MANUAL DE LIQUIDACION DE CONVENIOS DECRETO DE URGENCIA N 085-2009

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MANUAL DE LIQUIDACION DE CONVENIOS DU N 085-2009

I. OBJETIVO
Establecer el procedimiento general para liquidar Convenios de Financiamiento suscritos por la entidad pblica para el financiamiento de proyectos de Infraestructura bajo la modalidad de Ncleo Ejecutor.

II.

ALCANCE
El presente Manual ser de aplicacin y estricto cumplimiento por parte de los representantes del Ncleo Ejecutor, Residente, Supervisor de Proyectos, Responsable de Obra de la Entidad Pblica, Encargado de Liquidaciones de la Entidad Pblica, Responsable de Contabilidad y de Tesorera de la Entidad Pblica y el responsable de la Entidad Pblica.

III. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

3.1. Liquidacin: Es el acto de administracin a travs del cual la Entidad Pblica determina formalmente el monto efectivamente gastado en un proyecto concluido y operativo en concordancia con el Convenio de Financiamiento, reflejado en la valorizacin final y sobre la base de la revisin de toda la documentacin sustentatoria del gasto que demuestre la correcta utilizacin de los recursos recibidos. La liquidacin se sustenta en: a) La obra ejecutada de acuerdo al Estudio Definitivo b) La rendicin final de cuentas, que viene a ser el conjunto de documentos contables y administrativos que demuestran la correcta utilizacin de los recursos recibidos, adems de reflejar la inversin realizada durante el desarrollo del proyecto. 3.2. Pre Liquidacin: Es el acto de administracin a travs del cual la Entidad Pblica determina formalmente el monto efectivamente gastado en un proyecto antes de su conclusin, de acuerdo a lo sealado en el presente Manual.

IV. PROCEDIMIENTOS 4.1. PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA PRE LIQUIDACION DE CONVENIOS 1. La pre liquidacin del Convenio se efectuar mensualmente. Asimismo, se efectuar cuando se haya resuelto el contrato del Residente o cuando se haya efectuado el cambio del Presidente y/o Tesorero del Ncleo Ejecutor. Para el caso de la preliquidacin mensual, la documentacin que sustenta sta es la documentacin que presenta el Inspector Residente en sus informes mensuales, de acuerdo a lo sealado en la Gua para la conformacin y Gestin de los Ncleos Ejecutores a la cual deber adicionarse la documentacin sustentatoria de gastos en original generada durante el mes que corresponde a la fecha de presentacin del Informe. Para el caso de la preliquidacin por resolucin del contrato del Inspector Residente o cambio del Presidente y/o Tesorero del Ncleo Ejecutor, el Supervisor de Proyectos, una vez verificado las causales antes sealadas, solicitar a los representantes del Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente como mnimo, la 2

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presentacin de un Informe completo sobre el estado del proyecto as como la entrega de los documentos que se detallan a continuacin: a) Valorizacin de Avance de Obra b) Resumen de Estado Financiero c) Manifiesto de Gastos (por rubros) d) Relacin de material en cancha e) Comprobantes de Pago originales f) Plano de Replanteo (en caso de existir modificaciones) (*). g) Copia del ltimo estado de la cuenta bancaria del Ncleo Ejecutor h) Memoria Descriptiva de la obra ejecutada (*) (*) Aplicable en el caso que se resuelva el contrato del Inspector Residente. 4. La presentacin de la preliquidacin por resolucin de contrato o cambio del Presidente y/o Tesorero del Ncleo Ejecutor, se realizar en un plazo perentorio de diez (10) das calendario, posteriores a la fecha de la resolucin o cambio del Presidente y/o Tesorero del Ncleo Ejecutor. 5. En el caso de los convenios en que por la lejana de la obra (por ejemplo en zonas de selva), no se pueda cumplir con el plazo antes indicado, el responsable la Entidad Pblica podr ampliar el plazo para la presentacin de la documentacin indicada en el numeral 5.1.3, debiendo cautelar el estricto cumplimiento del plazo establecido y sealar dicha situacin en el informe final. 6. El Supervisor de Proyectos revisar los documentos que sustentan la pre liquidacin en un plazo no mayor de siete (7) das calendario contados desde su recepcin. 7. El Supervisor de Proyectos verificar entre otros, que la documentacin se encuentra completa y si lo sealado en la misma es concordante con lo ejecutado, tal como ha sido establecido en el Convenio de Financiamiento, Gua para la conformacin y Gestin de los Ncleos Ejecutores u otra documentacin relativa a la ejecucin del proyecto. 8. De efectuar observaciones a la preliquidacin presentada, el Supervisor de Proyectos notificar las mismas a los representantes del Ncleo Ejecutor e Inspector Residente para que procedan a levantarlas dentro del plazo otorgado en la notificacin. 9. De encontrar conforme la documentacin de preliquidacin, se deber emitir el Informe de Conformidad de acuerdo al Anexo N 2 del presente Manual, el mismo que deber remitirse conjuntamente con la documentacin sustentatoria a la Entidad Pblica. 10. Una vez recibida la preliquidacin, la Entidad Pblica registrar la presentacin de la misma en el Sistema de Informacin y se derivar al Responsable de Obra de la Entidad Pblica, quien revisar los documentos que sustentan la preliquidacin en un plazo no mayor a tres (3) das calendario contados desde su recepcin. El Responsable de la Entidad Pblica podr autorizar la ampliacin del plazo establecido previo sustento; debiendo efectuar el seguimiento correspondiente al cumplimiento del nuevo plazo. 11. De encontrar conforme la documentacin sustentatoria, el Responsable de Obra de la Entidad Pblica emitir el respectivo Informe y, previo registro en el Sistema de Gestin de Proyectos, remitir el respectivo Informe as como sus antecedentes al encargado de Liquidaciones de la Entidad Pblica. 12. El Informe del Responsable de Obra de la Entidad Pblica contendr el pronunciamiento sobre la procedencia tcnica para que se prosiga con la preliquidacin e indicar entre otros, si la documentacin que sustenta la preliquidacin se ajusta a lo ejecutado, as como si evidencia que se ha seguido lo establecido en el Convenio de Financiamiento, Gua para la conformacin y Gestin de los Ncleos Ejecutores u otra documentacin relativa a la ejecucin del proyecto.

