Cpia no autorizada

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________

NBR 10519 Critrios de avaliao de documentos

1

OUT 19S8

de arquivo
ABNTAssoclao Brasileira do Normas Tcnicas
Seoe:
RIode..lct'o9l'o

AV.lremdeMalo,1328'0fldaI CEP200()3~Cob\oPostall6aO
RIo de Joneko RJ

lel.:pM)(021)210-3122
Telex: (021) 34333 ASNT BR

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Na1MArOCNlCA

Procedimento Origem: Projeto NB-965/1982 CB-14 - Comit Brasileiro de Finanas, Bancos, Seguros, Comrcio, Administrao e Documentao CE-14:004.02 - Comisso de Estudo, de Destinao de Documentos de A~u~o I', ~ NBR 105t~ -'~ppralsal proceedings for archlval materiais - Procedure Descrlptors: Document appralsal. Archive Reimpresso da NB-965, de SET 1985 Palavras-cI1ava: Avaliao de documento.
19S0IVOdOl

CoP'f1'o\1lICl99U NM -AlISOCbOo 1lr0S.\elt0

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lOOl ot<*9nos

Arquivo

}5 pginas

SUMRIO 10bltlvo
2 DOCtlmento complomonlar
3 Definil'>eA

e) conquista

de espao ffs\co e reduo de peso; de recursos humanos e ma-

f) rnelllOr aproveitamento teriais.

4 Condies

gerais

5 VaJOfao dos documentos 6 Documentos de guarda pemla9ente 7 Docuroontos de guardntemporria 8 Docurmnlos de guarda evt'.lnluru 9 Recommdaes

2 Documento complementar
Na aplicao desta Norma

nocossrio
- T errninologla

consultar:

N8R 9578 - Arquivos

1 Objetivo
1.1 Esta Norm lixa as condies zao d06 arquivos brasileiros, exiglveis para a racionaliestabele-

3 Definies
Os termos tcnicos utilizado~ nesta Norma esto oelinidos ~Ios teImas definidos na pblicos eprtvados, com vislas

coodo pnoc13itos capazes de orientar aao dos responsveis pela anlise esoleo de documentos, de prazosparasuaguardaoueliminao. 1.2 Alcanado o objelivo, destacam-se ao essencial,

fixao

de 3.1 a 3.3 e so complernentados NBR9578.

3.1 Amostragem
corno resultado: Mtodo de seleo a) reduo, arquivos; b} aumento do Indica de recuperao c) garnnlia de condies da informao: da dOGurnenda massa documental dos sentatividade geogrfico. que permite deternlinar o grau de represegundo critrio de um conjunto alfabtico. documental,

Ilumrico e/ou cronolgico.

3.2 Suporte
Base flsico-qurnica trada a informao. do documento na qual se encontra regis-

do conservAo

tayo de valor pOlfnanente; d) orientao no processo de produo documental, bem como no emprego de suportes adequados par a ore gistro da informao:

3.3 Tipo de documento

Designao indi'lidualizllda d() espcies de l1oculllel11o

/
(.
/_/ .....

NBR 10519/1988

.....

206""00 '"t~"'"
4 Condies gerais
Pela dificuldade de se estabelecer procedimentos por demais justificativas para essa exigncia verilica-se quando da necessidade de identificao do vator primrio e secundrio dos documentos. Nos documentos de valor primrio esto compreendidos os que Interessam primordialmente s Instituies das qualsse origirlam, portarem valor administrativo (testemunho da poltica, mtodos de trabalho, produo, etc.). da Instituio, valorjurfdicooulegal (proteo de direitos), valor liscal (controle contbil, oramentrio e tributrio, ete), J como documentos cuja importncia devalorsecundrio decorre so apontados aqueles prin do interesse dos usurios,

envolvidos emjullos de valor, os critrios Indicados a seguIr so epcnas princpios gerais. importante, tambm, salientar
que o trabalho de avaijao, supe por razes nletodolgicas, pres-

a definio

dos nlveis organizacil=mais e aplicados

de inslltulo critrios de ava determinada, ser efetuado organiza da In51i sero alcan o

(poreKerllplo:

departamento,

diviso, servio, etc.) em fun-

o dos quais sero elaborados

liao. Assim, no mbito de uma Instituio trabalho de anlise e seleo dos doCumentos nos arquivos dona correntes relativos

a cada

unidade

clpalmente posquisadores de todas as categorias profissionais. Assim sendo, para a incumbncia de avaliar, devem ser constlturdas equipes tcnicas integradas ou responsvel por.

