MICROSOFT EXCEL

Sesin N 09:

Filtros y resumen de datos y Bsquedas

9.1. Filtrar los datos de un libro. 9.2. Reordenar los datos de un libro. 9.3. Validar los datos creando una regla de validacin.

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Filtrar datos Para tomar las decisiones empresariales adecuadas, a veces tiene que administrar grandes cantidades de datos. A menudo, slo tiene que centrarse en una parte de los datos, que es importante para una decisin empresarial determinada. Puede utilizar los filtros de Excel 2010 para ver nicamente los datos en los debe centrarse. Excel 2010 proporciona varias herramientas eficaces y flexibles, como Autofiltro, Autofiltro personalizado y Autocalcular, que puede usar para filtrar los datos y realizar clculos con los datos filtrados.

Identificar los filtros de Excel 2010 Una hoja de clculo de Excel 2010 puede contener grandes cantidades de datos. Sin embargo, podra interesarle no trabajar con todos los datos de una hoja de clculo a la vez. Puede filtrar los datos de una hoja de clculo de Excel 2010 especificando ciertos criterios. Los datos filtrados muestran slo las filas que cumplen los criterios especificados.

Tipo de filtro Autofiltro

Descripcin

Grfico

Puede utilizar la funcin Autofiltro de Excel 2010 para establecer un criterio y filtrar los datos de una hoja de clculo. Excel proporciona varias opciones de Autofiltro, por ejemplo 10 mejores y Por encima del promedio, que puede utilizar para filtrar los datos de la hoja de clculo. Por ejemplo, si desea ver el valor mximo de una columna de valores, puede crear un filtro 10 mejores para la columna seleccionando la opcin 10 mejores en Autofiltro. Para crear un filtro, haga clic en una celda para seleccionarla en el grupo de datos que desea filtrar. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, haga clic en Filtro. Excel 2010 muestra una flecha de filtro en el borde derecho de la celda superior de cada columna del rango seleccionado. La flecha indica

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que la funcin Autofiltro est activa. Si hace clic en la flecha de cualquier columna para la que ha creado un filtro, Excel 2010 muestra una lista de opciones de filtrado y ordenacin. Puede hacer clic para seleccionar cualquiera de las opciones de filtrado para filtrar los datos. Puede filtrar los datos de una lista en funcin de su valor o del color de las celdas. Por ejemplo, en una lista de datos, puede decidir ver slo las celdas de color rojo.

Autofiltro personaliz ado

Puede establecer ms de un criterio para el filtro y filtrar los valores de una lista de datos utilizando Filtro personalizado. Los valores de la lista de datos se filtran segn los criterios que define. Por ejemplo, puede definir criterios para ver todos los registros de ventas entre 25000 y 30000 dlares. Si hace clic en Filtro personalizado, Excel 2010 muestra un cuadro de dilogo que le ayuda a definir los criterios para el filtro. Puede establecer dos criterios diferentes, separados por los operadores de comparacin Y u O. Para filtrar una columna o una seleccin de forma que los dos criterios sean verdaderos, puede utilizar el operador Y. El criterio "mayor que e igual a 25000" Y "menor que e igual a 30000" le dar todos los registros de ventas entre 25000 y 30000 dlares. Para filtrar una columna o una seleccin de forma que uno de los criterios sea verdadero, puede utilizar el operador O.

