G P - METODOLOGIA DE LEVANTAMENTO, ANLISE, DESENVOLVIMENTO E IMPLEMENTAO DE MTODOS ADMINISTRATIVOS.

1. FASES DO DESENVOLVIMENTO DO PROJETO DE SISTEMAS.

necessrio o estabelecimento de etapas, para a definio clara dos objetivos e resultados esperados do projeto de um sistema, facilitando a execuo e controle, independentemente de sua complexibilidade.

Fases: Fase 1: seleo e reconhecimento de sistema. Fase 2: estudo de viabilidade e de alternativas. Fase 3: levantamento e anlise da situao atual. Fase 4: delineamento e estruturao do novo sistema. Fase 5: detalhamento do novo sistema. Fase 6: treinamento, teste e implementao do novo sistema. Fase 7: acompanhamento, avaliao e atualizao.

Embora oculta, a elaborao do plano diretor, a fase inicial do desenvolvimento de todos os sistemas de forma integrada.

1.1

SELEO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA

Esta fase abrange a identificao do sistema ou mtodo a ser analisado e das

unidades organizacionais envolvidas, a fim de obter-se uma idia preliminar e genrica da complexibilidade do sistema, visando determinar o esforo necessrio para um adequado desenvolvimento. Para o adequado desenvolvimento dos sistemas identificados, o analista de OSM, deve estar atento as possveis fontes de idias para o estabelecimento dos projetos de sistemas, sendo as principais as seguintes: As apresentadas no plano diretor do sistema anteriormente estabelecida; As solicitaes peridicas dos clientes da rea de OSM;

2 As oportunidades criadas por certos equipamentos, tcnicas ou rotinas novas. Deve-se atentar para que no seja iniciado um processo em busca de uma soluo antes de haver um problema especifico; A existncia da necessidade ou possibilidade de interligao com outros sistemas existentes na empresa; O desenvolvimento da idias geradas por outros sistemas da empresa; e Fatores externos da empresa, ou seja, interao da empresa com o ambiente externo (Ecossistema), bem como a reciclagem dos

conhecimentos do analista adquiridos atravs de cursos, congressos e seminrios, por exemplo.

Ento terar-se- uma relao de sistemas, aparentemente, viveis. Conseqentemente o analista ter que estabelecer critrios, para selecionar o sistema que melhor atenda as necessidades da empresa no momento. So eles: Oportunidade psicolgica de desenvolver e implantar o sistema; Expectativa de retorno do investimento, mediante a viabilidade tcnica, econmica e financeira; Ensejos e aspiraes da alta administrao; Capacidade tcnica da rea de OSM para desenvolver e implantar o sistema; Necessidade de integrao com outro sistema, para que este se complete ou comece a funcionar; e Necessidade critica da empresa, embora no estejam claros os benefcios financeiros e outros aspectos do novo sistema.

Poderar-se identificar algumas deficincias, tais como: Duplicidade de formulrios, registros e funes; Formulrio mal delineados ou projetados; Estrutura organizacional inadequada; Manuais desatualizados e inadequados; Ambiente de trabalho desmotivador e inadequado; Arranjo fsico deficiente; Falta de padronizao de sistemas similares; e Inadequado sistema de informaes.

3 Ao final desta fase, o analista ter o sistema identificado e o programa geral de trabalho a ser desenvolvido com os usurios. A seguir seguem sugestes para alcanar o sucesso na seleo e no reconhecimento do sistema a ser desenvolvido: Selecionar inicialmente, sistemas de pequena escala, baixo nvel de risco, que possam ser desenvolvidos rapidamente; Selecionar sistemas bsicos que permitam a real participao dos clientes ou usurios; e Selecionar sistemas com estimativas de custos, benefcios e riscos.

Plano Diretor de Sistemas; principais objetivos: Coordenar o desenvolvimento do sistema de acordo com uma seqncia lgica e oportuna para a empresa; Avaliar a carga de trabalho, recursos necessrios e prazos para realizaes dos sistemas; e Promover a interligao dos sistemas afins, racionalizando-os e minimizando os custos.

