)

Las Recepciones Programadas corresponden al material pedido en un perodo de planificacin anterior que llegar en el perodo que se est planificando. Si se separan del resto es porque no es posible modificar las fechas de recepcin debido a que los pedidos ya estn en curso.

3.2.4.3 Requerimientos Netos N(t)

Las necesidades reales de fabricacin (o pedido) no coinciden con lo que se demandan, ya que existen componentes que se pueden emplear y que estn, o bien en el almacn, o bien en proceso. N(t) = B(t) - R(t) - M(t-1) De esta forma se determinan las necesidades netas de produccin o pedido.

3.2.4.4 Recepcin de Ordenes Proyectadas ROP(t)

La cantidad que se pedir no siempre coincidir con las necesidades netas, porque, en este punto, entran en juego las distintas polticas de aprovisionamiento o fabricacin de la empresa:

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Lote a lote: La cantidad pedida coincide con las necesidades netas. Perodo constante: Se suman las cantidades de un perodo y se realiza un pedido. POQ (Periodic Order Quantity): Lo que es fijo es la cantidad que se pide, por lo que el perodo vara. EOQ (Economic Order Quantity): Se pide la cantidad econmica de pedido correspondiente a cada pedido. Lote mnimo: La cantidad mnima de pedido es fija, de forma que, si la cantidad solicitada es superior, se enve un pedido igual a las necesidades netas. Pero si la cantidad es inferior se pide la cantidad mnima. Todava no se ha lanzado la orden pero sta se deber recibir justo en el momento en que sea necesaria. En caso de que el cubo de tiempo sea diario, para simplificar, se entiende que los pedidos solicitados se reciben a primera hora de la maana, por lo que las unidades que los forman se pueden emplear ese mismo da. En el caso en que la cantidad solicitada sea diferente a la necesitada, el exceso se incluir en el inventario.

3.2.4.5 Proyectado en Mano M(t)

El proyectado en mano es el inventario esperado al final del perodo. Su clculo se realiza de la misma forma que en el tema de planificacin agregada, aunque la notacin sea diferente. M(t) = M(t-1) + R(t) + ROP(t) - B(t) = ROP(t) N(t) Se trata de sumar al inventario del da anterior las recepciones esperadas durante el perodo (provenientes de una planificacin anterior y de las recepciones de los lanzamientos que se realicen) y restar la demanda de ese perodo.

3.2.4.6 Lanzamiento de Ordenes Proyectadas LOP (t)

Se obtiene mediante el decalaje en el tiempo de las Recepciones de Ordenes Proyectadas (ROP(t)). Es, en este punto, cuando la tabla se completa. As, al llegar un perodo en el que se debe lanzar un pedido se emitir la orden y los componentes se recibirn en el momento en que se necesitan en el montaje final, segn la poltica de aprovisionamiento de la empresa.

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3.2.5 Casos particulares

Analizando la forma de realizar los clculos de este sistema enseguida aparecen posibles problemas que se convierten en casos particulares y que los programas de MRP ya han analizado y solucionado.

3.2.5.1 Programacin de artculos antes de la fecha actual

Dada la forma de trabajar de los sistemas MRP, desde la fecha de entrega de los pedidos, decalando en el tiempo los lanzamientos, puede ocurrir que se intente lanzar una orden antes de la fecha actual. En este caso el sistema emite un mensaje de excepcin, de forma que, el analista puede cambiar la programacin o comprimir los plazos de entrega o fabricacin.

3.2.5.2 Requerimientos procedentes de ms de un artculo

En el caso de que ms de un producto contenga el mismo componente, y sea necesario fabricar ambos para la misma fecha, se suman los requerimientos netos del componente de los dos pedidos.

3.3 CRP. Planificacin de la Capacidad

En los clculos de un sistema MRP no se tiene en cuenta la capacidad de la planta para fabricar o montar los componentes necesarios para completar el pedido. En la mayora de las empresas la premisa de capacidad infinita no es vlida. Y es necesario saber si se puede fabricar o no. En otras fbricas, suponer que la capacidad es infinita, resulta suficiente. El sistema CRP funciona de la siguiente forma:

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PMP provisional

Plan de necesidades

MRP

Revisar el PMP

Convertir a necesidades de recursos

NO

Son suficientes los recursos?

NO

Puede aumentarse la capacidad?

