SEMINARIO:

EXCEL AVANZADO. Parte 1

Cuenca Septiembre del 2012

Contenido:
1. Introduccin general a. Conocer el ambiente de Excel e formatos de celdas. b. Relleno de datos c. Uso de referencias de celda absolutas, relativas y mixta d. Copia con transposicin de fila o columna 2. Listas de datos a. Copiar y transponer tabla b. El Uso de los Autofiltros y filtros avanzados c. Ordenamiento de datos d. Validacin de datos e. Formato condicional f. Bsqueda de datos: buscarv / consultav g. Convertir Texto en 1 columna a varias columnas 3. Operaciones lgicas y vnculos a. Operaciones entre hojas de un libro b. Los Hipervnculos c. Operaciones Condiciones y Lgicos 4. Resumen e Informe de datos a. Uso de los Subtotales b. Las Tablas dinmicas y grficos dinmicos 5. Macros: a. Macros. Parte1 i. Introduccin ii. Creacin iii. Ejecucin b. Macros. Parte 2 i. Edicin de macro ii. Lenguaje VBA iii. Formularios con botones 6. Anlisis de datos a. Buscar Objetivos y Solver i. Goal Seek y una variable en el flujo ii. El Solver y varias variables b. Programacin lineal y el Solver

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1. Introduccin general
a. Introduccin al ambiente de Excel.
Teclas de acceso rpido: Inicio Excel tecla de Windows + R (Ejecutar) escribir excel + ENTER Formato CTRL +1 Rehacer CTRL + Y Movimiento a travs de secciones CTRL + flechas Seleccin de partes contiguas SHIFT + flechas Seleccin de partes no contiguas SHIFT + CTRL + mouse Seleccin de gran cantidad de datos SHIFT + CTRL + flechas

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b. Relleno de datos
Introducir el primer dato de la serie Seleccionar todas las celdas que deba ocupar la serie Inicio, Rellenar, Series

c. Uso de referencias de celda absolutas, relativas y mixta

Las celdas de una hoja de clculo se identifican con una letra que indica la columna, y un nmero que indica la fila en que se halla la celda. Cuando esas coordenadas se utilizan en una frmula o una funcin se las llama referencia de celda. El hecho de que la frmula de una celda pueda copiarse a otras obliga a distinguir entre referencias de celda relativas y absolutas: o Relativas: cambian al copiarse la frmula a otras celdas o Absolutas: no cambian al copiarse la frmula a otras celdas.

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Ejercicios: Crear una sola formula por fila y copiar para llenar el resto. En el int. Compuesto, crear formulas para las primeras 2 filas y de la ltima copiar hasta el final

Ejemplo 2: Con una sola formula copiada, calcular los costos totales Ejemplo 3: Considerando los alumnos matriculados en cada curso y el precio correspondiente, obtener las recaudaciones debidas a cada curso y trimestre. Utilizar una sola formula y copiar

Ejemplo 4: realizar la tabla de multiplicar del 1 al 15 con una sola formula

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d. Copia con transposicin de fila o columna

2. Listas de datos
a. Copiar y transponer tabla

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b. Listas de datos
Registros: cada uno de los elementos o entidades sobre los que la base muestra informacin. En una base de datos sobre los empleados de una empresa, cada empleado ocupar un registro; en una base de datos que recoja las facturas expedidas, cada factura ser un registro, etc. En una base de datos confeccionada en Excel (o en cualquier programa de hoja de clculo), los registros se disponen en filas contiguas: cada registro en una fila diferente. Campos: cada uno de los datos o unidades de informacin que la base incluye en relacin con las entidades o elementos de que se trate. En el caso de la base sobre empleados de una empresa, podran ser campos a incluir: nombre, apellidos, cedula, etc.
Empleado horas anios Sueldo Normal Juan Perez 10 1 40 Luis Lopez 6 6 30 Carlos Abad 5 6 25 Juana Salgado 4 6 20 Lourdes Sanmartin 3 6 15 2 6 10

c. El Uso de los Autofiltros y filtros avanzados

Seleccionar las celdas A6:C6 y copiar su contenido en el rango A1:C1. En la celda B2, escribir, como criterio de filtrado, la expresin >5. En la celda C3, escribir, como criterio de filtrado, la expresin >2. Seleccionar cualquiera de las celdas de la tabla de proveedores (A6:C13) e ir a Datos, Filtro, Filtro avanzado

