Tudo sobre Intranet

por Marco Aurlio Todos concordam que a Internet revolucionou a comunicao entre as pessoas e corporaes. Todos concordam que a rede mundial de computadores veio para dar maior agilidade e democratizar a publicao de informaes. O enfoque de uma intranet aplicar ferramentas e tecnologias da Intranet e obter a mesma revoluo dentro da companhia.

O que Intranet
Uma Intranet uma rede privada de computadores baseada nos padres de comunicao da Internet. uma verso reduzida da Internet que somente os membros de uma organizao podem ver. Essas webs internas esto em uma exploso de crescrimento no uso e aprendizado da tecnologia da Internet. Os anos recentes viram um crescimento exponencial no nmero de companhias conectadas Internet. No comeo do uso da Internet, as companhias conectaram seus servidores de correio eletrnico Internet. O passo seguinte foi publicar websites com informaes corporativas. A tendncia agora usar as mesmas ferramentas de publicao de informaes para o mundo para publicar informaes dentro da rede privada, a Intranet.

Por que instalar uma Intranet

As companhias buscam solues de arquitetura aberta e com boa relao custo-benefcio para a distribuio de informaes atravs de sua organizao. Os empregados querem informaes melhores e mais rpidas. A Intranet oferece esta soluo. Como na Internet, o Web Browser (Navegador Web) a interface universal para a Intranet. Nunca antes uma companhia teve a habilidade de instalar uma rede em que todas as operaes pudessem ser executadas com uma nica interface que pode ser executada nas mais variadas plataformas de hardware e software. Agora o usurio Unix pode se comunicar com o usurio MAC, que pode se comunicar com o usurio Windows. Esta interface universal diminui a curva de aprendizagem de novos aplicativos, diminui a necessidade para verses aperfeioadas de software proprietrias para o computador cliente e fornece um comportamento padro para todos os aplicativos. Uma Intranet surpreendentemente barata para implementar. Browsers como o Internet Explorer da Microsoft so quase grtis. Um servidor de Web pode ser instalado por poucos dlares e alguns podem at ser baixados gratuitamente da Internet. Muitas companhias podem manter uma Intranet com s uma pessoa. Com o advento das ferramentas de autoria de contedo HTML, a publicao de documentos na Intranet fica cada vez mais fcil. A Intranet uma forma de tornar as informaes mais acessveis aos empregados. A Intranet pode reduzir o gasto de papel de muitos aplicativos de escritrio. Com a informao publicada na Intranet, a companhia ganha em agilidade e exatido na tomada de decises, uma vez que informaes podem ser distribudas em tempo real a todos os que dela necessitem. Em resumo, os benefcios de uma Intranet incluem: 1. Unifica as informaes para todos os empregados, no importando sua localizao geogrfica 2. Fcil para instalar e administrar 3. Arquitetura aberta 4. Interface universal 5. Baixo custo de implementao 6. Conecta todas plataformas de sistema operacional 7. tima relao Custo-Benefcio 8. Acesso mais rpido a informaes 9. Melhora a tomada de deciso 10. Compartilha conhecimento 11. Reduz o tempo e custo de desenvolvimento de novas aplicaes

Quais os obstculos para a implantao de uma Intranet

Sempre que se introduz uma nova tecnologia surgem obstculos a superar. A implantao da Intranet no exceo. Segue abaixo alguns pontos: Trfego e a excitao pela tecnologia - Na Intranet podem ser publicados texto, documentos, udio e vdeo. Isto nunca antes foi possvel em uma rede interna. Os empregados podem ficar realmente excitados com a tecnologia e demandar cada vez mais aplicativos. Os administradores de sistema devem monitorar cuidadosamente o trfego na rede para preservar os recursos e evitar impacto sobre o desempenho das demais aplicaes. Temor dos Empregados - Alguns gerentes podem resistir Intranet porque ela disponibiliza informaes rapidamente a todos os empregados, incluindo os de nvel mais baixo. Informao poder e os gerentes talvez tenham de ser convencidos de que dar informao aos usurios no por seu trabalho em risco. Recompensa para Colaborador A Intranet baseada na construo cooperativa e no compartilhamento de informaes. Algumas empresas promovem sistemas de recompensas aos colaboradores, estimulando-os a compartilhamento das informaes, procedimentos, normas, polticas e conhecimento. Isso costuma ser um fator de sucesso da Intranet.

Quem pode usar a Intranet

Virtualmente qualquer departamento que precisa de informaes pode se beneficiar de uma Intranet. Veja alguns exemplos abaixo.

