DOCUMENTOS PBLICOS El Documento o instrumento pblico es aquel Documento expedido o autorizado por funcionario pblico o fedatario pblico competente

y que da fe de su contenido por s mismo. REGISTRO CIVIL El Registro Civil es un organismo administrativo o servicio pblico, encargado de dejar constancia de los hechos o actos relativos al estado civil de las personas naturales, as como otros que las leyes le encomienden. ACTA DE NACIMIENTO El acta de nacimiento es un documento pblico probatorio que hace constar de manera fehaciente la identidad de la persona, la personalidad jurdica del individuo ante la sociedad, su nacionalidad y filiacin. Adems, es el primer acontecimiento dentro de nuestra vida que debe quedar asentado y registrado ante la institucin pblica del registro del estado familiar. REGISTRO DE MATRIMONIO El matrimonio es una institucin social y permanente, por la cual se establece la unin jurdica de un solo hombre y una sola mujer, que con igualdad de derechos y obligaciones, originan el nacimiento y estabilidad de una familia, as como la realizacin de una comunidad de vida plena y responsable. REGISTRO DE DEFUNCIN El acta de defuncin es el documento a travs del cual se declara legalmente el fallecimiento de una persona. REGISTRO DE DIVORCIO Es la disolucin del vnculo matrimonial y solo tiene lugar mediante la declaracin de la autoridad judicial. FE DE VIDA Documento librado por el Registro Civil a fin de acreditar la existencia de una persona. Tambin se puede acreditar por acta notarial de presencia.

DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION PERSONAL CEDULA DE IDENTIDAD El carn de identidad, oficialmente y segn la legislacin Documento Nacional de Identidad (DNI) o cdula de identidad, es un documento emitido por una autoridad administrativa competente para permitir la identificacin personal de los ciudadanos. CARNET Es un documento q acredita una autorizacin, a una persona determinada en donde se encuentran los datos. PASAPORTE Pasaporte es un documento con validez internacional, que identifica a su titular (en ciertos pases tambin a sus descendientes directos e incluso a sus cnyuges) expedido por las autoridades de su respectivo pas, que acredita un permiso o autorizacin legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos internacionales. LICENCIA DE CONDUCIR Una autorizacin para la conduccin de vehculos ("licencia de conduccin" y "carnet" o "permiso de conduccin" en Espaa; "permiso" "licencia" en Latinoamrica) es un documento que acredita una autorizacin administrativa a su poseedor la conduccin de vehculos por la va pblica. DOCUMENTO DE PROPIEDAD VIVIENDA Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisicin de una vivienda. TERRENO Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisicin de un terreno. VEHCULO Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisicin de un Vehculo.

DOCUMENTO DE ACREDITACIN Son aquellos que son otorgados para certificar la aprobacin o reconocimientos de un logro acadmico entre otros. DIPLOMA En su acepcin clsica, se llama diploma a cualquier instrumento o documento expedido por alguna Autoridad pblica. Entre los diferentes nombres con que se le conoce en la antigedad, se hallan como ms comunes los siguientes: cartula, carta o carta, instrumento, testamento, pgina o escritura. Se da el nombre de cartulario, libro, becerro o tumbo al cdice que rene las copias literales de los diplomas o privilegios concedidos a una iglesia o corporacin y que se guarda en el archivo de la misma. TTULO Un grado acadmico, titulacin acadmica o ttulo acadmico, es una distincin dada por alguna institucin educativa, generalmente despus de la terminacin exitosa de algn programa de estudios. Sin embargo, esta denominacin suele utilizarse para denominar ms concretamente a las distinciones de rango universitario, que tambin se denominan titulacin superior o titulacin universitaria. RECONOCIMIENTOS Los reconocimientos se otorgan a una persona por una determinada accin realizada o logro adquirido. DOCUMENTOS DE SERVICIOS Son aquellos que son emitidos por un ente para certificar las pagas de los servicios. IMPUESTOS Los impuestos se cancelan al momento de comprar un producto, es por ende que en la factura de las compra esta la cantidad de impuesto que pagamos. SERVICIOS Son los documentos que otorgan las empresas de servicio para el cobro y cancelacin de los mismos ejemplo, Electricidad, Agua, entre otros.