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Resumir listas de datos

Para realizar clculos con los datos que ha filtrado, puede utilizar funciones como ALEATORIO o Autocalcular. Con la funcin ALEATORIO, puede seleccionar una muestra aleatoria de datos de un gran nmero de registros de una hoja de clculo. Con la funcin Autocalcular, puede calcular el promedio o el total de un grupo de celdas filtradas. Por ejemplo, imagine que tiene que seleccionar tres clientes de una lista de 1000, como ganadores de un sorteo. En esta situacin, puede utilizar la funcin ALEATORIO. Esta funcin genera un valor aleatorio entre 0 y 1 y lo compara con un valor de prueba incluido en la instruccin. Para seleccionar tres clientes de una lista de 1000, debe utilizar la instruccin RAND()<=0,3%. La frmula =SI(RAND()<=0,003,Verdadero,Falso) muestra VERDADERO cuando el valor es igual a o menor que 0,3 por ciento y FALSO cuando el valor es mayor que 0,3 por ciento. Puede buscar el total o el promedio de los valores de un grupo de celdas filtradas utilizando la funcin Autocalcular. Si se selecciona un grupo de celdas filtradas, Autocalcular muestra datos como el promedio de los valores de las celdas, la suma de los valores y el nmero de celdas visibles. Puede ver estos datos en la barra de estado de la parte inferior de la ventana de Excel. Autocalcular es un mtodo rpido para calcular los valores de un grupo de celdas filtradas. Sin embargo, Autocalcular no se puede usar para hacer que los resultados de los clculos estn disponibles en la hoja de clculo. Puede crear una frmula con la funcin SUBTOTAL para mostrar en la hoja de clculo el resultado de una operacin resumida de un grupo de celdas filtradas.

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Resumir listas de datos

Puede crear una frmula con la funcin SUBTOTALES para mostrar en la hoja de clculo el resultado de una operacin resumida de un grupo de celdas filtradas. La funcin SUBTOTALES tiene la sintaxis: SUBTOTALES(function_num; ref1; ref2; ...). El argumento function_num contiene el nmero de la operacin que desea utilizar para resumir los datos. Los argumentos ref1, ref2 junto con otros representan hasta 29 rangos que se deben incluir en el clculo. Por ejemplo, la frmula=SUBTOTALES(9; C3:C26; E3:E26; G3:G26) obtiene la suma de todos los valores de los rangos de celdas C3:C26; E3:E26 y G3:G26.

Nmero (incluye los valores ocultos) 1 2 3 4 5 6

Nmero (omite los valores ocultos) 101 102 103 104 105 106

Funcin

Descripcin

PROMEDIO CONTAR CONTARA MX MN PRODUCTO

107

DESVEST

108

DESVESTP

9 10

109 110

SUM VAR

11

111

VARP

Devuelve el promedio de los valores del intervalo. Cuenta las celdas del rango seleccionado que contienen nmeros. Cuenta las celdas del rango seleccionado que no estn en blanco. Devuelve el valor mayor (mximo) del rango seleccionado. Devuelve el valor menor (mnimo) del rango seleccionado. Devuelve el resultado de multiplicar todos los nmeros del rango seleccionado. Calcula la desviacin estndar de los valores del rango seleccionado, examinando una muestra de los valores. Calcula la desviacin estndar de los valores del intervalo, utilizando todos los valores. Devuelve el resultado de sumar todos los nmeros del intervalo. Calcula la varianza de los valores del rango seleccionado examinando una muestra de los valores. Calcula la varianza de los valores del intervalo, utilizando todos los valores.

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Volver a ordenar datos

Excel 2010 proporciona diversas opciones de ordenacin, como Orden ascendente y Orden descendente. Puede usar estas opciones para reorganizar y analizar los datos. Tambin puede buscar los totales parciales o subtotales de los valores de grupos de celdas dentro de un intervalo determinado de una hoja de clculo; para ello, puede dividir los datos en niveles. Adems, Excel 2010 proporciona funciones de bsqueda, como CONSULTAV y CONSULTAH, para buscar datos concretos en una lista de datos.

