CENTRO UNIVERSITRIO DO NORTE Laureate International Universities CURSO DE ADMINISTRAO

CAROLINA JEAN PINHEIRO

SISTEMA DE COMUNICAO VIRTUAL

UMA FERRAMENTA ESTRATGICA PARA GESTO DE PESSOAS

MANAUS 2008

CAROLINA JEAN PINHEIRO

SISTEMA DE COMUNICAO VIRTUAL

UMA FERRAMENTA ESTRATGICA PARA GESTO DE PESSOAS

Projeto de Interveno apresentado ao Prof. Wenderson Pinto Farias como um dos prrequisitos para obteno da nota parcial do 2 bimestre da disciplina Comunicao Empresarial do curso de Administrao com habilitao em Comrcio Exterior do Centro Universitrio do Norte.

MANAUS 2008

SUMRIO

APRESENTAO ........................................................................................................3 JUSTIFICATIVA ............................................................................................................4 1 FORMULAO DO PROBLEMA .............................................................................4 2 OBJETIVOS ...............................................................................................................4 2.1 OBJETIVO GERAL.................................................................................................4 2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ..................................................................................4 3 FUNDAMENTAO TERICA.................................................................................5 4 METODOLOGIA ........................................................................................................7 5 CARACTERIZAO DA EMPRESA ........................................................................7 6 PROPOSTA DE SOLUO ......................................................................................7 7 CRONOGRAMA ........................................................................................................9 REFERNCIAS ...........................................................................................................10

APRESENTAO

Esta dissertao tem como objetivo apresentar uma proposta de criao de um sistema de comunicao virtual para a gesto de pessoas, que possa ser compatvel como o sistema business partner & back office de uma empresa privada do setor de eletrodomsticos, sendo vivel economicamente e produtivamente. Sendo assim, so discorridas conceituaes acerca da comunicao empresarial, dos rudos existentes na comunicao, do sistema de comunicao para recursos humanos e qual modelo de sistema de comunicao virtual que compatvel com as necessidades e propsitos da organizao estudada.

JUSTIFICATIVA A nova configurao da gesto de pessoas busca manter comunicao direta e negociao permanente com seus clientes (Mahoney e Deckop apud Fischer, 2002). Desta forma, o sistema de comunicao virtual para a rea de Recursos Humanos, baseado nos princpios de e-RH, auxilia o fluxo de informaes em tempo real, reduz custos, diminui a quantidade de atividades dos profissionais de recursos humanos em funo do atendimento, principalmente, ao cliente interno e aumenta o grau de satisfao do pblico em relao s atividades do setor.

1 FORMULAO DO PROBLEMA Como implantar um sistema de comunicao virtual entre business partner e back office no setor de Recursos Humanos de uma empresa privada.

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GERAL Implantar um sistema de comunicao virtual entre business partner e back office no setor de Recursos Humanos de uma empresa privada.

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS Criar um sistema de comunicao virtual, baseado nos princpios e-RH; Elaborar um programa de treinamento voltado para o novo sistema de diviso

de Recursos Humanos, dando enfoque ferramenta virtual; Salientar a importncia da coleta e repasse de dados entre os agentes de

Recursos Humanos atravs da implantao de um Book Comunicao & Tarefa; Utilizar ferramentas tecnolgicas disponveis para criar um fluxo de

mensagens em tempo real somente entre agentes do setor de recursos humanos;

3 FUNDAMENTAO TERICA A comunicao empresarial, segundo Kunsch (apud FERREIRA, 2003, p. 14) toda atividade de comunicao realizada pelas organizaes em geral e se apresenta como um diferencial mercadolgico. Poucas reas da comunicao conheceram to grande crescimento quanto comunicao das empresas e organizaes, conservando ainda um grande potencial de pesquisa. (SCHWEBJG apud ANGELONI & FERNANDES, 2002). Atualmente, o conhecimento das ferramentas de comunicao como elementos estratgicos torna-se uma premissa para que se tenha um melhor aproveitamento de toda a estrutura organizacional. Contudo, o aproveitamento de toda estrutura organizacional s pode ser classificado como satisfatrio, caso no exista rudo, pois um fator que gera incompreenso da mensagem. Ferreira (2003, p. 37) afirma que o rudo pode ser de natureza: Mecnica quando os aparelhos, instrumentos, tecnologias utilizadas de