Recursos humanos
Diretrio de vagas para aproveitamento interno Desenvolvimento de carreira e treinamento Formulrios para coleta de informaes Publicao de indicadores de resultados Mecanismos de busca a informaes especializadas Catlogos on-line

Escritrio Corporativos
Comunicao e colaborao on-line Calendrio de eventos Corporativo Links para recursos da companhia e ferramentas Gerenciamento e acompanhamento de projetos

De que preciso para construir uma Intranet

Toda Intranet contm alguns componentes bsicos. As companhias escolhem prover algum ou todos estes interiormente enquanto outros vo para fora de consultores. Os componentes bsicos de uma Intranet esto listados abaixo. Rede - Uma Intranet requer uma rede executando o protocolo TCP/IP. Deve haver bastante banda passante para o trfego envolvido, incluindo dados multimdia. Segurana Para manter sua rede livre dos hackers da Internet que tentam acessar informaes da companhia necessrio instalar um programa Firewall. A conexo da Intranet Internet no obrigatria. perfeitamente possvel ter uma Intranet completamente funcional sem acesso a redes externas. Hardware e Software - A Intranet requer um servidor Web. O servidor pode rodar sobre os mais variados sistemas operacionais, como Unix, Mac ou Windows. H diversos fabricantes de software servidor que entrega os arquivos de HTML para o browser. Alguns esto at integrando um servidor Web como parte do Sistema Operacional, como o Internet Information Server da Microsoft. O empregado precisar de uma Browser no desktop. Os publicadores de contedo usaro ferramentas de autoria. Os usurios usaro um mecanismo de busca, como o Google para encontrar rapidamente as informaes desejadas.

Passos para o desenvolvimento da Intranet

Geralmente, as grandes corporaes no abraam novas tecnologias. Elas costumam ser mais conservadoras e aguardar o maior amadurecimento das ferramentas de suporte, somente adotando tecnologias testadas e consolidadas. As ferramentas componentes da Intranet j atingiram um bom grau de amadurecimento e estabilidade. As pessoas que controlam a tecnologia da informao esto cientes da tecnologia de Internet e que ela pode oferecer uma soluo de custo efetivo como plataforma operacional. Mesmo assim, necessrio justificar os custos de toda a fase de desenvolvimento da Intranet. fundamental que os usurios sejam treinados e que cada um entenda seu papel como publicador de contedo e o papel dos

moderadores, que fazem a verificao prvia de algumas informaes. Em seguida, necessrio identificar quais das aplicaes atualmente executadas iro interagir com a Intranet, e como. Essa etapa normalmente resulta em uma longa lista que ser atendida ao longo dos primeiros meses de desenvolvimento. Novas aplicaes devem manter o mesmo fundamento de funcionamento, uma vez que um dos principais atrativos da Intranet a padronizao de interfaces e reduo da curva de aprendizagem dos aplicativos.

Quais so os impactos
De acordo com os muitos casos estudados, a Intranet corporativa traz reduo de custos e aumento de produtividade pessoal dos empregados nas seguintes reas: 1. Empregados tm acesso a informaes mais sensveis em tempo hbil, facilitando o processo de tomada de deciso. 2. A Intranet muito barata para administrar. 3. A padronizao na interface de usurio acelera o aprendizado do empregado. 4. A Intranet cria uma atmosfera de excitao. Os empregados so muito curiosos sobre a tecnologia e passam a sugerir novos usos. 5. No caso de empresas que publicam seus manuais, procedimentos, polticas, normas e catlogos na Intranet, h uma grande economia no uso de papel. 6. Os usurios vo querer acessar a Intranet mesmo quando estiverem fora do escritrio da companhia. Isso pode resultar na adoo de mais uma tecnologia a VPN, que o uso da Internet como meio para interligar redes e que discutiremos em outro artigo.

Intranet no somente para grandes corporaes

Muitas companhias de menor porte esto seguindo o caminho trilhado pelas grandes corporaes e usando a tecnologia de Intranet para resolver problemas de negcio. Recentemente atendi uma empresa de logstica que encara sua Intranet como uma vantagem competitiva ao dar maior agilidade aos seus empregados e clientes. Dado o diferencial de negcios que a Intranet mostrou ser, a empresa no autoriza a divulgao de seu nome. A empresa comeou seu projeto de Intranet como um piloto. O objetivo era centralizar as informaes necessrias aos empregados e automatizar os processos de atendimento ao cliente externo. Em vez de adotar um aplicativo proprietrio, decidiu-se pelo uso desse projeto como campo de testes para a Intranet. A Intranet foi desenvolvida internamente com nosso auxlio como consultor. Foi usado o IIS sobre Windows 2000 como servidor Web, protegido por Firewall da Sygate. A aplicao foi desenvolvida com ASP usando as linguagens de script VBScript e JavaScript. O banco de dados foi implementado com o Microsoft SQLServer 2000. Uma pessoa o responsvel por publicar o contedo, administrar o servidor e treinar os usurios. H um desenvolvedor ASP que tambm faz o papel de administrador de banco de dados. Foi usada uma verso personalizada do MaxWebPortal como plataforma bsica para o desenvolvimento dos mdulos especficos. Os demais mdulos seguem o padro de interface do portal e continuamos desenvolvendo mdulos adicionais junto equipe interna do cliente.

