DOCUMENTO ELABORADO POR LIC. EDILIO BARRIOS.

Documentos elaborados sistemticamente en los cuales se indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de una organizacin y la forma en que las mismas debern realizarse, ya sea conjunta o separadamente. Constituyen una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal.

Explicar las normas generales, instrucciones y directrices de una empresa u organismo pblico, con un lenguaje accesible para el personal de todos los niveles. Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial). Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Ayudar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directrices.

Servir de medio para facilitar la induccin y orientacin al personal de nuevo ingreso, que facilite su incorporacin a las distintas unidades administrativas.
Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relacin con el resto de la organizacin. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que la componen. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.

Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios y/o clientes con los que interacta la organizacin.

MACROADMINISTRATIVOS
Son aquellos documentos que contiene informacin para observancia y aplicacin en ms de una organizacin.

MESOADMINISTRATIVOS
Son instrumentos que involucran a todo un grupo o sector, o a dos o ms de las organizaciones que lo componen.

MICROADMINISTRATIVOS
Son los manuales que corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a una de sus reas en forma especfica.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

DE HISTORIA DE ORGANIZACIN DE PUESTOS Y FUNCIONES

DE PROCEDIMIENTOS
DE POLTICAS

DE PERSONAL

DE COMPRAS
DE VENTAS DE CONTABILIDAD DE FINANZAS DE CRDITO Y COBRANZAS

PROCESO PARA LA ELABORACIN

RECOLECCIN DE INFORMACIN FUENTE DE INFORMACIN PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN APROBACIN CORRECCIN AUTORIZACIN

IMPLANTACIN Y EVALUACIN

Redaccin del 1er. Borrador del Depto. A Recopilar Datos del Depto. A Redaccin del 1er. Borrador del Depto. B Redaccin del 1er. Borrador del Depto. C

Revisin por Parte del responsable Revisin por Parte del responsable

Revisin por Parte del responsable

Recopilar Datos del Depto. B

Esquema -tizacin del Manual

Hacer cambios y correcciones

Revisin final

Imprimir y Encuadernar

Distribucin

Recopilar Datos del Depto. C

Elaboracin de Grficas. Formato de los manuales

UNIVERSIDAD MARIANO GLVEZ DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN ESCUELA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS PLAN FIN DE SEMANA CURSO: ADMINISTRACIN III SECCIN: F CATEDRTICO TITULAR: LIC. XXXXXXX CATEDRTICO AUXILIAR: LIC. XXX

NOMBRES COMPLETOS
Juan Carlos Mendizbal Merlos Felipe de Jess Carranza

CARN No.
022 03 2049 022 04 9304

Guatemala, abril 2012

HOJA DE APROBACIN

MANUAL: _______________________________ ________________________________________

ELABOR: ______________________________
FECHA DE ELABORACIN: ________________ FECHA DE IMPLANTACIN: ________________ FECHA DE REVISIN: _____________________ APROBACIN: ___________________________ _________________________________________ FIRMAS: __________________ __________________ ___________________ ___________________

CONTIENE LA APROBACIN DEL CONTENIDO DEL MANUAL POR PARTE DE LAS AUTORIDADES SUPERIORES Y POR CONSIGUIENTE LA VIGENCIA DEL MISMO PARA LA OBSERVANCIA GENERAL DEL PERSONAL.

INDICE
INTRODUCCIN HOJA DE APROBACIN MANUAL DE ORGANIZACIN a) Definicin del Manual Organizacin b) Justificacin del Manual c) Objetivos del Manual d) mbito de Aplicacin e) Beneficios del Manual PERFIL DE LA EMPRESA a) Antecedentes histricos de la Empresa b) Base Legal c) Visin d) Misin e) Objetivos de la Empresa f) Valores g) Estructura Orgnica h) Organigrama General i) Organigrama Funcional DESCRIPCI GENERAL CADA UNIDAD a) Consejo de Administracin b) Gerencia General c) Departamento de Compras d) Departamento de Contabilidad e) Departamento de Recursos Humanos f) Departamento de Servicio al Cliente g) Departamento de Operaciones GLOSARIO HOJA DE RESPONSABILIDAD 1 3 5 6 8 10 15 18 22 23 26 28 29 30 33 35 39 42 45 50 65 75 85 95 105 125 150 160

DEBE ESPECIFICAR TTULO Y SUBTTULO DE LOS TEMAS TRATADOS EN EL CUERPO DEL MANUAL, PARA SER LOCALIZADOS EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE POR EL LECTOR.

