Proyecto Sistema de Administracin, Reproduccin y Control de Instrumentos de Evaluacin (SARCIE)

Equipo de Trabajo
Lidiette Parra Carrillo, Coordinadora Programa de Gobierno Digital y quien coordina Kattya Torres Chinchilla, Asistente Programa Gobierno Digital Alvaro Garca Otrola, Jefe Centro de Operaciones Acadmicas Marvin Campos Moya, Coordinador Unidad de Reprografa Marcial Prado Quesada, Colaborador Unidad de Reprografa Edwin Matarrita Pea, Coordinador Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin Luis Guillermo Angulo Sand, Colaborador Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin Arturo Cascante Picado, Coordinador Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin Randall Gutirrez Lpez, Lder de Proyectos Direccin de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones Marino Snchez Ramrez, Analista Direccin de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones Julio, 2011
Derechos reservados y permisos de uso. Universidad Estatal a Distancia

ndice 1. Introduccin 2. Antecedentes 3. Problema Situacin actual 4. Justificacin 5. Objetivo general 6. Objetivos especficos 7. Alcances del proyecto 8. Descripcin de las Unidades y procesos que se realizan actualmente 3 4 5 6 6 7 7 7

a. Unidad de Reprografa 7 b. Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin (UAIE) 10 c. Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin (UCIE) 17 9. Preparacin y ejecucin del Equipo Base en el Centro de Operaciones Acadmicas 10. Etapas del Proyecto a. Primera Etapa: Unidad Administracin de Instrumentos b. Segunda Etapa: Centros Universitarios c. Tercera Etapa: Unidad Control Instrumentos Evaluacin 11. Requerimientos tcnicos 12. Cronograma de actividades para la ejecucin 13. Responsables de la ejecucin del proyecto 14. Presupuesto 15. Ventajas de la automatizacin de los procesos de administracin, reproduccin y control de los instrumentos de evaluacin en el Centro de Operaciones Acadmicas 16. Viabilidad para implementarlo en la UNED 17. Medidas de contingencias 18. Evaluacin de todo el proyecto a un ao de ejecutado 19. Actividades de mejora que fueron realizados durante la formulacin del Proyecto 20. Referencias 38 45
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1. Introduccin El proyecto se origina a partir de una solicitud del Centro de Operaciones Acadmicas al Programa de Simplificacin de Procesos y Gobierno Digital, para que en conjunto se trabaje en un proyecto con el fin de simplificar y mejorar los procesos de reproduccin, administracin y control de los Instrumentos de Evaluacin en el Centro de Operaciones Acadmicas. Se pretende con este proyecto implementar un Sistema de administracin, reproduccin y control de los Instrumentos de Evaluacin que permita mejorar los tiempos en los procesos en las diferentes unidades, atender las observaciones realizadas por el Sistema Nacional de Acreditacin as como minimizar el error humano utilizando tecnologa. Para el desarrollo de este trabajo se inici con un anlisis de viabilidad para determinar si era posible contar con un sistema informtico que facilite la administracin y control de los instrumentos de evaluacin, as como poder identificar los objetivos, recursos, requerimientos y alcances que debe tener el proyecto.

En este documento se detallan las diferentes etapas del proyecto de manera que permita identificar una serie de actividades y acciones necesarias en la implementacin de un Sistema de Administracin, Reproduccin y Control de Instrumentos de Instrumentos de Evaluacin en el Centro de Operaciones Acadmicas.

2. Antecedentes El Centro de Operaciones Acadmicas, como unidad administrativa encargada de los procesos de logstica y seguridad de los instrumentos de evaluacin de la Universidad Estatal a Distancia (UNED), ha buscado la mejora continua correspondiente a los trmites de envo de exmenes sin aplicar a los Centros Universitarios y la devolucin de los instrumentos ya aplicados, adems de los envos de tareas, proyectos, portafolios y otros. A travs del proceso de mejora continua se pretende implementar diferentes procesos automatizados iniciando con el proceso de embalaje de los exmenes que se realizaba en sobres de manila y rotulados con un sello, a la impresin de sobres, para lo que la entonces Oficina de Sistemas, desarroll un programa que no se pudo poner en funcionamiento, por dificultades tcnicas y limitaciones tecnolgicas. Ante la imperante necesidad de agilizar los procesos y en especial de la impresin de sobres se logra por medio del uso de frmulas continuas, reimpresas y utilizando la aplicacin DOS con la ayuda de una impresora de matriz de punto, la cual en su momento fue muy gil y aparte de producir excesivo ruido al transcurrir del tiempo y al incremento de matricula, se volvi lento y dificultoso. Se busc una solucin para la cual se consigui en calidad de prueba una impresora industrial exclusiva para este proceso, siendo imposible para la universidad comprarla por su alto valor econmico, y aunque se ahorraba tiempo no era del todo eficiente. Mediante el uso de herramientas de elaboracin propia utilizando el software de ofimtica provedo por la institucin, se pudo comenzar la impresin de los sobre por medio de las fotocopiadoras de la Unidad de Reprografa. Un proceso similar se llev a cabo en la Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin (UCIE), donde se inici con controles muy sencillos que no le permitan asegurar los procesos, ni dar seguimiento a los instrumentos de evaluacin que gestionaban. Los instrumentos se clasificaban por asignatura y se ingresaban a los estantes para su posterior entrega a los tutores
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calificadores, al momento de solicitar un tutor sus instrumentos se tena que empezar por buscar en cada estante los correspondiente a su carga, en algunos casos podan ser tres asignaturas o ms, por lo que era muy lento y se generaban colas de tutores. Los estantes estaban rotulados por cdigo y nombre de asignatura, una vez que entraba la remisin, se separaban por escuela y asignatura para ingresarlos en el Sistema, luego al entregar al profesor se tena que buscar por estantes para unir toda la carga de calificacin de cada tutor. Esto reduca el espacio fsico que ya desde entonces era insuficiente. No existan procedimientos claros y definidos que le permitieran a los funcionarios trabajar en equipo y de una manera ordenada, esto dificultaba los procesos de tal manera que en muchas ocasiones se trabajaba hasta altas horas de la noche para poder terminar el ingreso y registro de los instrumentos de evaluacin y de esta manera tenerlos listos al da siguiente para la entrega. Las solicitudes de apelacin se controlaban en un libro de Excel y se ingresaban una por una, indicando todos los datos correspondientes al control. Actualmente el control para los instrumentos, se realiza en un Libro de Excel, conteniendo toda la informacin segn matrcula y la informacin de los Encargados de Ctedra por medio del Sistema de Cargas Acadmicas. Esta unidad tambin cambi su nombre esto despus de un anlisis en el que se tom la decisin de cambiar el nombre de Unidad de Trasiego a Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin (UCIE), dado que esta unidad estableci controles estrictos que permitieron mejorar los tiempos de entrega de los instrumentos de evaluacin calificados.

3. Problema Situacin actual Todos los controles que se realizan en el Centro de Operaciones, se realizan de forma manual, por lo que aumenta la probabilidad del error humano.

 La demanda de tiempo y esfuerzo que genera este tipo de controles, desgastan al personal, lo cual afecta el clima organizacional de las Unidades. Los datos estadsticos que se solicitan, se generan de forma lenta y con una complejidad superior debido a lo rudimentario del procesamiento de datos por medio de hojas electrnicas. Se presentan errores en los procesos que generan conflictos en los controles, retrasando los tiempos de respuesta para la entrega de los instrumentos de evaluacin. Altos costos operativos, dado que se requiere de mayor tiempo y horas hombre para realizar las tareas asignadas.

4. Justificacin: La constante rotacin de personal y en general la insuficiencia del mismo en las diferentes unidades, ha provocado que algunos servicios no se realicen con la mejor calidad, unido a esto se encuentran los procesos, los cuales son muy artesanales e implican una mayor inversin de tiempo, costos y alta probabilidad al error humano. Es por esto que se plantea la elaboracin de este proyecto que tiene como meta principal maximizar los recursos con que cuenta el Centro de Operaciones Acadmicas de manera que se agilicen y simplifiquen los procesos con la implementacin de aplicaciones automatizadas que permitan reproducir, administrar y controlar los Instrumentos de Evaluacin en la Universidad. Se espera aumentar el nivel de seguridad, eficiencia, reduccin de costos, mejora en los tiempos y minimizar el error humano.

