O PROCESSAMENTO TCNICO DE PERIDICOS NA FUNDAO BIBLIOTECA NACIONAL

Janete Hideko Hagiwara1 Maria do Sameiro Fangueiro da Silva2 Maria Ione Caser da Costa3 RESUMO
Este trabalho um relato sobre o processamento tcnico de peridicos, feito pela Coordenadoria de Publicaes Seriadas (COPER) da Fundao Biblioteca Nacional (FBN), principiado em 1975, quando teve incio o processo de informatizao da informao. A partir de 1982, a COPER iniciou a catalogao de seu acervo, observando as regras da segunda edio do Cdigo de Catalogao Anglo-Americano (AACR2) Nvel 3 de detalhamento e a Classificao Decimal de Dewey (CDD), realizando tal processo em ficha catalogrfica e no formulrio CALCO da Fundao Getlio Vargas (FGV). Em 1997, aps vrios estudos e projetos, conseguiu-se desenvolver uma base de dados utilizando o sistema operacional LINUX, que atendia a todas as necessidades que o acervo de peridicos, com suas peculiaridades, exigia. Em 2009, foi desenvolvida outra base de dados, desta vez utilizando o MARC 21, dado o reconhecimento universal dessa linguagem e pois a mesma j estava sendo utilizada por quase todos os setores da Fundao Biblioteca Nacional. PALAVRAS-CHAVE: Catalogao; Peridicos; AARCR2; CALCO; LINUX; DEWEY; MARC 21.

ABSTRACT
This paper is a report on the technical processing of serial publications inside the Coordenadoria de Publicaes Seriadas (COPER) of Fundao Biblioteca Nacional (FBN), which started in 1975, when the computerization of information process begun. From 1982, COPER started cataloging its collection, by observing the rules of Second Anglo American Cataloging Code (AACR2) Level 3 detailing and also the Dewey Decimal Classification (DDC), using cataloging card and Fundao Getlio Vargas (FGV)s CALCO form. In 1997, after several studies and projects, it was developed a LINUX operational system data base, which served specific serial collection needs. In 2009, another data base was developed, by that time within MARC 21, because of its universal acknowledgement and for the fact that it has being used by almost every Fundao Biblioteca Nacional sectors. KEYWORDS : Cataloging; Serials; AACR2; CALCO; LINUX; DEWEY; MARC 21.
Bibliotecria, especialista em Tcnicas de Informao pela FGV, Fundao Biblioteca Nacional, Rio de Janeiro, RJ. 2 Bibliotecria, especialista em Histria do Brasil Ps-30 pela UFF, Fundao Biblioteca Nacional, Rio de Janeiro, RJ. 3 Bibliotecria, especialista em Organizao, Planejamento e Direo de Arquivos pela UFF/AN, Fundao Biblioteca Nacional, Rio de Janeiro, RJ.
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1 INTRODUO
A Coordenadoria de Publicaes Seriadas (COPER), alm da guarda do acervo de peridicos e do atendimento ao pblico, possui tambm a responsabilidade de executar todo o processamento tcnico de seu acervo, desde o recebimento, a catalogao, a atribuio de cabealhos de assuntos e a normatizao das autoridades, at o inventrio dos fascculos de peridicos, para que estes sejam disponibilizados aos pesquisadores. Pode-se afirmar que a COPER uma biblioteca dentro da Biblioteca Nacional. Criada em setembro de 1922 como a 4 Seco da Biblioteca Nacional4, a Coordenadoria de Publicaes Seriadas (COPER), no decorrer de seus quase cem anos, teve seu nome alterado algumas vezes, at chegar atual nomenclatura. Assim como seu nome, as formas de recuperao da informao tambm tm passado por diversas mudanas, que atingiram desde as fichas tipo Kardex, manuscritas, at uma base de dados em CDS/ISIS, seguindo as normas do AACR2, com adaptaes que o acervo de peridicos, com suas peculiaridades, exigia. Hoje, seguindo o AACR2 reviso 2002, utiliza-se o MARC 21, que uma linguagem universalmente conhecida. O presente trabalho, basicamente, procurar apresentar um relato baseado nas experincias das bibliotecrias que, h mais de 30 anos, tm lidado diariamente com essas ferramentas e que tm, principalmente, acompanhado parte dessas mudanas, bastante significativas para o trabalho desempenhado, que atinge, enfim, a rapidez e a eficincia desejadas pelo usurio no processo de recuperao da informao. As informaes aqui apresentadas remontam ao ano de 1975, quando teve incio o processo de informatizao da informao, que segue se desenvolvendo at os dias de hoje. O objetivo deste trabalho pode ser direcionado, ento, ao registro dos caminhos percorridos pelo processamento tcnico da Coordenadoria de Publicaes Seriadas durante este perodo, em que as mudanas sofridas foram decididas pelas Diretoras e Coordenadoras, visando atualizao, que se deu a partir das novas formas de recuperao da informao, a fim de atender melhor os pesquisadores. Logo, estudos e projetos foram realizados pelos tcnicos da Coordenadoria, para que fosse desenvolvida uma Base de Dados que atendesse s necessidades que o acervo de peridicos necessitava. As mudanas ocorridas sero descritas cronologicamente e de acordo com a maneira como tm sido realizadas as atividades decorrentes de cada mudana.

