EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA

Presentado por: Laura Bedoya Rivera Yuly Rodrguez Arrubla Jennifer Tobn Vlez

Administracin VI Calidad

Profesor: Julin Alberto Arroyave T.

Universidad de San Buenaventura San Benito 2012

INTRODUCCION

Actualmente no se idea la existencia de una organizacin que no se inquiete por conseguir productos con los mayores estndares de calidad; con ello se impulsa la lealtad por parte de los consumidores y se crean oportunidades al ingreso a nuevos nichos de mercado. Por otra parte la elaboracin de productos de calidad supone un gran ahorro de costos y disminuciones de tiempos ya que permite descubrir las dificultades del producto y/o servicio antes de enviarlo al cliente final, evitando las reclamaciones y devoluciones de ste, lo que generara unos gastos mayores. Se debe tener dentro de la organizacin una bsqueda incesante de mejores niveles de produccin en materia de calidad, costos, tiempos de respuesta, velocidad de ciclos, productividad, seguridad y flexibilidad entre otros. En este informe de mejorar dichos niveles no slo se evidencia el como lograrlo, sino adems como medir los resultados de dichas acciones.

PRINCIPIOS DESTACADOS EN EL INFORME (aportes) Enfoque al cliente: En las organizaciones es muy importante estudiar Y analizar las necesidades y expectativas de los clientes. En el momento de disear los productos y planificar su distribucin es necesario conocer previamente lo que el cliente espera que se le ofrezca, la atencin y el lugar que se le da dentro de la empresa para as sentirse identificado con ella y que es lo ms importante. Se debe asegurar que los objetivos de mejora de la empresa coincidan con las necesidades y expectativas de los clientes. Las empresas para mantener su nivel de actividad deben mejorar constantemente los productos y servicios ofrecidos. Estas mejoras planificadas deben estar en lnea con los gustos y deseos de los clientes. Es muy importante Comunicar y hacer entender las necesidades y expectativas de los clientes a todo el personal de la organizacin. Ya que todas las personas de la empresa deben identificar como afecta su trabajo en la percepcin que el cliente tiene de la empresa y de los productos y servicios que esta ofrece. Le empresa debe Medir la satisfaccin del cliente y actuar sobre los resultados, retroalimentarse con la informacin del grado de satisfaccin percibido por sus clientes para poder planificar las mejoras en los productos y/o servicios. Adems se deben Gestionar las relaciones con los clientes. La empresa debe reducir la variabilidad en la relacin con el cliente, desde la atencin comercial como primer contacto hasta el servicio post-venta, si fuese necesario. Participacin del personal: Dentro de la organizacin se debe contar con las opiniones y expectativas de cada uno de mis empleados sin importar nivel de jerarqua. La inteligencia colectiva es la confluencia de conocimientos, experiencias y decisiones del conjunto de individuos que conforman la organizacin como un todo, para esto es fundamental elevar al mximo la calidad en los sistemas de comunicacin interna de la empresa. No se puede crear empresa que no se interrelacione entre sus diversos sectores, e inclusive entre los integrantes de un mismo sector; se ha hecho un gran esfuerzo para que las organizaciones actuales superen esas viejas limitaciones que sin embargo siguen subsistiendo en muchas empresas.

Adems la inteligencia colectiva confluye con el pensamiento sistmico, el cual implica analizar y tomar decisiones enfocndose en sistemas, as pues al derivar un anlisis de las complicaciones de la compaa y las posibles soluciones, debe concentrarse en la interrelacin de los diversos elementos y componentes que la conforman. Las relaciones ptimas forman esa manera especial que determina que una empresa con los mismos procesos, mquinas y productos que otra, sea superior por ese conjunto especial de interrelaciones de individuos que permite lograr un ptimo trabajo en equipo mediante una excelencia en los sistemas de comunicacin y toma de decisiones. Muchas organizaciones se olvidan de este importante factor. Adquieren maquinara muy costosa, contratan personal con significativos ttulos pero dejar de lado totalmente la inclinacin de estos a la mejora continua, a las buenas relaciones humanas, al trabajo en equipo y a la buena comunicacin grupal prcticas que llevan a la empresa a superar a las dems y tener calidad humana y profesional.

EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA La mejora continua es el proceso ininterrumpido que tienen las empresas para identificar oportunidades de mejora planeando, haciendo, verificando y actuando en las actividades que realiza la empresa buscando ser cada da ms eficientes en el cumplimiento de sus funciones y buen desarrollo de las mismas. La mejora continua de los sistemas de gestin es un esfuerzo permanente por mejorar los productos, servicios y procesos de una organizacin. La aparicin de factores que inciden negativamente en un sistema puede poner en riesgo su eficacia. Por lo tanto, estos factores deben resolverse analizando las causas que les dieron origen, utilizando herramientas de mejora que posibiliten su desaparicin o atenuacin. Los equipos de mejora continua son pequeos equipos temporales estn conformados por 5 o 6 personas voluntarias de diferentes reas de la empresa que tienen un perfil profesional y se comprometen a elaborar propuestas de mejora para un proceso y que sean alcanzables, trabajan en equipo para identificar las debilidades que tiene la empresa y desarrollar actividades de mejora en los procesos que lo requieran, deben estar ligados a una metodologa de trabajo y velar por el cumplimiento de las actividades propuestas en un corto plazo para eliminar todos los procesos improductivos que la empresa presente.

