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Fecha de Publicacin: Fecha de Inicio de Vigencia: Revisin: 16 de enero de 2006 16 de enero de 2006 1.0
Puesto
Representante de la Direccin de la PAOT
Fecha
12 Ene. 2006
Firma
Puesto
Procurador Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal
Fecha
16-Ene. 2006
Firma
7.4. - P - PC - PAOT
Revisin:1 0 Pg. 2 de 29
CAMBIOS HISTRICOS
Despus: Revisin 1.0 Fecha de Emisin 16 Enero 2006
Los cambios realizados al presente procedimiento fueron motivados por la oportunidad de mejora detectada en la tercer auditoria interna del Sistema de Gestin de Calidad de la PAOT realizada del 5 al 9 de Diciembre de 2005 Se incorpora al presente procedimiento los criterios de medicin y anlisis de procedimiento. Se incorpora al presente procedimiento en el punto tres las modalidades de adjudicacin.
Antes:
Revisin 0.0
Revisado: _______________________________________________________ Lic. Ma. Del Carmen Rodrguez Jurez Representante de la Direccin Aprobado: _________________________________________________________ Lic. Enrique Provencio Alta Direccin
PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE LA PAOT
Cdigo: 8.5.2-P-AC-A1-PAOT
Fecha: 16 de enero de 2006
OBJETIVOS DEL PROCESO DE COMPRAS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE LA PAOT DF Objetivo General Desarrollar e implementar las acciones requeridas en el Procedimiento de Compras del sistema de gestin de calidad de la PAOT, para cumplir con los requisitos de la norma ISO-9001:2000. Objetivos Especficos Cumplir al 100% con los requisitos de compras sealados en los documentos externos del Proceso de Compras del Sistema de Gestin de Calidad de la PAOT. Entregar bienes y servicios a las unidades administrativas, que cumplan 100% de sus requisitos Responsables del Proceso La Unidades Administrativas de la PAOT Mecanismos de Medicin 5.6-P-RD-PAOT Procedimiento para la revisin por la direccin del SGC de la PAOT 8.2.3 -P-MASSGC- PAOT Procedimiento para la medicin y anlisis del SGC de la PAOT Indicadores de Gestin: Indicadores plasmados en el Plan de Calidad de este Proceso. 100% Producto conforme. Cero Producto no conforme.
PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE LA PAOT
Cdigo: 8.5.2-P-AC-A1-PAOT
Fecha: 16 de enero de 2006
Quines realizan las actividades? -Unidades Administrativas -La Coordinacin Administrativa. -Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Actividades:
Elaborar y enviar
Satisfaccin de clientes: Bienes y servicios que cumplan con los requisitos. Recursos: Normatividad y Leyes vigentes aplicables. Bienes informticos y telecomunicaciones. Papelera. Constante capacitacin tcnica, administrativa y jurdica
tcnicos.
Evaluar requisitos del
proveedor.
Iniciar un nuevo
procedimiento.
Adjudicar contrato. Recibir bienes y servicios.
Como: Aplicando las disposiciones de los documentos externos y asegurando que las compras realizadas cumplan con los requisitos tcnicos requeridos.
Recibir y aceptar de
proveedores.
Seguimiento, medicin, evaluacin (efectividad) y mejora: Proceso de Compras. Evaluacin de Proveedores. Cero producto no conforme.
PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE LA PAOT
Cdigo: 8.5.2-P-AC-A1-PAOT
Fecha: 16 de enero de 2006
Objetivo: Asegurar que los bienes y servicios adquiridos cumplan con los requisitos de compra establecidos en el Sistema de Gestin de Calidad de la PAOT. Alcances: Aplica a todas las compras y contratacin de servicios que realice la Procuradura. Criterios de Medicin y Anlisis del Proceso Descripcin del indicador Evaluacin de proveedor y producto Para adjudicacin de contrato Dictamen Tcnico Criterios
Cumplimiento de los Satisfactorio 100 % requisitos legales, administrativos y Insuficiente menos del tcnicos. 100%
Satisfactorio 100 %
Responsabilidades: 1. 2. 3. 4. Del titular de la PAOT; aprobar el presente procedimiento Del representante de la alta direccin; la revisin del procedimiento Del Coordinador Administrativo, la elaboracin del proceso. De las unidades administrativas de la PAOT; establecer los requisitos tcnicos de los bienes o servicios a contratar 5. De la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales, asegurarse de documentar todas las actividades del procedimiento, instrumentar el procedimiento para Adjudicacin por Licitacin Pblica, y evaluar a los proveedores
PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE LA PAOT
Cdigo: 8.5.2-P-AC-A1-PAOT
Fecha: 16 de enero de 2006
Definiciones: Ley: Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal Reglamento: Reglamento de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal PAOT: la Procuradura Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Proveedor: La persona fsica o moral que proporciona un producto o servicio. Licitacin: Procedimiento de adjudicacin de contrato Adquisicin: El acto jurdico por virtud del cual se adquiere el dominio o propiedad de un bien mueble a titulo oneroso Unidades Administrativas: la Oficina del C. Procurador, las Subprocuraduras, las Coordinaciones Administrativas de la PAOT. Servicio: La actividad organizada que se presta y realiza con el fin de satisfacer determinadas necesidades; Contrato: Es el acuerdo de dos o ms voluntades, que se expresa de manera formal y que tiene por objeto transmitir la propiedad el uso o goce temporal de bienes muebles o la prestacin de servicios, a las dependencias, rganos desconcentrados, entidades y delegaciones de la Administracin Pblica del Distrito Federal, por parte de los proveedores, creando derechos y obligaciones para ambas partes y que se derive de alguno de los procedimientos de contratacin que regula esta Ley; Propuesta Solvente: Oferta presentada por el proveedor, que cumple con los requisitos tcnicos y de proveedor establecidos. Referencias: 4.2.2-M-MC-PAOT 4.2.3-P-EP-PAOT S/N S/N S/N
S/N S/N
Manual de Calidad (vigente). Procedimiento para Elaborar Procedimientos Documentados (vigente). Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal. Reglamento de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal. Procedimiento de adquisiciones mediante Adjudicacin Directa.
Procedimiento de adquisiciones mediante Invitacin Restringida Procedimiento de adquisiciones mediante Licitacin Pblica.
Formatos: 1. 2. 3. 4. Requisicin de compra. Solicitud de servicios. Evaluacin de proveedor. Evaluacin del producto o servicio.
PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE LA PAOT
Cdigo: 8.5.2-P-AC-A1-PAOT
Fecha: 16 de enero de 2006
5. Pedido. 6. Contrato. 7. Verificacin de precios de mercado. Anexos: Plan de calidad del proceso de compras. Formatos.
ACTIVIDAD 1
DESARROLLO/INSTRUCCIN/LINEAMIENTO Las Unidades Administrativas elaboran y envan Requisicin de Compra o Solicitud de Servicio para solicitar bienes o servicios a la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales, las cuales debern contener las especificaciones tcnicas requeridas, su unidad de medida y la cantidad. Adems, debern estar firmadas por quien la elabor y el Titular de la Unidad Administrativa solicitante. La Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales recibe la Requisicin de Compra o Solicitud de Servicio; realiza la verificacin de precios de mercado; verifica datos, firmas, existencia, suficiencia presupuestal; y determina procedencia. La Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales determina el procedimiento de adjudicacin a seguir; Licitacin Pblica, Invitacin a Cuando Menos Tres Proveedores o Adjudicacin Directa. La Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales inicia procedimiento de adjudicacin.. La Unidad Administrativa solicitante lleva a cabo una evaluacin de los requisitos tcnicos del producto. La Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales lleva a cabo una evaluacin de requisitos del Proveedor, de oportunidad y de precio. En el incumplimiento de los requisitos de la Solicitud de Servicio o Requisicin de Compra, de los requisitos tcnicos del producto de los requisitos del proveedor; la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales inicia un nuevo procedimiento. En el cumplimiento de los requisitos de la Solicitud de Servicio o Requisicin de Compra, de los requisitos tcnicos del producto de los requisitos del proveedor; la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales lleva a cabo a la adjudicacin del contrato. La Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales recibe por parte del proveedor los bienes y servicios contratados. La Unidad Administrativa Solicitante recibe por parte de la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales los bienes y servicios contratados y los acepta de conformidad. La Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales lleva a cabo la evaluacin continua del proveedor.