2 HISTRICO
A informatizao do processamento tcnico na Coordenadoria de Publicaes Seriadas iniciou-se no ano de 1975, tendo como ponto de partida o inventrio de seu acervo. Com o convnio Controle do acervo da Biblioteca Nacional, estabelecido entre as entidades SEPLAN (Secretaria de Planejamento), FINEP (Financiadora de Estudos e Projetos) e MEC (Ministrio da Educao e Cultura)5, teve incio o inventrio da coleo de peridicos da Biblioteca Nacional. Em um primeiro momento, os ttulos e seus dados eram transcritos para um formulrio
De acordo com o Decreto 15.670 de 06 de setembro de 1922. O convnio, assinado pelos Ministros da Educao e Cultura e do Planejamento, em 15 de agosto de 1974, previa o desenvolvimento de cinco subprojetos, dos quais dois foram assumidos pelo CIMEC: Inventrio de Peridicos e Elaborao do Catlogo de Peridicos.
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intitulado Folhas de Entrada, desenvolvido pelo CIMEC (Centro de Informtica do Ministrio da Educao e Cultura), no qual cada ttulo possua um nmero de identificao no sistema, denominado BIN, que era formado por 10 dgitos6. Esse formulrio possua duas folhas: a primeira era constituda pelos dados principais do peridico a ser processado (ver figura 2) e a segunda, utilizada para informar a continuao dos dados que no coubessem na primeira folha, bem como informaes complementares, no previstas nos outros campos (ver figuras 3 e 4). Essa transcrio era realizada a partir de uma ficha tipo Kardex, manuscrita, da Diviso de Aquisio, medindo 21,8cm x 24,5cm, conforme pode ser verificado na figura 1, para o formulrio acima mencionado. Aps a transcrio, essa ficha recebia o carimbo com a palavra Transcrita, alm da anotao do nmero de BIN recebido pelo ttulo. Com os formulrios preenchidos, foram geradas duas listagens: uma de ttulo, em ordem alfabtica, acompanhado de seu respectivo BIN, e outra em ordem numrica de BINs, tendo esta ltima listagem propiciado o incio do inventrio das colees, em formulrio prprio. Depois dos processos acima descritos, a ento Seo de Peridicos passou a utilizar, em seus processos de inventrio, um novo modelo de formulrio, conhecido como Inventrio de Peridicos(ver figura 5). Em cada linha deste formulrio, eram anotadas as informaes relativas a cada volume inventariado, tais como: o BIN referente ao ttulo, o seu nmero de inventrio, as datas de incio e trmino de cada volume, detalhamento de seus respectivos fascculos e, finalmente, o topogrfico, isto , a localizao da obra no armazm de peridicos. O nmero do topogrfico composto conforme o exemplo que se segue: 2-22902-16, que quer dizer: segundo andar, estante 229, segunda prateleira, dcimo sexto volume. Ao inventariar, fazia-se a anotao nos volumes do nmero do BIN e tambm a colagem, no verso da capa, em local que no prejudicasse a leitura da publicao, de uma etiqueta autoadesiva contendo o nmero de inventrio, sendo este formado por uma sequncia binria iniciada pela letra i, seguida de 10 dgitos7. Com uma equipe formada por 30 profissionais, entre bibliotecrios e auxiliares, foi feito o inventrio dos seis andares do armazm em, aproximadamente, 6 anos. A partir dos formulrios preenchidos, foi gerada uma listagem onde constavam os ttulos em ordem alfabtica, alm de seus respectivos BIN, a coleo a que pertencia, ordenada cronologicamente e sua localizao nos armazns (ver figura 6). Tambm foram geradas mais seis listagens de ttulo/coleo, uma para cada andar dos armazns. Por muitos anos, para o atendimento ao pblico, foram utilizadas as listagens de ttulo/coleo. Em 1982, por deciso da Senhora Clia Zaher, ento diretora do Departamento de Processamento Tcnico (DPT) da Biblioteca Nacional, a Coordenadoria de Publicaes Seriadas (COPER) passou a processar seu acervo seguindo as normas do AACR2 Nvel 3 de detalhamento e a Classificao Decimal de Dewey (CDD). Em funo das peculiaridades de seu acervo e visando a melhor identificao dos dados, a COPER vem adotando tais regras, porm, com algumas adaptaes pertinentes coleo. Desde ento, o processamento tcnico passou a ser feito em fichas catalogrficas (ver figura 8), e, paralelamente tambm se preenchia o formulrio CALCO (ver figura 9 e 10) da Fundao Getlio Vargas (FGV). Vale ressaltar que, at aquele momento, o acervo de publicaes seriadas era somente registrado em fichas Kardex, que tiveram seu tamanho reduzido 14,0cm x 6,5cm (ver figura 7). O processamento tcnico da coleo de peridicos da FBN teve seu incio atravs do acervo j existente nos armazns, isto , das colees antigas. Porm, dado o crescente nmero de ttulos novos que chegavam, a Coordenadoria passou a priorizar a catalogao dos mesmos. Assim, a catalogao do acervo j existente nos armazns foi denominada
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Exemplo: 0000257431 Exemplo: i000 453 877 8

