PROCEDIMIENTO

EJECUCIN DE OPERACIONES VARIAS

OBJETIVO:

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Normar una serie de procedimientos que funcionan como herramientas para complementar las actividades que desarrolla el rea operativa. Administrador de la Agencia, Asistente de Operaciones, Auxiliar de Operaciones, INSTANCIAS INVOLUCRADAS: Asistente de Tecnologas de la informacin, Jefe Regional, Asistente de Operaciones Administrativo, Jefe de Operaciones, Cliente.

RESPONSABLE: ACTIVIDADES I. RESUMEN DEL PROCESO Jefe de Operaciones, Asistente de Operaciones, 1. Notas de cargo y abono Auxiliar de Operaciones Jefe de Operaciones, Asistente de Operaciones, Asistente de Operaciones 2. Cargos automticos Administrativo, Asistente de Tecnologas de la Informacin Administrador de Agencia, Asistente de Operaciones, 3. Extornos Auxiliar de Operaciones Asistente de Operaciones, 4. Operaciones por regularizar Auxiliar de operaciones Administrador de Agencia, Asistente de Operaciones, 5. Activacin de cuentas inactivas Auxiliar de operaciones Jefe de Operaciones, Asistente de Operaciones Administrativo, 6. Mantenimiento de saldos CTS Auxiliar de Operaciones encargado de CTS Administrador de Agencia, 7. Asignacin de saldo mnimo en cuenta Asistente de Operaciones

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II. PROCESO AL DETALLE RESPONSABLE:
1. NOTAS DE CARGO Y ABONO:

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ACTIVIDADES

1.1 Notas de Cargo: Afectacin de cuentas de ahorro a favor de la institucin. Auxiliar de operaciones Auxiliar de operaciones 1.1.1. Genera nota de cargo en el sistema. 1.1.2. Imprime, sella y coloca V en los comproba ntes, de B Anexo 01 Comprobantes de acuerdo al Operaciones. 1.1.3. Procede a archivar los comprobantes de acuerdo a la Tabla III: Archivo de Documentos. NOTA: Una nota de cargo puede generarse en los siguientes casos: Gasto por rebote en canje de cheques depositados, Comisin por talonario de rdenes de pago, Comisin por duplicado de tarjeta electrnica de dbito, Comisin por estado de cuenta (por hoja), Gasto por canje de cheque de otra plaza, Error extorno depsito, Error en tasa de inters, Retencin de cuenta (judicial-SUNAT-Aduanas-etc.), Comisin por prestacin de servicios, compensacin de crditos que se encuentran en cobranza judicial, Comisin por OP/rechazadas por CMAC, Comisin por OP/rechazadas por canje bancario, Comisin por mantenimiento de cuentas inactivas, Comisin por emisin de informacin para entidades varias, Comisin por emisin de rdenes de pago de gerencia, Comisin por bsqueda de informacin (por una boleta de pago u orden de pago adicional), Comisin por transferencias interbancarias de salida, Comisin por deposito en monedas (conteo y depuracin), Gastos por emisin de cheque de gerencia otros bancos, otros sin IGV, y otros que considere la Gerencia. El pago puede realizarse en efectivo a solicitud del cliente. 1.2 Notas de Abono: Importe a favor del cliente que se deposita en su cuenta, en los siguientes casos: Extornos RAPICAJA Devolucin de intereses Duplicidad de operaciones Devolucin de sobrantes Devolucin de ITF por transacciones a travs de Cmara de Compensacin Electrnica.

Auxiliar de operaciones

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Cliente

1.1.1. Se apersona a ventanilla y solicita la devolucin de efectivo a su cuenta por la operacin realizada. Para el caso de transferencias realizadas mediante Cmara de Compensacin Electrnica, de cuentas mancomunadas o indistintas, el cliente deber adjuntar el formato srvase ejecutar y el extracto o carta de la institucin financiera con la que se realiz la transferencia, debiendo contener los siguientes datos: - DNI de los titulares - Cdigo de cuenta interbancario - Datos de los titulares debiendo mantenerse el mismo orden de los titulares tanto en la cuenta de la entidad emisora como de la entidad receptora.

Asistente de operaciones Jefe de Operaciones

1.1.2. Solicita autorizacin de la nota de abono de manera inmediata al Jefe de Operaciones va correo electrnico. 1.1.3. Autoriza la emisin de Nota de abono en un plazo de 24 horas, una vez recibido el correo de solicitud. 1.1.4. Genera nota de abono en el sistema.

Asistente de operaciones Asistente de operaciones Asistente de operaciones Auxiliar de Operaciones

1.1.5. Autoriza en el sistema.

1.1.6. Imprime, sella y coloca V en los comproba ntes, de B Anexo 01 Comprobantes de acuerdo al Operaciones. 1.1.7. Procede a archivar los comprobantes de acuerdo a la Tabla III: Archivo de Documentos.