O que pode ser feito

Na empresa citada, h um importante indicador de desempenho que o tempo mdio para resoluo de atendimento ao cliente. Essa informao era alimentada mo em formulrios pr-impressos e ao final do dia eram recolhidos e tabulados em uma planilha Excell e gerava-se um grfico que era afixado aos quadros de anncios e enviados s gerncias. Com a Intranet, todo esse processo feito on-line. Os gerentes podem ver em tempo real quantos telefonemas abriram chamados, quantos foram atendidos, quais aes foram tomadas e quais esto pendentes e demandam sua ao. A Intranet uma ferramenta muito poderosa para a coleta e divulgao de informaes em tempo real a todos os departamentos de uma empresa. A lista de possveis aplicaes interminvel.

Foi um sucesso
A Intranet diminuiu significativamente em fluxo de informaes em papel. A Intranet se tornou a fonte de informaes sobre assuntos bsicos para o atendimento ao cliente. Os empregados podem chegar a essas informaes em qualquer hora ou lugar com o Browser. A tecnologia Web e o Browser forneceram uma plataforma comum que no requer atualizao de hardware ou software no computador pessoal do cliente. Diferentemente dos sistemas proprietrios que precisam ser instalados e atualizados em cada cliente, as novas verses so atualizadas em um nico local: o servidor. Novos aplicativos podem ser desenvolvidos mais rapidamente e disponibilizados para um pblico maior usando a Intranet.

Qual a prxima etapa

A Intranet est deixando de ser apenas uma estrutura de apoio e colaborao on-line para se tornar uma efetiva plataforma de execuo de aplicativos de negcio. O prximo mdulo o de Controle de Despesas de Empregados. O CDE agilizar a prestao de contas dos empregados em viagens e pequenas despesas. Ao se determinar uma viagem a servio, criado um novo projeto e so enviadas mensagens a todos os setores envolvidos. Assim, so providenciadas as passagens, reservas em hotel, pagamento de dirias e de adiantamento. Cada empregado visita o site e registra suas despesas. Os gerentes visitam ento o site para aprovar o relatrio de despesas. Esse processo hoje consome muito tempo dos envolvidos e pode gerar atritos entre as partes. Com sua implementao na Intranet os empregados vo economizar tempo que podero usar para atender ainda melhor a seus clientes.

Posso aplicar esse caso em outra empresa

Mesmo companhias com um nmero pequeno de empregados podem se beneficiar da implementao de uma Intranet. Qualquer empresa que tenha empregados distribudos geograficamente pode usar a Intranet para tornar possvel a todos trabalhar com uma nica base de conhecimentos consolidada. No importa se os empregados estejam em escritrios diferentes em uma mesma cidade, ou em fbricas em diferentes estados ou pases, a Intranet une as pessoas e enriquece a comunicao. Veja aqui a apresentao bsica do Portal de Colaborao Destra Intranet Envie a um amigo Visualizaes:194815 Avaliao: Rating: 8 Votos: 4 (Escala de Avaliao: 1 = pior, 10 = melhor) Publicado em:19/08/2004 Autor/Fonte:Marco Aurlio E-mail/Website do Autor:http://www.malima.com.br Publicado por:admin Comentrios:4 Comentrio (s) | Avaliar este Artigo Realmente o artigo tem tudo sobre intranet. O contedo foi abordado na profundidade correta. Por Augusto 03/10/2005 Eu vi a demonstrao do portal e achei igual a este site. Li o artigo e achei muito bom.
T no tamanho certo e t bem explicado. Por shirley 28/06/2007 Mas o link para a apresentao no est funcionando. Quero ver. []s Shi Temos 15 lojas e 3 escritrios em 5 cidades. Nossa intranet uma ferramenta fundamental para manter todos informados das estratgias e das decises da direo da empresa. Usvamos email, mas o email no nos oferece privacidade. Por pombassa 20/10/2008 Usvamos Gantt, mas no nos oferecia controle de fluxo de trabalho. Nossa intranet vem garantir privacidade, acesso informao, gerenciamento de fluxo de trabalho e acompanhamento de tarefas. No sei como ficamos sem intranet por tanto tempo. Legal essa experincia. Por goethe 29/01/2009 Parabns.

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