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Para garantir a criao de um histrico confivel, todos os trabalhos devero ser executados com um registro prvio, isso facilita o planejamento e o estabelecimento de uma sequncia de prioridade. O registro do servio comumente chamado, servio detalhamento e identifica tambm a rea ou setor emitente para que sejam direcionados os custo. Nenhum trabalho de manuteno pode ser executado sem que haja um registro; antes, quando se trata de um servio preventivo ou corretivo planejado; durante quando defrontamos com um trabalho de urgncia e de longa durao ou depois a execuo para os trabalhos considerados de emergncia; Todos os tempos empregados durante a execuo do trabalho como: horrio de parada da mquina, horrio de inicio e trmino de trmino do servio,, horrio de retorno do equipamento para operao, tambm sero registrados os tempos de esperas, tempos perdidos com atividades auxiliares ao servio; Os trabalhos devem ser executados de acordo com um padro ou o planejamento, em alguns casos deve-se seguir algum procedimento padronizado da empresa ou alguma PT (permisso de trabalho) exigida por questes de normas de segurana nos trabalhos em altura, locais confinados, produtos perigosos, cargas, equipamentos de porte, etc.
1.1
Apontamentos:
Os apontamentos representam a base da formao do histrico dos equipamentos, quanto mais fiel e completo forem os registro e apontamentos das ocorrncias de manuteno, mais confivel ser o histrico dos equipamentos.
As observaes e comentrios sobre a execuo do servio se faz necessrio para enriquecimento do histrico, pode ser um complemento de algumas atividades anteriormente registradas. Aqui so descritas as concluses e registrados os relatrios finais de cada servio. Alguns softwares de manuteno permite uma pesquisa atravs de intertexto, o que facilita a busca de ocorrncias semelhantes em equipamentos semelhantes ou no.
1.8 Registradores:
Ao definir um critrio de periodicidade em funo de registradores de processo ou produo, tanto um sistema informatizado como um sistema manual deve ser informado da posio do registrador no momento da ocorrncia de manuteno, alguns registradores como Km rodado, horas trabalhadas, toneladas produzidas etc. Os sistemas informatizados utilizam estas informaes para planejamentos futuros indicando quando a OS foi realizada pela ltima vez. Aps o apontamento deste dado, o sistema informatizado ou manual calcula o registro previsto para a prxima manuteno, ou seja, com quantas unidades acumuladas deve estar o equipamento para que a OS peridica seja iniciada.