2. CARGOS AUTOMATICOS: 2.1 Prestacin de Servicios: Son afectaciones a cuentas de ahorro por la prestacin de determinado servicio. Cliente Asistente de operaciones Asistente de Operaciones Asistente de Operaciones 2.1.1 Solicita el servicio a travs de una ficha de afiliacin. 2.1.2 Registra en el sistema las afiliaciones.

2.1.3 Ejecuta proceso de cargo a las cuentas afiliadas. 2.1.4 Imprime, sella y coloca V en los comproban tes y B reportes generados de acuerdo al Anexo 01 Comprobantes de Operaciones.
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Asistente de Operaciones

2.1.5 Procede a archivar los comprobantes y reporte generado de acuerdo a la Tabla III: Archivo de Documentos. 2.1.6 Enva, el primer da hbil de cada mes, el reporte de cuentas afectadas a la persona encargada. 2.1.7 Coordina con la empresa prestadora del servicio.

Asistente de Operaciones Asistente de Operaciones Administrativo

2.2 Cuentas Inactivas: Las cuentas inactivas son las que no registran movimientos durante 12 meses, o que hayan tenido por un lapso de seis meses un saldo inferior al mnimo establecido por la CMAC Arequipa. Jefe de Operaciones 2.2.1 Enva carta al cliente comunicando que su cuenta se encuentra inactiva e invitndolo a activar su cuenta de depsito. 2.2.2 Luego de vencido el plazo otorgado, carga los costos de manutencin a las cuentas inactivas segn el importe establecido en el Tarifario de comisiones vinculadas a operaciones pasivas. 2.2.3 Enva al Jefe de Operaciones un reporte con el detalle de las cuentas afectadas.

Asistente de Tecnologas de informacin

Asistente de Tecnologas de informacin Jefe de Operaciones

2.2.4 Archiva el reporte enviado por el Asistente de Tecnologas de la Informacin.

3. EXTORNOS: Los Extornos son una forma de anular una operacin errnea en el sistema. Auxiliar de Operaciones 3.1. Comunica al Asistente de Operaciones el error cometido y el motivo. 3.2. Autoriza el extorno en el sistema.

Asistente de Operaciones o Administrador de Agencia Auxiliar de Operaciones Auxiliar de Operaciones

3.3. Ejecuta el extorno. 3.4. Imprime, sella y coloca V en los comprobant es, de B acuerdo al Anexo 01 Comprobantes de Operaciones. 3.5. Procede a archivar los comprobantes de acuerdo a la Tabla III: Archivo de Documentos.
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NOTA: Solo procede extorno de la ltima operacin realizada, siempre que se realice el mismo da. El Jefe Regional, Jefe de Operaciones y el Analista Snior de Riesgo Oerativo pueden consultar en el sistema el reporte de los extornos realizados, para los fines que considere conveniente. 4. OPERACIONES POR REGULARIZAR: Permite mantener una operacin pendiente de regularizacin, debiendo ser regularizada dentro de los plazos establecidos. Auxiliar de operaciones Asistente de Operaciones 4.1. Genera operacin por regularizar en el sistema. 4.2. Verifica la regularizacin en el plazo establecido. El plazo lmite para regularizar la diferencia (sobrante o faltante) ser de 24 horas. 4.3. Emite informe al Jefe de Operaciones, Administrador de Agencia, y con copia al Departamento de Contabilidad, indicando que se ha procedido a regularizar faltante

Asistente de Operaciones

NOTA: De no cumplir con este plazo, el Auxiliar de Operaciones, Analista de Crdito Prendario o Asistente de Operaciones, debern solicitar autorizacin al Jefe de Operaciones para ampliar la fecha de regularizacin indicando motivo. En caso que el faltante sea reembolsado el mismo da: Auxiliar de Operaciones 4.4. Comunica mediante informe a Jefatura de Operaciones los faltantes detectados y no registrados en el sistema, con VB del Administrador y Asistente de Operaciones, caso contrario podr ser sujeto a sancin. 4.5. Si identifica la causa del faltante reembolsado, y no existe conocimiento previo del mismo, este no ser devuelto al Auxiliar de Operaciones responsable y ser ingresado como sobrante de caja; Lo indicado tambin aplica para envos va remesas por transporte de valores. NOTA: Las Operaciones por regularizar que se generan en el sistema, sern extornadas nicamente con la clave del Administrador de Agencia y/o Asistente de Operaciones, en caso que lo amerite.

Asistente de Operaciones

5. ACTIVACION DE CUENTAS INACTIVAS: Cliente 5.1. Solamente el Titular solicita activacin de la cuenta.

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Auxiliar de Operaciones

5.2. Identifica al cliente de acuerdo a Tabla I: Requisitos para identificar usuarios al realizar operaciones. 5.3. Solicita la activacin de cuenta mediante formato srvase ejecutar 5.4. Comunica al Administrador de la Agencia o Asistente de Operaciones, la solicitud realizada por el cliente titular. 5.5. Autoriza la activacin de la cuenta en el sistema.