Deve o gerente conhecer o plano diretor, para melhor coordenar os trabalhos da sua rea e os usurios, para melhor acompanhar os trabalhos de sua equipe com aspectos positivos e negativos e poder executar suas tarefas de maneira mais ordenada. Como unidade de apoio do plano diretor de sistemas, constituda por um comit, com as seguintes finalidades: Analisar e propor prioridades do sistema diretoria; Verificar prazos de desenvolvimento e implementao seguindo padres de qualidade; Proporcionar informaes bsicas e as necessidades de novos sistemas, bem como alteraes ou extines dos atuais; Avaliar as necessidades de manuteno dos sistemas e de treinamento aos usurios.

O plano diretor uma ferramenta que possibilita a viso global da empresa, devendo ento ser elaborado com a participao efetiva das reas usurias, pela elevada interdependncia existentes entre elas.

4 Uma vez aprovada pela diretoria da empresa, este plano ser o guia bsico para as atividades da rea de OSM. Desta forma, segue o seguinte modelo de formulrio de identificao de sistemas:

PLANOS SISTEMAS: SUBSISTEMAS:

IDENTIFICAO DE SISTEMA

DATA: ___/___/___

GRAU DE PRIORIDADE:

USURIO PRINCIPAL: USURIO SECUNDRIO: FINALIDADE DE SISTEMA: SADA: IDENTIFICAO: FINALIDADES: DATA: PERIODICIDADE:

POSSIVEIS REFERNCIAS DE ENTRADA: INTERLIGAO COM OUTROS SISTEMAS: OBS:

1.2

ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVAS

Elaborar um relatrio indicador, dos possveis meios de desenvolver o sistema,

definindo os custos e benefcios, bem como estabelecer uma recomendao para a escolha do melhor caminho a ser seguido ao estudo de viabilidades. So eles: Definir as caractersticas principais do sistema; Determinar as principais necessidades de sadas e tempo de resposta; Analisar o organograma da empresa e sua distribuio geogrfica; Determinar os tipos de dados e informaes, bem como da estimativa de volumes;

5 A considerao das alternativas possveis para atender s necessidades dos usurios; Examinar outros sistemas com necessidades semelhantes; Estimar custos de implementao e operacionais gerais para cada alternativa apresentadas; Documentar o estudo de viabilidade atravs de um relatrio para o usurio e para a rea de OSM; e Verificar a adequao das exigncias do sistema aos objetivos da empresa. importante ressaltar que o fator chave do relatrio a anlise custo versus benefcios, a qual deve ser abrangente e passvel de compreenso s pessoas envolvidas. Esta analise deve conter trs aspectos bsicos, conforme segue: A Anlise de custos Pessoal da rea de OSM alocado no desenvolvimento do sistema ou mtodo administrativo; Pessoal da rea de usurios; Custos com equipamentos; e Outros custos (espao fsico, energia eltrica, novos formulrios, materiais, etc). O analista de OSM deve estudar a variao dos custos no tempo. B Anlise dos benefcios Economias diretas, representadas pelos custos que so eliminados ou reduzidos, como conseqncia da implantao de um novo sistema. Ex: reduo do pessoal de escritrio, reduo de despesas como impressos e materiais de escritrio; Benefcios mensurveis, acrscimos monetrios da empresa decorrentes das caractersticas do novo sistema, como o aumento do capital de giro ou eficincia do processo de cobrana; e Benefcios intangveis, aspectos vantajosos, mais difceis de serem avaliados monetariamente, por exemplo maior facilidade no processo de deciso ou nas informaes cabendo ao analista medi-los mesmo que de maneira aproximada.

