UNIVERSIDAD NACIONAL JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES E. A. P. DE ADMINISTRACION TEMA : Auditoria de Recursos Humanos

CURSO: Administracin de personal

DOCENTE

: Jess Coronado Espinoza

CICLO

:V-A

INTEGRANTES : Alzamora Murillo, German

Bernal Trinidad, Henry

Jimnez Palacios, Josseline

Leandro Quiche, Carmen Huacho Per 2012

AGRADECIMIENTO

Dios

quien

gua

nuestros pasos. A nuestros padres por darnos su apoyo y a

incondicional

nuestro profesor por darnos la oportunidad de seguir nuestro

camino hacia el xito.

INTRODUCCION

El presente trabajo est basado sobre la auditoria de los recursos humanos que es el proceso por el cual se evala la eficacia y la eficiencia de las polticas y las prcticas de gestin de los mismos. Dicho estudio est realizado con la finalidad ofrecer una serie de bases tericas y de aplicacin prctica para poder realizar una auditora dentro del rea de personal en forma idnea, con beneficios para la labor de los integrantes de esta misma rea y para la empresa en general. El resultado de nuestra investigacin consta de las siguientes partes: Definicin de auditora de los RR.HH, sus beneficios, el perfil del autor, las areas que abarca la auditoria, sus estrategias, tcnicas, pasos e instrumentos.

FALTA

AUDITORIA DE LOS RECURSOS HUMANOS

1. DEFINICIN DE AUDITORIA Es un conjunto de tcnicas de informacin y de evaluacin aplicado por un profesional en el seno de un proceso coherente, con el fin de adoptar un juicio en referencia a unas normas y de formular una opinin sobre el procedimiento y/o las modalidades de realizacin de una operacin determinada. La auditoria representa un sistema de investigacin que, utilizando los indicadores adecuados, compara la situacin real con la situacin objetiva u ptima, permitiendo: Observar las desviaciones con respecto al objetivo. Proponer mejoras para su consecucin.

Es un sistema cada vez ms utilizado en el mbito empresarial, por su fiabilidad y eficacia para analizar los problemas de una organizacin. Una auditora verifica tanto los procesos como los resultados que la organizacin logra en funcin a sus objetivos, segn los procedimientos autorizados por la misma, estimando la evolucin futura con el fin de poder anticipar riesgos futuros, todo ello en trminos de exactitud, de eficacia y de eficiencia1.

La definicin de Auditora, La Auditora de Recursos Humanos en la Empresa extractos del Manual "La Auditora de Recursos Humanos" Formaselect Grupo Empresarial, sitio web : http://www.formaselect.com/Temas/Auditoriarecursos-humanos.htm

2. DEFINICIN DE AUDITORIA DE LOS RECURSOS HUMANOS Es el proceso por el cual se evala la eficacia y la eficiencia de las polticas y las prcticas de gestin de Recursos Humanos, con la finalidad de indicar las prcticas adecuadas, los posibles fallos y problemas, y proponer soluciones y sugerencias de mejora. A veces, la evidencia a cerca de la eficacia o eficiencia de las prcticas ser contable y objetiva, pero no deben despreciarse otros tipos de evidencias. Una auditora de los recursos humanos evala las actividades de administracin de personal en la organizacin con el objetivo de mejorarlas. La auditora puede cubrir un departamento, una divisin o toda la corporacin. Para ser verdaderamente eficientes, las actividades de recursos humanos de la corporacin deben considerar las necesidades y objetivos del personal, y al mismo tiempo tener en cuenta y mantenerse en consonancia con los objetivos corporativos2. La auditoria de Recursos Humanos se define como el anlisis de las polticas y prcticas de personal de una empresa, y la evaluacin de su funcionamiento actual, acompaados de sugerencias para mejorar3. El Propsito principal de la auditora de recursos humanos es mostrar cmo est funcionando el programa, localizando prcticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no estn justificando su costo, o prcticas y deben incrementarse. La auditora es un sistema de revisin y control para informar a la administracin sobre la eficiencia y la eficacia del programa que se lleva a cabo, en especial cuando este programa esta

El concepto de auditora de Recursos Humanos fue tomado http://html.rincondelvago.com/auditoria-de-rrhh.html. 3 Jhon F. Mee (Org),Personnel Handbook, Nueva York, Ronald Press,1958, p.1077.

de

un

sitio

web:

descentralizado. Dado que la tendencia moderna es transformar a cada gerente en un gestor de RR.HH, la auditora adquiere gran importancia.4

Podemos definir a la Auditora de Recursos humanos como un procedimiento que tiene por objetivo revisar y comprobar, bajo un mtodo especial, todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administracin de personal5.

