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CDIGO CUENTAS

El Cdigo Cuentas es un cdigo utilizado por las entidades financieras (bancos y cajas) para la identificacin de las cuentas. Es usual que se identifique con el numero 1 a las cuentas del activo, con las numero 2 a las del pasivo, que las cuentas del capital se le asigne el nmero 3 y las cuentas de ingresos, costos y gastos se codifiquen con los dgitos 4 y 5 respectivamente. CARACTERISTICAS DE UN CODIGO CONTABLE Todo cdigo contable debe ser diseado bajo ciertos parmetros que le permiten cumplir con los requerimientos de informacin que solicitan los usuarios. Debe estar diseado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades especficas de la empresa y adems, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse. La gerencia de una cadena de supermercados, por ejemplo, necesitar tener informacin contable de las ventas realizadas por la zona geogrfica, por cada establecimiento y por tipos de artculos, pero no a nivel de cajeros que trabajen en cada supermercado. Por esta razn, el cdigo contable es la estructura principal de un sistema contable que permitir generar informacin optima y relevante. Un principio que debe tenerse en cuenta para disear un cdigo de cuentas, es la sencillez del mismo, sin perder de vista el sentido comn. Muchas veces, los errores se generan por la innecesaria complicacin que se le asigna al sistema contable. CDIGO DE CUENTAS

INTRODUCCIN

Una vez que se ha decidido acerca de las cuentas que debern establecerse en la contabilidad convendr enumerarlas con el fin de identificarlas bien sea por su nombre o por su nmero, lo cual en muchos casos resulta ms prctico sobre todo cuando se trata de nombres muy largos o de organizaciones que requieran una clasificacin muy detallada y minuciosa de cuentas. Cuando se adapta el proceso de enumeracin se suele elegir un sistema de nmeros que permite intercalar cuentas no previstas desde el principio. La asignacin de los nmeros a las cuentas slo las clasifica en una forma ordenada ya que las agrupa segn su cronologa, sino tambin las separa luego de acuerdo a sus diferencias.

CDIGO DE CUENTA Concepto: Representa una herramienta til para el registro de las operaciones, por cuanto los registros se realizan por medio de sistemas mecanizados que sustituyen a los libros manuales, los cuales son la primera experiencia de todo contador con los registros contables. El primer paso a seguir para tener un sistema contable organizado consiste en elaborar el cdigo de

cuentas, plan de cuentas o catlogo de cuentas que son los nombres comnmente utilizados para denominar el cdigo contable, base para el registro de las operaciones. Ventajas de un cdigo de cuentas: - Por medio de ste se puede reflejar los cambios en la situacin financiera o de resultados de una entidad. - Representa el medio que controla todas las transacciones que genera una operacin mercantil. - Hace ms fcil y rpido el trabajo, por medio de sistemas mecanizados que sustituya a los libros manuales. - sta es flexible, debe estar diseada para que permita posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. - Facilita la clasificacin detallada de las cuentas cuando se trata de nombres muy largos.

1 Activo. 101 Circulante. 10101 Bancos Nacionales. 1010101 Banco Mercantil. 1010101001 Cuenta Corriente. 1010101002 Cuenta de Ahorro. 1010101003 Participaciones. 1010102 Banco Provincial. 1010102001 Cuenta Corriente. 1010102002 Cuenta de Ahorro. 1010102003 Participaciones. 10102 Bancos Extranjeros. 1010201 City Bank. 1010201001 Cuenta Corriente. 1010201002 Cuenta de Ahorro. 1010201003 Participaciones. 1010201004 Fondo Mutual. 1010202 Federal Bank. 1010202001 Cuenta Corriente. 1010202002 Cuenta de Ahorro. 1010202003 Participaciones.