6 C Anlise do Retorno do Investimento

O objetivo dessa anlise saber se a combinao dos dois fatores anteriores custos e benefcios torna a proposta do novo projeto de sistemas aceitvel para a empresa. O analista de OSM deve utilizar determinados instrumentos do analista financeiro, como o valor lquido atual. Assim, o analista ter condies de estabelecer e estudar possveis alternativas para o desenvolvimento dos trabalhos e, em conjunto com a alta administrao, estabelecer prioridades no sistema identificado. Ao escolher uma alternativa entre varias, pode-se priorizar um sistema com retorno menor do que o outro, por sentir que a organizao da rea envolvida no est preparada para absorver a troca que o novo sistema acarretar. Ser necessrio a elaborao de um relatrio para discusso com a alta administrao e os usurios, cujas principais dicas so: Ser redigido em consonncia com o nvel de entendimento dos leitores; Ser de tamanho apropriado para anlise do sistema considerado; Usar palavras e termos entendveis, ao invs de termos estatsticos; No criticar demais os sistemas e mtodos existentes; Deixar de fazer criticas s pessoas envolvidas; e Expor os pontos fracos do outro sistema.

Desde que a proposta de sistemas seja aprovada pela alta administrao, o mesmo dever ser incorporado ao plano diretor de sistemas. Assim, tem-se: Os objetivos do sistema; A anlise do ambiente do sistema atual; O fluxograma geral do sistema atual; A documentao bsica e seu tratamento; e Analise dos custos, dos benefcios e do retorno esperado do investimento inerente ao novo sistema ou mtodo administrativo.

1.3

LEVANTAMENTO E ANLISE DA SITUAO ATUAL

A equipe de anlise de OSM bem como o pessoal das unidades organizacionais e

usurias devem efetuar o levantamento detalhado da situao atual, a fim de ter todas as especificaes necessrias para delinear o novo sistema. Ser importante o controle da participao e execuo do trabalho de cada um dos elementos, tanto na rea de sistemas quanto nos usurios. Uma idia o estabelecimento de um programa de trabalho que indique os responsveis, tempos previstos e datas esperadas para a concluso de cada tarefa. A seqncia que o analista poder utilizar a seguinte: Entrevistas com os vrios usurios; Anlise das polticas e diretrizes existentes (explcitas ou no); Anlise da interao do sistema com a atual estrutura organizacional; e Anlise do arquivamento, tratamento da documentao existente.

Tcnicas de levantamento
As tcnicas mais comuns de levantamento de dados e informaes so: Observao pessoal; Questionrio; e Entrevistas.

Tcnica da observao pessoal

A tcnica da observao pessoal deve ser utilizada pelo analista, pois torna-se uma tcnica cientfica a medida que: Serve a um objetivo formulado de pesquisa; , sistematicamente, planejada; Ligada e registrada a propores mais gerais, em vez de ser apresentada como conjunto de curiosidades interessantes; e submetida a verificaes e controle de qualidade e preciso.

Questionrio
O questionrio um instrumento preparado em formulrio pr-impresso, que permite reduo de tempo para levantamento das informaes desejadas, ser distribudo para posteriormente ser recolhida e tabulado. As vantagens dos questionrios esto relacionadas aos aspectos: Menos dispendiosos; Mais fcil aplicao; Aplicado ao maior nmero de pessoas; Maior uniformidade na mensurao; Aspecto do anonimato; e Menor presso sob a resposta imediata.

Naturalmente, o questionrio deve ser muito bem elaborado partindo de uma leitura crtica ou reflexiva voltada percepo dos significados, para a reflexo deliberada e consciente manifestada por anlise, comparao. Os analistas utilizam o questionrio como um roteiro estruturado de entrevista, pois o questionrio preenchido, anteriormente e depois

complementado por meio de entrevistas. O questionrio desenvolvido de forma que apresente a todos os entrevistados, as mesmas questes com o uso das mesmas palavras, numa mesma ordem. As respostas a essas perguntas so, trabalhadas nas entrevistas efetuadas posteriormente. um procedimento que pode tornar o questionrio mais adequado para o levantamento dos dados e informaes necessrias a realizao do pr teste. A mais acertada escolha a que garanta resultados isentos de erros devese ento prever mensuraes provisrias, denominadas genericamente como prtestes. Porm, este pode provocar algumas alteraes no questionrio preliminar, como: Explicitao de alguns termos do questionrio; Necessidade de uma forma de avaliar o processo estabelecido no questionrio; Relativa reduo do questionrio, procurando aprofundar-se nas entrevistas; e