3. BENEFICIOS Identifica y mejora la imagen de los RR.HH. en la organizacin Obliga al rea de RR.HH. A asumir mayor responsabilidad y actuar al ms alto nivel de profesionalismo Esclarece las responsabilidades y los deberes Facilita la uniformidad de las prcticas y las polticas. Detecta problemas latentes potencialmente perjudiciales para la organizacin Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales Reduce los costos mediante mejores prcticas Promueve los cambios necesarios en la organizacin

Idalberto Chiavenato, Administracin de Recursos Humanos, Santaf de Bogot, Colombia, 2000, Capitulo 17,p. 652 5 Agustin Reyes Ponce, Administracin de Persona, Relaciones Humanas, Mxico D.F.,Mxico,1994,p.223

4. AREAS QUE ABARCA LA AUDITORIA

Sistema de informacin sobre la administracin de personal Planes de recursos humanos administracin de la compensacin (Planes de sustitucin y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos)

Anlisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos) Obtencin y desarrollo del personal reclutamiento y seleccin (Fuentes externas de personal, procedimientos de seleccin, etc.)

Capacitacin y orientacin y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de promocin)

Control y evaluacin de la organizacin (Tcnicas de evaluacin del desempeo ,entrevistas de evaluacin)

Auditoras de personal (funcin del departamento de recursos humanos y evaluacin de los gerentes de lnea).

5. PERFIL DEL AUDITOR Muy buen nivel intelectual Capacidad de organizacin, planificacin y previsin Capacidad de coordinacin Capacidad de anlisis y sntesis Juicio critico Capacidad para detectar necesidades Iniciativa, ejecutividad, meticulosidad Capacidad de supervisin y direccin Capacidad de control Seguridad y firmeza en su posiciones Flexibilidad

 Aptitudes para trabajar bajo presin Capacidad para resolver situaciones crticas Muy estricto ajuste a las normas tico laborales Compromiso organizacional Tacto y reserva Responsabilidad, confiabilidad Capacidad de comunicacin y relacionamiento Estabilidad emocional.

6. AUDITORIA

DEL

PROGRAMA

DE

ADMINISTRACIN

DE

RECURSOS HUMANOS

De la misma manera como se llevan a cabo auditorias financieras, se deben realizar peridicamente auditorias del programa RH para asegurar que se cumplan sus objetivos. Casi siempre las auditorias de RH conllevan el anlisis de datos relacionados con el programa RH, incluyendo rotacin de personal, quejas, ausentismo, accidentes de los empleados, actitudes y satisfaccin en el trabajo.

La auditoria mas efectiva es que la proporciona una cantidad mxima de informacin valida respecto a la efectividad general del programa de RH para contribuir los objetivos estratgicos de la organizacin. Aunque casi siempre la auditoria se concentra ms en el departamento de RH, no se limita a las actividades de ese departamento. Incluye un estudio de las funciones de la ARH como se llevan a cabo en las organizaciones como un todo, incluyendo las que desempea el personal directivo y supervisin. Sin embargo, se debe hacer hincapi en la evaluacin de la efectividad del departamento de RH a nivel operativo por su efecto en las actitudes y conductas de los empleados y sus servicios a los directores y empleados.

7. REALIZACION DE LA AUDITORIA

Las auditorias pueden ser realizadas por personal interno o externo. Cada mtodo tiene ventajas y desventajas. Los auditores que son de adentro saben ms sobre la empresa y estn en mejor posicin para determinar que aspectos requieren evaluacin. Tambin es menos probable que quienes estn siendo evaluados los vean como una amenaza. Sin embargo, cuanta objetividad puede tener las personas de adentro es siempre una pregunta que queda sin resolver. Por otro lado, los auditores externos sern ms objetivos y su ego menos involucrado. Como los aspectos legales y los de RH se han entrelazado en forma ms bien inseparable, es deseable que los patrones consideren el uso de los servicios de un auditor externo con mucha experiencia en RH y derecho laboral. Por lo general el corporativo, la direccin general, el corporativo de RH o el departamento de investigacin en RH son quienes llevan a cabo la auditoria.

8. PASOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

Un especialista en auditoria propone que el proceso de auditoras este formado por los siguientes seis pasos: 1. Introducir la idea de la auditoria y hacer hincapi en los beneficios que se derivan de la misma. 2. Seleccionar personal con una amplia gama de habilidades para el equipo de auditora y proporcionar el entrenamiento necesario. 3. Reunir datos de diferentes niveles de la empresa. 4. Preparar informes de auditora para los administradores de lnea y la evaluacin del departamento de RH.

5. Discutir los reportes con los administradores operativos quienes a su vez preparan su propia evaluacin. 6. Incorporar acciones correctivas en el proceso normal de

establecimientos de objetivos de la organizacin. Como la auditoria es una forma de investigacin, es importante que los

descubrimientos estn basados en datos objetivos, confiables y validos. En las auditorias se puede usar todo tipo de registro de RH. Adems de analizar estos registros, por lo general se llevan a cabo entrevistas con administradores de distintos niveles, el administrador de RH, el staff de RH, y un nmero seleccionado de supervisores y personal no administrativo.

9. ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL

Obtencin de los datos e informes: El primer paso de la auditora ser, la obtencin de los datos sobre los resultados que, en materia de personal, ha obtenido una empresa durante el periodo investigado, lo cual implica, para su mayor facilidad y

perfeccionamiento, dos aspectos previos:

a) El diseo de formas o cuestionarios apropiados, que nos hagan ms fcil la investigacin, la recoleccin y la precisin de los datos. b) El adiestramiento de las personas que habrn de recoger estos datos. A diferencia de lo que ocurre en las auditorias contables, donde prcticamente todos los datos pueden ser cuantificables, debemos hacer notar que, en materia de personal, muchos datos slo podrn hacerse tangibles en forma descriptiva o cualitativa.

Anlisis de los datos recabados: La parte ms importante de la auditoria, se centra en el anlisis de los datos recabados; el sealamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigacin de sus causas; la determinacin de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtencin de las polticas fijadas, ya para la modificacin, supresin, adicin o cambio de otros objetivos y polticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas tcnicas que al respecto hayan aparecido, etc. Lo anterior implicar, simultnea o sucesivamente, un trabajo de

comparacin de las diversas partes de los cuestionarios que, en forma cruzada, se habrn puesto intencionalmente, de tal manera que se pueda comprobar la veracidad o exactitud de lo afirmado por aquellos que proporcionan los datos; la comparacin con registros o presupuestos existentes; la discusin con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse una idea lgica y clara de cmo se estn realizando las actividades en relacin con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

El informe de la auditora: El resultado final ser una informacin que, de manera precisa, tcnica y concisa a la vez, contenga como partes principales: a) La indicacin de aquellas fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicacin de los daos que se estima ha causado o pudieron causar. b) La adecuacin o inadecuacin de los programas, en relacin con los objetivos y polticas sealados en materia de personal.

c) La recomendacin de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y polticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc., indicando la razn y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior. d) La informacin de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

10. PRINCIPALES AUDITORA.

TEMAS

QUE

SUELE

COMPRENDER

UNA

1. Posicin y funciones del Departamento de Recursos Humanos. a) Su jerarqua. b) Su estructura. c) Nmero de personas que ocupa. d) Funciones que se desempean y su distribucin.

2. Datos numricos de trabajadores en la empresa. a) Obreros. b) Empleados de oficina. c) Vendedores. d) Tcnicos. e) Supervisores.

f) Altos ejecutivos.

3. Admisin y Empleo. a) Fuentes de abastecimiento, por categoras de personal. b) Pasos usados en el procedimiento de seleccin. c) Correlacin entre los resultados de la seleccin y los obtenidos en el trabajo y conducta de los empleados.

4. Adiestramiento, capacitacin y desarrollo. a) Sistemas de adiestramiento para los diversos niveles. b) Capacitacin de los empleados u obreros ascendidos a jefes. c) Correlaciones entre adiestramiento, capacitacin y desarrollos dados y los resultados obtenidos en el trabajo y la conducta.

5. Movilidad el personal. a) Rotacin y sus causas. b) Ascensos. c) Promociones. d) Transferencias.

6. Moral del personal. a) Ausentismos y sus causas.

b) Retardos y sus causas. c) Quejas: su clasificacin por causas, sus soluciones, etc. d) Sugerencias: su aprovechamiento y beneficios. e) Conflictos entre departamentos. f) Registros de eficiencia.

