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Introduccin
Los diarios de inventario se utilizan para el registro de transacciones de inventario financiero y fsico, incluyendo el registro de emisiones y recepciones, los movimientos de inventario, la creacin de listas de materiales y la conciliacin del inventario fsico. En este captulo se explican los diarios de inventario mediante la revisin de la configuracin inicial adems de cada diario.
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2. En el formulario Nombres de diario, Inventario que se abre, cree un nuevo registro y escriba el nombre de diario y su descripcin. 3. Seleccione el Tipo de diario que determina para qu se usa. 4. Seleccione una Serie de asientos de la lista.
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Configuracin de las dimensiones de inventario que se editan en los Tipos de diarios especficos
Las transacciones relacionadas con el inventario de un artculo deben especificar la informacin de los grupos de dimensiones asignados al artculo, como la base para identificar el artculo (dimensiones de producto), las dimensiones de almacenamiento, y las dimensiones de seguimiento. En consecuencia, debe crearse un grupo de dimensiones y agregar las dimensiones de inventario segn sea necesario. A continuacin, se indican tipos de dimensiones de inventario: Dimensiones de producto Dimensiones de almacenamiento Dimensiones de seguimiento
No existen pautas prefijadas para seleccionar dimensiones. Sin embargo, recomendamos utilizar solo el nmero de dimensiones que se utilizarn realmente para cada producto. Si se realiza un seguimiento de algunos productos y de otros no, cree varios grupos de dimensiones. Tenga en especial consideracin cmo debe funcionar el inventario antes de configurar las dimensiones de inventario y los grupos de dimensin.
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Cada ficha contiene varios tipos de cuenta y, para cada tipo de cuenta, el usuario debe especificar la cuenta de su propio plan contable que se usar. Si cre un grupo de artculos en el formulario Grupos de artculos con el correspondiente registro, aparecer automticamente ese registro en el formulario con el grupo de artculos como referencia. Puede utilizar perfiles de contabilizacin o definiciones de contabilizacin para configurar los nmeros de cuenta para las cuentas de contrapartida. Cada perfil de contabilizacin est asociado a una sola cuenta de contrapartida. Las definiciones de contabilizacin pueden asociarse a varias cuentas de contrapartida
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3. Cree un registro de inventario haciendo clic en Agregar. 4. Para cada tipo de cuenta Principal, especifique qu cuenta principal del plan contable se utilizar. Utilice los campos Relacin de artculos y Cdigo de artculo para especificar si la cuenta debe utilizarse para una de las siguientes opciones: o Un artculo determinado - utilice esta opcin para realizar el seguimiento, por ejemplo, de las prdidas y ganancias de un artculo especfico. o Un grupo de artculos - utilice esta opcin para realizar el seguimiento, por ejemplo, de la emisin o el consumo de un grupo de artculos concreto. Los grupos de artculos se configuran en Gestin de inventario y almacenes > Configurar >Inventario > Grupos de artculos. o Todos los artculos
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Cuando se especifica una cantidad positiva en los diarios, se registra una recepcin y una ganancia. No obstante, cuando se especifica una cantidad negativa en una lnea de diario, se registra una emisin y una prdida.
Diario de movimientos
El diario de movimientos se puede utilizar para implementar la apertura de los saldos de inventario durante la configuracin del sistema y compensar estos ajustes en cuentas contables especficas. Otros ejemplos de cmo se puede usar el diario de movimientos incluyen: Cargar un artculo a un departamento diferente, por ejemplo, de Diseo de prototipos a Ingeniera. Retirar artculos del inventario para una exposicin de ventas. El valor de inventario se debe reducir y tener en cuenta como gastos del departamento de ventas.
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Paso a paso
1. Abra Gestin de inventario y almacenes > Diarios > Transacciones de artculo > Movimiento. 2. Haga clic en Nuevo. 3. Seleccione IMov en el campo Nombre y haga clic en Lneas. 4. Haga clic en la flecha Cdigo de artculo y, a continuacin, seleccione 1701. 5. Confirme que el almacn sea el 21. 6. En el campo Cantidad, escriba -1. 7. En el campo Cuenta de contrapartida, escriba 540100. 8. Haga clic en Inventario > Seleccionar y, a continuacin, haga clic en Agregar actualizacin de la lista de seleccin.