Opciones de ordenacin de Excel 2010

Al ordenar los datos de una hoja de clculo, reorganiza las filas en funcin del contenido de las celdas de una columna determinada. Puede ordenar los datos por texto, nmero, y fecha y hora de una o ms columnas. Tambin puede ordenar por una lista personalizada o por formatos como color de la celda, color de la fuente o conjunto de iconos. La mayora de las operaciones de ordenacin son ordenaciones de columna, pero tambin puede ordenar los datos por filas. Excel 2010 ofrece las siguientes opciones de ordenacin, que puede utilizar para ordenar los datos: Orden ascendente. Puede usar la opcin Orden ascendente para ordenar las filas de una hoja de clculo en orden ascendente.
o o o o o

Los nmeros se ordenan del nmero negativo ms bajo al nmero positivo ms alto. Las fechas se ordenan de la fecha ms antigua a la fecha ms reciente. El texto alfanumrico se ordena de izquierda a derecha, carcter por carcter. En los valores lgicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO. Las celdas en blanco se ponen siempre en ltimo lugar. Vistanos o comuncate con nosotros. Elas Aguirre 933 Fono 481614 cpead_cis@crece.uss.edu.pe

Orden descendente. Puede usar la opcin Orden descendente para ordenar las filas de una hoja de clculo en orden descendente. Los nmeros se ordenan del nmero positivo ms alto al nmero negativo ms bajo. Las fechas se ordenan de la fecha ms reciente a la fecha ms antigua. El texto alfanumrico se ordena de derecha a izquierda, carcter por carcter. En los valores lgicos, VERDADERO se coloca antes que FALSO. Las celdas en blanco se ponen siempre en ltimo lugar. Nota: Con los botones Orden ascendente y Orden descendente se ordenan las filas de una hoja de clculo en funcin del contenido de una columna. No puede utilizar estas opciones para ordenar los datos por dos o ms columnas.
Opciones de ordenacin de Excel 2010

Excel 2010 ofrece adems las siguientes opciones de ordenacin, que puede utilizar para ordenar los datos:

Cuadro de dilogo Ordenar. Puede usar el cuadro de dilogo Ordenar para ordenar las filas de una hoja de clculo por el contenido de ms de una columna. En el cuadro de dilogo Ordenar, puede especificar los criterios de ordenacin y, a continuacin, seleccionar el orden ascendente o descendente. En este cuadro de dilogo tambin puede agregar, mover, copiar y eliminar niveles de ordenacin.

Lista Personalizada. Puede usar una lista personalizada para ordenar las filas en un orden definido por el usuario. Excel 2010 proporciona una opcin de listas personalizadas con las listas integradas de da de la semana y mes del ao. Adems, puede crear su propia lista personalizada.

Organizar los datos en niveles Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir en Excel 2010, puede dividir los datos de la hoja de clculo en niveles y obtener un subtotal para cada nivel. La creacin de subtotales le permite mostrar u ocultar grupos de datos en las hojas de clculo. En esta demostracin, ver cmo organizar los datos en niveles agregando subtotales a una hoja de clculo y, a continuacin, utilizando el esquema que aparece para mostrar y ocultar distintos grupos de datos en la hoja de clculo.

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Funciones de Bsqueda
Muchas veces contamos en Excel con Tablas gigantes llena de datos sobre empleados, productos, pedidos, etc. y se nos solicita encontrar un elemento de toda esa lista de datos. Buscarlo manualmente va a ser muy difcil y tedioso, por lo que Excel2007 tiene las funciones de bsqueda que nos permite ubica dichos elementos y luego poderlos procesar o realizar las operaciones que deseemos. Entre las principales funciones empleadas en Excel tenemos la funcin CONSULTAV y la funcin CONSULTAH. 3.1.1. Funcin CONSULTAV La funcin CONSULTAV es la ms utilizada ya que permite buscar elementos en una tabla en forma vertical, es decir desde la fila ms superior hasta la ltima fila de la tabla. Su sintaxis es:

=CONSULTAV(VAL OR_BUSCADO, TABLA, NRO-COLUMNA, CRITERIO)

Generalment e es un CODIGO y que permite ubicar al elemento en la TABLA

Conjunto de datos organizados en filas y columnas de donde vamos a obtener los valores

Muy importante considerarlo. Indica en que columna de la tabla esta el valor a mostrar. Columna1=1 Columna2=2 Columna3=3

Los criterios son dos: FALSO (0) proporciona una bsqueda Exacta. VERDADERO (1) una bsqueda aproximada.

