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Documentacin
Ao VI N 29 Julio - Septiembre de 2012 www.documentalistas.org

ISSN: 1988-5032
revista
sumario
3 EDITORIAL M. AUXILIADORA MARTN GALLARDO 5 ENTREVISTA ROB BAKKER (HOLANDA) 8 SECCIN EL CIUDADANO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIN INFORMACIN Y DESINFORMACIN, EFECTOS EN LOS PROCESOS ELECTORALES DEMOCRTICOS. HORACIO CRDENAS (MXICO) 12 FIRMA SELECCIONADA QUERER LO NUESTRO. MARISOL FUCCI BORNACHERA (VENEZUELA) 13 FORMACIN PALEOGRAFA DE LA EDAD MODERNA (SIGLOS XV AL XVIII) 14 SECCIN THE CHILEAN WAY LA SEXTA LEY DE RANGANATHAN: A CADA BIBLIOTECA SU INNOVACIN. CSAR BIERNAY ARRIAGADA (CHILE) 18 ARTCULO EL BLOG DEL GALL, UNA INICIATIVA DEL GRUP DARXIVERS DE LLEIDA. VARIOS AUTORES (ESPAA) 26 ENTREVISTA BIBLIOTECA PBLICA DE PERALTA, NAVARRA (ESPAA) 30 NOTICIAS 38 SECCIN COMUNICACIN 360 GRADOS CMO AFRONTAR UNA CRISIS DE REPUTACIN E IMAGEN EN UNA ONG DESDE EL MBITO DE LA COMUNICACIN (II). BEATRIZ REVILLA (ESPAA) 41 FORMACIN ANLISIS DOCUMENTAL I. DESCRIPCIN BIBLIOGRFICA Y CATALOGACIN DE PUBLICACIONES MONOGRFICAS 42 ARTCULO EXPERIENCIAS CONDUCENTES A LA CREACIN Y CONSOLIDACIN DEL CENTRO DE GESTIN DE CONOCIMIENTO EN LA UNAD CEAD ARBELEZ. HENRY LEONEL MICAN MELO; GLADYS RODRGUEZ CUERVO; SONIA MAYERLY CASTRO BEDOYA (COLOMBIA) 50 ARTCULO EL RETO DE LA OFICINA SIN PAPEL: CASO ECUADOR. AIL CARELN FILIPPI SNCHEZ; MARIANA MERCEDES GONZLEZ (ECUADOR) 56 ENTREVISTA SERGIO ANTONIO MONCAYO GONZLEZ. COMISIONADO PRESIDENTE DE LA COMISIN DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN DEL ESTADO DE NUEVO LEN (MXICO) 60 LECTURAS PROFESIONALES PROTECCIN DE DATOS PERSONALES Y ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA: DERECHOS FUNDAMENTALES EN CONFLICTO? LAURA NAHABETIN BRUNET (URUGUAY) 62 ARTCULO LOS SERVICIOS DE INFORMACIN DE VALOR AADIDO. UNA NUEVA CULTURA PARA LA BSQUEDA Y RECUPERACIN DE LA INFORMACIN DE LOS FONDOS DEL ARCHIVO HISTRICO PROVINCIAL DE VILLA CLARA, SANTA CLARA, CUBA. SULEIDY CONTRERAS RODRGUEZ (CUBA) 73 CATLOGO DOCUMENTAL DRUPAL 74 INTERNET
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Revista Documentacin
Editorial
M. Auxiliadora Martn Directora
REVISTA DOCUMENTACIN Julio - Septiembre 2012 Ao VI - Nm. 29 Fundacin Ciencias de la Documentacin Institucin no lucrativa de mbito internacional declarada de carcter benfico social reconocida por ORDEN CUL/718/2005 de 24 de Febrero e inscrita en el Registro de Fundaciones del Ministerio de Cultura Espaol, nmero 639 www.documentalistas.org Direccin Mara Auxiliadora Martn Gallardo info@documentalistas.org skype: fundacioncd Twitter: @fundacioncd ISSN 1988-5032
La Fundacin Ciencias de la Documentacin no se hace responsable de la opinin de sus colaboradores en los artculos publicados, ni se identifica necesariamente con la misma. Asimismo, los autores son los nicos responsables ante terceros de la autora de sus escritos o de aquellos otros elementos suministrados por ellos (fotos, ilustraciones, etc). Con estas premisas, los contenidos estn bajo Licencia Creative Commons AtribucinCompartirIgual 3.0 Espaa. Fotografa de la portada Barter Bookshop, Alnwick por Mrs Logic, Flickr
as tecnologas de la informacin continan su imparable desarrollo, y lo que ayer era el ltimo avance, hoy no es ms que un recuerdo u objeto-software de museo. Y es este continuo evolucionar el que obliga a los profesionales de la informacin y documentacin a estar en permanente actualizacin, no slo para definir su perfil profesional, sino tambin para mantener actualizado y operativo los sistemas tecnolgicos que operan bajo su cargo en la institucin donde se trabaje. En este sentido, y como no poda ser de otro modo, en la Fundacin Ciencias de la Documentacin no somos ajenos a la evolucin tecnolgica, por lo que en los meses de verano en Espaa, aprovecharemos para que el Departamento Tcnico implemente el Sistema de Gestin de Contenidos DRUPAL que nos permitir en Septiembre ofrecer nuevas aplicaciones y formas de comunicarnos con los visitantes de nuestro website en www.documentalistas.org as como nuevas utilidades a nuestros miembros numerarios, alumnos y antiguos alumnos. En definitiva, llevar la Fundacin a un punto superior de 2.0 donde la participacin y generacin de conocimiento sea el motor de trabajo para los prximos meses. Finalmente, presentamos al lector este nuevo nmero 29 de la Revista Documentacin llena de novedades y artculos de inters, donde destacamos la entrevista a Rob Bakker, Director General de Konica Minolta quien compartir con todos nuestros lectores sus puntos de vista sobre el futuro de la tecnologa documental, as como el papel de los profesionales de la informacin. Igualmente destacamos los artculos de este nmero, donde sus distintos autores aportan visiones de experiencias y saber hacer en campos de la archivstica, bibliotecologa o documentacin, por poner slo unos ejemplos. Como ya hemos comentado en alguna ocasin, el futuro ya est aqu, y ahora ms que nunca es necesario estar preparado y formado para afrontar los retos que el mismo nos demanda. La lectura de este nmero de la Revista Documentacin puede ser un muy buen paso hacia ese camino. Que disfruten su lectura !!!
Entrevista a
Rob Bakker
Comenz su carrera en 1984 como especialista en la consolidacin y asistencia a un miembro del consejo financiero de Buhrmann, ahora Corporate Express de Amsterdam, comprada en 2008 por Staples. Despus de reunir la experiencia en el control, tanto en Italia como en Espaa, se desempe como Gerente Financiero de CIMAC, un distribuidor espaol Minolta con sede en Madrid, en 1991. Cuando CIMAC fue adquirida por Minolta en 1995, fue nombrado Gerente Adjunto de Minolta Espaa y ms tarde Director General. l continu manteniendo esta posicin despus de la fusin de Konica y Minolta que cre Konica Minolta Business Solutions Espaa en 2003 y contina hacindolo hasta la actualidad (Holanda).
Buenos das, podra contarnos un poco ms sobre Usted para que nuestros lectores puedan conocerle mejor? Por haber estado desde 1986 fuera de mi pas de origen, me considero un hbrido. Races que no se pierden y experiencias en entornos internacionales me han formado como profesional y como persona. La capacidad de adaptacin, igualmente ahora en tiempos difciles, es un efecto colateral de poder disfrutar de este pas, sin ser originalmente el mo. Me siento privilegiado, con el compromiso de luchar con los de mi entorno, para que las cosas vayan otra vez por mejor camino. Konica Minolta es una gran empresa internacional con una estrecha relacin en productos y soluciones hardware-software de inters para los profesionales de la informacin y documentacin podra contarnos ms de su empresa? Konica Minolta es una empresa de larga tradicin en el mercado documental, muy reconocida y valorada por la calidad de sus productos y servicios. Como empresa multinacional del sector tecnolgico, estamos en constante evolucin para anticiparnos a las demandas del mercado, lo que nos ha hecho llegar a una posicin de liderazgo hoy en da en las reas de hardware documental, la impresin profesional, las soluciones documentales y los servicios gestionados de procesos documentales. Esta situacin la confirma nuestro incremento en ventas en estas cuatro reas estratgicas de negocio, durante los ltimos aos, a pesar de la crisis existente en el mercado mundial y nacional. La Fundacin Ciencias de la Documentacin acompaa a distintos gobiernos de varios pases en el fortalecimiento de la democracia desde un uso efectivo de la informacin contenida en los documentos a travs de una gestin documental electrnica profesional. En este sentido qu puede aportar Konica Minolta a las entidades pblicas? Son soluciones y servicios realmente caros? Cmo encajan en la moderna filosofa del OPEN donde parece prevalecer el open source? En Konica Minolta nunca hemos pretendido convertirnos en expertos en procesos de negocios, sino ser expertos en procesar los documentos y la informacin contenida en ellos, de forma que dicha informacin pueda ser usada por cualquier empresa u organismo de la forma ms eficaz posible. Este es nuestro valor aadido real que aportamos a todas las empresas de mbito nacional. Dentro de este valor aadido, la tecnologa Open Source (OPEN API para Konica Minolta) ocupa una posicin fundamental. Y esta posicin es de tal calibre, que como botn de muestra podemos comentar que la tecnologa con la que est construido nuestro hardware se basa en Linux y en lenguajes de programacin, tambin estndares, que permiten a cualquier desarrollador integrar nuestro hardware y software con sus aplicaciones, ERP, CRM, etc , todo ello con la mayor facilidad posible. Parece que todo apunta a que el futuro de la gestin documental electrnica pasa por la movilidad (como indica el estndar CMIS) cul es la visin de Konica Minolta en este sentido? Es cierto que la gestin documental en su ms amplio sentido de la palabra est evolucionando vertiginosamente. El concepto de asociar la gestin documental a repositorios de almacenamiento de documentos, con bsquedas rgidas indexadas por palabras claves, ha dejado paso a entornos totalmente disponibles en la nube,
donde el contenido ha dado paso al documento, las indexaciones han dejado de existir y las traducciones en tiempo real de idiomas para entornos multinacionales se han convertido en una realidad. Esta es la realidad que Konica Minolta presenta a sus clientes en cuanto a la gestin documental y por el xito de nuestras ventas parece que es muy bien acogida. Podra comentarnos algunos de los ltimos proyectos llevados a cabo por Konica Minolta dentro del entorno de la movilidad de contenidos/ informacin? Como antes hemos comentado, el mayor proyecto de todos es convertir y mejorar nuestras soluciones y servicios de gestin de documentos con todas las ventajas que ofrecen los servicios cloud. Por ello estamos desarrollando una batera de proyectos que estn exclusivamente enfocados en los servicios cloud. Como botn de muestra podemos destacar la nueva plataforma cloud que desde Konica Minolta estamos ofreciendo al mercado, donde se aglutinan los conceptos de intranet, gestin documental, mensajera electrnica, repositorio y flujos de documentos, integracin con plataformas SAP, SharePoint y/o Google Apps entre otros. El ao pasado, la Fundacin Ciencias de la Documentacin, con el auspicio de numerosas empresas tecnolgicas y de telecomunicaciones, organiz la Jornada profesional MOBILE DOCUMENT MANAGEMENT, donde se busc dar respuestas a cuestiones como el papel que juegan los profesionales de la informacin y documentacin en estos entornos mviles. Desde su punto de vista qu conocimientos, habilidades o preparacin deberan contar los profesionales de la documentacin para ejercer su profesin eficientemente en entornos de gestin de informacin mvil? No quiero ser yo quien indique cmo debe prepararse y qu conocimientos debe tener un profesional de la documentacin. Sin embargo, desde mi punto de vista, deberan tener la capacidad de anlisis suficiente como para definir los conceptos y la informacin contenida en cada uno de ellos. Muchos participantes a la Jornada MOBILE
DOCUMENT MANAGEMENT lo hicieron desde Latinoamrica, en su opinin, existen diferencias sustanciales entre Espaa y Latinoamrica en estos campos de la movilidad? Realmente no es as. La globalizacin tambin ha hecho que las necesidades y las soluciones tambin se globalicen, por ello, ambos mercados y sociedades tienen la misma necesidad de movilidad y buscan y encuentran soluciones y servicios no solo similares, sino iguales en la mayora de las ocasiones. Cmo considera que la situacin financiera econmica actual puede afectar al sector? Es cierto que la situacin financiera actual afecta a todas las reas, mercados y pases, y nosotros no somos una excepcin, pero es igual de cierto que la gestin de documentos (en cuanto a software, servicios o cloud) es considerada por muchas empresas como clave estratgica fundamental ya que les ayuda a reducir costes de mano de obra y tiempos con lo que se convierten en ms productivas. Las inversiones en todo el mundo hoy en da se dirigen principalmente a aumentar la competividad y la productividad. La gestin de procesos documentales es una de las mejores maneras de ayudar en este objetivo y normalmente a un precio muy inferior al de otras inversiones. Por ltimo, le cedemos la palabra para que se exprese libremente Actualmente tenemos muchos retos en nuestro mundo, en nuestro pas, en el negocio y por supuesto en las empresas. Solamente con una entrega absoluta, con ilusin y con profesionalidad, se pueden superar las barreras que cada da parecen ms difciles y es necesario reinventarse uno mismo para continuar conquistando retos. Somos parte de la regeneracin, con creatividad. Dejarnos impresionar solamente por lo negativo nos lleva a la inactividad o incluso la indiferencia. Lo de antes ha caducado, solamente vale lo de maana, el tpico de siempre lo hemos hecho as se tiene que sustituir por un se puede mejorar para poder avanzar.
Del 5 al 30 de Septiembre de 2012
Curso Online de Introduccin al Derecho de la Proteccin de Datos Personales

http://www.documentalistas.org/actividades/proteccion_datos.php
SECCIN EL CIUDADANO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIN

Por Horacio Crdenas Zardoni (Mxico) Informacin y Desinformacin, efectos en los procesos electorales democrticos
acia mediados de febrero de este 2012, se dio a conocer una noticia de impacto inicialmente local, que sin embargo puede y debe contrastarse con la situacin que se vive en cualquier otra nacin, e incluso visualizarse a nivel global respecto a prcticas que se han generalizado en torno a los procesos electorales para la renovacin de la totalidad o de una parte de los distintos poderes pblicos. La noticia a la que nos referimos tuvo que ver con el hecho de que Elections Canada, una organizacin independiente, declaradamente apartidista, dedicada a monitorear y hacer valer la legislacin electoral canadiense frente a quien fuera que quisiera violentarla con fines especficos de ganancia poltica y hasta econmica, o contra quien quisiera incurrir en un mero acto de sabotaje; la organizacin se dio a la tarea de investigar reiteradas quejas acerca de reales o pretendidos intentos de suprimir el sufragio de los ciudadanos en los comicios federales del ao 2011 en aquella nacin. En esencia lo que Elections Canada buscaba era identificar quien o quienes
Horacio Crdenas Zardoni es maestro en Bibliotecologa y Estudios de la Informacin por la Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Se desempea como responsable de fomento y difusin y del sistema de calidad del Sistema de Infotecas Centrales de la Universidad Autnoma de Coahuila.
Revista Documentacin eran responsables por la realizacin de llamadas telefnicas automticas, las denominadas genricamente como robo-calls, que estaban siendo dirigidas a la poblacin de votantes con la intencin aparente de confundirlos respecto a la ubicacin fsica de las casillas electorales, y ms puntualmente, desmotivarlos para sufragar a favor de un determinado candidato o un determinado partido poltico. Las llamadas que desencadenaron primero la investigacin de Elections Canada y luego la noticia que apareci en los medios de comunicacin canadienses y norteamericanos tenan como blanco aquellos ciudadanos con filiacin del Partido Liberal o del Partido Nueva Democracia, segn los datos que se lograron recabar, las llamadas contenan informacin falsa relativa a cambios en los sitios designados para votar con lo que el votante no estara en posibilidad de sufragar en tiempo, o mensajes directamente atacando a un candidato que buscaba una posicin en el parlamento canadiense. Elections Canada tom conocimiento de la campaa de desinformacin con un paquete de 18 reportes iniciales, que paulatinamente fueron creciendo al difundirse en los medios de comunicacin lo que estaba ocurriendo, hasta haberse contabilizado ms de 30 mil llamadas en fecha cercana a la eleccin, en algo que podemos decir que en poco o en nada contribua al clima de paz, respeto y tranquilidad que en todas las naciones se desea asociar a los procesos comiciales por parte de la sociedad y de los gobiernos establecidos, que lo que menos quieren es que los resultados se vean bajo sospecha de prcticas polticas indebidas similares, aunque no equiparables al fraude. Los esfuerzos de desmovilizacin poltica de sectores de votantes no es nada nuevo, ni mucho menos se restringe a Canad, pas que se suele considerar de avanzada en materia democrtica. En todo caso llama la atencin el esfuerzo realizado por organizaciones
civiles y por acadmicos para documentar el fenmeno de manera de sealar actividades de desinformacin a todas luces antiticas, por ms que no pueda decirse que estn violando algn artculo concreto de la legislacin electoral, que pudiera conducir a un proceso judicial y a una condena por conductas individuales o partidistas inconvenientes pero que hasta cierto punto funcionan, si no en allegar un mayor nmero de sufragios al candidato que propicia, permite y por supuesto afecta ignorar estos esquemas que le favorecen, cuando menos en quitarle votos a sus contrincantes. Suele citarse peridicamente a Winston Churchill sobre su opinin de que en lo que l llamaba este mundo de pecado y miseria, se han probado muchas formas de gobierno y sin pretender que la democracia fuera perfecta y menos dotada de absoluta sabidura, se ha dicho que esta es la peor forma de gobierno, excepto por todas las dems que se han probado y que se seguirn probando a lo largo del tiempo. Esta podra considerarse justificacin de cualquiera y todas las aberraciones que se han cometido y se siguen cometiendo en nombre de la democracia en todos los confines del mundo, sin embargo no deja de ser una visin cnica de un estado de cosas que prcticamente todo lo permite, y que al ser tan poco de ello lo que castiga, es entendido por quienes aspiran a beneficiarse de la trampa, como una licencia para actuar de la manera que consideren pertinente. La pregunta que surge en la mente ante la multiplicacin de esta clase de comportamientos social, moral y legalmente tolerados, por ms que el conjunto social se manifieste censurndolos es si en la sociedad de la informacin que estamos empeados en crear, se va a permitir la reproduccin de esta y otra clase de prcticas abiertamente tendientes al engao, con tal de lograr objetivos que por ese solo hecho quedan contaminados de falsedad, si no en cuanto a la
>> Los esfuerzos de desmovilizacin poltica de sectores de votantes no es nada nuevo, ni mucho menos se restringe a Canad, pas que se suele considerar de avanzada en materia democrtica
esencia s en cuanto al procedimiento?
es fcil evadirlos haciendo zap en el control remoto, han ocasionado que el ciudadano se Anke Kessler cita esquemas tan finos, pero tan vea bombardeado por mensajes partidistas, retorcidos, como la estrategia seguida durante que sin embargo, fallan en despertar en l por el proceso electoral e noviembre del 2010 en un lado la simpata por un candidato que ha los Estados Unidos, en el que estando todava hecho hasta lo imposible por construirse una abiertas las casillas electorales, un nmero imagen atractiva y venderse como portador de cercano a los 15 mil votantes registrados de una oferta de gobierno fabricada a la medida de filiacin demcrata en el estado de Maryland las necesidades de la poblacin votante, y por recibieron la noticia en el sentido de el presidente el otro, el simple cumplimiento del derecho y la Obama ha ganado la eleccin, lo nico que queda obligacin a votar. es sentarse a ver la televisin, en lo que es una descarada intentona por influir en los resultados La situacin se presenta muy compleja para el finales de la eleccin al desalentar a los votantes propio sistema poltico que no importa cuanto a sufragar, ante algo que hacen aparecer como dinero gaste, no logra legitimarse ante el un hecho consumado. ciudadano, en un estado de cosas sumamente difcil de explicar convincentemente con los En Mxico se ha vivido una situacin semejante elementos de anlisis de que se dispone en tanto en el proceso electoral actual como en el el momento actual: el elemento principal de la inmediatamente anterior para la renovacin de ecuacin es el enorme cmulo de informacin la presidencia de la Repblica; se ha pretendido disponible para el individuo en todos los formatos, todava con resultados difciles de comprobar, principalmente los electrnicos ms modernos; el movilizar a la poblacin a sufragar no tanto a travs de esta informacin, el elector podra para elegir a un candidato de su preferencia, tener al alcance de la mano datos que le sino a emitir un voto til, queriendo significar permitieran formar su juicio de manera mucho que an que no haya una oferta poltica que ms slida, amplia y completa que lo que era satisfaga sus expectativas, no eche a perder posible en cualquier otro momento de nuestro su voto anulndolo en una expresin cada vez pasado como sociedad; un segundo elemento ms frecuente en el pas de desconfianza hacia lo constituye el factor desinformacin, el cual ha el sistema poltico, sino que lo haga a favor del venido adquiriendo tales dimensiones que no candidato menos malo, en lo que para muchos solo falle en orientar la decisin y el consecuente no es la bsqueda de la superacin de la rex voto, sino que termina provocando la parlisis pblica a su mximo potencial, sino el sumarse a del ciudadano respecto del proceso, al no lograr la mediocridad de quien no convence, pero que por s misma convencer, solo sembrar dudas por ser el menos peor de los contendientes, que el individuo no quiere ocuparse en confirmar merece la oportunidad de gobernar. como ciertas o resolver como falsas, prefiriendo desentenderse de toda la cuestin. En muchas naciones alrededor del mundo se est presentando un fenmeno de consecuencias >> A travs de esta imprevisibles, a pesar de que cada vez sus habitantes estn ms y mejor informados, informacin, el elector podra la motivacin para sufragar se mantiene tener al alcance de la mano constante, si no es que se aprecia el efecto diametralmente contrario, que se va reduciendo datos que le permitieran el nmero de sufragantes. Las redes sociales, la formar su juicio de manera deteccin del rea geogrfica en que se ubica la persona que navega por Internet para ser mucho ms slida, amplia permanentemente acompaado de mensajes de y completa que lo que era corte poltico, la explosin de la oferta de medios electrnicos tradicionales, los burdos esquemas posible en cualquier otro de programacin mediante los cuales todos los momento de nuestro pasado canales y estaciones estn transmitiendo los mismos spots al mismo tiempo, con lo que no como sociedad
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En este contexto de creciente confusin, las encuestas de opinin han venido a jugar en los aos recientes un papel cada vez ms importante, pero no necesariamente a favor de ofrecer informacin lineal, veraz y confiable, hasta donde esto es estadsticamente posible, para el conjunto de la poblacin que tiene que tomar una decisin de trascendencia en el momento presente y al futuro, sino que ha venido a contribuir al enrarecimiento de un ambiente que de por s, no era el ms deseable y convenientemente claro, en ningn sentido. Sin pretender demeritar un trabajo con slido sustento cientfico, ni acusar a unos pocos de conducta que afectan el indispensable prestigio y credibilidad que deben poseer quienes a esto se dedican, lo cierto es que los datos que cotidianamente dan a conocer las empresas encuestadoras, en muy poco alientan a la certeza del ciudadano que enfrenta en la soledad su importante decisin poltica. En el mbito de la sociedad del conocimiento, que como hemos venido planteando a lo largo de esta serie de artculos, es imposible aislarla del cuerpo social inmediato ni del resto de la humanidad, las virtudes de contar con un cmulo de informacin que nos permita una visin clara y claridosa de la lucha poltica solo es equiparable a los vicios y presiones importados de la sociedad en general, con el agravante de que la imaginacin y el uso de tecnologa la exacerban hasta niveles difciles de comprender, analizar y sobre todo, neutralizar sin caer en la censura del derecho de todos a decir su verdad. La sociedad de la informacin, la sociedad del conocimiento por lo mismo que ofrece el goce de niveles de libertad para el ser humano muy por encima de los que disfruta como parte de su comunidad, debera tambin partir de esquemas ticos que garantizaran la pacfica y enriquecedora convivencia, esquemas de valores que, vale decir, no pueden ser impuestos, vigilados ni penalizados, sino libremente adoptados como parte de un modelo superior de relacionarnos entre nosotros mismos.
Los recursos, las invenciones, el manejo y hasta la pertenencia de los individuos a la sociedad de la informacin estn posibilitando su utilizacin para fines legtimos en lo social, lo poltico, lo cultural, lo educativo, lo convivencial, sin embargo el abuso de esto en aras de la obtencin o la permanencia en el poder pblico, escapa a la rbita de lo tico. Cuntas elecciones han sido ganadas en los ltimos aos por la intervencin de las tecnologas de la informacin en los procesos y las campaas?, es difcil decir, sobre todo porque el ataque en forma de desinformacin por parte de grupos inescrupulosos ha sido enfrentado con la misma o mayor fuerza por parte de quienes defienden la verdad utilizando informacin cierta, por no mencionar la defensa de quienes son directamente atacados. Cuntas personas o partidos han sido sancionados por conducta antitica?, prcticamente ninguno, al menos no al grado de que piensen dos veces antes de volver a las andadas. Pero realmente queremos ver la sociedad de la informacin convertida en una arena de lucha?, la pregunta no puede ser respondida aqu ni ahora, sin embargo s podemos pronunciarnos que si los procesos polticos y electorales no se logran regular, con el acuerdo de todos los involucrados, hasta el grado de contemplar la totalidad de las posibilidades, excepciones y sanciones para quienes incurran en ellas. El reto es difcil, pero lo que estamos queriendo construir lo vale, la otra opcin es continuar viviendo sin saber lo que es, en poltica, verdad y lo que es franca mentira, mientras esperamos construir una forma de convivencia que no sea la menos peor de todas. Fuentes citadas Kessler, Anke S. (2012) Does misinformation demobilize the electorate? Measuring the impact of alleged robocalls in the 2011 Canadian election
Firma seleccionada
Querer lo nuestro
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a creciente era de la informacin y el avance imponente de la tecnologa han logrado el desarrollo tcnico y social en muchas naciones, influyendo directamente en todos los aspectos del quehacer cotidiano, llevndonos incluso a pertenecer a la hoy denominada sociedad del conocimiento, es indiscutible que el uso de la tecnologa ha influido y transformado las costumbre y cultura de todos los pueblos, facilitando la comunicacin entre los individuos sin importar su ubicacin geogrfica, permitiendo la ejecucin de proyectos e investigaciones conjuntas, disminuyendo los costos de traslados, recursos materiales y tcnicos, entre otros, fortaleciendo de igual forma las alianzas de cooperacin institucional, la realizacin de eventos y el crecimiento de nuevos espacios para la cultura, la recreacin, y el intercambio de informacin y conocimiento. Pero debe promulgarse como Ley, tener como prohibicin olvidar que para un pas, es obligatorio siempre conservar su memoria, y cual memoria si no los documentos, bibliografas, monumentos, y todo lo concerniente a su historia y cultura, la cual va dejando huellas con el transcurrir de los aos como muestra fehaciente de la vida y su evolucin. Testimonios que sirven como apoyo a la educacin, la investigacin, la recreacin y en especial a la enseanza para querer y enaltecer lo nuestro. La labor de los archivos, bibliotecas, centros de informacin, y museos, entre otros, representan para la nacin y los pueblos un gran aporte para mantener viva la historia. Proyectar continuamente la informacin, costumbres y cultura de una nacin, es responsabilidad directa de toda esa gente, que tiene la firme conviccin de dejar a las poblaciones venideras un retrato vivo de su origen y evolucin como pas. Es responsabilidad directa de estos centros organizar, resguardar, conservar y difundir todo tipo de informacin y conocimiento del pasado, que nos gui hacia la bsqueda de un futuro certero, pero contribuir efectivamente a la conservacin y difusin de nuestra memoria como pas, debe ser sin duda alguna el propsito de todos los ciudadanos, preocupados por dejar a la poblacin de relevo un claro testimonio de la vida y cultura de los pueblos, motivndolos a travs de esta experiencia a seguir cultivando espacios donde perdure la historia de nuestras naciones.
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Marisol Fucci Bornachera Archivista. Universidad del Zulia Venezuela
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Escrituras antiguas y grafas que han cado en desuso. Paleografa de la Edad Moderna (siglos XV al XVIII)
F ormacin
ranscribir un texto puede plantear ciertos problemas relativos a ortografa, la puntuacin, el uso de maysculas, etctera, cuya solucin requiere unos conocimientos sobre las diversas normas de transcripcin paleogrfica existentes, que permitan decidir con conocimiento de causa cules conviene aplicar en cada caso. Para ello se ofrece este curso de carcter terico sobre paleografa en general, y sobre los siglos XV al XVIII en particular. Aunque el curso sea terico, las normas de transcripcin tienen una aplicacin prctica muy til para trabajos sobre la Edad Moderna (e incluso para otras pocas).
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SECCIN THE CHILEAN WAY

Por Csar Biernay Arriagada (Chile)
La Sexta Ley de Ranganathan: A cada Biblioteca su Innovacin
a Real Academia Espaola de la Lengua seala que innovar es mudar o alterar algo, introduciendo novedades. Punto. No menciona el necesario uso de tecnologas, implementacin de insumos electrnicos ni operaciones en lnea desde servidores remotos. As, entendemos por innovacin a la accin y efecto de innovar, es decir, se innova cuando una novedad altera algo. Para David Stark [1], innovacin se relaciona con bsqueda (consigna de la era de la informacin) por cuanto las nuevas tecnologas de la informacin permiten el acceso a completas bases de datos bajo el uso de palabras clave en las barras de herramientas, transformando a la propia bsqueda en el proceso que mejor ejemplifica los desafos de la organizacin contempornea, puesto que dichos desafos tendran como sinnimo la innovacin, que responde a la clase de bsqueda durante la cual no se sabe lo que se busca pero que ser reconocido cuando se encuentre. Desde una mirada empresarial, la innovacin es la capacidad de imaginar nuevas formas de diferenciar conceptos empresariales constituyendo la clave de creacin de nueva riqueza [2]. Para Maturana [3], la innovacin no plantea una relacin incondicional con la tecnologa como habitualmente lo suponemos, sino una reinvencin permanente de nuestro quehacer bibliotecolgico.
Csar Biernay Arriagada es Bibliotecario Documentalista, Docente del ICC. Diplomado en Gestin de Calidad de Software y Magster en Informtica Educativa en la Universidad de Chile. Becario Conicyt.
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Revista Documentacin Sin embargo, muchos profesionales de la informacin asumen por innovacin al acto de implementar nuevas tecnologas en sus procesos y procedimientos an cuando esa innovacin implique un nuevo perfil al bibliotecario. As, es comn observar a algunos profesionales de la informacin actualizando sitios web, diseando la pgina web de biblioteca con trabajos de programacin incluida y hasta dibujando iconos nuevos para plataformas de bibliotecas mviles [4]. En otros casos, donde la innovacin tecnolgica resulta verdaderamente trascendente y estrictamente vinculada con el perfil del bibliotecario, sta se transforma en la oportunidad de plasmar los sueos puestos en la Biblioteca como apoyo a su misin, no libre de los obstculos con que pueda encontrarse en el camino. En este sentido, Gary Hamel, en su libro Liderando la Revolucin afirma que la innovacin es un proceso dinmico donde los adictos a la novedad imaginan nuevas posibilidades (el bibliotecario inquieto), disean modelos empresariales, experimentan su desarrollo, analizan y evalan lo aprendido para finalmente escalar (implementar). Este proceso, replicable en Bibliotecologa y que se denomina la rueda de la innovacin, constituye una invitacin a reconocer en ella una oportunidad para implementar fsicamente los sueos de la visin de Biblioteca, donde no necesariamente se debe invertir en tecnologa ni en alfabetizacin digital. Consecuente a ello, al analizar los grandes inventos del hombre reconocemos en ellos el afn de innovar como resultado de un arranque de creatividad, algunos bajo dificultades y crisis increbles. Casos emblemticos lo
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constituyen el pastelero espaol Turrons que innov en la creacin del confite que lleva su nombre, conformado por una masa compacta de almendras tostadas con miel de abeja; el emigrante alemn Oscar Levi-Strauss, por su parte, innov en la confeccin de pantalones utilizando tela gruesa para carpas, ampliamente utilizados hoy bajo el nombre de Jeans; Thomas Adams saboriz la savia del rbol guatemalteco chicozapote, innovando la produccin de hule creando la goma de mascar (chicle). Estos casos, y tantos otros a lo largo de la historia humana, nos invitan a analizar desde la trinchera de las bibliotecas como la innovacin constituye una poderosa herramienta para el profesional de la informacin. A este respecto, considerando las cinco famosas leyes elaboradas en 1931 por el destacado bibliotecario indio Shiyali Ramamrita Ranganathan, que buscaban proyectar el rol del Bibliotecario y de las Bibliotecas en la sociedad [5], y que resultan de alto inters por su impacto en la sociedad actual validando las proyecciones hechas hace ya ms de ochenta aos, se propone una sexta ley: A cada Biblioteca su Innovacin. Ante la absorbente ramificacin de tecnologas computacionales, de seales y redes inalmbricas, de telefona mvil y dispositivos satelitales domsticos, la innovacin bibliotecaria no va estrictamente de la mano de esta tecnologa, sino de nuestra capacidad de implementar novedades en el ejercicio bibliotecario, en beneficio de nuestra misin organizacional. Tal vez el resultado del Benchmarking indique que se deba implementar tecnologa de vanguardia de bibliotecas afines, pero a cada Biblioteca su innovacin: tal vez baste implementar un buzn de devolucin de libros, elaborar un trptico informativo de papel o brindar charlas sobre
>> Tal vez debamos volver a los libros y de paso a nuestra misin, para brindar servicios profesionales al usuario que no quiere buscadores que recuperan millones de sitios en milsimas de un segundo, sino buscadores (personas, profesionales de la informacin) que en los minutos que exige el proceso de referencia, pueden recuperar pocos documentos pero los precisos
normas APA para lograr mayor impacto en los usuarios en lugar de, por ejemplo, mantener habilitado un Twitter de la Biblioteca. Para nuestro asombro, al volver sobre la Real Academia de la Lengua encontramos una segunda acepcin para innovar que la define como volver algo a su anterior estado. Tal vez debamos volver a los libros y de paso a nuestra misin, para brindar servicios profesionales al usuario que no quiere buscadores que recuperan millones de sitios en milsimas de un segundo, sino buscadores (personas, profesionales de la informacin) que en los minutos que exige el proceso de referencia, pueden recuperar pocos documentos pero los precisos. No nos ceguemos ante las maravillas de la tecnologa de nuestro tiempo. Ella no deja de ser ms que una herramienta que contribuye a nuestra misin, sin ser un fin en si misma. Innovar es un llamado a hacer algo diferente e implica un quiebre en la forma tradicional de hacerlo, lo que naturalmente expone al bibliotecario a la posibilidad de equivocarse. Ello no debe ser visto como un obstculo, pues tal como lo seal un clebre personaje cuando se innova, se corre el riesgo de cometer errores, ante lo cul es mejor admitirlo rpidamente y continuar con otra innovacin (Steve Jobs). Notas en el Texto [1] Stark, David (2010). El sentido de la disonancia. En: Persona y Sociedad. Universidad Alberto Hurtado; Santiago - Chile, (XXIV) N1: 9-47 pp. [2] Hamel, Gary (2000). Leading the revolution. Espaa, Editorial Gestin 2000. p. 68. [3] Maturana, Cristian (2011). Reflexiones en torno a innovacin y bibliotecologa. En: Revista Chilena de Bibliotecologa Infoconexion. Santiago Chile N2, 4-7 pp. (www.infoconexion.cl) [4] Para acceder a servicios de Biblioteca desde telfonos mviles. [5] Las cinco leyes de Ranganathan son: 1. Los libros son para usarse | 2. A cada lector su libro | 3. A cada libro su lector | 4. Hay que ahorrar tiempo al lector | 5. La Biblioteca es un organismo en crecimiento. www.documentalistas.org
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Trobada Avellanes. Foto aportada por los autores
Artculo
El blog del GALL, una iniciativa del Grup dArxivers de Lleida