9 Evidenciao das dificuldades emergente de discutir estratgias julgadas confidenciais.

Entrevistas
a tcnica mais utilizada pelos analistas de OSM por ser a mais recomendvel para o levantamento das informaes passiveis de reflexo. A entrevista conduz os entrevistados a dar maiores informaes sobre determinado assunto, situao ou problema. A caracterstica bsica da tcnica de entrevista o dilogo. Logo, toda entrevista caracteriza-se por um dilogo entre um entrevistador, o qual deve ser planejado, organizado e dirigido tendo como base os objetivos, necessidades e especialidades do treinamento.

Vantagens das entrevistas Alterar a forma das perguntas para diminuir dvidas ou obter informaes mais precisas ou detalhadas; Alterar o curso das perguntas para obter informaes sobre aspectos importantes e no previstos no planejamento da entrevista; Alterar a ordem seqencial das perguntas, quando beneficiar a entrevista; Eliminar perguntas anteriormente programadas, em virtude dos efeitos que as mesmas poderiam causar; Incluir perguntas que no constavam anteriormente no programa, em virtude do surgimento de novas informaes; Completar perguntas para obter informaes adicionais ou mais precisas; Motivar o entrevistado, durante a entrevista, a responder as perguntas; Esclarecer dvidas quanto ao contedo das perguntas, bem como definir conceitos e termos utilizados durante a entrevista, ou ainda, reformular mais claramente as perguntas; e

10 Avaliar as informaes dos entrevistados mediante as perguntas formuladas.

A entrevista uma tcnica, til para obter informaes armazenadas na memria dos entrevistados. maneira mais indicada para levantar aspectos de liderana, conhecimento humano e conhecimento da imagem da empresa. A entrevista uma boa maneira de se saber quais so as qualificaes dos funcionrios, o que fazem e suas expectativas perante a empresa. A caracterstica informal da entrevista, pode ser desenvolvida pelo entrevistador, evitando comportamentos formais. Pode-se assim, extrair informaes que no seriam fornecidas em outra ocasio.

Desvantagens das entrevistas Alcanam um universo menor que o questionrio, devido durao e aos recursos consumidos em sua realizao; Os entrevistados podem no receber tratamento uniforme, apesar da inteno de assim proceder o entrevistador; Podem ocorrer desvios de curso, em decorrncia do entrevistador alterar a direo planejada e no atingir os objetivos propostos; Podem ocorrer avaliaes subjetivas, decorrentes do contato entre o entrevistador e o entrevistado e que venham a interferir no resultado; Demandam mais tempo e motivao do entrevistado e entrevistador; Pode se alterar a forma dos quesitos com prejuzo do contedo, caso o entrevistador no possua habilidades e experincias necessrias a forma e ao tipo de entrevista; O entrevistador pode alterar a ordem bsica dos quesitos, colocando-os em seqncia ilgica, confusa ou que dificulte o raciocnio do entrevistado, prejudicando-o; Esquecer de perguntar ou eliminar quesitos de importncia para o objetivo da entrevista; A entrevista pode desestimular o entrevistado, dependendo da sua forma, contedo, sistemtica;

11 Pode se perder tempo com conversar improdutivas ou ser objetivo demais e levar o entrevistado a perder a vontade de colaborar; e Consomem mais tempo e recursos com realizao e tabulao dos dados.