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13. El encargado de liquidaciones de la Entidad Pblica revisar los documentos que sustentan la preliquidacin en un plazo no mayor a tres (3) das calendario contados desde su recepcin. De considerarlo pertinente el Responsable de la Entidad Pblica podr autorizar la ampliacin del plazo establecido previo sustento; debiendo efectuar el seguimiento correspondiente al cumplimiento del nuevo plazo. 14. El encargado de liquidaciones de encontrar conforme la documentacin sustentatoria, emitir el respectivo Informe Tcnico Econmico de Pre Liquidacin y previo registro en el Sistema de Gestin de Proyectos de la Entidad Financiadora, remitir el mismo as como sus antecedentes al Responsable de la Entidad para conocimiento. 15. De efectuar observaciones a la preliquidacin presentada, el Responsable de Obra y el Encargado de Liquidaciones del Entidad Pblica previo registro en su Sistema de Gestin de Proyectos, remitirn las mismas, en forma conjunta, al Responsable de la Entidad Pblica para que efecte la notificacin a los representantes del Ncleo Ejecutor, Residente y/o Supervisor de Proyectos, segn corresponda, otorgndoles un plazo para que procedan a levantarlas, debiendo la Unidad correspondiente, efectuar el seguimiento correspondiente. 16. La documentacin sustentatoria de la preliquidacin, as como los Informes de Conformidad del Supervisor de Planta y del Encargado de Liquidaciones, sern custodiados en el Archivo del Entidad financiadora.

4.2.

PROCEDIMIENTO PARA APROBAR LA LIQUIDACION DE CONVENIOS 1. A la culminacin del proyecto de acuerdo a lo establecido en el Convenio de Financiamiento, los representantes del Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente debern presentar al Supervisor de Proyectos, la documentacin complementaria sustentatoria para la rendicin final de cuentas en original, necesaria para proceder a la liquidacin del referido convenio, siendo esta la siguiente. a) Informe Final de desarrollo fsico y financiero del proyecto debidamente suscrito, que deber contener como mnimo lo sealado en el Anexo N 01. b) Memoria Descriptiva Valorizada; que deber contener como mnimo: b.1 Cuando la obra sea inscribible; los requisitos establecidos en el procedimiento que regule el saneamiento fsico-legal y contable de la infraestructura social y econmica financiada por la Entidad Pblica, que son rea total del terreno, rea ocupada y libre, linderos y medidas perimtricas y colindantes del inmueble, as como del material de construccin utilizado y distribucin de la fbrica, datos registrales si los hubiere, valor de la obra y destino de la misma. b.2 Cuando la infraestructura no sea inscribible; se deber sealar igualmente los datos que se indican en el literal anterior y cuando corresponda, adems deber aadirse las referencias que permitan la ubicacin exacta de la obra y/o lugares de su ejecucin. c) Fotografas del proceso constructivo y culminacin de la obra d) Acta de Terminacin de Obra e) Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra. Para el caso de obras de electrificacin se presentara el documento de la concesionaria del cual conste la recepcin/conformidad de la obra de electrificacin o en su defecto el Acta de Inspeccin y Prueba. f) Minuta de Declaratoria de Fbrica (slo para edificaciones) g) Acta de Rendicin de Cuentas Final h) Valorizacin de Aporte Comunal (sustentado en Hoja de Jornales y/o Tareo). i) Valorizacin de Aporte de Terceros j) Valorizacin Final de la Obra k) Manifiesto de Gastos 4