1.- Contextualizacin y anlisis del entorno
l Grup dArxivers de Lleida (GALL) surge, el ao 1998, a partir de una iniciativa conjunta de los archiveros y archiveras de las comarcas leridanas. Es necesario recordar que estos archivos, a finales de los noventa, vivan una situacin de ligero aislamiento respecto al foco principal que siempre ha representado Barcelona, donde estaban y estn la mayor parte de centros y instituciones archivsticas. A pesar de la existencia de la Associaci dArxivers de Catalunya (AAC) y el desarrollo de las polticas documentales y la mejora y ampliacin de la red de archivos comarcales, en aquellos aos se continuaba notando desde provincias el distanciamiento entre el
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Revista Documentacin AUTORES DEL ARTCULO Anna Esteve Florensa. Licenciada en Historia por la UB (especialidades de Historia Moderna y Contempornea) y Licenciada en Documentacin por la UOC. Desde hace unos aos trabaja en el Arxiu Dioces de Lleida y en la Biblioteca del Seminari Dioces. No slo realiza tareas con fondo antiguo sin tambin lleva la comunicacin externa de un despacho de abogados. Miembro del Centre dEstudis Comarcal del Segri. Maria Pau Gmez Ferrer. Licenciada en Historia General i Geografia por la Universidad de Lleida. Des de 1998, trabaja como directora del Archiu Generau dAran que forma parte de la Xarxa dArxius de la Generalitat de Catalunya. Miembro numerario de la Seccin de Historia del Institut dEstudis Aranesi. Mara Jess Llavero Porcel. Licenciada en Geografa y Historia y en Documentacin, Mster dArxivstica. Responsable del Archivo Central de lAudiencia provincial y juzgados de Lleida, atiende a la coordinacin de los archivos judiciales de la provncia. Miembro fundador del Grup dArxivers de Lleida i del Centre dEstudis Comarcals del Segri. Robert Porta Roig. Licenciado en Historia por la Universidad de Lleida. Licenciado en Documentacin por la Universidad de Barcelona. Postgrado en archivstica por la UNED. Des de 2006, trabaja como responsable del Arxiu del Monestir de Bellpuig de les Avellanes que forma parte del Servicio de Documentacin y Archivo del Instituto de los Hermanos Maristas en Catalua. Mnica Sesma Siuraneta. Licenciada en Geografa e Historia por la Universidad de Lleida, postgrado en Gestin Cultural. Relacionada con el mundo de los archivos des de los aos noventa ha trabajado en el Arxiu Administratiu de lInstitut dEstudis Ilerdencs, en el de la Diputaci de Lleida y en el archivo del Collegi Oficial dArquitectes de la Demarcaci de Lleida. Desde el ao 2002 trabaja en el Arxiu Municipal de Lleida (AML). Forma parte del Grup de Gesti del blog Grup dArxivers de Lleida desde su creacin y es miembro del Consejo de Redaccin de la pgina Web de la Associaci dArxivers Gestors de Documents de Catalunya.
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mundo archivstico leridano y pirenaico y el de la capital catalana. Este contexto y las plantillas escasas de nuestras organizaciones hicieron necesario, sin duda, un elemento de cohesin, o quizs, de mutuo apoyo entre los profesionales de las comarcas de Lleida y las de los Pirineos, que aport una conciencia de grupo en un colectivo con unas necesidades y unos objetivos similares. 2.- Objetivos iniciales Durante ms de diez aos, los archiveros leridanos y pirenaicos hemos compartido experiencias y organizado actividades transversales, entre archivos con titularidades y fondos de lo ms diverso. En el otoo del 2008, durante uno de nuestros encuentros semestrales, se pusieron las bases para la incorporacin y utilizacin de las tecnologas de la informacin. En aquel momento surgi la idea de crear y poner en funcionamiento el blog del Grup dArxivers de Lleida (www. gruparxiverslleida.wordpress.com), como medio dinmico y interactivo que nos ofreca la posibilidad de publicar y intercambiar ideas, noticias, informacin, comentarios, etc., de una manera rpida, abierta a la participacin general y actualizada. Adems, nos serva de plataforma para introducirnos en el mundo de la blogosfera y de las redes sociales, creando un nuevo espacio para la difusin de nuestros archivos. Fue entonces cuando se establecieron como objetivos principales, mejorar las estrategias entre los diferentes grupos de trabajo del GALL y dar a conocer aquellas actividades y propuestas que como colectivo o en cada uno de nuestras entidades se llevaban a cabo. Con el encargo de ponerlo en funcionamiento se organiz un grupo de trabajo formado por cinco archiveros voluntarios procedentes
de archivos de titularidad muy diversa y de mbitos geogrficos diferentes, como son el Arxiu Municipal de Lleida, el Arxiu Central de lAudincia provincial i Jutjats de Lleida, el Arxiu Dioces de Lleida (Segri), el Arxiu del Monestir de Bellpuig de les Avellanes (La Noguera) y el Archiu Generau dAran (Val dAran). Marcados y aceptados los objetivos del proyecto era necesario concretar su implementacin. Para ello realizamos las siguientes acciones y actividades: Elegir un gestor de contenidos digitales (CMS) con el que crear nuestro blog. Decidir e implementar la imagen grfica del blog. Decidir y concretar qu tipo de contenido se iba a publicar. Planificar y establecer el sistema de gestin y mantenimiento. Planificar las estrategias de difusin del blog. 3.- Elaboracin del plan de actuacin El distanciamiento fsico de los miembros del grupo de trabajo comport que inicisemos una dinmica de trabajo diferente a aquella que estbamos acostumbrados hasta aquel momento, lanzndonos de cabeza al uso de las herramientas que nos ofreca el web 2.0 y el cloudcomputing, que nos permitieron, mantenernos constantemente en contacto, trabajar en documentos compartidos y adems, introducirnos en un mundo completamente nuevo para nosotros, aprendiendo a cada nuevo paso. Hubo una primera etapa en la que nos centramos en la difusin del proyecto entre los compaeros del GALL, hacindolos participes de los avances y buscando su complicidad y implicacin. Ms adelante el mbito de difusin se ampli y en este momento tenemos visitas de los ms diversos lugares del mundo, aunque nuestro principal usuario proviene de Catalua y el resto de Espaa. El siguiente paso consisti en realizar una
campaa de buscadores, con el objetivo de que los contenidos de nuestro blog apareciesen en la mejor posicin posible tanto en los buscadores web y en los de blogs. Buena parte del xito de este trabajo tiene mucha relacin con nuestro estilo de redaccin del blog, porque en la mayora de los artculos incluimos enlaces y, sobre todo, porque utilizamos las categoras de clasificacin y las etiquetas. Esta prctica con el tiempo ha significado que nuestros contenidos sean indexados por la mayora de los buscadores importantes y recuperados por aquellos usuarios que plantean bsquedas con alguna de les palabras claves que nosotros hemos incluido. Tambin consideramos necesario crear un blogroll a travs del cual nos relacionamos con otros blogs especializados en archivos y archivstica. Adems ofrecemos la posibilidad de sindicacin de los contenidos que vamos publicando, y facilitamos y fomentamos la posibilidad de realizar subscripciones para as recibir en el correo electrnico las alertas de nuevas publicaciones y comentarios. Finalmente, siempre hemos fomentado la participacin a travs de los comentarios como medio de debate y interaccin con los visitantes. - El blog y las aplicaciones que lo hacen posible La primera decisin fue la eleccin del gestor de contenidos digitales para posibilitar la publicacin del blog en la red y para ello tuvimos en cuenta: la potencia del gestor, la opcin del software libre, la posibilidad de alojar nuestro blog en un servidor gratuito, y por ltimo, la comunidad de usuarios que con sus opiniones y sus aportaciones nos ayudaron tomar la decisin definitiva. Optamos por trabajar con la plataforma Wordpress y, hasta el momento, los resultados avalan dicha decisin. Para conseguir una comunicacin dinmica del grupo de gestin del blog creamos un grupo en Google Groups, que fue fundamental, sobre todo al principio, porque nos permiti trabajar y comunicarnos en lnea compartiendo dudas, trabajo y decisiones. Adems, abrimos un entorno donde compartir los diferentes documentes de trabajo, Google Docs, donde para identificar las aportaciones de los diferentes miembros introdujimos la dinmica de identificarnos cada
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Revista Documentacin uno con un color diferente, un mtodo gil y sencillo que nos facilita la tarea diaria. Para el control de la programacin de las entradas utilizamos el Google Calendar nos es muy til, sobre todo en las pocas de vacaciones y de festivos, ya que nos permite planificar periodos en el que no siempre se puede estar pendiente al 100 % de les publicaciones. No nos podemos olvidar que nos movemos en un entorno multimedia en el que el contenido es muy importante, pero la imagen juega un papel destacadsimo. Como ya hemos mencionado, muy pronto entendimos que tenamos que incorporar diferentes herramientas para guardar y tratar imgenes que nos iban llegando, despus de probar varios, escogimos la que en aquellos momentos nos daba ms facilidades, Picasa. Hasta este momento lo hemos utilizado en el modo de acceso restringido para poder guardar y gestionar el conjunto de imgenes que hemos do acumulando a lo largo de estos aos, pero a medio plazo nos ofrecer la posibilidad de vincularlo con el blog, utilizarlo como plataforma para la difusin de una galera de imgenes, y mostrar a la comunidad virtual quin somos y qu es lo que hacemos de manera visual. Es importante remarcar el hecho, que desde un principio se redact un documento en el que se establecan las normas para la agregacin de imgenes segn su formato, el peso y teniendo en consideracin las posibles restricciones, sobre todo, en los casos de los originales propios de los respectivos archivos o de copias con diferentes derechos. - Los contenidos Cuando en el otoo del 2008 se pone en marcha la idea del blog, ya hacia algn tiempo que el GALL acariciaba un propsito que peridicamente se planteaba en las reuniones, pero que por sus caractersticas se haba ido posponiendo una y otra vez. Consista en la elaboracin de un censo que recogiera la informacin bsica de todos o de la mayor parte de los archivos dispersos en el territorio de la provincia de Lleida. El plan presentaba dificultades de carcter operativo, ya que cualquier publicacin en soporte fsico tiene un coste que ha de asumir
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alguna institucin, a esto se le sumaba la distribucin, el patrocinio y incluso el propio formato presentaba dificultades que si bien no eran insalvables no ayudaban a llevarlo a trmino, a pesar del convencimiento que sera un instrumento muy til para los investigadores, los profesionales de la informacin y para los ciudadanos en general. La plataforma que nos ofreca el blog salv todas estas dificultades y el Projecte Fitxa se convirti en el primero que utiliz las posibilidades del web 2.0 como metodologa de trabajo y el blog como medio de difusin. En la actualidad es una de las pginas permanentes del blog y la actualizacin se hace conforme los diferentes archivos lo solicitan (http://gruparxiverslleida.wordpress. com/guia-darxius). Es una de las pginas ms visitadas, lo que viene a demostrar la utilidad del blog como medio de difusin para nuestras instituciones y como fuente de informacin para los ciudadanos y otros organismos. Los contenidos del resto de pginas han ido evolucionando y cada vez son ms diversos, podemos encontrar informacin sobre actividades, servicios y noticias vinculados con los archivos de la provincia, pero tambin se incluyen artculos de inters profesional como cursos de formacin, convocatorias de ayudas, ofertas de trabajo... Aunque en este momento intentamos, sobre todo potenciar los artculos de opinin, reflexin y anlisis, en el campo de la teora y de la prctica, sobre la realidad de los archivos y de la archivstica. - Una imagen que nos identifica y un estilo propio Una de les limitaciones de utilizar un gestor de blog gratuito como Wordpress es que tienes que elegir una plantilla predefinida de entre las que te ofrecen con el riesgo de presentar una apariencia impersonal y anodina. En nuestro caso hemos personalizado el producto tanto como nos ha permitido la plantilla escogida. Lo hemos hecho con la imagen de la cabecera y incluyendo nuestro logo y, sobre todo, exhibiendo un estilo propio a la hora de mostrar los contenidos, el resultado ha sido la creacin de una imagen fcilmente identificable.
La personalizacin la buscamos desde el principio con la definicin de un estilo propio para la composicin de las entradas complementndolas con imgenes y con enlaces con los que se pretende dar un valor aadido al artculo. Tambin quisimos crear una imagen corporativa para el blog, dotarlo de una imagen grfica cuidada, consistente y representativa que con el tiempo se ha convertido en nuestra marca personal (branding), y que hemos mantenido en todos los productos que hemos ido vinculando a la red, naturalmente con las adaptaciones pertinentes. Otro elemento importante, vinculado a nuestra imagen corporativa fue el informar a los visitantes de la pgina Qui Som (Quienes somos), (http://gruparxiverslleida.wordpress. com/about/) por esa razn desde el primer momento disponemos de un espacio donde explicamos que realizamos un blog que es de carcter colectivo, quien est detrs y como se puede contactar con nosotros. - Las Redes sociales Cuando decidimos tener presencia en el mundo de las redes sociales, ya haca dos aos que funcionaba el blog. Habamos consolidado las dinmicas de trabajo y su proyeccin aumentaba, tal y como nos mostraban las estadsticas. En la reunin del otoo del 2010, el grupo de gestin del blog planteamos al resto de los compaeros del GALL el paso a este entorno a travs de Facebook, la propuesta se justific primero en el convencimiento que desde all se difundira ms y mejor los contenidos del blog y en segundo lugar porque la dinmica de las redes sociales nos permitan ampliar la posibilidad de temas a tratar y la forma de hacerlo, tambin el hecho de poder compartir informacin inmediata con el resto de colectivo y por ltimo era un instrumento definitivo para dirigirse a un pblico ms amplio y heterogneo. Estos argumentos se vieron rpidamente refrendados por el xito, en nuestro perfil de Facebook ya tenemos cerca de mil seguidores, y se ha producido un aumento significativo de las visitas al blog desde nuestro muro. (http://www.facebook.com/gruparxiverslleida). Otras aplicaciones en las que tenemos abierta cuenta son Youtube y Slideshare que nos ofrecen la posibilidad de compartir vdeos y presentaciones de nuestras actividades. El canal Youtube permite incrementar el trnsito hacia el blog de forma muy segmentada y de calidad, as los vdeos se posicionan muy rpidamente en los buscadores. Es cierto que no hemos explotado todo el potencial que ofrece aunque si hemos elaborado algunos vdeos con lo que hemos podido experimentar, (http://www.youtube.com/ gruparxiverslleida). La ltima incorporacin a la red ha sido a travs del microblogging, hemos abierto un perfil en Twitter. Esta es una herramienta mucho ms dinmica que las anteriores, nos permite colgar comentarios a diferentes contenidos o sobre acontecimientos mientras estn en curso; a dems nos ofrece la posibilidad de incorporarnos a diferentes lneas de debate y, sobre todo, es una nueva va de acceso al blog, que continua siendo la base sobre la que se articula todo nuestro acceso en la nube y es el espacio donde plasmamos los contenidos y informaciones que nos son propias, (http:// twitter.com/arxiverslleida).
>> Seguimos abiertos a las novedades que ya son presente y a las futuras en el campo de la web 2.0 y estaremos atentos a las posibilidades que nos aportaran las webs semnticas
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Seguimos abiertos a las novedades que ya son presente y a las futuras en el campo de la web 2.0 y estaremos atentos a las posibilidades que nos aportaran las webs semnticas, sin perder de vista el objetivo principal: La difusin de los archivos de las comarcas de Lleida. En esta lnea se enmarca la creacin del primer Cdigo QR del Grup dArxivers de Lleida, que da la informacin sobre el blog y que, entre otras cosas, nos dirige directamente al muro y con el que hemos iniciado nuestro trabajo con la Realidad Aumentada mientras esperamos la
llegada de las nuevas aplicaciones del entorno 3.0. 4.- Evaluacin de los resultados Desde el principio hemos sido conscientes que se tena que tomar el pulso de forma continuada al blog, disponer de informacin que nos permita evaluar la viabilidad de nuestro proyecto. Siempre es interesante trabajar mediante indicadores fiables, pero en el caso de los social media, se debe integrar un nuevo concepto llamado IOR (impact of relationship), ya que este
Pantalla del Blog
nuevo entorno social ha convertido la comunicacin unidireccional tradicional en un acto multidireccional, en el que son los propios usuarios los que generan la imagen. Por tanto nuestro impacto en la red se debe medir tanto en trminos cuantitativos (nmero de visitas, comentarios, subscripciones, enlaces...) como en trminos cualitativos (comentarios, puntuaciones, estrellas, correos al mail de contacto, noticias en otros medios, impacto en los propios archivos...). Actualmente (mayo 2012) hemos publicado ya ms de doscientas entradas, creando de peridicas como el Document del Mes, adems de las pginas que mencionbamos anteriormente Directori y Guia dArxius. Disponer de los indicadores nos permite ver como cada ao el nmero de entradas ha ido en aumento, lo que indica la salud del blog. Pero tambin a nivel cualitativo nos indica cuales son las entradas que despiertan mayor inters, de esta manera constatamos que la Guia dArxius es la ms visitada de lo que se infiere el carcter informativo del blog respecto a los archivos de Lleida. En estos momentos tenemos una media de 300 visitas semanales, con un computo anual durante el 2011 de unas 16.000 visitas, lo que supone un 30% ms que el ao anterior y un total acumulado de cerca de 40.000 visitas. Como ya hemos dicho, esta proyeccin en las redes nos sirve para difundir los contenidos, y para mejorar la interrelacin, participacin y dilogo con los usuarios, porque les ofrece una mayor capacidad de participacin con una relacin mucho ms dinmica y humanizada con nuestras instituciones. A la vez, les permite dar, en cualquier momento, su opinin a travs de los comentarios, que nos aportan a los profesionales- una informacin interesantsima para conocer como se nos percibe ms all de nuestro entorno ms prximo y, si es necesario, ajustar los objetivos marcados. Los comentarios han sido uno de los componentes del blog que ms se ha fomentado, actualmente se acumulan unos 160 comentarios. Todos los indicadores nos indican que vamos por el buen camino, porque ao a ao el nmero de comentarios recibidos crece. stos son tambin indicadores cualitativos gracias a la evaluacin de las propuestas y las crticas de los comentarios nos han ayudado a modificar y atender a la mejora continua. Como suele suceder el tiempo nos ha llevado a la prctica y si bien al principio tenamos que perseguir a los compaeros para poder ofrecer contenidos variados y suficientes, ahora podemos programar las entradas a una semana vista, o ms. Solemos publicar al menos dos entradas a la semana, cada vez ms diversas en los temas tratados, hecho que atrae visitantes tambin ms diversos y lejanos. Aunque en un principio nuestro pblico potencial son los archiveros
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y documentalistas de Lleida, revisando las estadsticas descubrimos que atraemos visitantes de todo el mundo. An as el 80% de nuestros visitantes son del Estado espaol, es necesario destacar que hemos recibido visitas de ms de 40 pases diferentes. Conclusiones Resumiendo, hace unos tres aos que funciona el Blog del GALL, que empez para ser el tabln de anuncios de los archiveros de las tierras de Lleida donde compartir informacin sobre actividades, cursos, crnicas, etc. Progresivamente el proyecto ha ido evolucionando y creciendo y en la actualidad recoge temas tambin de inters general para el colectivo, de reflexin y de contenido, sin olvidar la dinmica inicial de colaboracin y cooperacin. Queramos y queremos ser un sitio abierto para difundir y aportar y donde nuestros compaeros y todo el que se acerque a l puedan dar su opinin. El grupo que gestiona el Blog del GALL lo formamos cinco personas, representantes de todo el colectivo en Lleida y que casi sin proponrnoslo nos hemos convertido en la punta de lanza y hemos promovido un espacio de colaboracin. Lo transmite nuestra marca, por eso el logo es ms que unas siglas y comunica con la imagen los objetivos que ya se han reiterado y la unidad ante los diversos espacios abiertos en el entorno 2.0 (Blog, Facebook, Twitter, Youtube...). Esta imagen nos ha permitido ganar visibilidad rpidamente y proximidad a la comunidad que nos sigue y una reputacin de seriedad lo que aporta valor a todo el trabajo. La expansin en las Redes Sociales nos ha permitido percibir una dualidad muy importante. Por un lado, el fortalecimiento del sentimiento de comunidad entre el colectivo archivero ms all de nuestro espacio de referencia; por el otro lado, la implicacin en el territorio, llegando a aquellas personas y instituciones que no forman parte del colectivo profesional, pero que tienen inters por el patrimonio y la cultura. Estos productos no hubieran sido posibles sin la constancia del trabajo diario offline en nuestros archivos y instituciones. Si algo hemos aprendido en este tiempo es que el contenido es el rey, si ste no est cuidado o su presentacin no es funcional, atractivo, de calidad y no aporta un valor aadido, no sirve de nada tener la mejor estrategia de difusin en la red, pero es necesaria tenerla y que en el plan de comunicacin se tenga en cuenta el contenido. No existe una frmula que garantice los resultados, pero una cosa es cierta el trabajo constante y serio de un colectivos de profesionales a la larga da sus frutos.
Entrevista a Juan Manuel Garca encargado de la
Foto de la Biblioteca, aportada por el autor.
Biblioteca Pblica (Navarra. Espaa)