5. Objetivo general Implementar un Sistema de Administracin, Reproduccin y Control de Instrumentos de Evaluacin en el Centro de Operaciones Acadmicas.

6. Objetivos especficos Documentar los procesos de las diferentes unidades del Centro de Operaciones Acadmicas. Identificar las diferentes etapas para desarrollar el proyecto. Evaluar la capacidad tecnolgica de las dependencias involucradas y los requerimientos. Ejecutar el proyecto en sus diferentes etapas. Evaluar las diferentes etapas del proyecto, una vez ejecutado.

7. Alcances del proyecto

Este proyecto se enfoca a resolver la situacin planteada en el apartado correspondiente a Problema y se ejecutar en tres etapas en el Centro de Operaciones Acadmicas y en los Centros Universitarios.

8. Descripcin de las Unidades del Centro de Acadmicas y procesos que realizan actualmente

Operaciones

8.1 Unidad de Reprografa La Unidad de Reprografa del Centro de Operaciones Acadmicas es la unidad responsable de la reproduccin de los Instrumentos de Evaluacin y del servicio de fotocopiado en el mbito institucional, le corresponde coordinar procesos de reproduccin con las Unidades de diagramacin ubicadas en las Escuelas, la Unidad de Instrumentos de Evaluacin, la Direccin de Extensin, Posgrados, el Colegio Nacional de Educacin a Distancia y la Oficina de Distribucin y Ventas. Esta Unidad debe velar por el control y calidad de los instrumentos de evaluacin y de los documentos que reproduce.

8.1.1 Funciones que desempea Atender las demandas de reproduccin de documentos de todas las dependencias de la Universidad. Atender la demanda de fotocopiado de estudiantes o pblico en general, previo pago en la Oficina de Tesorera. Reproducir los instrumentos de evaluacin en coordinacin con las Diagramadoras ubicadas en las Escuelas, la Unidad de Administracin Instrumentos de Evaluacin, la Direccin de Extensin y el Colegio Nacional de Educacin a Distancia. Reproducir en coordinacin con la Direccin de Extensin, la Direccin de Posgrados, el Colegio Nacional de Educacin a Distancia y la Oficina de Distribucin y Ventas, el tiraje de orientaciones, antologas y otros materiales y documentos. Realizar el envi de documentos reproducidos a las dependencias correspondientes. Coordinar el envo de archivos digitales para la reproduccin. Velar por la calidad, el control y seguridad de los Instrumentos de Evaluacin durante el proceso de reproduccin. Velar por el control preventivo y el buen mantenimiento de los equipos de reproduccin de esta Unidad. Coordinar y planificar con Almacn General los requerimientos y necesidades de papel. Mantener y llevar registros de control de cada uno de los equipos de fotocopiado: cantidad de copias por da, control de mantenimiento preventivo y efectivo de cada equipo, control de suministro de cada equipo, control de entrada y salida de papel.

8.1.2 Descripcin de procesos El tutor evaluador elabora la prueba escrita, y se la entrega al Encargado de ctedra del respectivo curso para su revisin, posteriormente lo entrega a la Diagramadora para que le d el formato establecido institucional.

Cada diagramadora enva a los buzones digitales los instrumentos de evaluacin (exmenes).

La diagramadora coordina con el Encargado de la Unidad de Reprografa el envi de los exmenes, para esto enva a imprimir un examen de cada asignatura, los entrega para Equipo Base en la Unidad de Administracin de Instrumentos para que los Encargados de Ctedra los revisen y realicen las correcciones que consideren.

La Diagramadora incluye las correcciones y una vez que cuenta con el Visto Bueno de los Encargados de Ctedra procede a enviarlos a los buzones digitales de Reprografa, esto con su respectiva acta de entrega de cada uno de los instrumentos de Evaluacin para su reproduccin. Esta acta debe ser revisada y firmada por el Encargado de la Unidad de Reprografa.

La Unidad de Administracin suministra el acta tiraje con la cantidad a reproducir segn la matrcula; en esta se indica fecha, hora, escuela cdigo de asignatura, bloque, pginas y cantidad total a reproducir.

El Encargado de la Unidad de Reprografa asigna el trabajo de reproduccin a los respectivos Operadores quienes cuentan con un cdigo de seguridad para poder tener acceso a los archivos de los Instrumentos de Evaluacin de cada Escuela.

El Operador inicia el proceso de reproduccin, para esto realizan un tiraje de 10 a 20 exmenes; revisa la calidad de impresin, escuela, cdigo, bloque, nmero y orden de pginas.

Si se detecta algn error el colaborador de la Unidad de Reprografa realiza los ajustes necesarios.

Sino se presenta ningn problema; una vez reproducidos, la Unidad de Reprografa los entrega a la Unidad de Administracin de Instrumentos, quienes al momento de recibirlos realizan un control de calidad mediante un muestreo aleatorio de los instrumentos de evaluacin reproducidos y verificando los datos indicados en el acta de tiraje.

En caso de algn problema identificado se procede a realizar un nuevo tiraje y a la entrega nuevamente a la Unidad de Administracin de Instrumentos de Instrumentos de Evaluacin para su respectivo embalaje y envo a los Centros Universitarios.

8.2 Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin (UAIE) La Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin del Centro de Operaciones Acadmicas es la encargada de administrar, controlar, cuantificar, embalar, revisar, establecer los tiempos de planificacin para la entrega y envi de los Instrumentos de Evaluacin sin aplicar a los respectivos Centros Universitarios (CE.U.) para proceder a su aplicacin.

Esta Unidad debe velar por el control y cumplimiento de las normas establecidas para los Instrumentos de Evaluacin que deben aplicar los Estudiantes.

8.2.1 Funciones que desempea Preparar la informacin correspondiente a la Evaluacin en cada Curso basados en la Oferta Acadmica. Recibir y reproducir las Orientaciones de curso.

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 Revisar preliminar de los instrumentos de evaluacin lo cual se coordina con las diagramadoras para realizar los cambios en todos aquellos que no cumplan con las normas de forma establecidas. Preparar los ampos para el Equipo Base. Imprimir sobres de seguridad para el embalaje de los instrumentos de evaluacin. Reproducir y embalar los exmenes. Gestionar los traslados y casos especiales de Instrumentos de Evaluacin. Tramitar los solucionarios con la Unidad de Reprografa y con la Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin. Enviar a los Centros Universitarios los sellos de seguridad y CD con los Instrumentos de Evaluacin encriptados para aplicar. Coordinar y planificar con Almacn General las necesidades de sobres de Seguridad. Preparar informes a los Directores de Escuela por cuatrimestre y por tipo de Instrumentos sobre reincidencia de errores de los instrumentos de evaluacin.

8.2.2

Descripcin de procesos

8.2.2.1 Preparacin de la informacin correspondiente a la Evaluacin en cada Curso basados en la Oferta Acadmica Se procede a solicitar la Oferta del PAC correspondiente a la Vicerrectora Acadmica. Se remite la misma, a las diagramadoras de cada Escuela (en formato de Excel) para que procedan a depurar la lista de Asignaturas en Oferta para el siguiente cuatrimestre. Se realiza control de calidad de la informacin contra cada una de las Orientaciones de Curso. La recepcin de informacin correspondiente a la forma en que se evala cada curso en detalle que est en oferta, se confronta con el cronograma establecido en esta Unidad, de las fechas lmites para la
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entrega de los instrumentos de evaluacin, a los Centros Universitarios y a otras dependencias involucradas en el proceso mismo. En funcin de esta, se elaboran las actas de tiraje las cuales, consisten en la cantidad de exmenes a Reproducir por la Unidad de Reprografa.