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l) Documentacin sustentatoria del Gasto (que incluir copia de los Contratos de los Agentes, segn corresponda) m) Resumen Final del Estado Financiero n) Extracto Bancario de la Cuenta de Ahorros y/o Cuenta Corriente cancelada. o) Cuadro resumen de movimiento de almacn p) Acta Valorizada de Sobrantes de Obra. q) Cuaderno de Obra. r) Acta de Entrega del Terreno; la que deber ser elaborada cuando corresponda. s) Planos o croquis de replanteo (si existieran modificaciones) t) Plano de Ubicacin y Plano Perimtrico de la Obra (slo para edificaciones). u) Constancia de devolucin a la Entidad Pblica del monto no ejecutado. v) Documentos que acrediten la presentacin de los informes mensuales del Residente. 2. En el caso que existan montos que no hayan sido ejecutados o gastados, estos sern devueltos a la Entidad Pblica. El Responsable de Obra de la Entidad Pblica, Capacitador y Asistente Administrativo, o quienes hagan sus veces, otorgarn su conformidad al monto de devolucin suscribiendo la Ficha de Control de devoluciones. El responsable de la Entidad Pblica remitir al responsable de Tesorera el documento que acredite la devolucin a la Entidad Pblica, adjuntando copia de dicho documento as como la referida Ficha al Informe del Responsable de Obra de la Entidad Pblica que forma parte del expediente de liquidacin. El Responsable de Tesorera de la Entidad Pblica registrar la devolucin en un plazo no mayor de diez (10) das hbiles contados desde la recepcin del documento que acredita la devolucin. Seguidamente, el Responsable de Tesorera de la Entidad Pblica deber comunicar al Responsable de Contabilidad de la Entidad Pblica de dicha devolucin entregando la documentacin del depsito efectuado. Asimismo, se efectuar la devolucin correspondiente a cualquier otra fuente de financiamiento debindose adjuntar el documento que acredite dicha devolucin. El Supervisor de Planta de la Entidad Pblica deber efectuar el seguimiento a las actividades del Supervisor de Ncleos Ejecutores, para que la documentacin a que se refiere el numeral 5.2.1 que conforma el Expediente de Liquidacin del Convenio, sea presentada por los representantes del Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente al Supervisor de NE dentro de los siete (7) das calendario posteriores a la fecha de culminacin del proyecto. Para el cmputo del plazo de presentacin de la documentacin sustentatoria para la rendicin final de cuentas, se tendr en cuenta la fecha indicada en el Acta de Terminacin de Obra. En los convenios que cuenten con componente de Capacitacin, la presentacin del expediente de Liquidacin del Convenio, se efectuar dentro de los treinta (30) das calendario posteriores a la fecha de culminacin del proyecto. Para el caso de los convenios en que por la lejana de la obra (por ejemplo en zonas de selva), no se pueda cumplir con el plazo antes indicado, el Supervisor de NE, con la opinin favorable del Entidad Pblica, podr ampliar el plazo para la presentacin del expediente de liquidacin del convenio, debiendo cautelar el estricto cumplimiento del plazo establecido y sealar dicha situacin en el Informe Final. El Supervisor de Planta revisar el expediente de Liquidacin del Convenio presentado, en un plazo no mayor a siete (7) das calendario contados desde su recepcin. De encontrarlo conforme, visar el mismo y emitir su Informe que deber contener como mnimo lo sealado en el Anexo N 2. En dicho informe se incluir lo pertinente a la preliquidacin as como a las coordinaciones realizadas por el Ncleo Ejecutor con los representantes de la Entidad Receptora a efectos de llevar a cabo la transferencia cuando corresponda, lo cual formar parte del Expediente de Liquidacin del Convenio. 5