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d. Ordenamiento de datos

Simplemente se coloca en la columna interesada en ordenar y pulsamos los botones ordenamiento ascendente o descendente y automticamente se ordena toda la tabla. Para mayores opciones, pulsamos el botn ordenar

de

Se puede agregar varios niveles de ordenamiento pulsando agregar nivel, la lista se ordena alfabticamente en primer lugar de acuerdo al rea y si dentro de esa rea existen varios empleados, estos se ordenan dentro de la misma rea en forma descendente (Z a A)

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e. Validacin de datos La Validacin de datos es una herramienta extremadamente til especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas. Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo Producto, nos muestre una lista de los productos a elegir. O tambin se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas. Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el nmero ingresado est fuera de los parmetros deseados. En estos casos, Validacin es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

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MENSAJE ENTRANTE
Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente:

1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante

2. Ir a la pestaa Datos 3. En el Grupo Herramientas de datos 4. De clic en la opcin Validacin de datos 5. Seleccione la pestaa Mensaje de entrada

MENSAJE DE ERROR
Para crear un mensaje de error haga lo siguiente:

1. Ir a la pestaa Datos 2. En el Grupo Herramientas de datos 3. De clic en la opcin Validacin de datos 4. Seleccione la pestaa Mensaje de error

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f. Formato condicional
Si se necesita ofrecer una mejor visualizacin de los datos numricos en sus hojas de clculo sin tener que recurrir a los grficos, Excel 2007 ofrece un gran nmero de posibilidades en este rea. Desde el botn Formato Condicional del Grupo Estilo correspondiente a la Ficha Inicio tiene disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualizacin grfica de los valores numricos en las propias celdas.

Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere utilizar. Como ver en la Fig. 1 su rango de celdas ofrece la misma informacin que antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo identificar la informacin numrica global.

Fig. Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda

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Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional seleccione la opcin "Escalas de color" y dentro de ella el rango de colores que quiere utilizar siguiente Fig.

Fig. Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada celda

Por ltimo seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional seleccione la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango de iconos

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que quiere utilizar (siguiente Figura).

Fig. Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda Adicionalmente puede marcar grficamente conjuntos de celdas que cumplan determinadas condiciones ( Opciones : Resaltar Reglas de Celdas, Reglas de la Parte Superior e Inferior). Si se desea aplicar nuestros propios valores mximos o mnimos, elegimos dentro de la opcin el men Ms reglas

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g. Bsqueda en listas de datos (buscarv o consultav )

Si se pose un conjunto de datos y se necesita extraer algn valor basndose slo en un campo de referencia, puede utilizar la funcin de Excel BUSCARV. El significado de la V en el nombre de la funcin refiere a que hace una bsqueda vertical (en Excel 2010 esta funcin cambio de nombre a CONSULTAV); en la imagen anexa podr observar de forma sencilla cual es la sintaxis de esta funcin que puedes encontrar dentro del grupo de funciones de Bsqueda y Referencia de Excel.

Vindola desde un punto de vista ms simple la funcin BUSCARV se puede traducir en: =BUSCARV(Qu criterio referencial desea buscar?;Dnde busca ese criterio referencial?;El valor de qu columna quiere que le muestre?;Quiere que el valor sea exacto o aproximado?). Valor_buscado: se entiende como el criterio que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A. Matriz_buscar_en: Dos o ms columnas de datos. Usa una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado.

Es importante resaltar que al momento de seleccionar la matriz donde buscaremos la informacin, el valor referencial debe estar en la primera columna.

Es preferible dar nombre a la lista de datos para facilitar la copia de la funcin entre varias celdas y no tener que usar direcciones absolutas de celdas

Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas del texto son equivalentes

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Indicador_columnas: Es el valor del nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es:

Si es inferior a 1, la funcin Excel BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE! Si es superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, funcin Excel BUSCARV devuelve el error #REF!

Ordenado: Es el valor lgico que especifica si la funcin Excel BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:

Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado.

Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que la funcin Excel BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener ms informacin.

