ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE PROYECTOS CAPITULO I ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

1.1.

DEFINICIN

Es la aplicacin racional de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a travs de una serie de actividades interrelacionadas. Para controlar proyectos mediante prcticas estandarizadas, surge lo que se conoce como Administracin de proyectos, que es una disciplina encargada en su totalidad del control del mismo. Envuelve variables como: Alcance Tiempo Costo Calidad Para dominar la administracin de proyectos, las nueve reas de conocimiento necesarias a saber son: 1. Integracin 2. Alcance 3. Tiempo 4. Costos 5. Adquisiciones 6. Recurso humano 7. Riesgos 8. Calidad 9. Comunicacin

1.2.

ADMINISTRACION ENFOQUE PMI

DE

PROYECTOS

CON

MARCO

LGICO

Lograr que un proyecto sea exitoso no solo depende de herramientas de software y metodologas, tambin requiere de las personas apropiadas para la administracin del mismo, entre otros elementos. Personas apropiadas significa en este contexto, que estn preparadas para formular, planificar y ejecutar proyectos, y para lidiar con los distintos y cambiantes elementos durante la ejecucin del mismo. Tarea que se torna tan compleja como lo sea el proyecto mismo. Tenemos que un proyecto se define como exitoso si: a) Termina en el tiempo previsto, b) Dentro del presupuesto previsto, y c) Cumpliendo los requerimientos u objetivos establecidos durante su formulacin. Problemas que suelen encontrarse en la gestin de proyectos: El diseo del proyecto se lleva a cabo con poca participacin de los niveles operativos. Los objetivos estn mal definidos, a menudo son abstractos y rara vez cuantificables. Los criterios de evaluacin no se han fijado con claridad. Los proyectos no estn relacionados con precisin con las metas y los planes nacionales. Las unidades ejecutoras no estn identificadas con claridad. Los presupuestos no se calculan adecuadamente ni se refieren a las actividades programadas. No se les da la consideracin debida a las soluciones alternativas. Las actividades programadas no responden a los objetivos del proyecto.

 La capacidad de las contrapartes no se evala con precisin. Las polticas y estrategias de las entidades donantes no se conocen a fondo. La programacin y los procedimientos de ejecucin tienen muy poca flexibilidad. No se entiende claramente el ambiente externo al proyecto o no se toma debidamente en cuenta. Los proyectos tienden a durar demasiado; son interminables.

1.3.

DEFINICIN DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO: Programa de Capacitacin 2007 SIGLAS DEL PROYECTO: CASA DEFINICIN DEL PROYECTO: El proyecto Programa de Capacitacin 2007, consiste en capacitar y asesorar al personal de la empresa Constructores Asociados S.A en gestin de proyectos segn el estndar del PMI, y su ejecucin mediante herramientas como el MS Project. La capacitacin consistir en brindar los siguientes cursos y/o sesiones adicionales: Curso de Gestin de Proyectos (10 Sesiones + 1 Sesin Adicional). Habilidades Blandas (Sesin Adicional). Gestin de Proyectos usando MS Project (10 Sesiones). El desarrollo del proyecto estar a cargo de los siguientes: Ing. Arturo Villanueva - Expositor del Curso de Gestin de Proyectos Ing. Antonio Quiroz - Expositor del Curso de GP usando MS Project

 Psic. Adhara Ampuero - Expositora de la sesin adicional de Habilidades Blandas. Cecilia Huarcaya - Encargada de la gestin del proyecto. El proyecto ser realizado desde el 18 de junio hasta 26 de septiembre, dndose el desarrollo de los cursos desde el 26 de junio hasta el 20 de septiembre. La gestin del proyecto se realizar en las instalaciones de Dharma Consulting por el equipo de proyecto. PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO DEFINICIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: Descripcin del producto, servicio o capacidad a generar. CURSOS:

Se desarrollar los siguientes cursos o sesiones de capacitacin: Curso de Gestin de Proyectos. Sesin Adicional de Habilidades Blandas. Curso de Gestin de Proyectos usando MS Project. Sesin Adicional de Gestin de Proyectos. El desarrollo de los cursos deber tener como mnimo 60 horas lectivas, y ser dado a 21 participantes. INFORMES:

El cliente exige la presentacin de los siguientes informes: Diseo de Programa de Capacitacin en Gestin de Proyectos. Informes Mensuales sobre los avances en el Programa de Capacitacin, que sern revisados y aprobados por la Oficina Tcnica de

Constructores Asociados S.A. Documento Final de la Consultora, que incluya todo el material elaborado durante la capacitacin y las evaluaciones. Este informe

debe ser entregado en 2 juegos originales (impresos), adems de una

versin digital en un CD-ROM que incluya todos los archivos electrnicos que generan el informe y la documentacin

complementaria, y una versin

en pdf del informe final. La Oficina

Tcnica de Constructores Asociados S.A se reserva el derecho de solicitar los ajustes necesarios. Para el desarrollo de los cursos se deber tener en cuenta lo siguiente: CRONOGRAMA DE LOS CURSOS:

Los cursos sern desarrollados en las siguientes fechas, las cuales han sido previamente coordinadas con el cliente:

MATERIALES DE LOS CURSOS:

Para el desarrollo de la capacitacin se proveer al cliente los siguientes materiales: Curso de Gestin de Proyectos Silabo del Curso. Las presentaciones de las sesiones impresas. Formatos a usar en el desarrollo del trabajo prctico, en su versin impresa y digital. Control de Lectura por cada sesin, compuesto de 10 preguntas. Material de lectura y otras herramientas de gestin de proyectos, en formato digital a ser coordinado con el cliente.