8.2.2.2

Recibir y reproducir las Orientaciones de curso

Las escuelas a travs de las Diagramadoras envan a la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin (UAIE) las Orientaciones en formato digital e impreso de los cursos correspondientes a la Oferta Acadmica del perodo siguiente.

Se procede a realizar un acta de reproduccin en la que se indica el cdigo y nombre de la asignatura, el nmero de pginas que posee la orientacin, el nmero de orientaciones que se entregan a la Oficina de Distribucin y Ventas (OFIDIVE), el nmero de orientaciones que reciben en la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin para entregar a las Escuelas y la cantidad total a reproducir y la fecha de entrega a la Direccin Editorial para su reproduccin.

8.2.2.3

Revisin preliminar de los instrumentos de evaluacin Equipo Base

Las diagramadoras envan un ejemplar de cada uno de los Instrumentos de Evaluacin junto con el solucionario, para su revisin y se organizan por Escuela, bloque y semana de aplicacin, colocndose en ampos especficos para cada escuela.

En la portada de cada ampo, se indica el tipo de instrumento que contiene el equipo base (I-II Ordinario, Reposicin y Suficiencia), Semana de aplicacin (AB) y perodo acadmico (ao-III, IV o V); as como la nomenclatura de la Escuela a la que pertenece el ampo (01: Administracin; 02: Sociales y Humanidades; 03: Exactas y Naturales; 04: Educacin). En caso de que los instrumentos no se puedan agrupar en un solo ampo, se divide los instrumentos por bloques de aplicacin, el nuevo ampo contendr la informacin indicada anterior.
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Los funcionarios de la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin revisan el contenido de cada ampo, verificando que contenga: Listado actualizado con los nmeros de telfono celular y de casa de los Encargados de Ctedra; a quienes pertenecen las asignaturas que se utilizar en Equipo Base. Notas con algunas observaciones relativas a instrumentos de

Evaluacin; por ejemplo: Exmenes que no se aplican en fecha de I Ordinario por ser comprensivos (se aplican generalmente en II Ordinario). Listado con los diferentes bloques de aplicacin de acuerdo a la Oferta Acadmica. Los exmenes y solucionarios se ordenan alfabticamente por bloque. Se procede a revisar cada instrumento y solucionario, en el cual se analiza que corresponda el cdigo y el nombre de la materia de lo sealado en el encabezado de pgina, los cortes de pgina deben estar adecuadamente establecidos, que la numeracin de pginas se indique y que esta sea la correcta, que de incluirse figuras las mismas sean legibles y claras, que la numeracin o letra de los tems sea consecutiva y correcta, que el tipo y tamao de letra sea segn las especificaciones establecidas por la Universidad (tipo verdana, tamao 11), tambin se corrobora que la sumatoria de las partes concuerde con los encabezados de cada cual y la totalidad con lo establecido en la portada, que los pareos o asocies no estn en dos pginas diferentes. De encontrarse alguna observacin se procede a realizar la observacin que se hace en el formulario respectivo. Una vez que se termine la revisin se informa a cada diagramadora para que pase a retirar el formulario con las observaciones y realice las correcciones. Realizada las correcciones, las diagramadoras entregan un ejemplar depurado para sustituir el instrumento original del legajo para Equipo Base.

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8.2.2.4

Elaborar sobres de seguridad para los Instrumentos de Evaluacin

Se procede a solicitar listados de matricula a la Oficina de Registro, Extensin Universitaria, Asuntos Estudiantiles y al Colegio Nacional de Educacin a Distancia (CONED) con los datos de la matrcula real del cuatrimestre en listas especficas en tablas de Excel. (Estas listas se reciben en forma digital)

Se depuran las matrculas con la evaluacin de cada una de las asignaturas tomando en cuenta los siguientes criterios:

1. Si la asignatura se evala con o sin examen 2. Si el examen es compresivo 3. Si el examen es ejecutorio 4. Si la evaluacin es de dos o tres horas 5. Tipo de matrcula: matrcula ordinaria, carreras conjuntas, Centros Penales, estudiantes especiales, estudiantes del exterior,

intercede, Centro de Idiomas, Tcnico en computacin, y Colegio Nacional a Distancia.

Se cuantifica la cantidad de sobres de acuerdo al nmero de estudiantes por grupo y pginas segn examen.

Con los datos contenidos en la hoja del libro de Excel, se realiza una combinacin en Word con el formato preestablecido para la impresin de sobres que contiene: 1. El encabezado de la institucin 2. Observaciones 3. Cdigo de la asignatura 4. Cdigo de escuela 5. PAC 6. Semana 7. Bloque 8. Grupo 9. Cdigo Centro Universitario
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10. Cantidad 11. Aplicados (espacio para el CE.U) 12. Nombre de asignatura 13. Tipo de examen 14. Sello de agua

Existe varios colores de sobres a saber : blanco para la Escuela de Administracin, amarillo para Escuela de Ciencias Sociales y Humanidades, rosado para la Escuela de Ciencias Exactas y Naturales, celeste para la Escuela de Educacin, gris para la Direccin de Extensin, dorado para el CONED y verde para Traslados.

El proceso de tiraje de los sobres se realiza en la Unidad de Reprografa, se envan a imprimir desde la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin, un Colaborador de esta Unidad se traslada a Reprografa con los sobres sin llenar, segn el color que corresponda y procede con la impresin.

8.2.2.5

Reproduccin de exmenes y embalaje.

Se elaboran las actas de tiraje que deben de contener la siguiente informacin: 1. Escuela 2. Semana 3. Bloque 4. Cdigo 5. Materia 6. Matrcula 7. Nmero de pginas 8. Recibido

Despus de la reproduccin de los exmenes, esta Unidad realiza una revisin general sobre la calidad de impresin de los exmenes y se ubican junto a los sobres de seguridad, siguiendo el orden por bloque y por materia.

Al iniciar el embalaje en los sobres de seguridad, se realiza una ltima revisin de los instrumentos de evaluacin o exmenes, al menos en uno de cada cinco
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exmenes, tomando en cuenta cantidad de pginas, las cuales debe de coincidir con lo que se indica en la portada, con las que realmente consta el instrumento, las partes de que se compone, tambin se realiza con mucho detalle la verificacin del puntaje de cada una de las partes y la totalidad de estas. Una vez realizado este control se procede al embalaje.

Concluido el proceso de embalaje de exmenes se procede a separarlos por Centro Universitario y empacarlos con las respectivas indicaciones: se identifica cada caja o tula segn proceda y se indica el contenido de esta, se prepara la hoja de remisin con la que los colaboradores de OFIDIVE cotejan las cantidades y condiciones de lo que se enva.

8.2.2.6

Traslado y casos especiales de exmenes.

Este proceso se realiza en el momento de que un estudiante solicita el traslado de la aplicacin del examen a otra sede universitaria diferente a la que esta matriculado con tres das de antelacin. Para hacer esta solicitud el estudiante debe presentarse a cualquier Centro Universitario.

El Centro Universitario realiza la solicitud de este cambio a la cuenta de correo trasladodeexamenes@uned.ac.cr., con el formulario correspondiente.

Para los casos de los estudiantes matriculados en el Extranjero se procede a coordinar con la colaboradora encargada de los estudiantes matriculados en el Extranjero de la Oficina de Bienestar Estudiantil, quien enva a la UAIE la lista de matriculados. Esta Unidad procede a preparar la remisin de los exmenes para estos estudiantes.

Para los Estudiantes de los Centros Penales se coordina con el Encargado de la Oficina de Bienestar Estudiantil, quien enva a la UAIE la lista de matriculados. Esta Unidad procede a preparar la remisin de los exmenes para estos estudiantes.

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8.2.2.7

Impresin y entrega de Solucionarios.

Se elabora acta de tiraje, se ordenan y se envan a la Unidad de Reprografa. Al recibir la reproduccin, se revisa la calidad, se ordenan, y se clasifican por materia y cdigo de tutor, el da hbil inmediato posterior a la aplicacin se entregan a la Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin.

8.2.2.8

Sellos de seguridad.