U
de
Peralta
bicada como parte de la nueva Casa de Cultura de Peralta, la Biblioteca Pblica de Peralta se inaugura el da 27 de enero de 2009, siendo su acceso por la Calle Tremoya, n 3. La nueva biblioteca ocupa una superficie de 475 metros cuadrados en dos plantas. Dispone de 113 puestos de lectura (89 destinados a adultos y 24 para el pblico infantil). Cuenta con un fondo de 18.920 documentos en varios formatos. La Biblioteca cuenta con una zona infantil aislada, espacio para hemeroteca, zona de audiovisuales, rea de fondo general y zonas de lectura en la planta baja, as como el rea de conocimientos especficos y la zona
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Revista Documentacin ms aislada para el estudio y la lectura en la planta superior. El 21 de enero de 2012 se inaugura la rockoteca En un lugar de la marcha, como seccin de esta biblioteca pblica destinada a recoger, organizar y difundir cualquier tipo de documento relacionado con el rock. La Biblioteca Pblica de Peralta ofrece 30 horas semanales de apertura al pblico, de lunes a viernes de 15 a 21 horas. La biblioteca es atendida por un encargado de Biblioteca perteneciente a la plantilla del personal del Gobierno de Navarra. El desarrollo cultural es un factor importante para alcanzar una sociedad justa, equitativa y humana. Desde la Biblioteca Pblica de Peralta, en qu mbitos se trabaja ms intensamente para realizar esta labor? Trabajamos especialmente en tres aspectos: el marketing bibliotecario, la formacin de usuarios, y la animacin a la lectura, en la permanente bsqueda de nuevos usuarios. Sobre el marketing bibliotecario, buscamos mejorar la imagen de la Biblioteca Pblica a travs de la mxima difusin de las noticias que generamos, intentando que la publicidad llegue la mayor nmero de usuarios, tanto reales como potenciales. De especial consideracin nos parece la formacin de usuarios. Estamos elaborando un programa para establecer ms vnculos con los centros escolares, de manera que el conocimiento de los estudiantes sobre el mundo bibliotecario sea cada vez mayor. Buscamos la autoformacin del alumno, en base a los nuevos aires que llegan de Bolonia. Respecto a la animacin a la lectura, adems de las clsicas actividades que se vienen realizando (magia infantil, narraciones, cuentacuentos) ahora estamos organizando un circuito de padres voluntarios para contar cuentos de manera rotatoria, y que est dando buenos resultados. Finalmente, navegamos en la bsqueda de nuevos perfiles de usuarios, tradicionalmente difciles, como los adolescentes o el pblico adulto que tradicionalmente piensa que los servicios bibliotecarios no van con ellos. De esta manera, la rockoteca ha supuesto toda una novedad para que mucha gente, a travs de la msica, se acerque por la biblioteca. A su parecer, cual es el reto del bibliotecario en la Sociedad de la Informacin y del Conocimiento? Una de las apuestas ms importantes es la de tratar que la
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>> Trabajamos especialmente en tres aspectos: el marketing bibliotecario, la formacin de usuarios, y la animacin a la lectura, en la permanente bsqueda de nuevos usuarios
biblioteca pblica sea de manera destacada un centro irradiador de Cultura, Educacin y Ocio creativo a todos los niveles. En las grandes bibliotecas, con ms recursos, resulta quiz ms sencillo que en las pequeas o medianas, debido a sus propias limitaciones. Iniciativa y compromiso en la defensa de la Educacin y la Cultura por parte del personal bibliotecario son dos premisas bsicas para que nuestro reto como profesionales tenga futuro en la Sociedad de la Informacin. Y creo que lo estamos consiguiendo. Cmo se podra fomentar la defensa y los intereses de este colectivo en los foros de decisin? Teniendo una voz ms firme y autorizada, tanto a nivel personal como colectivo.
A nivel particular, solemos permanecer muchas veces en la sombra por nuestra propia idiosincrasia profesional; y a nivel colectivo, son pocas las asociaciones que dan pasos al frente para tratar de crecer para, por ejemplo, convertirse en colegios profesionales de bibliotecarios y documentalistas. Parece que da miedo hacerlo debido a lastres del pasado o enfrentamientos personales entre nosotros mismos. Creo que es una rmora que nos condiciona, y que hay que crecer como colectivo y tener ms ambicin. Por otra parte, en las bibliotecas encontramos a profesionales de muy distinta procedencia en cuanto a formacin universitaria se refiere, y esto, con frecuencia, hace que nos cueste estar unidos y tener una representacin ms relevante en los foros de decisin. Qu programas o actividades estn desarrollando para concienciar a los ms jvenes al desarrollo de la lectura?
Foto de la Biblioteca, aportada por el autor.
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Por una parte, nuestro Club de Lectura, al que continuamente llegan nuevos adeptos. Se trata de un club variado, donde coexisten diferentes niveles de edad, formacin e inquietudes. En segundo lugar, la estrecha colaboracin con los centros educativos a travs de los programas de formacin de usuarios. Finalmente, con la creacin de la rockoteca En un lugar de la marcha, pretendemos atraer a un segmento muy difcil de retener en una biblioteca pblica, como son los adolescentes. Asimismo, se trata de una iniciativa muy atractiva para adultos con una imagen muy desfasada de las bibliotecas pblicas y que esperamos cambiar. Para muchos profesionales y estudiantes de esta disciplina, la funcin social del bibliotecario, al que la Fundacin Ciencias de la Fundacin presta especial inters, no es an muy evidente. Cul cree que debe ser esta funcin y en dnde se enmarcara la misma? Enlazando con lo que ya se ha comentado antes, creo que nos falta mucha ms visibilidad social, acercarnos a las instituciones, y tener ms presencia en los medios de comunicacin. Y desde luego, buscar ms apoyos en la propia sociedad: educadores, personalidades relevantes a nivel municipal, voluntarios, etc. Ciertamente, los recortes econmicos no facilitan a priori la difusin de las bibliotecas pblicas, pero tambin es verdad que en situaciones de dificultades, se activa la imaginacin y se estimulan los medios para que nuestro trabajo tenga ms proyeccin social. Para terminar, y segn su opinin, cul debe ser la utilidad prctica de las bibliotecas para el usuario comn y corriente en particular y la ciudadana en general? Sin dejar de seguir siendo instituciones de apoyo a la Cultura, la Educacin, y el Ocio, no estara de ms ir convirtindonos en espacios ms abiertos y participativos a otras inquietudes de nuestros usuarios. Aqu, el compromiso social de cada profesional y los apoyos de colectivos culturales, asociaciones locales, apymas, o empresas privadas, tienen mucho que decir. Deberemos escucharles para conocer sus expectativas y poder adaptarlas luego a nuestra realidad del da a da. Muchas gracias por sus respuestas, alguna cosa ms que quisiera contarnos para terminar? Ha sido un placer atender vuestra llamada. Nos vemos en las bibliotecas pblicas.
Noticias
Visita a la Delegacin Chile
iembros del Patronato de la Fundacin Ciencias de la Documentacin de Espaa, y el Director de la Delegacin Mxico de la Fundacin, visitaron la Delegacin Chile y establecieron reuniones con distintas autoridades del Gobierno Chileno, as como visitaron entidades pblicas relacionadas con la Ley de Transparencia y Acceso a la informacin pblica en Chile.
Encue ntr Conse o con Don Ale jo para la Tran jandro Fer reiro. sparen Presid cia. en
te
Encuentro con Claudio Muoz Ziga, Presidente Ejecutivo de Telefnica Chile.
Con el Senador Hernn Larran.
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La Fundacin Ciencias de la Documentacin auspici la IV COINDEAR
a Ilustre Municipalidad de San Bernardo, la Asociacin de Archiveros de Chile y el Centro de Archivstica Virtual de Argentina organizan y convocan a la IV Convencin Internacional de Archivistas, denominada El Profesional de los Archivos, con el auspicio internacional de la Fundacin Ciencias de la Documentacin. El objetivo principal fue dar a conocer la problemtica de la profesin, iniciar el intercambio sistemtico de experiencias de trabajo archivstico, as como identificar las dificultades que an subsisten, para poder elaborar tcticas y acciones que permitan su solucin. Exitosos encuentros anteriores realizados cada dos aos partiendo en Argentina (2006), Colombia (2008) y Honduras (2010) avalan este evento dirigido a todos los involucrados en la custodia, tratamiento, gestin, administracin, servicio y difusin de los documentos y la informacin. Se trata de un espacio internacional donde gravitan archivistas y educadores para insertarse en una agenda que explora temas de la disciplina y la profesin. Algo que se puede imaginar como una fiesta de archivistas que rene a profesionales que provienen de distintos pases del globo. Una ocasin que adems sirve de escenario para recibir a personalidades del mundo de los archivos.
El Presidente de la Fundacin Ciencias de la Documentacin, D. Jos Ral Vaquero Pulido, particip como ponente invitado.
Organizamos Seminario sobre Gestin Documental Electrnica en Chile
on el ttulo Desafos de normalizacin e interoperabilidad la Delegacin Chile de la Fundacin Ciencias de la Documentacin, representada por su directora Rebeca Yez, organiz en Santiago de Chile, el da 11 de Abril, el Seminario sobre Gestin Documental Electrnica, en el que expertos de la temtica analizaron con el pblico asistente, los aspectos relevantes como la legalidad, normalizacin, interoperabilidad y las buenas prcticas en torno a los documentos electrnicos. Algunos objetivos marcados: 1. Promover un espacio de anlisis y discusin sobre las consideraciones tcnicas en la implementacin de un Sistema de Gestin Documental Electrnico acorde a estndares internacionales. 2. Conocer la experiencia lograda en otros pases en relacin a la documentacin electrnica y digitalizacin. 3. Reunir a los entes participantes en la gestin de documentos que dan cumplimiento a la Ley 20.285 de Transparencia y Acceso a la Informacin.
Instantnea
del pblico
asistente.
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Derecho de acceso a la informacin pblica y construccin de ciudadana
or segundo ao consecutivo la Escuela Universitaria de Bibliotecologa y Ciencias Afines (EUBCA) junto a la Licenciatura en Ciencias de la Comunicacin (LICCOM) de la Universidad de la Repblica Oriental del Uruguay vienen desarrollando un proyecto de difusin de la ley N 18381 con la comunidad del barrio Villa del Cerro. Docentes y estudiantes de ambos centros de enseanza universitaria han comenzando a trabajar fuertemente en la promocin de ese derecho entre los vecinos. En el ao 2011 La Comisin Sectorial de Extensin y Actividades en el Medio de la Universidad de la Repblica aprob el proyecto denominado: Derecho de acceso a la informacin pblica y construccin de ciudadana, en el marco de un llamado a desarrollo de Espacios de Formacin Integral y debido a su gran repercusin lo ha renovado en el 2012.
los tienen como beneficiarios directos y que son ofrecidas por distintos organismos pblicos. La ley N 18.381 es un instrumento que permite de manera rpida y efectiva a los ciudadanos de mi pas: Exigir transparencia en la gestin de los recursos pblicos; mejorar la gestin pblica; habilitar la rendicin de cuentas y control ciudadano de la gestin de los gobernantes, constituyndose en una herramienta de educacin en derechos humanos y de real de participacin ciudadana.
Desde la Universidad de la Repblica, participan de esta experiencia: la Escuela Universitaria de Bibliotecologa y Ciencias Afines (EUBCA), la Licenciatura en Ciencias de la Comunicacin (LICCOM), el Programa APEX-Cerro [http:// www.apex.edu.uy] (un programa universitario que promueve la insercin de la Universidad en la comunidad a travs de la extensin El objetivo del mismo es dar difusin a la ley N universitaria) y la Radio Universitaria [http://www. 18.381 Ley de Acceso a la Informacin Pblica uniradio.edu.uy] (UNI Radio). Se trabaja junto a (del 17 de octubre del 2008) promoviendo la organizaciones sociales y una radio comunitaria, participacin de los actores de la comunidad del que operan en el propio barrio. barrio Villa del Cerro en la formulacin, ejecucin, evaluacin y revisin de las polticas sociales que
Convenio para el Acceso a la Informacin Pblica
onscientes que el derecho de acceso a la informacin est ntimamente ligado al acceso a los documentos, especialmente electrnicos, la Fundacin Ciencias de la Documentacin, organizacin internacional con delegaciones en Espaa, frica, Chile y Mxico, y la Comisin de Transparencia y Acceso a la Informacin del Estado de Nuevo Len (Mxico) - www.ctainl.org. mx - han firmado un Convenio de Colaboracin con la misin de reafirmar el valor de las Ciencias de la Documentacin en la construccin de un Gobierno Abierto desde el acceso y uso de la informacin publica por parte de los ciudadanos. OBJETIVO DEL CONVENIO El Convenio, firmado por D. Sergio Antonio Moncayo Gonzlez (Comisionado Presidente del CTAINL) y D. Jose Ral Vaquero Pulido (Presidente de la Fundacin Ciencias de la Documentacin) tiene como objetivo establecer las adecuadas formulas de cooperacin para promover la mayor difusin de los derechos fundamentales de acceso a la informacin y proteccin de datos personales entre las personas y los entes pblicos del Estado de Nuevo Len, as como la difusin de las Ciencias de la Documentacin (Archivologa, Bibliotecologa y Documentacin), y la adopcin de prcticas en materia de esos derechos fundamentales y las Ciencias de la Documentacin como gestoras de la informacin y su utilidad en la Sociedad.
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Para ponerse en contacto con nosotros: Por carta. Revista Documentacin Apartado 545. 10600 Plasencia Cceres (Espaa) Por email: info@documentalistas.org
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El Dr. Leopoldo Seijas designado Director de Formacin Universitaria
l Dr. Leopoldo Seijas ha sido designado Director de Formacin Universitaria de la Fundacin Ciencias de la Documentacin, cargo desde el cual coordinar los programas acadmicos en Informacin y Documentacin que la Fundacin mantiene con las Universidades con acuerdos firmados de colaboracin, tanto de Espaa, Iberoamrica o frica. Leopoldo Seijas es Doctor en Ciencias de la Informacin por la Universidad Complutense de Madrid (Espaa), con publicaciones cientficas, libros, captulos de libros, prlogos, introducciones y anotaciones a textos de reconocido valor cientfico.
Nuevo consultor internacional de la Fundacin CD
l Dr. Csar Ciriano Vela (Espaa), se incorpora como Consultor Internacional de la Fundacin Ciencias de la Documentacin, aportando su know-how en los proyectos sociales de la Fundacion en materias de: - Consultora de Administraciones Pblicas y Gobiernos. - Urbanismo. - Derecho del Sector Financiero (Cajas de Ahorros y Bancos). - Asesoramiento a instituciones para captacin y canalizacin de inversiones y puesta en marcha de nuevos proyectos e iniciativas. - Derecho de Extranjera. - Especializacin en asesoramiento a instituciones y profesionales latinoamericanos residentes en Espaa en su regularizacin (permisos de trabajo y residencia, nacionalidades, reagrupaciones, residentes comunitarios, creacin y gestin de empresas y negocios). D. Csar Ciriano es Doctor en Derecho por la Universidad de Zaragoza, Espaa (1999), y Abogado del Colegio de Zaragoza (2002) y Soria (2011).
Recuperar los recuerdos con pelculas antiguas
n nuevo proyecto en el Reino Unido, llamado Banco de Recuerdos, rene un archivo de pelculas antiguas para ayudar a los pacientes con demencia a recordar el pasado y reducir la prdida de memoria que provoca la enfermedad
en el proyecto son pelculas caseras filmadas en y cerca de Yorkshire, Inglaterra, que estn almacenadas en el YFA, basado en la Universidad de St John, en York.
A los pacientes se les presentan cortes de seis minutos que muestran lugares y objetos El proyecto, que est siendo coordinado por el familiares, como vacaciones, deportes, Archivo Cinematogrfico de Yorkshire (YFA) actividades escolares, paseos a tiendas y lugares y expertos en demencia, est seleccionando de trabajo. cuidadosamente pelculas filmadas entre 1940 y 1970. El objetivo, dice Sue Howard, directora Tal como expresa Sue Howard, las cintas se del YFA, es revivir el pasado para estimular a centran en las actividades de la vida diaria que los pacientes a recordar. Tal como lo expres los usuarios experimentaron en algn momento uno de los usuarios: es como volver a los durante su juventud. Y los expertos han diseado aos pasados, los recuerdos estn all, slo material didctico relacionado, con notas y necesitamos echarlos a andar, seala. asesora sobre lo que se debe discutir con el paciente durante la pelcula. La mayora de las cintas que se estn usando
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Joomla, Drupal o WordPress Qu CMS nos recomendis?
l equipo informtico de la Fundacin Ciencias de la Documentacin ha comenzado a realizar pruebas para desarrollar nuevas aplicaciones web de la entidad bajo un CMS (Content Management System, o Sistema de Gestin de Contenidos) Opensource. Despus de muchos anlisis, se han decidido realizar las pruebas con tres sistemas de gran potencia y difusin: Joomla, Drupal y WordPress. En base a estas pruebas se espera disear la nueva web futura de la Fundacin con el uso del CMS, independizando as el contenido del diseo.
Apoyo a Instituciones Pblicas
a Fundacin Ciencias de la Documentacin colabora con las instituciones pblicas asesorndolas en proyectos que faciliten el trabajo diario de los empleados pblicos y aseguren el acceso a la informacin de los ciudadanos, promoviendo su participacin en las iniciativas pblicas. Estas asesoras pueden incluir: estudios comparativos, informes de estado del arte, investigacin de indicadores, normalizacin de criterios, procesamiento de documentos, diseo de sistemas de gestin automatizados y procedimientos de trabajo. Las asesoras de la Fundacin satisfacen las necesidades de documentacin aportadas a travs del tratamiento de la informacin emanada por los organismos que la generan, para que el ciudadano pueda acceder a ella de una forma libre y democrtica.
SECCIN Comunicacin 360 grados