DOCUMENTOS PRIVADOS Los documentos privados son todos aquellos escritos en que se incluyan, sin intervencin de un notario, declaraciones capaces de producir efectos jurdicos. Mientras no se compruebe la autenticidad de las firmas del documento, no valen como prueba judicial. Una vez comprobadas las firmas, tienen tanta validez como un documento pblico. CONSTANCIA DE TRABAJO Son documentos que una persona, obtiene o adquiere de la empresa don trabaja o haya trabajado. CERTIFICACIONES Es la acreditacin obtenida por un logro alcanzado. CONSTANCIA MDICA. Es la certificacin emitida por un mdico, corroborando el estado de salud de una persona. AUTORIZACIN. Es una carta emitida por una persona delegando autoridad sobre sus funciones o actos.

TIPOS DE DOCUMENTOS CORRESPONDENCIA COMERCIAL: cartas, memorandos circulares, telegramas informes administrativos tarjeta protocolarias. CARTAS Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados. MEMORANDOS Comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, se utiliza para transmitir informacin, orientaciones o pautas a las dependencias locales. CIRCULARES Comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo. TELEGRAMAS Es una comunicacin abreviada por su carcter urgente se puede transmitir de forma rpida, a travs de un central de comunicacin entre ciudad o pas. INFORME ADMINISTRATIVO Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carcter administrativo, se clasifican en cortos y extensos. INFORME CORTO Consta de las partes que se explican a continuacin. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente. INFORME EXTENSO Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. TARJETAS PROTOCOLARIAS Toda organizacin requiere de algunos medios, como son las tarjetas, que le permitan cumplir con las normas sociales y de protocolo. Las tarjetas son comunicaciones escritas que permiten a las personas que tienen la representacin de una entidad, cumplir con ciertos deberes de cortesa y de negocios.

Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones publicas y de negocios. La redaccin y presentacin depende de lo que se pretende. Las tarjetas desempean una funcin primordial en las relaciones pblicas, por constituir una forma protocolaria y breve para agradecer, felicitar, presentar, invitar, informar, etc., as como para participar diversas actividades como inauguraciones, promociones, instalacin de seminarios, etc.. La ventaja de la tarjeta se fundamenta en la brevedad y en la calidad expositiva del mensaje. Ambas cosas obligan a las secretaria o redactor, a ejercitar dentro de este tipo epistolar y evitar confusiones y ambigedades, ya que su redaccin se hace en tercera persona, lo que le da el verdadero valor social, a este tipo de comunicaciones, se clasifican en: TARJETAS DE NEGOCIOS Son las que emplea una persona APRA identificarse como representante de una empresa. TARJETAS PERSONALES Son las que se emplean para enviar regalos, flores o escritos propios. TARJETAS DE PUBLICIDAD Son las que se emplean para dar a conocer el nombre y actividad de un negocio, con fines publicitarios. TARJETAS EN BLANCO Son utilizaciones en la mayora de las empresas, independientemente de su actividad econmica. Slo llevan impreso el logotipo de la empresa y en algunas ocasiones el nombre y cargo del representante de la empresa. Se llaman tarjetas en blanco porque su contenido se escribe a mquina o manuscrito. Las tarjetas se utilizan para: FELICITACIONES: con motivo de ascensos, menciones honorficas, cumpleaos, aniversarios, grados. AGRADECIMIENTOS: por servicios prestados, trabajos realizados. INVITACIONES: para actos culturales, sociales o reuniones en general. PRESENTACIONES: para relacionar a una persona con otra.