Si es FALSO, la funcin Excel BUSCARV slo buscar una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizar el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolver el valor de error #N/A.

ejemplo: Se quieren obtener los valores que estn asociados a cada fruta, para ello utilizaremos la funcin Excel BUSCARV. En la imagen anexa se muestra la tabla de donde se desean obtener los datos.

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Para obtener los datos deseados insertamos en una celda de nuestra preferencia la funcin Excel BUSCARV: =BUSCARV(E3;$B$3:$C$12;2;FALSO) E3: Representa el valor buscado que en este caso es el nombre de la fruta. $B$3:$C$12: Representa la matriz donde se van a buscar los datos. 2: Representa el indicador de columnas de donde se va a extraer la informacin FALSO: Representa de qu forma se quieren los datos y en efecto se desean de manera exacta. De forma visual la funcin Excel BUSCARV aplicada se representa de la siguiente manera:

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Ejercicio: Al digitar el nmero de RUC, con la funcin BUSCARV se debe desplegar el nombre del cliente, que debe ser buscado de en la hoja Clientes. Hacer lo mismo para los productos

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h. Convertir texto en una columna a varias

Cuando importamos datos, frecuentemente la informacin nos llega en forma de texto y separado ya sea por espacios, tabuladores u otras formas, ejemplo: Supongamos que disponemos de este listado de correos electrnicos:

Sobre la columna de nuestro rango de celdas activaremos la herramienta Texto en columnas, la encontraremos men Datos > Grupo Herramientas de datos > Texto en columnas. Esto nos activar un Asistente para convertir texto en columnas de tres pasos. 1. Paso 1: elegimos el tipo de datos a convertir. En este caso particular que nos ocupa seleccionaremos 'De ancho fijo'

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2. Paso 2: dividiremos a nuestra antojo la columna de datos. Por defecto suelen aparecer una divisin del campo en varias partes; pero esto es moldeable siguiendo las instrucciones que aparecen en el Asistente. Podremos Eliminar, Crear y Mover estas lneas de divisin.

El objetivo es que el paso 2 quede:

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3. Paso 3: en este paso decidimos que divisiones de las realizadas en el Paso 2 queremos importar a nuestra hoja de clculo. Esto lo podemos ver en la vista previa como dos columnas de datos, la primera no la queremos para nada, por lo que con ella seleccionada marcaremos la opcin de 'NO importar columna(saltar)'; ya podemos darle finalizar.

En este paso podremos determinar, de manera algo restringida ciertos aspectos del formato de nuestras nuevas columnas.

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Una vez Finalizado el Asistente, nos devolver a nuestra hoja de clculo, en la celda que habamos seleccionad en el Paso 3, un listado de emails con el smbolo '>' al final.

Como tampoco lo queremos para nada, marcamos la columna entera, y activamos Buscar y Reemplazar, y obviamente Reemplazaremos > por nada (es decir, Buscar '>' y Reemplazar 'vacio').

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3. Lgica y enlace de datos

a. Operaciones entre hojas de un libro
Es posible visualizar el contenido de una celda, o de un rango en otras celdas de la misma hoja de clculo o de otras hojas del mismo libro o incluso de otro libro. Para ello se crea un vnculo entre las celdas, esto es, se iguala el contenido de una celda con el de otra, por lo que al modificar el contenido de las celdas originales automticamente se modifica el contenido de las celdas vinculadas a las mismas. Existen varios procedimientos que proporcionan el mismo resultado. Vamos a desarrollarlos. Para conseguir la vinculacin de celdas realizamos los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda o el rango que contiene la informacin que se quiere visualizar en otro punto del libro.

2. Seleccionar la opcin Copiar de la ficha Inicio, o bien desde el men contextual.

3. Acceder a la hoja correspondiente del libro en la cual se quiere disponer de la informacin.

4. Situarse en la celda a partir de la cual, hacia su derecha y hacia abajo, se van a incluir los datos del rango seleccionado.

5. Seleccionar la opcin Pegado de la ficha de Inicio, y dentro de la misma Pegar vnculos recordemos que el pegado con vnculos es un tipo de pegado especial-.

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Si pegamos directamente las celdas sin otra especificacin, podemos pulsar sobre el botn de Opciones de pegado que aparecen junto con la celda o rango de las mismas que hemos pegado, y desde all marcar la opcin Vincular celdas.

