Reunin de toma de decisiones

Actividad estructurada y participativa de un grupo de personas de una organizacin, que intercambian informacin, ideas y opiniones sobre determinados temas para alcanzar una decisin que facilite el afrontamiento de situaciones complejas y/o crticas, as como lograr el apoyo del grupo para su consecucin. Generalmente, es convocada por el mximo dirigente de la organizacin o de un rea concreta para tomar una decisin de alto impacto en su mbito de actuacin. Para qu sirve? Como su propio nombre indica, sirve para tomar una decisin o decisiones. Este es su principal objetivo. Todos los resultados secundarios (intercambio de ideas, comunicacin de datos, cohesin de grupo, etc.) de cualquier reunin no tienen en este tipo de reunin ninguna relevancia. En segundo lugar, y tras la toma de decisin, la reunin de toma de decisiones sirve para lograr el apoyo del grupo para el desarrollo y aplicacin de la decisin tomada. La reunin de toma de decisiones ha de finalizar pues con una serie de compromisos individuales por parte de los participantes en los que cada uno tenga asignada una tarea para desarrollar la decisin y se comprometa ante el grupo a llevarla a cabo en la forma y el plazo que se considere.

Explicacin A continuacin se citan una serie de VARIABLES que se han de tener en cuenta para el buen xito de una reunin de toma de decisiones: 1) Pertinencia de la decisin a tomar. El tema a tratar en la reunin de toma de decisiones ha de caracterizarse por: Su impacto: Afectara a varios mbitos o reas dentro de la organizacin o del departamento o rea. Afectara de manera global a toda la organizacin o todo el departamento o rea. Carcter transversal de su aplicacin o desarrollo: Su aplicacin debe ser desarrollada por varias reas o departamentos. Nunca se debe convocar una reunin de toma de decisin cuando la decisin a tomar compete claramente a una persona concreta, y slo a ella, o su implantacin corresponde a un solo rea o departamento. El propsito de la reunin y los objetivos han de ser explcitos. La decisin a tomar debe ser clara, concisa, importante y verificable. 2) Poder y capacidad del coordinador/lder de la reunin. En este tipo de reunin se ha de establecer un Coordinador/Lder. Dada la pertinencia del tema a tratar, este papel recaer en la persona de ms rango participante en la reunin. En el Gerente o Director si se trata de una decisin que afecta a toda la organizacin o del Director del rea o Departamento si se trata de una decisin que afecta a un rea o departamento en concreto. Esta persona establecer el proceso a llevar a cabo para la reunin de toma de decisiones, decidir los participantes en la misma, la informacin necesaria, etc. Se ha de tener claro que, en ltimo trmino ser esta persona quien tome la decisin final visto el posicionamiento del resto del grupo.