Gestin de Proyectos usando MS Project 2003 Materiales impresos para el cliente: Silabo del Curso. Presentaciones de las sesiones. Casos prcticos cada sesin. Caso integrador final. Gua de referencia rpida del software. Gua de configuracin del software. Materiales digitales para el cliente: Lecturas complementarias. Archivos de inicio de cada caso prctico. Material de lectura complementario. Ejemplos de cronogramas de otros proyectos. Habilidades Blandas Presentacin de la sesin impresa.

EVALUACIN:

Curso de Gestin de Proyectos Controles de lectura por cada sesin, correspondiente a cada captulo del PMBOK. Trabajo prctico a desarrollar a lo largo del curso. La Nota Final se obtendr de promediar la nota promedio de los controles de lectura y la nota del trabajo prctico. Gestin de Proyectos usando MS Project 2003 Control de Lectura por cada sesin. Caso Final.

 La nota final se obtendr del promedio de la nota promedio de los controles de lectura (con peso 1) y el caso final (con peso 2). Adems se dar asesora al personal de Constructores Asociados S.A mediante trabajos encargados en los cursos de capacitacin. LOCALES:

El Curso de Gestin de Proyectos y la Sesin Adicional de Habilidades Blandas, sern desarrollados en las instalaciones del C.C. LA MONEDA. El Curso de Gestin de Proyectos usando MS Project, ser desarrollado en las instalaciones de ABACO Sede Miraflores.

CAPITULO II ETAPAS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS 2.1. INICIO

Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo. Determinar lo que el proyecto debe lograr. Definir la meta global del proyecto. Definir las expectativas de los clientes, de la administracin o de los interesados. Precisar el alcance general del proyecto (es el tamao del proyecto y determina cuantos recursos y tiempo se requieren). Seleccionar los miembros iniciales del equipo.

DEFINICIN DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO STAKEHOLDER NECESIDADES, DESEOS, EXPECTATIVAS Sponsor DHARMA Desarrollar el programa de Cumplir con los REQUERIMIENTOS DEL O PROYECTO

acuerdos en la

capacitacin al personal presentados de la empresa Asociados S.A. propuesta, y Constructores respetar

los

requerimientos del cliente. - Desarrollar y reproducir el material de los cursos: Gestin

de Proyectos usando MS Project 2003, Curso Bsico de Gestin de Habilidades Blandas. Cliente CONSTRUCTO RES ASOCIADOS S.A. - El cliente necesita que - Los cursos debern ser el personal reciba la desarrollados en un plazo capacitacin y consultora no menor de 60 horas en la gestin de sus lectivas. proyectos. - Entregar un informe de las Proyectos,

- El cliente espera que el mensual personal tenga

los actividades realizadas, el ser revisado y

conocimientos necesarios cual

para planificar, ejecutar, aprobado por la controlar proyectos. y cerrar Oficina Tcnica de

Constructores Asociados

- El cliente espera que S.A. sus participantes puedan: - Entregar un Documento Final, que contenga las de las

- Mostrar iniciativa para memorias proponer proyectos. actividades - Elaborar el perfil de los sus proyectos. - Planificar proyectos. elaborado

realizadas, resultados

alcanzados, y el material durante la

- Programar actividades consultora. y entregables de sus proyectos. - Gestionar el Schedule del Proyecto.

- Presupuestar actividades, entregables, y fases.

controlar los costos de

- Poder solucionar los problemas de costo en la gestin del del

presupuesto proyecto.

- Gestionar los recursos de los proyectos. - Liderar equipo de

trabajo de proyectos. - Manejar los riesgos del proyecto. - Gestionar - Manejar la calidad

del proyecto. la

comunicacin entre el equipo del proyecto y el cliente. - Terminar el proyecto en el plazo con el establecido,

presupuesto aprobado. - Evaluar y controlar el proyecto. - Integrar los conceptos de la Gestin con de su Proyectos ejecucin

mediante

herramientas

de

gestin, en un entorno de MS Project.

DEFINICIN DE NECESIDADES DEL NEGOCIO: NECESIDAD DEL NEGOCIO

Capacitar al personal segn los requerimientos del cliente. Establecer vnculos con el cliente para otros cursos o proyectos.

FORMA EN QUE EL PROYECTO LA SATISFAR

Se ofrecer al cliente la capacitacin en gestin de proyectos mediante el Curso Bsico de Gestin de Proyectos, Gestin de Proyectos usando MS Project y una sesin de Habilidades Blandas. Ofrecer un excelente servicio al cliente, cumpliendo todas sus necesidades, para establecer futuros vnculos en el desarrollo de cursos o proyecto.

FINALIDAD DEL PROYECTO: Fin ltimo, propsito general, u objetivo de nivel superior por el cual se ejecuta el proyecto. Enlace con programas, portafolios, o estrategias de la organizacin. Generar ingresos para la empresa.

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO:

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO Y FECHA PROGRAMADA

1. Inicio del Proyecto: Lunes 18 de junio 2. Gestin del Proyecto: Del 18 de Junio al 26 de Septiembre 3. Contratos: Del 21 de junio al 12 de Julio

4. Curso de Gestin de Proyectos: Del 26 de junio al 11 de Septiembre 5. Curso de GP usando MS Project: Del 19 de junio al 20 de Septiembre 6. Informes: Del 25 de julio al 24 de septiembre 7. Fin del Proyecto: Mircoles 26 de septiembre

ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO

ORGANIZACIN O GRUPO ORGANIZACIONAL Y ROL QUE DESEMPEA

Dharma Consulting: Provee el servicio de Capacitacin y Asesora en Gestin de Proyectos CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.A.: Demandante del servicio de

Capacitacin y Asesora en Gestin de Proyectos, para el personal de Constructores Asociados S.A. ABACO: Provee el local para el desarrollo del Curso de Gestin de Proyectos usando MS Project 2003 C.C. La Moneda: Provee el local para el desarrollo del Curso Bsico de Gestin de Proyectos Concesionario C.C. La Moneda: Proveer el servicio de refrigerio para el curso de Gestin de Proyectos. Concesionario o Cafetera ABACO: Proveer el servicio de refrigerio para el curso de G.P usando MS Project.