MENSAJES ELECTRONICOS Es un sistema que permite intercambiar informacin con otros usuarios a travs de la internet. Los correos electrnicos de Trabajando Juntos SAS deben ser enviados de acuerdo a las normas establecidas de la norma GTC185, dado el caso en el que los dems documentos no puedan ser entregados por otro medio y as se requiera. DOCUMENTOS ESPECIALES Acta administrativa, certificado, constancias informes, escrituras. Documentos contables: cheques, consignaciones, letras de cambio, formas impresa, formularios cotizacin, pedidos, Remisiones, facturas pagares. ACTA ADMINISTRATIVA Es un documento donde se consta lo tratado sucedido y acordado en la reunin. Son documentos que desde su creacin adquieren un valor administrativo, jurdico, legal e histrico. CARACTERISTICAS DE ACTAS Expresan lo tratado en una reunin o en una situacin determinada las actas deben llevar los nombres de todas las personas que participan en la reunin o junta. - se debe aclarar si es ordinaria o extraordinaria la reunin o junta. - se redactan en forma pasada excepto las actas de descargo. -Cuando se efectan votaciones se hace conteo y se deja registrado todo lo sucedido. -Se utilizan como registro de todo lo acontecido o acordado en la reunin o acontecimiento UTILIZACIN DE LAS ACTAS Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunin o situacin especfica.

CLASES DE ACTAS Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan: - actas de comits, actas del concejo municipal, actas de consejos, actas de junta directiva, actas de asambleas CERTIFICADO Documento de carcter probatorio, pblico o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CONSTANCIA Documento de carcter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser: Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento. Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia a eventos, documento identidad, paz y salvos, exmenes mdicos, o contenido dirigida a varios destinatarios. DOCUMENTOS CONTABLES EL CHEQUE: Elemento comercial mas usual, en virtud de las seguridades que ofrece y el ahorro de tiempo que significa. Ya no llevamos dinero en efectivo para nuestras compras; basta diligenciar correctamente un cheque del talonario que nos ha suministrado el Banco. El Banco es una institucin de crdito, creada bajo leyes y reglamentos especiales, que tienen por objeto promover la movilizacin y desarrollo de la riqueza facilitando as las operaciones de comercio y consecuentemente el progreso y mejoramiento social Las partes que contiene un cheque son: Nombre del banco, serie y nmero, lugar y fecha, valor en nmeros, nombre del beneficiario, valor en letras, firma del girador, nmero de la cuenta corriente. La distribucin de estas partes vara segn la institucin bancaria a la que pertenece el cheque. La escritura mecanogrfica sigue las mismas normas del diligenciamiento de formatos. Los espacios que queden en blanco despus de llenar el cheque se anulan con guiones.

CLASES DE CHEQUES: Cheque Ordinario: Es aquel que en la lnea pguese a la orden de lleva el nombre del beneficiario para ser cobrado por l mismo o endosarlo a otra persona para su cobro. CHEQUE AL PORTADOR: En la lnea pguese a la orden de lleva el trmino Portador. No es conveniente girar cheques al portador porque en caso de prdida pueden ser cobrados por cualquier persona. CHEQUE CRUZADO: En la misma forma que el cheque ordinario, se gira a la orden de una persona o una institucin. Sin embargo, tiene una diferencia especial: ESTA CRUZADO POR UNA DOBLE LNEA PARALELA Y OBLICUA. Este cruce confiere mayor seguridad al beneficiario, pues no puede ser cobrado directamente en el banco (como ocurre con los ordinarios), sino que debe consignarse. CHEQUE ESPECIALMENTE CRUZADO: Con el empleo de esta clase de cheque, la seguridad aumenta. A la caracterstica de cheque cruzado que ya sealamos, se agrega otra condicin: colocar, dentro de las lneas paralelas, el nombre de la persona o entidad beneficiario o la leyenda Pguese al primer beneficiario. Consecuentemente, slo el beneficiario est facultado para hacer efectivo su cobro, a travs de la consignacin respectiva. CHEQUE CERTIFICADO: Esta clase de cheque da a la operacin que con l se cierra, una mayor seguridad. El cheque certificado, como su nombre lo indica, debe ser certificado por el banco responsable de su pago. El margen de seguridad que sealamos radica en que el banco certifica que en la cuenta corriente del girador existe, por lo menos, la cantidad de dinero indicada en el cheque. La certificacin de un cheque requiere los siguientes datos: El sello de certificado La fecha de certificacin La firma del empleado autorizado por el banco El dueo de la cuenta corriente, especialmente las empresas, registran en el banco un sello, que se imprime al lado de la firma en el cheque. En ningn caso el cheque puede tener enmendaduras, borrones ni repisados. CONSIGNACIONES Tener una cuenta corriente significa haber depositado una suma de dinero en un banco, de la que en cualquier momento se puede disponer valindose de los cheques. El depsito puede hacerse con dinero en efectivo o mediante cheque.

