Hola amigos y amigas.

Entre las muchas ayudas que me solicitan, me lleg una tarea que le dejaron a unos usuarios sobre Contabilidad. Los movimientos de la empresa desdes el inicio, se pueden apreciar en la imagen. Los usuarios aunque montaron algo, tenan varios errores en los registros y en las cuentas T ya que utilizaban mucho la cuenta de Efectivo para los Ajustes.

Otro error que muchos cometen, es montar todo en una sola hoja o a lo mucho en dos. Tambin tienen el problema que montan primero los asientos y despus lo dems.
Les mont una pequea Contabilidad en Excel a base de frmulas y de la manera correcta. No es mi meta en este momento que aprendan Contabilidad pero en las siguientes hojas dar las explicaciones de los pasos que conlleva sin entrar en muchos detalles. Este archivo es solo a modo de ejemplo y sirve para un periodo fiscal unicamente.

Con un poco de imaginacin, lo pueden usar para ms periodos con solo utilizar los saldos.

Cdigo 10 11 14 15 16 20 21 30 35 40 42 50 61 71 72 73 74 78

Cuenta Efectivo Inventarios Alquileres Pagados por Adelantado Intereses pagados por Adelantado Publicidad pagada por Adelantado Mobiliario Y Equipo Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Capital Social Utilidades Retenidas Ventas Costo de Mercadera Vendida Gastos de Sueldo Gastos Alquileres Gastos Publicidad Gastos Depreciacin Gastos Intereses

Debe 1,500,000.00 650,000.00 60,000.00 13,375.00 37,500.00 150,000.00 270,000.00 40,000.00 10,000.00 15,000.00 1,250.00 1,172.60

Haber 625,875.00 270,000.00 10,000.00 1,172.60 15,000.00 1,250.00 250,000.00 75,000.00 600,000.00 900,000.00 -

Despus de leer los datos se deben seguir ciertos pasos: 1- Crear el Catlogo de Cuentas. Esto es importantsimo porque nos servir de base para hacer los registros de las transacciones. En este Catlogo he agregado las columnas de Debe y Haber, pero no son necesarias. Como podrn ver, utilizo la funcin SumaProducto para sacar los montos Debitados o Acreditados. 2- Registro de las transacciones utilizando sus respectivas cuentas. 3- Mayorizacin de las mismas. 4- Crear una Hoja de Trabajo. Cuando se tiene experiencia este paso muchas veces no se hace.

CUENTA

NOMBRE

FECHA

DEBITOS

CREDITOS

10 40 10 14 16 10 20 10 35 15 10 11 10 11 30 50 10 61 11 71 10 72 14 73 16 78 15 74 21

Efectivo 01/08/2010 600,000.00 Capital Social registran transacciones en Excel, es bueno contar con un formato que se entienda bien. Es imp 01/08/2010 600,000.00 Cuando se Efectivo para eso utilizo la funcin Suma en las celdas G2 y H2, las cuales tambin contien en un Formato C 01/08/2010 60,000.00 Haber, se pondr en color Adelantado Alquileres Pagados porRojo, si son iguales, tendrn color Verde. 01/08/2010 60,000.00 Publicidad pagada por Adelantado 02/08/2010 37,500.00 Pueden ver que mi formato tiene Cuenta, Nombre, Fecha, Dbitos, Crditos, Detalle. 02/08/2010 Efectivo 37,500.00 02/08/2010 150,000.00 Mobiliario Y Equipo Recuerden que toda Partida tiene su Contra Partida. Por ningn motivo puede75,000.00 el monto en el D ser mayor 02/08/2010 Efectivo en cuenta que aunque los montos sean iguales, eso no quiere decir que se haya registrado bien una transa 02/08/2010 Documentos por Pagar 75,000.00 02/08/2010 Intereses pagados por Adelantado 13,375.00 ASIENTOS: Se les llama tambien Postear o Registrar. 02/08/2010 Efectivo 13,375.00 03/08/2010 400,000.00 Inventarios 03/08/2010 Efectivo 400,000.00 04/08/2010 250,000.00 Inventarios 04/08/2010 Cuentas por Pagar 250,000.00 31/08/2010 Ventas 900,000.00 31/08/2010 900,000.00 Efectivo 31/08/2010 270,000.00 Costo de Mercadera Vendida 31/08/2010 Inventarios 270,000.00 31/08/2010 Gastos de Sueldo 40,000.00 31/08/2010 Efectivo 40,000.00 31/08/2010 Gastos Alquileres 10,000.00 31/08/2010 Alquileres Pagados por Adelantado 10,000.00 31/08/2010 Gastos Publicidad 15,000.00 31/08/2010 Publicidad pagada por Adelantado 15,000.00 31/08/2010 Gastos Intereses 1,172.60 31/08/2010 Intereses pagados por Adelantado 1,172.60 31/08/2010 Gastos Depreciacin 1,250.00 31/08/2010 Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo 1,250.00