FUNCIONES Y OBJETIVOS DEL EQUIPO DE MEJORA CONTINUA: Proponer mejoras para los procesos Acortar tiempos Disminuir errores Hacer mas fciles los procesos Generar y utilizar la informacin para la toma de decisiones Darle un mejor uso y aprovechamiento a los recursos que la empresa posee

Los equipos de mejora continua se renen cada 1 o dos semanas con mucha puntualidad durante un tiempo de 2 horas, tienen una comunicacin eficaz en cuanto a los puntos que se van a analizar, eligen un secretario y dejan actas de cada reunin, todos tienen una

participacin activa en la implementacin de los procesos de mejora, son creativos y propositivos. La informacin para mejorar los procesos se obtiene del sistema de quejas de la empresa, de las encuesta de satisfaccin del cliente, de los estndares e indicadores de la empresa y del anlisis de los procesos. Sus integrantes son aquellas personas de distintas reas que participan para contribuir a la solucin del problema. El facilitador que es la persona habilitada para intervenir en el grupo de mejora a fin de orientar, colaborar, capacitar e intervenir en caso de conflicto o prdida del rumbo del grupo. Esta persona es externa al grupo y debe tener habilidades y conocimientos en el uso de herramientas de gestin y coordinacin de grupos. El sponsor sus responsabilidades son: Proporcionar los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos definidos. Asesorar y apoyar al lder eliminando barreras externas al grupo de mejora. Validar los avances logrados y la obtencin de resultados. Facilitar la visibilidad y comunicacin interna de los resultados logrados. Objetivar el proyecto. Definir una metodologa sistemtica de gestin para el grupo de mejora continua, con el fin de facilitar un marco de trabajo adecuado, uniforme, estable y eficiente.

PASOS: Planificar Identificacin de las oportunidades de mejora Definir la situacin actual Planteamiento del problema Enfoque sistmico Determinar causas Identificar los indicadores afectados

 Recopilacin de datos histricos Planteamiento de la hiptesis Formulacin del plan de accin

Analizar Elaboracin del plan de accin Ejecucin e implementacin del plan de accin Seguimiento Evaluacin y verificacin de resultados, medir los resultados obtenidos Estandarizacin e institucionalizacin de las acciones tomadas, si se alcanzo el objetivo estandarizar los cambios efectuados Consolidacin y conclusin Consolidar la informacin correspondiente a planes de acciones correctivas, preventivas y de mejora de todos los procesos de la organizacin, para preparar los informes correspondientes.

PLANEAMIENTO DE CALIDAD Identificar los clientes Determinar sus necesidades Desarrollar productos y servicios que satisfagan esas necesidades Establecer metas Desarrollar un proceso que mejore la calidad y permita cumplir las metas Probar la capacidad del proceso.

MEJORA DE CALIDAD Identificar proyectos de mejora Organizar equipos por proyecto Descubrir las causas Desarrollar soluciones Probar la efectividad de las soluciones Estar abiertos al cambio Establecer controles para mantener las acciones tomadas e implementadas.

PRINCIPIOS DE LOS EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA 1. Revisin peridica de todos los procesos 2. Predicar con el ejemplo 3. Datos vs opiniones 4. Comunicacin bidireccional 5. Reduccin de tiempos 6. Comparar con datos histricos 7. Concepto de cliente interno 8. Trabajo en equipo 9. Reconocimiento de esfuerzos 10. La mejora continua forma parte del da a da

Medidas que toman los equipos de mejora continua Correccin: Accin tomada para eliminar detectada. Se realiza para un evento puntual una no conformidad

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa principal de una no conformidad detectada u otra situacin no deseable Accin de Mejora: Accin tomada para aumentar la capacidad de cumplimiento de los requisitos. Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable (problema potencial). Situaciones riesgosas o que se prevn ocasionaran problemas.

HERRAMIENTAS QUE UTILIZAN LOS EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA PARA AUMENTAR LA CALIDAD DE LOS PROCESOS: Metodologa para la solucin de problemas. Tormenta de ideas (Brainstorming)

 Diagrama causa-efecto. Diagrama por qu-por qu. Diagrama cmo-cmo. Diagrama de afinidad. Diagrama de campo de fuerzas. Diagrama de flujo de procesos. Diagrama de Pareto

Un equipo de mejora continua exitoso es aquel que llega a ser totalmente independiente de la gerencia por sus buenos resultados. Este crea su propia estructura interna la cual llega a ser tan fuerte que no requiere de liderazgo ni mando interno. Los equipos de mejora continua alcanzan sus metas de manera eficaz y sus objetivos son propuestos por ellos mismos. Su eficacia se basa en la utilizacin de los recursos que les brinda la empresa a un nivel muy alto. Resuelven problemas a corto plazo e implementan acciones para que no se repitan sucesos y evitar que pasen, si los grupos son eficientes en lo que hacen pueden durar varios aos o si el objetivo de la empresa es resolver un problema en especifico una vez resuelto el problema el grupo se disuelve pero lo ideal es tener un equipo de mejora continua constante dentro de la empresa.

CONCLUSIONES

Reportar a tiempo todas las fallas que este presentando la empresa en sus procesos para evitar incurrir en gastos, retrasos, imperfecciones en el producto terminado, no conformidad de los clientes y dems aspectos negativos que influyen y afectan la calidad y eficiencia de las compaas.

La participacin de los trabajadores en actividades correctivas y preventivas es muy importante dentro de la empresa ya que favorece y garantiza un mayor compromiso por su parte en la mejora continua de todos los procesos y a su vez facilita el aprendizaje para el desarrollo de una cultura preventiva y de trabajo bien hecho en la empresa.

La retroalimentacin en todas las reas de la empresa es muy importante para detectar a tiempo las fallas que se estn cometiendo y proceder a implementar correcciones, acciones correctivas o preventivas y as garantizar su buen funcionamiento, adems si se detectan no conformidades que estn puedan ser resueltas a tiempo y no incurrir en gastos ni dems procedimientos que afecten la calidad de la empresa y su mejora continua en todos los procesos.