GESTO DOCUMENTAL

Curso ministrado por Carlos Dinarte Keppler Carga horria: 20h So Leopoldo, 2011/2.

Programa
Aula 1 - Fundamentos da Gesto Documental Dado, informao e conhecimento. rgos de documentao (acervos mistos). Informao em centros de documentao e arquivos. Aula 2 - Introduo ao estudo dos arquivos Origem, conceitos e finalidades. Organizao e administrao de arquivos e centros de documentao Classificao de documentos de arquivos

Programa
Aula 3 e 4 Gesto Documental Aplicada Gesto de documentos (procedimentos e operaes tcnicas em centro de documentao e arquivo).

Aula 5 - Ferramentas da Gesto de Documentos

Tecnologias aplicadas aos documentos de arquivo (microfilmagem, digitalizao e hibridismo). Gerenciamento Eletrnico de Documentos - GED. Aspectos legais da microfilmagem e da digitalizao. Aspectos da certificao digital. Infra-estrutura necessria. Durabilidade dos suportes, armazenamento e preservao digital.

PARTE III GESTO DOCUMENTAL APLICADA

INFORMAO NAS ORGANIZAES

FUNES:

diretamente ligadas misso produo ou distribuio de bens e servios indiretamente ligas misso apoio s atividades de produo de bens e servios

GESTO DE RECURSOS DE APOIO

humanos materiais financeiros tecnolgicos informacionais
informao, comunicao e conhecimento.

registros de informaes orgnicas.

TEORIA DAS TRS IDADES

Modelo sistmico de organizao de arquivos. Documentos controlados desde a produo.

1 IDADE Corrente
documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de suas atividades fim e atividades meio.
Juntos aos produtores Valor primrio. vigncia alta frequencia de uso.

2 IDADE Intermedirio
conjunto de documentos originrios do arquivo corrente com uso pouco frequente. Aguardam, em depsito de armazenamento, a sua destinao final.
Valor secundrio potencial valor primrio reduzido.

3 IDADE Permanente

documentos custodiados em definitivo em funo do seu valor histrico

probatrio informativo. Valor secundrio.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

0 - 5 anos 10 - 50 anos

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DOCUMENTO ARQUIVSTICO
um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.

ORGANICIDADE
As relaes administrativas orgnicas refletem-se nos conjuntos documentais. Organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funes e as atividades da entidade produtora/ acumuladora em suas relaes internas e externas. (BELLOTTO, p.88 2004).

PROPRIEDADES
confiveis, autnticos, acessveis, compreensveis, preservveis e dotados de organicidade.

[ . . .] o que s possvel por meio da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos. (CONARQ, p.16, 2006).

[ . . . ] produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (Arquivo Nacional).

Poltica de Gesto de Documentos

INSTRUMENTOS FUNDAMENTAIS DA GESTO DOCUMENTAL

Plano de Classificao Tabela de Temporalidade

Classificao

Avaliao

REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS SIGAD

OBJETIVOS DA GESTO DOCUMENTAL

assegurar o pleno exerccio da cidadania; agilizar o acesso informaes; promover a administrativas; aos arquivos e s

transparncia

das

aes

garantir economia, eficincia e eficcia na administrao pblica ou privada; agilizar o processo decisrio Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe; controlar o fluxo de organizao dos arquivos; documentos e a

racionalizar a produo dos documentos;

 normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia, recolhimento, guarda e eliminao de documentos; preservar o patrimnio documental considerado de guarda permanente.

FASES DA GESTO DOCUMENTAL

Produo de documentos elaborao padronizada de tipos/sries documentais, implantao de sistemas de organizao da informao e aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

Utilizao dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao e expedio), todas as atividades de Arquivo (organizao e arquivamento, reproduo, acesso documentao e recuperao de informaes) e a gesto de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados.