PRINCIPALES RIESGOS DEL PROYECTO Los materiales de los cursos de capacitacin, no han sido entregados en la fecha correspondiente, originando inconvenientes en la entrega de material a los participantes. Los informes mensuales no son aprobados por la Oficina Tcnica de Constructores Asociados S.A, retrasndose el pago del servicio.

 Los costos del proyecto no deben exceder al presupuesto presentado en la propuesta, caso contrario, estos sern asumidos por el proveedor del servicio. Que ABACO y/o C.C. La Moneda, dejan de operar alguno de los das indicados en el cronograma de capacitacin, generndose un retraso en el desarrollo de los cursos de capacitacin. Los cursos de capacitacin no consigan cumplir los resultados esperados por el cliente, indicados en el Resumen de los Trminos de Referencia.

PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO El desarrollo de los cursos permita ofrecer y desarrollar otros cursos de capacitacin o consultora en la empresa Constructores Asociados S.A. PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO

SCOPE STATEMENT - MBITO DE DECLARACIN OBJETIVOS DEL PROYECTO: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto en trminos de la triple restriccin. 1. ALCANCE El proyecto comprende la realizacin de las siguientes fases: Gestin del Proyecto Contratos Curso de Gestin de Proyectos Curso de GP usando MS Project

 Informes

2. TIEMPO El proyecto concluir en 3 meses y 1 semana, inicindose el lunes 18 de Junio y finalizando el mircoles 26 de Septiembre

3. COSTO El proyecto cuenta con un presupuesto total de $ 9 720.00

4. CALIDAD La calidad del proyecto ser aceptable si se cumple el 70% de los objetivos en trminos de satisfaccin del cliente.

5. SATISFACCIN DEL CLIENTE 70% de satisfaccin en una escala del 1 al 5, es decir 3.5.

OBJETIVOS DEL PRODUCTO: Metas hacia las cuales se dirige el producto una vez que ha sido elaborado por el proyecto y ya est terminado.

1. Capacitar y asesorar al personal de la empresa Constructores Asociados S.A. que asisten al curso, en Gestin de Proyectos basados en el estndar del PMI.

2. Entrenar al personal de la empresa Constructores Asociados S.A. que asiste al curso, en el uso de la herramienta MS Project 2003, alineado al estndar del PMI.

3. Desarrollar la capacidad de gestin de los asistentes para con sus proyectos internos, aplicando las buenas prcticas que recomienda el PMI.

4. Informar a los asistentes sobre temas de liderazgo, comunicacin, motivacin, solucin de conflictos, y todas las habilidades blandas que deben ir de la mano

con cualquier jefe de proyecto o miembro de equipo, a travs de la charla informativa de Habilidades Blandas.

REQUERIMIENTOS Y CARACTERSTICAS DEL PRODUCTO

REQUERIMIENTOS:

Condiciones

CARACTERSTICAS:

Propiedades

fsicas,

capacidades que debe poseer o satisfacer el producto para cumplir con contratos, normas, especificaciones, u otros documentos formalmente impuestos. 1. Lograr que el personal asistente al curso Gestin de Proyectos (PMBOK) conozca el estndar del PMI. 2. Lograr que el personal asistente al curso de MS Project 2003 conozca la herramienta de MS Project. 3. Informar al personal asistente a travs de la charla de Habilidades Blandas sobre aspectos humanos como comunicacin, motivacin, etc. entre los miembros de equipo.

qumicas, energticas, o sicolgicas, que son distintivas del producto, y/o que describen su singularidad.

1. Un Curso Taller de Gestin de Proyectos de 10 sesiones x 3 horas.

2. Un Curso Taller de MS Project de 10 sesiones x 3 horas

3. Una Charla Informativa de Habilidades Blandas de 3 horas

CRITERIOS DE ACEPTACIN DEL PRODUCTO: Especificaciones o requisitos de rendimiento, funcionalidad, etc., que deben cumplirse antes que se acepte el producto del proyecto.

CONCEPTOS Y CRITERIOS DE ACEPTACIN

1. TCNICOS: El dictado de los cursos debe cubrir el 100% de los slabos.

2. DE CALIDAD: Se debe lograr un 70% de nivel de satisfaccin del cliente.

3. ADMINISTRATIVOS: Todos los entregables deben ser aprobados por la Oficina Tcnica del Constructores Asociados S.A.

4. COMERCIALES: Se deber cumplir lo estipulado en el contrato.

5. SOCIALES: Se deber cumplir lo estipulado en el contrato.

LMITES DEL PROYECTO: Entregables, procesos, reas, procedimientos, carctersticas, requerimientos, funciones, especialidades, fases, etapas, espacios fsicos, virtuales, regiones, etc., que son exclusiones conocidas y no sern abordadas por el proyecto, y que por lo tanto deben estar claramente establecidas para evitar incorrectas interpretaciones entre los stakeholders.

1. No se contemplan sesiones adicionales que no estn contemplados en el Plan de Proyecto, salvo expresa decisin y coordinacin de ambas partes (Constructores Asociados y Dharma Consulting).

2. El material que Dharma Consulting brinde al cliente slo se limitar a los cursos de Gestin de Proyectos, MS Project 2003 y Sesin adicional de Habilidades Blandas, no contemplndose otros estndares que estn fuera del alcance del proyecto.

3. La estructura de los cursos no est sujeta a cambios ni modificaciones.

4. La disponibilidad de horarios y locales que fueron aprobados previamente no est sujeto a cambios repentinos.

ENTREGABLES DEL PROYECTO: Productos entregables intermedios y finales que se generarn en cada fase del proyecto.