Devido maneira como a entrevista foi planejada e conduzida h a possibilidade de o entrevistado responder corretamente, incorretamente ou incompleta pois no dada a possibilidade para os entrevistados de analisar previamente os quesitos ou o assunto tratado. Outra fragilidade da entrevista que algumas pessoas respondem aquilo que pensam que o entrevistador deseja ouvir, em lugar de darem informaes verdicas, por pensarem que podem prejudicar seus interesses. H tambm, o problema de o entrevistador entender-serem importantes certos aspectos de um assunto enquanto o entrevistador pensa o oposto, fornecendo ento informaes que o entrevistador no deseja ou omitindo as que deseja.

Planejamento das entrevistas

Todos os aspectos envolvidos no processo de entrevista devem ser cuidadosamente planejados, para evitar que ocorram desperdcios de tempo e recursos, bem como sejam satisfeitos todas as necessidades de informao. Assim h: Fixao dos objetivos: O que se pretende para satisfazer as necessidades identificadas de informao; Local: Condies ambientais e local da entrevista refletindo fatores como, nvel de descontrao, conforto psicolgico e isolamento de terceiros; Contedo da entrevista: Base nos objetivos e objeto (assunto, situao, problema, etc.) da pesquisa. De modo a respeitar o tipo das pessoas a serem entrevistadas, em termos de formao, conhecimentos especficos, posio hierrquica na empresa etc.; Forma da entrevista: Maneira particular de como o contedo colocado ao entrevistado; Nmero de quesitos e durao da entrevista:

12 Devem ser dimensionados de modo a atender s necessidades de informaes sem desmotivar o informante ou cans-lo, apress-lo ou confundi-lo. Ritmo da entrevista: Deve ser previsto com o intuito de se evitarem cansao, falta de tempo para reflexo ou o embarao do entrevistado. Interrupes por parte de terceiros podem quebrar o ritmo e comprometer os resultados; Roteiro da entrevista: Deve haver flexibilidade da capacidade, habilidade e experincia do entrevistador, bem como do comprometimento dos resultados que as alteraes podem gerar. Com relao aos horrios flexibilidade por ambas as partes. Entretanto aps fixado deve ser respeitado por ambas as partes, principalmente pelo entrevistador; Inicio da entrevista: necessrio que a primeira impresso criem um clima favorvel que possibilite o desenvolvimento da entrevista e obteno das informaes necessrias. Deve ser estabelecido um critrio para avaliar os resultados das entrevistas, os aspectos de eficincia, eficcia e efetividade. Para o analista de OSM difcil estabelecer qualificaes necessrias como entrevistador, as mais evidentes so: Slida experincia; Facilidade de expresso, bem como habilidades para inquerir

tecnicamente quando necessrio; Capacidade de distinguir respostas seguras e mascaradas; Capacidade de percepo de tenso, nervosismo e embaraos por parte dos entrevistados, assim podendo acalm-los, descontrai-los ou desinibilos; e Capacidade de, sempre, assumir atitudes neutras diante das respostas obtidas.

Sntese da localizao de deficincias de um sistema

Pode se considerar as seguintes questes: a) Quanto a necessidade de interveno Deve eliminar as deficincias? Deve adaptar o sistema a novas condies?

13

b) Quanto ao local das alteraes Nas entradas do sistema considerado? No processador? Nas sadas? Na retroalimentao?

c) Quanto ao objetivo de mudanas Da estratgia empresarial ou funcional? Da poltica empresarial ou funcional? Da estrutura organizacional? Dos procedimentos (mtodos)? Da programao (prazos, volumes e distribuio das cargas)? Dos recursos humanos, financeiros ou equipamentos?

Por melhor que seja o projeto, pode no haver condies psicosociais para sua implantao imediata e global. Caso isto ocorra, deve-se subdividir o projeto em partes modulares e planejarem a implantao passo a passo dessas partes. Segue abaixo os processos que o analista de OSM utiliza para identificar, analisar e eliminar as deficincias existentes no sistema: 1 momento: exame da realidade, por meio da identificao dos sintomas observados; 2 momento: diagnstico da situao; 3 momento: identificao das causas que geram os problemas e os sintomas; 4 momento: prognstico, do que ocorrer se no houver mudana nenhuma; 5 momento: prescrio do que deve ser feito para interveno; 6 momento: planejamento da interveno; 7 momento: tratamento das resistncias interveno, mediante um balano de lucros e perdas; 8 momento: implantao da interveno; 9 momento: avaliao da interveno.