Destinao de documentos - A avaliao se desenvolve a partir da classificao dos documentos produzidos, recebidos e acumulados. Estabelecem-se os prazos de guarda e sua destinao final, garantindo a preservao de documentos de guarda permanente e a eliminao criteriosa de documentos desprovidos de valor probatrio e informativo.

Tramitao - estudo das instncias de deciso, padronizao e controle do fluxo documental (workflow). Organizao e arquivamento de acordo com os critrios definidos no Plano de Classificao.

Reproduo Duas razes para a reproduo: 1 reproduo visando a preservao do documento original de guarda permanente e, reproduo visando a substituio do documento em papel pelo microfilme. O documento em papel de guarda temporria poder ser eliminado e o microfilme dever ser preservado pelo prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Classificao recupera o contexto de produo dos documentos, isto , a funo e a atividade que determinou a sua produo e identifica os tipos/sries documentais.

Avaliao trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinao (eliminao ou guarda permanente).

AVALIAO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

>> O QU PODEMOS, O QUANTO PODEMOS E QUANDO PODEMOS ELIMINAR DOCUMENTOS?

Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores administrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para sua transferncia, recolhimento ou eliminao.

NO ELIMINAR: Documentos que comprovam fatos ou atos fundamentais para nossa existncia civil e para nossa vida pessoal. ELIMINAR: determinados documentos cumprem uma funo importante durante um certo tempo e depois perdem o seu valor original.

 no possvel e nem desejvel que todos os documentos sejam preservados. a preservao e a eliminao dependem de uma anlise prvia dos documentos que possa nos orientar sobre quais deles e quando devem ser eliminados.

DOCUMENTOS DE VALOR PROBATRIO E INFORMATIVO

criao, contratos sociais alteraes contratuais, metas e programas, propostas tcnicas,

projetos (arquitetura, estrutural, hidrulica, eltrica), memorial descritivo, laudos tcnicos, registros fotogrficos, livro de registro de inspeo

Documentos com pouco valor probatrio e informativo notas fiscais, comprovantes de pagamento, comprovantes de recebimento, extratos bancrios, NOTA: podero ser eliminados, aps os cinco anos, sem nenhum prejuzo para a empresa.

O importante perceber que a guarda do documento decorre do valor que ele possui. Analisar os valores dos documentos uma atividade tcnica da gesto documental denominada avaliao. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo o instrumento resultante da atividade de avaliao documental.

ATIVIDADE

Tipos de documento

PRAZOS DE GUARDA
corrente

DESTINAO
Observ.

Intermed. eliminar permanente

2.3.15.2 2.3.15 Controle de Guia de contabilidade recolhimento 4.3.1 Verificao de estoque 4.3.1.6 Inventrio fsico de material

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Disposies legais

At a aprova o das contas

Disposies legais

AVALIAO DE DOCUMENTOS

A avaliao documental um processo multidisciplinar de anlise permite a identificao dos valores dos documentos, para fins da definio de seus prazos de guarda e destinao.

A avaliao contribui decisivamente para a racionalizao dos arquivos, para a agilidade e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental.

VALORES
1.Os valor primrio ou imediato fins administrativo, jurdico-legal e fiscal. 2.Os valor secundrio ou mediato potencial do documento como prova, fonte de informao para a pesquisa

Passos para a avaliao

1)

Constituio formal da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade equipe responsvel;

Passos para a avaliao

2) Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliao;

Passos para a avaliao

3) Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise das competncias, funes e atividades de cada uma de suas unidades;

Passos para a avaliao

4) Levantamento da produo documental: entrevistas com funcionrios, responsveis e encarregados, at o nvel de seo, para identificar as sries documentais geradas no exerccio de suas competncias e atividades;

Passos para a avaliao

5) Anlise do fluxo documental: origem, pontos de tramitao e encerramento do trmite;

Passos para a avaliao

6) Identificao dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, histrico;