7. Higiene y seguridad industrial. a) Nmero de accidentes. b) Nmero de enfermedades profesionales. c) Medidas de seguridad que no se han cumplido. d) Condiciones de higiene que no se han cumplido.

8. Comunicacin con el personal. a) Entrevistas realizadas con trabajadores: sus causas y resultados. b) Reuniones con diversos jefes sobre problemas exclusiva o

preferentemente de personal.

11. TCNICAS DE INVESTIGACIN PARA LA AUDITORA El proceso de evaluacin de las actividades de recursos humanos de una empresa requiere una tcnica de investigacin que ayude a recopilar informacin continuacin: sobre esas actividades y las cuales mencionamos a

Enfoque comparativo. El comit o equipo que efecta la auditora compara la compaa (o un departamento o divisin de ella) con otra compaa o con otra divisin para identificar reas de desempeo insuficiente. Consultor externo. El comit de auditora se basa en el diagnstico de un consultor externo a la organizacin o en los resultados que publica una entidad especializada sobre parmetros de la industria, respecto a los cuales puede evaluarse lo que se realiza en la empresa Enfoque estadstico. A partir de los registros existentes, el comit de auditora genera estndares estadsticos contra los cuales se evalan los programas y actividades. Enfoque retrospectivo de logros. Esta tcnica permite determinar el grado de cumplimiento que se est obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas. Enfoque por objetivos. El equipo de evaluacin compara los resultados reales con los resultados a que aspiraba. Mediante esta tcnica se detectan reas en las que el desempeo puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos. 12. INSTRUMENTOS PARA INVESTIGACIONES DE CMO SE

DESEMPEA LA FUNCIN DE ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN UNA ORGANIZACIN. Entrevistas Las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una poderosa herramienta para obtener informacin acerca de las actividades de recursos humanos y para identificar reas que necesitan mejorar. Los comentarios del empleado se registran y despus se analizan durante la auditora de la funcin de recursos humanos para identificar las causas de la tasa de rotacin, la baja moral y otros problemas

Sondeos de opinin: Ofrecen respuestas ms directas y honestas cuando contestan un cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del departamento de personal. Sin embargo, debido a que las entrevistas son costosas en trminos de tiempo y dinero, muchos departamentos de recursos humanos utilizan sondeos de opinin para obtener informacin. Anlisis histricos: Permite adquirir informacin esencial sobre la funcin de la administracin de los recursos humanos de la empresa. (Auditoras de la seguridad fsica y aspectos de salud Auditora de conflictos Auditoras de la compensacin) Informacin externa: Las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir juicios certeros y tomar decisiones correctas.. Las fuentes ms confiables para obtener informacin especializada incluyen las organizaciones

industriales y profesionales, las cmaras de comercio Investigacin en el rea de los recursos humanos: Comparan un grupo experimental con otro de control en condiciones realistas. Estos

experimentos se llevan a cabo para obtener datos referentes a aspectos como el ausentismo, la tasa de rotacin, el nivel de satisfaccin con el empleo, la compensacin, la seguridad y otros. Sin embargo, muchos gerentes se muestran reacios a experimentar con sus trabajadores Adems, los resultados de estos experimentos no son

conclusivos Tambin podra existir una actitud de rechazo de quienes no resulten electos para participar en el experimento.

13. ENCUESTAS DE ACTITUD

CONCEPTO Una Encuesta de Actitud, o de Moral del Personal, es un procedimiento para conocer las reacciones de los trabajadores a los diversos factores que afectan su trabajo, por qu piensan de esta manera, as como tambin qu aspectos desearan que se modificaran y en qu sentido.

IMPORTANCIA A primera vista puede deducirse la enorme importancia que reviste una Encuesta de Actitud, porque permite a la Administracin de Personal, no slo conocer las verdaderas reacciones de los trabajadores de todos los departamentos y niveles, sino, sobre todo, los medios que necesita para mejorar las relaciones con el mismo personal.