10103 Cuentas por Cobrar. 1010301 Cuentas por Cobrar Clientes.

1010301001 Cuentas por Cobrar Clientes de Monagas. 1010301002 Cuentas por Cobrar Clientes de Sucre. 1010301003 Cuentas por Cobrar Clientes de Tchira. 1010302 Cuentas por Cobrar Trabajadores. 1010302001 Cuentas por Cobrar Trabajadores de Planta. 1010302002 Cuentas por Cobrar Trabajadores de Administracin. 1010302003 Cuentas por Cobrar Vendedores. 10104 Inventario. 1010401 Inventario de Mercanca. 1010401001 Inventario de Mercanca en Distribuidora. 1010401002 Inventario de Mercanca en Consignacin. 1010401003 Inventario de Mercanca en Planta. 1010402 Inventario de Productos en Proceso. 1010402001 Inventario en Proceso de Ensamblaje. 1010402002 Inventario en Producto Intermedio. 1010402003 Inventario en Proceso Troquelado. CONCLUSIN El primer paso para tener un sistema contable organizado consiste en elaborar el cdigo de cuentas, el cual es la base para el registro de las operaciones. Un cdigo de cuentas debe poseer ciertas caractersticas que son las siguientes: flexibilidad, adecuada clasificacin, jerarquizacin y claridad en un cdigo contable. El diseo de un cdigo contable, requiere que tenga claro el nivel de detalle de la informacin contable. Para elaborar un cdigo de cuentas, se deben seguir los siguientes pasos: - Especificar o asignar nmeros a los grupos generales de partida, tanto del balance general como el estado de ganancias y prdidas. - Definir o especificar el formato de cdigo contable en dgitos y niveles. Esta definicin estar siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se est usando. - Desarrollar el cdigo contable teniendo en cuenta la teora contable y la clasificacin de las partidas.

BIBLIOGRAFA

CATAGORA, Fernando. Sistemas y Procedimientos Contables. Editorial Mc Graw Hill. 1.997. Caracas VenezuelA

SISTEMA DE CODIFICACION

Introduccin En la actualidad los sistemas computarizados estn automatizando todo un campo de procesos que en tiempos remotos eran un trabajo pesado y extenuado, gracias a ellos estos procesos se son menos complicados y mas ordenados, pero para obtener buenos resultados se necesita de una buena captura de datos, dado a esto existen diversas tcnicas practicas para su control. Una de estas tcnicas para lograr una buena captura de datos es la codificacin. Esta consiste en proporcionar cdigos numricos o alfanumricos a diversos procesos para llevar un seguimiento y control mas profundo de alguna actividad, sin mas que adelantar se presenta a continuacin. Codificacin Efectiva Una de las formas en que los datos pueden ser capturados precisa y eficientemente es mediante un empleo como conocimiento de varios cdigos . El proceso de poner datos ambiguos o problemticos en unos cuantos dgitos o letras fcilmente capturables es llamado codificacin (que no debe ser confundida con la codificacin de programa). La codificacin ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de conceptos capturados. La codificacin tambin puede ayudar en el reordenamiento adecuado de los datos en un punto posterior del proceso de transformacin de datos. Adems los datos codificados pueden ahorrar espacio valioso de memoria y de almacenamiento. Resumiendo, la codificacin es una forma de ser elocuente, pero escueto, en la captura de datos. Objetivos de la Codificacin Hacer el Seguimiento de Algo A veces queremos simplemente identificar una persona, lugar o cosa para hacer el seguimiento de ella. Por ejemplo, un establecimiento que fabrica mobiliario con tapicera personalizada necesita asignar un nmero de trabajo a un proyecto.

El vendedor necesita saber el nombre y la direccin del cliente, pero el gerente del taller o los trabajadores que ensamblan los muebles no necesitan saber quien es el cliente. por consecuencia, se asigna un numero arbitrario al trabajo. El numero puede ser aleatorio o secuencial, tal como se describe en la seccin siguiente. Cdigos de Secuencia Simple: El cdigo de secuencia simple es un nmero que es asignado a algo que necesita ser numerado. Por lo tanto, no tiene relacin con los datos mismos. Este es un numero de fcil referencia para que la compaa pueda llevar cuenta del pedido en proceso, Es ms eficiente teclear el trabajo 5676 en vez de esa mecedora caf y negro con asiento de cuero para el Sr. Arturo Crdenas. El usar un cdigo de secuencia en vez de un nmero al azar tiene algunas ventajas:

Elimina la posibilidad de asignar un mismo numero . Da a los usuarios una aproximacin de cundo fue recibido el pedido.

