Departamento de Lenguajes y Sistemas InIormaticos

II79 INTEGRACIN Y SISTEMAS DE INFORMACION

CURSO 2005/2006. Ingenieria InIormatica









Tema 1. Sistemas de inIormacion en la gestion empresarial







Belen Collado
Febrero 2005
2 II79 Integracion v Sistemas de Informacion

Indice
1 Sistemas de informacin
1.1 Definicion
1.2 Componentes de un sistema de informacion automati:ado
2 Tecnologas de la informacin y sistemas de informacin
3 Alineacin de los sistemas de informacin con la estrategia de la empresa
4 Plan de sistemas de informacin
4.1 Por que es necesario un sistema de informacion?
4.2 En que consiste un Plan de Sistemas de Informacion?
4.3 Plan de SI segun la metodologia METRICA

Tema 1 3
Objetivos

Los objetivos especiIicos de este tema son que el alumno sea capaz de:
Conocer y asimilar los principales conceptos relacionados con lo sistemas de
inIormacion.
PlaniIicar una correcta politica de sistemas de inIormacion considerando la tecnologia
disponible y la estrategia empresarial
1 Sistemas de informacin
Actualmente, el mundo de los negocios esta envuelto en un proceso de globalizacion que ha
dado origen a un entorno altamente dinamico, cambiante y extremadamente competitivo.
Para aIrontar con exito estos nuevos retos, la empresa para conseguir ser competitiva y
encaminar sus esIuerzos a oIrecer el mejor servicio a sus clientes, debe maximizar el
rendimiento de sus recursos, mediante un adecuado sistema de inIormacion que integre y
controle la gestion de todos sus departamentos, de Iorma global y con la rapidez y eIicacia
que el mercado demanda.
1.1 DeIinicion
Segun la teoria general de sistemas, un sistema es un conjunto de elementos (objetos, normas
y procedimientos) interdependientes y relacionados entre si mediante una estructura
organizativa que Iuncionan de Iorma conjunta como un todo con el Iin de alcanzar un objetivo
o realizar una determinada tarea.
Entre todos los tipos de sistemas para las empresas son de vital importancia aquellos que dan
soporte a sus actividades y aquellos que proporcionan inIormacion necesaria para mejorar sus
procesos.
Para una empresa sus recursos mas importantes suelen ser el capital, la materia prima, el
trabajo, y sus empleados, entre otras cosas. De igual manera la inIormacion es un recurso de
suma importancia para todas las empresas.
Un sistema de informacion permite comprender y analizar todos los datos y reportes
generados por las actividades llevadas a cabo para el Iuncionamiento de la organizacion.

Figura 1. Sistema de inIormacion
0alos
Erlrada
3|slera
Erpresa
3a||da
lrlorrac|r
Tora de dec|s|ores Acl|v|dades erpresar|a|es
0|ooa||dad de| rercado
0r|erlac|r a| c||erle
0erera||zac|r olerla
Corlro| de ca||dad
elc.
4 II79 Integracion v Sistemas de Informacion

