UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA PR-REITORIA DE PESQUISA ARQUIVO HISTRICO DA UFJF

CONSIDERAES SOBRE A GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

Verso do dia 14/11/07. gad.doc

Prof. Galba Ribeiro Di Mambro

JUIZ DE FORA NOVEMBRO DE 2007

Consideraes sobre a Gesto Arquivstica de Documentos

SUMRIO APRESENTAO ............................................................................................................. 01. 02. 03. 04. 05. NOES PRELIMINARES ................................................................................................ TECNOLOGIA DA INFORMAO E ARQUIVOS ............................................................. GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS ................................................................. SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS: SIGAD ................................................................................................................................ MODELO DE REQUISITOS PARA SIGAD: e-ARQ .......................................................... REFERNCIAS ................................................................................................................. 3 4 6 8 10 11 12

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APRESENTAO
O Arquivo Histrico da Universidade Federal de Juiz de Fora, rgo Suplementar da UFJF, iniciou suas atividades em 25 de maro de 1985. Sua natureza institucional de um centro de documentao. Embora no seja, de fato o arquivo permanente da Universidade, teve sempre a perspectiva de vir a exercer esta funo de arquivo permanente, no contexto de um sistema de arquivos da instituio. Na expectativa de que a UFJF venha a criar e implantar um sistema de arquivos - SIARQ, e que esse sistema, tendo em vista a natureza hbrida de seus documentos (convencionais e digitais), seja a base para a criao e implantao, paralelamente, de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos SIGAD, o Arquivo Histrico da UFJF elaborou o presente texto visando difundir alguns conceitos bsicos, esperando, assim, contribuir para a criao do SIARQ/UFJF. Juiz de Fora, 14 de novembro de 2007. Prof. Galba Ribeiro Di Mambro Diretor do Arquivo Histrico da UFJF <di.mambro@ufjf.edu.br>

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01.
NOES PRELIMINARES
1.1 DOCUMENTO Define-se documento como Unidade constituda pela informao e seu suporte. Com o avano da tecnologia, passamos a dispor de documentos eletrnicos, que so definidos como uma 2 Unidade de registro de informaes acessvel por meio de um equipamento eletrnico. Os documentos digitais representam um avano tecnolgico em relao aos anteriores, podendo ser 3 definidos como Unidade de registro de informaes codificada por meio de dgitos binrios. 1.2 ARQUIVO Ao termo arquivo correspondem quatro significados: 1. Conjunto de documentos (...) 2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o acesso(1) a documentos. 3. Instalaes onde funcionam arquivos(2). 4 4. mvel destinado guarda de documentos. A Lei Federal de Arquivos define arquivo sendo um conjunto de documentos de qualquer natureza ou suporte produzidos e recebidos por instituio / pessoa fsica, no exerccio de suas 5 funes/atividades. O decreto que regulamentou esta lei define arquivos pblicos como sendo ... os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia 6 mista. So duas as funes dos arquivos: funo primria: servir administrao (valores primrios) funo secundria: servir pesquisa e ao cidado (valores secundrios) Do ponto de vista de sua funo primria, os documentos de arquivo tm um duplo carter instrumental: instrumentos fundamentais para apoio tomada de deciso e prestao de contas 7 fonte de prova e garantia de direitos ao cidado.
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CAMARGO e Bellotto. Dicionrio de terminologia arquivstica, p. 24. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. CONARQ. Glossrio de documentos arquivsticos digitais, p. 8. Idem, p. 7. 4 ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, p. 27. 5 BRASIL. Lei 8.159 de 08/01/1991, Art. 2. 6 BRASIL. Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, Art. 15. 7 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos; e-ARQ, p. 12.