SI

SI

Plan maestro definitivo

Convertir el PMP en definitivo

Modificar la capacidad

La capacidad de la empresa puede elevarse momentneamente mediante el uso de horas extras o la subcontratacin. En caso de no poder ampliarse por estos medios, las posibilidades consisten en revisar el programa maestro fabricando antes y almacenando (soportando el coste de almacenamiento que aparezca) o fabricar ms tarde (corriendo con posibles penalizaciones por retraso). Para simplificar los clculos se supondr que, las operaciones secuenciales de un mismo producto se realizan cada una en un perodo, es decir, si un producto tiene tres operaciones, cada una de ellas se realizar en un da o una semana diferente. Si la mquina tiene capacidad suficiente podr realizar el mismo perodo otros pedidos. El motivo de esta simplificacin es que el CRP estudia la carga y no la secuencia de produccin. En los sistemas reales, el CRP est unido, en algunos casos, a los mdulos de planificacin (Schedulers), por lo que se considera la duracin real de las tareas. El motivo de no considerarlo es debido a la complejidad que alcanzaran los clculos.

3.3.1 Datos principales para tomar decisiones

Lgicamente, los datos recogidos en la lista de materiales, y en el maestro de artculos no son suficientes para tomar decisiones con respecto a la capacidad. El sistema CRP incluye dos nuevas tablas referentes, principalmente, a las caractersticas del proceso.

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3.3.1.1 Lista de operaciones (BOO) o tabla de rutas

Se conoce como Bill Of Operations y recoge los datos necesarios para conocer la forma en que se fabrica un artculo. Por lo tanto, es suficiente recoger el cdigo del artculo, el nmero de la operacin (para mantener la secuencia), la mquina o centro de trabajo donde se realiza la operacin, el tiempo de procesamiento o la capacidad (tp) y el tiempo de preparacin (s).
Artculo Operacin CDT Capacidad

Patas Patas

1 2

Torno1 Torno2

30 15

Los desplazamientos de un centro de trabajo a otro pueden considerarse operaciones independientes. As, se puede conocer su duracin para posteriormente intentar reducirlos, e incluso, eliminarlos.

3.3.1.2 Centros de trabajo o mquinas

Las caractersticas de las mquinas que son independientes del producto que fabrican se recogen en una tabla, la de centros de trabajo (o mquinas). Los datos ms frecuentes de esta tabla son el cdigo de la mquina y el nmero de mquinas. En ocasiones se incluye la capacidad, cuando sta es la misma para todos los productos. Otras veces el dato de capacidad se expresa en horas totales.
CDT Nombre N Mquinas

1 2

Torno1 Torno2

1 1

3.3.2 Salidas del mdulo CRP

El mdulo CRP avisa de la carencia de capacidad pero no toma decisiones de cmo resolver estos problemas de capacidad descubiertos. En sistemas completos se muestran diferentes soluciones al usuario, que debe elegir la ms idnea.

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140 120 100 80 Prevista 60 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Planificada

CAPACIDAD

En la actualidad son muy pocos los sistemas de gestin empresarial que no incluyen el mdulo CRP junto con el mdulo de MRP, evitando as el flujo continuo de informacin entre programas diferentes. Adems, debido a que pueden unirse con aplicaciones o mdulos encargados de obtener la secuencia de produccin ptima es posible reducir los cubos de tiempo a das en lugar de semanas, como unidad estndar.

3.4 Bibliografa recomendada

Direccin de la Produccin. Decisiones tcticas J. Heizer y B. Render, Prentice Hall, Madrid, 1997
Posiblemente la mejor de las parejas de libros dedicados a los mismos aspectos. Con ejemplos de casos reales de empresas para ilustrar los captulos. Lstima que slo sean ejemplos de empresas americanas.

Administracin de Produccin y Operaciones. 4 edicin N. Gaither y G. Frazier; International Thomson; Mxico; 2000
Libro de carcter general que contiene numerosos ejemplos y casos para resolver. Pretende ser una alternativa al Chase-Aquilano, pero no es tan completo. Tambin se excede en las traducciones literales del ingls.

Analysis and Control of Production Systems. E. A: Elsayed y T. O. Boucher, Practice-Hall, New Jersey, 1985
Bastante general. Incluye, adems de MRP, la planificacin detallada de operaciones.