OS DESAFIOS DA CATALOGAO NA BIBLIOTECA MRIO DE ANDRADE

Alessandra Atti Bibliotecria, Supervisora de Tratamento da Informao Biblioteca Mrio de Andrade, So Paulo, SP

Resumo Nos ltimos anos, a rea de Tratamento da Informao da Biblioteca Mrio de Andrade, a segunda maior biblioteca pblica do pas, tem desenvolvido diversas aes para modernizar o tratamento tcnico das colees da biblioteca e disponibiliz-las ao pblico. Essas colees somam 300 mil exemplares de livros, 12 mil ttulos de peridicos aproximadamente 2,8 milhes de fascculos , 7 mil mapas, 40 mil multimeios, 28 mil obras da ONU e 3 mil materiais da Coleo de Arte, entre cartazes, pranchas, catlogos, etc. Desses totais, 500 ttulos de peridicos aproximadamente 200 mil fascculos e 136 mil exemplares de livros (sendo 48 mil exemplares da Circulante, hoje totalmente informatizada), j esto disponveis para consulta on line. Alm da catalogao corrente de todas as obras recm adquiridas por compra e doao, h projetos sendo desenvolvidos para a catalogao retrospectiva das Colees Geral, Artes, Raros e Peridicos. O desafio transformar as dezenas de catlogos de fichas datilografadas, nica fonte de pesquisa das colees catalogadas entre 1920 e 1990, acessveis para consulta on line e, ao fazer isso, repensar as regras e os modelos de catalogao adotados durante toda a existncia dessas Colees. Repensar significa estudar os padres e modelos atualmente empregados (AACR2 e MARC21) e tambm outros ainda novos, como Resource Description and Access (RDA) e Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR). Est em desenvolvimento um banco de dados para catalogao de obras raras, devido s suas especificidades. Nesse banco de dados haver mdulos para catalogao, pesquisa e circulao das obras, alm de um OPAC prprio, com algumas caractersticas distintas do que usamos atualmente. Palavras-chave: Biblioteca Mrio de Andrade. Catalogao. Catalogao retrospectiva. Informatizao de acervos.

Abstract In recent years the area of Information Processing of the Mario de Andrade Library has developed several initiatives to modernize the technical treatment of the librarys collections and make them available to the public. These collections add up 300 thousand books, 12

thousand titles of periodicals nearly 2.8 million issues , 7 thousand maps, 40,000 multimedia, 28 thousand documents of the United Nations and 3 thousand documents of the Art Collection, including posters, plates, catalogs, etc. Of these totals, 500 titles of periodicals nearly 200 thousand issues and 136 thousand books (with 48 thousand copies from the Lending Library, now totally computerized), are available to the online catalogue. In addition to the current cataloguing of all titles recently acquired by purchase and donation, there are projects being developed for the retrospective cataloguing of the General Collection, Arts, Rare and Periodicals. The challenge is to transform this card catalogs, which are still the only source of research of the collections cataloged since the 1920s until the early 90s, available for online consultation and, therewith, rethinking the rules and cataloguing models adopted throughout the existence of these collections. Therefore, is important to study the patterns and models currently used (AACR2 and MARC21) and some new, as RDA and FRBR. It also is developing a separate database for cataloguing rare books, due to their specific requirements. In this database there will be a special module for cataloguing, another for research and still another for interlibrary loan (loans for local consultation or exhibitions), and an OPAC, with some distinct characteristics from those we use currently. Keywords: Mrio de Andrade Computerization of collections. Library. Cataloguing. Retrospective Cataloguing.