Para que quede constancia de los depsitos, existen unos formatos de consignacin que deben diligenciarse y anexarse con cada deposito. Estos formatos son impresos directamente por el banco. La copia, registrada por el banco, ser la nica constancia de la consignacin realizada. CLASES DE CONSIGNACIONES De acuerdo con el lugar de origen de los cheques que se van a consignar, las consignaciones pueden ser de dos clases: Ordinarias: En stas, se hace referencia al efectivo y a los cheques locales, o sea, que pertenecen a la misma ciudad. Las partes habituales del formato en esta caso, son: LETRA DE CAMBIO: En las transacciones comerciales a crdito, o sea aquellas en las cuales el vendedor otorga al comprador un plazo para cubrir su valor, se hace necesario por parte del cliente respaldar la deuda con una garanta formal. La letra de cambio constituye esta garanta. Letra de cambio es una orden incondicional de pago, escrita, dirigida por una persona a otra y firmada por quien la extiende, mediante la cual se exige a la persona a quien est dirigida, pagar en un tiempo determinado la suma indicada en el documento. LAS FORMAS IMPRESAS Los comerciantes registran cuidadosamente todas las transacciones de su empresa, para tal efecto, las diversas entidades se proveen de numerosos y variados formularios o formas impresas, sobre las cuales nos detendremos antes de entrar a considerar las cotizaciones. FORMA IMPRESA O FORMULARIO Es un formato en el cual vienen ya impreso los datos y referencias de las negociaciones, redactados de tal manera que son gua suficiente para comprender su uso y completar con pocos datos su contenido. Los formatos tienen como finalidad simplificar las tareas de registro y control de las operaciones de una empresa. Vienen en juegos con varias copias en diferentes colores para facilitar su distribucin.

LA COTIZACIN Es la informacin suministrada por un vendedor a un posible comprador sobre determinados artculos, estipulando para ellos un precio dentro de un plazo determinado. Toda cotizacin nace de una solicitud de informacin por parte de la persona interesada en adquirir servicios o mercancas quien generalmente efecta dicha solicitud por medio de una carta. Esta debe elaborarse en estilo bloque o bloque extremo. PEDIDOS Una vez obtenidas diferentes cotizaciones y tomada la determinacin de comprar, se formula un pedido (o sea una orden de compra), en el cual se especifican los datos necesarios para identificar los artculos solicitados, el nmero de la cotizacin y de ms condiciones de la compra. El pedido u orden de compra es un documento por el cual una empresa se compromete a adquirir mercancas a otra, de acuerdo con las condiciones ya definidas por el vendedor. Puede elaborarse por medio de carta, en cuyo caso utilizamos el estilo bloque o el bloque extremo. REMISIONES La empresa vendedora, al recibir el pedido, ordena el despacho de la mercancas solicitadas en l, y elabora una remisin en la cual se detallan los artculos con todas sus caractersticas, la cantidad despachada, el nmero del pedido correspondiente y la va por la cual ha sido despachada la mercanca. REMISIN: Es entonces, el comprobante que elabora la empresa vendedora para registrar la venta de mercancas y la salida de bodega. FACTURAS Una vez despachada la mercanca, y con base en los documentos anteriores (cotizacin, pedido y remisin), se procede a elaborar la factura. Factura es el documento en que se registran las ventas realizadas por una entidad comercial, incorporndose en l todos los datos relacionados con la operacin efectuada. Se especifican tambin descuentos, si los hay, valor del transporte, condiciones de pago, financiacin impuestos a las ventas, etc. Las facturas se elaboran de una u otra forma, segn la compra sea a crdito o al contado. Cuando el pago es de contado, generalmente el vendedor hace un descuento especial, el cual debe especificarse en la factura, y restarse del valor total.