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Paso a paso
1. Haga clic en Gestin de inventario y almacenes > Diarios > Transacciones de artculos > Ajuste de inventario. 2. Cree un nuevo diario haciendo clic en Nuevo y seleccione IPL en el campo Nombre. 3. Haga clic en Crear nuevo. Se crea un diario y el formulario Lneas de diario se abre automticamente. 4. Seleccione Artculo 1163 en el campo Cdigo de artculo. 5. Confirme que el almacn sea el 11. 6. En el campo Cantidad, escriba -10. 7. Haga clic en Registrar para registrar el diario y ha clic en Aceptar. 8. Haga clic en Cerrar para cerrar el registro de informacin. 9. Cierre todos los formularios.
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Diarios de transferencias
Las transferencias de inventario entre ubicaciones de almacenamiento pueden registrarse en un diario de transferencias de inventario. Cada transferencia identifica como mnimo un artculo, la cantidad y las ubicaciones de almacenamiento antigua y nueva. Un diario de transferencias de inventario tambin admite la transferencia de una variante de un artculo a otra, adems de la transferencia de un nmero de lote a otro nmero de lote, como si se transfiriera el inventario de un almacn a otro. Las transferencias de inventario reflejan el movimiento inmediato de material, sin necesidad de realizar un seguimiento del inventario en trnsito. Por ejemplo, un diario de transferencia se puede utilizar para mover material entre dos almacenes adyacentes. Los pedidos de transferencia deben emplearse cuando hay que realizar un seguimiento del inventario en trnsito. Adems, las transferencias planificadas entre ubicaciones en una empresa pueden modelarse con pedidos de transferencia planificados, mientras que un diario de transferencias refleja normalmente una transferencia no planificada.
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Paso a paso
1. Abra Gestin de inventario y almacenes > Diarios > Transacciones de artculo > Transferir. 2. Haga clic en Crear nuevo. 3. Haga clic en la flecha Cdigo de artculo y, a continuacin, seleccione 1706. 4. En el campo Desde el almacn, escriba 21. 5. En el campo A almacn, escriba 21.
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Procedimiento: Generar un diario de L. MAT. y lneas desde el formulario Detalles de productos emitidos
Tambin puede generar un diario de L. MAT. y lneas si un producto que est asociado a una L. MAT. se notifica como terminado directamente desde la pgina de lista Artculos emitidos. 1. Abra Gestin de informacin de productos> Comn > Productos > Productos emitidos. 2. Seleccione un producto que est asociado a una L. MAT. 3. Haga clic en la ficha Ingeniero > Notificar como terminado 4. Especifique las dimensiones y la cantidad que se va a notificar como terminada. 5. Haga clic en Aceptar. 6. Abra Gestin de inventario y almacenes > Diarios > Transacciones de artculos > Listas de materiales y podr comprobar el diario para la L. MAT.
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Paso a paso
1. Abra Gestin de inventario y almacenes > Diarios > Transacciones de artculos > Lista de materiales. 2. Haga clic en Crear nuevo. 3. En el formulario Lneas de diario, haga clic en L. MAT. > Notificar como terminado. 4. En el formulario Notificar como terminado, haga clic en Seleccionar y, a continuacin, seleccione Cdigo de artculo 1102. 5. Haga clic en Aceptar. 6. En el campo Sitio, escriba 1 y en el campo Almacn escriba 11. 7. En el campo Cantidad, cambie el valor a 4. 8. Desactive la casilla Contabilizar ahora. 9. Haga clic en Aceptar y cierre el registro de informacin. 10. En el formulario Lneas de diario, haga clic en el componente (5001 Rejilla) y, a continuacin, en Eliminar. 11. Haga clic en S para confirmar la eliminacin. 12. Haga clic en Registrar. 13. Haga clic en Aceptar. 14. Haga clic en Cerrar para cerrar el registro de informacin. 15. Cierre todos los formularios.