FASE DEL PROYECTO - PRODUCTOS ENTREGABLES Proyecto Gestionado

1.0 Gestin del Proyecto:

2.0 Contratos: Contratos de local y de refrigerio firmados. 3.0 Curso de Gestin de Proyectos: Material impreso para las 10 sesiones de Gestin de Proyectos (PMBOK) y 1 sesin adicional de Habilidades Blandas Doce (12) sesiones dictadas segn el slabo. 4.0 Curso de Gestin de Proyectos usando MS Project 2003: Material impreso para las 10 sesiones de Gestin de Proyectos usando MS Project 2003. Diez (10) sesiones dictadas segn el slabo. 5.0 Informes:

Informe sobre el Diseo del Programa de Capacitacin en Gestin de

Proyectos.

Informe mensual sobre los avances del Programa de Capacitacin. Informe final que incluye todo el material

SUPUESTOS DEL PROYECTO: Factores que para propsitos de la planificacin del proyecto se consideran verdaderos, reales o ciertos. INTERNOS A LA ORGANIZACIN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIN El material de los cursos est listo o El cliente respetar el cronograma de ser elaborado con anterioridad a la capacitacin fecha programada para su exposicin. propuesta. presentado en la

Se cuenta con los instructores para el Se cuenta con proveedores de locales desarrollo de los cursos ofrecidos en para el desarrollo de los cursos de la propuesta. capacitacin, los cuales tienen el

software,

hardware

ambientes

adecuados para el desarrollo del curso. El cronograma de capacitacin, no Los informes presentados sern

sufrir modificacin alguna, puesto revisados y aprobados por el cliente, que los contratos de alquiler de local pudindose indican las fechas en que realizar el cobro del

se servicio de capacitacin segn lo indicado en el RTR (Resumen de Trminos de Referencia) El cliente se encargar de seleccionar al personal que participar en el programa de capacitacin.

desarrollarn las sesiones.

RESTRICCIONES DEL PROYECTO: Factores que limitan el rendimiento del proyecto, el rendimiento de un proceso del proyecto, o las opciones de planificacin del proyecto. Pueden aplicar a los objetivos del proyecto o a los recursos que se emplea en el proyecto. INTERNOS A LA ORGANIZACIN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIN Los entregables de los cursos deben Los pagos del cliente (en 3 armadas ser entregados mnimo un da antes mensuales), estarn sujetos a la de su exposicin. revisin y aprobacin de los informes mensuales de avance en el programa de capacitacin. El presupuesto del proyecto no debe Los contratos de alquiler de locales exceder lo presentado en la propuesta incluyen las fechas a desarrollar los a Constructores Asociados S.A. cursos, no pudindose modificar el cronograma.

El contrato de alquiler de los locales

debe ser firmado una semana antes de la fecha de inicio de los cursos.

El

desarrollo

del

programa

de

capacitacin deber ser como mnimo de 60 horas. Se presentar un informe mensual sobre los avances del programa de capacitacin, el cual estar sujeto a revisin y aprobacin por la Oficina Tcnica de Constructores Asociados S.A.

ORGANIZACIN INICIAL DEL PROYECTO: Forma en que se organizarn los distintos componentes (personas, roles, grupos, empresas, instituciones, etc.) que intervienen en el proyecto. COMPONENTE ROL O FUNCIN PRINCIPAL

Ing. Arturo Villanueva: Sponsor del Proyecto Ing. Cecilia Huarcaya: Project Manager Ing. Arturo Villanueva: Expositor del curso de Gestin de Proyectos Ing. Antonio Quiroz: Expositor del curso de GP usando MS Project Psic. Adhara Ampuero: Expositora de la sesin adicional de Habilidades
Blandas. RIESGOS DEL PROYECTO: Eventos o condiciones inciertas que si se producen, tienen un efecto positivo o negativo en los objetivos del proyecto. RIESGOS NEGATIVOS

Los materiales de los cursos de capacitacin, no han sido entregados en la fecha correspondiente.

Los informes mensuales no son aprobados por la Oficina Tcnica de Constructores Asociados, retrasando el pago del servicio. Los costos del proyecto excedan al presupuesto presentado en la propuesta. Que ABACO y/o C.C. La Moneda, dejan de operar alguno de los das indicados en el cronograma de capacitacin, generndose un retraso en el desarrollo de los cursos de capacitacin. Los cursos de capacitacin no consigan cumplir los resultados esperados por el cliente, indicados en el Resumen de los Trminos de Referencia. CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO Inicio del Proyecto Planificacin del Proyecto - Iniciacin - Planificacin - Informes de Estado del Proyecto - Reunin de Coordinacin Semanal - Cierre del Proyecto Contratos - Contrato con CC La Moneda - Contrato con ABACO - Contrato Refrigerios Curso de Gestin de Proyectos - Materiales - Ejecucin Curso de GP usando MS Project - Materiales - Ejecucin Informes Jueves 21 de Junio Jueves 12 de Julio Jueves 21 de Junio al Lunes 12 de Julio Mircoles 20 al Lunes 25 de Junio Martes 26 Junio al Martes 11 FECHA PROGRAMADA Lunes 18 de Junio Lunes 18 de Junio Martes 19 de Junio Lunes 2 Julio al Lunes 24 Septiembre Lunes 2 Julio al Lunes 24 Septiembre Mircoles 26 de Septiembre