Observar dentro de la barra de frmulas, que el contenido de la celda vinculada corresponde a la direccin de la celda original precedida del signo "=". MUY IMPORTANTE: Establecer los vnculos por este procedimiento NO deja fijadas las referencias de las celdas por lo que para poder vincular bloques de datos por este sistema, o se pega mediante vnculo todo el bloque -de estar dispuesto en celdas adyacentes- o se pega vinculada una frmula y

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posteriormente se copia a las celdas contiguas. En este caso S bastar con enlazar una referencia y luego copiarla a las celdas adyacentes. Pegando datos con vinculacin, conseguimos que cuando se modifiquen o cambien en su origen, el dato se ver reflejado o cambiado en la celda en la que se peg el valor de la primera con vnculo. Si cambia all, cambiar tambin aqu.

IMPORTANTE: Si se pega con vnculo el contenido de una celda o celdas pertenecientes a un libro que ha sido guardado con contrasea, al abrir el archivo que contiene los vnculos, nos solicitara la contrasea del libro origen de los datos que se utilizarn en el libro actual. Esta contrasea nos la solicita en el momento de abrir al archivo. Como se observa, tambin es posible vincular una celda escribiendo directamente en ella, o en la barra de frmulas, la direccin completa de la celda con la cual se quiere vincular precedida del signo "=". Por ejemplo: =B6 (poner aqu el contenido de la celda B6). Esto equivale a pegar con vnculo el contenido de la celda B6.

Bloques tridimensionales.
Sabemos que es posible seleccionar ms de una hoja dentro de un libro, por ejemplo para imprimir ms de una hoja o bien para trabajar conjuntamente con los datos de esas hojas. Recordemos los mtodos de seleccin de hojas; son los siguientes: - Para seleccionar varias hojas consecutivas, haremos clic en la ficha de la primera del grupo, mantendremos pulsada la tecla MAYS y haremos clic en la ltima -la de ms a la derecha- del grupo. Por ejemplo, tenemos tantas hojas como meses del ao y deseamos seleccionar todas desde la de Enero hasta la de Diciembre. - Para seleccionar varias hojas NO consecutivas, haremos clic en la ficha de cada una de las hojas quizs no consecutivas- que se deseen seleccionar mientras se mantienen pulsada la tecla CTRL. Por

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ejemplo, se disponen de tantas hojas como vendedores en el equipo de comerciales de la empresa y en cada hoja los datos de las ventas de cada uno de ellos. El formato y distribucin de datos para cada uno es el mismo, pero los datos cambian, evidentemente, para cada vendedor. Se desea, por ejemplo, totalizar las ventas de ciertos vendedores aislados y no necesariamente las de todos ellos. Teniendo seleccionadas varias hojas, cualquier modificacin que se realice en una de esas hojas, se plasmar en todas las hojas que componen el bloque de seleccin. Esta modificacin ya puede ser de formato o bien de contenido de celdas. El empleo de bloques tridimensionales permite realizar de forma rpida una serie de operaciones comunes a todas las hojas seleccionadas. Supongamos, por ejemplo, que deseamos disear una hoja de contabilidad sencilla, que contenga los ingresos, los gastos y los beneficios, para todos los meses del ao y deseamos los datos de cada mes en una hoja; una solapa para enero, otra para febrero, otra para marzo... De este modo, utilizando bloques tridimensionales, podramos realizar operaciones dentro de una de ellas, que se aplicaran a todas las hojas que lo componen. Algunas de las operaciones que van a afectar a todo el bloque tridimensional son las siguientes:

Introduccin de datos.

En el ejemplo de los apartados anteriores se observa como las tres hojas del libro presentan un contenido similar.

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En este caso se puede introducir dicho contenido en todas las hojas sin ms que teclearlo en una de ellas. Para ello debemos crear de manera previa todas las hojas que vamos a utilizar, ordenarlas y asignarles un nombre. Una vez hecho esto, seguiremos los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre la solapa de la primera hoja.