INTRODUCCIN
El Manual de Organizacin, constituye un instrumento que brinda a la Agroveterinaria El Establo, orientar, informar, coordinar y analizar cada una de las funciones de los diferentes Departamentos que conforman la empresa.

La organizacin es una parte fundamental porque le permite a la empresa establecer los departamentos necesarios para que pueda funcionar adecuada y eficientemente; a la vez le permite determinar el nmero de empleados que requerir para cada puesto a fin de satisfacer las necesidades del cliente cumpliendo con los objetivos generales de la empresa.
El Manual comprende una descripcin detallada de la historia de la empresa, su Visin, Misin, objetivos generales y especficos, as como su estructuracin organizacional, niveles jerrquicos y las funciones de cada uno de los Departamentos y unidades. El manual ha sido estructurado de tal manera que pueda ser de comprensin general y de consulta para el recurso humano y de quienes manifiesten inters en conocer la manera como est estructurada la Agroveterinaria El Establo.

DEBE DESCRIBIR DE MANERA SENCILLA EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, DE TAL MANERA QUE AL LEER LA INTRODUCCIN EL LECTOR SE FORME UNA IDEA DEL DOCUMENTO EN GENERAL.

GLOSARIO
Capacitar: Actividad del proceso de enseanza, aprendizaje que tiene como objeto fundamental ayudar al personal de una organizacin a adquirir y aplicar los conocimientos, destrezas, habilidades y actitudes por medio de los cuales pueden cumplir con sus objetivos, Jerarqua: Orden de precedencia establecido entre los integrantes de una organizacin. Nivel organizacional derivado de la distribucin de autoridad y responsabilidad en una estructura orgnica. Organizacin Proceso ordenado por medio del cual se incluyen aspectos para darle forma a una empresa o institucin incluyendo para ello estudios y planificacin para mejores resultados. Proceso: Define la serie de trmites que se ejecutan o cumplen en cada una de las fases de un proceso. Los autores tienden a distinguir el procedimiento en contraste con proceso; mientras que por proceso se entiende la institucin por la cual se resuelven los litigios entre las personas por medio de un mecanismo que lleva incluida una sucesin de actos. Publicidad: Trmino utilizado para referirse a cualquier anuncio destinado al pblico y cuyo objetivo es promover la venta de bienes y servicios. La publicidad est dirigida a grandes grupos humanos y suele recurrirse a ella cuando la venta directa, de vendedor a comprador, es ineficaz.

CONTIENE DEFINICIONES DE TRMINOS UTILIZADOS EN EL CUERPO DEL MANUAL CUYO CONCEPTO PUDIERA SER DE DUDOSA COMPRENSIN POR PARTE DE LOS LECTORES.

Este documento ha sido elaborado por Juan Carlos Mendoza, alumno de la Universidad Mariano Glvez de Guatemala. Guatemala, abril 2012.

IDENTIFICA QUIN O QUIENES HAN PARTICIPADO EN LA ELABORACIN DEL MANUAL Y LA FECHA DE SU IMPRESIN.

CONTENIDO ESPECFICO
1. DEFINICIN DEL MANUAL 2. JUSTIFICACIN DEL MANUAL 3. OBJETIVOS DEL MANUAL 4. MBITO DE APLICACIN 5. BENEFICIOS DEL MANUAL 6. ANTECEDENTES HISTRICOS 7. BASE LEGAL 8. VISIN 9. MISIN

10. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

11. VALORES. 12. ESTRUCTURA ORGNICA 13. ORGANIGRAMA GENERAL 14. ORGANIGRAMA FUNCIONAL 15. POR CADA GERENCIA A. MISIN DE LA GERENCIA B. FUNCIONES C. OBJETIVOS D. ORGANIGRAMA ESPECFICO

16. DIRECTORIO 1. a. De la Alta Gerencia al nivel operativo 2. Niveles jerrquicos por Departamentos
17. REAS O UNIDADES ADMINISTRATIVAS 1. Organigrama de integracin de puestos 18. DESCRIPCIN TCNICA DE CADA PUESTO:

CONTENIDO ESPECFICO
1.
2. 3. 4. 5. 6.

DEFINICIN DEL MANUAL

JUSTIFICACIN DEL MANUAL OBJETIVOS DEL MANUAL MBITO DE APLICACIN BENEFICIOS DEL MANUAL ORGANIGRAMA GENERAL DE INTEGRACIN DE PUESTOS.

6.

DIRECTORIO a. De la Alta Gerencia al nivel operativo b. Niveles jerrquicos por Departamentos REAS O UNIDADES ADMINISTRATIVAS a. Organigrama de integracin de puestos DESCRIPCIN TCNICA DE CADA PUESTO:

7.