catalogao retrospectiva e s era realizada quando havia algum tipo de ligao entre os ttulos novos, que estavam sendo processados. Em seguida catalogao, a publicao recebe um cabealho de assunto de forma geral, devido s caractersticas de seu contedo, seguindo as regras da Library of Congress8, e um nmero de classificao, utilizando o CDD equivalente ao cabealho atribudo. Aps realizar pesquisas no catlogo do setor de peridicos e no catlogo oficial da FBN, se verificada a inexistncia do cabealho atribudo, este era enviado para o Setor de Terminologia do DPT, onde o responsvel inseria o novo cabealho no catlogo oficial da FBN, depois de efetuadas as devidas pesquisas, com seus respectivos cruzamentos. A atribuio de entrada de autoridade (instituio responsvel pela publicao) era pesquisada, seguindo o procedimento de classificao. Caso a autoridade j constasse no catlogo oficial da FBN, reproduzia-se uma ficha e esta era includa no catlogo do setor. A no existncia da autoridade buscada em nenhum dos catlogos exigia a confeco de uma nova ficha, obedecendo-se as regras de entrada para autoridades normalizadas pelo DPT. Para se ter um controle dos ttulos correntes existentes no acervo, passou-se a confeccionar uma ficha contendo o ttulo e a sua localizao no armazm (topogrfico), para que, posteriormente, os mesmos fossem catalogados, independentemente de ligao com ttulos novos ou no. A confirmao de ser um ttulo corrente era feita atravs da continuidade da chegada de novos fascculos. Depois de feita a ficha, esta era guardada em um arquivo intitulado Ttulos Correntes, primeiramente, por topogrfico e, depois, pelo ttulo em ordem alfabtica. Em setembro de 1997, aps vrios estudos e projetos, inclusive estudos comparativos entre a planilha CALCO e o MARC, chegou-se a um modelo de planilha de entrada de dados de ttulos e coleo que atendia a todas as necessidades que o acervo de peridicos, com suas peculiaridades, exigia. Esta planilha, que utilizava o sistema operacional LINUX, formou a Base de Dados de Peridicos durante vrios anos. Naquele mesmo ano, a COPER, de acordo com a chefia da poca, juntamente com a equipe do processamento tcnico, decidiu que continuaria adequando as normas do AACR2 entrada de dados na base, optando, tambm, pela excluso do nmero de classificao dos ttulos novos, porm mantendo os cabealhos de assuntos normalizados, para fins de recuperao. A partir de agosto de 2007, a COPER passou a ter a responsabilidade de recebimento, atravs de depsito legal, de doao ou permuta dos peridicos, acumulando, alm de suas atribuies iniciais, indicadas na introduo, a funo de registro. Embora a base atendesse as necessidades do setor, foi decidido, pela Coordenadora da COPER, Carla Ramos, e pela Diretora do Centro de Referncia e Difuso, Mnica Rizzo, que o MARC 21, por ser uma linguagem universalmente conhecida, seria adotado para entrada de dados, visto que outros setores da Biblioteca Nacional j vinham utilizando tal sistema. Novos estudos foram feitos e, dentro do que o MARC 21 apresentava para a descrio bibliogrfica de peridicos, uma nova planilha foi elaborada e desenvolvida pela POTIRON. Nessa fase de transio, a COPER esteve sem base de dados no perodo entre 30 de julho de 2009 at 02 de fevereiro de 2011, com alguns retornos que, infelizmente, no se mantiveram. Finalmente, a partir de ento, aps um longo perodo sem base, esta foi liberada, para que fosse possvel a insero de novos dados; entretanto, alguns campos ainda necessitavam ser includos. Hoje em dia, apesar de j estar sendo utilizada, a base ainda no se encontra finalizada, carecendo de ajustes.