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Diarios de recuento
Los diarios de recuento le permiten calcular el nivel de inventario actual disponible que est registrado para un grupo de artculos y, a continuacin, registrar la cuenta fsica real para realizar los ajustes necesarios y conciliar sus diferencias.
El director de almacn de la empresa Contoso ha determinado qu artculos se deben contar por ciclos y cundo. Por ejemplo, todos los artculos que tienen un valor superior a 1.000 USD se cuentan por ciclo mensual, los artculos con un valor que oscila entre los 500 USD y 1.000 USD se cuentan por ciclo bimestral y los artculos con un valor que oscila entre los 250 USD y 500 USD se cuentan por ciclo trimestral. Los artculos con un valor inferior a los USD 250 no se cuentan por ciclos, sino que se crea para ellos un inventario una vez al ao durante el inventario de fin de ao. La empresa Contoso utiliza el diario Recuento por ciclo para admitir este proceso. Comparativamente, a finales de ao, el almacn se cierra durante tres das para el recuento de etiquetas. Durante este proceso, todo el equipo cuenta los artculos en el almacn mediante el diario de recuento de etiquetas.
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Los artculos de almacn se utilizarn para asignar un grupo de recuento especfico a cada variante. Por tanto, el diario de recuento proporcionar una solicitud de recuento para cada combinacin, en lugar de una solicitud global para todos los tamaos y colores en conjunto.
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Grupos de recuento
Los grupos de recuento le permiten crear agrupaciones lgicas de artculos en funcin del modo en que desee contarlos. Normalmente, los grupos lgicos se basan en el valor del artculo, la seccin del almacn, el cdigo ABC, la facturacin de inventario y factores similares.
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Artculos
Lotes caducados
Gestin de inventario y almacenes > Diarios > Recuento de artculos > Recuento > Crear nuevo > Lneas de diario, Inventario
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Paso a paso
1. Abra Gestin de inventario y almacenes > Configurar > Inventario > Grupos de recuento. 2. Haga clic en Nuevo para crear un nuevo grupo. 3. En el campo Grupo de recuento, escriba 40. 4. En el campo Nombre, escriba Monitor LCD 1000. 5. Haga clic en la flecha Cdigo de recuento y, a continuacin, seleccione Perodo. 6. En el campo Periodo de recuento, escriba 7. 7. Para guardar el registro, haga clic en Cerrar. 8. Abra Gestin de informacin de productos > Comn > Productos emitidos. 9. Seleccione Cdigo de artculo 10000 y haga clic en Editar en el grupo Mantener.
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Cada cdigo de artculo tiene su propia pila de etiquetas con su propia secuencia numrica para garantizar que solo se utilice una etiqueta una vez y que se utilicen todas. Por tanto, una etiqueta puede tener uno de estos tres valores de estado: Utilizado: nmero de artculo contado para esta etiqueta Anulado: nmero de artculo anulado para esta etiqueta Falta: nmero de artculo que falta para esta etiqueta
Esto garantiza que la empresa est siempre actualizada en cuanto al uso de las etiquetas y que pueda contabilizarlas. Adems, dado que el proceso de recuento de etiquetas habitualmente est muy vinculado a las comprobaciones y revisiones del auditor financiero, cada etiqueta debe tener un estado para probar que todas las etiquetas generadas se hayan contabilizado, recuperado y anulado, de ser necesario. Por lo general, las etiquetas que faltan no se aceptan. Cuando todos los lotes estn contados, las etiquetas utilizadas se deben registrar en el diario de recuento de etiquetas. Seleccione Gestin de inventario y almacenes > Diarios > Recuento de artculos > Recuento de etiquetas. El diario de recuento de etiquetas registra las entradas de un diario de recuento, desde el que se registra cualquier diferencia entre el inventario fsico disponible y el previsto.
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2. Haga clic en Nuevo para crear una nueva transaccin de bloqueo. 3. En el campo Cdigo de artculo, seleccione el artculo que desea bloquear.