2. Manteniendo la tecla Maysculas pulsada hacer clic sobre la solapa de la tercera hoja.

3. Introducir el contenido deseado en las celdas de cualquiera de las hojas seleccionadas. Automticamente en las celdas de todas las hojas que componen el bloque tridimensional, aparecen los mismos contenidos. Es decir, el contenido se ha calcado ha tantas hojas como tuviramos seleccionadas.

Aplicar formato.

Tambin es posible dar formato a las celdas de una de las hojas del bloque, consiguiendo la aplicacin de este formato a todas las hojas seleccionadas. Este aspecto es muy til en el caso de que las hojas presenten una misma estructura, tal y como ocurre en el ejemplo anterior. Los pasos a seguir son:

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SEMINARIO DE EXCEL AVANZADO - SEPTIEMBRE 2012 1. Seleccionar las hojas sobre las cuales aplicar el mismo formato.

2. Aplicar en una de ellas, el formato comn que queremos que afecte a todas.

3. Si se quiere aplicar un determinado formato slo a parte de las celdas seleccionadas bastar con hacer una nueva seleccin antes de aplicarlo.

Realizar operaciones.

Tambin se pueden emplear los bloques tridimensionales en la creacin de frmulas o funciones. Por ejemplo, si se quiere calcular en una celda la suma total de los ingresos correspondientes a los aos 2007 y 2008 del ejemplo anterior, los pasos a seguir son:
1. Situarse en la celda en la cual se va a introducir la frmula -por ejemplo en la hoja totales en la que se quieren resumir datos de los ltimos aos-.

2. Hacer clic sobre el botn Autosuma.

3. Hacer clic sobre la solapa de la hoja ao 2007 y seleccionar el rango B4:B7.

4. Pulsar la tecla Maysculas y, sin soltarla, hacer clic sobre la solapa de la hoja ao 2008.

5. Finalmente pulsar la tecla Intro para validar la frmula. Observar como al rango correspondiente a las celdas le precede el rango correspondiente a las hojas.

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Esta expresin tridimensional se interpreta de la siguiente manera: Sumar las celdas del rango B4:B7 correspondientes a las hojas que van desde la llamada "Ao 2007" hasta la llamada "Ao 2008". Podramos haber seleccionado desde el ao 2004 hasta el 2008 -de haber existido- abarcando de esta manera un rango "cbico" ms amplio. En este caso, no se trata de involucrar en una frmula o funcin a una celda, a varias celdas o bien a un rango de celdas sino a un cubo tridimensional de celdas.

Consolidacin de datos.
Como acabamos de estudiar, trabajar con rangos tridimensionales nos permite operar con celdas o rangos de celdas pertenecientes a varias hojas estructuradas de la misma manera normalmente -con la misma disposicin organizativa de datos-. Como la similitud de lo que se consigue trabajando con rangos tridimensionales y la operacin de consolidacin de Excel es grande, pasamos en este punto del curso a estudiar esta segunda forma de trabajo con rangos tridimensionales. La consolidacin de datos, es una operacin que permite resumir datos procedentes de varias hojas del mismo libro o de libros diferentes, en una hoja que recoge a modo de resumen, la suma, promedio, desviacin tpica, producto u otra operacin aplicable sobre rangos de celdas iguales en dimensin ubicados normalmente en otras hojas del mismo libro. Los resultados de una operacin de consolidacin, tienen la posibilidad de quedar vinculados a los datos originales o datos fuente, es decir, que si los datos de las hojas a consolidar (en la imagen siguiente Hoja1, Hoja2 y Hoja3) se modifican, el resultado consolidado tambin se actualizar.

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De cada una de las hojas que se utilizan en la consolidacin podemos elegir una sola celda, o bien un rango de celdas. Por ejemplo, podemos tener en un rango de celdas dentro de una hoja, las ventas de Enero, en otra hoja las de Febrero... y as sucesivamente para todos los meses de ao. En este caso, podramos consolidar las ventas de esos doce meses en una hoja resumen. La idea de consolidar es aplicable a otras situaciones de trabajo tales como ventas de vendedores en diferentes hojas, ventas por familias de productos, notas de alumnos por asignaturas, resmenes comparados ventas-objetivos por delegaciones, por departamentos... Adems, la presentacin de esas ventas globales, puede realizarse utilizando distintas operaciones que sern aplicadas sobre los datos a consolidar. Esto es, los datos se pueden sumar obteniendo las ventas globales, o bien promediando y obteniendo las ventas medias anuales... Posteriormente, tambin podremos generar grficos explicativos a partir de esa informacin de resumen, es decir, de esta informacin consolidada.

