CASO DE ESTUDIO - EQUIPAMIENTO EL caso que se presenta para su estudio est basado en la situacin de la Empresa Chokolak y fue escrito

para aplicar lo aprendido en el curso de Automatizacin de Oficinas. Chokolak se dedica a la elaboracin y comercializacin de tabletas de chocolate puro proporcionado en tamaos prcticos para ser preparado como bebida. En este caso se analiza la problemtica que surge por no actualizar los datos inmediatamente en los diversos procesos de la Empresa Chokolak. En particular, se estudia el problema que inicia con el ingreso de la informacin de la materia prima y el material de empaque. Contina el problema, ya que esta falta de informacin oportuna y actualizada, provoca atraso en el despacho de rdenes de compra, as como un proceso de facturacin lento y tedioso para los clientes. Asimismo, se presentan diferencias significativas entre los datos de existencias registrados en los sistemas de la empresa y los arrojados por el proceso de conteo del inventario fsico, tanto de materia prima, como de producto terminado, en proceso y material de empaque. La empresa cuenta con cinco computadoras para las diferentes reas: administrativa, contable, produccin y ventas que fueron compradas cuando se inici la empresa. La empresa no cuenta con software actualizado, tanto de aplicaciones para la operacin de las reas de la empresa, como del software de oficina. Por lo tanto las necesidades actuales en materia de programas no se cubren, adems que por falta de capacitacin, los pocos programas existentes no son operados correctamente por el personal que lo tiene a su cargo Es necesario realizar un anlisis de la situacin para encontrar las alternativas de solucin para que la empresa cuente con un equipamiento adecuado de forma que se puedan mantener los datos actualizados, evitar demoras innecesarias, satisfacer a los clientes y por ende contribuir a la productividad en general de Chokolak. COMPETENCIAS QUE DEBE DESARROLLAR EL ALUMNO

Planifica la investigacin a realizar de acuerdo a la informacin que necesita para resolver un problema. Utiliza su experiencia y criterio para analizar las causas de un problema Identifica un problema y utilizar las herramientas y mtodos de Automatizacin de oficinas en el tema de equipamiento

OBJETIVOS DEL CASO

Determine las caractersticas ms importantes de los equipos existentes con que cuenta la empresa Establezca las aplicaciones con que cuenta la empresa y determine si cubren sus necesidades

Analice las ventajas y las desventajas que ofrecen los equipos existentes Aplique las condiciones ergonmicas a tomar en cuenta al seleccionar un equipo Establezca las necesidades en cuanto a equipamiento de una organizacin, dado un estudio preliminar

HERRAMIENTAS A UTILIZAR EN EL CASO

Instrumento para determinar las necesidades de equipo de una organizacin Instrumento para determinar la necesidad de utilizar una red en una organizacin Instrumento para analizar los programas a recomendar y/o existentes en la organizacin

Los conceptos se pueden encontrar en el libro de Automatizacin de Oficinas I Captulo 4 BREVE DESCRIPCIN DEL SUJETO DE ESTUDIO: La empresa Chokolak se dedica a la produccin de chocolate para bebida en tres presentaciones de 3, 6 y 12 onzas. Chokolak est localizada en Mixco. Tiene una capacidad instalada de produccin de 20,372 unidades mensuales. El personal de la empresa est conformado por el Gerente, quien dirige las operaciones de la empresa. Una Asistente de Gerencia que brinda apoyo al Gerente, adems de ser la encargada de realizar y supervisar las rdenes de compra. El Contador es el responsable de los registros contables de la empresa y reporta al gerente; el Jefe de Operaciones planifica, dirige y coordina el sistema de produccin, administracin y mantenimiento de equipo y maquinaria; tiene a su cargo a seis operadores que manejan las diferentes mquinas para procesar, empacar y transportar el producto, adems de la limpieza del rea de produccin y rea administrativa. El supervisor de ventas es responsable de todo lo relacionado con venta, distribucin y servicio al cliente. Estn a su cargo dos vendedores quienes comercializan el producto de la empresa local y por departamentos. En el rea de produccin se cuenta: con horno, molino, bscula, pesa, estanteras, mesa, utensilios, equipo de seguridad, placa de impresin de empaque, dos vehculos tipo panel de 0.5 toneladas, marca Fiat Fiorino, modelo 2006 para transportar la mercadera y una computadora para bodega donde se realizan cargas y descargas de materia prima y producto terminado, y rdenes de pedidos despachados. La empresa est equipada con 4 computadoras adicionales con procesadores CORE 2 do 2.53, Memoria RAM 1 GB DDR2, discos duros de 160GB, quemadoras de CDs, monitores de 17 CRT, mouse ptico, teclados, bocinas amplificadas, con los programas de aplicacin necesarios para las operaciones de la empresa, servicio de Internet, una impresora, fax, fotocopiadora, modem, y mobiliario de oficina. Las computadoras se encuentran distribuidas de la siguiente manera: una para el uso del Gerente, una para la Asistente de Gerencia, y una para el Contador. En el rea de ventas, el supervisor de ventas y los dos vendedores utilizan una de estas computadoras