Septiembre Lunes 9 al Jueves 12 de Julio Jueves 19 Junio al jueves 20

Septiembre Mircoles 11 Julio al Lunes 24

- Informe mensual - Informe Final Fin del Proyecto

Septiembre Lunes 24 de Septiembre Mircoles 26 de Septiembre

WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE - ESTRUCTURA DE DESGLOSE) INICIAL: FASE DEL PROYECTO 1.0 Gestin del Proyecto ENTREGABLES 1.1 Iniciacin 1.2 Planificacin del Proyecto 1.3 Informes de Estado del Proyecto 1.4 Reunin de Coordinacin Semanal 1.5 Cierre del Proyecto 2.0 Contratos 2.1 Contrato con C.C. La Moneda 2.2 Contrato con ABACO 2.3 Contratos refrigerio 3.0 Curso de Gestin de Proyectos 3.1 Materiales 3.2 Ejecucin 4.0 Curso de GP usando MS Project 4.1 Materiales 4.2 Ejecucin 5.0 Informes 5.1 Informe mensual 5.2 Informe final

REQUISITOS

DE

APROBACIN:

Condiciones,

especificaciones,

requerimientos, niveles, montos, personas, etc., que estn involucradas en las distintas aprobaciones que requiere el proyecto y el producto. DEL PROYECTO DEL PRODUCTO

La Gestin del Proyecto deber ser Los materiales debern ser aprobados aprobada por el Sponsor. por la Oficina Tcnica de

Constructores Asociados S.A.

El cumplimiento de las condiciones contractuales del proyecto deber ser aprobada por la Oficina Tcnica de Constructores Asociados S.A.

Los slabos debern ser aprobados por la Oficina Tcnica de Constructores

Asociados S.A. El dictado de las sesiones deber ser aprobado por la Oficina Tcnica de Constructores Asociados S.A.

2.2. PLANEACIN Perfeccionamiento del alcance del proyecto. Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto. Secuencia de actividades. Desarrollo de un calendario y presupuesto. Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados.

2.2.1. PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO PROCESOS DE GESTIN DE PROYECTOS: Descripcin detallada de los procesos de gestin de proyectos que han sido seleccionados por el equipo de proyecto para gestionar el proyecto.

PROCESO

NIVEL

DE

INPUTS

MODO DE TRABAJO

OUTPUTS

HERRAMIENT AS Y TCNICAS

IMPLANTACI N Desarrollar el Acta de Constitucin del Una solo vez, al inicio del -Contrato -Enunciado de trabajo del

Mediante reuniones entre

- Acta de Constitucin del Proyecto

Metodologa de Gestin de Proyectos de

proyecto.

Proyecto

proyecto

el Sponsor y el Project Manager

Dharma.

Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (preliminar)

Una sola vez, al inicio del

- Acta de Constitucin del Proyecto. Enunciado

Mediante reuniones entre el Sponsor y el Project Manager

- Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar

Metodologa de Gestin de Proyectos de Dharma.

proyecto.

de trabajo del proyecto.

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto

Al

inicio

del

del

Enunciado

Reuniones del equipo del

Plan

de del

Metodologa de Gestin de Proyectos de Dharma.

proyecto, pudindose actualizar en

Gestin Proyecto.

Alcance Proyecto Preliminar

del

proyecto

su desarrollo.

Planificacin del Alcance

-Acta de Constitucin del Proyecto. -Enunciado del Alcance Proyecto Preliminar. -Plan Gestin del Proyecto. de del

Reuniones del equipo del proyecto

Plan

de del

Plantillas Formularios

Gestin Alcance del Proyecto.

Crear EDT

Plan

de

Reuniones del equipo del

- EDT EDT Diccionario

Plantillas de EDT Descomposici n

Gestin del Alcance Proyecto del

proyecto Redactar el Diccionario EDT

Desarrollo del Cronograma

del

Enunciado Alcance

Reunin equipo proyecto.

del del

del

Cronograma

Red del cronograma SW de Gestin

del Proyecto. Plan de

Proyecto. Plan de

Estimacin de

de Proyectos.

Gestin del Proyecto

duracin actividades.

de

Gestin del Proyecto (actualizaciones ) - Calendario del Proyecto

Calendarios Ajuste adelantos retrasos. Modelos de Cronogramas anteriores. de y

Preparacin del Presupuesto de Costes

del

Enunciado Alcance

- Lnea Base de Coste. Plan de Gestin de Costes

Suma de costes Anlisis de Reserva

del Proyecto. - EDT Diccionario

(actualizaciones ).

EDT. Plan de

Gestin de Costes. Planificacin de Calidad -Factores ambientales de la empresa. -Enunciado del Alcance Proyecto. Plan de del Establecimient o de objetivos de calidad. Plan de de Estudios comparativos.

Gestin Calidad. - Mtrica de Calidad.

Gestin del Proyecto. Planificacin de los Recursos Humanos - Factores ambientales de la empresa. Plan de Reuniones de coordinacin con el equipo del proyecto. Asignacin de roles y Responsabilid ades. - Roles y Responsabilida des Organigrama Organigramas y descripciones de cargos

Gestin del Proyecto.

del Proyecto. Plan de del

Gestin Personal.

Planificacin de las Comunicaciones

Factores

Reuniones formales e

Plan

de

Anlisis de requisitos de comunicacione

ambientales de la empresa.

Gestin de las comunicaciones

informales con

Enunciado del Alcance Proyecto. Plan de del

el equipo. Distribucin de la documentaci n y acuerdos.

s Tecnologa de las comunicacione s

Gestin del Proyecto Planificacin de la Gestin de Riesgos Factores

Identificar riesgos. Planificar plan de respuesta a riesgos.

Plan

de de

Reuniones de planificacin y anlisis

ambientales de la empresa. Enunciado del alcance proyecto. Plan de del

Gestin Riesgos.

Gestin del Proyecto. Planificar Compras y adquisiciones Enunciado del Alcance Proyecto. EDT. Diccionario EDT. Plan Gestin del Proyecto. Dirigir gestionar la ejecucin del proyecto y Plan Gestin del Proyecto. Acciones correctivas aprobadas Solicitudes de Cambio aprobadas de Reuniones de coordinacin Reuniones de informacin del estado del proyecto. - Productos entregables. - Solicitudes de Cambio implementadas. - Acciones Correctivas implementadas. - Informe sobre el rendimiento Metodologa de Gestin de Proyectos de Dharma. de del Planificar adquisiciones. Solicitar presupuestos. Negociar cotizaciones. Firmar contrato. Plan de Tipos de contrato, Anlisis de fabricacin propia compra.