La UAIE proporciona a cada Centro Universitario segn la proyeccin de la matrcula por cuatrimestre la cantidad de sellos de seguridad de color amarillo, con el fin de que los sobres de exmenes que se devuelven a la Sede Central de la Universidad cuenten con medidas de seguridad mnimas. Se solicita que al momento de que el profesor aplicador entrega al administrador o encargado de recibirlos se coloquen perpendicularmente en la abertura del sobre un sello y se firme sobre este.

8.3

Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin (UCIE)

La Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin es la responsable de recibir, controlar y registrar todos los instrumentos de evaluacin aplicados y entregados por los Estudiantes. As como de realizar la entrega a los Tutores para su respectiva calificacin, a la vez se encarga de recibir de parte de los tutores los instrumentos de evaluacin ya calificados para su respectivo control y envo a los Centros Universitarios para ser entregados a los Estudiantes.

Esta Unidad debe velar por el control de los Instrumentos de Evaluacin, la seguridad y transparencia durante el proceso en todas sus etapas, adems debe coordinar la asignacin de tutores para la aplicacin de exmenes y gestionar las solicitudes de apelaciones.

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8.3.1 Funciones Planificar por cuatrimestre todos los procesos para el respectivo control de los instrumentos de evaluacin. Establecer por roles las cargas de trabajo para cada uno de los colaboradores de la Unidad. Solicitar por cuatrimestre a la Direccin de Tecnologa la informacin de las Cargas Acadmicas para realizar los Controles de los diferentes instrumentos de evaluacin. Coordinar con los Centros Universitarios y las Escuelas la asignacin de tutores para la aplicacin de Exmenes. Elaborar el archivo digital del documento de cuido para semana A y B del I y II ordinario, reposicin y suficiencia. Cuantificar los solucionarios por Escuela, asignatura y tutor para entregar el dato a la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin (UAIE) para la reproduccin. Elaborar las Hojas de Remisin de control de los instrumentos de evaluacin para los Centros Universitarios. Controlar el ciclo de los instrumentos de evaluacin para su calificacin. Recibir y registrar todos los instrumentos de evaluacin de estudiantes en el extranjero y remitirlos a la Oficina de Asuntos Estudiantiles para su respectivo envo. Recopilar de todas las orientaciones de cursos, las fechas lmites de entrega de tareas, proyectos, laboratorios e informes, elaborando un documento de cronograma para enviar a los CE.U. y otras

dependencias. Elaborar los diferentes informes para la Jefatura del Centro de Operaciones Acadmicas y otras dependencias de la Universidad. Mantenimiento de la Pgina Web. Programar las giras para capacitar al personal de los Centros Universitarios. Administrar el Sistema de Apelaciones (SAIE). Gestionar todas las solicitudes de apelacin solicitadas por los Estudiantes a travs de los Centros Universitarios.
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8.3.2

Descripcin de procesos

8.3.2.1 Planificar por cuatrimestre todos los procesos para el respectivo control de los instrumentos de evaluacin Se elaboran los controles requeridos en los diferentes formatos de Office para los instrumentos de evaluacin. Se prepara una hoja de remisin para tareas por semana A y B de la oferta del cuatrimestre.

Se prepara la hoja de remisin de exmenes ordinarios y de reposicin por bloque y semana de acuerdo a la oferta de asignaturas del cuatrimestre correspondiente.

Se elabora la hoja de remisin para los exmenes por suficiencia de acuerdo a la oferta de asignaturas. 8.3.2.2 Establecer por roles, las cargas de trabajo para cada uno de los colaboradores de la Unidad El coordinador de la Unidad de Control de instrumentos de Evaluacin (UCIE) distribuye las cargas de trabajo a sus colaboradores para el cuatrimestre, mediante roles:

Se asigna a un colaborador en el manejo del archivo fsico.

Se asigna a un colaborador el rol de elaborar el archivo digital del cronograma de entrega de tareas, controlar las horas de estudio de los estudiantes asignados por Asuntos Estudiantiles, registrar y controlar los instrumentos de evaluacin de estudiantes en el extranjero, instrumentos traspapelados o fuera de tiempo; mediante registro en el Archivo digital de Control, en caso de que no este en oferta se registra, en control fsico (cuaderno).

Se asigna a otro colaborador la tarea de administrar durante el cuatrimestre el Sistema de Apelaciones de Instrumentos de Evaluacin (SAIE).
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8.3.2.3

Solicitar por cuatrimestre a la Direccin de Tecnologa (DTIC)

la informacin de las Cargas Acadmicas para realizar los Controles de los diferentes instrumentos de evaluacin Solicitar por cuatrimestre mediante un correo a la Vicerrectora Acadmica o a los Directores de Escuela, el permiso para recopilar del Sistema de Cargas Acadmicas la asignacin de calificacin por tutor y escuela para el cuatrimestre.

La DTIC entrega en una hoja del libro de Excel, la oferta de asignaturas con la asignacin de los tutores y sus respectivos cdigos.

Posteriormente se procede a dar el formato necesario segn las necesidades, se agrega columnas y encabezados que permiten tener un mejor control de los Instrumentos de Evaluacin, se realiza un control de calidad para estar seguros de que la informacin coincide con la carga asignada por los Encargados de Ctedra. 8.3.2.4 Coordinar con los Centros Universitarios y las Escuelas la

asignacin de tutores para la aplicacin de Exmenes Se le enva un formulario digital a los CE.U. para que completen las necesidades de tutores para la aplicacin de exmenes ordinarios, reposicin o suficiencia.

Simultneamente se solicita a los Asistentes de las Escuelas, el envo del dato de la cantidad de tutores disponibles para cubrir las necesidades de los CE.U.

8.3.2.5

Elaborar el archivo digital del documento de cuido para

semana A y B del I y II ordinario, reposicin y suficiencia En varias hojas del libro de Excel se consigna por CE.U; la informacin de la semana, bloques, hora, lugar de aplicacin y tutores asignados al cuido de exmenes.
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Este documento digital, se comparte con los Asistentes de cada Escuela, encargados de completar el documento. Una vez que se incluye la informacin se procede a imprimir los comunicados de cada tutor y se entregan segn escuelas para su distribucin.

Posteriormente se enva digitalmente a los CE. U. y otras dependencias, los Archivos digitales con la informacin de la asignacin de cuido.

8.3.2.6

Cuantificar los solucionarios por Escuela, asignatura y tutor

para entregar el dato a la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin (UAIE) para la reproduccin Se toma el dato del insumo que enva la DTIC del Programa de Cargas Acadmicas, se separa por escuela y se revisa para verificar que concuerda con los datos de la carga acadmica.

Posteriormente el colaborador responsable de cada escuela, enva digitalmente este archivo a la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin (UAIE), para su cuantificacin y codificacin por tutor.

Los solucionarios, ya codificados por tutor, son entregados por UAIE a esta Unidad, el da siguiente de la aplicacin de los exmenes para su respectiva entrega junto con los exmenes a los tutores calificadores. 8.3.2.7 Elaborar las Hojas de Remisin de control de los

instrumentos de evaluacin para los Centros Universitarios Se digita la oferta de asignaturas en una hoja del libro de Excel por semana y en orden alfabtico para el control de las tareas, proyectos, informes, se le agregan las columnas respectivas para anotar la cantidad de paquetes e instrumentos, tambin se agregan las columnas respectivas para que los CE. U. anoten los instrumentos de traslado.

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Se confecciona otra hoja de remisin para controlar los exmenes, que contienen los mismos datos y columnas por bloque segn la aplicacin de los exmenes. 8.3.2.8 Controlar el ciclo de los instrumentos de evaluacin para su

calificacin Para el proceso de recepcin de los instrumentos de evaluacin, a cada colaborador se le asigna una cantidad de CE.U para verificar su ingreso.