Para el mantenimiento, la compra o la renovacin de equipo, el Software y las capacitaciones, se cuenta con un fondo correspondiente al 10% de las ganancias obtenidas anualmente, adems de un excelente record crediticio en el sistema bancario Sntomas de problema

Los datos del sistema no se actualizan inmediatamente al ingresar materia prima y empaque, ni al salir el producto terminado de bodega para su distribucin. Actualizacin de la informacin contable y financiera no es oportuna Se atrasan los pedidos y las rdenes de compra. Algunos pedidos no son cubiertos en el tiempo ofrecido al cliente. Los procesos de facturacin engorrosos crean malestar en los clientes Prdida de clientes, por no atender oportunamente los pedidos

Posibles causas del problema:

Equipos desactualizados e insuficientes Software inadecuado y obsoleto No se cuenta con red de informacin El Personal no capacitado para uso de los sistemas existentes y los programas

PREGUNTAS DE REFLEXIN

Qu equipos son los ms recomendados para la empresa, tomando en cuenta la disponibilidad econmica de la empresa para adquirirlos? Cules son los programas ms recomendados para la empresa y sus diferentes reas? Qu sistema de red es el ms recomendable, funcional y seguro para la empresa?

QU INFORMACIN NECESITAN RECABAR

Es necesario planificar la investigacin que se realizar. Para analizar objetivamente el sistema, debemos primero recabar la mayor cantidad de datos acerca de la informacin no actualizada del sistema de Chokolak, en una forma organizada y con un objetivo en mente. Con este propsito se presenta el siguiente cuadro gua:

EN DONDE COMO LA ENCUENTRO ENCUENTRO? ESTA INFORMACION? Causa por la que los En los diferentes Por entrevista a datos del sistema no se departamentos de la encargado de actualizan empresa, especialmente bodega y Jefe de inmediatamente al con los datos de Produccin ingresar la materia informacin que prima y el empaque a la manejan en bodega Revisin de bodega informacin

QUE INFORMACION ESTOY BUSCANDO?

CUANDO DISPONGA DE ELLA, QU DEBO HACER CON ELLA? Determinar el puesto responsable y las razones por las cuales no se actualizan los datos eficientemente y proponer soluciones

Por qu existen atrasos para despachar los pedidos

Qu causa que los procesos de atencin a los pedidos sean lentos y creen malestar en los clientes

Observacin del proceso Con la Asistente de Por entrevista a la Determinar las causas de Gerencia: los datos de Asistente de atrasos al despachar los pedidos y despachos Gerencia pedidos y proponer Revisin de soluciones informacin Observacin del proceso En los diferentes Por entrevista a la Establecer las causas del departamentos de la Asistente de ineficiente manejo de los empresa, especialmente Gerencia sistemas por parte del con los datos de personal informacin que y proponer soluciones Revisin de manejan en la informacin administracin Observacin del proceso