Por Beatriz Revilla (Espaa)
Cmo afrontar una crisis de reputacin e imagen en una ONG desde el mbito de la Comunicacin (II)
En el nmero anterior de esta Revista en esta misma seccin se reflexion sobre cmo puede una crisis de identidad daar a una organizacin y cmo utilizar la comunicacin para prevenirla, vencerla y/o superarla. En este nmero la idea es continuar tratando este tema pero esta vez ahondando en las estrategias y tcticas de comunicacin que se pueden y deben emplear ante posibles riesgos o amenazas que puedan perjudicar la imagen de una entidad.
l Plan Estratgico de Comunicacin de una organizacin ser el paraguas en el que encaje el Plan de Comunicacin de Crisis, que a su vez estar conformado por estrategias concretas, es decir, reglas que confirmen la toma de decisiones idneas en cada momento, mtodos o sistemas que servirn para poner en marcha el Plan de Crisis y lograr proteger a la organizacin. Habr que desplegar diferentes protocolos de actuacin segn el momento por el que atraviese la crisis y tambin la organizacin. En el artculo anterior se present lo que suponen la fase inicial, la fase de eclosin y la fase crnica de una crisis. A continuacin, www.documentalistas.org
Beatriz Revilla es licenciada en Periodismo por la Universidad Pontificia de Salamanca, especialista en Informacin Internacional y Pases del Sur por la Universidad Complutense de Madrid, especialista en Gestin Directiva de Entidades no Lucrativas por la UNED y experta en RSE por la Asociacin Espaola de la Calidad. Ha trabajado en diversos medios de comunicacin, tanto locales, como regionales y nacionales, y en gabinetes de prensa de organizaciones tanto en Espaa como en otros pases europeos. En la actualidad trabaja en el departamento de Comunicacin de la Fundacin Luis Vives en Madrid, en el que adems de desarrollar las tareas propias del rea, coordina el boletn digital Flash Infosocial; trabaja como consultora de comunicacin para ONG y es la persona responsable en la entidad de la Revista cientfica de Responsabilidad Social de la Empresa.
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Revista Documentacin conociendo ya las distintas etapas por las que evoluciona una crisis, exponemos los momentos que atraviesa una organizacin en relacin a una crisis y sus fases y las estrategias que debe implementar en comunicacin durante cada uno de los tiempos:
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valores, rganos de gobierno; la poltica de gestin de crisis si la hubiera; las imgenes de la organizacin (del equipo, logos, etc.) y de la crisis si se trata de una crisis palpable-; la memoria anual con informe de cuentas y la memoria de RSE si existiera. Adems, otras cuestiones que hay que tener en cuenta son los idiomas en los 1. Perodo de normalidad: que puede ser consultada (si se trata de una organizacin de mbito nacional y acta en Previo a los problemas es el momento en el que distintas comunidades autnomas tal vez debe las organizaciones deben sembrar y asentar plantearse recoger otros idiomas adems del dentro de la entidad una cultura antirriesgo a castellano, y si tiene actuacin internacional es travs del trabajo de comunicacin interna de interesante que presente contenidos tambin en motivacin y de la formacin a los empleados. ingls, e incluso en los idiomas de los pases Tambin habr que crear un Comit de en los que acta o tiene sedes... Todo esto Seguimiento de Riesgos o de Control de los depender de la magnitud del problema tambin mismos que sea capaz de crear un protocolo y de mbito afectado por la crisis). de comunicacin con todos los departamentos y todo el personal para poder estar informado 2. Perodo de inicio de la crisis: de lo que ocurre, tanto dentro cmo fuera de la organizacin, a la vez que emite mensajes sobre Al comenzar la crisis hay que definir rpidamente cmo actuar si se inicia la crisis. El Comit deber los primeros mensajes -tanto internos, como lograr la confianza del resto de trabajadores externos- para explicar qu est pasando. Gracias y ser capaz de crear los canales apropiados al trabajo previo, al argumentario, esto ser ms para hacer circular la informacin en funcin sencillo. El Comit deber poner en marcha una de la cultura corporativa de la organizacin o estrategia de seguimiento de toda la informacin de las necesidades y caractersticas de cada que comienza a generarse, tanto fuera como departamento (Intranet, Messenger, Skype, video dentro de la organizacin. Es el momento de conferencia, e-mail, etc.). Adems el Comit valorar qu tipo de informacin se ofrecer a los deber estar pendiente de los rumores que medios, si se publica un comunicado de prensa puedan generarse tanto dentro como fuera de la o, si fuera necesario, se organiza una rueda de organizacin, gestionarlos y tratarlos. Tambin prensa o se ofrecen declaraciones a medios. es importante construir un Plan de Relacin con Medios de Comunicacin y alimentar una relacin En este momento se puede crear tambin un de cercana y confianza con ellos durante los equipo de coordinacin y gestin para la Web momentos de normalidad para poder tener su de crisis. Este deber estar conformado por apoyo durante la crisis. Dicho Plan contemplar el responsable o director de Comunicacin, los materiales que se utilizarn (publicidad, personal informtico, redactores o gestores notas de prensa, comunicados oficiales) e de web... y, si fuera necesario, un traductor, indicar quines sern los portavoces que se un asesor legal y un experto en el proyecto en dirigirn a los medios. Si es posible tambin es crisis. A partir de la creacin de este equipo, se recomendable tener preparado un argumentario establecern unos procedimientos o modelos de por escrito que sirva para explicar la situacin y gestin de la web: seguimiento y control de la calmar los nimos tanto dentro de la organizacin, misma, actualizacin de contenidos, tiempos de como fuera. respuesta Si se trata de una web en la que el usuario puede interactuar (2.0 3.0), habr Una herramienta til que puede prepararse que gestionar preguntas, opiniones, crticas durante este perodo es la web de crisis, se trata por tanto, es interesante que exista la figura del de una pgina en Internet que se prev antes de moderador o gestor de la comunidad on-line sufrir una crisis y que se activa si esta tiene lugar. que revise qu se publica y elimine comentarios Este tipo de pginas deben recoger informacin desagradables -que no constructivas, stas general sobre la organizacin: misin, visin, habr que asumirlas, respetarlas y responderlas
-. 3. Perodo de eclosin de la crisis: Cuando la crisis se encuentra en su punto lgido es el momento de aumentar el control y el seguimiento de la informacin que se genera en torno a la crisis -tanto desde los medios como desde otras fuentes o emisores- con el objetivo de que esta no se haga crnica y de restaurar la imagen y la reputacin cuanto antes. Analizar las corrientes de opinin de medios nos ayuda a poder reaccionar, a saber qu es necesario aclarar, volver a explicar, desmentir. Este es el momento de seguir el cronograma o planificacin para informar a medios. Al principio, es importante informar de forma inmediata. Depender del tipo de crisis, pero si es algo importante que pronto van a conocer los medios es bueno que sea la propia organizacin la que ofrezca las primeras informaciones, por ejemplo, a la hora que se hayan producido los acontecimientos, luego hay que tratar de informar cada vez que tengamos contenido que aclare la situacin (ampliar informacin cada 3-6 horas). Crear un rea de prensa en la Web de Crisis puede facilitar el trabajo y la relacin con los medios. En este apartado se pueden difundir notas, comunicados, convocatorias a ruedas de prensa Adems de colgar un kit de prensa con fotografas, vdeos, declaraciones de personas responsables, y cualquier tipo de material que pueda demandar un periodista. En este momento de la crisis es fundamental que haya un estricto control de la informacin, se integren los flujos informativos y se eviten los mensajes o informaciones contradictorias. Tambin ser necesario tener en cuenta a las contrapartes y los mensajes que estas emiten, es decir, a los grupos contrarios que pueden querer aprovechar la crisis para emitir mensajes crticos contra nuestra organizacin. Es el momento de situar la crisis en su justo nivel, reduciendo especulaciones y rumores. 4. Perodo post-crisis: Que la crisis acabe no quiere decir que acabe la comunicacin! Tras la crisis es recomendable crear un plan post crisis para afianzar y recuperar la confianza con los pblicos de inters. Transmitir decisiones y acciones de futuro para generar de nuevo credibilidad y evitar ms alarma social. Hay que seguir atendiendo a los medios de comunicacin y las demandas de los usuarios las preguntas o dudas que an puedan tener o informacin que soliciten-. Tras la crisis habr que decidir el momento del cierre de la Web, archivar los contenidos de inters y, como siempre, medir el impacto que ha tenido la herramienta y valorar si ha resultado un instrumento til y si se ha gestionado de manera adecuada o no, para poder mejorar y no cometer los mismos errores en caso de volver a sufrir una crisis. Tambin es el momento de evaluar todo el Plan, las estrategias, acciones puestas en marcha, objetivos logrados y aquellos que no se pudieron alcanzar, las reacciones internas y externas, los tiempos empleados, los mensajes difundidos, etc. Para as poder aprender de la experiencia y gestionar mejor futuras crisis si sucedieran, a travs de la comunicacin.
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www.documentalistas.org/actividades/fonline.php
Anlisis Documental I. Descripcin Bibliogrfica y Catalogacin de Publicaciones Monogrficas
l catlogo es el instrumento ms valioso para poner en contacto a los usuarios con la coleccin de la biblioteca. Por ello, el catlogo de la biblioteca debe elaborarse siguiendo las directrices tcnicas internacionales y realizarse conforme a los procedimientos cientficos del Anlisis Documental. En una sociedad como la actual, saturada de informacin, es esencial representar de forma normalizada el contenido y la forma de los documentos para que los usuarios puedan consultarlos y recuperarlos de la manera ms rpida y eficiente posible. Este curso aborda la fase del Anlisis Documental Externo, proporcionando los conocimientos necesarios para catalogar monografas conforme a la norma ISBD (M) y en el entorno automatizado del formato MARC. Tendr continuacin en Anlisis Documental II. Lenguajes Documentales, donde se abordar la fase del Anlisis Documental Interno.
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Artculo
Experiencias conducentes a la creacin y consolidacin del Centro de Gestin de Conocimiento en la UNAD CEAD Arbelez
Autores (Colombia): Nacional Abierta a Distancia UNAD. Esp. Psicologa Educativa Universidad Catlica de Henry Leonel Mican Melo. Administrador de Colombia. Candidato a Magister of Business Empresas Universidad de Cundinamarca. Mgs. Administration MBA UNAD Florida. Lder grupo Direccin Comercial y Marketing. Magister of de investigacin Educacin Cultura y Familia. Business Administration MBA UNAD Florida. Lder grupo de investigacin Emprendimiento Sonia Mayerly Castro Bedoya. Psicloga Desarrollo y Regin. Tutor Universidad Nacional Universidad Santo Tomas. Candidato a Magister Abierta y a Distancia UNAD. en Master of Arts in Education UNAD Florida. Tutora Universidad Nacional Abierta y a Gladys Rodrguez Cuervo. Psicloga Universidad Distancia UNAD.
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El futuro de la humanidad depender de la produccin, difusin y utilizacin equitativa del saber. Quienes estn involucrados en la generacin de conocimientos cientficos y tecnolgicos tienen la responsabilidad ineludible de contribuir a hacer estos accesibles (UNESCO 1999).
l objetivo de este documento es presentar las experiencias que la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, CEAD Arbelez, ha desarrollado integrando los esfuerzos de la educacin, el gobierno y el sector productivo, para la gestin y ejecucin de proyectos de investigacin que aporten, transformen e impacten de manera positiva el desarrollo de las comunidades. Proceso que se ha venido consolidando apoyado en la metodologa de triple hlice y sus resultados aportan a la creacin y consolidacin del Centro de Gestin del Conocimiento. La necesidad de generar, asimilar, socializar y aplicar el conocimiento se ha convertido en uno de los retos inaplazables para las instituciones que soportan su desarrollo en la ciencia y la investigacin, como es el caso de las universidades; en relacin con este hecho se reconoce el valor de las capacidades individuales y colectivas cuando son aprovechadas eficientemente por las organizaciones en aras de la resolucin de problemas. Es el espacio acadmico de las universidades, el mbito propicio para la integracin de los componentes docencia-investigacin y desarrollo regional; proceso que se da de manera sistemtica y fundamentada en la gestin del conocimiento como pilar para la autosostenibilidad y la competitividad; lo cual a su vez es entendido desde la concepcin que la base del desarrollo es la educacin con calidad y pertinencia, forjada as para lograr la formacin integral del ser humano.
desarrollo tanto organizativo como profesional y, consecuentemente, a la generacin de una ventaja competitiva para la organizacin y el individuo (Rodrguez-Gmez, 2009, p.160). Desde aqu, los centros de gestin del conocimiento estn enfocados a organizar grupos de trabajo interdisciplinario conformados por representantes docentes, sector productivo y el estamento gubernamental local y regional que integran la actividad acadmica con la investigacin para fomentar el desarrollo del conocimiento y dinamizar su transferencia en procura de la innovacin y la productividad, concibiendo en estos trminos una relacin dialctica en todas las direcciones del conocimiento para incrementar la eficiencia y la eficacia en el trabajo cotidiano, promover la competitividad y contribuir al desarrollo econmico y social de la regin; y de esta manera lo percibe la UNAD enmarcndolo dentro de su misin. La integracin anterior, que establece relaciones recprocas entre la universidad, la empresa y estado se sustenta en el concepto del modelo de triple hlice, expuesto por Etzkowitz y Leidesdorff y fortalecido en los aos ochenta como una estrategia para fomentar las interacciones dinmicas y acceder a la innovacin y al desarrollo econmico de las sociedades (Etzkowitz, 1996); el cual toma como referencia la espiral de la innovacin (frente al modelo lineal tradicional).
La triple hlice se hace efectiva cuando el sector gubernamental, el sector productivo y el En este sentido los centros de Gestin sector educativo planean sus esfuerzos en un del conocimiento son descritos como: una mismo sentido en aras de generar un nuevo estrategia que facilita y promueve un conjunto conocimiento que permita el desarrollo de las de procesos sistemticos, que van desde la comunidades implicadas, manifestndose en identificacin de conocimiento, pasando por su aportes reales que disminuyan sus necesidades tratamiento, desarrollo, creacin y socializacin, y diseen estrategias para poder adaptarse y hasta su utilizacin; todo ello orientado al sobrevivir en una sociedad en continuo cambio.
Figura 1.- Modelo triple hlice
Este modelo establece a la educacin como centro, que dinamiza proyectos de investigacin y desarrollo regional, convirtiendo a la universidad tradicional en universidad emprendedora, a la empresa como apoyo financiero, que asume una cabal responsabilidad social que denota sistemas productivos eficientes, eficaces y pertinentes para la regin y al gobierno como gestor de condiciones polticas y marco regulador apropiado para generar entornos de crecimiento, entendido como ente gestor y movilizador de polticas pblicas y de recursos de manera dinmica, eficiente y equitativa para mejorar la calidad de vida de las comunidades en concordancia con las polticas trazadas por el gobierno nacional. La integracin de estos tres actores yace en el corazn del enfoque de triple hlice que idealmente incrementara el traspaso de conocimientos en una regin, aumentado as la ventaja competitiva del desarrollo econmico ya sea regional o nacional. Partiendo de dicho modelo, Maldonado y otros (2010), conceptualizan los Centros de Gestin de Conocimientos Especializados, como una forma de empoderamiento basada en la gestin de conocimiento vinculada a temas de su actividad productiva y su estrategia es orientada a generar desarrollo con equidad social, como espacios facilitadores para el cumplimiento de
la misin de la UNAD, la cual plantea la proyeccin social como una accin que facilita la relacin de la universidad con otras instituciones y otros sectores, en la que se trazan como propsitos fundamentales; la Innovacin vista como la implementacin que el sistema aporta a la concepcin y puesta en funcionamiento de nuevas estrategias y metodologas, para la incorporacin de saberes regionales a la base del conocimiento y a la transferencia del mismo a las regiones; la Contundencia como las sinergias generadas a partir del sistema que deben estar orientadas a garantizar impacto positivo en las comunidades beneficiarias de los programas y proyectos y la atencin a poblaciones focalizadas entendida como la identificacin, fortalecimiento y caracterizacin de la poblacin sujeto del acompaamiento haciendo ms eficiente la concepcin de programas y proyectos pertinentes. As mismo, la UNAD plantea en el Proyecto Acadmico Pedaggico Unadista Solidario (PAPS), carta de navegacin, que se debe fomentar la cultura investigativa y el espritu emprendedor, para el diseo y desarrollo de procesos de innovacin social, tecnolgica, productiva y cientfica que contribuyan a dar soluciones acordes con las necesidades y posibilidades de los diferentes contextos regionales y socioculturales.
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Revista Documentacin Desde tal perspectiva, se debe reconocer la necesidad de generar un proceso de auto-gestin del conocimiento cientfico que lo construya, socialice e integre a las distintas actividades de la economa, como un factor productivo fundamental. El trabajo de proyeccin social tiene como propsito el fortalecimiento de la interaccin entre la institucin universitaria y el entorno social, es el hilo conductor que exige e implica pensar la Universidad desde la comunidad, a partir de lo cual se inicia el proceso de cambio en el paradigma universitario, para transformar la universidad isla o puente en Universidad comunitaria y solidaria, capaz de promover un cambio en el paradigma de la investigacin, para que en vez de ser generada desde la institucin nicamente, surja desde la comunidad local y regional, como medio pedaggico y didctico, que fundamenta la docencia y facilita la flexibilizacin y adecuacin de los programas, para inducir la capacidad creadora e innovadora de los estudiantes y el contexto, mediante proyectos de desarrollo humano e integral, sustentables y autosostenidos; de igual manera una transformacin cualitativa de la relacin entre la Universidad y el entorno local, regional y nacional, con una nueva orientacin, a partir de una voluntad libre y una decisin autnoma, para la apertura hacia los entornos geopolticos y socio-culturales, no slo con el fin de obtener ms recursos, sino para generar cambios cualitativos que, respondan a innovaciones pedaggicas y sociales, de tal manera que mantengan el equilibrio entre la dinmica interna de la Universidad y la demanda externa de la comunidad de acuerdo a sus necesidades. Metodologa La construccin del presente artculo se ha desarrollado tres momentos: En primera instancia la revisin documental referente a la contextualizacin de gestin del conocimiento, centros de gestin del conocimiento y el enfoque de la triple hlice, luego se analizan y relacionan estos referentes con la misin de la Universidad, enfatizando en la Proyeccin Social y el Proyecto Acadmico Pedaggico, y finalmente se relacionan y analizan las experiencias de investigacin desarrolladas en el CEAD Arbelez que conducen a la creacin y consolidacin del Centro de Gestin de Conocimiento. Dentro de la revisin documental se abordaron los siguientes documentos: Los centros de gestin de Conocimiento Especializado elaborado por Luis Facundo Maldonado Granados, Natalia Correa y Milena Raquel Alcocer, quienes fundamentan la creacin de los CGCE. Vinculacin Universidad Sector Productivo elaborado por Diana Elizabeth Alonso Rivera, Guadalupe Cu Balan y Faustina del R Aragn. Desde la proyeccin de la Universidad se han establecido convenios con diferentes instituciones lo que permite el trabajo interdisciplinario y generacin de propuestas y proyectos de investigacin de orden regional que basadas en las necesidades de las comunidades, estas experiencias concebidas en los semilleros del CEAD han generado alianzas exitosas, las cuales tienen en comn la interaccin dinmica entre los componentes estado, empresa y Universidad y que se convirtieron en punto de partida del centro de gestin del conocimiento.
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>> El trabajo de proyeccin social tiene como propsito el fortalecimiento de la interaccin entre la institucin universitaria y el entorno social
Revisin y anlisis de cada una de las experiencias desarrolladas desde los semilleros de investigacin, desde una estrategia que integra a la Universidad, La empresa y el Estado en los procesos de investigacin con el fin de promover la competitividad e impactar en el desarrollo econmico y social de la regin; para ello en primer lugar se realiza una identificacin del conocimiento tanto cientfico, disciplinar y comunitario, pasando luego al tratamiento del mismo, creacin de un nuevo conocimiento y socializacin del mismo a fin de utilizarlo en el desarrollo de las comunidades.
con aportes de la Secretara de Educacin de Cundinamarca, en convocatoria administrada por la Corporacin Colombiana para el Avance de la Ciencia ACAC y Colciencias, se financi dicho proyecto ejecutado por: Universidad de Cundinamarca, Universidad Nacional Abierta y a Distancia, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Comit de Cafeteros de Cundinamarca, comit de Ganaderos del Sumapaz y 5 Instituciones Educativas de educacin media de la Regin del Sumapaz; El objetivo de esta experiencia fue generar, capacitar y fortalecer a las instituciones de educacin media tcnica y el sector productivo en esquemas de Buenas De esta manera se soportan los Centros de Prcticas Ganaderas -BPG- que permitieran la Gestin del Conocimiento como una forma conversin a sistemas ganaderos ecolgicos en de empoderamiento basada en la gestin de la provincia del Sumapaz. Para la ejecucin del conocimiento vinculada a temas de su actividad proyecto se destinaron 1.218 millones de pesos, productiva y su estrategia es orientada a generar los cuales fueron invertidos: en el diseo del Plan desarrollo con equidad social, como espacios de Ordenamiento Predial -POP- del Sumapaz facilitadores para el cumplimiento de la misin con el fin de conceptualizar la produccin de la Universidad. ganadera en el contexto de ganadera ecolgica, la implementacin y capacitacin en BPG a Anlisis de Resultados productores y estudiantes rurales para mejorar la calidad e inocuidad (garanta de no causar dao El centro de gestin del conocimiento ha permitido a la salud del consumidor) de la leche y carne y desarrollar la misin de la UNAD mediante socializar los esquemas mejorados de manejo convenios con diferentes instituciones, los de recursos biofsicos para lograr empresas cuales con trabajo interdisciplinario y generacin ganaderas sostenibles y competitivas que estn de propuestas y proyectos de investigacin de articuladas con el sector acadmico. orden regional, garantizan el cubrimiento de las necesidades de las comunidades, estas El desarrollo de este proyecto contribuy al experiencias concebidas desde los semilleros fortalecimiento de la capacidad tecnolgica del CEAD han generado alianzas exitosas de la regin del Sumapaz, permitiendo el permitiendo el desarrollo de los siguientes mejoramiento de la calidad de la hierba o pasto proyectos: Desarrollo e innovacin tecnolgica seco que se da al ganado (forraje) y la produccin en ganadera ecolgica y eficiente en la regin ganadera de una forma ms amigable con el del Sumapaz en los sectores productivos ambiente. Adicionalmente la iniciativa capacito y educativos, Tendencias vocacionales, y brind las herramientas necesarias para que nfasis y perfiles productivos del Sumapaz, sus beneficiarios (productores y estudiantes Fortalecimiento de los sistemas productivos en formacin en educacin media) pudiesen del centro de estudios agroecolgicos continuar el proceso en BPG y la posterior Valslice y centro experimental Valslice e certificacin y obtencin del sello verde para Implementacin y puesta en marcha de la sus productos al terminar el proceso, es decir, plataforma en moodle en la Unidad Educativa que los productos cumplan con una serie de Jos Celestino Mutis de Fusagasug. requisitos y normas establecidas con miras a proteger el ambiente de una comunidad. La primera experiencia que desde el CEAD Arbelez se ha desarrollado es el proyecto La segunda experiencia emerge del anlisis y de investigacin denominado Desarrollo e concientizacin de los cambios drsticos que innovacin tecnolgica en ganadera ecolgica se han generado a nivel mundial, nacional y y eficiente en la regin del Sumapaz en los regional, los cuales dan lugar al surgimiento sectores productivos y educativos, donde de una nueva poca caracterizada por la
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Revista Documentacin incertidumbre sobre el futuro: cambian las demandas de la sociedad y de las personas, cambia el rol de agentes permanentes y surgen nuevos actores sociales; La educacin no debe ser ajena a estas trasformaciones, por ello las instituciones deben propiciar los espacios para que la educacin realmente responda a las necesidades de su contexto aumentando las posibilidades de los estudiantes de competir en condiciones favorables en el mundo laboral, de acuerdo con las exigencias de la globalizacin y los retos de competitividad del pas; desde esta preocupacin se plantea el proyecto Tendencias vocacionales, nfasis y perfiles productivos del Sumapaz, cuyo Objetivo es Identificar la relacin entre las tendencias vocacionales, los nfasis o modalidades acadmicas de las instituciones educativas y los perfiles productivos de la Regin del Sumapaz con el fin de reflexionar sobre la coherencia de los mismos y desde all apuntar a disear programas pertinentes; proyecto que se encuentra en etapa inicial.
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y de investigacin fortaleciendo el proceso de formacin de estudiantes de educacin media y tcnica de la UEM ITA Valslice y haciendo extensivos los resultados a la comunidad productora de la Regin del Sumapaz. Los proyectos que se desarrollaron son: Produccin de material vegetal en viveros para el mejoramiento de sistemas agro-forestales; Estudio de suplementacin alimenticia de cerdos con fuentes proteicas vegetales deshidratadas; Evaluacin productiva del tomate chonto (lycopersicum esculentum) con manejo integrado de plagas y abonos orgnicos bajo dos sistemas de produccin.
Finalmente otra experiencia en fase de desarrollando es la denominada: Implementacin y puesta en marcha de la plataforma en moodle en la unidad educativa Jos Celestino Mutis de Fusagasug cuyo objetivo es Implementar la plataforma tecnolgica (moodle) y capacitar a los docentes de educacin bsica Con el propsito de consolidar las relaciones primaria y secundaria de la Unidad Educativa interinstitucionales y fortalecer la investigacin, Jos Celestino Mutis UEJCM en el manejo de la el desarrollo regional y la proyeccin comunitaria plataforma virtual Moodle; en su fase inicial se en la Regin del Sumapaz, la Escuela de Ciencias dise y se implement la plataforma tecnolgica Agrcolas Pecuarias y del Medio Ambiente de la UEJCM y se capacito al personal docente en ECAPMA- viene desarrollando conjuntamente el manejo de TICS, labor desarrollada en equipo con la Unidad Educativa ITA Valslice de por los ingenieros de la Escuela de Ciencias Fusagasug, la comunidad Salesiana y el sector bsicas Tecnologa e Ingeniera ECBTI y de la productivo regional, procesos de diagnstico, UEJCM; tambin se crearon los cursos virtuales investigacin, proyeccin, transformacin b-learning con el fin de Contribuir a la mejora de y evaluacin de los sistemas productivos y la calidad de la enseanza/aprendizaje (E-A) agroindustriales; para llevar a cabo este programa con el fin de responder a la demanda creciente se cuenta con el apoyo tcnico y profesional por la educacin, promoviendo la equidad social de la comunidad acadmica de la ECAPMA y geogrfica y la ampliacin de la cobertura y del CEAD de Arbelez, la disponibilidad de educativa ofreciendo nuevas modalidades de laboratorios especializados en fsica y qumica enseanza y aprendizaje auto-administradas; de suelos, fisiologa vegetal, qumica orgnica, este proceso est enmarcado en el convenio calidad de aguas y una granja experimental de Articulacin y apoyo interinstitucional entre con sistemas de produccin bovino, porcino, la Unidad Educativa Jos Celestino Mutis y la pisccola, de cultivos transitorios y perennes, UNAD, tendiente a propiciar, la formacin viveros e invernaderos y estacin meteorolgica, integral y la continuidad a la educacin superior entre otros, los cuales se encuentran en la con el fin de construir un sistema pedaggico granja del Centro de Estudios Agroecolgicos interrelacionado y flexible que conduzca Valslice, el Centro experimental Valslice y la al desarrollo de las competencias bsicas Unidad Educativa Municipal del Instituto Tcnico en el proceso de aprendizaje y posibilite la Agrcola Valslice -UEM ITA. Estos espacios y incorporacin efectiva al mundo laboral y acciones, aportan a los estudiantes de la UNAD productivo de la comunidad beneficiada. en el desarrollo de los componentes prctico
Discusin Como se puede evidenciar todos los proyectos estn cimentados en el modelo de Triple hlice (sector pblico, sector productivo y universidades) concebidos en una estrategia de generacin de alianzas con beneficios de investigacin e impacto social, econmico y ambiental para las comunidades involucradas, por lo que se consideran relevantes para la consolidacin del Centro de Gestin de Conocimiento de la UNAD CEAD Arbelez. La gestin del conocimiento se considera como una estrategia que promueve procesos sistemticos en procura de la innovacin entre docencia-investigacin y comunidad generando una relacin dialctica que en las experiencias presentadas se hace visible a travs de la participacin de los sujetos involucrados dentro de un proceso de toma de conciencia, de compromiso y de responsabilidad personal y profesional. Se evidencia el desarrollo de proyectos de investigacin en el CEAD Arbelez enmarcados en el enfoque de la triple hlice, en los cuales se hacen presentes los entes Universidad, Sector Productivo y Estado permitiendo la dinamizacin de los procesos de conocimiento a fin de apuntar a la satisfaccin de las necesidades regionales. En el marco de la misin y los principios de actuacin de la Universidad se promueve la investigacin como una contribucin a las soluciones de las distintas problemticas comunitarias, desde esta perspectiva se ven fundamentados los procesos de investigacin del CEAD Arbelez. El compromiso de las Universidades Pblicas con el desarrollo social, as como su vocacin participativa, se evidencia en mltiples campos de accin ligados a la docencia, la investigacin, la extensin y la transferencia de conocimientos. Lo cual se hace posible desde la proyeccin comunitaria en donde con la participacin de estudiantes universitarios en proyectos tendientes a solucionar problemticas sociales. Conclusiones Las Instituciones de educacin en el proceso de constante redefinicin de su papel acadmico y compromiso social y particularmente la UNAD, deben ser agentes de transformacin y cambio que contribuyan al desarrollo social del pas generando estrategias que permitan el acercamiento a las comunidades para identificar sus necesidades y concebir proyectos pertinentes que mejoren su calidad de vida. Teniendo en cuenta el impacto del proyecto Desarrollo e innovacin tecnolgica en ganadera ecolgica y eficiente en la regin del Sumapaz en los sectores productivos y educativo; se concluye que el enfoque de triple hlice permite el cumplimiento de los objetivos de los proyectos y por consiguiente la satisfaccin de las necesidades de la comunidad implicada, proceso en el que la universidad actu como centro dinamizador, permitiendo que el sector productivo cumpla con la responsabilidad social empresarial y la efectiva destinacin de recursos desde las polticas pblicas; convirtindola en una prctica exitosa, la cual es tomada como base para el desarrollo de nuevas experiencias.
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Revista Documentacin La articulacin Universidad-Empresa-Estado se hace necesaria para alcanzar mayores niveles de desarrollo en el pas y las regiones, por lo que se debe superar la ruptura existente entre el mundo empresarial y el acadmico, as como eliminar la desarticulacin existente de las polticas pblicas, proceso que es evidente a travs de redes-alianzas proactivas entre los sectores empresarial, el acadmico y el Estado, reafirmando que la Universidad no deben ser slo productora de conocimiento, aislada del contexto social, sino que debe articularse con los dems sectores a fin de generar proyectos de investigacin que impacten positivamente los niveles de productividad y competitividad de las empresas y las regiones. Se proponen los Centros de Gestin de Conocimiento como estrategia orientada a fortalecer los vnculos del CEAD con las regiones y contribuir a la equidad social desde la gestin del conocimiento como base del desarrollo social sostenible, materializando los propsitos planteados en el PAP SOLIDARIO desde donde se articulan las seis responsabilidades bsicas de la UNAD: la Investigacin, la formacin como accin pedaggica sistemtica, el Desarrollo Regional y la Proyeccin comunitaria, la Inclusin Social como reto permanente, la Innovacin pedaggica y tecnolgica y la Internacionalizacin. En este sexteto juega un papel fundamental la investigacin en articulacin con la accin pedaggica sistemtica y la proyeccin social de la Universidad. Referencias [1] Comit de Investigacin CEAD Arbelez, 2011. Boletn de investigacin Investigando Ando recuperado el 25 de Junio de 2011 en: http://www.unad.edu.co/centro/index.php/arbelaez/441-boletin-informativo [2] Etzkowitz, H. & Leydesdorff, L. (1996). Emergence of a Triple Helix of University-Industry-Government Relations. Science and Public Policy, vol. 23, pp. 279-286. [3] Garca Robles R. El nuevo paradigma de la gestin del conocimiento y su aplicacin en el mbito educativo. Disponible en: http://tecnologiedu.us.es/ edutec/paginas/125.htm. (Acceso el 21 de noviembre 2001). [4] Maldonado Facundo, Alcocer Milena, Correa Natalia.LOS CENTROS DE GESTIN DE CONOCIMIENTO ESPECIALIZADOS: UNA ESTRTEGIA DE DESARROLLO DESDE LAS REGIONES. Revista de Investigaciones Universidad Nacional Abierta y a Distancia Volumen: 9 Nmero: 2, Ao: 2010. [5] Rodrguez-Gmez, D. (2009). La creacin y gestin del conocimiento en las organizaciones educativas: barreras y facilitadores. Tesis Doctoral. Cerdanyola del Valls: Universidad Autnoma de Barcelona. [6] Ramn Martnez, Miguel A. Proyecto Pedaggico Unadista. Universidad Nacional Abierta y a distancia UNAD, Bogot 2004. [7] Sbato, Jorge & Botana, Natalio (1968) .Science and Technology in the Future Development of Latin America. Paper presented to The World Order Models Conference). Bellagio (Italy).
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Dringend #paperless toepassen. Nils Geylen. Flickr
Artculo
El reto de la oficina sin papel. Caso Ecuador