Para el proceso de registro en el Archivo de Excel (Archivo Digital), cada colaborador ingresa los datos correspondientes a cantidad de paquetes y cantidad de instrumentos por paquete, se codifica cada uno, de acuerdo a la asignacin por Escuela utilizando los rangos establecidos para cada una, como se establece a continuacin:

Escuela de Ciencias de la Administracin rango del 1000 al 1999. Escuela Ciencias Sociales y Humanidades rango del 2000 al 2999. Escuela Ciencias Exactas y Naturales rango del 3000 al 3999. Escuela Ciencias de la Educacin rango 4000 al 4999. Direccin de Extensin (Programa Tcnico en Computacin e Informacin) rango del 5000 al 5999.

Una vez codificados los paquetes se clasifican por Escuela o por el Programa de Tcnico en Computacin e Informacin de la Direccin de Extensin, se ingresan a los casilleros asignados para cada tutor calificador. Se imprime una hoja de remisin generada por el Archivo Digital por Escuela y por Tutor, para realizar el control de calidad verificando que los datos ingresados coinciden con los paquetes fsicos.

Al final de la jornada se imprime una hoja de remisin generada por el Archivo Digital por CE.U, para verificar al da siguiente que coincidan las cantidades que ingresaron los Colaboradores de los CE.U. con la hoja de remisin.

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A partir del da hbil posterior a la recepcin de los instrumentos de evaluacin (normalmente martes) los colaboradores de la Unidad inician el proceso de entrega de Instrumentos de Evaluacin a los Tutores calificadores, para esto se le solicita el nombre para ubicarlo en el Archivo Digital, se le incluye la fecha, se imprime y se procede a revisar junto con el tutor las cantidades indicadas contra el fsico para su recibido. Se entrega copia de la hoja al Tutor y se archiva el original por Escuela Junto con los Instrumentos de Evaluacin se entregan los sellos de seguridad de color naranja, para el respectivo cierre de los sobres una vez calificados los Instrumentos de evaluacin.

Los tutores devuelven a la Unidad los instrumentos de evaluacin calificados, hasta ocho das naturales a partir del primer da hbil de la entrega oficial (normalmente martes) a ms tardar a las 19:00.

Todos los colaboradores de la Unidad registran el dato de paquete y cantidad de instrumentos devueltos en el Archivo Digital, incluyendo la fecha en que se enviarn a los CE.U.

Una vez registrados los datos en el Archivo Digital, se ingresan los paquetes en los casilleros por CE.U para su respectivo envo.

Al final de la jornada del ltimo da de recepcin de instrumentos de evaluacin calificados, uno de los colaboradores imprime por CE.U, las hojas de remisin para el control del envo de los instrumentos de evaluacin.

El da posterior, todos los colaboradores de la Unidad proceden a revisar los datos de la hoja de remisin contra los datos del paquete fsico por CE.U.

Cada colaborador se encarga de embalar en cajas o tulas y rotular por CE.U los Instrumentos de Evaluacin para ser enviados.

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Los colaboradores de la Unidad, proceden a anotar en el formulario de la Oficina de Distribucin y Ventas, la cantidad de tulas o paquetes para que sean remitidos a los CE. U. 8.3.2.9 Recibir y registrar todos los instrumentos de evaluacin de

estudiantes en el extranjero y remitirlos a la Oficina de Asuntos Estudiantiles para su respectivo envo Los instrumentos de evaluacin de estudiantes en el extranjero, se reciben ya calificados en esta Unidad, por medio de los Encargados de Ctedra, se registran en el sistema, se escanea la cartula y se archiva digitalmente, luego se entregan en la Oficina de Asuntos Estudiantiles para su respectiva entrega a los estudiantes.

Posteriormente uno de los colaboradores enva digitalmente la cartula del instrumento a los estudiantes por medio de una direccin electrnica previamente solicitada a Asuntos Estudiantiles. 8.3.2.10 Recopilar de todas las orientaciones de cursos, las fechas lmites de entrega de tareas, proyectos, laboratorios e informes, elaborando un documento de cronograma para enviar a los CE.U. y otras dependencias Se toman de la pgina web todas las Orientaciones de Curso del cuatrimestre correspondiente, se guardan en una carpeta en la computadora, luego se inicia con la elaboracin del archivo en Excel donde se anota la semana a la que pertenece la asignatura, cdigo y nombre, escuela a la que pertenece, tipo de instrumento y fecha lmite de entrega.

Una vez agrupadas todas las fechas, se realiza un control de calidad para descartar errores. Ya terminado, se enva a las dependencias que lo requieran.

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8.3.2.11 Elaborar los diferentes informes para la Jefatura del Centro de Operaciones Acadmicas y otras dependencias de la Universidad Se realizan diferentes informes a la Jefatura, Escuelas, Centros Universitarios y en algunos casos a la Vicerrectora Acadmica, por ejemplo: entrega extempornea de los instrumentos de evaluacin calificados, recordatorios digitales (correo) a las escuelas de los tutores pendientes del retiro de instrumentos de evaluacin para calificar, reportes de tutores pendientes de entregar instrumentos de evaluacin calificados, errores en las remisiones de los CE. U. 8.3.2.12 Mantenimiento del sitio web opcin correspondiente a UCIE Uno de los colaboradores de la Unidad, se encarga de dar el mantenimiento al sitio web correspondiente a la opcin de UCIE. Se realizan actualizaciones e inclusin de nueva informacin segn las necesidades de los usuarios, por ejemplo: se insertan formularios para que los estudiantes y CE.U puedan descargarlos. 8.3.2.13 Programacin de las giras para capacitar al personal de los Centros Universitarios Esta Unidad se encarga de programar las giras semestralmente, para capacitar al personal de los CE.U; en los procesos de recepcin, manejo, custodia, embalaje y envo de los Instrumentos de Evaluacin. Se capacita tambin a los funcionarios de los CE. U. para el uso del Sistema de Apelaciones SAIE.

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8.3.2.14 Administrar el Sistema de Apelaciones (SAIE) Incluir en el Sistema nuevos usuarios, segn la necesidad. Mantenimiento y actualizacin de usuarios. Mantenimiento en coordinacin con la DTIC para el desarrollo de nuevos requerimientos del sistema. Gestionar todas las solicitudes de apelacin entregadas por los Estudiantes a travs de los Centros Universitarios. Verificar en el sistema, todas las solicitudes de apelacin que ingresen a la Unidad, provenientes de los CE.U. Generar reportes para entregar las solicitudes de apelacin en cada Escuela. Registrar el reenvo de las apelaciones resueltas por los encargados de Ctedra. Generar informes para el cumplimiento de los tiempos en todas sus etapas (solicitud, recepcin, verificacin y reenvo).

9. Preparacin y ejecucin del Equipo Base en el Centro de Operaciones Acadmicas

La preparacin y ejecucin del equipo base es un proceso en el que participan todas las unidades del Centro de Operaciones y consiste en un equipo de trabajo, disponible para atender todas las consultas que surjan durante la aplicacin de los exmenes.

Cada una de las escuelas asigna un representante para que atiendan las consultas que se puedan generar por parte de los estudiantes en los diferentes Centros Universitarios en el momento de la aplicacin de exmenes.

Estos representantes asignados de cada escuela se renen en las fechas de aplicacin de exmenes en el Centro de Operaciones Acadmicas en donde se han establecido los equipos informticos y logsticos para poder realizar la evacuacin de las consultas.

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El acondicionamiento de los recursos que se utilizaran en equipo base esta en manos del colaborador de la Unidad de Apoyo Administrativo del Centro de Operaciones Acadmicas, quien con todos los exmenes en formato digital los guarda en seis diferentes mquinas, las cuales se comparten, es decir se dan los permisos o accesos a funcionarios de los Centros Universitarios.

Funcionarios de las Unidades de Control de Instrumentos de Evaluacin y la Unidad de Administracin se presentan una hora antes de la aplicacin para realizar diferentes labores como: Permitir el acceso a las carpetas compartidas una hora antes de iniciar la aplicacin y cerrarla dos horas despus, de cada bloque. Facilitar los ampos de cada escuela. Indicarles el lugar asignado para cada escuela. Dar la induccin a los representantes de las escuelas, esto cuando se presentan por primera vez. Atender los telfonos cuando son excesivas las consultas o se utiliza el nmero directo. Recordar a los profesores que deben llenar el informe de equipo base, en el cual queda consignadas las consultas realizadas y las resoluciones establecidas y enviarlo a la Unidad de Apoyo Administrativo. Atender consultas de tipo administrativo. Una vez concluida la aplicacin de cada bloque se procede a apagar todos los equipos utilizados.