Gestin de las Adquisiciones

del trabajo. Supervisar y Controlar el Durante el todo Plan de Reuniones de coordinacin - Acciones correctivas Metodologa de Gestin de

desarrollo

Gestin del

Trabajo del Proyecto

del proyecto.

Proyecto. Informacin

Reuniones de informacin del estado del proyecto.

recomendadas.

Proyectos de Dharma. Tcnica de Valor Ganado.

sobre el rendimiento del trabajo.

Informar el Rendimiento

A partir de la ejecucin del proyecto.

Informacin sobre el rendimiento del trabajo. Mediciones de Rendimiento. Plan Gestin del Proyecto. Solicitudes de Cambio aprobadas de

Informe de Performance del proyecto.

- Informes de Rendimiento. - Acciones correctivas recomendadas.

Herramientas de presentacin de informacin. Recogida de la informacin de rendimiento Reuniones de revisin del estado de la situacin.

ENFOQUE DE TRABAJO: Descripcin detallada del modo en que se realizar el trabajo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto.

El proyecto ha sido planificado del tal manera que el equipo de proyecto conoce claramente los objetivos del proyecto, y las responsabilidades de los entregables que tienen a su cargo.

A continuacin se detalla el proceso a seguir para realizar el trabajo del proyecto:

1. Inicialmente el equipo de proyecto se rene para definir cual ser el alcance del proyecto. 2. Se establece los documentos de gestin del proyecto necesarios que respaldan los acuerdos tomados por el equipo de proyecto. 3. Se establecen las responsabilidades y roles del equipo de proyecto, y las fechas en que debern estar listos los entregables.

4. Se realizan reuniones semanales del equipo de proyecto para informar cual es el estado del proyecto, en trminos de costo, calidad, tiempo. En esta reunin se presenta el Informe de Performance del Proyecto. 5. Al trmino del proyecto se verifica la entrega de todos los entregables, y se redactan los documentos de cierre del proyecto.

CONTROL DE CAMBIOS: Descripcin de la forma en que se monitorearn y controlarn los cambios, incluyendo el qu, quin, cmo, cundo, dnde.

Durante el desarrollo del proyecto se podrn identificar algunos cambios necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto, en tales casos se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. Se presentar la Solicitud de Cambio ante el Comit de Control de Cambios. La solicitud de cambio deber especificar que tipo de cambio es el requerido: Alcance, Presupuesto, Cronograma o Contrato. 1. Debindose describir detalladamente el cambio solicitado, y la razn por la cual es solicitada. 2. Esta solicitud ser evaluada por el Comit de Control de Cambios, quien tendr a su cargo la aprobacin o no aprobacin de la Solicitud de Cambio, dependiendo esta decisin de los efectos positivos o negativos que pueda ocasionar en el proyecto, en trminos de costos, tiempo y calidad, y cual ser el impacto en el alcance del proyecto. 3. Gestionar los cambios aprobados cuando y a medida que se produzcan. 4. Mantener la integridad de la Lnea Base, y mantener actualizada la documentacin de configuracin y planificacin relacionada a la solicitud de cambio. 5. Se controlar el impacto del la ejecucin de los cambios solicitados, para verificar si los impactos positivos y negativos se han dado, y si han sido correctamente pronosticados.

GESTIN DE LNEAS BASE: Descripcin de la forma en que se mantendr la integridad, y se usarn las lneas base de medicin de performance del proyecto, incluyendo el qu, quin, cmo, cundo, dnde.

El informe de performance del proyecto es un documento que se presentar semanalmente en la reunin de coordinacin del equipo de proyecto, y debe presentar la siguiente informacin:

Estado Actual del Proyecto: Situacin del Alcance: Avance Real y Avance Planificado. Eficiencia del Cronograma: SV y SPI. Eficiencia del Costo: CV y CPI. Cumplimiento de objetivos de calidad.

Reporte de Progreso: Alcance del Periodo: % de avance planificado y % real del periodo. Valor Ganado del Periodo: Valor Ganado Planificado y Valor Ganado Real. Costo del Periodo: Costo Planificado y Costo Real. Eficiencia del Cronograma en el Periodo: SV del periodo y SPI del periodo. Eficiencia del Costo en el Periodo: CV del periodo y CPI del periodo.

Pronsticos: Pronstico del Costo: EAC, ETC y VAC Pronstico del Tiempo: EAC, ETC, VAC, fecha de trmino planificada y fecha de trmino pronosticada.

Problemas y pendientes que se tengan que tratar, y problemas y pendientes programados para resolver. Curva S del Proyecto.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ENFOQUE MULTIFASE: Descripcin detallada del ciclo de vida del proyecto y las consideraciones de enfoque multifase (cuando los resultados del fin de una fase influyen o deciden el inicio o cancelacin de la fase subsecuente o del proyecto completo).

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO FASE PROYECTO NIVEL DEL WBS) DEL (2 ENTREGABLE PRINCIPAL FASE DE LA

ENFOQUES MULTIFASE CONSIDERACIONES PARA LA CONSIDERACIONES PARA EL CIERRE DE ESTA FASE

INICIACIN DE ESTA FASE

1.0 Planificacin del Proyecto

Project Charter WBS Diccionario WBS Schedule Presupuesto RAM

2.0 Contratos

Contrato con ABACO Contrato con CC La Moneda

3.0 Curso Taller de Gestin de Proyectos

Informes sesiones

de

las

El

inicio

del

curso

depende de la firma del contrato de aula con C.C La Moneda

4.0 Curso de Gestin de Proyecto usando MS Project 2003

Informes sesiones

de

las

El

inicio

del

curso

depende de la firma del contrato de con

laboratorio ABACO. 5.0 Informes Informe Final

El Informe Final slo podr ser elaborado al trmino del desarrollo de los cursos de:

Concluida elaboracin

la del

informe final se podr iniciar el cierre del proyecto.