Sumas Iguales
DETALLE DE TRANSACCION 2,748,297.60 2,748,297.60

Inicio de Operaciones Capital Inicial que se entienda bien. Es importante saber si hay una diferencia entre el Debe y el bin contien Pago de AlquilerCondicional que evala si una celda es mayor que la otra, en un Formato Pago de Alquiler Publicidad Radio Uno Publicidad Radio Uno Compra de Equipo e ser mayorPago del 50%el Debe que en el Haber o viceversa. Pero tambin tomen el monto en del equipo ya registrado bien una transaccin, pero nos daremos cuenta en los Estados. Saldo a pagar de la compra de Equipo Intereses pagados por la compra de equipo Intereses pagados por la compra de equipo Compra de Mercadera Compra de Mercadera Compra de Mercadera Compra de Mercadera Venta de Mercadera Ingresos por ventas Costo de la mercadera Vendida Costo de la mercadera Vendida Sueldos Sueldos Alquileres Alquileres Gasto de 20 cuas de publicidad Gasto de 20 cuas de publicidad Intereses del mes Intereses del mes Gasto de Depreciacin Depreciacin Acumulada del mes

Cta 10 Efectivo 1,500,000.00 874,125.00 625,875.00 Saldos

Cta 40 Capital Social 600,000.00 600,000.00

11

Inventarios 650,000.00 270,000.00 380,000.00 Alquileres Pagados por Adelantado 60,000.00 10,000.00 50,000.00 Intereses pagados por Adelantado 13,375.00 1,172.60 12,202.40 Publicidad pagada por Adelantado 37,500.00 15,000.00 22,500.00 Mobiliario Y Equipo 150,000.00 150,000.00

42

Utilidades Retenidas 562,577.40 562,577.40 Ventas

14

50

900,000.00 900,000.00

15

61

Costo de Mercadera Vendida 270,000.00 270,000.00 Gastos de Sueldo 40,000.00 40,000.00 Gastos Alquileres 10,000.00 10,000.00 Gastos Publicidad 15,000.00 15,000.00 Gastos Depreciacin 1,250.00 1,250.00 Gastos Intereses 1,172.60 1,172.60

16

71

20

72

Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo 21 1,250.00 1,250.00 Cuentas por Pagar 250,000.00 250,000.00 Documentos por Pagar 75,000.00 75,000.00

73

30

74

35

78

Saldos

Las famosas cuentas T nos ayudan a mayorizar las transacciones. Como pueden ver, en la seccin verde de cada cuenta he puesto unas frmulas para saber automticamente si el saldo es Deudor o Acreedor (Debe o Haber). Observen que utilizo la funcin SumaProducto para mayorizar las transacciones. Es como si se hiciera a mano, pero sin la incomodidad de tener que escribir cada monto hacia abajo.

Hoja de Trabajo FGS

Balanza de Comprobacion Ajustes Debitos

10 11 14 15 16 20 21 30 35 40 42 50 61 71 72 73 74 78

Efectivo Inventarios Alquileres Pagados por Adelantado Intereses pagados por Adelantado Publicidad pagada por Adelantado Mobiliario Y Equipo Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Capital Social Utilidades Retenidas Ventas Costo de Mercadera Vendida Gastos de Sueldo Gastos Alquileres Gastos Publicidad Gastos Depreciacin Gastos Intereses

Tipo D D D D D D C C C C C C D D D D D D

Debitos

Creditos

874,125.00 380,000.00 60,000.00 13,375.00 37,500.00 150,000.00 270,000.00 40,000.00