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De efectuarse observaciones al Expediente de Liquidacin del Convenio, el Supervisor de NE informar de ello a la Entidad Pblica y notificar las mismas a los representantes del Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente, para que procedan a levantarlas en el plazo otorgado en la notificacin. La revisin del expediente de Liquidacin del Convenio, por parte del Supervisor de Planta comprender lo siguiente : a) Verificar que el Expediente de Liquidacin cuente con la documentacin referida en el numeral 5.2.1 del presente Manual. b) Verificar que el Expediente de Liquidacin presentado corresponde a la obra fsicamente ejecutada de acuerdo al Estudio Definitivo aprobado. c) Verificar el cumplimiento de lo establecido en el Convenio de Financiamiento, Anexos y modificatorias as como en la Gua de ncleos Ejecutores DU 085-2009. d) Evaluar la documentacin tcnica econmica presentada en su forma y contenido. Emitido el informe de conformidad por parte del Supervisor de NE, ste entregar el Expediente de Liquidacin del Convenio, (previa visacin del mismo), a la Entidad Pblica, para que luego de registrar en su Sistema de Gestin de Proyectos la presentacin del referido Expediente de Liquidacin, sea derivado la Unidad Responsable para su revisin en los aspectos tcnicos. La unidad correspondiente a la Entidad Pblica financiadora revisar el Expediente de Liquidacin del Convenio en un plazo no mayor a siete (7) das calendario contados desde su recepcin; teniendo en cuenta la documentacin establecida en la Gua para la conformacin de Ncleos Ejecutores para la terminacin del proyecto, como la documentacin de preliquidacin del convenio que deber adjuntar al expediente de liquidacin. Asimismo, adjuntar copia del convenio de financiamiento, adendas y dems documentos que acrediten la presentacin de los informes del Supervisor de Ncleos Ejecutores. Asimismo el Responsable de la Entidad Pblica podr autorizar la ampliacin del plazo establecido previo sustento de las causas que lo originaron y para cuyo efecto deber realizar el seguimiento que corresponde al cumplimiento del nuevo plazo. De encontrar conforme el Expediente de Liquidacin del Convenio presentado, la unidad correspondiente emitir un Informe que deber contener como mnimo lo sealado en el Anexo N 3. Dicho Informe conjuntamente con el expediente de Liquidacin del Convenio, previo registro en su Sistema de Gestin de Proyectos, se derivar al Encargado de Liquidaciones del Entidad Pblica para su revisin contable. El Encargado de Liquidaciones de la Entidad Pblica, revisar el Expediente de Liquidacin del Convenio en un plazo no mayor a siete (7) das calendario contados a partir del momento de su recepcin. Asimismo el Responsable de la Entidad Pblica podr autorizar la ampliacin del plazo establecido previo sustento de las causas que lo originaron y para cuyo efecto deber realizar el seguimiento que corresponde al cumplimiento del nuevo plazo. De encontrar conforme el Expediente de Liquidacin presentado, el Encargado de Liquidaciones de la Entidad Pblica emitir el Informe de conformidad y registrar en el Sistema el Informe de Liquidacin Tcnico Econmico. Asimismo y previo registro en su Sistema de Gestin de Proyectos, comunicar al Responsable de Contabilidad de la Entidad Pblica para la revisin y conciliacin correspondiente; la misma que deber efectuarse en un plazo no mayor de tres (3) das calendario. Contando con la conciliacin respectiva va sistema, se elaborar el documento de Aprobacin de Liquidacin de Convenios que corresponda, de acuerdo al formato aprobado por la ENTIDAD PBLICA. De efectuar observaciones al Expediente de Liquidacin del Convenio, la unidad correspondiente de la Entidad Pblica y el Encargado de Liquidaciones del Entidad Pblica previo registro en el Sistema de Gestin de Proyectos, remitirn las mismas, 6

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en forma conjunta, al Responsable de la Entidad Pblica para que efecte la notificacin al rgano representativo del Ncleo Ejecutor, Residente y/o Supervisor de Proyectos, segn corresponda, otorgndoles un plazo para que procedan a levantarlas; debiendo la unidad correspondiente, efectuar el seguimiento correspondiente. En el caso que existan montos que no hayan sido ejecutados o gastados, se anexar al Informe del Supervisor de Planta de la Entidad Pblica que forma parte del Expediente de Liquidacin, copia de la Ficha de Control de devoluciones as como copia del cargo del documento por el cual la Entidad Pblica ha remitido al Responsable de Tesorera de la Entidad Pblica el monto devuelto. De evidenciarse irregularidades, el supervisor de planta o Encargado de Liquidaciones del Entidad Pblica, informar a efectos de que sta solicite el pronunciamiento del representante del Estudio Jurdico. Dicho pronunciamiento deber emitirse en un plazo no mayor de siete (7) das calendario y se efectuar en relacin a las responsabilidades y acciones legales a que hubiera lugar. De determinarse responsabilidades, se iniciarn las acciones administrativas y/o legales a que hubiera lugar y se proceder de acuerdo a la normativa aplicable. Concluidas las acciones legales, y de expedirse sentencias que dispongan el pago y/o reparacin civil segn sea el caso; stas debern ser comunicadas por la Entidad Pblica al Responsable de Tesorera de la Entidad Pblica, una vez logrado el recupero total o parcial de los montos de responsabilidad, indicando el convenio al que pertenece dicho pago. El representante de la Entidad Pblica aprobar la liquidacin del Convenio en virtud al Informe del Supervisor de Planta de la Entidad Pblica de acuerdo al Anexo 3, al Informe Tcnico de acuerdo al Anexo N 4 e Informe de Liquidacin Tcnico Econmico del Encargado de Liquidaciones en la Entidad Pblica y Expediente de Liquidacin correspondiente, suscribiendo para tales efectos el respectivo documento de Aprobacin de Liquidacin de Convenios. El Expediente debidamente foliado deber contener copia autenticada del documento de Aprobacin de Liquidacin y la documentacin correspondiente a la terminacin y entrega de la obra . El Responsable de Liquidacin de la Entidad Pblica registrar la recepcin de la documentacin y remitir copia del documento de Aprobacin de la Liquidacin del Convenio al Responsable de Contabilidad de la Entidad Pblica para su registro y consolidacin institucional. Aprobada la liquidacin del Convenio, se remitir el expediente de liquidacin al Archivo Central de la entidad pblica para su custodia.