Aps o termino desta fase ao analista de OSM deve dispor de: Polticas e diretrizes existentes; Organogramas gerais e parciais;

14 Fluxogramas detalhados; Documentos e formulrios; e Aprovao pelos usurios, para o inicio do delineamento e estruturao do novo sistema.

1.4

DELINEAMENTO E ESTRUTURAO DO NOVO SISTEMA

O objetivo dessa fase conceituar e definir o sistema que ser implantado,

estabelecer as polticas em que se basear, e a organizao necessria para oper-lo, bem como definir o fluxo geral do novo sistema, delineado com base nas relaes entre as reas envolvidas, e estabelecer procedimentos bsicos de cada rea isoladamente. Fica evidente que a participao e a colaborao dos usurios nesta fase de suma importncia, pois nela que: So determinados os objetivos do sistema atual; Analise das necessidades dos usurios e da empresa afim se de desenvolver novos objetivos; Definem-se as responsabilidades dos usurios em relao entrada e sada de dados destinados a outros sistemas; Examina-se a interao do sistema proposto com outros sistemas existentes ou a serem desenvolvidos na empresa afim de detalhar-se as necessidades dos usurios, quanto aos elementos, volume e temo de resposta dos dados e informaes; Planeja-se as fases do projeto do novo sistema e de sua implantao bem elaborao de um relatrio do sistema para o usurio. Na realidade, ao identificar-se os objetivos, entradas, sadas e processamento pode ser elaborado um importante documento chamado Definio do Sistema, no qual: Define-se os objetivos, restries e funcionamento do sistema perante seu fluxo geral; Especificam-se os dados de entrada e seus meios de obteno, bem como os dados de sada e sua distribuio aos usurios; e Define-se o contedo para atualizao dos arquivos ou mtodos, responsabilidades e autoridades e ainda os limites de tempo prazo para o usurio receber a informao.

15 Elaborar o planejamento e a programao nesta fase fornecer ao futuro usurio a idia de que est comprometido com o novo sistema, bem como inform-lo sobre a ocasio em que poder comear a esperar por resultados. A partir da definio do sistema, o analista ter todas as bases definidas, para facilitar seus trabalhos, poder seguir ento a seguinte metodologia: Delinear o fluxo geral do sistema e estabelecer o fluxo de informaes; Propor polticas e diretrizes bsicas aos usurios e a organizao necessria para cumprir os objetivos; Propor um modo de desenvolver as informaes solicitadas; Desenvolver um fluxograma geral e definitivo do sistema e seus procedimentos, considerando a anlise de custo versus beneficio. Ao final desta fase, o analista dever ter os rascunhos das informaes gerencias, as relaes de polticas e diretrizes estabelecidas, as recomendaes sobre a estrutura organizacional da empresa com o fluxograma geral enfocando cada rea da empresa, o desenho dos formulrios e a relao das informaes operacionais necessrias.

Algumas consideraes sobre os objetivos do novo sistema.

O analista de OSM deve desenvolver um sistema considerando os objetivos estabelecidos pelos usurios, assim permitir a adequada avaliao de desempenho do sistema. Um sistema eficaz e eficiente a medida que atinge seus objetivos e desempenha suas funes dentro dos padres estabelecidos. Existem os seguintes a serem considerados: Simplicidade e economicidade: alcanar os objetivos da maneira mais simples e econmica possvel; Flexibilidade: possuir a flexibilidade necessria para adaptar-se s mudanas que, eventualmente, venham a ocorrer; Produtividade: acrscimos de produtividade durante a consecuo de seus objetivos, que pode ser expressa na relao sada versus entrada; Aceitabilidade: sistema ser aceito pela totalidade dos membros que dele fazem parte, pois assim cria condies favorveis de trabalho; e

16 Racionalidade: os meios (estrutura, acervo fsico, recursos humanos, procedimentos, etc.), so coerentes e indispensveis ao alcance dos objetivos propostos.

