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Gestin Documental

Mtodos de Ges*n Avanzada


Miguel Gonzlez Jorge Melndez Paula Muoz Veronica Nuez Paola Peralta


Alberch

fugueras,

la

gestin documental engloba un conjunto de operaciones comprometidas con la bsqueda de la economa y la

e"icacia en la produccin,
el mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de su ciclo de vida; es decir, desde el momento de su concepcin en las oficinas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivo.


Mena

Mujica,

Uno de los aspectos mas importantes de la gestin documental desde el enfoque de los archivos totales, es la implantacin de sistemas integrales de tratamiento de la documentacin que se ocupen de su produccin, conservacin, uso y explotacin, y eliminacin, segn las necesidades de cada tipo de usuarios, sean los propios productores o investigadores.


G loria Ponjuan Dante,

la

FUENTE: http://www.scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S1024

gestin documental es un proceso administrativo que permite analizar y controlar sistemticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la informacin registrada que crea, recibe, mantiene o utiliza la organizacin en correspondencia con su misin, objetivos y operaciones. Tambin la considera como un proceso para mantener la informacin en un formato que permita su acceso oportuno, y por ello se requiere de la realizacin de tareas y procedimientos particulares para cada fase de su ciclo de vida y su explotacin. La informacin registrada es evidencia de las actividades y transacciones de las organizaciones y su uso oportuno permite a la organizacin una mayor eficacia en su labor.

EVOLUCIN DE LA GEST IN DOCUMENTAL


Industrializacin
* Crecimiento de las empresas * Evidencias documentadas

* Ao 1930 * EEUU

Origen

Sistema Archivstico
2011 Biblioteca Bsica de la documentacin - www.documentalistas.org

* Elaboracin * Interpretacin

Fuente:

Gestin documental de las empresas de antao la informacin se plasmaba en papel. La documentacin de los asuntos se clasificaba en carpetas para poder despus localizarlas. Si el asunto requera de cierta confidencialidad, la cajas se mantenan en armarios o espacios cerrados bajo llave.

La Gestin Documental deber adaptarse a cada organizacin, permitiendo:

* Recuperar informacin * Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse. * Eliminar los que ya no sirven. * Asegurar la conservacin indefinida de los documentos mas valiosos.
Fuente: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/1814/181417875006.pdf

Con Ges*n Documental se necesitan:


* Escanear documentos * Reconocimiento de textos * Software de gestin documental * Sistemas de copias de seguridad * Destruccin de documentos

Comparando, la manera formal de trabajar con documentos o papeles necesitan:


* Necesitan espacio * Clasificar documentos * Copiarlos y distribuirlos * Encontrarlos * Mejorar seguridad
Fuente: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/1814/181417875006.pdf

Beneficios de la Gestin Documental


* Ahorro de tiempo y dinero * Ayuda a mejorar los procesos de trabajo * Se entrega un mejor servicio de atencin a clientes * Aumenta la productividad * Mas eficiente en la importacin de informacin * Almacenamiento de documentos * Bsqueda de informacin * Conocer y optimizar flujos de trabajo

CIF$KM:((Ges,n( Documental(
Es una base de datos documental que cubre todas las necesidades de gestin documental de empresas de cualquier tipo y tamao. En CIF-KM las cajas archivadoras son virtuales e inteligentes y por ello se llaman Smartbox

Fuente: www.cif-km.com

SMARTBOX)

Permite a la vez mantener confidencialidad de la informacin

Archivos

Mltiples enlaces
Permisos de acceso y modificacin de grupos de usuarios

Fuente: www.cif-km.com

Acceso a CIF-KM

Fuente: www.cif-km.com

Aplicacin)de)CIF/KM)
Es sencilla de entender y usar por los usuarios y por ello tambin es fcil de implementar en las empresas.

Porque se puede personalizar y se puede asignar entornos especficos a grupos de usuarios, segn sus funciones y responsabilidades en la empresa.

Porque los usuarios pueden interactuar entre s en los smartbox de CIF-KM utilizando las funciones: copiar y pegar y arrastras y soltar, guardar, etc.

Gestin documental de la empresa en el siglo XXI

Ejemplos de software

Gracias!