Filtros avanzados

18/09/12

En el siguiente tutorial, explicaremos como utilizar los filtros avanzados. Primero se puede observar que el trabajo de filtros avanzados se realiza a travs de una base de datos.

Para comenzar se debe ir a la pestaa Datos y luego al panel de Ordenar y filtrar y presionamos Avanzadas.

Una vez presionado el botn Avanzadas nos aparecer el siguiente recuadro.

Como se puede observar hay diferentes campos en blanco y opciones a elegir, las cuales vamos a completar para poder realizar nuestro ejercicio de filtros avanzados. En la parte de Accin hay dos opciones a elegir, Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y Copiar a otro lugar la opcin nmero 1 (Filtrar la lista sin moverla a otro lugar) es para filtrar el contenido de la base de datos sin moverlos de lugar, los resultados se obtendrn en la misma tabla.

1 Joaqun Vilchez Toms Gayoso Matias Cometti

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La opcin nmero 2 (Copiar a otro lugar) es para que los resultados que genere este filtro avanzado se visualicen en cualquier lado de la hoja, ese lugar lo puede especificar el usuario. Si se elige esa accin el campo Copiar a el cual esta bloqueado, se activar para especificar el lugar en donde se quieren ver los resultados. Mas abajo se encuentran diferentes campos a completar, el primero, Rango de la lista selecciona el rango de la base de datos, si la base de datos se selecciona y luego se aplica filtros avanzados, Excel automticamente seleccionar el rango seleccionado. Luego, se encuentra el campo Rango de criterios es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios. Tambin se encuentra el campo Copiar a: que como se explic antes si se elige la opcin Copiar a otro lugar el campo se activa, sino no. Este campo se debe especificar el lugar donde queremos que aparezca la tabla filtrada. Por ultimo la opcin Solo registros nicos que sirve en el caso que haya registros duplicados se muestra solamente uno. Prximamente se mostrara un ejemplo: Seleccionamos la base de datos y vamos a Datos> Ordenar y filtrar > Avanzadas

Una vez que presionamos el botn Avanzadas con la base de datos seleccionada, se puede ver como Excel automticamente selecciona el rango de esa base de datos seleccionada. Vamos a dar un ejemplo de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar

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Una vez hecho los pasos anteriores vamos a completar el campo Rango de criterios, para eso, en la hoja de Excel vamos a tener que crear una tabla con los criterios que queremos aplicarle a la base de datos.

Como se puede observar en la imagen se ha creado una tabla en la cual lo que pedimos es que solamente se muestre los alumnos que tengan su nota final con 6. Para que esto se realice tendremos que hacer lo siguiente. Primer paso: Seleccionar la base de datos e ir a Datos > Ordenar y filtrar > Avanzadas, una vez hecho esto se nos mostrara el recuadro que hemos conocido anteriormente. Segundo paso: Seleccionamos la opcin Filtrar la lista sin moverla a otro lugar, el campo Rango de la lista ya va a estar completado automticamente gracias a Excel, en el campo rangos de criterio vamos a seleccionar la tabla de criterios que hemos creado anteriormente.

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Una vez que presionamos Aceptar nos debera quedar algo como esto.

Ahora vamos a hacer un ejemplo con la opcin Copiar a otro lugar En primer lugar Seleccionamos la base de datos y vamos a Datos> Ordenar y filtrar > Avanzadas

Como se puede observar cuando seleccionamos la opcin Copiar a otro lugar se nos activara el campo Copiar a el cual estaba desactivado anteriormente. Una vez seleccionada la base de datos y seleccionada la opcin Copiar a otro lugar, como se puede observar en la imagen el Rango de la lista esta automticamente colocado, ahora vamos a aplicar el Rango de criterio como lo hicimos anteriormente. En cualquier lugar de la hoja de Excel vamos a darle los criterios que queremos aplicarles a la base de datos.

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Como se puede observar colocamos como criterio el numero 7, esto quiere decir que nos va a filtrar solamente los apellidos que tengan un 7 en la nota final. Ahora para que al filtrado lo copie en algn lugar especfico se debe hacer lo siguiente: Se selecciona la base de datos y nos dirigimos a Datos> Ordenar y filtrar > Avanzadas una vez que nos aparece el cartel seleccionamos la opcin Copiar a otro lugar luego vamos a decirle donde estn nuestros criterios, as puede realizar el filtro que necesitamos, cuando le indicamos donde esta el filtro, vamos a decirle donde queremos que aparezca el filtro que vamos a realizar, entonces seleccionamos solamente las dos primeras celdas de cualquier parte de nuestra hoja, en nuestro caso seleccionamos las celdas $F$1:$G$1.

Una vez que completamos los campos, le damos a Aceptar y el resultado ser el siguiente.

Ahora, vamos a realizar un ejemplo un poco ms avanzado. Vamos a pedirle que filtre la base de datos entre dos nmeros. Para ello vamos a seleccionar nuestra base de datos y nos dirigimos a Datos> Ordenar y filtrar > Avanzadas. Una vez que nos aparece el cartel vamos a seleccionar la opcin Copiar a otro lugar (no importa la opcin, puede ser cualquiera de las dos) Como siempre el Rango de la lista nos lo aplica Excel automticamente.

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Vamos a aplicarle dos criterios a este ejemplo, vamos a pedirle que NO nos muestre los alumnos que sacaron ms de 6 y menos de 8.

Ahora vamos a aplicar el procedimiento explicado anteriormente.

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Si aplicamos la funcin CONTAR podemos observar cuantos alumnos NO se sacaron notas entre 6 y 8.

En este caso son 7 los alumnos que no sacaron notas entre 6 y 8. Los alumnos que sacaron notas entre 6 y 8 son 4.

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