Auxiliar de Operaciones

Auxiliar de Operaciones

Asistente de Operaciones o Administrador de Agencia Auxiliar de Operaciones

5.6. Activa la cuenta, especificando el motivo de la activacin, siglas del Auxiliar de Operaciones y cdigo de la agencia donde se encuentra el cliente. Realiza la operacin solicitada por el cliente.

6. MANTENIMIENTO DE SALDOS CTS: Auxiliar de Operaciones encargado de CTS 6.1. Solicita mediante informe al Jefe de Operaciones, autorizacin para realizar el mantenimiento de saldos. El mantenimiento en la distribucin de saldos DISPONIBLE e INTANGIBLE en una cuenta CTS podr realizarse por los siguientes motivos: Errores de digitacin. Embargo judicial (pago de pensin por alimentos). 6.2. Va correo electrnico autoriza a la persona encargada de realizar el mantenimiento de saldos. 6.3. Realiza la modificacin de saldos y comunica al Auxiliar de Operaciones encargado de CTS, adjunta en el registro de cuenta del cliente lo siguiente: Cargo del informe Autorizacin del Jefe de Operaciones. 6.4. Verifica y valida la operacin.

Jefe de Operaciones

Asistente de Operaciones Administrativo

Jefe de Operaciones

7. ASIGNACION DE SALDO MNIMO EN CUENTA: La asignacin de saldo mnimo a una cuenta se debe realizar cuando el cliente tiene pendiente de pago, gastos o comisiones generados por los siguientes motivos: Cheque depositado de otra plaza. Cheque rebotado por falta de fondos. Orden de pago rebotada en canje. Otros debidamente autorizados por el Jefe de Operaciones. Otros a solicitud del cliente

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Asistente de Operaciones o Administrador de Agencia

7.1. Realiza la modificacin de saldos y registra en el sistema el motivo del mismo. Una vez regularizado el cobro se procede a levantar el saldo mnimo asignado.

REFERENCIA HISTRICA DE MODIFICACIONES:

REALIZADO POR ELABORACIN Monica Gomez, Patricia Toranzo, Gleidy Nuez, Carol Carbajal Noviembre 2008 FECHA 12-Dic-2006 MOTIVO Gua Instructivas Otras Operaciones: Acuerdo N 472 Acta N 28/2006 (Directorio) REVISIN

MODIFICACIN

Renzo Rivero, Julie Salgado, Rafael Mrquez, Susan Zeballos, Mnica Gmez, Patricia Toranzo, MODIFICACIN Yesenia Albarracn, Edward Alcocer, Ral Damiani, Luis Carrera, Sara Iparraguirre, Unidad de Riesgos. Julie Salgado, Claudia MODIFICACIN Gutierrez. ngela Gomez, Beatriz Grate, Claudia MODIFICACIN Gutierrez Yesenia Albarracn, MODIFICACIN Patricia Chvez, Alejandra Portugal Meira Pea, MODIFICACIN Beatriz Garate, Elizabeth Reinoso

Diciembre 2009

Julio 2010 Agosto 2010

Junio 2011 Febrero 2012

Eliminacin de Constancia de Depsito a Plazo Fijo. Memorando N 3132012-CMAC/GMAN

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ANEXO 01 COMPROBANTES DE OPERACIONES

MOMENTO DE EMISIN DESCRIPCIN DEL CASO DOCUMENTOS CONSTANCIA Y ENTREGA INVOLUCRADOS Un comprobante y su copia VB y sello del Aux. de Operaciones, lo (Adjuntar el comprobante de hace visar por el Administrador de la Agencia la operacin extornada y o por el Asistente de Operaciones. consignar el motivo del extorno en el reverso) Un comprobante y su copia. SI ESTA EL CLIENTE: Firma y DOI del cliente. SI NO ESTA EL CLIENTE: VB del Administrador de la Agencia o del Asistente de Operaciones, previa comunicacin al cliente. Un comprobante y su copia, por el cargo a cuenta de cliente (s). Un comprobante y su VB y sello del Asistente de Operaciones o copia, por abono a cuenta Auxiliar Encargado. de recaudadora. Un comprobante y su VB y sello del Asistente de Operaciones o copia, por la compra/venta Auxiliar Encargado. de moneda de ser el caso. 02 reportes de afectacin a cuentas. VB y sello del Asistente de Operaciones o Auxiliar Encargado. Reporte emitido departamento Tecnologa de Informacin. por VB y sello del Asistente de Operaciones o de Auxiliar Encargado. la SI EST EL CLIENTE: Firma, DOI del cliente y VB del Jefe de Operaciones. SI NO ESTA EL CLIENTE: Correo del Jefe de Operaciones autorizando la operacin.

Extorno

Nota de Cargo

Prestacin servicios Cargos Automticos

Cuentas Inactivas

Un comprobante y su copia. Nota de Abono

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