1 Introduo Fundada em 1925, a Biblioteca Mrio de Andrade (BMA) a segunda maior biblioteca pblica do Brasil (menor apenas que a Biblioteca Nacional) e uma das mais importantes. Sua coleo inicial foi formada por obras que se encontravam em poder da Cmara Municipal de So Paulo. Em 1937, incorporou a Biblioteca Pblica do Estado e, a partir de ento, importantes colees, muitas delas raras e especiais, enriqueceram seu acervo. Entre os anos de 1975 e 2005, a BMA esteve vinculada ao Departamento de Bibliotecas Pblicas da Secretaria Municipal de Cultura, quando adquiriu o status de Departamento, que lhe possibilitaria maior autonomia administrativa. Porm, esse novo status s lhe foi efetivamente garantido em dezembro de 2009, com a aprovao da proposta de reestruturao administrativa, que permitiu BMA condies de cumprir adequadamente sua dupla misso: preservao e acesso. Dentre os esforos despendidos para garantir o acesso pblico s colees que compem o acervo da Biblioteca, esto as diversas aes atribudas rea de Tratamento da Informao (TI), responsvel pela indexao, classificao, catalogao e preparo fsico de todos os materiais que compem as colees da biblioteca. Essas aes se transformam em desafios quando nos referimos ao tratamento tcnico de um acervo to volumoso e especial quanto o da BMA, formado por livros, peridicos (jornais e revistas), audiovisuais, gravaes de som, cartazes, catlogos, cartes postais, mapas e obras raras.

A especificidade do acervo requer profissionais treinados e experientes; logo, investir em cursos, treinamentos, disponibilizar e manter as ferramentas de trabalho atualizadas fundamental para garantir bons resultados. Em 2011, por exemplo, a equipe de TI bateu o recorde de livros catalogados, entre as novas aquisies e as colees retrospectivas que s encontravam-se catalogadas em fichas. Essas e outras aes esto apresentadas no trabalho que segue, com o objetivo de discorrer sobre os avanos, as dificuldades e as facilidades do trabalho que envolve o setor.

2 A rea de Tratamento da Informao A rea de Tratamento da Informao responsvel por todo o processamento tcnico e pelo preparo fsico1 dos diversos tipos de materiais que compem o acervo da Biblioteca. As atividades desenvolvidas por TI so as seguintes: a) Processamento tcnico das obras adquiridas, incluindo indexao, classificao e catalogao; b) Validao das obras recm encadernadas: consistncia das informaes do material no banco de dados e emisso de etiquetas; c) Correo e reimpresso de etiquetas: manuteno das etiquetas das obras distribudas nas colees da biblioteca, corrigindo possveis erros nos nmeros de classificao e notao de autor; d) Transferncia de obras entre as colees da biblioteca, que consiste em alteraes na base de dados, no nmero de chamada e troca de etiquetas; e) Baixa tcnica: indicao no sistema Alexandria On Line das obras retiradas do acervo, obras extraviadas, deterioradas ou cujo assunto no pertinente ao acervo.; f) Treinamento de novos funcionrios tanto de TI quanto de outras reas da Biblioteca sobre os procedimentos e rotinas de TI; g) Manuteno dos catlogos de fichas: retirada de fichas dos catlogos de pblico dos livros recatalogados no projeto de Catalogao Retrospectiva; h) Homologaes de verses do Sistema Alexandria On Line: testes executados pela equipe de TI a cada nova verso disponibilizada do sistema; i) Estudo para propor melhorias no Sistema Alexandria On Line; j) Elaborao de manuais de procedimentos e cadernos tcnicos para contratao de servios terceirizados de catalogao e insero de exemplares. Quanto s ferramentas de trabalho, utilizamos o AACR2, MARC21, CDD 21.ed. e Library of Congress Subject Headings (LCSH). Alm dessas ferramentas, a fim de garantir a qualidade e a padronizao dos dados inseridos no sistema foram desenvolvidos manuais de apoio catalogao descritiva de publicaes monogrficas, publicaes peridicas e audiovisuais.
Entende-se por preparo fsico a colocao no volume de etiqueta antifurto, carimbos, anotao do nmero de chamada e etiqueta adesiva com nmero de chamada.
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Em meio a tantas atividades a rea conta com uma equipe qualificada, porm, insuficiente considerando o volume de materiais que aguardam pela catalogao retrospectiva e tambm o volume adquirido seja por compra ou doao. A maioria dos profissionais bibliotecrios que compem a equipe foram alocados em TI quando a Biblioteca foi fechada para reforma em 2007, j que esse foi o nico setor que no teve suas atividades suspensa. A vantagem dessa alocao foi concentrar no setor bibliotecrios com amplo conhecimento da BMA. Isso certamente favoreceu o treinamento e a difuso do conhecimento entre os profissionais que chegaram posteriormente. A falta de reposio imediata dos profissionais efetivos que deixaram a BMA nos ltimos anos seja por aposentadoria ou outros motivos, levou busca de alternativas para suprir a necessidade de recursos humanos do setor, uma vez que a reposio dos cargos efetivos somente possvel mediante concurso pblico, um processo longo e que envolve diversas etapas. A soluo encontrada foi selecionar no mercado profissionais para assumir cargos em comisso, j que a estrutura funcional da BMA permite esse tipo de contratao. Porm, mesmo com a possibilidade da composio da equipe por contratao, h uma enorme dificuldade em encontrar profissionais com experincia em indexao, classificao e catalogao disponveis no mercado de trabalho. Diante desse quadro, uma das alternativas para seleo de profissionais a busca nas Escolas de Biblioteconomia por alunos recm formados, que se destacaram em disciplinas tcnicas para contratao e posterior capacitao, valendo-se da experiente equipe de TI para trein-los e do investimento em cursos, como MARC21 e AACR2, e ainda do incentivo para, sempre que possvel, custear a participao dos membros da equipe em eventos da rea. Somam-se s dificuldades na contratao o fato de no haver nenhuma garantia de permanncia desses profissionais no quadro de funcionrios, por se tratarem de profissionais sem vnculo estatutrio, por vezes todo o esforo empregado na seleo, treinamento e capacitao profissional apresenta-se como insuficiente para manter a equipe completa. H tambm uma grande preocupao na reteno de recursos humanos e motivao dos profissionais efetivos. Para tal, est sendo estudada a reestruturao do setor, com a qual pretendemos criar uma estrutura hierrquica para que os trabalhos possam ser desenvolvidos de maneira mais especializada, j que atualmente o setor no possui formalmente uma diviso clara das atividades desenvolvidas. Nessa nova estrutura, que ainda ser discutida e aprovada internamente, esto previstas as coordenaes de: Pontos de Acesso; Anlise Temtica; Anlise Descritiva e Suporte Tcnico, com as seguintes atribuies: a) Coordenao de Pontos de Aceso: responsvel pela definio, elaborao, atualizao, padronizao e insero das entradas principais e secundrias para nomes de autores, entidades, editoras e eventos para os itens independente do suporte a serem inseridos na Base de Dados, inclusive na Base de dados de Obras Raras e Peridicos; b) Coordenao de Anlise Temtica: responsvel pela definio e controle de entradas atravs da elaborao de rubricas de assuntos e respectivas remissivas (VER e VER TAMBM), com base na LCSH, considerando os padres estabelecidos pela BMA e os Manuais de Classificao. Atribuio dos nmeros de classificao aos itens, independentemente de seu tipo e suporte, com base na