maneira incorreta causando falha mediante falha tcnica; Fisiolgica se referem a problemas genticos como surdez e gagueira; Semntica quando a mensagem elaborada com vocabulrio de difcil

compreenso para a quem destinada, gerando incompreenso ou interpretao diferente da desejada; Psicolgica quando o rudo fere os valores do destinatrio. E a empresa deve sempre estar atenta aos rudos pois podem causar grandes desgastes e os seus reflexos podem atingir toda a organizao. Assim como a comunicao empresarial, a rea de recursos humanos passou por grandes transformaes que deram origem a uma nova configurao de funes, exigindo que ela se torne um parceiro estratgico. Sendo assim, foi desenvolvido um modelo para toda as organizaes buscando eficincia e rapidez dos processos, um sistema que coloca o psiclogo organizacional como consultor, denominando-o business partner (BP) e os demais agentes da rea que fornecem dados precisos e ordenados como back office (BO), ou suporte. (COSTA, 2002, p. 16) Porm, dada a prematuridade do sistema e a falta de treinamento adequado, muitos profissionais de recursos humanos no conseguiram atingir satisfatoriamente

a proposta inicial do sistema, originando uma quantidade acima do aceitvel de informaes erradas, distorcidas e imprecisas, configurados como rudos, diante de um novo processo de comunicao empresarial interna. A exemplo de uma grande empresa privada no setor de eletrodomsticos, onde o novo sistema gerou um baixo grau de aceitao por parte dos funcionrios, por causa dos inmeros problemas causados pela falta de um sistema que integrasse as informaes e pudesse fornec-las em tempo real de maneira precisa, bem como o gerenciamento por parte dos agentes de recursos humanos. O sistema BP/BO enfatiza que as informaes devem ser extremamente valorizadas, pois o sucesso departamental depende da preciso das informaes fornecidas. Portanto, a qualidade da comunicao interna, nesse caso, depende fundamentalmente de um sistema de comunicao que possa atender a uma alta quantidade de informaes veiculadas diariamente e que reduza a quantidade das atividades da rea de recursos humanos, propiciando dados certos no tempo certo. ento que surge, como ferramenta estratgica, a aplicao da tecnologia aliada comunicao interna para promover as atividades do sistema BP/BO. Toda a transformao sofrida pela rea de recursos humanos e comunicao empresarial impulsionada pelo avano tecnolgico, d origem a uma nova concepo de recursos humanos o e-RH, que significa um setor de RH virtual usando sistemas de mdia eletrnica e redes de telecomunicao para o desenvolvimento das atividades departamentais (COSTA, 2002, p. 17). A partir dessa tendncia, a aplicabilidade de um sistema virtual varia conforme a necessidade de cada organizao, envolvendo uma multiplicidade de sistemas, banco de dados, e aplicaes relacionadas tecnologia web. (WATSON WAYTT apud COSTA, 2002, p. 18). A empresa de consultoria Watson Waytt realizou uma pesquisa como 343 empresas norte-americanas, sobre o tema RH virtual, descobriu que a maioria das aes de estratgia tecnolgica so voltadas para recrutamento (70%) e comunicao (57%). (COSTA, 2002, p. 20). Sendo assim, a empresa de eletrodomsticos pode utilizar uma forma de eRH, sendo uma ferramenta de estratgia tecnolgica sobre a comunicao interna.

4 METODOLOGIA Adotando um enfoque exploratrio e descritivo, a pesquisa foi realizada a partir da observao direta e pesquisa de campo, por meio de entrevistas. 5 CARACTERIZAO DA EMPRESA A empresa privada e faz parte do grupo lder mundial em linha branca, sendo a fabricante de duas, das trs marcas mais respeitada em todo o Brasil, no setor de eletrodomsticos. A unidade de eletrodomsticos conta com trs fabris: uma em Manaus, uma em Joinville e outra em Rio Claro, sete escritrios administrativos e trs centros de distribuio. A unidade fabril que foi utilizada para observao e implantao do projeto de interveno est localizada na cidade de Manaus e responsvel pela fabricao total de condicionadores de ar e fornos-microondas, contando com uma rea construda equivalente a 28.661 m. A produo mensal da empresa de 144.000 mil produtos e para manter a linha de produo e a rea administrativa so necessrios em mdia 811 colaboradores e 20 estagirios, alm de empresas terceirizadas. As marcas fabricadas pela fbrica acumulam mais de 20 prmios, sendo uma das mais reconhecidas do Brasil, principalmente em proficincia energtica. Demonstrando a paixo por construir eletrodomsticos que atendam aos seus clientes a misso empresa apaixonadamente, criando consumidores leais por toda a vida. E sua misso em todos os lares, em todos os lugares, com orgulho, paixo e desempenho.