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Tambin es posible consolidar hojas de diferentes libros. En este caso, los libros intervinientes debern estar abiertos en el momento de realizar la consolidacin. Por ejemplo, podemos encontrarnos con varios libros que recojan las ventas de cada uno de los vendedores de una empresa, Mara.xlsx y Miguel.xlsx, y deseamos consolidarlos en un libro nuevo llamado ventasglobales.xlsx. Las consolidaciones ms habituales son las que se realizan sobre rangos de datos ubicados geogrficamente en las mismas celdas de las diferentes hojas, es decir cuando se ha mantenido una estructura homognea en la disposicin de datos. En este caso la consolidacin se aplicar por posicin.
Consolidacin por posicin.

Hablamos de consolidacin por posicin, cuando las hojas a consolidar poseen la misma estructura en dimensiones planteamiento y organizacin de los datos, y adems, en la hoja consolidada queremos que los datos resumen, tengan la misma estructura. Veamos este tipo de consolidacin con un ejemplo. Supongamos que disponemos de un libro llamado Primertrimestre.xlsx en el que se desean consolidar los datos de las ventas de varios vendedores de una empresa tanto en venta directa como indirecta de los tres primeros meses del ao. Los datos de estos tres meses sern los siguientes:

Las ventas de Enero sern:

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Las ventas de Febrero:

Las ventas de Marzo:

El cuadro resumen tendrn la misma estructura que los que recogen los datos mensuales:

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Una vez que contamos con estos datos, para realizar una consolidacin es preciso seguir los siguientes pasos:
1. Situar el cursor dentro de la hoja en la que se desea el resultado de la consolidacin, en nuestro caso la hoja Resumen, y de la celda a partir de la cual, se resolvern y quedarn los clculos de la consolidacin, en nuestro caso la celda B2.

2. Elegir la opcin Consolidar

, que aparece en el grupo de opciones Herramientas de

datos dentro de la ficha Datos. De esa forma entraremos en el cuadro de dilogo Consolidar.

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SEMINARIO DE EXCEL AVANZADO - SEPTIEMBRE 2012 3. En el panel de Funcin elegiremos la funcin que deseamos realizar con los datos a consolidar, en nuestro caso elegiremos la funcin Suma.

4. Dentro del cuadro de texto Referencia, indicamos la celda o rango de celdas de las otras hojas o libros cuyos datos se desean resumir en la hoja consolidada. El botn de contraer cuadro de dilogo ,

nos permite seleccionar de manera ms cmoda cada uno de los rangos de celdas a seleccionar, una vez sealado pulsamos el botn Agregar, con lo cual ese rango se aade al cuadro donde se van a incluir las referencias de todos los rangos de celdas a consolidar.

En el caso de que algunos de los rangos de celdas a consolidar no se encuentre en las hojas del libro actual, utilizaremos el botn Examinar, que nos permite realizar una bsqueda del archivo en el que se encuentran los datos que deseamos consolidar.

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5. Otras opciones que debemos tener en cuenta a la hora de realizar una consolidacin por posicin son:

El uso de los rtulos. Aparecen dos casillas de verificacin en este cuadro de dilogo, indicativos de la inclusin de rtulos en la fila superior y/o en la columna izquierda, ya que se pueden dar los dos casos de manera simultnea. Al marcar estas casillas estamos informando al programa de que no deseamos que los datos incluidos en la fila superior y/o en la columna izquierda se tengan en consideracin a la hora de realizar las operaciones correspondientes. En nuestro ejemplo no las marcamos, ya que hemos seleccionado los rangos de datos sin incluir las celdas correspondientes a los rtulos.

Crear vnculos con los datos de origen. Es importante activar esta casilla si queremos que los datos originales queden vinculados con los datos consolidados, de manera que si en las hojas que contienen los datos de origen se realiza algn tipo de modificacin, la hoja resumen actualizar los datos consolidados en la medida que sea necesario. Tambin esta opcin crea en la hoja consolidada un esquema que permite identificar el origen de cada uno de los datos consolidados, es decir, de dnde proviene ese dato de resumen en concreto.