8.

NOMBRE DE LA EMPRESA
4 Avenida 12-42 zona 1 Telfono: 24304949 - 24304936

MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES

Abril 2006

Pgina 11 de 12

ORGANIGRAMA DE INTEGRACIN DE PUESTOS

Gerencia General Gerencia General Asesores Asistente de Gerencia Secretaria Recepcionista R E 4 1 2 1 2 0 1 1

Gerencia Financiera Gerencia Financiera Gerente Financiero Auxiliares Compras Bodega Cajeros Auxiliar de Bodega

R E 11 14 1 1 3 4 1 2 1 0 4 4 1 3

Gerencia Mantenimiento

R E

Gerencia Mercadeo Gerencia Mercadeo Gerente de Mercadeo Supervisor de ventas Ejecutivos de ventas

R E 22 1 9 12 9 1 4 4

Gerencia Mantenimiento 20 26 Gerente de Mantenimiento 1 1 Auxiliar tipo A 3 9 Auxiliar tipo B 2 5 Auxiliar tipo C 1 0 Agente de Seguridad 12 9 Conserje 1 2

E = EXISTENTES R = REQUERIDOS.
Elaborado por: Revisado por:

Fecha: __________________
Autorizado por:

DESCRIPCION TCNICA DEL PUESTO

IDENTIFICACIN DEL PUESTO
TTULO DEL PUESTO UBICACIN ADMINISTRATIVA SUPERIORES SUBALTERNOS

DESCRIPCIN DEL PUESTO

NATURALEZA DEL PUESTO:

ATRIBUCIONES DEL PUESTO: a. Diarias b. Mensuales c. Eventuales RELACIONES DEL PUESTO a. Interna b. Externa RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

REQUISITOS DEL PUESTO: a. Conocimientos b. Experiencia c. Habilidades y aptitudes

Elaborado por: Revisado por: Pgina No. Autorizado por:

CONTENIDO ESPECFICO
1. DEFINICIN DEL MANUAL
2. JUSTIFICACIN DEL MANUAL 3. OBJETIVOS DEL MANUAL

7.
8.

INVENTARIO DE PROCESOS
PROCEDIMIENTOS: a. Definicin del Procedimiento b. Objetivo del Procedimiento c. Normas del Procedimiento d. Descripcin del Procedimiento e. Diagrama de Flujo del Procedimiento f. Formas Administrativas del Procedimiento.

4. MBITO DE APLICACIN
5. BENEFICIOS DEL MANUAL 6. SIMBOLOGA A UTILIZAR

Inicio o trmino: Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser accin o lugar; adems, se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacin. Actividad: Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el procedimiento. Documento: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Decisin o alternativa: Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente. Archivo: Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.

Conector de pgina: Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.

Desplazamiento o transporte: indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro.

Direccin del flujo o lnea de unin, conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. Nota aclaratoria. No forma parte del diagrama de flujo sino ms bien es un elemento que se le adiciona a una operacin o actividad para dar una explicacin de ella.

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS:

a. b. c. d. e. f. Reclutamiento de personal Actualizacin de la nmina del personal Pago al recurso humano Capacitacin Polticas de Ascensos Descuentos

GERENCIA DE PRODUCCIN
a. b. c. d. e. f. Requerimiento a Almacn Adquisicin de Materia Prima Elaboracin del producto Supervisin del Producto Almacenamiento del producto Empaque del producto terminado

PROCEDIMIENTO: Oferta de capacitacin a travs del vendedor.

PAGINA NUMERO 2 DE 3 No. DE PASO19 FECHA: Junio 1998

INICIA: Vendedor

FINALIZA: Recurso Humano

No. 1 2 3 4 5 6 7

ACTIVIDAD

RESPONSABLE VENDEDOR CLIENTE CLIENTE CLIENTE COTIZACIN COTIZACIN SALA VENTAS REGISTRO REGISTRO COTIZACIN COTIZACIN CLIENTE

Se toma la decisin de ofrecer capacitacin Se elabora el plan de visitas Se ofrece las ventajas de la capacitacin El interesado manifiesta su inters Solicita se le presente una cotizacin Se elabora reporte de clientes. Se revisan los datos del cliente y la clase de capacitacin que necesitas. 8 Se consultan cantidades de horas del curso 9 Inspecciona la propuesta 10 Se elabora la cotizacin 11 Copia de la cotizacin queda archivada 12 Se traslada cotizacin al interesado (cliente)
Elaborado por: Revis: Autoriz:

PROCEDIMIENTO: Oferta de capacitacin a travs del vendedor. INICIA: Vendedor VENDEDOR

inicio
(1) NO se ofrece capacitacin
SI

No. DE PASO19 FINALIZA: Recurso Humano

PAGINA NUMERO 1 DE 1 FECHA: Junio 1998

CLIENTE

COTIZACIN

SALA VENTAS

REGISTRO

CONTRATO PLANIFICACIN

RECURSOS INFORMTICA HUMANOS

COBRO

(2) Se elabora el Plan de visitas

(3) Se ofrece Ventajas Capacitacin

NO (4) Interesado Inters SI

(5) Solicita se le presente una cotizacin (6) Se elabora reportes de cliente (7) Se revisan los datos del cliente (8) Se consultan cantidades de horas del curso (9) Inspecciona la propuesta

(12) Traslada cotizacin al interesado.

(13) Interesado toma la decisin NO

(10) Se elabora la cotizacin (11) Copia se Archiva

SI

(14) Elabora el contrato respectivo (15) Se archiva copia (16) Se planifica las clases de capacitacin

(17) Se contrata personal calificado para impartir clases.

(18) Se prepara el rea de Informtica

(19) Se realiza el cobro por la capacitacin

FIN

PROCEDIMIENTO: Oferta de capacitacin a travs del vendedor. INICIA: Vendedor VENDEDOR

inicio
(1) se ofrece capacitacin

No. DE PASO19 FINALIZA: Recurso Humano

PAGINA NUMERO 1 DE 1 FECHA: Junio 1998

CLIENTE

COTIZACIN

SALA VENTAS

REGISTRO

CONTRATO PLANIFICACIN

RECURSOS INFORMTICA HUMANOS

COBRO

NO

SI

(2) Se elabora el Plan de visitas

(3) Se ofrece Ventajas Capacitacin

(4) NO Interesado Inters SI

B
(5) Solicita se le presente una cotizacin

(6) Se elabora reportes de cliente

(7) Se revisan los datos del cliente

(8) Se consultan cantidades de horas del curso

PROCEDIMIENTO: Oferta de capacitacin a travs del vendedor. INICIA: Vendedor VENDEDOR CLIENTE COTIZACIN SALA VENTAS

No. DE PASO19 FINALIZA: Recurso Humano

PAGINA NUMERO 1 DE 1 FECHA: Junio 1998

REGISTRO

CONTRATO PLANIFICACIN

RECURSOS INFORMTICA HUMANOS

COBRO

1
(9) Inspecciona la propuesta (10) Se elabora la cotizacin (12) Traslada cotizacin al interesado.

(11) Copia se Archiva

SI

(13) Interesado toma la decisin NO

(14) Elabora el contrato respectivo (16) Se planifica las clases de capacitacin (17) Se contrata personal calificado para impartir clases.

(15) Se archiva copia

(18) Se prepara el rea de Informtica

(19) Se realiza el cobro por la capacitacin

FIN

1. PLAN DE VISITAS 2. COTIZACIN DE LA CAPACITACIN 3. CONTRATACIN DEL SERVICIO

4. CONTRATACIN DEL CAPACITADOR

5. FACTURA PARA EL COBRO 6. INFORMES DE AVANCE

CONTENIDO ESPECFICO
1. DEFINICIN DEL MANUAL 2. JUSTIFICACIN DEL MANUAL 3. OBJETIVOS DEL MANUAL 4. MBITO DE APLICACIN 5. BENEFICIOS DEL MANUAL 6. ORGANIGRAMA 7. UNIDAD ORGNICA DE APLICACIN 8. TTULO DE LA POLTICA a) PROPSITO b) DEFINICIN c) CONTENIDO d) RESPONSABLE DE OBSERVACIN

CONTENIDO ESPECFICO
1. DEFINICIN DEL MANUAL 2. JUSTIFICACIN DEL MANUAL 3. OBJETIVOS DEL MANUAL 4. MBITO DE APLICACIN 5. BENEFICIOS DEL MANUAL 6. ANTECEDENTES HISTRICOS 7. BASE LEGAL 8. VISIN 9. MISIN
10. OBJETIVOS DE LA EMPRES

11. VALORES. 12. ORGANIGRAMA GENERAL 13. DESCRIPCION DE DESASTRES a). DEFINICIN. b). QUE HACER ANTES, DURANTE Y DESPUS.

14. PRIMEROS AUXILIOS

Lic. Edilio Barrios Serrano