1.5

DETALHAMENTO DO NOVO SISTEMA

O principal objetivo desta fase detalhar o projeto em um nvel que permita

implant-lo da melhor maneira possvel. necessrio lembrar que, todo sistema depende da combinao que quatro elementos bsicos, a saber: Objetivos e polticas, cuja definio de responsabilidade dos usurios; Organizao e tcnicas, cuja definio de responsabilidade maior da rea de OSM, e em pequeno grau, pelos usurios. As principais atividades desta fase so: Complementao dos fluxogramas gerais e parciais; Identificao do volume total de dados e informaes; Desenho dos formulrios e definio da necessidade de relatrio bem como seus volumes, freqncias e distribuies; Desenvolvimento da lgica geral dos sistemas; Determinao dos procedimentos de controle, avaliao e auditoria; Definio dos dispositivos de arquivamento a utilizar; Reviso da estimativa de custo e elaborao de um plano detalhado de implementao. Nessa fase o analista de OSM deve trabalhar com maior nvel de detalhes possvel e caso ocorra dificuldades de trabalhar com o sistema considerado, o analista pode decomp-lo em subsistemas at facilitar o trabalho.

17

Algumas tcnicas auxiliares

Para detalhamento adequado do sistema o analista poder utilizar determinadas tcnicas e fontes de informaes auxiliares, tais como: Analise de outros sistemas utilizados em situaes semelhantes; Utilizao de algumas tcnicas disponveis que podem auxiliar, tais como, as tabelas de deciso, as tcnicas estatsticas e a simulao base de teste; e Utilizao de uma sesso de brainstorming (tempestade mental), exposio das idias, dos elementos de um pequeno grupo em que, ao final, surgem novas e aproveitveis idias.

A fase do projeto culminar com a elaborao de um documento a ser aprovado ou modificado pelos usurios ou pela rea de sistemas. Assim, antes de continuar o trabalho o analista deve assegurar-se que as especificaes do projeto no s foram assimiladas mais tambm totalmente aceitas para servirem prxima fase de implementao. Deve-se tambm apresentar nesta etapa, chefia da unidade de OSM uma estimativa revista dos custos do projeto e sua implementao que , uma vez aceitas o projeto estar pronto para seguir de forma concreta os resultados do trabalho nele investido. Pode o analista, seguir a seguinte metodologia de trabalho: Analisar as informaes gerencias e operacionais aprovadas na

apresentao do fluxo geral; Preparar os procedimentos para obter as informaes, definir modelos de formulrios, registros, relatrios, etc, bem como os desenhos finais dos relatrios e formulrios. O analista dever dispor os seguintes itens: Polticas e diretrizes inerentes ao sistema; Fluxogramas gerais e parciais detalhados; e Modelos dos formulrios e relatrios do sistema.

18

1.6

TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAO DO NOVO SISTEMA.

O objetivo bsico desta fase o treinamento do pessoal usurio no novo sistema e

a posterior implantao.

Treinamento dos usurios

Treinar o usurio desde os primeiros passos do trabalho, o que possibilita uma maior confiana no sistema.

Teste
O analista de OSM deve escolher entre testar o sistema antes de implement-lo, converte-lo diretamente sem testes especiais, e trabalhar em paralelo com o velho e o novo sistema durante determinado perodo de tempo. A escolha da alternativa depender da situao especfica de cada sistema. Mesmo tomando as precaues necessrias, o analista de OSM deve lembrar que a alterao de um sistema pode originar alguns problemas, os quais devem ser administrados corretamente.