Por ejemplo, dado una tabla con el listado de trabajadores, se les solicita que ustedes busquen para cada trabajador de acuerdo al CODIGO, sus Apellidos, Nombres, Edad y Ciudad.

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En el ejemplo podemos distinguir la tabla con todos los trabajadores, pero nos ubicamos en la celda B17 y all digitamos la funcin CONSULTAV para hallar los APELLIDOS del trabajador 1525. =CONSULTAV (B16,A2:E12,2,FALSO) De donde: B16 A2:E12

Valor 2 Valor FALSO

Es el cdigo a ubicar en la tabla Es el rango de datos de la tabla. No se considera el encabezado de la tabla. Es la posicin del apellido en la tabla Indica que es una bsqueda Exacta

Completando los dems datos quedara de la siguiente manera:

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=CONSULTAV(B16,A2:E12,2,FALSO)

=CONSULTAV(B16,A2:E12,3,FALSO) =CONSULTAV(B16,A2:E12,4,FALSO)

=CONSULTAV(B16,A2:E12,5,FALSO)

3.1.1. Funcin CONSULTAH La funcin CONSULTAH es tambin importante y muy utilizada ya que permite buscar elementos en una tabla en forma horizontal, es decir desde la columna inicial hasta la columna final de la tabla. Su sintaxis es:

=CONSULTAH (VALOR_BUSCADO, TABLA, NRO-FILA, CRITERIO)

La funcin es similar a la funcin CONSULTAV con la diferencia que el tercer parmetro o argumento ya no es NRO-COLUMNA sino cambia a ser NRO-FILA.

Por ejemplo, se solicita mostrar para cada ao el Precio de las Cotizaciones de las Acciones, teniendo las siguientes consideraciones: precio mayor, precio menor e intervalo.

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=CONSULTAH(D9,B3:G6,2,FALSO)

=CONSULTAH(D9,B3:G6,3,FALSO)

=CONSULTAH(D9,B3:G6,4,FA LSO)
En la tabla podemos apreciar los aos organizados en columnas distintas, por lo que la funcin a utilizar seria CONSULTAH, y se pide para un ao dado (ejemplo 2008) hallar los precios dados. Nos ubicamos en la celda D11 para encontrar el precio ms alto para el ao 2008 y la funcin seria

=CONSULTAH (D9, B3:G6, 2, FALSO)

En donde: D9 B3:G6 Valor 2 Es el ao a consultar Es la tabla o matriz Es el indicador de posicin de la fila Mximo (1 esta los aos, 2 Mximo, 3 Mnimo, 4 Intervalo). Bsqueda exacta

FALSO

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Buscar datos mediante CONSULTAV Si desea buscar un valor en una hoja de clculo e insertarlo en otra parte de la hoja de clculo, puede usar la funcin CONSULTAV de Excel 2010. Por ejemplo, si desea buscar el importe total de las ventas del mes en curso, debe saber el precio de cada producto que se ha vendido en el mes en curso. Tenga en cuenta que el precio del producto se encuentra en la hoja de clculo que contiene los datos del inventario. Para insertar el precio del producto en la hoja de clculo con los datos de las ventas, debe buscar la hoja de clculo con los datos del inventario y buscar el precio de cada producto vendido en el mes en curso. A continuacin, debe insertar el precio del producto adecuado en la hoja de clculo con los datos de las ventas que corresponda a cada cdigo de producto. Excel 2010 simplifica esta tarea proporcionando la funcin CONSULTAV, que le ayuda a buscar e insertar los datos. La funcin CONSULTAV busca un valor determinado en una columna de una hoja de clculo, copia el valor necesario de la columna y lo inserta en la fila correspondiente de otra hoja de clculo. Tambin puede asociar los datos de una hoja de clculo a los datos de otra hoja de clculo mediante el uso de valores nicos. Nota Si desea buscar un valor en una o varias filas, puede utilizar la funcin CONSULTAH. La funcin CONSULTAH compara el valor de una columna de la primera fila de una tabla y devuelve el valor en el nmero de fila especificado de la misma columna.
Buscar datos mediante CONSULTAV
Sintaxis de la funcin CONSULTAV La sintaxis de CONSULTAV consta de cuatro argumentos y se define como: VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) En la tabla siguiente se describen los valores necesarios para los argumentos de la funcin CONSULTAV. Argumento lookup_value Valor esperado Este argumento acepta el valor de la primera columna del rango con nombre especificado por el argumento table_array. El argumento lookup_value puede ser un valor, una referencia a una celda o una cadena de texto. Este argumento acepta el rango de varias columnas, el nombre del intervalo o la tabla de datos en que se va a buscar. Este argumento acepta el nmero de la columna del rango con nombre con el valor que se va a obtener. Este argumento acepta los valores VERDADERO o FALSO. El valor VERDADERO indica que la funcin debe buscar una coincidencia aproximada. El valor FALSO indica que la funcin debe buscar una coincidencia exacta. El valor predeterminado es VERDADERO.