Passos para a avaliao

7) Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

EXERCCIOS

1) classificar os documentos, considerando a estrutura organizacional, elencando os seguintes elementos: Grupo Sub-grupo Atividade Tipo documental

espcie + atividade

GRUPO SUB-GRUPO ATIVIDADE TIPO DE DOCUMENTO DIREO

TIPOS DOCUMENTAIS Projeto carne Nota de produo Cpia de NPR

Assessoria de comunicao

Extrato de conta corrente Ordem de compra Cartes ponto Contra-cheque Ficha de atendimento ambulatorial Relaes pblicas

Jornalismo

Publicidade

Gerncia Financeira

Gerncia de Produo

Gerncia de RH

Contabilidade

Compras

Controle de produo

Dep. Pessoal

Assistncia Social

GRUPO SUB-GRUPO ATIVIDADE TIPO DE DOCUMENTO

1 ASSESSORIA DE COMUNICAO 1JORNALISMO 2PUBLICIDADE 3RELAES PBLICAS 1Programas e projetos 1projeto carne 2 GERNCIA DE PRODUO 1Controle de Produo 1nota de produo

3 GERNCIA FINANCEIRA 1 Contabilidade 1nota promissria rural 2extrato de conta corrente 2Compras 1ordem de compra

4 GERNCIA DE RH 1DEP. PESSOAL 1Controle de frequencia 1carto ponto 2Pagamentos e salrios 1contra cheque 2ASSISTNCIA SOCIAL 1Servio de clnica odontolgia 1ficha de atendimento

2) Avalie o valor dos documentos

valor primrio ou imediato fins administrativo, jurdico-legal e fiscal. valor secundrio ou mediato potencial do documento como prova, fonte de informao para a pesquisa

CLASSIFICAO E PLANO DE CLASSIFICAO AVALIAO E TABELA DE TEMPORALIDADE

PROGRAMA DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS ELETRNICOS

MODELOS DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS E-ARQ Brasil

 Verso 1.1

Criada pelo Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos CTDE do CONARQ. Adotada pelo Conselho Nacional de Arquivos em dezembro de 2009

e-ARQ Brasil
especificao de requisitos a serem cumpridos pela organizao produtora/recebedora de documentos; pelo sistema de gesto arquivstica; pelos prprios documentos;

e-ARQ Brasil
Garantir: confiabilidade e autenticidade, assim como acessibilidade dos documentos

e-ARQ Brasil
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnolgica em que for desenvolvido e/ ou implantado.

O que um documento arquivstico digital

um documento digital que tratado e gerenciado como um documento arquivstico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.

Sistema de informao? Gerenciamento eletrnico de documentos GED? Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos SIGAD?

SISTEMA DE INFORMAO
Um sistema de informao abarca todas as fontes de informao existentes no rgo ou entidade, incluindo o sistema de gesto arquivstica de documentos, biblioteca, centro de documentao, servio de comunicao, entre outros;

GED
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepo orgnica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relao que reflete as atividades da instituio que os criou. Alm disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivstico de ciclo de vida dos documentos;

SIGAD
Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e, como tal, sua concepo tem que se dar a partir da implementao de uma poltica arquivstica no rgo ou entidade.

SIGAD
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado nmero de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao destes.

O sucesso do SIGAD depender, fundamentalmente, da implementao prvia de um programa de gesto arquivstica de documentos.

SIGAD
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referncias sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so feitos por meio do SIGAD.

SIGAD
Conceitos arquivsticos INCORPORADOS em sistemas para que se garanta que os documentos arquivsticos digitais sejam confiveis e autnticos e possam ser preservados.

METADADOS
dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo

BERNARDES, Ieda Pimenta.; DELATORRE, Hilda. Gesto Documental Aplicada. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008. Disponvel em: http://goo.gl/mCReQ. Acesso em: 18 setembro 2011. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ (Brasil). Cmara Tcnica de documentos eletrnicos. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos e-ARQ. Disponvel em: http://goo.gl/0oy2i. Acesso em: 20/09/2011. COUTURE, C. ROUSSEAU, J. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998. 356 p. PAES. Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora Fundao Getlio Vargas,1997.