4 5 6 7
9 10 11
UNIDAD ADMINISTRATIVA
PROVEEDOR ADJUDICADO
INICIO 1
Elabora Requisicin de Compra o Solicitud de Servicio y enva Requisicin Solicitud de Servicio
2
Recibe Requisicin de Compra o Solicitud de Servicio; realiza verificacin de precios de mercado; verifica datos, firmas, existencia, suficiencia presupuestal; y determina procedencia. Verif.. Precios Mercado Requisicin de Compra o Solicitud de Servicio
NO
Procede?
SI
La Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales determina el procedimiento de adjudicacin a seguir, Licitacin Pblica, Invitacin a Cuando Menos Tres Proveedores o Adjudicacin Directa.
4
Inicia procedimiento de adjudicacin. Expediente de Adjudicacin
Fecha Compromiso:
COORDINACIN ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.
Fecha de conclusin
5
Evala requisitos tcnicos. Evaluacin Tcnica Evala requisitos de proveedor, oportunidad y precio. Evaluacin del Proveedor Cumple?
NO
Se inicia un nuevo procedimiento.
S I
Adjudica contrato. Contrato.
Expediente de Procedimiento
10
Recibe y acepta de conformidad los bienes y servicios entregados. Requisicin de Compra o Solicitud de Servicio Recibe bienes y servicios contratados.
11
Evala continuamente al proveedor. Registro Evaluacin Proveedores
FIN
No.
Elementos de Entrada
Descripcin de Actividad.
Resultados de la Actividad. Requisicin o Solicitud de Servicio correctamente requisitada. Verificacin de precios de mercado, datos y firmas.. Certificacin de no existencia y de suficiencia presupuestal.
Metas de la Actividad.
Recibe Requisicin o Solicitud de Servicio; realiza verificacin de precios de mercado; verifica datos, firmas, existencia, suficiencia presupuestal; y determina procedencia.
Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales. Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales. Unidad Administrativa solicitante.
Determina el procedimiento de adjudicacin a seguir; Licitacin Pblica, Invitacin a Cuando Menos Tres Proveedores o Adjudicacin Directa
Registro de procedimientos
Convocatoria o invitacin
1 Persona 1 Computadora 1 Impresora Consumibles y material de oficina 2 Persona 2 Computadora 1 Impresora Consumibles y material de oficina 2 Persona 2 Computadora 1 Impresora Consumibles y material de oficina 1 Persona 1 Computadora 1 Impresora Consumibles y material de oficina
Menos del 20 % del total programado por adjudicacin directa y/o invitacin a cuando menos tres proveedores Adjudicacin del Contrato al Proveedor que cumpla al 100% de requisitos. Cumplimiento al 100% de requisitos del producto.
Requisicin o Solicitud de Servicio. Verificacin de precios de mercado. Documentacin de requisitos del producto presentada por Proveedores.
Nmero de Adjudicacin. Firma del responsable de rea Tcnica de aceptacin del producto. Firma del responsable de le evaluacin del Proveedor.
Registro/Expediente de Adjudicacin.
Fecha Compromiso:
Fecha de conclusin
1 Persona 1 Computadora 1 Impresora Consumibles y material de oficina 1 Persona 1 Computadora 1 Impresora Consumibles y material de oficina 1 Persona 1 Computadora 1 Impresora Consumibles y material de oficina 1 Persona 1 Computadora 1 Impresora Consumibles y material de oficina 1 Persona 1 Computadora 1 Impresora Consumibles y material de oficina
Nmero de Procedimiento.
Registro/Expediente de Procedimiento.
Contrato Firmado
Registro de Contratos.
Contrato.
Asegurar que el 100% de compromisos con Proveedores estn documentados. Recibir el 100% de bienes y servicios solicitados.
10
11
Firma de evaluacin.
COORDINACIN ADMINISTRATIVA. SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. VERIFICACIN DE PRECIOS DE MERCADO. Mxico, D.F. a -- de ------ de 2005 No. Requisicin e Compra/ Solicitud de Servicio _______. No. Proceso Licitatorio:_____________________________________ Nombre Proceso Licitatorio:_________________________________
Razn social PARTIDA DESCRIPCIN Unidad cantidad Razn social Precio Precio unitario total Precio unitario Precio total
Elabor.
Verific.