6 PROPOSTA DE SOLUO Ante a necessidade da formulao de meios que consigam atender a uma grande demanda de informaes, o sistema de comunicao virtual ser realizado como um link de acesso rpido (quickplace) na intranet da empresa, desta forma atender aos clientes internos e alguns stakeholders que, conforme participao empresarial, podem ter acesso. O quickplace dar acesso a treinamentos on-line, linha de comunicao direta, fornecida pela tecnologia de telecomunicaes, denominada Fale com o RH, boletins informativos, acesso aos status dos

benefcios oferecidos pela empresa, como assistncia mdia e odontolgica, sugestes ao time de recursos humanos, entre outras opes. Aos colaboradores que no tem acesso intranet durante o expediente, sero disponibilizados dentro da fbrica terminais de acesso. Ao atendimento externo, bem como a realizao de entrevistas on-line, ser mantido o link de acesso atravs da internet, no site institucional da empresa e tambm ser mantida a utilizao de videoconferncias. Para comunicao entre business partner e back office, que continha a maior quantidade de rudos e, conseqentemente, atrapalhava o fluxo de informaes precisas e toda estrutura de atividades do setor, foi criado um quickplace tambm na intranet, por de meio de um manual explicativo onde todas as informaes so disponibilizadas, dentro de um software de banco de dados, denominado Information Desk, instalado em todos os computadores dos agentes de recursos humanos, evitando que o BP tenha que entrar em contato com o BO para conseguir determinada informao. As informaes de maior sigilo, tambm so

disponibilizadas atravs do banco de dados, que conta com o sistema de biometria para identificao do usurio, evitando assim que senhas sejam compartilhadas ou utilizadas indevidamente. As informaes inseridas pelo back office, antes formatadas em extenso .xls (pasta de trabalho do microsoft excel) sero digitadas diretamente no Information Desk e, simultaneamente, o software fornecer anlises crticas de variao mensal e grficos, as informaes retiradas do software SAP podero ser lanadas diretamente para o Information Desk. Para o BP, o processo ser o mesmo. Alm disso, para facilitar o cronograma de informaes, ser realizado um sistema de lembrete configurado conforme cada usurio. Como medida de conscientizao, ser aplicado um treinamento com todos os integrantes do setor de recursos humanos, com a ajuda do Book Comunicao & Tarefa, propiciando aos funcionrios maior intimidade com os softwares e salientando a necessidade da troca de informaes entre os agentes, por meio da insero dos dados certos nas datas certas.

7 CRONOGRAMA

CRONOGRAMA
AO Visita Empresa Entrevistas Elaborao do quickplace de e-RH Alimentao do Banco de Dados Criao do Book Comunicao & Tarefa Treinamento Acompanhamento para feedback NOV/08 DEZ/08 JAN/09 FEV/09 MAR/09

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REFERNCIAS

COSTA, Tatiana Ribeiro da. e-RH: o impacto da tecnologia para a gesto competitiva de recursos humanos. So Paulo: USP, 2002.

FERREIRA, Jovanka Mariana de Genova. Administrao de Empresas e a Comunicao Organizacional: uma anlise da formao em comunicao para o futuro administrador. So Paulo: USP, 2003.

FISHER, Andr L. Um Resgate Conceitual e Histrico dos Modelos de Gesto de Pessoas. In: As Pessoas nas Organizaes. So Paulo: Editora Gente, 2002.

OLIVEIRA, Kelly A. Corra de Oliveira; UCHA, Antnio G. Figliuolo. Manual do Estgio em Administrao. UNINORTE/Laureate. Manaus, 2008.