V.

FORMALIDADES DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DEL GASTO 5.1 Los Comprobantes de Pago que forman parte del Expediente de Liquidacin del Convenio para sustentar gastos del proyecto (Boletas de Venta, Recibos por Honorarios, Recibos por arrendamiento de bienes proporcionados por la SUNAT, entre otros), debern cumplir con todos los requisitos y formalidades exigidos por el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolucin de Superintendencia N 007-99SUNAT y modificatorias, siendo presentados en original o copia segn sea el caso sin borrones ni enmendaduras, precisndose que para la expedicin de la(s) copia(s), se emplear papel carbn, carbonado o autocopiativo qumico. Los Comprobantes de Pago, deben ser girados a nombre del Ncleo Ejecutor del Proyecto y visados por el Presidente, Tesorero y Residente del Proyecto, previa verificacin y segn se ha sealado en el numeral anterior en el Anexo N 5. La documentacin sustentatoria de gastos debe ser acorde al Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT y slo en casos excepcionales establecidos en el Anexo 5 del presente Manual, se podr presentar otro documento que permita rendir cuenta de dichos gastos.

5.2

5.3

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5.4

Los supuestos excepcionales a los que se hace referencia en el numeral anterior, tendran en comn el hecho que los proveedores no son habituales y que no hayan otros que ofrezcan dichos bienes o servicios en la zona, por tratarse de zonas alejadas o por alguna causa justificada expresamente indicada. Puede aplicarse a los siguientes gastos: a) Compra de agregados (arena, piedra u otros). En el documento se deber indicar el tipo de material, la cantidad adquirida, el costo unitario, as como la identificacin del proveedor. b) Flete Rural. En el documento se deber sealar el material transportado, cantidades, los lugares de transporte y el medio empleado, as como la identificacin del proveedor. En el caso de acarreo de material, deber tratarse como se trata la mano de obra calificada. c) Compra de insumos, como madera. d) Alquiler de equipos pequeos (p.e. teodolitos, baldes de prueba, entre otros)

5.5

5.6

5.7

El Manifiesto de Gastos contendr en forma ordenada y detallada, por cada uno de los rubros que conforman el Resumen del Estado Financiero, la relacin y monto de los gastos efectuados durante la ejecucin del Convenio; y ser visado por el Presidente y Tesorero del Ncleo Ejecutor y Residente. El Manifiesto de Gastos y Resumen de Estado Financiero sern elaborados conjuntamente con la Valorizacin Final de la Obra. Al Manifiesto de Gastos se adjuntar los Comprobantes de Pago o documentos excepcionales para sustentar gasto en los trminos indicados en el numeral 6.3 como sustento de los gastos realizados. Los Comprobantes de Pago que sustenten gastos realizados por servicios (flete o similares), deben detallar el concepto del servicio, tipo de material, cantidad, costo unitario y la identificacin de los lugares de transporte de ser el caso.

VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES 6.1. Los funcionarios o trabajadores de la Entidad Pblica que participen en el proceso de preliquidacin, revisin y aprobacin de la liquidacin del convenio, sern responsables de los actos o documentos emitidos dentro de su mbito funcional, asimismo los agentes y dems profesionales contratados sern responsables del cumplimiento de sus obligaciones contractuales. De determinarse responsabilidades, la Entidad Pblica podr iniciar las acciones administrativas y/o legales a que hubiere lugar, de ser el caso. Previa a la suscripcin del convenio de financiamiento, el Responsable de la Entidad Pblica dispondr la participacin del Encargado de Liquidaciones de la Entidad Pblica en las Charlas de Orientacin Tcnico-Administrativo-Legal, prevista en la Gua para la conformacin de Ncleos Ejecutores y la entrega del presente Manual con todos sus Anexos. Las liquidaciones que se encuentren en proceso se adecuarn en lo que fuera pertinente a lo establecido en el presente Manual. El Supervisor de Planta de la Entidad Pblica no otorgar la conformidad al pago del Supervisor de NE, cuando ste no cumpla con levantar las observaciones a la preliquidacin. Los responsables de la Entidad Pblica financiadora quedan facultados para aprobar la liquidacin (regular, de oficio y por resolucin) de los convenios de financiamiento. Los casos no previstos, as como las excepciones al presente Manual sern resueltas por el Responsable de Liquidacin de la Entidad Pblica financiadora.

6.2.

6.3. 6.4.

6.5. 6.6.