Implementao do novo sistema

O analista de OSM deve estar atento nessa etapa, pois na implementao que muitos sistemas bem projetados falham, deixando de entrar em funcionamento ou so implementados sem o adequado controle. Nessa fase, alguns aspectos devem ser seguidos: Utilizao adequada e sistemtica da tcnica formal de planejamento e controle da mudana efetuada, por motivo do novo sistema; Estabelecimento de objetivos e resultados para cada pessoa envolvida no projeto; e Assegurar a realizao de todas as fases do trabalho de acordo com os padres preestabelecidos.

19 O sistema deve entrar em operao somente quando se verificar que no contm erros e que os usurios esto familiarizados com seu funcionamento. As orientaes para testar o sistema so: Testar cada mdulo do sistema separadamente; Utilizar dados reais, alm dos dados de teste; Executar um processamento em paralelo, antes do processamento definitivo; Testar o sistema como unidade, fazer com que s usurios testem o sistema; Incluir dados de outro sistema totalmente diferente, para certificar se so completamente rejeitados; Experimentar procedimentos do comeo ao fim de ms e ano; e Convencer os auditores da empresa e testar o sistema.

O analista de OSM deve acompanhar os usurios durante um perodo de tempo at que o sistema funcione perfeitamente, dessa maneira oferecem a vantagem caso haja falhas e apoiando as pessoas fazendo com que tenham mais segurana. O analista de OSM deve adotar as filosofias de trabalho: Implementao parcial em vrios tempos; Implementao total num s tempo; e Funcionamento paralelo.

Ao final dessa fase, o analista de OSM dever dispor: Manual completo do novo sistema; Treinamento dos usurios; e Novo sistema devidamente implementado.

1.7

ACOMPANHAMENTO, AVALIAO E ATUALIZAO.

importante que o analista tenha em mente que seu trabalho em qualquer projeto

no termina quando o sistema torna-se operacional e livre de erros. O analista de OSM consideram seu trabalho terminado ao atingir essa etapa e passam a novos projetos, sem realizar a necessria fase de avaliao. Fase que comea quando o sistema estiver operando sem erros durante vrios ciclos.

20 Deve comparar os resultados alcanados com os anteriormente previstos, sendo que as variaes significativas devem ser investigadas, visando determinar as causas. O analista de OSM deve utilizar as seguintes metodologias: a) Quanto ao acompanhamento: Fixar pontos de controle no sistema; Especificar os critrios para avaliar a freqncia do controle nos pontos considerados; Entrevistar os usurios do sistema e investigar quais problemas ou melhorias o sistema est trazendo; e Efetuar todos os ajustes necessrios e de forma adequada. b) Quanto avaliao: Preparar um programa de trabalho para as atividades de auditoria; Fazer uma auditoria adequada; Entrevistar os usurios e anotar os problemas e sugestes; Documentar os pontos e os aspectos a serem analisados; e Preparar um relatrio sobre a auditoria e as solues recomendadas.

Ao final dessa fase, o analista dever ter: Um programa de acompanhamento que especifique a sistemtica de controle e avaliao a ser realizada; e O registro de ajustes efetuados e modificaes necessrias ou

convenientes, mas no efetuadas por no serem oportunas, por alguma razo identificada.

Existem duas formas de apropriar o custo do desenvolvimento de um novo sistema: Lanado na unidade organizacional usuria principal; e Rateado entre as vrias unidades usurias, uma hiptese lanar pelo custo original estimado, sendo o excedente lanado na rea de OSM.

Participao do pessoal envolvido.

A participao do pessoal envolvido na elaborao e na implementao do projeto de sistema, ou seja, os analistas de um lado e os usurios de outro. O ideal ficar um nico bloco de pessoas trabalhando em perfeita sintonia e colaborao.

21 A responsabilidade transfere-se gradualmente, geralmente a equipe de OSM tem uma participao pequena nas primeiras fases do processo que vai aumentando, na etapa de desenvolvimento em que h abordagem tcnica, sua participao total, finalmente nas etapas de converso, os usurios voltam a tomar parte ativa do processo.

BIBLIOGRFIA
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de Sistemas, Organizao e Mtodos Uma abordagem gerencial. SP: Atlas, 2011.