Un Sistema de inIormacion se puede deIinir como un conjunto de Iunciones o componentes
interrelacionados que Iorman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye
inIormacion para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacion. Igualmente
apoya la coordinacion, analisis de problemas, visualizacion de aspectos complejos, entre
otros.
Debe considerarse que un sistema de inIormacion no tiene porque estar soportado por un
sistema inIormatico. Un sistema de inIormacion puede ser una persona, un departamento, toda
la empresa. El Sistema de InIormacion comprende, planiIicacion, recursos humanos y
materiales, objetivos concretos a corto, medio y largo plazo, etc., tecnologia y tecnicas.
Un sistema informatico es un sistema de inIormacion, que utiliza los ordenadores para
almacenar los datos, transIormarlos y/o transmitirlos.
1.2 Componentes de un sistema de inIormacion automatizado
Un sistema inIormatico esta constituido por los procedimientos, personas y medios tecnicos
que permiten capturar, tratar y diIundir la inIormacion, de Iorma que pueda contribuir a la
toma de decisiones o a la puesta en practica de dichas decisiones, es decir a la ejecucion de
acciones concretas.
Los componentes de un sistema inIormatico pueden ser clasiIicados en tres grupos:
1. las herramientas tecnologicas (hardware, soItware, base de datos, telecomunicaciones)
2. las personas
3. los procedimientos.
En relacion a las herramientas tecnolgicas se debe sealar que es importante matizar la
Iuncion de 'soporte que las tecnologias de la inIormacion juegan para la implantacion de
sistemas de inIormacion. En este sentido, las tecnologias representan un ingrediente basico
para la solucion aunque no la solucion en si misma.
Los sistemas de inIormacion precisan las siguientes herramientas tecnologicas:
Hardware: consiste en el equipamiento inIormatico para llevar a cabo la entrada,
proceso y salida de la inIormacion. Los dispositivos de entrada incluyen teclados,
lectores de cinta magnetica, etc. Los dispositivos de proceso incluyen la unidad central
de proceso, memoria y almacenamiento. Existen multiples dispositivos de salida como
impresoras y pantallas de ordenador. Sin animo de proIundizar en este tipo de
recursos, podemos clasiIicar a los recursos de hardware en tres grandes categorias:
o Ordenadores, que ademas de los mini ordenadores y main Irames utilizados
desde hace varias decadas, merece destacar la presencia habitual en los puestos
de trabajo del ordenador personal.
o PeriIericos, los cuales incluyen elementos de para la visualizacion,
almacenamiento y distribucion de datos e inIormacion como pueden ser los
teclados, modems, monitores, impresoras, escaner, etc.
Tema 1 5
o Otro hardware, en especial el que permite la interconexion entre equipos
inIormaticos.
Software: consiste en los programas e instrucciones que se dan al ordenador. Estos
programas e instrucciones permiten al ordenador procesar la inIormacion.

2 Tecnologas de la informacin y sistemas de informacin
La tecnologia de la inIormacion es esencial para mejorar la productividad de las empresas,
aunque su aplicacion debe llevarse a cabo de Iorma controlada. El mero hecho de introducir
tecnologia en los procesos empresariales no es garantia de un aumento de la productividad.
Para que la implantacion de nueva tecnologia produzca rentabilidad hay que cumplir varios
requisitos: tener un conocimiento proIundo de los procesos de la empresa, planiIicar
detalladamente las necesidades de tecnologia de la inIormacion e incorporar los sistemas
tecnologicos paulatinamente, empezando por los mas basicos.
Es importante analizar realmente la relacion costo/beneIicio a largo plazo que la implantacion
supondra para la empresa, teniendo en cuenta que la incorporacion de una nueva tecnologia
requiere un proceso de adaptacion de la cultura de la empresa.
Esta tarea ha de ser realizada por el responsable del Plan del Sistema de inIormacion que
determinara la conveniencia y el ritmo de implantacion de la nueva tecnologia en el seno de la
empresa.

En ocasiones resulta evidente la necesidad de implantar o mejorar los sistemas actuales.
Algunos de los sintomas podrian ser:
Falta de inIormacion a todos los niveles.
InIormacion incoherente y/o contradictoria.
Retrasos sistematicos en la obtencion de la inIormacion.
InIormacion poco elaborada.
Existencia de relaciones complicadas entre la inIormacion y la toma de decisiones.
Existencia de volumenes excesivos de inIormacion.

3 Alineacin de los sistemas de informacin con la estrategia de
la empresa
En general, se considera que todo proyecto de desarrollo de un sistema de inIormacion,
independientemente del tamao objetivos y perspectivas de la empresa, ha de responder
siempre como minimo a los siguientes objetivos:
Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa.
6 II79 Integracion v Sistemas de Informacion
Proporcionar a todos los niveles de la empresa la inIormacion necesaria para controlar
sus actividades.
Conseguir que se adapte a la evolucion de la empresa.
Utilizar la inIormacion como un recurso corporativo que ha de ser planiIicado,
gestionado y controlado.
DeIinir la evolucion del sistema de inIormacion actual hacia el sistema necesario.

Para llevar a cabo una alineacion exitosa de las estrategias es necesario que se den ciertas
caracteristicas. La principal y mas importante es que haya un entendimiento entre ambos
lados, es decir, que tanto el personal de sistemas como los ejecutivos esten conscientes de la
importancia de que haya comunicacion entre ambos y no se pierda ninguna inIormacion, pero
sobre todo, de que el trabajo en equipo tendra como resultado el alcance de las metas
propuestas.

Una estrategia clara y deIinida debe ser comunicada a todos los niveles involucrados, se debe
transmitir la idea de la importancia de las tecnologias de inIormacion como pieza clave en el
exito de la compaia, los ejecutivos deben responsabilizarse de entender perIectamente el
impacto de las mismas y el rol que desempean en el rubro de costos.