250,000.00 75,000.00 600,000.00

900,000.00 10,000.00 - Noten que tanto al Debe como 15,000.00 as, debe revisarse primeramen 1,250.00 1,172.60 1,825,000.00 27,422.60

1,825,000.00 Utilidad/Prdida Neta

BALANZA DE COMPROBACION: En esta se montan todas las cuentas y sus saldos pero sin los ajustes. AJUSTES: Se anotan los ajustes segn los gastos de Intereses, Publicidad, Alquileres y Depreciacin Acumulada. SALDOS AJUSTADOS: En esta seccin se anotan las transacciones pero con los rebajos de los gastos que han tenido luga ESTADO DE RESULTADOS: Este nos indica si la empresa obtuvo una Prdida o una Utilidad (Ganancia) durante su period respectivo lugar, si es una Utilidad, saldr en el Debe, si es Prdida saldr al Haber. Los que BALANCE GENERAL: Este representa la situacin financiera de la empresa

oja de Trabajo FGS-COMPUTACION

Ajustes Creditos Saldos Ajustados Debitos Creditos Estado de Resultados Debitos Creditos Balance General Debitos Creditos

10,000.00 1,172.60 15,000.00 1,250.00

874,125.00 380,000.00 50,000.00 12,202.40 22,500.00 150,000.00

874,125.00 380,000.00 50,000.00 12,202.40 22,500.00 150,000.00 -

1,250.00 250,000.00 75,000.00 600,000.00 562,577.40

1,250.00 250,000.00 75,000.00 600,000.00 900,000.00 900,000.00 270,000.00 270,000.00 40,000.00 40,000.00 10,000.00 10,000.00 que tanto al Debe como al Haber, TODOS los saldos-son IGUALES. De no ser 15,000.00 15,000.00 debe revisarse primeramente los1,250.00 y de ah en-adelante. Asientos, 1,250.00 1,172.60 1,172.60 27,422.60 1,826,250.00 1,826,250.00 337,422.60 562,577.40 900,000.00 900,000.00 900,000.00

1,488,827.40

1,488,827.40

ciacin Acumulada. s gastos que han tenido lugar en las respectivas cuentas Ganancia) durante su periodo fiscal. He puesto una frmula para que salga automticamente en su dida saldr al Haber. Los que conocemos de Contabilidad, sabemos que respresenta las Utilidades Retenidas

FGS-COMPUTACION Estado de Resultados Al 31 de Agosto Ingresos 50 Ventas Menos Costo de Mercadera Vendida 61 270,000.00 Utilidad Bruta Gastos Gastos de Sueldo Gastos Alquileres Gastos Publicidad Gastos Depreciacin Gastos Intereses 630,000.00 900,000.00

71 72 73 74 78

40,000.00 10,000.00 15,000.00 1,250.00 1,172.60 Utilidad Neta

67,422.60 562,577.40

FGS-COMPUTACION Balance de Comprobacin Ajustado Al 31 de Agosto 10 11 14 15 16 20 21 30 35 40 42 Efectivo Inventarios Alquileres Pagados por Adelantado Intereses pagados por Adelantado Publicidad pagada por Adelantado Mobiliario Y Equipo Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Capital Social Utilidades Retenidas 874,125.00 380,000.00 50,000.00 12,202.40 22,500.00 150,000.00 1,250.00 250,000.00 75,000.00 600,000.00 562,577.40 1,488,827.40

1,488,827.40

FGS-COMPUTACION Estado de Situacin Al 31 de Agosto Activo 10 Efectivo 11 Inventarios 14 Alquileres Pagados por Adelantado Intereses pagados por Adelantado 15 16 Publicidad pagada por Adelantado 20 Mobiliario Y Equipo 21 Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo 874,125.00 380,000.00 50,000.00 12,202.40 22,500.00 150,000.00 1,250.00 Total Activo Pasivo 30 Cuentas por Pagar 35 Documentos por Pagar Total Pasivo Capital 40 Capital Social 42 Utilidades Retenidas Total Capital 148,750.00 1,487,577.40

250,000.00 75,000.00 325,000.00 600,000.00 562,577.40 1,162,577.40