Classificao Decimal de Dewey (21.ed.) CDD 21, e em conformidade com os padres estabelecidos pela BMA; c) Coordenao de Anlise Descritiva: responsvel por efetuar a descrio bibliogrfica dos materiais no cadastro da Base de Dados e inserir os exemplares de livros e fascculos de peridicos; d) Coordenao de Suporte Tcnico: dever manter a organizao, controle e atualidade do acervo da Biblioteca Mrio de Andrade, atravs das atividades de etiquetagem, baixa tcnica, validao de exemplares e manuteno dos catlogos manuais, alm de prestar suporte s atividades de inventrio do acervo, entre outras, observando os padres estabelecidos pela BMA, os manuais e a legislao pertinente. Com isso, esperamos obter um ganho qualitativo no desenvolvimento das atividades, incentivar o aprendizado e o avano profissional dentro do prprio setor, e a consequente motivao da equipe com a oportunidade de melhoria na remunerao atravs da promoo para os cargos de coordenao.

Quadro 1 Perfil atual dos funcionrios de Tratamento da Informao2 Categoria Bibliotecrios efetivos (concursados) Bibliotecrios no concursados (comissionados) Funcionrios de nvel mdio estudantes de biblioteconomia no concursados (comissionados) Funcionrios de nvel mdio efetivos (concursados) Funcionrios de nvel bsico efetivos (concursados) Total Total 13 4 2 1 3 23

3 Aes Durante os ltimos 4 anos, alm das rotinas dirias, a rea de TI tem desenvolvido aes junto as demais reas da biblioteca de forma a modernizar o acesso do usurio informao, com a consulta on line aos acervos que antes s eram acessveis atravs dos catlogos de fichas.

