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IAGO.l1992

I NBR 12676

ABNT-Assoclao Brasileira de Normas Tcnicas

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Mtodos para anlise de documentos Determinao de seus assuntos e seleo d.e termos de indexao
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f1iodoJaned( Av. !IBW do MaiO. 1320" andill CEP 20003 C ilixa Poslal1680

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lel: PABX (021) 210 3122 Telex: (021) 34.133 ABNT BI"l EI1(joco Tt.~P.gMlco NORMATECNK~A

Procedimento Origem: Projeto 14:001.01-011/91 . CB-14 - Comit Brasileiro de Finanas, Bancos, Seguros, Comrcio, Administrao e Documentao CE-14:001.01 - Comisso de Estudo de Documentao NBR 12676 - Documentation - Method for examining docurnents, deterrnining their subJects, and selecting Indexing terms - Procedure Dscriptor: Documentalion Vlida a partir de 29/10/92 Palavra-chave: Documentao 4 pginas

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1 Objetivo
1.1 Esta ~JorlTlflfixa as condies exlglvels para a prtica norrnalizada do exame de documentos, da determinao de seus assuntos e da seleo de termos de indexao. Destina-se aos estgios preliminares da Indexao, no tratando das prticas de qualquer lIpodlrlglda para de Indexao, pr ou ps-coordenado. ~ de sistema sistemas de indexao nos quais os assuntos dos documentos so expressos de forma resumida, e os conceitos so registrados atravs dos termos de uma linguagem de indexao. Aplica-se especialmente a servios de Indexao independentes e a servios de Indexao em rede. 1.2 E~;taNorma pode tambm orientar os resumidores durante a fase de preparao de resumos e auxiliar na traduv dos pedidos dos usurios para os termos de uma linguagem de Indexao. 1.3 Esta Norma no se aplica a servios que empregam tcnicas de Indexao automtica; os lermos que ocorrem nos textos so organizados em conjuntos ou classes segundo critrios estabelecidos por computador (p. ex.: freqncia de ocorrncia e/ou de co-ocorrncia no texto). 2 Documentos complementares

ISO 5864 - Documentao - Diretrizes para o estabelecimento e desenvolvimento ele tesauros mullillngOes

3 Definies
Para os efeitos desta Norma so adotadas as definies de 3.1 a 3.6. 3.1 Documento Qualquer unidade, impressa ou no, que seja passivel de catalogao ou indexao. Nota: Esta definio se refere no apenas a materiais escritos ou impressos em papel ou suas verses em microforma (p. ex.: livros, jornais, diagramas, mapas), mas tambm a suportes no-impressos (p.ex.: registros legiveis por mquina,filmes. gravaessonoras), objetos [ridimensionais e rea/ia usadas como espcimens. 3.2 Conceito Qualquer unidade de pensamento. O conceito pode ter o seu contedo semntico reexpresso pela combinao de outros conceitos, que podem variar de urna lngua ou de I1ma cultura Ilara outra.
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Na aplicar,:o desta t~orl11a necessriq consultar:

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3.3 Assunto Tema representado num documento por um conceito ou combinao de conceitos.

ISO 2788 - Documentao - Diretrizes para o estavelecimento e desenvolvimento de tesauros monoIInges

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-~--~~----------.~--~---------------NBR 12676/1992

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3.4lndexao Ato de identificar e descrever o contedo de um documento com termos representativos dos seus assuntos e que constituem uma linguagem de indexao.

uma leitura que garanta que nentluma informao foi negligenciada. Para Isso, deve-se considerar especialmente: a) ttulo e subttulo; b) resumo, se houver; c) sumrio; d) introduo;

3.5 Termo de Indexao

Representao de um conceito sob uma das seguintes formas: a) termo derivado da linguagem natural, de preferncia um nome ou uma locuo nominal; b) slmbolo de classificao.

e) ilustraes, diagramas, tabelas e seus ttulos explicalivos:

f) palavras ou grupos de palavras em destaque (su-

3.5.1Tenno preferido Termo utiliz do consistentemente na Indexao para re presentar um conceito; algumas vezes conhecido como "descritor" . 3.5.2Tenno nllo-preferldo Sinnimo ou quase sinnimo do termo preferido (descritor): tambm conhecido como "no-descritor". No atrl burdo aos documentos mas utilizado como remissiva no Indice, para instruir o usurio (Use ou Ver) na p/ocura do termo preferido, ~, . 3.6 Indlce de assunlos L1stagem alfabtica ou sistemtica de assuntos que Indl ca a puslo de cada assunto num documento ou numa coleo de documentos.