table_array col_index_num range_lookup

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Aspectos que se deben tener en cuenta para usar la funcin CONSULTAV Cuando use la funcin CONSULTAV para buscar datos, tenga en cuenta lo siguiente: Al buscar valores de texto en la primera columna de la matriz de tablas, asegrese de que los datos de la primera columna de la matriz de tablas no tienen espacios en blanco ni al principio ni al final, un uso incorrecto de comillas, ni caracteres no imprimibles. En estos casos, CONSULTAV puede devolver un valor incorrecto o inesperado. Al buscar valores numricos o de fecha, asegrese de que los datos de la primera columna del argumento table_array no se han guardado como valores de texto. En ese caso, CONSULTAV puede devolver un valor incorrecto o inesperado. Si el argumento range_lookup tiene el valor FALSO y el argumento lookup_value est configurado como texto, puede utilizar los caracteres comodn (signo de interrogacin y asterisco) en el argumento lookup_value. Un signo de interrogacin coincide con cualquier carcter individual y un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogacin o un asterisco, agregue el signo ~ antes del carcter.

Estructura de la funcin CONSULTAV

La funcin de ConsultaV permite la bsqueda de un valor en la matriz auxiliar y devuelve un valor de la misma fila que corresponde a otra columna de la matriz auxiliar, los primeros tres argumentos son obligatorios. Sintaxis es; CONSULTAV(Valor a buscar; Matriz de bsqueda, Columna, Valor lgico)

Valor que est en la columna de la extrema izquierda

Valor que est en la columna de la extrema izquierda

Valor que est en la columna de la extrema izquierda

Valor que est en la columna de la extrema izquierda

1) Valor_buscado: se entiende como el criterio que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla que puede ser un valor o una referencia. 2) Matriz_buscar_en: Dos o ms columnas de datos. Usa una referencia a un rango o un nombre de rango. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas del texto son equivalentes 3) Indicador_columnas: es un nmero entero que especfica que columna de la matriz auxiliar deseas mostrar en la tabla general. 4) Ordenado: Es el valor lgico que especifica si la funcin Excel CONSULTAV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:

Ejemplo 01: Un profesor tiene una tabla con las notas de un alumno puestas en nmeros y quiere completarla poniendo las notas en palabras

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Ingresa los datos de las tablas en diferentes hojas

Para hacer esto cuenta con otra tabla de equivalencias

Aplicando la formula:

Donde B2: Es la primera nota de la tabla1 de la hoja1. ESCALA: es el nombre que se ha asignado a la tabla2 de la hoja2 (asignacin de nombres a un conjunto de valores). 2: es el indicador de columna de la tabla2 de la hoja2 que deseas mostrar en la tabla1.

A continuacin se arrastra la funcin hasta completar la tabla con el puntero de relleno.

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En este caso la matriz de bsqueda est en otra hoja, pero puede estar en cualquier lado, incluso dentro de otra tabla.

El significado de la V en el nombre de la funcin refiere a que hace una bsqueda vertical que en la versin 2010 se denomina ConsultaV..