Asi como existen Iactores que Iavorecen la integracion, hay algunos otros que se deben de
estar vigilando en la Iase de implementacion de la estrategia, ya que la ausencia en cualquiera
de ellos, puede tener como consecuencia el Iracaso de la alineacion:

No se puede dejar de considerar la estrategia organizacional de negocios. Es necesario
que los ejecutivos y las personas de sistemas esten en una constante comunicacion
para no desviar los intereses.
Es muy importante obtener la inIormacion clave que nos permita conocer las
necesidades especiIicas de nuestros consumidores y la mejor manera de satisIacerlas.
La reingenieria y los sistemas de implementacion van de la mano. Los sistemas y
Iormas de administrar son muy Ilexibles lo cual permite estar buscando continuamente
nuevas maneras de operar.
Encontrar y mantener el personal capacitado. Resulta de vital importancia para
cualquier organizacion contar con personal capacitado y mantener actualizados los
niveles Iormativos de los usuarios del sistema.
Como resultado de la alineacion o integracion de la planiIicacion de sistemas de inIormacion
con la estrategia de la empresa se ha de obtener:
Una deIinicion precisa de los sistema de inIormacion identiIicados
Una planiIicacion ajustada para la implantacion de los nuevos sistemas considerando
prioridades de ejecucion y recursos necesarios.
Tema 1 7
4 Plan de sistemas de informacin
4.1 Por que es necesario un sistema de inIormacion?
En la actualidad las organizaciones estan sometidas a un entorno altamente competitivo en el que
la velocidad para adaptarse es tan importante como la naturaleza de la adaptacion en si
mismo.
El Iactor tiempo, la agilidad con que una empresa es capaz de reorientar o modiIicar su
estrategia, esta intimamente ligada a la capacidad que le conIiere su Sistema de InIormacion
(SI).
El SI debe, por lo tanto, responder a las necesidades actuales de la organizacion, pero a la vez
debe haber sido diseado para que su capacidad de adaptacion a los nuevos requerimientos de
la organizacion sea la mas alta posible.
El SI constituye un Iactor de competitividad real que se traduce en Ilexibilidad y versatilidad
para la empresa.
De su correcta planiIicacion dependera que el resultado obtenido cumpla con las expectativas
y requerimientos de la nueva estrategia, o por el contrario presente carencias y diIiculte la
implantacion de nuevas iniciativas empresariales.
4.2 En que consiste un Plan de Sistemas de InIormacion?
El Plan de Sistemas de InIormacion se centra en la plena satisIaccion de los requerimientos
Iuncionales de la organizacion. Se trata por tanto de un documento de caracter estrategico y
operativo, no tecnologico.
La realizacion del plan se basa en el uso de metodologias que incluyen el estudio de
viabilidad, el diseo de la solucion, su construccion, su implantacion y, Iinalmente, su
mantenimiento posterior.
En el proceso de su construccion es necesaria la involucracion de un equipo mixto Iormado
por los responsables de los procesos de negocio, que aportan su vision estrategica, y los
especialistas en Sistemas de InIormacion, que complementan dicha vision con la Iaceta
tecnologica como elemento habilitador o potenciador de la estrategia.
Segun los requerimientos del cliente, el Plan incorporara en menor o mayor medida la
descripcion de las distintas alternativas tecnologicas que necesariamente deben apoyar la
construccion del SI.
4.3 Plan de SI segun la metodologia METRICA
Metrica es una metodologia de desarrollo de sistemas inIormaticos en la cual se deIinen un
conjunto de Iases, procedimientos, reglas tecnicas, herramientas, documentacion y aspectos
que Iaciliten a los desarrolladores de sistemas su construccion.
La metodologia Iue desarrollada por el Ministerio de Administraciones Publicas dada la
situacion existente en muchos departamentos de desarrollo que no seguian una metodologia y
presentaban la siguiente problematica:
Se producia poca o ninguna documentacion mientras se desarrollaba el sistema lo que
diIicultaba el desarrollo, implantacion y sobretodo el posterior mantenimiento.
8 II79 Integracion v Sistemas de Informacion
La Ialta de comunicacion entre los desarrolladores provocaba errores, incongruencias
y en ocasiones la no contemplacion de algunos de los requisitos establecidos.
Esta metodologia parte de las lineas marcadas por otras metodologias anteriores como por
ejemplo la metodologia publica britanica SSADM o la Irancesa MERISE.