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1.3 DOCUMENTO ARQUIVSTICO O documento arquivstico o "... documento que um determinado organismo - seja ele pessoa fsica ou jurdica - produz no exerccio de suas funes e atividades. Sendo que "Produo (...) pode significar tanto a elaborao do documento pelo prprio organismo, como a recepo e 8 guarda)." Os documentos arquivsticos so Registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o magntico ou tico; produzidos ou acumulados por uma pessoa ou organizao pblica ou privada, no exerccio de suas funes e 9 atividades. (Sublinhamento nosso.) interessante examinar, ainda, mais uma conceituao de documento arquivstico: Informao registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no 10 decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade, que possui 11 elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. [Negritos nossos.] 1.4 TEORIA DAS TRS IDADES A denominada teoria das trs idades, constitui uma referncia importante para o tratamento dos documentos de arquivos, sendo, em sntese, assim expressa: ... os arquivos so considerados arquivos correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a freqncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores 12 primrio e secundrio. Os documentos correntes so aqueles em tramitao ou que foram arquivados, mas que so consultados frequentemente e por isto so mantidos junto ao rgo produtor/receptor. Os documentos intermedirios no tm mais uso corrente embora tenham interesse administrativo. Aguardam o cumprimento de prazos de destinao, podendo ser descartados ou recolhidos aos arquivos permanentes, custodiadores dos documentos que sero preservados por seu valor 13 probatrio e histrico.

1.5 SISTEMA DE ARQUIVOS Um sistema de arquivos, entendendo-se aqui a palavra arquivo como sendo uma instituio, um rgo ou servio, constitudo por um Conjunto de arquivos(2) de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que, independente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de 14 objetivos tcnicos comuns. Um sistema de arquivos busca a articulao das trs idades ou fases dos documentos arquivsticos de qualquer natureza ou suporte, incluindo tanto os documentos convencionais como os documentos eletrnicos.

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GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo, p. 20. BERNARDES, Ieda Pimenta. Como fazer avaliao de documentos de arquiv0, p. 4. Por organicidade entende-se a qualidade ... segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funes e atividades da entidade acumuladora em suas relaes internas e externas. (CAMARGO e Bellotto, op.cit., p. 57. 11 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossrio..., 2004, p. 7. Ver tb: Conarq, Res. 20, art. 1., 1. 12 ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., op. cit., p . 13 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p. 14. 14 CAMARGO e Bellotto, op. cit., p. .
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02.
TECNOLOGIA DA INFORMAO E ARQUIVOS
2.1 AVANOS DA TECNOLOGIA DA INFORMAO E COMUNICAO (TIC) A produo de documentos arquivsticos mudou radicalmente com os avanos introduzidos na tecnologia da informao e comunicao, que podem ser apresentados esquematicamente: AT DCADA DE 1970 - computador limitado aos especialistas - complexidade de hardware e software - Centros de Processamento de Dados - CPDs - separados da instituio DCADA DE 1980 - disseminao dos computadores pessoais - tecnologia de rede: locais e Internet DCADA DE 1990 - documentos arquivsticos convencionais passam a ser gerados em meio digital 15 - surgem as GEDs - Gerenciamento Eletrnico de documentos . 2.2 CARTER HBRIDO DOS ARQUIVOS Entretanto, ainda necessrio enfatizar que os documentos arquivstico no so apenas os documentos em papel. Julga-se, comumente, que a informao contida em computadores, seja em arquivos de texto word, pdf ou com outra extenso e, especialmente, em sistemas eletrnicos ou bancos de dados, no se relacionam com arquivos. Toda informao, registrada em qualquer suporte e sob qualquer tecnologia, desde que gerada no exerccio das atividades e funes de uma pessoa fsica ou jurdica, integra o arquivo desta pessoa, como j vimos e no ser desnecessrio relembrar. Neste sentido, os arquivos podem ter, tambm, documentos arquivsticos digitais. O documento arquivstico digital um documento ... codificado em dgitos 16 binrios produzido, transmitido e armazenado por sistema computacional. Os arquivos podem ter um carter hbrido, contendo, neste caso, documentos analgicos (convencionais) documentos digitais.

So exemplos de documentos arquivsticos digitais: textos; imagens fixas e em movimento; gravaes sonoras; mensagens de correio eletrnico; pginas web; bases de dados; 17 etc, etc. A existncia de arquivos hbridos apresenta a necessidade de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos - SIGAD, conforme ser visto mais adiante.

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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p. 12. Idem. Glossrio..., op. cit., p. 7. Ver tb: Conarq, Res. 20, art. 1., 2. 17 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossrio..., p. 7.

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2.3 PROBLEMAS COM DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS Os documentos arquivsticos digitais podem ser criados e transmitidos com uma grande facilidade. Mas esta facilidade tem o seu reverso, pois gera informalidade na linguagem e nos procedimentos administrativos alm de contribuir para o esvaziamento das posies hierrquicas em uma instituio. A facilidade de acesso aos documentos digitais pode favorecer intervenes no autorizadas, acarretando adulterao de documentos digitais ou sua perda. Por outro lado os documentos digitais apresentam dificuldades tpicas de preservao a longo prazo e de acessibilidade contnua, tendo em vista a obsolescncia tecnolgica (softwares, 18 hardwares e formatos) e a degradao da mdia.