Norma utilizada pela Biblioteca Nacional.

3 METODOLOGIA
O objetivo deste trabalho, conforme explicitado, o resgate e o registro da memria do processamento tcnico da COPER/FBN. Para tanto, dado o carter puramente documental, baseamo-nos, para sua escrita, em pesquisas realizadas nos manuais, cdigos e normas. Logo, o resgate da memria coletada, a partir de dados informados por indivduos que estiveram presentes durante o perodo descrito no trabalho, revelou-se material preponderante ao resultado que ora apresentamos.

4 CONSIDERAES FINAIS
Levando em considerao o fato de que este trabalho pretendeu traar um histrico das modificaes ocorridas no processamento tcnico da Coordenadoria de Publicaes Seriadas da Biblioteca Nacional, acreditamos ter atingido o objetivo inicial de resgatar parte da memria deste setor, a partir do registro das experincias vivenciadas pela equipe, que aqui representamos. Entretanto, sabe-se que, como registro de uma atividade processual, no possvel chegar a concluses precisas, mas apontar indcios baseados na prtica cotidiana de que determinados processos apresentam maior viabilidade, em detrimento de outros; logo, apesar da maior facilidade com o manejo do sistema operacional Linux, temos conscincia de que o atual sistema adotado, MARC 21, uma linguagem universalmente conhecida. Sendo assim, acreditamos que este trabalho tenha se aproximado de seu objetivo, seja em sua tentativa de resgate da memria, seja no sentido de valorizar o sistema atualmente utilizado, considerando-o, especialmente, em relao aos sistemas que o antecederam. Hoje, vale, ainda, ressaltar, aguardamos a finalizao da base de dados e esperamos que a gerao futura possa usufruir da informao aqui contida, e que d prosseguimento ao resgate da memria desta Coordenadoria da qual orgulhamo-nos de ser parte integrante.

5 REFERNCIAS
BRASIL. Decreto n 15.670 de 06 de setembro de 1922, Coleo de Leis da Repblica Federativa do Brasil, Braslia, v. 3, p.398-418, 1923. FORMULRIO inventrio de peridicos. Instrues de Preenchimento. [Braslia: CIMEC, 1974?]. [16p.]. SUB-PROJETO inventrio de peridicos. Manual de procedimentos e instrues de preenchimento. Convnio MEC/CNPq. [Braslia: CIMEC, 1974?]. 90p.

ANEXOS

Figura 1: Ficha Kardex manuscrita

Figura 2: Formulrio Folha de entrada para os dados principais do peridico a ser processado.

Figura 3: Formulrio de continuao dos dados que no coubessem no Formulrio de Entrada.

Figura 4: Verso do formulrio de continuao dos dados.

Figura 5: Formulrio Inventrio de Peridicos

Figura 6: Listagem de Ttulo, BIN, Inventrio, Coleo e Localizao

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Figura 7: Ficha Kardex

Figura 8: Ficha Catalogrfica

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Figuras 9 e 10 (prxima pgina): Formulrio CALCO (frente e verso)

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