Segun Metrica, el Plan de Sistemas de InIormacion tiene como objetivo la obtencion de un
marco de reIerencia para el desarrollo de sistemas de inIormacion que responda a los
objetivos estrategicos de la organizacion.

Este marco de reIerencia consta de:
Una descripcion de la situacion actual, que constituira el punto de partida del Plan de
Sistemas de InIormacion. Dicha descripcion incluira un analisis tecnico de puntos
Iuertes y riesgos, asi como el analisis de servicio a los objetivos de la organizacion.
Un conjunto de modelos que constituya la arquitectura de inIormacion.
Una propuesta de proyectos a desarrollar en los proximos aos, asi como la prioridad
de realizacion de cada proyecto.
Una propuesta de calendario para la ejecucion de dichos proyectos.
La evaluacion de los recursos necesarios para los proyectos a desarrollar en el proximo
ao, con el objetivo de tenerlos en cuenta en los presupuestos. Para el resto de
proyectos, bastara con una estimacion de alto nivel.
Un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo propuesto mediante unos
mecanismos de evaluacion adecuados.
La perspectiva del plan debe ser estrategica y operativa, no tecnologica.
Es Iundamental que la alta direccion de la organizacion tome parte activa en la decision del
Plan de Sistemas de InIormacion con el Iin de posibilitar su exito. La direccion debe
convencer a sus colaboradores mas directos de la necesidad de realizacion del plan; de su
apoyo de Iorma constructiva, mentalizandose de que la ejecucion del mismo requerira la
utilizacion de unos recursos de los cuales son responsables.
La presentacion del Plan de Sistemas de InIormacion y la constitucion del equipo supone el
arranque del proyecto y es Iundamental que las mas altas instancias de la organizacion esten
implicadas en ambos, dando el apoyo necesario y aportando todo tipo de medios.
Explicar el plan a las personas de la organizacion y a las unidades organizativas aIectadas
sobre las que recaera el Plan, el apoyo de los altos directivos y la cualiIicacion de los recursos
de las distintas unidades implicadas, seran Iactores criticos de exito del Plan de Sistemas de
InIormacion.
El nivel de detalle con el que se hara el estudio de la situacion actual dependera de la
existencia de documentacion actual, de si hay personas que conozcan dicha documentacion y
de la predisposicion a una sustitucion total o parcial por sistemas de inIormacion nuevos. En
cualquier caso, como paso previo para detectar aspectos importantes que puedan aIectar a la
Tema 1 9
organizacion, es necesario investigar sus puntos Iuertes, areas de mejora, riesgos y amenazas
posibles y hacer un diagnostico de los mismos.
Para la elaboracion del Plan de Sistemas de InIormacion se estudian las necesidades de
inIormacion de los procesos de la organizacion aIectados por el Plan, con el Iin de deIinir los
requisitos generales y obtener modelos conceptuales de inIormacion. Por otra parte se evaluan
las opciones tecnologicas y se propone un entorno.
Tras analizar las prioridades relacionadas con las distintas variables que aIectan a los sistemas
de inIormacion, se elabora un calendario de proyectos con una planiIicacion lo mas detallada
posible de los mas inmediatos. Ademas, se propone una sistematica para mantener actualizado
el Plan de Sistemas de InIormacion para incluir en el todos los cambios necesarios,
garantizando el cumplimiento adecuado del mismo.
A continuacion se incluye un graIico que representa el esquema de Iuncionamiento del PSI:



Figura 2. Secuencia de actividades del proceso PSI
P3l 1
lderl|l|cac|r
de Requ|s|los
P3l 1
lr|c|o de|
P|ar de
3|sleras de
lrlorrac|r
P3l 2
0el|r|c|r y
0rgar|zac|r
de| P3l
P3l 3
Eslud|o de
lrlorrac|r
Re|evarle
P3l 5
Eslud|o de |os
s|sleras de
|rlorrac|r
aclua|es
P3l
0|sero de|
rode|o de
s|slera de
|rlorrac|r
P3l 8
0el|r|c|r de|
p|ar de acc|r
P3l 9
Rev|s|r y
aprooac|r
P3l Z
0el|r|c|r de |a
arqu|leclura
lecro|g|ca
Entradas Externas
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VIABILIDAD DEL
SISTEMA


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