El por qu de los Indicadores de Gestin

Por Ing. Luis Alfonso Lema Cerda MGE luislece@hotmail.com

Slo lo que se puede DEFINIR, se puede MEDIR Slo lo que se puede MEDIR, se puede CONTROLAR Slo lo que se puede CONTROLAR, se puede MEJORAR Slo lo que se puede MEJORAR, se puede INNOVAR Annimo.

La necesidad de evaluar nuestras actividades dentro de las organizaciones, hoy por hoy es una de las tareas ms conflictivas para la alta direccin, ya que partimos del hecho de que No se puede gerenciar lo que no se puede medir, los cambios acelerados que se reflejan en nuestro entorno cada vez ms globalizado, promueve el hecho de tener empresas ms productivas y de mantener el control de la organizacin; los indicadores de gestin nos permiten medir, conocer y analizar los resultados de esta labor, convirtindose en el mecanismo menos costoso y muy eficaz para determinar el rumbo que est tomando nuestra empresa. Los definicin adecuada de los indicadores de gestin va ligada a la administracin adecuada de las metas, Qu queremos alcanzar?; y los medios, Cmo lo vamos a lograr?. En s los indicadores de gestin son la forma ms confiable y rpida de evaluar de manera objetiva y oportuna la gestin dentro de cada una de las reas y a nivel general de toda la organizacin. Toda actividad de gestin est sujeta a ser medida, y es responsabilidad de los directivos el identificar las actividades que tienen mayor prioridad de medirlas y que indicadores se deben considerar durante este proceso; el anlisis de datos y los correctivos, de ser necesarios.

Los indicadores de gestin nos permiten enfocarnos en procesos y actividades claves para el xito de la organizacin, basados en el cumplimiento de los objetivos de corto, mediano y largo plazo; as tambin nos permiten identificar oportunidades de mejora y optimizacin de aquellas labores que por su comportamiento y tendencia requieren un realineamiento o refuerzo, encaminados en la potencializacin de la misin y la visin de la empresa. Para la correcta definicin de un indicador de gestin, se deben tomar en cuenta ciertas consideraciones: El indicador debe expresar un resultado de la gestin especfica a medir Debe ser simple La informacin que otorgue debe ser significativa, para el aporte a la toma de decisiones Debe ser coherente y con orientacin hacia el orden estratgico Contener una asignacin a un responsable De igual manera se debe considerar los siguientes aspectos enfocados hacia la accin de los directivos, responsables del correcto proceso de medicin Se debe determinar adecuadamente la frecuencia de revisin Los mtodos pertinentes, anlisis de acciones correctivas en cada frecuencia Determinacin de niveles Definicin de metas Lmites tolerables de actuacin, de acuerdo al enfoque de medicin Fuentes de captura de informacin Las fuentes de informacin deben estar sustentadas dentro del Sistema de informacin de la organizacin, lo que permite que en todos los niveles de la

empresa, adems de estar informados y alineados con la misin, visin, objetivos o logros, se involucre el qu se est evaluando a travs de los indicadores de gestin, de esta manera cada involucrado enfoca sus esfuerzos para alcanzar las metas definidas De la misma manera las caractersticas de un buen indicador de gestin tambin estn enmarcadas en que debe ser: Directo: Mide el resultado que desea lograrse Objetivo: Es factible tcnicamente de medir y obtener informacin oportuna Econmico: El coste del sistema de medicin es menor al 5% del impacto econmico que pretende Fcil de emitir: Su medicin puede automatizarse Tambin es importante definir los tipos de indicadores de gestin que existen enfocndonos hacia la causa efecto y su adecuado balance; as tenemos dos tipos: Indicadores de Resultados (qu) (Efecto) o Reflejan lo que pas o Mejora del desempeo lenta o Indicadores tpicamente financieros o Indicadores de efecto o Indicadores despus del hecho o Miden el impacto de nuestras acciones o Ejemplos: ventas, rentabilidad, etc. Indicadores Impulsores (cmo) (Causa) o Reflejan lo que puede pasar o Mejora del desempeo rpida o Indicadores no financieros o Indicadores de causa o Permiten gestionar el desempeo o Indicadores antes del hecho

o Permiten predecir el impacto o Ejemplos: lealtad del cliente, calidad de procesos, etc. En resumen Qu logran los Indicadores de procesos? Monitoreo de la gestin Anticipacin y prevencin de problemas Mejoramiento continuo de procesos Identificacin y verificacin de actividades clave Motivacin personal De acuerdo a las cuatro perspectivas del Balanced Scorecard, podemos ejemplificar algunos tipos de indicadores de gestin: Educacin - Desarrollo Procesos Internos Capacitacin Calidad Motivacin Tiempo Desarrollo Eficiencia Clientes Externos Econmico Financiero Satisfaccin Costos Adquisicin Rentabilidad Retencin Ventas El anlisis adecuado de estas mediciones debe sustentar el proceso de toma de decisiones y as emprender los correctivos que sean necesarios, minimizar las falencias o desviaciones y maximizar las potencialidades para alcanzar que el valor del indicador sea positivo. La consideracin oportuna de estas herramientas en la planificacin de las organizaciones, permitir al empresario alinear los esfuerzos de su equipo hacia el camino correcto que le guie al objetivo principal que es ser una empresa de xito.

Identificar adecuadamente todos los indicadores y relacionarlos con los procesos de gestin, es nuestra mxima prioridad. Cualquier incompatibilidad deber ser resuelta, para definir y desarrollar nuevos indicadores de gestin, nuevos procesos o reorganizarlos segn se pertinente. Luego estaremos obligados a identificar e implantar esos indicadores de gestin.