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VII. RESPONSABILIDAD El Responsable de la Entidad Pblica, el Supervisor de planta, el encargado de Liquidaciones, el Responsable de Contabilidad y de Tesorera de la Entidad Pblica, segn sus competencias, cautelarn la aplicacin de lo dispuesto en presente Manual. VIII. ANEXOS Forman parte integrante del presente Manual, los siguientes Anexos: N 1; Formato Informe Final de Desarrollo Fsico y Financiero N 2; Formato Informe del Supervisor de Ncleos Ejecutores N 3; Formato Informe del Supervisor de Planta o Responsable de Obra de la Entidad Pblica N 4; Formato Informe de Conformidad encargado de Liquidacin Entidad Pblica para la liquidacin en el Entidad Pblica. N 5; Aspectos a considerar en la revisin de los documentos para la liquidacin de convenios financiados por ENTIDAD PBLICA.

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ANEXO N 1

FORMATO INFORME FINAL DE DESARROLLO FISICO Y FINANCIERO INFORME N A : -200...INSPECTOR-RESIDENTE/.....(colocar las iniciales del profesional) ............................................................... RESPONSABLE DE LA ENTIDAD PBLICA.............. LIQUIDACION DE CONVENIO CONVENIO N ......................... PROYECTO .............................. ...../...../......

ASUNTO REFERENCIA

: :

FECHA 1.

Aspectos Generales 1.1 Ncleo Ejecutor a) Presidente b) Tesorero c) Secretario d) Veedor Evaluador Inspector Residente Supervisor de Ncleos Ejecutores Modalidad de Ejecucin Sealar si hubieron cambios en los agentes y cmo ha sido la relacin con la comunidad. Cantidad de Poblacin Beneficiaria

1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2.

Aspectos Tcnicos 2.1 Descripcin de la obra ejecutada a) Avance fsico ejecutado acumulado b) Plazo de Ejecucin c) Fecha de inicio de la obra (de ser el caso sealar las razones de la demora) d) Fecha de culminacin prevista e) Fecha real de culminacin (de ser el caso sealar las razones de la demora) f) Condicin de la obra. Breve descripcin de los trabajos realizados e indicar la conclusin y operatividad de la obra, adjuntando el resultado de las pruebas de laboratorio cuando corresponda. Modificaciones al Proyecto de acuerdo al Addendum (brevemente sealar las razones). Ampliaciones de plazo de acuerdo al Addendum (brevemente sealar las razones). Problemas tcnicos resueltos y/o pendientes de solucin Sealar si se cumpli con lo establecido en el Expediente Tcnico.

2.2 2.3 2.4 2.5 3.

Aspectos Econmicos 3.1 Desembolsos otorgados. Comentarios e indicar fecha, montos u otros y si se cumpli con presentar los Formatos relativos a los desembolsos efectuados por ENTIDAD PBLICA. a) Primer Desembolso b) Segundo Desembolso c) Siguientes si los hubiera Ampliaciones presupuestales si las hubiere, de acuerdo al Addendum (brevemente sealar las razones). Sealar si se cumpli con el aporte comunal y las dificultades si hubieran existido. Indicar el monto del Aporte de Terceros, adjuntando la valorizacin respectiva. Precisar los intereses generados.

3.2 3.3 3.4 3.5

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3.6 3.7 3.8

Sealar si se efectuaron deductivos de Obra y las razones. Sealar si existe saldo no ejecutado por devolver, razones y fecha de devolucin al Entidad Pblica. Avance financiero comparativo entre lo programado y lo ejecutado por partidas. Sustentar diferencias si las hubiera. 3.9 Sealar y sustentar la cancelacin de horas extraordinarias. Verificar que no haya duplicidad de pago. 3.10 Detallar los jornales pagados por categoras, los que debern corresponder a los aprobados en el presupuesto del convenio. 4. Aspectos Administrativos 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Aspectos de la Capacitacin. Sealar si fue realizada conforme a lo especificado en el convenio (horas dictadas, participacin de los beneficiarios, metodologa, etc). Coordinacin con la Entidad Receptora (sealar si se ha obtenido el compromiso de la Entidad Receptora, determinado al representante, etc). Evaluacin del desempeo de los Representantes del Ncleo Ejecutor e Inspector y Residente. Evaluacin de la fluidez del manejo de las cuentas bancarias, desembolsos del ENTIDAD PBLICA. Evaluacin de los trmites ante el ENTIDAD PBLICA (adendas por cambio de agentes ejecutores, ampliaciones presupuestales, deductivos de obra, reajustes, entre otros). Problemas presentados, soluciones adoptadas, recomendaciones planteadas o acciones tomadas. Por ej. sustentar situaciones excepcionales como la no firma de Secretario o Veedor en alguno de los documentos que forman parte del Expediente de Liquidacin.

5.