Autoras: Ail Careln Filippi Snchez (Ecuador). Doknos. Licenciada en Bibliotecologa. Mariana Mercedes Gonzlez Infante (Ecuador). Doknos. MSc en Gerencia de Tecnologa de Informacin y Comunicacin.
a oficina sin papel ya no es una utopa. La idea de una oficina donde no se use papel ha llegado para quedarse. Cada da es ms comn que organizaciones, de cualquier tamao y presupuesto, optimicen sus recursos para llegar a un nivel mnimo en el uso del papel. Es indudable el impacto positivo en la reduccin de costos y el retorno de inversin que redunda en mayor dedicacin al trabajo por parte del recurso humano.
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Revista Documentacin Por ejemplo, en Ecuador cada vez hay ms leyes que amparan esta tendencia: la Ley de Comercio electrnico, firmas electrnicas y mensajes de datos. As como sistemas informticos que van dando la pauta en el sector Gobierno del uso de documentos electrnicos y firmas digitales como es el sistema de gestin documental Quipux. Considerando el concepto de digitalizacin de la informacin y gestin documental (2010) podemos decir que la aplicacin de la oficina sin papel puede ser tan simple como la reduccin o intento de eliminacin del papel, o si se enfoca con objetivos claros de compromiso ambiental puede tratarse de algo ms complejo. Realidades de la oficina sin papel Hay dos tipos de documentos que hacen que las organizaciones sean ms reticentes a estos cambios que poco a poco el mismo mercado y el contexto actual los van obligando a asumir, estos son los documentos legales o jurdicos y los documentos financieros. Los documentos legales o jurdicos son las que tienen directa injerencia ante otros organismos controladores, por ejemplo, en el caso de Ecuador se puede mencionar al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). Los documentos financieros son los que reflejan todas las transacciones de la empresa a nivel econmico y comercial, y que pueden necesitarse para presentar a organismos de control, por ejemplo, el Servicio de Rentas Internas (SRI). Vale mencionar que en el ao 2011 el SRI ya paso de un sistema de formularios para la declaraciones en papel a un servicio en lnea obligatorio, si bien este sistema antes permita las dos modalidades de declaracin (en papel o en lnea), ya solo es posible hacerlo desde el propio portal, reduciendo as los gastos en papel para los contribuyentes y el almacenaje de documentos fsicos en sus archivos. Bien sean legales o financieros, estos documentos respaldan las operaciones de la empresa cuya prdida puede traer consecuencias graves principalmente legales, pero con un control adecuado se puede lograr
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una adopcin total de una oficina sin papel sin que ellos impliquen sacrificar los requerimientos legales de la organizacin. Como todo avance, la oficina sin papel tiene varias ventajas y desventajas que siempre deben ser evaluadas antes de su implementacin. La premisa es que debe favorecer en el desarrollo del cumplimiento de las polticas y objetivos del negocio, una gestin documental sea fsica o digital mal implementada puede traer consecuencias devastadoras para el sostenimiento del negocio, no es un tema netamente de tecnologa implica mucho la intervencin y capacitacin del personal. Entre las ventajas de la oficina sin papel, podemos mencionar: - Menos consumo de papel tanto en la creacin del documento como en su almacenamiento y posterior descarte. - Disminucin de costos de materiales como tintas. - Nuevos espacios de trabajo en la organizacin, ya que no es necesario tener archivos rodantes, muebles de archivo o depsitos destinados a las funciones de archivo. - Uso ms efectivo del tiempo del empleado que puede enfocarse en tareas que sean ms productivas a la empresa. - Disminucin del tiempo para conseguir un documento que se requiere. - Tener a la mano la ltima versin. - Evitar duplicados. - Tener documentos actualizados. Desventajas: - A corto y mediano plazo representa una inversin mayor para la empresa en lo que respecta a la adopcin de la infraestructura necesaria para soportar el sistema automatizado de gestin documental que se haya escogido implementar.
- Si bien no produce desechos en los consumibles de la oficina con papel se requiere otro tipo de conservacin de los documentos que hay que planificar a mediano y largo plazo, por ejemplo, equipos con suficiente memoria, con mucho espacio en disco, conexiones de red tanto interna como externa adecuada al volumen de documentos que se producen. Medidas preventivas que hay que considerar del paso de un sistema de papel a uno sin papel: - Capacitacin contina al personal ya que el uso de un sistema informtico donde antes no lo haba puede generar una curva de aprendizaje
mucho ms alta y por tanto habr resistencia por partel del personal. - Escoger un sistema acorde a las necesidades de la organizacin, si bien las condiciones estn dadas para el cambio hay que saber tomar la mejor opcin para el giro del negocio. Retorno de inversin del empleado con gestin documental En la siguiente tabla realizada por la empresa ZeroComa se puede apreciar el tiempo de un empleado con y sin Sistema Integrado de Gestin Documental.
Es importante sealar que en los tiempos calculados en la tabla superior se est asumiendo que el documento siempre se encuentra. Gartner Group estima en $158 el coste de buscar un documento mal clasificado y aade que el 25 % de los documentos nunca se encuentran porque estn mal archivados.
En un escenario sin sistema de gestin documental las preguntas para el equipo de finanzas seran: Cunto cuesta buscar un documento? Cunto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que est perdido? Cambiar de un modelo a otro siempre costar, lo importante tanto para el equipo de finanzas como para el directivo es considerar el retorno de
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Revista Documentacin inversin y el tiempo de respuesta, por ejemplo, si existe un organismo de control que por ley puede solicitarle un documento determinado dentro de un plazo especifico el riesgo de no encontrarlo puede acarrear multas. Son costos no previstos en la implementacin de un sistema pero que afectan a la propia organizacin. Una de las caractersticas principales que se puede apreciar en la tabla 1 es la reduccin del tiempo del empleado en el ciclo de vida del documento: se reduce de 16min. a 4,5 min. lo que permite que el empleado sea ms productivo en otras actividades que generarn un mayor retorno de inversin. El hecho de tener un sistema integrado de gestin documental, no implica que la oficina de archivo desaparezca. Por el contrario, deber cambiar radicalmente su visin y misin, ya que ahora pasar a ser un rea de seguimiento y control en vez de ser puramente operativa. Gartner Group estim que las organizaciones: - Gastan en promedio $20 en mano de obra para presentar un documento. - En promedio gastan $120 en mano de obra para encontrar un documento mal archivado. - En reproducir un documento perdido se gastan $ 220 en mano de obra. - Estiman que un 7,5% de los documentos se pierden, el 3% es por estar mal archivado. - Los empleados asignados al rea pasan 15.5% de su tiempo en lectura de informacin que contienen los documentos, pero hasta un 50% en buscando dentro de ellos. - El 30% de los documentos en papel estn fuera de fecha antes de su distribucin. - 70% del trabajo de los empleados se gasta en el procesamiento de documentos. - El documento promedio es copiado 19 veces. Considerando los puntos arriba mencionados y tomando una escala de remuneraciones de una Institucin del Estado ecuatoriano haremos
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un anlisis referencial de 4 niveles: asistente administrativo C, asistente administrativo B, asistente administrativo A y auxiliar de servicios. Supondremos que todos trabajan 40 horas semanales en una organizacin donde actualmente hay un promedio de 25.000 documentos. Asistente administrativo C, sueldo promedio $570,53 - En promedio 3,51% de su sueldo se gasta presentar un documento. - 21,03% en encontrar un documento mal archivado. - 38,56% de su sueldo se gasta en reproducir un documento perdido. - En promedio el procesamiento de documentos considerando todo el ciclo de vida del documento puede ser $399,37 de su sueldo. Asistente administrativo B, sueldo promedio $484,22 - En promedio 4,13% de su sueldo se gasta presentar un documento. - 24,78% en encontrar un documento mal archivado. - 45,43% de su sueldo se gasta en reproducir un documento perdido. - En promedio el procesamiento de documentos considerando todo el ciclo de vida del documento puede ser $338,95 de su sueldo. Asistente administrativo A, sueldo promedio $377,69 - En promedio 5,30% de su sueldo se gasta presentar un documento. - 31,77% en encontrar un documento mal archivado. - 58,25% de su sueldo se gasta en reproducir un documento perdido.
- En promedio el procesamiento de documentos considerando todo el ciclo de vida del documento puede ser $264,38 de su sueldo. Auxiliar de servicios, sueldo promedio $290,82 En promedio 6,88% de su sueldo se gasta presentar un documento. - 41,26% en encontrar un documento mal archivado. - 75,65% de su sueldo se gasta en reproducir un documento perdido. - En promedio el procesamiento de documentos considerando todo el ciclo de vida del documento puede ser $203,57 de su sueldo. Adicionalmente todos: - Gastan hasta 6,2 horas de sus 40 semanales en lectura de informacin que contienen los documentos, pero hasta un 20 horas buscando dentro de ellos. Si se considera que la organizacin de este ejemplo tiene 25.000 documentos podemos decir: - 1.875 de esos documentos esta pedido, 750 por mal archivados. - 7.500 de ellos al momento de llegar a manos de quien lo necesita ya estn fuera de fecha. Estos resultados deben hacer pensar a las organizaciones entre los beneficios de cambiar su metodologa de trabajo en la gestin documental y el retorno de inversin que impactar positivamente a la empresa. El costo real de una oficina con papel esta en la prdida de documentos, la sobre carga de trabajo tanto de los empleados que trabajan en estos departamentos como en todos los que participan en el ciclo de vida del documento y, principalmente, que un documento extraviado puede generar millones de dlares en perdidas a una organizacin. Aunque muchos ya se estn en el camino de la oficina sin papel hay que crear una buena planificacin estratgica donde converjan todos los actores indispensables para garantizar un ptimo resultado de lo contrario el costo de un proceso como esta mal implementado ser mucho mayor. Propuesta referencial de planificacin e implementacin de una oficina sin papel Debe estar dividida en fases, nuestra propuesta es en 5 fases. Fase I Levantamiento de informacin: - Identificar procesos y servicios. - Establecer objetivos.
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- Identificar al recurso humano. - Crear las lneas de comunicacin. Fase II Anlisis y diagnstico: - Analizar la situacin actual. - Diagnosticar. - Identificar necesidades. Fase III Planificacin: - Definir objetivos. - Identificar procesos claves. - Crear indicadores. - Disear y desarrollar polticas documentales. Fase IV Implementar: - Implementar y poner en marcha. - Seguir y controlar. Fase V Evaluar y mejorar. - Evaluar segn los resultados obtenidos de los indicadores. - Mejorar en base a los resultados de la evaluacin considerando acciones preventivas o correctivas. La propuesta no estara completa sin recomendar un proceso de implementacin con un equipo interdesicplinario conformado por un especialista en el rea de gestin documental, uno en el rea de procesos y otro en informtica. Por ltimo, podemos utilizar mejor el tiempo de los empleados para que se genere un mayor retorno de inversin en sus actividades y en el aporte que le den a la organizacin. Fuentes consultadas __________ (s.f.) ZeroComa. Consultado en: enero 28, 2012. Disponible en: http:// www.zerocoma.com Corporacin Financiera Nacional del Ecuador (2010). Escala de Remuneraciones. Consultado en: marzo 22, 2012. Disponible en: http://www.cfn.fin.ec/index. php?option=com_content&view=article&id=80&Itemid=389 Digitalizacin de la informacin y gestin documental para la mejora de la productividad empresarial (2010). Oficina sin papel. Consultado en: febrero 20, 2012. Disponible en: http://gestiondocumental.cea.es/?q=node/21 Fundacin de ayuda por Internet, (s.f.) Reglamento general a la ley de comercio electrnico, firmas electrnicas y mensajes de datos (Decreto No. 3496) Consultado en: febrero 15, 2012. Disponible en http://www.fundapi.org/files/leyes/ ReglamentoLeyCE.pdf The Gartner Group, Implementing an Integrated Document Management Strategy, 20 February 2001
Entrevista Sergio Antonio Moncayo Gonzlez, Comisionado Presidente de la Comisin de Transparencia y Acceso a la Informacin del Estado de Nuevo Len (Mxico)
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Cul es su opinin sobre el papel que desempea Mxico en materia de proteccin de datos personales frente a pases ms avanzados en el tema como es el caso de Espaa? Durante las ltimas dcadas la importancia del fenmeno informtico se ha proyectado en mbitos diversos y entre ellos, han merecido especial atencin sus efectos sobre los derechos fundamentales y particularmente sobre el personalsimo derecho a la intimidad. Hoy en da existe un marco jurdico e institucional de proteccin de datos en Mxico que cubre tambin al sector privado ya no slo al sector pblico. Esta Ley Federal de Proteccin de Datos Personales en Posesin de los Particulares que entr en vigor en el ao 2010, regula la forma y condiciones en que las empresas deben utilizar los datos personales de los clientes, es decir de la sociedad en general. Y en relacin al sector pblico cada Estado tiene su Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin en la cual se contempla un apartado sobre el Derecho a la Proteccin del Dato Personal, en el cual se estipulan los principios de este Derecho y la forma de ejercerlo ante una vulneracin de sus datos personales. En Mxico se ha ido avanzando y siguiendo en gran parte el ejemplo de pases avanzados en este Derecho, como lo es Espaa. La Comisin de Transparencia y Acceso a la Informacin del Estado de Nuevo Len ha firmado diversos convenios de colaboracin con la Agencia Espaola de Proteccin de Datos, la Agencia de la Comunidad de Madrid de Proteccin de Datos y la Agencia Vasca de Proteccin de Datos, y recientemente se firm un convenio con la
Fundacin Ciencias de la Documentacin para la elaboracin en conjunto de un curso online sobre este Derecho tan importante y fundamental. Es imprescindible que se fomente la cultura de los Derechos de Acceso, Rectificacin, Cancelacin y Oposicin, para que as la sociedad tenga las herramientas necesarias para poder ejercer y defender sus Derechos cuando stos sean vulnerados, ya sea por el sector pblico o por el sector privado. En Nuevo Len recientemente se aprobaron modificaciones a la ley para expedir licencias de conducir con una menor cantidad de datos personales visibles, Qu opina sobre este tipo de medidas? Las leyes son cambiantes, perfectibles y se tienen que ir adecuando a la realidad que impera en la Sociedad, por lo cual la Comisin de Transparencia y Acceso a la Informacin la cual tengo el honor de presidir, con la intencin de proteger los datos personales de la ciudadana, presentamos en fecha 17 de Octubre del 2011, una iniciativa de reforma a la Ley que crea el Instituto de Control Vehicular y a la Ley que regula la expedicin de licencias para conducir del Estado de Nuevo Len. Lo anterior se logr llevar a cabo con mesas de trabajo en las cuales colaboraron diversas Universidades de prestigio como la Universidad de Monterrey, la Universidad Autnoma de Nuevo Len y la Universidad Regiomontana, as como con la colaboracin de abogados reconocidos en el Estado y el Director del Instituto de Control Vehicular.
Agradecemos el apoyo de Carlos Joloy, titular del programa radiofnico Hablemos de Transparencia, es tu derecho y de Jorge Tlatelpa, Director Mxico de la Fundacin Ciencias de la Documentacin, en el logro de la realizacin de esta entrevista.
Se concluy que la licencia de conducir contena un exceso de datos para la finalidad que requera dicho documento y esto trajo como resultado que al reformarse las leyes mencionadas, el titular del dato tenga la libertad de decidir qu datos quiere que vayan en la mica y cuales vayan ocultos en el chip de seguridad que tiene dicho documento. Dicha iniciativa de reforma de Ley fue aprobada en fecha 29 de Noviembre del mismo ao. Sobre el reciente convenio que firmaron con la CTAINL, Cules son las expectativas de la Comisin al respecto? Sabiendo de antemano que los fines de la Fundacin son el conocimiento y difusin de las Ciencias de la Documentacin (Archivologa, Bibliotecologa, Documentacin y Museologa) como disciplinas gestoras de la informacin y la gran utilidad en la Sociedad. El objeto del convenio en mencin es que puedan establecerse adecuadas formulas de cooperacin y promovamos en conjunto los derechos fundamentales de acceso a la informacin y la proteccin de datos personales entre las personas fsicas y los entes pblicos. Como primer resultado de esta firma de convenio de colaboracin arranca el primer Curso Online Proteccin de Datos Personales, el cual se llevar a cabo del 5 al 30 de Septiembre y con el cual se pretende difundir la cultura de la Proteccin del Dato Personal. En este curso se dar a conoce el origen, causas y la gestacin de este Derecho Fundamental, conceptos bsicos sobre la Proteccin de Datos personales y sobre todo que aprendan a identificar los derechos de los ciudadanos en relacin con la proteccin del dato y as mismo ser capaces de aplicar los conocimientos adquiridos a casos prcticos. Ya que al darles esas herramientas al titular del dato, podr defender su derecho y ejercerlo sin mayor; mientras que las empresas o servidores pblicos podrn hacerlo parte de su prctica laboral diaria y as cumplir con la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin o bien a la Ley de Proteccin de Datos Personales en Posesin de los Particulares y de la cual el rgano Garante es el Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos.
>> Como primer resultado de esta firma de convenio de colaboracin arranca el primer Curso Online Proteccin de Datos Personales, el cual se llevar a cabo del 5 al 30 de Septiembre y con el cual se pretende difundir la cultura de la Proteccin del Dato Personal.
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Las aportaciones econmicas a la Fundacin Ciencias de la Documentacin se benefician de una desgravacin fiscal del 25% para personas fsicas y del 35% para empresas segn Ley 49/2002 de 23 de Diciembre, vigente en Espaa.
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9. Formar parte de la bolsa de trabajo que la Fundacin
utiliza para cubrir sus demandas de empleo, o para cubrir demandas realizadas por empresas y entidades del sector que nos lo soliciten.
10. Acceso a los informes en PDF recopilados
sobre productos software y hardware de Gestin Documental.
Contactar con la Fundacin Ciencias de la Documentacin Apartado 545, 10600 Plasencia. Cceres (Espaa) http://www.documentalistas.org/fundacion/contactar.php
L
Proteccin de Datos Personales y Acceso a la Informacin Pblica: Derechos fundamentales en conflicto?
Autora: Laura Nahabetin Brunet (Uruguay)
ecturas pr ofesionales
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Revista Documentacin SNTESIS
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a ideologizacin de las diferentes situaciones que se plantean a diario en las sociedades necesita llegar a su fin, y la comunidad pide vigorosamente la adopcin de medidas contundentes que colaboren en la estabilidad de un sistema que ha sido de difcil institucionalizacin y que se encuentra an dando pasos de consolidacin. Ya no se requiere de mayor debate ideolgico para demostrar que la democracia es una condicin necesaria para el desarrollo. Nos referimos a la democracia considerada no slo como el rgimen poltico sino como un sistema de relacin con los ciudadanos que va incluso ms all de lo institucional. La determinacin de los derechos humanos en tanto fundamentales, como derechos universales es trascendente para poder efectuar su extensin a todos los seres humanos sin distinciones, pero tambin lo es para poder verificar su inalienabilidad. Los derechos fundamentales tienen como sustrato central a la persona y no pueden nicamente reconocerse por el Estado sino que tambin deben ser garantizados por ste. Por tanto, un aspecto de difcil solucin en la dogmtica de los derechos fundamentales refiere precisamente a la ubicacin de una razonable y justa respuesta en todos los casos en que existan derechos en posible oposicin. La pretensin debera ser la aceptacin desde el principio que los derechos fundamentales y con ellos los deberes que traen aparejados debern estar armnicamente en interrelacin e incluso correlacin. Bajo esta lgica se avanza en la consideracin de los derechos a la proteccin de datos personales y al acceso a la informacin pblica en cuanto derechos fundamentales. Se parte de la determinacin de stos derechos como centrales en las democracias representativas de nuestro tiempo ya que es a partir de su concrecin que se podr efectuar por parte de los ciudadanos, el contralor efectivo y tambin eficiente de las decisiones asumidas en mrito al mandato que la ciudadana ha entregado a sus representantes en el caso del derecho de acceso a la informacin pblica y ejercer su libertad en forma efectiva en la medida que podr determinar en qu condiciones y quin podr manejar los datos que hacen a su persona. En la medida que el acceso a la informacin pblica y la proteccin de datos personales, pueden ser vistos como derechos complementarios pero que en algn punto pueden llegar a colidir, ser necesario evaluar si es pertinente que un derecho prime sobre el otro y en el caso, cul debera ceder. Para ello, ser imprescindible efectuar una ponderacin de derechos a los efectos de concluir sobre el punto. En este sentido es que el libro Proteccin de Datos Personales y Acceso a la Informacin Pblica Derechos fundamentales en conflicto? aporta elaboraciones tericas en relacin con los elementos centrales que hacen a la construccin de estos dos derechos fundamentales. Avanza en la consideracin de los principios y los derechos que asisten a sus titulares, los procedimientos para su efectividad para culminar con aportes centrales en relacin con la imprescindible ponderacin y las reglas que deben seguirse a la hora de determinar la complementariedad y evitar la conflictividad entre ambos derechos fundamentales.
Artculo
Autora: Suleidy Contreras Rodrguez. Especialista en Archivstica (Cuba)
Los servicios de Informacin de valor aadido. Una nueva cultura para la bsqueda y recuperacin de la informacin de los fondos del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara, Santa Clara, Cuba
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os sistemas de archivo guardan la riqueza documental que la instituciones conservan y se ubica en fondos y colecciones provenientes de organismos judiciales, instituciones cientficas, polticas, econmicas, culturales y personales que a travs de donaciones, legados, resoluciones, convenios y decretos pasan a formar parte del patrimonio documental de la regin por su valor histrico-social. Los archivos histricos son los ms conocidos en el Sistema Institucional de Archivos por su larga vida al servicio de la investigacin y la cultura. Estos han sido definidos como aquellos a los que se les ha de transferir la documentacin que en ellos deba conservarse permanentemente. Pueden almacenar fondos histricos recibidos por donacin, depsitos, transferencia y adquisicin. Los usuarios por excelencia de este tipo de archivo son los investigadores interesados en el valor secundario que han adquirido estas fuentes al final de su ciclo de vida [1]. El diseo e implementacin de los servicios y productos de informacin con valor agregado es una nueva tendencia que estn adquiriendo las organizaciones de informacin para ganar en competitividad y agilizar el proceso de bsqueda y recuperacin de la informacin. La bsqueda y recuperacin de la informacin es localizar, obtener, acceder, la informacin a travs de estrategias de bsquedas, anlisis de informacin obtenida creadas por la propia institucin y los servicios y productos de informacin con valor aadido es el puente entre el usuario de la informacin y el proceso de bsqueda. Se trata de crear, preparar e implementar productos y servicios de informacin cualitativamente superiores en los archivos histricos, que satisfagan las necesidades informacionales de los usuarios donde la informacin bsica se enriquece mediante diferentes procesos con la finalidad de suministrar productos y servicios novedosos, tiles y valiosos a los usuarios.
manera que la creacin e implementacin de servicios y productos de valor aadido posibilitan una mejor eficiencia en la calidad del servicio. En la literatura se aborda el tema de los servicios y productos de informacin con valor aadido para diferentes tipos de sistemas de informacin, sin embargo en menor medida se abarca el fenmeno hacia los archivos histricos como instituciones de informacin que conservan el patrimonio documental. Al analizar la situacin actual de los sistemas de informacin para el campo cientfico en Cuba, son rpidamente visibles pocos servicios y productos de informacin con valor aadido y personalizados en los archivos de forma general. A pesar de que en archivos histricos provinciales de instituciones cubanas, como Las Tunas, Santiago de Cuba y el propio Archivo Nacional de la Repblica de Cuba se trabaja sobre la base de un mejoramiento en la calidad de los servicios y productos de informacin con valor aadido, el Archivo Histrico Provincial de Villa Clara an carece de servicios de esta ndole. Los servicios de informacin que posee el Archivo Histrico Provincial de Villa Clara son tradicionales, y muchas veces dificulta el procedimiento de entrega de documentos legales. De manera que carecen de servicios y productos informacionales con valor agregado que agilicen el proceso de bsqueda y recuperacin de la informacin. Sobre la base de esta lnea se apoya la presente investigacin. Para argumentar la importancia de todo lo anteriormente expuesto se plantea el siguiente sistema de objetivos: Objetivo general
Demostrar la importancia del diseo e implementacin de los servicios y productos de informacin con valor aadido para la bsqueda y recuperacin de la informacin de los fondos Los archivos histricos, como sistemas de del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara. informacin dependen del proceso de bsqueda para la satisfaccin de necesidades de Objetivos especficos informacin de los usuarios para el cumplimiento de sus objetivos con calidad. La filosofa de - Describir los servicios y productos de la calidad es simplemente mejorar lo que ya informacin con valor aadido. tenemos para satisfacer a quien lo utiliza. De
- Caracterizar el Archivo Histrico Provincial de Villa Clara. - Valorar la influencia de los servicios y productos de informacin con valor aadido en el proceso de bsqueda y recuperacin de los fondos del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara. Novedad de la investigacin Se realiza un primer acercamiento descriptivo de los servicios y productos de informacin con valor aadido en los fondos del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara. Alcance de la investigacin Se analiza la influencia de los servicios y productos de informacin de valor aadido desde la particularidad que poseen los fondos documentales del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara. Tipo de investigacin Cualitativa (descriptiva). Mtodos y procedimientos Para la presente Investigacin se utilizaron diferentes mtodos que sirvieron de apoyo para el anlisis bibliogrfico. Se consultaron fuentes primarias a partir del anlisis documental clsico. En este sentido se consultaron fuentes documentales como libros, manuscritos, documentos digitales, revistas. El estilo en que se describe la bibliografa del documento es el APA. Los mtodos utilizados para el desarrollo de la investigacin son: a) Mtodo Lgico Histrico: Con el fin de analizar los principales postulados del tema. b) Mtodo Sistmico: Aplicado para establecer los principales componentes de la investigacin y la relacin existente entre ellos. Se observ a travs de la revisin de la bibliografa la presencia de gran cantidad de documentos que abordan el valor de los servicios y productos de informacin hacia instituciones de informacin, como empresas, bibliotecas nacionales y extranjeras. Desde una perspectiva archivstica se aborda el tema en otros pases como Espaa, Guatemala. De manera que no se observan estudios o anlisis de la importancia de los servicios de informacin de valor aadido para los fondos del un Archivo Histrico Provincial de Villa Clara, Cuba. De gran utilidad result la publicacin Servicios de Informacin a la Comunidad en Bibliotecas pblicas realizada por Carmen Menndez especialista en informacin de la ciudad de Guatemala donde se resume el contenido los diferentes tipos de servicios y productos de informacin con valor aadido, aplicados a las bibliotecas como centros de informacin.