Ique

a compoe. Com esse procedimento, um todo. em Que 98ve ser real

adO$critrios tuiAocomo 4.1 Estgio

refnren1es ao coojultO de documentos

ludl'l B8vllliao
de avaliao para

a) arquivista tao; b) autoridade

pela guarda

da docurnen-

administrativa

conhecedora responsvel

da estrutura e pela guarda da

4.1.1 A partir da toorla das trs idades, no arquivo corrente

que se eletiva a aplicao <kl critrlo$ distinguir no s 00 documemos de eventtlal valor, naturalmente de eliminao sumria, como aqueles que detm valorintormativoouprobatrio, razo pela qual devero ser transfertdos aO arquivo Intemledirlo para aguardar a data de recolhimentoou de ellmlnao. Doosalonna, osdocumentos a serem transferid06 J devem 9Atarprevlamente selecionados. Cumpre assinalar eerlundament.o.l, para avaliao, que 06 documentos sejam clBssttlcados. Em caso contrrio,

do funcionamento

da inslill.lio

a que esteja subordi-

nada. a unidade orgnica documentao; c) profissional

da rea Jurdica;

d) profissionais ligados ao campo abrangido pela naturezado acervo objeto da avaliao (historiador, eco. nomlsta, socilogo, etc.); e) profissional da rea de ootatlstica, de mtodos de amostragem. quando da aplicao

o trabalho

59 tornar Impraticvel. 4.1.2 No quo so refere li transferncia,

ela

sempre

uma

operao de passagem dos docurnent06 de arquivo corrente de um 6rgo, acompanhada de IIstagem, visando li Rua concentrao no arquivo Intermedirio. Quanto ao recolhimento. Quanto ao moo~llrnento.tratIHle d operao de passagem dos documentos, acompanhada de IistagAm, do ar qulve lntennodi1lo (nlfll o IJfqulvo permanente. 4.1.3 Todavia. para ser efetivada a avaliao no arquivo cor

4.3 A.pecloa de amostl'1'tgen1

A amostragem

utilizvel

quando

h necessidade

de se

manter, do forma definitiva, parte de um conjunto volumoso de documentos que, por seu valor Informativo e caracterisIIcas elctr(nsecas, justificam sua yuarda. A amostra, 90nlatlva doconJunto documental, deve resultar: repre-

rente, torna-se lundam&11 k'lJ destacar carncterlsti~ do arquivo. Nesse sentido registre-S:

~4aoos
'

8) de um estudo quantitativo e qualitativo dos documentos; b) da escolha criteriosa de um mtodo de amostragern que melhor so aplique ao conjunto documental analisado.

a) arquivo corronte . documentos de carter tcnico o adminiRtralivo, objeto de consult\8 freqentes por parte do 6rgo quo o constituiu;

4.4 Tabela de temporalldade

. b) arquivo Intermedirio - documentos de uso no (reque devem 4.4.1 Realizada elaborao autoridade documentos transterldos a anlisa da documentao, da instituio, impe-se aprovada a da tabela de temporalidade, competente, que determina registro esquemtico pela o prazo em que os qente. oriQinrios de arquivos correntes,

aguardar <klslinao final em depsito temporrio; c) arquivo pennanente - documentosdo guarda definitiva, em decorrncia do seu valor probatrio e informativo. 4.1.4 Nesse documento lIem merecem realce tambm aspectos do

do ciclo de vida documental

devem Sr mantidos ao arquivo intermedirio,

no arquivo corrente, alm de estabelecer ou recolhimento ao

de arquivu, da translerncia

9 do recolhimento.
e

critrios para microfilmagem, arquivo permanente. 4.4.2 Os resultados destinao

eliminao

4.1.5 Quanto 80 dOCUllHHllo de arquivo, aquele produzido

conjunlo arqulvfstco.

da aplicao

desse

instrumento

de

recebido por UIna 11OOSOa. deve ser lembrado que ele integra um

de documentos para

so 0$ seguintes: dislingulr os documentos de ar-

a) facilidade 4.2 Competncia A complexidade para avaliar e abraIlgnca de conhecimentos exigidos no

mazenamento b) eliminao

temporrio imediata

dos de guarda pe rmanenle; da documentao cUja

processo de avaliao de documentos ele arquivo requerem. para o estabelecimento de critrios de valor. a convocao de pessoas ligadas a calegorias profissionais diversas. Uma das

guarda no se justifiljue con)o, por exemplo, as cpias, desde Que elas no sejam os nicos exemplares no rgo;

/
,
.