Conclusiones. (De lo informado deber establecerse el cumplimiento del Convenio anexos y modificaciones). Recomendaciones Anexo : Se anexa el EXPEDIENTE DE LIQUIDACION (original) que consta de ....(nmero de hojas) folios. 8.1 8.2 8.3 8.4 Memoria Descriptiva Valorizada Fotografas del proceso constructivo y culminacin de la obra Acta de Terminacin de Obra Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra. Para el caso de obras de electrificacin se presentara el documento de la concesionaria del cual conste la recepcin/conformidad de la obra de electrificacin o en su defecto el Acta de Inspeccin y Prueba. 8.5 Minuta de Declaratoria de Fbrica (slo para edificaciones) 8.6 Acta de Rendicin de Cuentas Final 8.7 Valorizacin de Aporte Comunal (sustentado en Hoja de Jornales y/o Tareo). 8.8 Valorizacin de Aporte de Terceros 8.9 Valorizacin Final de la Obra 8.10 Manifiesto de Gastos 8.11 Documentacin sustentatoria del Gasto (que incluye copia de los Contratos de los Agentes, en los casos que corresponde) 8.12 Resumen Final del Estado Financiero 8.13 Extracto Bancario de la Cuenta Corriente cancelada. 8.14 Cuadro resumen de movimiento de almacn 8.15 Acta Valorizada de Sobrantes de Obra. 8.16 Cuaderno de Obra. 8.17 Acta de Entrega del Terreno. 8.18 Planos o croquis de replanteo (si existieran modificaciones) 8.19 Plano de Ubicacin y Plano Perimtrico de la Obra (slo para edificaciones) 8.20 Constancia de devolucin al Entidad Pblica del monto no ejecutado. 8.21 Documentos que acrediten la presentacin de los informes mensuales del Residente.

6. 7.

__________________ INSPECTOR-RESIDENTE

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ANEXO N 2 FORMATO INFORME DEL SUPERVISOR DE PROYECTOS INFORME N ......-200....-SUPERVISOR DE PROYECTOS/.... (colocar las iniciales del profesional)
A : ............................................................... RESPONSABLE DE LA ENTIDAD PBLICA.............. LIQUIDACION DE CONVENIO CONVENIO N ......................... PROYECTO .............................. ...../...../......

ASUNTO REFERENCIA

: :

FECHA

1. Anlisis del Aspecto Tcnico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cmo se subsanaron. 2. Anlisis del Aspecto Econmico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cmo se subsanaron. Entre otros debe sealarse lo pertinente a la preliquidacin. 3. Anlisis del Aspecto Administrativo. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cmo se subsanaron. Entre otros, debe sealarse las coordinaciones realizadas por el Ncleo Ejecutor con los representantes de la Entidad Receptora a efectos de llevar a cabo la transferencia cuando corresponda. 4. Anlisis del Aspecto Ambiental. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cmo se subsanaron. 5. Sealar las actividades desarrolladas en el seguimiento de la ejecucin de la obra (por ej. indicar el nmero de visitas a la obra y el resultado de cada visita). 6. Adjuntar Ficha Tcnica detallando metas (descripcin resumida), impacto en la poblacin beneficiaria y croquis de ubicacin del proyecto (distancia, tiempo y ciudades de referencia con respecto al Entidad Pblica). 7. Habiendo revisado y visado el expediente de liquidacin del Convenio N ............. Proyecto N ...... elaborado por los representantes del Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente e Informe Final del Desarrollo Fsico y Financiero del Proyecto presentado por el Inspector Residente con fecha ........., el que suscribe estima conforme la aprobacin del referido Convenio de Financiamiento.

....................................... Supervisor de Proyectos

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ANEXO N 3 FORMATO INFORME DEL RESPONSABLE DE OBRA DE LA ENTIDAD PBLICA

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INFORME N ......-200....-ENTIDAD PBLICA/....../RESPONSABLE DE OBRA DE LA ENTIDAD PBLICA /.......(colocar las iniciales del profesional)
A : ............................................................... RESPONSABLE DE LA ENTIDAD PBLICA.............. LIQUIDACION DE CONVENIO CONVENIO N ......................... PROYECTO .............................. ...../...../......

ASUNTO REFERENCIA

: :

FECHA

1. Anlisis del Aspecto Tcnico. Precisar que la obra fsica ha sido ejecutada de acuerdo al Estudio Definitivo, reflejada en la valorizacin final que demuestra la correcta utilizacin de los recursos recibidos durante el desarrollo del proyecto as como en la documentacin sealada en la Gua de Ejecucin de Proyectos. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cmo se subsanaron. 2. Anlisis del Aspecto Econmico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cmo se subsanaron. 3. Anlisis del Aspecto Administrativo. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cmo se subsanaron. 4. Anlisis de la supervisin efectuada por el Supervisor de Proyectos incidiendo en la parte tcnica y econmica. Comentarios. 8. Conformidad a las devoluciones efectuadas por el Ncleo Ejecutor. Debe adjuntarse la Ficha de Control de Devoluciones de acuerdo al modelo adjunto, as como copia del documento con el cual se remite al Equipo de Tesorera el documento que acredita la devolucin a ENTIDAD PBLICA. 9. Otros aspectos como verificar que el expediente de liquidacin est debidamente visado y foliado en su integridad por el rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente, verificar que el Estudio Definitivo, copia del convenio y adendas se anexen al expediente de liquidacin, as como, evaluar y recomendar de ser el caso, la incorporacin de los agentes en la Base de Datos. 10. De la revisin efectuada al expediente de liquidacin del Convenio N ............. Proyecto N .............. elaborado por los Representantes del Ncleo Ejecutor y Residente, y el anlisis de los aspectos tcnicos, econmicos y administrativos efectuado por el Supervisor del Ncleo Ejecutor, el que suscribe estima conforme la aprobacin de la aprobacin de la liquidacin del referido Convenio de Financiamiento.