Quadro atualizado em agosto de 2012.

Alm dessas, TI tem desenvolvido outras atividades, como a importao de registros MARC de outras bibliotecas, o aprimorando do sistema Alexandria On Line e a insero de metadados na Biblioteca Digital.

3.1 Catalogao retrospectiva Desde a dcada de 1920, os catlogos de fichas foram os nicos meios para localizar o material desejado nas colees da BMA. No final da dcada de 80, as fichas, que antes eram datilografadas, passaram a ser impressas atravs do sistema informatizado (DOBIS) utilizado para catalogao. Em 2003, a adoo deste sistema permitiu a migrao dos dados nele armazenados para um novo sistema; porm, infelizmente, houve uma considervel perda de registros com a migrao. Com o objetivo de recuperar os registros perdidos na migrao e informatizar a consulta aos catlogos de fichas ainda datilografadas, houve a proposio do projeto de catalogao retrospectiva, tendo como segundo objetivo, a retirada de duplicatas das colees fixas3 da BMA Para iniciar o projeto foi escolhida a classe 800 (Literatura) por se tratar da maior classe do acervo, a mais utilizada e com grande nmero de duplicatas. A necessidade de identificar e retirar as duplicatas justifica-se pela falta de espao para crescimento do acervo, e representa a possibilidade de transferi-las para a Circulante, enriquecendo esta coleo com obras antes s disponveis para consulta local. Este projeto teve incio no ano de 2008 e, desde ento, os exemplares da classe 800 esto so recatalogados, reclassificados e devolvidos com etiquetas de cdigo de barras. J foram submetidos a esse processo 20,5 mil exemplares, restando 4,4 mil exemplares da classe 800 do arranjo relativo, obras inseridas no acervo a partir da dcada de 1970, e outros 26 mil exemplares do arranjo misto, que corresponde ao acervo anterior a esta data. A equipe de TI procura manter um ritmo de trabalho acelerado para a concluso da catalogao da classe 800 e, na sequncia, dar incio catalogao de livros de uma nova classe. Ainda h muito por fazer, considerando os 300 mil exemplares de livros, sem mencionar aqui os demais materiais.

3.2 Peridicos A catalogao de peridicos teve incio com a adequao do mdulo de peridicos do Sistema Alexandria On Line s necessidades da BMA, para que fosse possvel iniciar a catalogao e a insero de milhares de fascculos das colees retrospectivas e, posteriormente, os ttulos correntes do acervo da Hemeroteca.. Primeiramente a catalogao de peridicos teve por foco as colees retrospectivas, quando foram catalogados 500 ttulos de peridicos aproximadamente 200 mil fascculos,
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Acervos de acesso fechado, disponveis apenas para consulta local, mediante solicitao.

atravs de um projeto financiado pela Petrobrs. O volume do acervo e a disperso de registros desse acervo levaram proposio de um projeto de pr-catalogao de todos os ttulos que compem a Hemeroteca da BMA, incluindo as colees de Raros e Artes, para que fosse possvel sua consulta em uma nica base em perodo relativamente curto. Esses ttulos encontravam-se registrados em diferentes fontes: fichas do tipo Kardex, fichas catalogrficas, listas em Word e Excel. A opo pela pr-catalogao justificou-se tambm pela equipe reduzida e pela necessidade de se ter rapidamente um registro bsico dos ttulos. A proposta que, to logo todos os ttulos estejam pr-catalogados, inicie-se a insero dos fascculos, estimados em mais de 2 milhes. Ao manusear fascculo por fascculo, ser possvel equipe complementar os dados e chegar catalogao definitiva.

3.3 Coleo So Paulo A Coleo So Paulo, coleo de obras reunidas sobre a cidade de So Paulo, teve seu acervo formado a partir das obras trazidas da Coleo Geral, Artes e Circulante. Todas as obras passaram por novo processo de indexao, classificao e catalogao. O acervo, totalizando aproximadamente 1.500 volumes, est disponvel para consulta on line desde 2010, quando a Biblioteca Circulante da BMA foi reaberta.