Taller de G.P y G.P usando el MS Project 2003.

REVISIONES DE GESTIN: Descripcin detallada de las revisiones claves de gestin que facilitarn el abordar los problemas no resueltos y las decisiones pendientes.

TIPO DE REVISIN DE GESTIN (Tipo de reunin en la cual se realizar la revisin de gestin)

CONTENIDO (agenda o puntos a tratar en la reunin de revisin de gestin)

EXTENSIN ALCANCE (Forma en que

OPORTUNIDAD (Momentos,

se la

frecuencias, o eventos disparadores determinarn las oportunidades de de la que

desarrollar reunin, y tipo

de

conclusiones, recomendaciones, decisiones que o se

realizacin reunin)

pueden tomar) Reuniones coordinacin de del - Revisin del Acta de Reunin Anterior. - Presentacin de entregables (si fuera el caso). La reunin por ser el Reunin convocada por solicitud del Project Manager. Puede ser originada de acuerdo a los resultados de las encuesta sesiones cursos. se los Programada todos los lunes. para de de las los

convocada

Equipo del Proyecto

Project Manager. Se informar el estado de los pendientes del proyecto. Se establecer las siguientes actividades que se realizarn.

Reunin Semanal de informacin Estado del Proyecto del

- Revisin del Acta de Reunin anterior. Informe de del

La

reunin todos

realizar lunes. Debern presentes

Performance Proyecto.

estar todos los

miembros del equipo del proyecto. Revisar semanal el del informe estado

del proyecto. Reuniones cliente con el - Establecer agenda segn requerimientos cliente. los del El cliente convocar a una reunin al Project Manager, establecer para acuerdos Programadas segn la solicitud del cliente.

de

mejora

en

el del de

desarrollo programa capacitacin. Comunicaciones informales Solicitar feedback del desarrollo sesiones del programa de de las

Conocer detalles del desarrollo sesiones. Establecer acuerdos del de las

Ninguna en especial

capacitacin.

para la mejora

servicio del programa de capacitacin.

PLANES SUBSIDIARIOS Y OTROS COMPONENTES: Definicin de planes subsidiarios y otros componentes que se adjuntan al plan de gestin del proyecto.

PLANES SUBSIDIARIOS TIPO DE PLAN ADJUNTO (SI/NO) PLAN DE GESTIN DE ALCANCE PLAN DE GESTIN DE COSTOS PLAN DE GESTIN DE CALIDAD Si Si Si

OTROS COMPONENTES TIPO COMPONENTE LISTA DE HITOS DE ADJUNTO (SI/NO) No

LNEA

BASE

DEL

No

ALCANCE LNEA COSTO BASE DEL No

PLAN DE MEJORA DE PROCESOS

No

LNEA CALIDAD

BASE

DE

No

PLAN DE GESTIN DE RRHH PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES PLAN DE GESTIN

Si

REGISTRO RIESGOS

DE

No

Si

OTROS (ESPECIFICAR):

No

No

DE RIESGOS PLAN DE GESTIN DE ADQUISICIONES Si

ESTA PARTE DE ARRIBA ESTA MAS DETALLADA EN EL ARCHIVO PDF REVISAR 2.3. EJECUCIN Dirigir el equipo. Reunirse con los miembros del equipo. Comunicarse con los terceros involucrados. Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir. Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

INFORME DE PERFORMANCE DEL TRABAJO

ESTADO DE AVANCE DEL CRONOGRAMA:

El proyecto se est realizando con total normalidad, no se ha presentado ningn retraso en el desarrollo de los entregables. Hasta el momento los objetivos propuestos de costos y calidad han sido logrados.

EVALUACIN DE COMPETENCIAS PARA TRABAJAR EN EQUIPO

RESUMEN DE EVALUACIN DE COMPETENCIAS PARA TRABAJAR EN EQUIPO

ACTA DE REUNIN DE COORDINACIN DEL PROYECTO

INFORME DE AUDITORIA DE CALIDAD

2.4. CONTROL Vigilar las desviaciones del plan. Emprender acciones correctivas. Recibir y evaluarcambios en los proyectos solicitados. Cambiar los calendarios del proyecto. Adaptar los niveles de recursos. Cambiar el alcance del proyecto. Regresar a la etapa de planeacion para hacer ajustes.

INSPECCIN DE CALIDAD

EVALUACIN DE COMPETENCIAS DE RENDIMIENTO

RESUMEN DE EVALUACIN DE COMPETENCIAS DE RENDIMIENTO

INFORME DE PERFORMANCE

LOG DE CONTROL DE POLMICAS

INFORME DE MONITOREO DE RIESGOS

SOLICITUD DE CAMBIO

ACCIN CORRECTIVA

2.5. CIERRE Reconocimiento de logros y resultados. Cierre de las operaciones y dispersin del equipo. Aprendizaje de la experiencia del proyecto. Revision del proceso y resultados. Redaccin del informe final.