Ejemplo 02:
Se quieren obtener la cantidad de frutas vendidas por la empresa FrutasFrescas.SAC, para ello utilizaremos la funcin Excel CONSULTAV. En la imagen anexa se muestra la tabla de donde se desean obtener los datos, solo debes ingresar por teclado el cdigo y se debe mostrar el nombre de la fruta y la cantidad vendida en las celdas sealadas.

Este valor se ingresa por teclado. Aplicar la ConsultaV. formula

=CONSULTAV(C23;FRUTAS;2) C23: Representa el valor buscado que en este caso es el cdigo a ingresar por teclado.. FRUTAS: Representa la matriz donde se van a buscar los datos. 2: Representa el indicador de columnas de donde se va a extraer la informacin

El resultado final del ejemplo sera algo como lo que se muestra a continuacin:

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Validacin de datos Para garantizar que los datos de las hojas de clculo son precisos, puede realizar la validacin de datos. Excel 2010 proporciona una herramienta de validacin de datos que le ayuda a controlar la informacin que se escribe en una hoja de clculo. Puede crear una regla de validacin que restrinja los datos que los usuarios pueden escribir en una hoja de clculo. En Excel 2010, puede crear mensajes que informen al usuario sobre qu valores se esperan antes de que los escriba. Validacin de datos en Excel 2010

Cuando crea un libro, es posible que necesite que varios usuarios lo utilicen. En ese caso, es importante que la entrada de datos en el libro sea precisa, para garantizar que los datos registrados son coherentes. Puede usar la herramienta de validacin de datos de Excel 2010 para controlar los datos que se escriben en los libros. Vistanos o comuncate con nosotros. Elas Aguirre 933 Fono 481614 cpead_cis@crece.uss.edu.pe

Cuando un usuario escribe un valor en una celda, la herramienta de validacin de datos lo comprueba. La herramienta de validacin garantiza que el valor que ha escrito el usuario es vlido en funcin de los criterios especificados para la celda. Mediante el establecimiento de reglas de validacin en un libro, puede evitar que un usuario inserte datos incorrectos en una celda o un rango de celdas. Por ejemplo, puede impedir que un usuario escriba datos de texto en una celda en la que desea guardar nmeros de telfono. Puede definir el tipo de datos que Excel 2010 debe almacenar en una celda determinada. Puede crear las reglas de validacin utilizando el cuadro de dilogo Validacin de datos. El cuadro de dilogo ofrece una serie de opciones para validar nmeros enteros, decimales, fechas, horas y texto. Tambin puede crear mensajes que indiquen qu valores puede escribir un usuario en una celda determinada. Si los datos que escribe el usuario no son vlidos, puede repetir las condiciones en un mensaje de error personalizado. En Excel 2010, puede crear reglas de validacin para celdas en las que ya se han escrito datos. Puede configurar Excel 2010 de forma que marque las celdas de la hoja de clculo con datos que infringen la regla de validacin de la celda.

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MICROSOFT EXCEL
Sesin N 10:

Tablas y grficos dinmicos en Excel

10.1. Crear y manipular informes de tablas dinmicas. 10.2. Editar y dar formato a informes de tablas dinmicas. 10.3. Crear y personalizar un grfico.

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Crear y manipular informes de tablas dinmicas Excel 2010 se ha diseado para que su trabajo sea ms eficaz y menos tedioso. Supongamos que ha compilado una larga lista de datos, por ejemplo, cifras de ventas para cada producto que fabrica su compaa. Desea crear un resumen informativo de la larga lista de datos. No obstante, la tarea de escribir frmulas, cortar y pegar informacin, y organizar los totales en una nueva tabla para crear un resumen puede resultar tediosa. En esta situacin, puede reorganizar los datos en una hoja de clculo mediante la creacin de tablas dinmicas. Las tablas dinmicas, o informes de tablas dinmicas como se denominan en Excel 2010, puede ordenar, filtrar y resumir automticamente los datos almacenados en una hoja de clculo. Puede usar un informe de tabla dinmica para analizar los datos, por ejemplo, para efectuar comparaciones, detectar patrones y relaciones, y analizar tendencias.