FINES DE LA ENCUESTA DE ACTITUD Conocer aquellos sistemas, prcticas y polticas, que molestan al personal, pero que ste no se atreve a presentar en queja, para poder corregirlos. Conocer esas mismas circunstancias cuando no sean reales, sino que se deban a la mala interpretacin o incompleta informacin, con el fin de explicar aquello que se trate, para evitar esos descontentos injustificados. Proveer a la empresa de un medio de comunicacin con su personal, mucho ms amplio, confiable y franco.

 Poner en accin un medio que por el solo hecho de establecerse , calma muchas inquietudes, haciendo sentir al personal que la empresa est dispuesta a reconocer sus fallas, mantener las mejores relaciones con sus trabajadores y tomar en cuenta los puntos de vista de stos. Recibir informacin muy valiosa de los trabajadores sobre algunas sugerencias relacionadas con sistemas y mejoras en materia de personal.

EL SISTEMA DE ENCUESTA POR CUESTIONARIO Independientemente de las normas dadas, cabe hacer nota que dicho cuestionario puede hacerse en tres formas distintas: o Por preguntas cerradas-que exigen una respuesta de: si o no. o Por preguntas abiertas -que permiten una explicacin ms amplia, o al menos, dejan espacio para adiciones y

explicaciones despus de la respuesta. o Respuesta de seleccin mltiple: la que obliga a escoger entre varias respuestas, aquella que se considere como m{as adecuada.

PROCEDIMIENTO DE LA ENCUESTA Ante todo, debe determinarse si es oportuna, su periodicidad, la poca ms conveniente para realizarla, la forma de realizarla, si va a ser llevada a cabo por el mtodo de cuestionario.

Normalmente se recomienda que la encuesta vaya precedida por una carta, conferencia o folleto, del ms alto ejecutivo de la empresa, en la que se explique sus finalidades y enfatice los beneficios de una colaboracin abierta. La formulacin del cuestionario, es obviamente uno de los puntos de mayor importancia. Normalmente se aconseja ensayarlo primero con trabajadores de gran confianza para la empresa, para ver si las preguntas estn bien formuladas, si son claras, si no estn ocultando un prejuicio de la empresa, o por el contrario, lleven hacia la creacin de prejuicios o malas interpretaciones de los trabajadores.

CASO N1

COPIAR EL CASO.

CASO N 2 En Carls jr. Los empleados son parte muy importante de nuestra organizacin, para garantizar la satisfaccin de nuestros clientes,

constantemente nos centramos en mejorar constantemente para el bien de nuestros consumidores y de nuestros empleados. Consideramos el puesto de administrador de Recursos Humanos de suma importancia ya que brindara los resultados que buscamos para una adecuada toma de decisiones y un mejoramiento completo de toda la organizacin. A continuacin hemos creado un manual en el que describimos la manera adecuada del sistema para cada actividad por realizar como administrador de Recursos humanos dentro de nuestra organizacin. Obtendr una breve resea de hechos sobresalientes de la historia de la transformacin atreves

del tiempo s administracin de recursos humanos; al igual de los objetivos, funciones y formas de desenvolverse en una forma acorde a nuestros objetivos como empresa. Mantener una comunicacin estrecha y constante con nuestros empleados nos permitir tomar decisiones de suma importancia con respecto al cuidado y atencin de nuestro servicio de calidad. El administrador de Recursos Humanos deber identificar constantemente el desempeo de cada trabajador, as como tambin tomar en cuenta sus comentarios y sugerencias ya que la eficiencia y calidad dependen de un ambiente adecuado de trabajo. La motivacin influir mucho para controlar un alto desempeo en los trabajadores y es por eso que en este manual se llevan a cabo, Hay que poner mucha atencin en cuanto a cualquier seal que nos indique errores en nuestro sistema de administracin hacia la seguridad y atencin de nuestros empleados. El administrador de Recursos Humanos tendr una gran responsabilidad y deber realizar su actividad acorde a los objetivos de nuestra empresa, para as lograr la preferencia y satisfaccin de nuestros clientes. Este manual fue diseado y planificado con lo necesario para que un Administrador de Recursos humanos realice su trabajo con eficiencia y con calidad ya que es lo que buscamos al ofrecer nuestros productos.

CONCLUSIONES

COPIAR EL RESUMEN

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIA

http://html.rincondelvago.com/auditoria-de-rrhh.html http://www.formaselect.com/Temas/Auditoria-recursos-humanos.htm Formaselect Grupo Empresarial :

http://www.rrhh-web.com/artauditoria.html Juan Jos Beita R. Master Recursos Humano

Autor