ACTA DE ACEPTACIN DE FASE

INFORME DE PERFORMANCE FINAL DEL PROYECTO

ACTA DE ACEPTACIN DE PROYECTO

INFORME DE MTRICAS DEL PROYECTO

RELACIN DE LECCIONES APRENDIDAS GENERADAS

RELACION DE ACTIVOS DE PROCESOS GENERADOS EN EL PROYECTO

RELACION DE DOCUMENTOS DEL PROYECTO

CHECKLIST DE CIERRE DE PROYECTO

CONCLUSIONES La administracin de proyectos es el proceso que envuelve variables como alcance, tiempo, costo y calidad; que consiste en la aplicacin racional de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto. El proyecto Programa de Capacitacin 2007, consisti en capacitar y asesorar al personal de la empresa Constructores Asociados S.A en gestin de proyectos segn el estndar del PMI, y su ejecucin mediante herramientas como el MS Project. La capacitacin consisti en brindar los siguientes cursos y/o sesiones

adicionales: Curso de Gestin de Proyectos, Habilidades Blandas y Gestin de Proyectos. El desarrollo del proyecto estar a cargo de diferentes especialistas el proyecto tuvo una duracin desde el 18 de junio hasta 26 de septiembre. En la etapa de inicio se determina la meta del proyecto, las expectativas de los clientes, de la administracin o de los interesados, el alcance general del proyecto y seleccin de los miembros iniciales del equipo. En la etapa de planificacin se perfeccionamiento el proyecto, donde se detalla las tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto, como la secuencia de actividades desarrollando un calendario y presupuesto. En la etapa de ejecucin consiste en la direccin del equipo, lo cual pretende reunirse con los miembros del equipo, comunicarse con los terceros involucrados, resolver los conflictos o problemas que puedan surgir y asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo). En la cuarta etapa que es el control se vigila las desviaciones del plan, emprender acciones correctivas en el desarrollo de la ejecucin del proyecto, Recibir y evaluar cambios en los proyectos, cambiar los calendarios del proyecto, adaptar los niveles de recursos, cambiar el alcance del proyecto y finalmente regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes.

 En la etapa final que es el cierre del proyecto se realiza el reconocimiento de logros y resultados, cierre de las operaciones y dispersin del equipo, aprendizaje de la experiencia del proyecto, revisin del proceso y resultados. Finalizando todo ello con la redaccin del informe final. Despus de haber realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de administracin un poco ms enfocada a metas especficas. La administracin de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es

una extensin del administrador general. Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propsitos especficos, el administrador general puede delegar responsabilidades y desempear mejor su trabajo dentro de toda la organizacin.

ESTO ES PARA ALGUIEN QUE LE TOQUE ESTA PARTE PAR LAS DIAPOSITIVAS

a) PLANIFICAR: Establecer metas, definir el proyecto, organizacin del equipo b) PROGRAMAR: Conseguir personal, dinero y suministros para todas las actividades del proyecto. c) CONTROLAR: Monitorear recursos, costos, calidad, y el presupuesto; revisar los planes y el uso de recursos para cumplir los requisitos de tiempo y costo

CHECKLIST DE PRESENTACIN PARA REUNIN DE KICK OFF - LISTA DE PRESENTACIN PARA LA REUNION DE SAQUE DE CENTRO

CONTENIDO DE LA PRESENTACIN KICK OFF OBJETIVO DE LA

REALIZADO A SATISFACCIN (SI /NO) SI

OBSERVACIONES

PRESENTACIN DEFINIDO CONTENIDO DE LA SI

PRESENTACIN O AGENDA ESTABLECIDA DEFINICIN PROYECTO (QU, QUIN, CMO, DEL SI

CUNDO, DNDE?)

DEFINICIN

DEL

SI

PRODUCTO DEL PROYECTO (DESCRIPCIN PRODUCTO PROYECTO, SERVICIO O CAPACIDAD DEL DEL

FINAL A GENERAR) PRINCIPALES STAKEHOLDERS PROYECTO (CLASIFICADOS SPONSOR, CONTROL DE CAMBIOS, PROJECT DE COMO DE DEL SI

COMIT

MANAGER, GESTIN

EQUIPO

DE PROYECTOS, CLIENTE, OTROS STAKEHOLDERS) NECESIDADES DEL SI

NEGOCIO A SATISFACER FINALIDAD DEL PROYECTO (FIN LTIMO, PROPSITO GENERAL, U OBJETIVO DE NIVEL SUPERIOR POR EL CUAL SE EJECUTA EL SI

PROYECTO, ENLACE CON PORTAFOLIOS, PROGRAMAS ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIN) EXCLUSIONES CONOCIDAS DEL PROYECTO (QUE ES LO QUE NO NO Se recomienda detallar cuales son las exclusiones conocidas del proyecto O

ABORDAR EL PROYECTO) PRINCIPALES SUPUESTOS SI

DEL PROYECTO PRINCIPALES SI

RESTRICCIONES PROYECTO

DEL

LNEA BASE DEL ALCANCE (WBS A 2DO NIVEL)

SI

Solo se necesita la Lnea Base del Alcance hasta el segundo nivel, no es necesario detallar todo el WBS.

LNEA BASE DEL TIEMPO (CRONOGRAMA DE HITOS, TIEMPO NETO ESTIMADO, RESERVA CONTINGENCIA, Y RESERVA DE GESTIN) LNEA BASE DEL COSTO (PRESUPUESTO POR FASES, POR PERIODOS DE TIEMPO, POR TIPO DE RECURSO, RESERVA DE Y TOTAL, DE

SI

SI

CONTINGENCIA, RESERVA DE GESTIN)

LNEA BASE DE CALIDAD (OBJETIVOS POR FACTOR CALIDAD) ORGANIGRAMA PROYECTO MATRIZ RAM RESUMIDA MATRIZ DE CALIDAD DEL PROYECTO MATRIZ COMUNICACIONES PROYECTO PRINCIPALES RIESGOS DEL PROYECTO Y RESPUESTAS PLANIFICADAS DE DEL DEL RELEVANTE DE DE CALIDAD

SI

SI

SI SI

SI

NO

Se detall los riesgos del proyecto pero no se mencionaron las respuestas

planificadas porque todava no estaban definidas MATRIZ DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS NO SI