GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCEDIMIENTO EFECTUAR ARQUEO DE CAJA RECAUDADORA

PROCESO: TESORERIA

CDIGO: Z-PR-12.004.032 VERSIN: 0.0 Pgina 1 de 2

SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERIA 1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Realizar arqueo en caja recaudadora, para verificar la existencia del dinero registrado en el sistema frente al existente en caja. ALCANCE: Este procedimiento cubre desde la programacin del arqueo de las cajas generales hasta el archivo del informe (acta) resultante del arqueo. Aplica para la tesorera de la Universidad Nacional de Colombia sede Manizales. DEFINICIONES: 1. Arqueo de caja: Este consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. 2. QUIPU: Sistema de Gestin Financiera. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Resolucin No. 748 de 21 de noviembre de 2005, artculo 1, 2, 3 y 5. Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CONDICIONES GENERALES: N.A
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O CARGO Y/O UNIDAD DE PUESTOS DE GESTIN TRABAJO SISTEMAS DE INFORMACIN

ID.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

REGISTROS

Programar arqueo de caja recaudadora Cerrar ventanilla Generar reportes de caja recaudadora en QUIPU

El momento para realizar el arqueo, se decide de manera espontnea, de acuerdo a las necesidades del momento. Si el arqueo se realiza en horario de atencin al pblico, se cierra la ventanilla mientras se efecta este. Los reportes que se deben generar son: 1. Planilla detalle recaudos por caja y 2. Planilla de anulados. Se comparan los valores de la planilla Detalle Recaudo por Caja con los recibos de caja, el efectivo, vouchers, cheques y saldos en libros. El valor total de la Planilla Detalle Recaudo por Caja debe ser igual a la cantidad de dinero. Revisar que no existan dineros pendientes por consignar sin justificacin. Revisar que est la base de caja. De acuerdo con la revisin de los soportes y reportes generados en QUIPU se elabora el Acta de Arqueo que da cuenta del resultado de la labor de control. Esta debe ser firmada por el Jefe de Tesorera y el Auxiliar. Una vez elaborada el acta de arqueo se determina la posible existencia de errores e inconsistencias para tomar las acciones correctivas. Si hay inconsistencias, se hace el anlisis de esta. Si no, se archiva el acta de arqueo. En este anlisis se debe verificar si hay faltante o sobrante de dinero. Si hay faltante al responsable de la caja debe reponer inmediatamente el dinero, cuando hay excedentes el responsable de la caja debe consignar el dinero sobrante a la cuenta bancaria de la universidad. En el caso de hallar inconsistencias, se informar a la Oficina Nacional de Control Disciplinario Interno, de acuerdo con las polticas establecidas por la Universidad para tales fines.

Tesorera

Jefe Tesorera Auxiliar Administrativo

N.A

N.A

Tesorera

N.A Planilla detalle recaudos por caja, Planilla de anulados.

N.A

Tesorera

Auxiliar Administrativo

QUIPU

Revisar reportes y soportes

Tesorera

Jefe Tesorera

Planilla detalle recaudos por caja

N.A

Elaborar acta de arqueo

Tesorera

Jefe Tesorera

Acta de Arqueo

N.A

Verificar si hay inconsistencia

Tesorera

Jefe Tesorera

Acta de Arqueo

N.A

Analizar inconsistencia

Tesorera

Jefe Tesorera

Acta de Arqueo

N.A

Tomar medidas correctivas

Tesorera

Jefe Tesorera

Acta de Arqueo

N.A

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCEDIMIENTO EFECTUAR ARQUEO DE CAJA RECAUDADORA

CDIGO: Z-PR-12.004.032 VERSIN: 0.0 Pgina 2 de 2

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIN CARGO Y/O PUESTOS DE TRABAJO REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIN

Archivar el acta de arqueo

Una vez finalizado el arqueo de la caja recaudadora, tanto si hay inconsistencias como si no las hay, se deben archivar los documentos originados en esta actividad en la carpeta destinada para tales fines.

Tesorera

Auxiliar Administrativo

Acta de Arqueo

N.A

ELABOR

Luz Marina Melo Villa Paula Andrea Salguero Jefe Tesorera Profesional Apoyo SIMEGE

REVIS

Antonio Alberto Agudelo (Equipo tcnico UN- SIMEGE) Director Administrativo (Coordinador Nodo)

APROB

Luz Marina Melo Villa

CARGO

CARGO

CARGO

Jefe Tesorera

FECHA

5 de Noviembre 2008

FECHA

7 de Noviembre 2008

FECHA

6 de Marzo 2009