Los cdigos de secuencia se deben usar cuando el orden del procesamiento requiere conocimiento de la secuencia en la que los conceptos entran al sistema o el orden en que se desarrollan los eventos. Cdigos de Derivacin Alfabtica: Hay veces en que no es deseable usar cdigos en secuencia. El caso mas obvio es cuando no se desea que alguien que lea el cdigo se imagine que tantos nmeros han sido asignados. Otra situacin en donde los cdigos en secuencia pueden no ser tiles es cuando se desea un cdigo ms complejo para evitar errores costosos, un posible error podra ser sumar un pago a la cuenta 223 cuando lo que se trata es sumarlo a la cuenta 224 al teclear un digito incorrecto, El Cdigo de Derivacin Alfabtica, es un enfoque usado comnmente para identificar un numero de cuenta. Como Clasificar la Informacin La codificacin logra la habilidad de distinguir entre clases de conceptos, las clasificaciones son necesarias para muchos objetivos, por ejemplo, reflejar qu partes de un plan de seguro mdico tiene un empleado o mostrar cul estudiante ha terminado los requerimientos bsicos de sus cursos. Para ser tiles, las clases deben ser mutuamente excluyentes. Por ejemplo, si un estudiante est en clase F, que significa estudiante de primer ao, habiendo terminado de 0 a 36 horas de crditos, no debe tambin ser clasificable como estudiante de segundo ao (S), clases traslapantes podran ser F= 0-36 horas de crditos y S=32-64 horas de crditos, etc. Los datos no son claros y son fcilmente interpretables cuando la codificacin de las clases no es mutuamente excluyente. Cdigos de Clasificacin :

Los cdigos de clasificacin, se unen para distinguir un grupo de datos que tienen caractersticas especiales de otro. Los cdigos de Clasificacin pueden consistir de una sola letra o numero. Son una manera abreviada para describir una persona, lugar, cosa o suceso. Los Cdigos de clasificacin se listan en manuales o se distribuyen para que los usuarios puedan localizarlos fcilmente. Muchas veces los usuarios llegan a familiarizarse tanto con los cdigos frecuentemente usados que los memorizan. Un usuario clasifica un concepto, y luego teclea su cdigo directamente en la terminal de su sistema de lnea o lo escribe en un documento fuente de un sistema por lotes. Cdigos de secuencia en bloque: Anteriormente tratamos los cdigos en secuencia. El Cdigo de secuencia en bloque es una extensin del cdigo de secuencia, las principales categoras de software son hojas de calculo, paquetes de base de datos, paquetes de procesador de palabras y paquete de presentacin. A estos le son asignados nmeros secuenciales en los siguientes bloques o Rangos : hojas de calculo 100-199, base de datos 200-299. la ventaja del cdigo de secuencia en bloque es que los datos son agrupados de acuerdo con caractersticas comunes y, al mismo tiempo, se aprovecha la simplicidad de la asignacin del siguiente numero disponible (dentro del bloque, por supuesto ) para el siguiente concepto se necesita identificacin. Como Ocultar la Informacin Se pueden usar cdigos, para ocultar informacin que no queremos que los dems conozcan. Hay muchas razones por las cuales un negocio quiera hacer esto por ejemplo, tal vez una corporacin no quiera que la informacin de un archivo de personal sea accesada por el personal de captura de datos. Una tienda pueda querer que sus vendedores conozcan el precio al mayoreo que les muestre que tan bajo puede negociar un precio, pero lo pueden codificar en las etiquetas de precios para impedir que los clientes lo sepan. Un restaurante puede capturar informacin acerca del servicio sin dejar que el cliente sepa el nombre del mesero. El siguiente es un ejemplo de Ocultamiento de Informacin mediante cdigos. Cdigos de Cifrado: Tal vez el mtodo de codificacin ms simple es la sustitucin directa de una letra por otra, un numero por otro o una letra por un numero. Un tipo popular de acertijo, llamado un criptograma, es un ejemplo de asociacin de letras. COMO EXPONER LA INFORMACIN: A veces es deseable revelar informacin mediante un cdigo, En una tienda de ropa , la informacin acerca del departamento, producto, color y talla se imprime junto con el precio en la etiqueta de cada articulo. Esto ayuda a los vendedores y almacenistas a localizar el lugar de la mercanca .