Cuando es a crdito hay un recargo o financiacin que se suma el valor de la mercanca. En este caso los artculos se entregan mediante el pago de una cuota inicial y el saldo se cancela en cuotas y en fechas fijas a partir de la compra. PAGAR Un pagar es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona denominada suscriptora, de que pagar a una segunda persona llamada beneficiaria o tenedora, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaracin de obligaciones: "debo y pagar". RECIBO Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. DOCUMENTOS LEGALES Hojas de vida, solicitud de empleo, decretos, resolucin, ley y acuerdos. HOJA DE VIDA Y SUS CARACTERSTICAS Es un documento que se genera dentro de la organizacin y se registra la informacin del personal que labora dentro de la organizacin especificando, informacin laboral, acadmica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento Humano de la compaa. -Este documento es estipulado por cada organizacin para la decisin del manejo de informacin interno se puede archivar de manera fsica o digital. -Se recomienda que la informacin sea breve, veraz y eficaz SOLICITUD DE EMPLEO Es un formulario, que tiene la finalidad de conocer o presentar la experiencia profesional del individuo que la llena.

As como conocer algunos otros datos que servirn al empleador para poder conocer de una forma superficial al aspirante a un puesto de trabajo. DECRETO Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerrquicamente inferior a las leyes. Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras especficamente tasadas. RESOLUCION La resolucin administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio pblico que tiene carcter general, obligatorio y permanente, y se refiere al mbito de competencia del servicio. Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio pblico. En cuanto a su mbito material, la resolucin alcanza a todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio pblico. En cuanto al territorio, las resoluciones pueden tener alcance nacional o local, tratndose de servicios descentralizados. Las resoluciones tienen un enorme impacto en la actividad econmica y social, pues tienen un grado de flexibilidad, oportunidad e informacin que la ley no puede tener, y en ese sentido la complementan. LEY la ley es una norma jurdica dictada por el legislador. Es decir, un precepto establecida por la autoridad competente, en que se manda o prohbe algo en consonancia con la justicia, y para bien de los gobernados. Segn el jurista panameo Cesar Quintero, en su libro derecho constitucional, la ley es una "norma dictada por una autoridad pblica que a todos ordena, prohbe o permite, y a la cual todos deben obediencia". ACUERDO Un acuerdo es, en Derecho, una decisin tomada en comn por dos o ms personas, por una junta, asamblea o tribunal. Tambin se denomina as a un

pacto, tratado o resolucin de organizaciones, instituciones, empresas pblicas o privadas. Es, por lo tanto, la manifestacin de una convergencia de voluntades con la finalidad de producir efectos jurdicos. El principal efecto jurdico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos. Es vlido cualquiera que sea la forma de su celebracin, oral o escrita, siempre que el consentimiento de los otorgantes sea vlido y su objeto cierto, determinado, no est fuera del comercio o sea imposible. PARTES Entidad que expide el documento: Cuando no se utiliza papelera impresa, el nombre de la entidad debe colocarse a 8 cm del borde superior de la hoja, en maysculas, centrado, y en un solo rengln. Identificacin: se refiere al tipo de documento que se va expedir, bien sea Resolucin, Acuerdo, Decreto Ley, etc. Se escribe a cuatro interlineas del nombre de la entidad. En mayscula, centrado, seguido del numero consecutivo y el ao.