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10. Etapas del Proyecto

10.1 Primera Etapa: Unidad Administracin de Instrumentos Matrcula I y II ordinario y suficiencia Insumo para el Cdigo de Barras o entradas de informacin

Medida remedial: Al no estar las Bases de Datos actualizadas y depuradas en la Oficina de Registro se requiere que este Sistema permita realizar cambios en la Base de Datos que se utilizar para el COA (propia). Se utilizar la Base de Datos de SAIE.

SAE: matrcula, CE.U, asignatura, grupo, semana, bloque. Sistema Cargas Acadmicas: tutor, cdigo tutor, carga calificacin. Ingreso de datos del Nmero de pgina del instrumento de evaluacin de cada Ctedra (cada grupo 30 estudiantes cuando la cantidad es mayor a 11 se divide en dos grupos para la capacidad y cantidad de sobres (actualmente se dura 2 das en este proceso) Producto final= Sobres listos con toda la informacin y con cdigo de barras.

Variables requeridas para elaboracin de acta de tiraje: escuela, semana, bloque, cdigo de materia, nombre de materia, matricula total. Informacin del acta de tiraje permite la planificacin de requerimientos de insumos (papel, tner). Imprimir instrumentos de Evaluacin con nombre (se requiere SAE con informacin confiable). Producto final: acta de aplicacin que ser incluida dentro del sobre de cada grupo.

Debe elaborarse un mdulo para tiraje de sobres para reposicin que permita obtener datos del Sistema de Notas Parciales la cantidad real de exmenes y solucionarios a reproducir.

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El Sistema debe identificar a los estudiantes que matemticamente no tienen posibilidades de pasar el curso aun obteniendo un 10 como nota en alguno de los dos exmenes ordinarios a reponer.

10.2 Segunda Etapa: Centros Universitarios El usuario valida su perfil en el sistema y dispondr de una ventana donde, por medio del cdigo de barra pueda hacer lectura de (exmenes, tareas, proyectos, informes y TFG) y los Centros Universitarios puedan ingresar la cantidad de Instrumentos aplicados por sobre. La informacin quedar consignada en la bitcora del sistema.

Producto final: Hoja de remisin con instrumentos aplicados por semana, bloque

Traslados: enlace con el AS400 Ventana con el nmero de cdula del estudiante, sistema identifique el cdigo de tutor, asignatura= AS400. Incluir dato: a que Centro enviar.

Requerimientos: impresora y cdigo de barra.

Reporte: Cantidad de tutores necesarios para el cuido de exmenes.

Reporte: Distribucin de materias en aulas.

SAE debe caracterizar al Estudiante con alguna Discapacidad ya que estos requieren de un tutor y una aula aparte. DAE alimenta el Sistema manual en caso de que no est registrado.

Se debe estandarizar en los CE.U los procesos de la manipulacin, control y custodia de los exmenes, as como el proceso de envo de instrumentos de evaluacin

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10.3 Tercera Etapa: Unidad Control Instrumentos Evaluacin El instrumento ingresa y con el cdigo de barra se lee (actualmente dura un da). Se requiere una ventana que permita modificar cantidad en caso de que no coincida. Reportes: Por Centro Universitario: semana, cantidad de paquetes de Instrumentos de Evaluacin y fecha de entregado al tutor.

Reportes de diferencias: CE.U, semana, cdigo de asignatura, cdigo de Centro Universitario, bloque.

Reportes entrega tutores: cdigo, signatura, CE.U., cantidad de paquetes, fecha y hora. Todo queda consignado en la bitcora. Cuando se recibe de los Centros Universitarios, los colaboradores de UCIE, verificarn va cdigo de barras, cantidad de paquetes e instrumentos, y los distribuirn en los estantes segn escuela y cdigo de tutor.

Se genera un reporte de diferencias y se realizan las correcciones. Se realiza un control de calidad del contenido de cada casillero de tutor para verificar que todos los sobres le correspondan.

Para realizar la entrega de instrumentos a los tutores se incluyen los sobres con el lector de cdigos para el descargo de la UCIE, se imprime el recibo que es firmado por el Tutor.

El tutor entrega los instrumentos de evaluacin calificados en horas hbiles y el funcionario de la UCIE lee el cdigo de cada sobre e imprime el recibo y lo entrega al tutor.

En horas no hbiles el tutor registra los sobres y los ingresa en el buzn, mediante una pantalla tctil y genera su reporte.

30

El Sistema debe generar una notificacin de diferencia al Tutor a travs del correo electrnico y en el reporte impreso.

Reporte de embalaje por Centro Universitario que contenga la hora y fecha del Sistema y que permita asignar la fecha en que se enviarn los instrumentos de evaluacin.

Cada CE.U debe ingresar los paquetes mediante el cdigo de barras y en caso de alguna diferencia el Sistema debe informar a la UCIE, se corrige las diferencias.

11.

Requerimientos tcnicos 11.1 Lector de cdigo de barras MS9590:

Conexin al PC a travs de USB. Por lo que los equipos de trabajo debern contar con estos. Compatibilidad con los sistemas operativos de Microsoft (Windows), en todas sus versiones. Compatibilidad con todos los cdigos de barras existentes (solo en 1D). Sin informacin sobre repuestos y mantenimiento.

11.2 Impresora SRP-270: Conexin al PC a travs de puertos USB o paralelos (LPT). Impresora de matriz de puntos (utilizan en puntos de venta) para imprimir los recibos en la recepcin del COA. Poca compatibilidad con algunas aplicaciones sobre el sistema operativo de Microsoft (Windows). Para el windows 7 parece que no hay drivers. No hay mayor informacin sobre este producto. Por lo dems no cuenta con ningn requisito para su funcionamiento.

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12. Cronograma de actividades para la ejecucin (puesta en vivo)

Modo de tarea

Nombre de tarea

Duracin
6 das 2 das 1 da 1 da 2 das 32 das 1 da 3 das 10 das 10 das 3 das 5 das 44 das 24 das 5 das 5 das 5 das

Comienzo
lun 16/01/12 lun 16/01/12 mi 18/01/12 jue 19/01/12 vie 20/01/12 mar 24/01/12 mar 24/01/12 mi 25/01/12 lun 30/01/12 lun 13/02/12 lun 27/02/12 jue 01/03/12 jue 08/03/12 jue 08/03/12 mi 11/04/12 mi 18/04/12 mi 25/04/12

Fin
lun 23/01/12 mar 17/01/12 mi 18/01/12 jue 19/01/12 lun 23/01/12 mi 07/03/12 mar 24/01/12 vie 27/01/12 vie 10/02/12 vie 24/02/12 mi 29/02/12 mi 07/03/12 mar 08/05/12 mar 10/04/12 mar 17/04/12 mar 24/04/12 mar 01/05/12

Predecesoras

Nombres de los recursos

Programada Recoleccin de automticamente Requerimientos Programada manualmente Entrevistas Programada manualmente Aplicacin de cuestionarios Programada manualmente Revisin de Documentacin Programada manualmente Observacin de proceso Programada Diseo del Sistema automticamente Programada manualmente Diagrama de Secuencia Programada manualmente Casos de Uso Diseos de entradas y Programada manualmente salidas Programada manualmente Diseo de procedimientos Programada manualmente Diseo de base de datos Diseo de controles y Programada manualmente seguridad Programada Desarrollo del sistema automticamente Programada manualmente Codificacin del sistema Generacin de manual Programada manualmente tcnico Pruebas a nivel de Programada manualmente desarrollo Programada manualmente Procedimientos de