Otra razn para revelar informacin mediante cdigos es hacer ms significativa la captura de datos. Un numero de parte, nombre o descripcin familiar da soporte a una captura de datos. Un numero de parte, nombre o descripcin familiar da soporte a una captura ms precisa. Los ejemplos de cdigos de la siguiente seccin explican cmo pueden realizarse esos conceptos. Cdigos de Subconjuntos de Dgitos Significativos: Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos podemos usar un cdigo de subconjunto de dgitos significativos que nos ayude a describirlo. Para el observador casual o cliente, la descripcin del concepto parece ser un numero largo. Sin Embargo, para los vendedores el numero esta compuesto de unos cuantos nmeros mas pequeos, teniendo cada uno su significado propio. Los primeros tres dgitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los siguientes tres el color, y los ltimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un cdigo de subconjunto de dgitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos que pertenecen a determinado grupo o clase Cdigos Nomnicos: Un Nemnico, es una ayuda para la memoria . cualquier cdigo que ayude a la persona de captura de datos recuerde la manera de teclear la fecha, o que el usuario final recuerde como usar la informacin, puede ser considerado un nemnico, usando una combinacin de letras y smbolos se logra una forma clara para codificar un producto de tal forma que el cdigo sea visto y comprendido fcilmente. Solicitud de Accin Adecuada Los cdigos son necesarios frecuentemente para dar instrucciones a las computadora o al tomador de decisiones sobre la accin a tomar. A esos cdigos se les menciona generalmente como cdigos de funcin y toman la forma, por lo general, de cdigo de secuencia o nemnicos . Cdigo de Funcin: Las funciones que desea el analista o programador que ejecuta la computadora con los datos son capturadas en cdigos de funcin. Las indicaciones completas sobre las actividades a ser realizadas son reemplazadas mediante el uso de un cdigo numrico o alfanumrico corto. Lineamientos Generales para la Codificacin En las secciones anteriores examinamos los objetivos para el uso de diferentes tipos de cdigos para capturar y almacenar datos. A continuacin examinaremos unas cuantas experiencias para establecer un sistema de codificacin. Sea Conciso, los cdigos deben ser concisos. Los cdigos excesivamente largos significan mas tecleos y, por consecuencia, mas errores. Los cdigos largos tambin