3.4 Catalogao das Obras de Referncia de Artes Com a reabertura de todas as colees e reas de atendimento da Biblioteca em janeiro de 2011, depois da reforma iniciada no ano de 2007, a rea de TI recebeu, no final do ano de 2010, a misso de informatizar o acervo de referncia da Sala de Artes para que as obras utilizadas no atendimento pudessem estar disponveis para consulta no catlogo on line j a partir da reabertura. Para este caso, a deciso foi de catalogar utilizando todas as informaes contidas nas fichas matrizes, poupando o trabalho de uma nova indexao, classificao e catalogao. Assim, os livros no precisaram ser removidos da Sala de Artes, e a equipe de TI valeu-se das informaes das fichas para inserir os dados no sistema. Do total de obras catalogadas, parte j constava no sistema, porm foram revistas, pela equipe responsvel por validar os registros. O preparo fsico das obras foi feito pela equipe de Artes, que encontrou problemas em localizar as obras para etiquetar, uma vez que as etiquetas enviadas por TI estavam em ordem de tombo do material, e os livros estavam organizados nas estantes pelo nmero de chamada. Alm disso, algumas fichas catalogrficas continham erros de digitao, e por no estar com o livro em mos, o erro foi mantido no momento da insero no sistema, j que o trabalho com obras em idioma estrangeiro exige conhecimento da lngua por parte do catalogador, o que nem sempre possvel. Posteriormente esses erros foram corrigidos, na medida em que identificados.

3.5 Windows of Shanghai A BMA uma das 80 instituies participantes do projeto Windows of Shanghai, que, com aes em 48 pases, visa promover o entendimento entre os povos e culturas por meio de doaes de livros a importantes bibliotecas do mundo, especialmente quelas que atuam em ambientes multiculturais, como a cidade de So Paulo. Alm dos livros doados, a Biblioteca de Shanghai enviou-nos o arquivo eletrnico com todos os registros bibliogrficos, no formato MARC 21, indexados e classificados. Os registros foram importados diretamente para o banco de dados, os assuntos, que estavam em ingls, foram traduzidos e as classificaes foram adequadas conforme o padro utilizado pela BMA. A entrada principal e as entradas secundrias foram estabelecidas no banco de autoridade. Os exemplares esto reunidos e identificados no Sistema Alexandria On Line atravs de um campo Coleo para que possam ser recuperados como conjunto e foram distribudos entre as colees.

3.6 Obras Raras e Especiais

3.6.1 Sistema Alexandria On Line para obras raras A fim de atender s necessidades especficas da coleo de obras raras, a Biblioteca, com o apoio tcnico da empresa responsvel pelo sistema Alexandria On Line (utilizado em todas as bibliotecas pblicas do Sistema Municipal de Bibliotecas), desenvolveu mdulos voltados catalogao e circulao de obras raras.

3.6.2 Catalogao de obras raras da Imprensa Rgia A catalogao de obras raras da Imprensa Rgia, projeto financiado pela Universidade de Harvard, que tambm tem em seu escopo a digitalizao das obras, tem permitido testar metodologias e procedimentos que sero utilizados na construo da Biblioteca Digital. Nesse projeto, esto sendo catalogadas e digitalizadas 120 obras brasileiras raras, publicadas entre 1808 e 1850, e que em breve tero seu contedo integralmente disponvel para acesso pblico, contribuindo assim, para a difuso e a preservao dos originais.

3.6.2 Importao de registros em MARC21

A pedido da BMA, a Biblioteca Nacional cedeu-nos os registros em formato MARC de aproximadamente 2.500 ttulos de obras raras da BMA, que fazem parte do Catlogo Coletivo Nacional de Obras Raras, do Plano Nacional de Recuperao de Obras Raras. Todos os registros importados da BN sero depois exportados do nosso banco de dados para a Biblioteca Digital, j que um novo projeto de digitalizao est sendo proposto e abarcar esses ttulos. A fase de importao em princpio parece ser simples; todavia no se trata de um processo totalmente automtico. Como se trata de obras dos sculos XV, XVI, XVII e XVIII, h dificuldade de reconhecimento da grafia, necessidade do estabelecimento de novas autoridades e excluso das notas particulares do Catlogo Coletivo Nacional de Obras Raras.