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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p. 12.

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03.
GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS: GAD
O carter instrumental dos documentos arquivsticos, j mencionado acima, torna imperativo um controle rigoroso dos arquivos com o objetivo de garantir a confiabilidade e autenticidade dos documentos e o acesso contnuo a eles, o que somente ser possvel com um programa de gesto arquivstica de 19 documentos GAD. A produo de documentos arquivsticos digitais levou a comunidade arquivstica internacional a focar a 20 gesto arquivstica de documentos - GAD. Entende-se por gesto arquivstica de documentos GAD, ... o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou 21 recolhimento para guarda permanente. A Gesto Arquivstica de Documentos ... compreende a responsabilidade dos rgos produtores e das instituies arquivsticas em assegurar que a documentao produzida seja o registro fiel das suas atividades e que os documentos permanentes sejam (...) recolhidos s instituies 22 arquivsticas. (Sublinhamento nosso.) So duas as ferramentas bsicas e indispensveis da gesto arquivstica de documentos: o Plano de Classificao de Documentos Arquivsticos e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos Arquivsticos. Estas ferramentas permitem simplificar e racionalizar a gesto dos documentos arquivsticos de forma a recuperar a informao arquivstica com agilidade e preciso. Permitem, ainda, eliminar os documentos destitudos de valor permanente, preservando os 23 detentores de tal valor. Para entender a importncia da Gesto Arquivstica de Documentos como a ferramenta indispensvel para dar suporte aos documentos arquivsticos, devemos considerar, em primeiro lugar, que Os documentos arquivsticos conferem s entidades a capacidade de: conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o controle social das informaes; apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso; possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros [e tb. mudana de administrao]; fornecer evidncias em caso de litgios; proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos usurios ou clientes; assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem como a pesquisa histrica; 24 manter a memria corporativa e coletiva. Mas, para que os documentos possam conferir tal capacidade entidade a cujo arquivo pertencem eles necessitam ser confiveis; autnticos; acessveis; compreensveis; e devem ser preservados.
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Idem. Idem, p. 12-13. 21 Idem, Resoluo n. 20. 16/07/2004, art. 1., 3. 22 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p. 12-13. 23 BERNARDES, I. P. e DELATORRE, H. Como elaborar plano de classificao e tabela de temporalidade, p. 7. 24 Idem, p. 13-14

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Tudo isto somente ser possvel se for implantado um programa de gesto arquivstica de documentos, aplicvel a ambientes convencionais, digitais ou hbridos (qualquer que seja a forma ou suporte dos 25 documentos).

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Idem, p. 14. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n. 20, art. 2.

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04.
SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS: SIGAD
4.1 O QUE UM SIGAD O Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos - SIGAD - ... desenvolvido para 26 produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivsticos. Tem ampla abrangncia, includo os documentos convencionais (analgicos), alm dos documentos arquivsticos digitais, sejam eles convencionais ou dinmicos, inclusive bancos de dados e pginas web. O SIGAD tem como aes bsicas: o registro das referncias dos documentos convencionais, podendo incluir imagens digitalizadas, a captura, armazenamento e promoo do acesso aos documentos digitais. O SIGAD pode ser composto por software nico vrios softwares integrados, adquiridos ou encomendados. Entretanto, seu sucesso depender da implantao prvia de um programa de 27 Gesto Arquivstica de Documentos. 4.2 CARACTERSTICAS ARQUIVSTICAS DO SIGAD
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Listamos, a seguir, algumas caractersticas importantes de um SIGAD: captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos e de todos os componentes digitais do documento arquivstico, como,por exemplo, um relatrio com os anexos em diferentes arquivos; integrao entre documentos digitais e no digitais; gesto dos documentos a partir do plano de classificao; avaliao dos documentos e aplicao da tabela de temporalidade e destinao para recolhimento e preservao dos que tenham valor permanente; exportao dos documentos para transferncia e recolhimento; armazenamento seguro para garantir a autenticidade dos documentos; Instrumentos para gesto de estratgias de preservao dos documentos; 29 Implementao de metadados para descrever os contextos documentais [a] jurcoadministrativo, [b] de provenincia, [c] de procedimentos, [d] documental e [e] tecnolgico.