2 3 4

5 7 8 9 10 11

12 14 15 16

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Programada manualmente Programada automticamente Programada manualmente Programada manualmente Programada manualmente Programada manualmente Programada manualmente Programada manualmente Programada manualmente

correccin en desarrollo Creacin de Manual de Usuario Implementacin Instalacin de equipo Configuracin de sistema Creacin de usuarios Pruebas de usuarios Capacitacin de usuarios Pruebas en paralelo Evaluacin y ajustes

5 das 36 das 5 das 5 das 2 das 2 das 2 das 10 das 10 das

mi 02/05/12 mi 09/05/12 mi 09/05/12 mi 16/05/12 mi 23/05/12 vie 25/05/12 mar 29/05/12 jue 31/05/12 jue 14/06/12

mar 08/05/12 mi 27/06/12 mar 15/05/12 mar 22/05/12 jue 24/05/12 lun 28/05/12 mi 30/05/12 mi 13/06/12 mi 27/06/12

17

18 20 21 22 23 24 25

33

13. Responsables de la ejecucin del proyecto

El Centro de Operaciones acadmicas con la colaboracin del Programa de Gobierno Digital, son los encargados de identificar la necesidad de implementar un Sistema que logre integrar digitalmente los diferentes procesos que se realizan en este Centro. Logrando obtener el resultado deseado, las ventajas proyectadas son muy satisfactorias ya que se mejora los tiempos de entrega mediante procesos ms seguros, que nos permiten reducir los tiempos de respuesta y el error humano. Posteriormente el COA ser el encargado de administrar, mejorar, e implementar todas las necesidades correspondientes para el buen funcionamiento de dicha aplicacin. La DTIC, ser la encargada de evaluar tecnolgicamente desde la perspectiva de programas y equipos, la posibilidad de implementar la sistematizacin para un mejor y eficiente control de los Instrumentos de Evaluacin. Tambin esta dependencia ser la encargada de instalar la aplicacin en todos los puntos y dar el soporte tcnico necesarios para el mantenimiento y modificaciones que se den durante el proceso. Una vez realizada la aplicacin, el COA ser el encargado de solicitar la instalacin en los puntos que lo requieran, por ejemplo: Centros Universitarios, Unidades, Escuelas etc. La oficina de Bienestar Estudiantil ser la encargada de alimentar en la aplicacin los datos requeridos para las tres poblaciones de estudiantes que atienden: los estudiantes con necesidades educativas especiales, privados de libertad y estudiantes en el extranjero. Los usuarios sern los responsables directos de completar en la aplicacin todas las fases requeridas para llevar el correcto registro y control de los instrumentos de evaluacin.

34

14.

Presupuesto 14.1 Costo por concepto de analista tanto en desarrollo interno como externo.

Total aproximado de horas del proyecto: 928 Clculo de hora desarrollo interno: Salario de un P2 Licenciado: Das laborales al mes: Horas por da laboral: Costo colones por hora: Costo dlares por hora: 569.331 23 8.5 2912 $6

Tipo de Desarrollo

Costo Hora Aprox.

Costo $ Para un recurso de analista $ 37120 $ 5568

Costo Para un recurso de analista. Tipo cambio actual 510 18.931.200 2.839.680

Externo Interno

$40 $6

Lo ideal por costos sera el desarrollo interno, para esto se requiere se contrate un equipo de trabajo con los siguientes tiempos asignados: Un Analista a tiempo completo. Un lder de proyectos de tiempo.

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14.2 Resumen de costos del proyecto

Recursos Monto

Un Analista a tiempo completo. Un lder de proyectos de tiempo. 56 Lectores pticos considerando COA , CE.U y nueve sedes de aplicacin 2 Impresoras de puntos de ventas 45 Hub para puertos SB Total

2.839.680 996.329,25 5.544.000

340.000 335.580 10.055.589.25

15. Ventajas de la automatizacin de los procesos de administracin, reproduccin y control de los instrumentos de evaluacin en el Centro de Operaciones Acadmicas.

1.

Simplificar y agilizar la cuantificacin, reproduccin, administracin, reportes y control de los instrumentos de evaluacin.

2.

Se pretende que la cuantificacin y reproduccin de los instrumentos de evaluacin sea preparada por una aplicacin del sistema que se enlace con el AS400 para tomar los datos de matrcula (SAE) y de esta forma reproducir la cantidad de exmenes presenciales en la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin UAIE. Esta opcin permitira tambin preparar los sobres en los que se embalarn dichos instrumentos, calculando segn la cantidad de hojas por instrumento y la cantidad de sobres por asignatura.

3.

Administrar y aumentar los niveles de seguridad de los Instrumentos de Evaluacin a travs de esta aplicacin en todas sus etapas, y de esta forma garantizar la trazabilidad, la cual permitira generar la informacin necesaria para interactuar con todos los usuarios que participan en el proceso.

36

4.

Esta aplicacin generara todos los informes y reportes necesarios para llevar un mejor control y seguimiento de los instrumentos de evaluacin. Tambin generara datos estadsticos tiles para la toma de decisiones.

5.

Controlar todos los instrumentos de evaluacin que entran de los Centros Universitarios, a la Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin UCIE, de manera rpida, sencilla, transparente y gil, permitiendo entregar y recibir de los tutores calificadores y

posteriormente devolverlos ya calificados a los diferentes CE.U y ser entregados a los estudiantes. Esto les permitira a los colaboradores del Centro de Operaciones dedicar tiempo a los procesos estratgicos, mejora continua y el desarrollo de la institucin. Tambin permite facilitar a los Tutores un mayor tiempo para la calificacin.

16.

Viabilidad para implementarlo en la UNED

Para la ejecucin de este proyecto se requiere de informacin del Sistema de Administracin de Estudiantes (SAE) y de Cargas Acadmicas lo cuales ya estn desarrollados, lo que implica que no se tendra que invertir en el desarrollo estos sistemas, sino solamente integrarlos para que alimenten al SARCIE.

El SARCIE se convierte en una mejora no solo de los procesos del Centro de Operaciones Acadmicas, si no que sirve a otras dependencias de la Universidad, como son los Centros Universitario y la oficina de Bienestar estudiantil con sus poblaciones especiales.

La implementacin de esta aplicacin mejorara en mucho los procesos que se realizan en el Centro de Operaciones, dado que muchos de ellos se realizan de manera aislada y como herramienta de apoyo solamente se cuenta con los programas de Microsoft, los cuales si bien es cierto ayudan estos no permiten la vinculacin con otras dependencias que tienen relacin con el Centro de Operaciones. Es por eso que es urgente que esta aplicacin se lleve a cabo
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para as mejorar en

muchos los tiempos de respuesta tanto para los

estudiantes como para los tutores calificadores, as como para las unidades del COA.

En cuanto a los recursos que se requieren para la implementacin no son onerosos, ya la DITC cuenta con el recurso humano y a nivel de hardware solo se necesitara los lectores de cdigo de barra para cada Centro Universitario, Sedes de aplicacin, Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin y la Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin.

17.

Medidas de contingencias

Formulario que permita llenar la informacin a mano, similar al que tienen actualmente. La informacin debe respaldarse en servidores de la universidad que permita garantizar el respaldo de la informacin.

18. Evaluacin de todo el proyecto, a un ao de ejecutado.

La evaluacin de todo el Proyecto a un ao de ejecutado, estar a cargo de la Unidad de Evaluacin Institucional del Centro de Investigacin y Evaluacin Institucional, mediante solicitud realizada por la Jefatura del Centro de Operaciones Acadmicas y la coordinacin del Programa de Gobierno Digital.