Esquema plegado:

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Esquema desplegado o expandido, indicando el origen de las ventas de Juan:

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b. Los Hipervnculos
Excel permite crear hipervnculos con facilidad. Todo lo que tenemos que hace es seleccionar una celda y pulsar Ctrl+Alt+K,

o usar el men contextual pulsando el botn derecho del Mouse sobre la celda

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o usar el men Insertar-Hipervnculo

En este caso

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creamos un vnculo a la celda A1 de la hoja Lista en nuestro cuaderno.

De la misma manera podemos crear vnculos a celdas en otras hojas del cuaderno, celdas en hojas de cuadernos remotos y tambin a pginas en la WEB.

Al sealar la celda con un hipervnculo, podemos ver la informacin de pantalla, dato que podemos modificar en el dilogo de creacin del hipervnculo.

Adems podemos agregar hipervnculos no slo a celdas sino tambin a otros objetos como grficos o imgenes.

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c. Operaciones Condiciones y Lgicos

FUNCIONES LGICAS: SI, Y, O
SI
La funcin SI permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida.

Estructura:

La

estructura

tambin

la

podemos

plantear

de

varias

maneras

como:

SI(Pregunta

lgica;

Accin

en

caso

verdadero;

Accin

en

caso

falso).

Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en caso de que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los nicos obligatorios para esta funcin.

Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de comparacin: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, < para preguntar por menor, >= con este podremos conocer si es mayor o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos Ejemplo: mirar sin son diferente utilizaremos <>

Imagine que en la celda A2 escribimos la edad de una persona y en la celda B2 queremos que aparezca

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el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o superior a 18, mientras que nos interesara aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18. La funcin que deberamos escribir en la celda B2 sera =SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad") Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se obtendr como respuesta lo que se escribi el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, obtendremos como respuesta el tercer argumento: "Menor de edad".

Veamos otras formas de ver la estructura y el uso de la funcin SI:

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Y
Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin Si. Nos permite realizar en lugar de una pregunta, varias. Y slo se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas.

Estructura:

La estructura tambin se puede plantear de la siguiente manera:

Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

Ejemplo:

En la celda A3, introduciremos la edad y en la B3 la estatura de la persona medida en centmetros. En la celda C3 aparecer el texto VERDADERO o FALSO y en D3 el texto "Puede pasar" si la edad es mayor o igual de 18 aos y mide ms de 1.55. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecer el texto "NO puede pasar".

=SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede

pasar";"NO

puede

pasar")

Observar que toda la funcin Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la funcin Si.

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Esta funcin tambin se suele utilizar conjuntamente con la funcin Si. Con ella tambin podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que est en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, slo se realizar en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera.

Estructura:

La estructura tambin se puede plantear de la siguiente manera:

O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

Ejemplo:

Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de 18 aos o mide ms de 150. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecer el texto "Puede pasar". El nico caso que aparecer "NO puede pasar", ser cuando las dos preguntas no se cumplan. =SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar")

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Veamos otras formas de ver la estructura y uso de las funciones Y O

Ejemplo: Una agencia de viajes ofrece un descuento de $100 sobre el costo total del viaje si el destino es Miami

Analizamos: 1. Se plantea la condicin. Como se trata de comparar una palabra solo admite el signo igual y el texto va entre comillas

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2. Al costo del viaje se le restan $100, que es lo que debe hacer si la condicin se cumple 3. Si la condicin no se cumple (es decir, si no encuentra la palabra "Miami") se repite el valor de la celda del costo del viaje Ejercicio 1: Una agencia de turismo ofrece comisiones a sus vendedores, de acuerdo al sector que pertenezcan. Completar la tabla de datos de acuerdo a las consignas que aparecen debajo de la misma

Ejercicio 2: El Rol de Pagos

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ANEXOS

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Referencia bibliogrfica.

Macros con Excel. Revista USERS Misterios de Excel. Digerati Books Manual de Excel Avanzado. GVA Consultora Manual para trabajar con macros y visual basic. Universidad de Valencia Excel + Estadstica. Folleto univ. Nacional del Nordeste Cursexcelamedioa. www.scribd.com

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