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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p. 4. Idem, p. 5. 28 Transcrito com adaptaes de CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p. 6. 29 Metadados so: Dados relativos a outros dados, isto , dados estruturados e codificados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar outros dados ao longo do tempo. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossrio..., op. cit., p. 11.

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05.
MODELO DE REQUISITOS PARA SIGAD: e-ARQ
5.1 O QUE O e-ARQ A concepo e produo de um sistema informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD, deve se orientar por um documento elaborado pela Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos denominado Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos, conhecido pela denominao e-ARQ, elaborado no perodo de 2004 a 2006, tomando como referncias os fundamentos da Diplomtica, 30 31 da Arquivologia (especialmente a gesto documental) e da tecnologia da Informao. O e-ARQ um documento contendo um conjunto de especificao de requisitos que devem ser atendidos tanto pela entidade titular do arquivo quanto pelo sistema de gesto arquivstica de documentos e pelos documentos arquivsticos. O atendimento aos requisitos do e-ARQ visa 32 garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso aos documentos. Sua funo primordial ...garantir que os documentos arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma 33 confivel, autntica e permaneam acessveis. O e-ARQ tem como objetivos orientar a implantao da Gesto Arquivstica de Documentos em acervos hbridos e fornecer especificaes tcnicas e funcionais e metadados de modo a permitir: a avaliao e aquisio de sistema pr-existente; a especificao de um sistema; 34 o desenvolvimento de um sistema. O Modelo de Requisitos pode ser aplicado tanto a documentos de atividades-meio quanto a documentos de atividades-fim, podendo ser utilizado por instituies pblicas de todas as esferas e 35 por instituies particulares. O e-ARQ destina-se a atender necessidades de: fornecedores e programadores; profissionais da gesto arquivstica; usurios de um SIGAD; potenciais usurios de um SIGAD; potenciais compradores de servios externos de gesto; organizaes de formao; 36 instituies acadmicas. O documento est dividido em duas partes. A primeira apresenta as bases para desenvolver um programa de gesto arquivstica de documentos. A segunda descreve os requisitos para desenvolver um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos - SIGAD. O e-ARQ tem limitaes, pois incompleto. Apesar de apresentar um grande nmero de requisitos, no abrangendo todos os para um SIGAD. Desta forma, cada instituio deve levar em conta as suas necessidades, tendo sempre em vista os princpios da Gesto Arquivstica de Documentos. Seu sucesso exige que a instituio adote uma ampla poltica arquivstica, o que 37 significa muito mais que a compra ou adaptao de um software.

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Diplomtica a disciplina ... que tem por objetivo a estrutura formal e a autenticidade dos documentos. (CAMARGO e BELLOTTO, Dicionrio..., op. cit., p. 24. 31 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos..., op. cit., p. 3 e 6-7. 32 Idem, p. 3. 33 Idem, p. 7. 34 Idem, p. 6-7. 35 Idem, p. 7. 36 Idem, p. 7 37 Idem, p. 8.

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REFERNCIAS
ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p. (Publicaes Tcnicas, 41) BERNARDES, Ieda Pimenta. Como fazer avaliao de documentos de arquivo. So Paulo: Associao de Arquivistas de So Paulo; Arquivo do Estado, 2003. 12 + 6 + 3 + 45 p. (Projeto Como Fazer, Oficinas 2003) --------------------- e DELATORRE, Hilda. Colo elaborar plano de classificao e tabela de temporalidade. Manual, So Paulo: Associao dos Arquivistas de So Paulo, 2007. 53 p. (Como Fazer, Oficinas 2007.0 BRASIL. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. ----------.Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTO, Helosa Liberalli. Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ncleo Regional de So Paulo; Secretaria de Estado da Cultura. 1996. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossrio de documentos arquivsticos digitais. Rio de Janeiro: 2004. 17 p. --------------------------------------------------------------. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos; e-ARQ. Verso 0. Rio de Janeiro: 2006. 107 p. --------------------------------------------------------------. Resoluo n 20-CONARQ, de 16 de julho de 2004. Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. GONALVES, Janice Como classificar e ordenar documentos de arquivos. So Paulo: Associao dos Arquivistas de So Paulo; Arquivo do Estado, 1998. 38 p. (Projeto Como Fazer, 2)