Crear una Tabla Dinmica:

Pasos (De la misma manera podemos crear un Grfico Dinmico.) 1. Hacer clic en la Pestaa Insertar, Grupo Tablas y elegimos Tablas Dinmicas

2. Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podemos seleccionar los datos que queremos analizar incluyendo los encabezados y el lugar donde queremos ubicarla.

3. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla, donde podemos elegir los datos que se visualizaran en la tabla dinmica, arrastrando los elementos al pie del panel.

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4. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones que nos permitir modificar la estructura de dicha tabla.

Ejemplo 01: Analizar las ventas de los artculos del almacn con el cdigo de referencia y el mes de compra, sabiendo el total por producto.

Aplicando Tablas dinmicas segn los pasos sealados obtendramos lo siguiente:

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Eliminar una Tabla Dinmica:

Para eliminar una tabla dinmica debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

Modificar una Tabla Dinmica:

Se activan dos pestaas en la barra de men:

Asignarle a la TD lo siguiente: Pestaa Opciones. Nombre: Reporte 01 Campo Activo: Mnimo producto Los datos en forma centrada. Agrupar los meses por trimestre. Mostrar la suma del campo importe (opcin frmula) Pestaa Diseo: Estilo de TD claro 17

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Filtros a una Tabla Dinmica:

Los informes de tablas dinmicas pueden resumir una gran cantidad de conjuntos de datos en una tabla relativamente pequea. No obstante, si desea mostrar slo una parte de un informe de tabla dinmica, puede filtrar los datos del informe de tabla dinmica. Al filtrar un informe de tabla dinmica, puede seleccionar los valores que desea que el informe de tabla dinmica incluya. En esta demostracin, ver cmo crear un filtro en un informe de tabla dinmica y filtrar los datos de un informe de tabla dinmica.

Nos permite visualizar los datos ms importantes en un momento dado mediante condiciones simples o complejas de varios campos. Por ejemplo: Filtrar TD que muestre los artculos con cdigo de referencia 4487 del mes de Enero.

Filtrar datos de la TD que muestre los artculos del 1er. Trimestre cuya suma del campo Inters sea mayor a 15.

Modificar formulas en una tabla dinmica:

En un informe de tabla dinmica, los datos del rea Valores muestra un resumen de los datos de origen. De forma predeterminada, un informe de tabla dinmica resume nmeros en el rea Valores mediante la funcin Suma y resume texto con la funcin Contar. Puede cambiar estas funciones predeterminadas y resumir los datos de origen de varias formas. Por ejemplo, puede optar por resumir los datos de origen con funciones como Promedio o Producto. Puede cambiar la presentacin de los datos del rea Valores mediante la creacin de un clculo personalizado para los datos. Puede resumir los datos del rea Valores mediante el uso de datos de otras celdas y puede cambiar la presentacin de los datos. Por ejemplo, puede mostrar el porcentaje de participacin de cada celda en el total de la columna en un informe de tabla dinmica.

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Las formulas insertadas en una TD se pueden modificar ubicando el cursor en cualquier celda de la TD que necesitamos actualizar y hacer clic con el botn derecho del ratn aparece un men emergente con diversas opciones (debemos escoger la opcin Configuracin de campo de valor...)

Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la pestaa Opciones.

Ejemplo: Modificar la formula mnimo por promedio:

Mostrar y ocultar detalles de un informe de tabla dinmica

Una hoja de clculo puede contener un volumen grande de datos. Si desea centrar en un determinado conjunto de datos de una hoja de clculo, la bsqueda de datos se convierte en una tarea tediosa. Excel 2010 ayuda a filtrar los valores de un informe de tabla dinmica. Puede ocultar y contraer detalles de niveles del valor en el informe de tabla dinmica para ver nicamente los datos necesarios. Puede mostrar u ocultar datos en un informe de tabla dinmica si usa los botones para mostrar u ocultar detalles.

