CUESTIONARIO AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2 Qu es Sistema?

Es un conjunto de componentes que interactan entre s para la consecucin de uno o varios fines (u objetivos) comunes. Para que haya un sistema deben existir por lo menos dos elementos y estos deben relacionarse fsica o lgicamente.

Anlisis y diseo de sistemas: Proceso de examinar determinada situacin con la intencin de mejorarla mediante nuevos procedimientos mtodos.

Partes de la definicin de un sistema segn EL GRUPO OPEN SISTEMS GROUP (1988):

1. Estn conectados en forma organizada. 2. Estas partes son afectadas por estar en el sistema (o si dejan el sistema). 3. Este arreglo o construccin realiza algo. 4. Este arreglo o construccin ha sido identificado de especial inters por alguna persona.

Enfoque de Sistema: Es una forma de analizar y mirar las cosas que nos rodean. Separa los elementos que pertenecen a la estructura, de las funciones. En el enfoque de sistemas se da un nfasis inicial en sus metas y propsitos: qu hace, o qu se supone que hace. Posteriormente, si es necesario, se da atencin a cmo lo hace actualmente. Los insumos (INPUTS) son aquellos elementos externos que entran al sistema. Las salidas (OUTPUTS) describen los productos terminados o los resultados producidos por el sistema.

A la manera de describir los sistemas e identificar sus insumos, Procesos y Salidas se le conoce como: MODELO IPO (INPUTS, PROCESS Y OUTPUTS (EPS, ENTRADAS, PROCESOS Y SALIDAS)).

Ambiente: Se compone de todos aquellos elementos que estn fuera del sistema, de manera que no son ni entradas, ni procesos, ni salidas del mismo. Es cualquier cosa fuera del sistema que puede interactuar con el sistema y que influye en su comportamiento.

A la frontera que separa al ambiente y al sistema se le llama: BOUNDARY.

Al Sistema de Control tambin se le conoce cmo? RETROALIMENTACIN.

RETROALIMENTACIN: Permite al sistema evaluar si las salidas cumplen con el objetivo y hacer los ajustes necesarios para lograrlo en caso no se est alcanzando totalmente. El trmino en ingls para retroalimentacin es feedback.

Al estudio de analizar al sistema por niveles, iniciar por el nivel superior y bajar a los niveles inferiores se denomina: ENFOQUE TOPDOWN Al proceso de divisin y descomposicin cuando se contina dividiendo los sistemas hasta llegar a un punto en que no se hace necesaria ms divisin porque ha llegado a sistemas ms pequeos y entendibles se le denomina: DESCOMPOSICION JERARQUICA.

Cundo se usa el enfoque de la CAJA NEGRA (BLACK BOX)? Cuando se conoce un sistema, sus elementos e interrelaciones de manera que pueden hacerse predecibles confiables acerca de la salida del sistema.

Cul es la diferencia entre la CAJA BLANCA (WHITE BOX) y la CAJA NEGRA (BLACK BOX)? La diferencia es que la caja negra implica que se conocen solamente las entradas y las salidas y no se considera necesario saber con exactitud cmo se lleg a obtener la salida. Por el contrario la caja blanca implica analizar los procesos internos del sistema que transforman las entradas en salidas.

Organizacin Como Funcin Administrativa La palabra organizacin puede adoptar varios significados en administracin 1. Organizacin como entidad social orientada hacia los objetivos especficos y estructurada de manera deliberada. La organizacin es una entidad social porque esta constituida por personas, y se halla orientada hacia objetivos porque esta diseada para alcanzar resultado; Esta estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecucin se asigna a los miembros de la organizacin.

La organizacin puede visualizarse desde dos aspectos distintos:

1.a.- Organizacin formal: basada en una divisin del trabajo que especializa rganos y funciones en determinadas actividades. Es la organizacin planeada o definida en el organigrama, consagrada por la direccin y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organizacin formalizada de modo oficial.

2.b.- Organizacin informal: surge de modo natural y espontneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempean cargos en la organizacin formal. Se basa en relaciones de amistad y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningn otro documento formal.

2. Organizacin como funcin administrativa y parte integrante del proceso administrativo: en este sentido organizacin se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados en su organizacin; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

Las organizaciones consisten en:

Dividir el trabajo, es decir, determinar las actividades para alcanzar los objetivos planeados.

Agrupar las actividades en una estructura lgica

Designar a las personas para que ellos las lleven a cabo

Asignar los recursos necesarios.

Coordinar los esfuerzos.

Alcance de la organizacin:

Organizacin en el nivel global: abarca la empresa en su totalidad. Se denomina diseo organizacional, que pueden ser de tres clases: organizacin lineal, funcional y lnea staff.

Organizacin en el nivel departamental: es la organizacin que abarca cada departamento de la empresa. Se denomina diseo departamental o simplemente departa mentalizacin.

Organizacin en el nivel de tareas y operaciones: organizacin enfocada hacia cada tarea, actividad u operacin especfica. Se denomina diseo de cargo o tareas y esta constituido por la descripcin y el anlisis de cargo.

Tipos de organizacin:

Organizacin lineal: es el tipo de organizacin ms antiguo y ms sencillo, se basa en el principio de la unidad de mando. Sus caractersticas principales son la autoridad nica basada en la jerarqua, los canales formales de comunicacin, la centralizacin de las decisiones y su configuracin claramente piramidal.

Organizacin funcional: se basa en el principio funcional, es decir, en el principio especializacin. Sus caractersticas principales son: autoridad funcional o dividida, lneas directas de comunicacin, descentralizacin de las decisiones y nfasis en la especializacin.

Organizacin lnea staff: es una combinacin de la organizacin lineal y la funcional que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el fondo predomine las caractersticas lineales. Existen rganos de lnea (de ejecucin o de operacin) y rganos de staff (de consultara, asesora o incluso, la presentacin de servicio especializado). Se caracteriza especialmente por la funcin de la estructura lineal con la estructura funcional lo cual permite la coexistencia de lneas o canales formales de comunicacin y la prestacin de asesoria funcionales, y la separacin de rganos operacionales (de lnea) y rganos de apoyo (staff o asesoria); tambin permite la coexistencia de la jerarqua de mando y la especializacin tcnica