19. Actividades de mejora que fueron realizados durante la formulacin del proyecto. 19.1 Cambios realizados en la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin. 1. Se eliminan los archivos para sobrantes de exmenes. 2. Se colocan los exmenes embalados por bloques y por escuela. 3. Se asigna una computadora como servidor y se crean carpetas compartidas con cada uno de los procesos que se realizan en la Unidad.
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4. Rotacin de personal con la finalidad de que cada uno colaboradores de la UAIE conozca todos los procesos. 5. Se traslada la impresin de los exmenes de la Unidad de Reprografa a la Unidad de UAIE. 6. Se establece controles y asignacin de responsabilidades para el proceso de impresin y embalaje de los exmenes. 7. Se asigna cdigos para cuantificar las impresiones y fotocopias para cada una de las unidades a las que se da servicio. 8. Se presenta un informe mensual de la cantidad de impresiones por cada mquina y gasto de suministros. 9. Se implementa el uso de tulas para enviar los exmenes a todos los Centros Universitarios. 10. Se sustituye el uso de candados por sellos de seguridad. 11. Se implementa el uso de actas con la cantidad de exmenes que se enva a los Centros Universitarios, con la finalidad de que verifiquen que no hacen falta exmenes. 12. Se recomienda la eliminacin de las carpetas pblicas en la aplicacin de exmenes, sustituyndolo por CD para todos los Centros. 13. Se incorpora claves de seguridad a los CD que se les enva a los Centros Universitario para mayor seguridad. 14. Se sustituye el CD por llave mallas para mayor facilidad de los Centros y se sigue con las claves de seguridad. 15. Se coordina con las diagramadoras para que los solucionarios de tareas y exmenes se enven a la Unidad hasta despus de presentados y aplicados los instrumentos de evaluacin. 16. Se coordina con la UCIE para que solamente se reproduzcan los solucionarios que realmente se necesitan. 17. Se logra eliminar el envi de las orientaciones impresas a las Unidades, por digitales, ahorrando as una gran cantidad de papel. 18. Se realiza un plan piloto con la escuela de Administracin la cual consiste en un desprendible en la caratula de los exmenes esto con la finalidad de mejorar el servicio de entrega de los exmenes en los Centros Universitarios. Dado el xito que se obtuvo se incorpora este tipo de portada a partir del tercer cuatrimestre del 2011 en la Escuela de

39

Administracin y as ir incorporando una escuela cada cuatrimestre y luego con las otras unidades que se imprimen exmenes. 19. Se cambian el tamao (capacidad) de los sobres con la finalidad de que quepan ms exmenes en cada sobre y as mejorar la administracin de la aplicacin de exmenes. 20. Se logra que a las mquinas se les d un mantenimiento preventivo una vez cada mes. 21. Se inician las reuniones mensuales con todos los colaboradores para revisar las tareas realizadas. 22. Se aumenta el personal y el espacio fsico. 23. Se inicia con la renovacin del Equipo de Cmputo.

19.2 Ahorros obtenidos para la Universidad por la realizacin de estos cambios

19.2.1 Proceso: II Examen Ordinario del segundo cuatrimestre, 2011

Ahorro en resmas de papel como en dinero

Escuela Administracin Sociales Exactas Educacin Total N de solucio narios 4119 3410 942 1321 9792 Resmas 18.7 10.3 3.7 4.01 36.71 Colones 39.417.00 21.630.00 7.770.00 8.421.00 77.238.00

40

19.2.2 Resumen del estudio que se realiz para el proceso de Exmenes de Reposicin del Primer Cuatrimestres del 2011.

En este se identifica el gasto que est incurriendo la Universidad si estos procesos no se modifican:

Nmero de hojas que no fueron utilizadas alrededor de: 132.321. Equivale a 265 resmas de papel. Costo aproximado de resmas 2.100.00, esto equivale a 556.500.00. Costo de cada tner es aproximadamente 45.000.00 con un rendimiento de alrededor de 100.000 copias. El costo total del desperdicio de exmenes es de 601.500.00, sin considerar el consumo de energa elctrica, depreciacin de mquina entre otros.

Para poder determinar los datos de este estudio se trabaj con la informacin suministrada por la Oficina de Tesorera, la Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin y la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin.

19.2.3 Resumen del Estudio de ahorro para el proceso de reproduccin de Solucionarios del segundo cuatrimestre del 2011 Anteriormente se reproduca el 30% del total de la matrcula, lo que significaba aproximadamente una tonelada de papel desperdiciada. A raz del estudio se propone a la jefatura del COA la reproduccin de un 15% del total de la matrcula. Considerando los datos anteriores se estima que el ahorro anual en estos tres procesos es de 2.571.000,00.

41

19.2.4 Cuadro resumen de ahorro de papel Anual 19.2.5 Procesos: Implementacin de Tiraje de Solucionarios y exmenes de Reposicin

MATERIAL Solucionarios Reposicin Exmenes de Reposicin Solucionarios de exmenes Ordinarios Total

COSTO 1.284.000,00 819.000,00 468.000,00 2.571.000,00

19.2.6 Cambios realizados Instrumentos de Evaluacin

en

la

Unidad

de

Control

de

Desde el 2001 se ha venido modificando los procesos para controlar los instrumentos de evaluacin, dado que los controles que existan, no eran suficientes, la mejora ha sido continua por lo que los cambios durante la formulacin del proyecto han sido pocos. 1. En conjunto con la Direccin de Tecnologa se inici con el control de las solicitudes de apelacin por medio del Sistema de Apelaciones de Instrumentos de Evaluacin (SAIE). 2. Se elabor el Manual de Procedimientos que contempla detalladamente cada uno de los pasos que se realizan para controlar todos los Instrumentos de Evaluacin, este se utiliza para la capacitacin del personal nuevo que ingrese, el mismo se encuentra de forma digital en el sitio web del Centro de Operaciones. 3. Tambin se confeccion un Manual para horas estudiante que permite capacitar a los estudiantes que asigna Asuntos Estudiantiles. 4. Se realiza una Codificacin de los casilleros por tutor para asignar la carga de calificacin correspondiente a los instrumentos a calificar.
42

5. En conjunto con el archivo central se procedi a la eliminacin del archivo fsico, el cual se est archivando de forma digital. 6. Se envan Instrumento de Evaluacin a los Estudiantes del Exterior en su totalidad de forma digital. 7. El Documento de Cuido de exmenes se realiza en digital por medio de un documento digital compartido para las Escuelas. 8. Los Documentos de Cuido, Hojas de remisin, Cronograma de tareas y dems formularios se adjuntan en el sitio web de la Universidad, as mismo actualizndolos en el momento que sea necesario. 9. Se realiz la elaboracin y modificacin de Formularios para uso tanto de los Centros Universitarios como de los Encargados de Ctedra. 10. Se implement el uso de Sellos de Seguridad color naranja; para ser entregados a los tutores calificadores para que cierren los sobres con los instrumentos calificados. 11. En conjunto con la Direccin de Tecnologa se elabora un documento digital de las Cargas Acadmicas con relacin a lo que fue ingresado por el Encargado de Ctedra en el Sistema. 12. Se implement el uso bolsas plsticas para la entrega de los instrumentos de evaluacin a los Tutores Calificadores. 13. Se implement l envi de Instrumentos para calificar a los tutores regionales de los Centro Universitarios. 14. Se implementa la utilizacin de tulas y sellos de seguridad para el

embalaje y el envi de los instrumentos ya calificados a los Centros Universitarios. 15. Se da una mejora en la coordinacin, integracin y comunicacin de procesos entre la UAIE y la UCIE.

43

19.2.7 Ahorro en el Proceso de embalaje para el envi de Instrumentos de Evaluacin Calificados a los Centros Universitarios -Implementacin de Tulas

19.2.8 Cuadro resumen de ahorro en suministros -Anual

MATERIAL Cajas de cartn Papel craft Cinta adhesiva Otros Total

COSTO 308.738,00 80.000,00 434.200,00 187.293,80 1.010.231.80

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20. Referencias

1. Manual de la Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin. Cerdas Alejandro, Bejarano Miguel; 03 de mayo, 2010 2. Procesos Unidad de Reprografa. Parra Lidiette, Prado Q. Marcial; 10 de noviembre, 2010 3. Procesos Unidad de Administracin de Instrumentos de Evaluacin. Parra C. Lidiette, Matarrita P. Edwin; 30 noviembre, 2010 4. Procesos Unidad de Control de Instrumentos de Evaluacin. Parra C. Lidiette, Cascante P. Arturo; 16 de febrero, 2011

45