3.7 Biblioteca Digital A Biblioteca Digital da BMA est sendo desenvolvida na plataforma Corisco4 da Brasiliana USP, que tem como base o sistema DSpace e o formato Dublin Core. Assim, um novo desafio colocado para a equipe de TI: a catalogao de objetos digitais. Para tanto, foi necessrio definir os campos de metadados a serem utilizados para a descrio do objeto digital, padronizar as entradas desses metadados, elaborar o manual de descrio e treinar os bibliotecrios envolvidos nesse trabalho. A insero das novas tecnologias no dia a dia dos profissionais envolvidos com indexao, classificao e catalogao requer a introduo de novos conceitos e mudanas de procedimentos. Na catalogao de objetos digitais, a catalogao descritiva passa a ser secundria, j que o contedo da obra est integralmente disponibilizado e imediatamente acessvel. H uma mudana do padro da descrio: daquilo que o usurio no est vendo para aquilo que o usurio v. Para entender o conceito Biblioteca Digital e melhor planejar suas aes, a BMA tem buscado participar de encontros com instituies e profissionais experientes no assunto, alm de participar de grupos interinstitucionais, como o caso da Rede Memorial5. A partir disso est sendo possvel traar objetivos e metas para que se possa, a mdio prazo, disponibilizar a consulta ao formato digital do importante acervo que a BMA constituiu ao longo da sua histria.

4 Consideraes finais

A Plataforma Corisco um sistema integrado de aplicativos e recomendaes para sustentar a implantao e gerenciamento de bibliotecas (repositrios) digitais - que inclui procedimentos para digitalizao, preparao e publicao de objetos digitais de acordo com padres de interoperabilidade. Para saber mais acesse: http://www.brasiliana.usp.br/node/891 5 Para saber mais sobre a Rede Memorial, acesse: http://redememorial.org.br/sobre.html

A rea de TI promoveu diversos avanos nos ltimos 4 anos, entretanto, ainda h muito a fazer para disponibilizar atravs da consulta on line tudo aquilo que a BMA esconde em seus fichrios manuais. J conseguimos catalogar nos ltimos 2 anos 24,6 mil exemplares de livros, 2,5 mil obras raras e 700 ttulos de peridicos, sem incluir nesse nmero os 5,7 mil ttulos de peridicos que foram pr-catalogados. Estamos caminhando para o trmino de mais um ano em que foi previsto a catalogao retrospectiva de 77,7 mil livros da Coleo Geral e de Artes, 10 mil livros Raros e a insero de mais 330 mil fascculos de peridicos no sistema on line. Este trabalho garantiria a consulta a grande parte da coleo de Humanidades, Artes e parte da coleo de Obras Raras, atravs do catlogo eletrnico; porm cortes no oramento da biblioteca inviabilizaram o servio. Porm, acreditamos que ainda este ano seja possvel pelo menos iniciar um projeto que prev a catalogao e a digitalizao de aproximadamente 7 mil livros raros. Enquanto isso, TI caminha rumo ao cumprimento dos desafios impostos no decorrer do ano de 2012, com a expectativa de que dificuldades como a falta de pessoal efetivo, melhor distribuio das tarefas e maior especializao dos profissionais, sejam supridas quando implantada a reestruturao do setor. Estudos voltados implantao do RDA e dos FRBR e discusso de vocabulrios controlados para a catalogao retrospectiva de Artes so algumas das frentes de trabalho que esto sendo iniciadas. So discusses fundamentais para garantir a atualizao tcnica da equipe e a qualidade de tratamento da informao.. A transposio completa dos catlogos manuais para o Catalogo On Line e a disponibilizao de parte do acervo em formato digital certamente esto entre as prioridades da BMA e para isso que temos trabalhado. Referncias BIBLIOTECA MRIO DE ANDRADE. Plano de ao Tratamento da Informao. So Paulo, 2012. Notcias da Biblioteca. Revista da Biblioteca Mrio de Andrade. So Paulo: Departamento Biblioteca Mrio de Andrade, n. 67, p. 8-25, 2012.