>> Se pretende analizar la influencia del diseo e implementacin de los servicios y productos de informacin con valor aadido en los fondos del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara
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Revista Documentacin Resulta muy interesante el artculo Servicios de valor aadido publicado en la Revista Cientfica e Internacional El profesional de la Informacin de noviembre de 1992. En esta se explicita que son los servicios y productos de informacin de valor aadido y las ventajas y desventajas que estos tienen. El artculo Servicios de valor aadido del Archivo Histrico Eclesistico de Biskaja se acerca un poco ms a la realidad de los servicios y productos de informacin con valor aadido en los archivos histricos. En el se exponen los diferentes servicios que realiza el archivo en virtud de sus funciones y que se consideran de valor aadido.
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intangible y no produce como resultado ninguna propiedad, su propiedad puede o no vincularse a un producto fsico [3]. Es aquella actividad que relaciona la empresa con el cliente, con la finalidad de que ste quede satisfecho con dicha actividad [4]. El producto de informacin es un producto cuya funcin es proporcionar al usuario un sistema en busca de objetivos, obtener informacin, es decir, obtener la capacidad para decidir o controlar. Su valor de mercado se deriva de su capacidad de suministrar informacin [5].
Se entiende como producto de informacin aquellos que pueden ser entregados a travs de Otro artculo muy importante es la ponencia Internet y que, de manera general, proporcionan realizada en Espaa La prestacin de los informacin sobre un tema que despierta servicios de valor aadido en los archivos bajo el suficiente inters como para que la gente pague prisma de la calidad por Luis Martnez Garca. por ellos [6]. En esta ponencia se refleja la importancia de los servicios y productos de informacin con Si se analizan estas definiciones, puede valor aadido en los archivos para desarrollar un observarse que la mayora de los autores refieren, Sistema de Gestin de la Calidad. en su conceptualizacin, el trmino actividades. Ahora bien un servicio de informacin es un Estructura de la investigacin proceso que est diseado para satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios y un Capitulo 1. Los Servicios y productos de producto de informacin es aquello tangible que informacin con valor aadido. se le ofrece al usuario a travs del servicio de informacin. Capitulo 2 Caracterizacin del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara. Los servicios y productos de Informacin con valor aadido son aquellos que utilizando Capitulo 3 Influencia de los servicios y productos como soporte servicios portadores o finales de de informacin con valor aadido en el proceso difusin, aaden alguna caracterstica o facilidad de bsqueda y recuperacin de Informacin de al servicio que les sirve de base [7]. los fondos del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara. Los servicios diseados a la medida, con un alto valor agregado, y orientados al conocimiento, Captulo 1. Los Servicios y productos de conforman un precedente bsico en la obtencin informacin con valor aadido de un alto impacto en una comunidad de usuarios y en la sociedad en general. El impacto de los Definiciones conceptuales servicios de informacin en la solucin de los problemas de la sociedad, la razn de ser de Los servicios son aquellas actividades estos servicios, depende de su adecuacin a los identificables, intangibles, objetos principales de requerimientos de quienes los reciben. una operacin que se concibe para satisfacer las necesidades de los consumidores [2]. La creacin de los servicios y productos de informacin con valor aadido requieren de Un servicio es todo acto o funcin que una planear, crear estrategias para seleccionar la parte puede ofrecer a otra, es esencialmente informacin que satisfaga una necesidad. Estas
fuentes de informacin, una vez seleccionadas se convierten en recursos de informacin. Pero para llegar a estos de manera efectiva se organizan sistemas de recuperacin de informacin que renen un conjunto de tcticas para el acceso de estos recursos de informacin. Caractersticas Los servicios y productos de informacin se prestan en rgimen de competencia y la explotacin de los mismos podr ser realizada por cualquier persona natural o jurdica, observando las regulaciones contenidas en la ley y sus reglamentos. Para la prestacin de los servicios de informacin no se requiere autorizacin previa, sin embargo, las empresas prestadoras se inscribirn en el registro pertinente del Ministerio [8]. El proceso agregado de valor de los servicios y productos de informacin pueden observarse en las etapas por las que transcurre la elaboracin de un producto de informacin que presente un anlisis de informacin [9]: - Identificacin de las fuentes de datos/informacin relevantes, segn criterios de inclusin y el uso de filtros y otras herramientas para buscar una mayor precisin en los resultados de la recuperacin. - Evaluacin de las fuentes de datos/informacin relevantes, segn criterios del profesional de la informacin y de los expertos, y el tema objeto de anlisis. - La seleccin de las fuentes de datos/informacin relevantes y su organizacin con la ayuda de los instrumentos apropiados para estos casos, gestores bibliogrficos, sistemas de ponderacin, etctera. Con estos tres primeros pasos, es posible crear productos especializados de valor agregado como directorios, bibliografas, bases de datos especializadas, etctera. Sin embargo, el anlisis de la informacin requiere de: - La identificacin de los datos/informacin relevantes. - La evaluacin y seleccin de los datos/informacin relevantes.
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Revista Documentacin - La organizacin de los datos/informacin relevantes (catalogacin, clasificacin, indizacin, ordenamiento y registro- no se refieren a los procesos propios del ciclo de la actividad bibliotecaria). - El anlisis de los datos/informacin relevantes (interpretacin, comparacin, anlisis de la diversidad y consistencia de la informacin puede existir informacin incluso contradictoria-, anlisis de opciones disponibles ventajas y desventajas-, anlisis de las decisiones y sus consecuencias -basados en diferentes modelos, herramientas y tcnicas gerenciales de seleccin del curso ms apropiado- para posibles escenarios, sntesis). Los servicios y productos de informacin van dirigidos a los diferentes segmentos de la poblacin. Por tanto la organizacin deja de ser mera intermediara entre la informacin y el usuario y se convierte en usuaria de informacin, asesora del proceso de produccin de la informacin y productora. Para la difusin de los documentos a travs de los servicios y productos de informacin con valor agregado es necesario tener en cuenta una serie de factores como son [10]: - Existencia de un sistema de informacin fuerte con objetivos y misiones bien definidos, orientados al usuario.
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- Revisiones sistemticas de cada una de las etapas de preparacin de los productos o servicios, con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los requerimientos del usuario y la calidad que se exige. Los profesionales de la informacin y la documentacin dan un valor aadido a la informacin por medio de su control y tratamiento, facilitando su recuperacin y uso [10]. El especialista debe tener una preparacin adecuada, adems de la experiencia profesional, capaz de adquirir durante el desempeo del trabajo. Su capacidad de anlisis contribuye en la definicin correcta del enfoque de bsqueda realizada para satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios, desde el punto de vista de los objetivos del centro. Existen dos maneras de enfocar la bsqueda de informacin: - El sistema ofrece informacin al usuario - El usuario busca informacin en el sistema. La base de una buena recuperacin de la informacin es una adecuada indizacin, entendiendo esta ltima como Registrar ordenadamente datos e informaciones, para elaborar su ndice [11].
Ahora bien, la indizacin de informacin es la Tcnica del anlisis documental para representar y describir el contenido de los documentos, mediante conceptos principales contenidos en - Conocimiento profundo de las necesidades de ellos(palabras clave) o vocabularios controlados informacin de los usuarios y del medio en el (descriptores, trminos o encabezamientos de que desarrollan su actividad. materia), con el fin de guiar al usuario en la recuperacin de los documentos que necesita - Formacin profesional y tcnica de los [12]. especialistas que participan tanto en la preparacin como en la entrega de los productos En los servicios y productos de informacin que y servicios de informacin. utiliza la web la indizacin es el paso previo antes de realizar la bsqueda. Tienen un alto - Infraestructura tecnolgica y recursos grado de calidad con una gran selectividad de necesarios para satisfacer las especificidades de los recursos de informacin ya que se orienta los productos o de los servicios de informacin y hacia una indizacin social. Los servicios de su accesibilidad a los usuarios. informacin a travs de esta web traen consigo grandes beneficios, pues se logra una mayor - Capacidad de modificar y perfeccionar, en consistencia en la bsqueda a partir de las forma dinmica, lo que se tiene y considerar el necesidades de los usuarios el ndice total de entorno donde se aplica el producto o servicio trminos utilizados por cualquier usuario. que ha perdido su valor.
Estructuras
para poder realizar una operacin.
Los servicios y productos de informacin con - Guas de la ciudad. valor aadido estn estructurados en tres grandes bloques en funcin de la implicacin de - Servicios de informacin virtuales: permite al su implementacin. ciudadano acceder a los Servicios que ofrece la Biblioteca a travs de la red. (Servicio 1. Servicios donde la organizacin de de informacin local, Servicio de prstamo informacin tiene la funcin de fomentar el uso interbibliotecario, etc. de la informacin administrativa, bases de datos de la localidad, servicios de informacin del - Dossieres temticos, Dossieres de informacin municipio, etc. Las conexiones informticas nos general: Recogen noticias sobre algunos temas permiten el acceso a bases de datos que han o informacin general. sido impulsadas y creadas, tales como: - Hemeroteca digital (Imgenes digitalizadas): - Bases de datos de informacin municipal: Se pone a disposicin las imgenes digitalizadas gestiona una completa base de datos mediante de las publicaciones peridicas locales las cuales se responde a preguntas factuales patrimoniales, existentes en la coleccin. referentes a la propia localidad, del tipo: direcciones, telfonos, horarios, trmites - Web temticas: permiten encontrar una administrativos, actividades culturales y agenda seleccin de enlaces a pginas web relevantes, ciudadana. acceder a bases de datos y revistas electrnicas especializadas y localizar documentos en el - Intranet municipal (Forum municipal, Resumen catlogo bibliogrfico. En definitiva, recopilan de los plenos, acceso a boletines oficiales). un conjunto de informacin estructurada para La organizacin se beneficia del acceso a que el usuario se sirva l mismo, segn sus esta informacin, facilitndola a todos los necesidades informativas. ciudadanos. - Bases de datos bibliogrficas. 2. Servicios donde la organizacin de informacin coordina y asesora el proceso de produccin y - Bases de datos de prensa local y regional. distribucin de la informacin y participa en el diseo de servicios de informacin sectoriales. - Bases de datos legislativas. En este punto se puede destacar la participacin de la organizacin de informacin en diferentes - Creacin y gestin de Comunidades virtuales proyectos sectoriales, asesoramiento en la sobre temas de actualidad local o centrado bsqueda de empleo, en los trabajos conjuntos en actividades de fomento a la lectura como con las oficinas de informacin turstica, etc. informaciones prcticas para los clubes de lectura (informacin sobre los autores, ilustradores, 3. Servicios donde la organizacin de la libros), etc. informacin produce informacin, actualmente las bibliotecas tienen ms implicacin. Y en - Weblogs o bitcoras: diarios pblicos algunas ocasiones, como apoyo a la produccin colectivos y virtuales para interrelacionarse de otros agentes: con los ciudadanos. La Biblioteca puede crear y mantener un determinado weblog sobre una - Directorios: contienen informacin dispuesta temtica de actualidad y puede dar acceso a en orden alfabtico, cronolgico o sistemtico travs de su web. y que permite la identificacin y localizacin de personas, objetos, organismos o lugares. - Todos los servicios y productos de informacin con valor aadido requieren frecuentemente la - Directorio bsico de Servicios de la comunidad, concurrencia del trabajo multidisciplinario y en Guas virtuales: Documento que contiene equipo, donde se renen expertos y profesionales informacin de carcter introductorio, suficiente de la informacin.
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Captulo 2. Caracterizacin del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara El Archivo Histrico Provincial de Villa Clara es una entidad pblica de carcter y jurisdiccin territorial fundada el 16 de agosto de 1969, como muestra del inters del Estado revolucionario de conservar y difundir el patrimonio documental, cito en la Calle Trist #131 e/ Alemn y Lubin. Santa Clara. Villa Clara. CP: 50100. Bajo nuestra orientacin trabaja el Archivo Municipal de Remedios, ciudad de fuerte tradiciones y valores histricos. Fue la 8va. Villa fundada durante el proceso de conquista y colonizacin en la Isla de Cuba. Esta institucin se desempea como centro de gestin del conocimiento adscrito al Ministerio de Ciencia Tecnologa y Medio ambiente (CITMA); rige nuestra poltica el Decreto 265, Sistemas de archivos de la Repblica de Cuba. La misin del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara est centrada en Atesorar, Organizar, Custodiar y Conservar la documentacin de valor permanente que constituye el patrimonio documental del territorio. Una de las direcciones principales de trabajo es la investigacin de corte archivstico e histrico; la que se proyecta sobre la base de los 29 fondos documentales con que cuenta esta institucin, los cuales proceden de entidades, donaciones personales, compras y publicaciones peridicas que amplan la documentacin almacenada. A su vez contribuye a ampliar el conocimiento de los especialistas, permite la conservacin y restauracin de las fuentes originales y optimizar la bsqueda segn las necesidades informativas de los usuarios. La identificacin, valoracin, conservacin, resguardo y posterior procesamiento de las
fuentes constituyen el eje fundamental de la institucin, actividad que se realiza en un colectivo de especialistas y tcnicos con la calificacin requerida. Progresivamente ha ido diversificando sus actividades de servicio a la investigacin acadmica y ha desarrollado tareas cada vez mas relacionadas con la educacin, la cultura, la proteccin del patrimonio documental y la promocin cultural entre la comunidad 12. Los servicios de Informacin se ofrecen en el centro por va telefnica y de forma personal. Los servicios estn dirigidos a usuarios: - Internos (empleados de la institucin). - Usuarios externos (Investigadores, estudiantes, maestros, profesores y poblacin en general de acuerdo con sus intereses. Entre los servicios de informacin que se prestan estn: - Consulta de documentos en sala. - Registro de informacin. - Servicio de referencia. - Certificaciones. - Fotocopias con custodia. El Archivo Histrico Provincial de Villa Clara es una institucin que trabaja en la mejora de la calidad de los servicios. Su misin y visin estn definidas hacia un proceso de planificacin estratgica donde se tienen en cuenta la gestin de los servicios que ofrece el centro con la calidad requerida, apoyndose en la gestin sinrgica de los recursos. La institucin se encuentra inmersa en el desarrollo e implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad. Como el conjunto de normas interrelacionadas de una organizacin por los cuales se administra de forma ordenada
>> El Archivo Histrico Provincial de Villa Clara es una entidad pblica de carcter y jurisdiccin territorial fundada el 16 de agosto de 1969, como muestra del inters del Estado revolucionario de conservar y difundir el patrimonio documental
la calidad de la misma, en la bsqueda de la mejora continua [13]. Dicho sistema se ve materializado a travs del Manual de la Calidad donde estn muy bien identificados y agrupados, lo procesos, estructuras, responsabilidades, recursos y procedimientos que posee la institucin con sus respectivos departamentos. Capitulo 3. Influencia de los servicios y productos con valor aadido en el proceso de bsqueda y recuperacin de la informacin de los fondos del Archivo Histrico Provincial de Villa Clara El desarrollo e implementacin de Sistemas de Gestin de la calidad obliga a que las instituciones de informacin se centren en el diseo e implementacin de servicios de valor aadido que respondan a ese sistema de calidad. El sistema de Gestin de la Calidad que se desarrolla en el Archivo Histrico Provincial de Villa Clara es un factor que incide en la creacin de estos servicios de calidad. La calidad es mejora, pero esta mejora solo se logra a travs de profesionales de informacin, con la capacidad de de hacer un buen uso de los recursos de informacin que poseen. Los fondos que posee el archivo datan desde 1690 hasta la actualidad y todos estn disponibles hacia los usuarios a travs de la forma tradicional de consulta (ficha manuscrita que recoge descriptores con la identificacin del documento). No es menos cierto que las formas tradicionales en las organizaciones de informacin no se deben perder de vista, pero las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones es una nueva era de desarrollo para crear competitividad y desarrollar el conocimiento. En este sentido, a partir de la estrategia del usuario buscando informacin al sistema es imprescindible la creacin de bases de datos para los fondos del archivo histrico provincial de villa clara con vistas a una mejor localizacin de los fondos. De modo que se realicen bsquedas de informacin, tanto en las bases de datos institucionales y a travs de la red Internet. El anlisis de la informacin recuperada se puede proporcionar al usuario en forma impresa, correo
electrnico. Los Protocolos Notariales son el fondo ms grande que posee la institucin y segn las estadsticas el ms solicitado por usuarios. Este fondo procede de la labor de los escribanos y notarios de la antigua provincia de las Villas y los usuarios constantemente solicitan escrituras notariales que contienen hipotecas, adjudicaciones de bienes, testamentos, fundacin y cancelacin de sociedades, compras ventas, actas de matrimonios, declaraciones de herederos, poderes. La bsqueda de informacin en el fondo requiere de mucho tiempo, ya que los especialistas en archivstica, a partir de la solicitud que los usuarios de manera personal, tienen que acudir a los documentos originales que se encuentran colocados en los estantes y transcribir la escritura en documento word para ser entregada. Este proceso tiene un plazo de entrega de 15 das despus de solicitada la escritura, lo que representa un atraso en el proceso de bsqueda y recuperacin de la informacin y en muchas ocasiones la no satisfaccin del usuario, pues la gran mayora requieren de estos documentos legales con urgencia para litigios jurdicos. De lo contrario con un levantamiento de informacin, en una base de datos bibliogrfica que contenga todas las escrituras con sus datos se agiliza mucho ms el proceso. Del mismo fondo Protocos Notariales se puede realizar un directorio para la identificacin y localizacin de personas. Este sera un producto con un alto valor informativo donde se puede reflejar la diversidad de ciudadanos espaoles que se encontraban en la provincia durante la poca y que tenan propiedades, bienes, que ms tarde fueron heredados por ciudadanos de la provincia villaclarea. Este producto se piensa con la idea de satisfacer las necesidades de informacin de muchos usuarios que han tenido que recurrir a estos documentos escritos por los notarios y que casi nunca tienen conocimiento del nombre de abogado que realiz la escritura , sino que recuerdan nombres de personas que estuvieron como testigos en el acto legal. Desde esta mirada con un directorio por orden alfabtico
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de personas y abogados implcitos en cada puede resolver el problema de las publicaciones escritura, la localizacin de ese fondo se realiza peridicas en muy mal estado existentes en de forma ptima. el Archivo Histrico Provincial de Villa Clara. Los peridicos ms antiguos de este fondo se A raz de la ardua labor en que se encuentran los encuentran muy deteriorados, tienen un gran especialistas en archivstica en la digitalizacin valor y no se deben perder ya que son 254 de los fondos del Archivo Histrico Provincial de ejemplares de peridicos que constituyeron Villa Clara, es interesante la creacin de una pilares informativos de diferentes poca de la hemeroteca digital donde se pongan a disposicin sociedad villaclarea, como son: El Villareo, de los usuarios imgenes digitalizadas de El historiador, El demcrata, la publicidad lugares histricos, patriotas, personalidades de Estos pueden ser procesados y recuperados la localidad, folletos, boletines, revistas. a travs de un producto informativo como la base de datos, organizada por meses y aos. Estos documentos son muy solicitados por Esto facilita la bsqueda para el especialista y investigadores y usuarios que pertenecen al se ofrece la informacin de manera rpida al sector de la cultura, pero tienen que acudir al usuario. centro para consultarlos, seria muy bien contar con un producto digitalizado con informacin Por otra parte la biblioteca es uno de los patrimonial en un mismo espacio virtual y le fondos especiales que posee el centro. La imprime mejoras al servicio de informacin. documentacin que esta posee contiene diccionarios, boletines, documentos de historia de Un servicio de informacin local es otra de las Cuba, local, biografas. Estn organizados por la necesidades latentes en los ciudadanos de la norma cubana de descripcin, alfabticamente a ciudad de Santa Clara. Con este servicio se partir de fichas catalogrficas por autores, ttulo puede crear un vnculo con las instituciones del y materia. Con lo cual resulta muy importante Ministerio de Educacin Superior con la idea de que los profesionales de informacin agilicen el promover estudios de la localidad por parte de proceso de bsqueda y recuperacin mediante la profesores, estudiantes e investigadores que utilizacin de recursos de informacin como los deseen. gestores bibliogrficos End Note, Zotero. Estos permiten un mayor organizacin e intercambio Es una manera de crear un espacio virtual que de informacin. facilite la bsqueda de solicitudes de usuarios sobre las historias de figuras representativas Ampliar los espacios de publicitarios de la labor de la provincia como Marta Abreu, El nio del archivo es una de las tantas maneras de de la bota y que solamente se encuentran agregar valor a los servicios, por ejemplo pudiera en documentos que preserva la institucin. pensarse en spot, afiches promocionales, Adems que se puede incluir documentos sobre multimedias, entre otros. Historia de Cuba, la historia de la creacin de los lugares histricos de la provincia, biografas de Conclusiones personalidades villaclareas organizadas por la norma de descripcin de biografas (autor, ttulo La influencia de los servicios y productos de valor y materia). aadido demuestran que el Archivo Histrico Provincial de Villa Clara requiere de un nuevo Este servicio proporciona grandes beneficios ya perfil profesional apoyado en la implantacin de que en muchas ocasiones usuarios que buscan servicios y productos de informacin con valor sobre un tema especfico de la localidad, tienen aadido para valorar los documentos, en todo que consultar grandes volmenes de informacin tipo de soportes, desde su creacin y determinar y no se sienten satisfechos, a lo que tambin es cules son de conservacin permanente y cules muy trabajoso para el especialista que ofrece el no. Esa capacidad de adelantarnos al futuro servicio de informacin. de los documentos electrnicos, apuesta por muchos proyectos con las nuevas tecnologas Una base de datos de prensa local y regional y por equipos interdisciplinares.
El diseo e implementacin de todos los servicios de informacin valor aadido anteriormente explicados constituyen un reto para el Archivo Histrico Provincial de Villa Clara como organizacin de informacin. Lo que trae consigo nuevos hbitos y normativas de consulta de los documentos, as como la inclusin de usuarios virtuales que proporcionaran que el archivo sea ms conocido en la sociedad villaclarea. Consideraciones Un sistema de lenguaje controlado con vistas a una indizacin ms slida proporciona una mayor consistencia entre los trminos para describir cada uno de los fondos que posee el Archivo Histrico Provincial de Villa Clara. Esto beneficia en gran medida la accesibilidad de los documentos en soporte electrnico que se refleja en la agilizacin del proceso de bsqueda y recuperacin de la informacin y la transparencia de los servicios de informacin de valor aadido. Referencias bibliogrficas (1) Barroso, L (2009).Fondos de Identidad Villaclarea. Editora Historia. Instituto de Historia de Cuba. La Habana, Cuba. (2) Gualier, H (2002). Citado en Solanelles, M(2008). El mercadeo y los servicios de informacin. Disponible en http://bvs.sld.cu/ revistas/acimed.htm (3) Lambin, J (2006). Citado en Solanelles, M(2008). El mercadeo y los servicios de informacin. Disponible en http://bvs.sld.cu/ revistas/acimed.html (4) Kottler P (2000). Citado en Solanelles, M(2008). El mercadeo y los servicios de informacin. Disponible en http://bvs.sld.cu/ revistas/acimed.htm (5) Peel, M (2004). Citado en Solanelles, M(2008). El mercadeo y los servicios de informacin. Disponible en http://bvs.sld.cu/ revistas/acimed.htm
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Catlogo Documental
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Por la importancia que tienen cada vez ms las Ciencias de la Documentacin en el trabajo diario de las empresas e instituciones, la Fundacin elabora un Catlogo de Gestin Documental gratuito online que recopila servicios y productos documentales, hardware y software, disponibles para el trabajo de los profesionales de la informacin.
www.documentalistas.org/empresas/catalogo.php
Drupal
http://drupal.org TEMTICA Content Management System OpenSource ENTORNO Web, Mvil DESCRIPCIN Drupal es un sistema de gestin de contenido modular y muy configurable. Es un programa de cdigo abierto, con licencia GNU/GPL, escrito en PHP, desarrollado y mantenido por una activa comunidad de usuarios. Destaca por la clidad de su cdigo y de las pginas generadas, el respeto de los estndares de la web, y un nfasis especial en la usabilidad y consistencia de todo el sistema. El diseo de Drupal es especialmente idneo para construir y gestionar comunidades en Internet. No obstante, su flexibilidad y adaptabilidad, as como la gran cantidad de mdulos adicionales disponibles, hace que sea adecuado para realizar muchos tipos diferentes de sitio web. El sitio principal de desarrollo y coordinacin de Drupal es drupal.org, en el que participan activamente varios miles de usuarios de todo el mundo.
Internet
Biblioteca Digital Vasca
www.liburuklik.euskadi.net
reada por el Departamento de Cultura del gobierno vasco y por la Fundacin Sancho el Sabio, se pueden consultar actualmente cerca de 3.000 ttulos digitalizados (pgina a pgina) en ms de 800.000 imgenes de patrimonio bibliogrfico.
Centro de Estudios La Mujer en la Historia de Amrica Latina, CEMHAL