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Configuracin Una asociacin de calidad especifica que, tras el registro de un albarn de pedido de compra, debe generarse un pedido de calidad. La configuracin del muestreo de artculos del pedido de calidad especifica que debe inspeccionarse el 10% de la cantidad de lnea del pedido de compra.
Resultado Se genera un pedido de calidad. El 10% de la cantidad del pedido de compra del artculo se enva para la inspeccin. Se bloquea la cantidad completa de la lnea de pedido de compra.
El albarn se registra.
Cuando la casilla bloqueo completo est activada, la configuracin de muestreo del artculo indica que la cantidad completa de la lnea del pedido de compra debe bloquearse durante la inspeccin, independientemente de la cantidad que se enva para la inspeccin.
El albarn se registra.
Para configurar un plan de muestreo, siga estos pasos: 1. Haga clic en Gestin de inventario y almacenes > Configurar > Control de calidad > Muestreo de artculos. 2. Haga clic en Nuevo para crear un nuevo plan de muestreo y rellene la informacin relativa al plan de muestreo. 3. Active la casilla Bloqueo completo si desea bloquear la cantidad completa de artculos en transacciones que estn cubiertas por el plan de muestreo.
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Resumen
En Diarios de inventario se ha revisado el modo de utilizar diarios de inventario. Esto incluye lo siguiente: Diarios de transacciones: que se utilizan para mover inventario, registrar prdidas y ganancias, transferir artculos entre las distintas dimensiones y notificar como terminadas las transacciones de L. MAT. El uso de los diarios de recuento y de recuento de etiquetas para la conciliacin del inventario fsico.
La utilizacin de estas funciones ayuda a administrar y gestionar el inventario. Adems, estas funciones le ayudan a realizar un seguimiento y controlar diferencias entre el inventario registrado por el sistema y el inventario real fsicamente presente en la empresa.
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Evaluacin de conocimientos
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes: 1. Para qu se utilizan los diarios de inventario?
2. Dnde se configuran los diarios de inventario? ( ) Gestin de inventario y almacenes > Configurar > Registro > Registro, ficha Inventario ( ) Gestin de inventario y almacenes > Configurar > Parmetros ( ) Gestin de inventario y almacenes > Configurar > Diarios > Nombres de diario, Inventario ( ) Gestin de inventario y almacenes > Configurar > Diarios > Nombres de diario, gestin de almacenes 3. Cul es la diferencia principal entre un diario de ajustes de inventario y un diario de movimientos de inventario?
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5. Qu cosas le permiten hacer los artculos de almacn? ( ) Disponer siempre del artculo ( ) Convertir el artculo en predeterminado para el diario de recuento ( ) Registrar varias configuraciones de dimensiones de artculo para los artculos de cada almacn ( ) Bloquear artculos para cualquier actualizacin
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Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Para qu se utilizan los diarios de inventario? RESPUESTA MODELO: Para el registro del inventario tanto fsico como financiero 2. Dnde se configuran los diarios de inventario? () Gestin de inventario y almacenes > Configurar > Registro > Registro, ficha Inventario ( ) Gestin de inventario y almacenes > Configurar > Parmetros ( ) Gestin de inventario y almacenes > Configurar > Diarios > Nombres de diario, Inventario ( ) Gestin de inventario y almacenes > Configurar > Diarios > Nombres de diario, gestin de almacenes 3. Cul es la diferencia principal entre un diario de ajustes de inventario y un diario de movimientos de inventario? RESPUESTA MODELO: La cuenta de contrapartida de contabilidad general se puede seleccionar solo en el diario de movimientos 4. Cules son las dos transacciones de inventario que se crean para cada lnea de diario al registrar un diario de transferencias? RESPUESTA MODELO: Recepcin y emisin de inventario 5. Qu cosas le permiten hacer los artculos de almacn? ( ) Disponer siempre del artculo ( ) Convertir el artculo en predeterminado para el diario de recuento () Registrar varias configuraciones de dimensiones de artculo para los artculos de cada almacn ( ) Bloquear artculos para cualquier actualizacin
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