significan que el almacenamiento de informacin de una base de datos requerirn mas memoria. Los cdigos cortos son fciles de recordar y fciles de capturar . si los cdigos son largos deben ser divididos en subcodigos . por ejemplo 5678923453127 puede ser dividido con guiones de la siguiente manera: 5678-923-453-127, esto es un enfoque mas manejable y aprovecha la forma en que se sabe que la gente procesa informacin en grupos cortos. Mantenga los Cdigos Estables : Estabilidad significa que el cdigo de identificacin para un cliente no debe cambiar cada vez que se reciben nuevos datos. Anteriormente presentamos un cdigo de derivacin alfabtica para una lista de suscritores de una revista. La flecha de expiracin no fue parte del cdigo de identificacin del suscriptor, debido a que es muy probable que cambie. No cambie las abreviaturas del cdigo en un sistema nemnico. Una vez que ha escogido las abreviaturas del cdigo no trate de revisarlas, debido a que esto hace extremadamente difcil la adaptacin del personal de captura. Asegrese que los Cdigos sean nicos Para que funcionen los cdigos deben ser nicos. Tome nota de todos los cdigos usados en el sistema para asegurarse de que no esta asignando el mismo numero o nombre de cdigo a los mismos conceptos. Los nmeros y nombres de cdigo son una parte esencial de las entradas de los diccionarios de datos. Permita que los Cdigos sean Ordenables: Si va a manejar los datos en forma til, los cdigos deben ordenables. Por ejemplo si decide codificar la fecha como MMMDDAA, donde los primeros tres smbolos fueran el mes como abreviatura de tres letras, los dos siguientes fueran el nmero de da y los dos ltimos el ao, y luego tratara de ordenar las fechas en orden ascendente, tanto los aos como los meses estaran fuera de orden . Asegrese de que pueda hacer lo que pretende con los cdigos que crea. Los cdigos numricos son mas fciles de ordenar que los alfanumricos y, por lo tanto, considere la conversacin a nmeros cada vez que sea prctica. Evite los Cdigos Confusos Trate de evitar el uso de caracteres de codificacin que parezcan o se oigan iguales. Los caracteres O (la letra O ) y el 0 (el numero 0) son fcilmente confundidos, y tambin sucede con la letra Z y el numero 2 por lo tanto, cdigos como B1C y 280Z son insatisfactorios. Conclusin Para concluir le daremos un breve resumen sobre lo mas importante de la codificacin efectiva y sus tipos de codificacin, En cuanto a la codificacin efectiva los datos

pueden ser capturados precisa y efectivamente, mediante el uso de conocimiento de varios cdigos la codificacin es de gran ayuda para el analista de sistemas ya que le permite el alcance de un objetivo eficiente para la captura de datos que estn codificados. En los tipos de cdigos vemos que cada uno de ellos tiene manera diferentes para el manejamiento de procesamiento de la captura de los datos. Estos tipos de cdigos especifican permiten tratar los datos en una forma particular. cdigos Simples # Pedidos 5676 5677 5678 5679 Cdigos de Derivacin Alfabtica Cdigo Explicacin de Cdigo 99999XXX9999XXX Abreviatura de la revista 555433RDG8765TVG 4 dgitos de direccin Primeras 3 consonantes del apellido Cinco primeros nmeros del cdigo postal Cdigos de Clasificacin Cdigo I M T C D S Concepto Deducibles de Impuesto Pago de intereses Pagos mdicos Impuesto Contribuciones Deudas Provisiones Producto Mecedora con cuero Sella de comedor Sof doble Mecedora para nio Cliente Zambrano Jos Lpez Juan Arteaga Maria Prez Antonio

Cdigos de Secuencia en Bloque Cdigo 100 101 102 . . Quatro . Lotus 200 Excel 201 Access 202 Parados . DBase . Word para Windows . Wordperfect 300 Charisma 301 Freelance . Powerpoint . . 400 401 402 Cdigos de Cifrado Cdigo Significado B 1 Ejemplo de una etiqueta de Precios Nombre de la tienda Presentacin Procesador de palabras Base de Datos Hoja de Calculo Nombre del Paquete de Software Tipo

L E A C H M I N D

2 3 4 5 6 7 8 9 0

Cdigo de estilo Descuento Codificado Talla de la Prenda Precio al Cliente Precio normal del vestido = 35000 Etiqueta con descuento codificado (BIMC)= 10%

Cdigos de Subconjuntos de Dgitos Significativos Cdigo Mercanca Descrita Explicacin de Cdigo 202 - 395 - 40 - 10 departamento (maternidad) Vestido Rojo de Maternidad producto 2023954010 Estilo 395, talla 10 (vestido estilo 395) color (rojo) Talla (10) Cdigos Nemnicos Cdigo HGS CDN HSP Cdigos de Funcin Hospitales de la Ciudad Hospital General Simn Bolvar Clnica divino nio Hospital San Pedro

Cdigo 1 2 3 4 5 6 7 1 GOLDEN'S 202-395-40 BIMC Talla 12 Bs.35000

Funcin Entregado Vendido Daado Perdido o Robado Regresado Transferencia de Salida Transferencia de Entrada

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