.......................................................................................... Supervisor de Planta de la Entidad Pblica

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Secretara General

Secretara Oficina General Secretara General de Administracin General

Oficina Secretara de de Sistemas Descentralizacin

FICHA DE CONTROL DE DEVOLUCIONES

N de Convenio: ..................................

Nombre del Proyecto: ..............................................................................................................

Devoluciones por Penalidades S/ Saldo de Obra S/ Cheque N Responsable de Obra de la Entidad Pblica: (Informar sobre las penalidades de los
agentes (Residente y Supervisor de NE) y devoluciones por saldos

Memorando al ETT N Fecha

Asistente Administrativo: (Informar sobre los

Fondos de Garantia del Supervisor de Proyecto / Residente (*) y Devoluciones).

Comentarios:

(*) Indicar Si se han remitido los cheques del Fondo de Liquidacin al Equipo de Tesoreria- en custodia o como reversin al convenio: - Custodia: N de Memorando y fecha:__________________________________________________________________ - Devolucion: N de Memorando y fecha: __________________________________________________________________

Supervisor de Planta Fecha:

Supervisor del NE

Asistente Administrativo Fecha:

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Secretara General

Secretara Oficina General Secretara General de Administracin General

Oficina Secretara de de Sistemas Descentralizacin

ANEXO N 4 FORMATO INFORME DE CONFORMIDAD ENCARGADO LIQUIDACION DE LA ENTIDAD PARA LA LIQUIDACIN INFORME N ......-200....-ENTIDAD PBLICA/...../(colocar siglas de la Zonal y las iniciales del profesional)
A : ............................................................... RESPONSABLE DE LA ENTIDAD PBLICA.............. Liquidacin de ........(....) Convenios de Financiamiento ..........,.........de..................................del 200......

ASUNTO FECHA

: :

Es grato dirigirme a Usted, con relacin a lo indicado en el asunto, para informar acerca de los Convenios Ns ...............,..................,.....................,.......................,........................,....................., ...................., (colocar el nmero correspondiente a cada Convenio), lo siguiente: Los Ncleos Ejecutores, Inspectores Residentes / Tcnico y Administrativo (colocar el que corresponda segn sea el caso) y Supervisores de Proyecto de los ......(....) Convenios que se detallan en el documento de aprobacin que se adjunta al presente, cumplieron con presentar la documentacin para la liquidacin de dichos Convenios sustentada en la Obra Fsica Ejecutada y la Rendicin Final de Cuentas. Cada Expediente de Liquidacin cuenta con el Informe de Aprobacin Tcnico, Econmico y Administrativo del Supervisor de Proyectos, Acta de Terminacin de Obra, Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra y Valorizacin Final, Memoria Descriptiva Valorizada y la Rendicin de Cuentas, de acuerdo a lo que exige el Manual de Liquidacin y el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT, as como con los dems requisitos formales establecidos en las normas vigentes sobre la materia. Asimismo, de acuerdo a lo establecido en la Gua para la conformacin del Ncleo Ejecutor (colocar la Gua) y Manual de Liquidacin de Convenios; cada Expediente de Liquidacin cuenta con la conformidad y aprobacin tcnica del Supervisor de Planta de la Entidad Pblica financiadora. En mi calidad de encargado de la liquidacin de Proyectos de esta Entidad Pblica y conforme a lo establecido en el Manual de Liquidacin, cumplo con informar que he revisado, verificado, evaluado y confrontado los documentos contenidos en cada Expediente de Liquidacin de los ....(...) Convenios indicados el documento de aprobacin que se adjunta, formulando los respectivos Informes de Liquidacin Tcnico Econmico con la conformidad y recomendacin para la aprobacin en primera instancia de la liquidacin de los mismos. Por lo expuesto; alcanzo a su despacho el documento de aprobacin de Liquidacin de Convenios, para su suscripcin y aprobacin. Asimismo, adjunto los Informes de Liquidacin Tcnico Econmico y Expediente de Liquidacin de los ......(...). Es todo cuanto tengo que informar a usted. Cordialmente, _______________________________ Encargado de Liquidaciones de la Entidad Pblica

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