blinhadas, impressas em tipo diferente, etc.); g) referncias bibliogrficas. Nota: No se recomenda indexar apenas por qualquer um desles elementos isoladamente, pois em muitos casos eles no representam fonte confivel do tipo de informao necessria ao indflxador, exigindo uma leitura mais aprofundada do documento. 4.2.1.2 Qs documentos no Impressos, tais como os mullimeios, realia, etc., pedem procedimentos diferentes. Nem sempre posslvel, na prtica, examin-Ios integralmente (p.ex.: projetar um filme, etc.). A indexao, ento, geralmente feita a partir do titulo e/ou da sinopse. Entrelanto, o Indexador deve ter acesso direto ao documento se o titulo e/ou a sinopse lhe parecem inadequados ou Imprecisos. 4.3 Identificao dos conceitos

4 Condies especlflcas
4.1 Estgios da Indexao 4.1.1 A indexao consiste basicamente nos trs estgios seguintes que, na roalidade, tendem a se sobrepor: a) exallle do documento e estabelecimento sunto de seu contedo: do as-

4.3.1 Aps examinar o documento, o Indexador deve adotar uma abordagem sistemtica para identificar aqueles conceitos que so os elementos essenciais na descrio do assunto. Os servios de Indexao devem elaborar listas tios aspectos que forem identificados como importante~: na rea coberta pelo Indice.As perguntas seguintes ilu!ltram os aspectos gerais que devem ser incluldos numa Iistagem desse tipo: a) qual o assunto de que trata o documento? b) como se define o assunto em termos de teorias, hipteses, etc.? c) o assunto contm uma ao, uma operao, um processo? d) o documento trata do agente dessa ao, operao, processo, etc.? e) o documento se refere a mtodos, tcnicas e instrumentos especiais? f) esses aspectos foram considerados no contexto de um local ou ambiente especial? g) furam identificadas variveis df:Jpendolltes ou independentes?
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b) identificao dos conceitos presentes no assunto; c) traduo desses conceitos nos lermos de uma linguagem de indexao. 4.1.2 Em cada um destes estgios deve-se contar com a ajuda ele Instrumentus de indexaO, tais como: tesauros, cdigos de classificao, cabealhos de assunto, etc. 4.2 Anlise do documento 4.2.1 O modo pelo qual um documento pode ser examl nado depende em grande parte de sua forma flslca. Podem-se distinguir dois casos: documentos impressos e documentos no-impressos. 4.2.1.1 Os documentos impressos representam o caso comum nas bibliotecas e centros de informao onde o acervo com;iste principalmente em monografias, peridicos, relatrios, anais de congressos, etc. 4.2.1.1.1 A compreenso destes documentos depende de ,

o assunto foi considerado sob um ponto de vista Inlerdisciplinar? (p.ex.: um estudo sociolgico da religio)


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4.3.1.1 Na lista anterior esto indicados alguns exemplos dos aspectos sob os quais qualquer assunto pode ser analisado, Outras perguntas pOdem ser formuladas para disciplinas especficas, 4,3.2 ~~aseleo de conceitos, o principal critrio deve ser sempre o valor de um conceito para a expresso e recuperao do assunto do documento, Ao fazer a escolha dos conceitos, o indexador deve ter em mente as consultas que podem ser feitas ao sistema de informao. Neste contexto, o indexador deve: a) escolher os conceitos que forem considerad0s os mais apropriados para uma determinada comunidade de usurios: b) adaptar tanto os Instrumentos de indexao como os prprios procedimentos em funo da retroaIimentao obtida atravs dos pedidos de Informao. Esta adaptao, entretanto, no deve alterar a estrutura ou a lgica da linguagem de indexao. 4.3,3 O Indexador no precisa necessariamente representar com termos de indexao todos os conceitos identificados durante o exame do documento. A escolha dos conceitos que devem ser selecIonados depende da finalidade para a qual so usados os termos de Indexao. Neste caso, as caracterlstlcas da Indexao mais afetadas so: seu grau de exausllvldade e a especlficidade dos termos selecionados, ' 4.3.3.1 A exaustlvldade se refere ao nmero de conceitos (como os associados s perguntas de 4.3.1) representados pelos termos atrluurdms a um documento pelo lndexador. 4.3.3.1.1 Os limites da abrangncla do assunto no devem ser Interpretados de mOdo muito restrito. Com o crescimento das redes de informao, preciso ler em mente que os termos de Indexao, Inicialmente criados para um grupo de usurios (p.ex.: cientistas ou tcnicos), podem ser ulillzados por outros grupos de usurios (p.ex.: economistas), 4.3.3.1,2 No se deve estabelecer nenhurrLlimite arbitrrio ao numero de termos ou descrltores que' p~ssam ser atriburdos a um documento. Isso deveria ser determinado inteiramente pelo volume de Informaes contido no documento e relacionado com as necessidades esperadas dos usurios. A imposio deste tipo de limite pode levar a alguma perda de objetividade na indexao e distoro da informao que poderia vir a ser de valor na recuperao. Se um servio de indexao necessita de limitar o numero de termos, a seleo dos conceitos deve ser orientada pelo julgamento do indexador relativamente ao papel que cada conceito desempenha na expresso do assunto global do documento. 4.3.3.2 A especificidade se refere ao grau de preciso com que um termo define determinado conceito no documento, Ocorre perda de especificldade quando um conceito representado por um termo com significa,do mais genrico. Os conceito$ devem ser identificados o mais especificamente posslve!. Em certas ocasies, porm, preferem-se termos que definem conceitos mais genricos, dependendo dos seguintes fatores:

a) o grau com que o indexador considera que a maior especificidade pode afetar negativamente o desempenho do sistema de indexao. Um Indexador pode decidir, por exemplo, que modelos muito especificas de equipamento podem ser representados por termos mais genricos, como o nome do fabricante e talvez da famflla de modelos, especialmente nos casos em que esses conceitos ocorrem apenas em reas marginais do assunto coberto pelo ndice; b) o peso atribudo ao conceito: se o indexador considera que uma Idia no est completamente desenvolvida, Justificvel fazer-se a indexao num nfvel mais genrico. 4.3.4 A Identificao dos conceitos pode tambm ser afetada pelo tipo de documento que est sendo indexado. Por exemplo, alndexao resultante de textos de livros, artigos de peridicos, etc. provavelmente diferir da de resumos ou sinopses .. 4.4 SeleAo de termos de Indexao 4.4.1 Ao expressar os conceitos por termos de Indexao, o Indexador deve observar as seguintes prticas: a) usar os descritores cablvels j existentes na Iin- \ guagem de Indexao utilizada; b) para os termos que representam novos conceitos, dl3ve-se verificar sua preciso e aceitabilidade em Instrumentos de referncia, tais como: dicionrios e enciclopdias de autoridade reconhecida nas suas especialidades; - tesauros, especialmente os elaborados de acordo com as ISO 2788 ou ISO 5964; - tabelas de classificao. 4.4.1.1 Pode-se tambm consultar especialistas no assunto, principalmente os que tenham conhecimento de indexao ou documentao. 4.4.2 O indexador deve estar familiarizado com estes tipos de Instrumentos bem como com suas regras, procedimentos de trabalho e limitaes. 4.4.3 O indexador freqentemente encontra conceitos que no esto presentes nos tesauros ou nas tabelas de classificao existentes, Dependendo do sistema em uso, estes conceitos podem ser trabalhados de vrios modos, por exemplo: a) expressos por termos ou descritores que so imediatamente admitidos na linguagem de indexao; b) representados provisoriamente por termos mais genricos. deixando os novos conceitos para incluso ulterior na linguagem de Indexao. 5 Controle de qualidade

5.1 A qualidade de indexao depende de fatores relativos a:

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a) consistncia na especificidade dos termos atribuldos a um documento e no nlvel de exaustividade atingido na indexao (ver 4.3.3); b) qualificaes do Indexador (imparcialidade, conhecimento, etc.); c) qualidade dos Instrumentos de indexao. 5.1.1 A Imparcialidade por parte do indexador\ um fator necessrio para se obter consistncia na indexao. Julgamentos subjetivos na Identificao de conceitos e a conseqente esclha de termos de indexao afetam inevitavelmente o desempnho do sistema de indexao. A consistncia mais dlflcllme~teobtida quando a equipe de Indexadores grande, ou qlJanda indexao feita por equipes de Indexadores que trablham em locais diferentes, como ocorre em sistemas descentralizados. Nestes casos, recomenda-se uma etapa de verificao cujos resultados devem ser repassados as IndeXadores.
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mentos, bem como as regras e procedimentos da linguagem de indexao especifica que est utilizando. 5.1.3 A qualidade da Indexao depende da hospitalidade da linguagem de indexao utilizada. Esta deve admitir livremente novos termos ou mudanas na terminologia, bem como atender a novas necessidades dos usurios. Uma polltica de atualizao freqente considerada essencial. 5.2 Quando posslve!, a qualidade da indexao deve ser testada: a) pela anlise dos resultados da recuperao, por exemplo, atravs do clculo da relao entre a revocao e a preciso. ou do clculo da relao entre o nmero de documentos relevantes recuperados e o nmero de documentos pertinentes recuperados; b) pelo contato direto com os usurios. Neste caso, eles podem determinar, por exemplo, se certos lermos ou descrilores so passlveis de produzir falsas combinaes e conseqentemente gerar recuperaes irrelevantes.

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5.1.2 O Indexador deve ter um conhecimento adequdo do assunto coberto pelos documentos que estlndexando. Deve compreender os termos encontrados nos docu-