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Por ejemplo, si la hoja de clculo contiene datos anuales, puede hacer clic en el control de mostrar detalles que est situado junto a un encabezado y elegir la presentacin de los detalles para dicho ao. Si hace clic en el control de ocultar detalles del ao, el control oculta los valores de los meses individuales y muestra nicamente los valores totales del ao. Para filtrar un informe de tabla dinmica, puede hacer clic en el botn Mostrar u Ocultar de la ficha Opciones. El botn Mostrar est indicado por un signo ms en un cuadro y el botn Ocultar se indica con un signo menos en un cuadro.

Aplicar formatos a un campo Excel 2010 ayuda a dar formato a un informe de tabla dinmica mediante la aplicacin de varios estilos. Puede mejorar la legibilidad de una hoja de clculo que contiene un informe de tabla dinmica si aplica un formato de nmero al campo Valores del informe de tabla dinmica. Por ejemplo, puede aplicar un formato nmero al campo Valores para mostrar el nmero 10000 como 10.000. Tambin puede usar Excel 2010 para aplicar un formato condicional a las celdas de un informe de tabla dinmica. Puede aplicar un formato condicional a cada celda del campo Valores, a cada celda del mismo nivel que la celda seleccionada (como una celda normal, una celda de subtotal o una celda de total general) o a cada celda del campo de informe de tabla dinmica. Despus de aplicar el formato condicional, Excel 2010 muestra una etiqueta inteligente Opciones de formato que ofrece tres opciones para aplicar formatos condicionales al informe de tabla dinmica. Tambin puede dar formato a una celda de un informe de tabla dinmica si aplica un estilo de la galera de estilos de tabla dinmica. Excel 2010 tambin le ofrece la opcin de bandas en las filas de un informe de tabla dinmica. Si selecciona un estilo de la galera que ofrezca filas en bandas como opcin, puede activar la casilla de verificacin Filas con bandas para distribuir en bandas las filas del informe de tabla dinmica.

Crear un informe de tabla dinmica a partir de datos externos Excel 2010 slo admite determinados formatos de archivos. Es posible que desee crear un informe de tabla dinmica con los datos en una hoja de clculo con un formato de archivo que no admite Excel 2010. Puede transferir hojas de clculo de un programa a otro exportando los datos del programa original a un archivo de texto. A continuacin, puede crear el informe de tabla dinmica con los datos que se han importado del archivo de texto. En esta demostracin, ver cmo importar una lista de datos de un archivo de texto en Excel 2010 para crear un informe de tabla dinmica.

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Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.

Para cambiar el aspecto del grfico se activan en la barra de men tres opciones Diseo, Presentacin y formato que son las mismas opciones en la sesin de Grficos en Excel. Ejemplo:

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Ejercicio de Tablas y Grficos Dinmicos:

Digitar la siguiente tabla en Excel:

a) Crear una tabla dinmica a partir de la tabla anterior para saber de cada coche, en cada mes, cuntas horas hemos empleado en repararlo y el desembolso realizado. b) Visualizar nicamente las reparaciones del mes de Enero y Febrero. c) Crear una grfica de la tabla dinmica. d) Guardar los cambios realizados

Desarrollo:
1. Seleccionar la tabla 2. Clic en la barra de men Insertar / TD .. Aceptar 3. Arrastrar los siguientes campos a:
MES a la zona COD. AUTO a la zona HORAS a la zona de TOTAL a la zona de . . . .

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4. Haz clic en la flecha de valores en el rea de rtulos de columnas y selecciona Mover a rtulos de fila en el men contextual.

5. La TD adopta el siguiente aspecto:

6. Ahora visualizaremos las reparaciones del mes de Enero y Febrero (Hacer clic sobre la flecha que aparece a la derecha del campo MES y desmarcar los meses excepto Enero y Febrero).

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7. Creamos la grafica de la TD: Clic en la pestaa Opciones de la barra de Men / Grafico Dinmico. Escoger el tipo de Grafico Columna del modelo Cilindro apilado en 100%.

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