http://webserver.rcp.net.pe/cemhal/cemhal.html
C
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entro creado en Lima en 1998 por investigadoras de varias universidades americanas destinado a fomentar el estudio de la historia desde una perspectiva de gnero, promover un campo de estudio interdisciplinario de la historia de las mujeres en Amrica Latina y realizar encuentros internacionales, as como a difundir los trabajos y libros especializados. www.documentalistas.org
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Fondo de Investigacin y Documentacin de Msica Tradicional Chilena Margot Loyola Palacios

http://margotloyola.ucv.cl
l Fondo Margot Loyola alberga colecciones de partituras en originales y copias, manuscritos, fotografas, rollos de pianola, vinilos y compactos, registros sonoros y audiovisuales de investigaciones de campo, afiches y programas de mano, videos, etc. Todos relacionados con la msica chilena de tradicin oral y el entorno cultural en que estn insertas.
Archivo General de Centroamrica

www.archivogeneraldecentroamerica.com
ondo documental de Guatemala con informacin sobre ms de 27000 documentos, distribuidos en 42 fondos documentales, desde el perodo colonial hasta el perodo republicano.

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Ao VI N 29 Julio - Septiembre de 2012 www.documentalistas.org

Del 5 al 30 de Septiembre de 2012

Curso Online de Introduccin al Derecho de la Proteccin de Datos Personales

SECCIN EL CIUDADANO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIN

esencia s en cuanto al procedimiento?

Marisol Fucci Bornachera Archivista. Universidad del Zulia Venezuela

SECCIN THE CHILEAN WAY

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