Participantes en la reunin Slo debern participar en la reunin aquellas personas que tengan capacidad, significacin o peso especfico dentro de la organizacin para poder posicionarse a favor o en contra de la decisin, siendo este posicionamiento claramente relevante e incluso determinante para la toma de decisin grupal y para la posterior implantacin de la misma. Los participantes sern los mnimos posibles e imprescindibles. Todos ellos tendrn el mismo rol y la misma participacin, salvo lgicamente el coordinador-lder. El proceso de la Reunin para la toma de decisiones puede estructurarse en torno a las siguientes FASES: 1) Establecimiento de la Reunin: Orden del Da, Participantes, Fecha y Lugar. El Coordinador/Lder ha de establecer los temas a tratar, es decir, qu decisiones se han de tomar, quines habrn de tomar esas decisiones, cundo y dnde. Es importante establecer la fecha con cierto tiempo de anticipacin (al menos 10 das) de tal manera que se pueda preparar la reunin adecuadamente de forma previa. La comunicacin con antelacin de la fecha y hora de la reunin as como la importancia del tema, obligar a los participantes a asegurar su asistencia y organizar o mover su agenda si hubiera compromisos previos. 2) Requerimiento de informacin. El Coordinador/Lder ser el responsable de preparar la reunin. Fundamentalmente, en lo que se refiere a la informacin, datos, etc. que ser necesario disponer para la misma. Preparar la reunin, en este caso, consiste en solicitar a todos los participantes que preparen la informacin, datos, estadsticas, estudio, etc. necesarios para tomar la decisin en base a informacin fidedigna. El requerimiento de informacin tiene que ser claro y preciso, permitiendo, en todo caso, que el participante pueda aadir otras informaciones que, en su opinin, sean relevantes. Asimismo, se solicitar un informe ejecutivo breve con la sntesis de los datos ms relevantes. 3) Gestin de la informacin disponible. El Coordinador/Lder transmitir toda la informacin recibida de cada uno de los participantes al resto, de tal manera que todos tengan toda la informacin generada. Quedar bajo la responsabilidad de cada participante solicitar a otro aclaraciones, explicaciones, etc. de los datos aportados. 4) Posicionamiento. Visto que se dispone de la informacin suficiente, sera aconsejable que el Coordinador/Lder solicitase a los participantes un posicionamiento respecto a la decisin a tomar. Este posicionamiento puede ser previo o no. En todo caso, se ha de tener claro que el participante en la reunin no asiste a la reunin para discutir un tema, sino para tomar una decisin, y, por tanto, es necesario, tener una postura ms o menos clara, aunque no inflexible. 5) Desarrollo de la Reunin. En principio, en todo tipo de reunin y ms en esta tienen que cumplirse ciertas normas bsicas: tiempos, mviles silenciosos, descansos, puntualidad, confidencialidad, etc. La estructura ms adecuada para desarrollar este tipo de reuniones podra ser: a- Presentacin de temas y objetivos por parte del Coordinador/Lder. b- Exposicin individual por parte de cada uno de los participantes. (Tiempo limitado e igual para todos los participantes): Explicacin del informe ejecutivo presentado. Incidencia en aquellos aspectos ms relevantes. 2

Posicionamiento y argumentacin. c- Debate controlado segn un tiempo establecido. Intercambio de opiniones de todos los participantes, con breves turnos de palabra, sin interrupciones. Si aparecen conflictos, ser responsabilidad del coordinador reconducir el debate, cindose claramente a datos e informaciones. Finalizar el debate cuando no hay ms aportaciones constructivas. d- Conclusin-sntesis por parte del lder Integrar argumentos y eliminar o completar alternativas en base al valor de las aportaciones presentadas. e- Toma de decisin: Llegar a conclusiones mediante el sistema ms incluyente posible (Acuerdo, consenso, votacin) Es conveniente mostrar que la decisin cumple los criterios establecidos y como toda idea tiene aspectos favorables y desfavorables, aunque pesan ms los primeros. Esto ayuda a generar madurez en el grupo para posteriores decisiones. f- Elaboracin de Plan de Accin para implantar la decisin tomada. La toma de decisin implica necesariamente realizar unas tareas para llevarla a cabo. Estas tareas en la reunin tienen que estar perfectamente explicitadas. Compromiso de los participantes: Cada una de las tareas ser asignada a los participantes con un plazo determinado, de tal manera que se pueda realizar un seguimiento en el tiempo de la implantacin de la decisin/decisiones tomadas.

6) Despus de la reunin: a- Enviar a los participantes o facilitar acceso a acta, registro o correo compartido (en las reuniones formales los participantes revisan y firman el acta de la reunin que contiene, al menos, el rgano, fecha, lugar, asistentes, temas tratados, principales argumentos, acuerdos, actividades a desarrollar, responsables, plazos y propuestas). Es recomendable que sean breves y precisas. Es recomendable su envo en el plazo de 24 horas. Facilitar la interpretacin de las conclusiones. b- Llevar a cabo el seguimiento de las acciones acordadas (remitir informes, si procede) c- Valorar la eficacia de la reunin y reflexionar sobre mejoras posteriores repetimos los mismos errores? Para facilitar la autocrtica objetiva se puede utilizar algn cuestionario estructurado como el que aparece al final de esta ficha. Como se puede apreciar, existen muchos elementos que influyen en la eficacia de las reuniones combinndose, de manera complementaria, las actividades operativas y sociales a lo largo de los diferentes momentos.

Autor: Iaki Arana Garca Extrado de: http://www.quned.es/mvg/conocimiento/ficha/def/Reunion

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