___ ' A. ._._.~ ..

3
NBR 1051911988 ~ Cpl"Oo ",""Izad,
c) racionalizao, principalmente em termos econmIcos, das atividades de transferncia e recolhimento; d) obteno de base para elaboraAo~ 'tf4ro programa l.. dedestinao. d) os documentos contm Informaes que podem ser rGCuperadas sob a forma de rooumos estatfsticos ou cecspituladas em outros documentos? do documento j loi aten-

/...........

e) a razo de ser da emisso dida?

f)

4.4.3 Entre as recomendaes

temp<.>ralitlade. destacam-se: a) aprovao

cablveis

no uso da tabela de a inlorrnado nele conllda j atendeu soseu objetivo? ser consultado aindapara instruir

por dirigentedo

ryo situado no escalo

y) poder o documento

superior da instituio; b) atualiz.ao da tabela em conseqOnclada produo de novos doc\..'mentos ou supresso de outros, beM como de alteraes 6fgo; c) aplicao da tabela em relao a documentos cujas caracterfsticas se assemelham a casos anteriormente definidos; j) d) tabulao de dados visando a apurar a percentagem 9 suas respectivas formas de destide documentos i) na estrutura administrativa do

prova de direito da administrao ou de terceiros? h) ser o documento nMessarlo

pblica, da empresa

s6 para a fase admisobre a

nistrativa ou contm 8$ mesmas Informaes histria e desenvolvimento o documentose institulo? do rgo?

refere s rotinas ou s diretrizes

da

o documento

essencial

nizao e funcionamento

ao conhecimento do rgo?

da orga-

M(o;
e) evitar o uso de siglas cula denomlnno dente no cons1e na tabela: correspon-

k) o documento essencial compresso das leis, regulamentos e outros atos legais que regem o funcionamenlodo6rgo? I) os documentos as atividades m) os documentos contm informaes , o processo declsriodo sobre a poBllca, rgo?

f) lllboraode relatrio, justiflc81ldoos ctltrios adotados, tx.m corno as modafidadS de destinaopropootas: g) dados a serem Inclurdos nlllabeia: - rgo(s) a que O$t.subordinada
'10;

foram produzidos que desenvolve

por uma unidade

administrativa a unidade de a~uin) os documentos compromelersua o) os documentos avaliados;

atividade-flm? 8uscellvels de

apresentam lacunas compr~nGo? se encontram

- Unld800 orgnica de arquivam9rtto; - tipos e t\9suntM dataslirnites; - 4uantldMO, o proforncla, em metros lineare5; dos documentos

em ostado

de con

servao sallsfat6lio?

5.2 Quanto

ao valor histrico: relevo.ntes

a) os documentos apresentam informaes sobreo{s) tema(s) abordado(s)?

freqnCia de consultas

(por ms alou por ano); (cor-

- prnzosde reteno nas lases de arquivamento rOflte e intermedirio); - rnicrofilrnagem, so for o caso.

b) os documentos contm inlollT1aoos de valor cientfico ou tecnolgico? c) o rgo possui um arquivo permanente que custodie documentos semelhantes quelM objeto da anlise?

5 Valorao dos documentos

Sendoossa IMe a da aplicao de critrios deavali ao , ser

6 Documentos de guarda permanente

Neslogrupo devem estar inseridos os documentos de valor

til a indicao de alguns conselhos, ae nattJreza prtica, destinadoS a orientar o complexo lrabaltlo de anlise e seleo de documentos orientao de arquivo. Nesse sentido, pode constituir formuladas em a lJusa de respostas s perguntas

probat6rio, relativos direitos, tanto de pessoas flslcas ou juridicas, como de coletividade, e os de coletividade, e os de va10rinJorrnativo sobre pessoas, latos ou fenmenos, cuja memria. em termos histricos, seja considerada relevante. Em relao s Instituies nente deve abranger. a) documentos pblicas e privadas, a guarda perma-

5.1 e5.2. 5.1 Quanto ao valor administrativo:

referentes

origem,

aos direitos

e aos

o) qUlll a freqncia o) os documentos

de consultas ao docUtllfllllo? so originais? analisado?

objetivos

da instituio;

Exempl0S: . aIos de criao (leis. decretos, resolues. ete):

c) e/(istem, norgo, cpias do documento

l
'pia no autorizada

NBR 10519/1988
P:>.M-llov

atos coostitulivos (estatutos, contratos sociais, etc.); - documentos relativos a direitos patrimoniais. b) documentos que reflitam a organizao senvolvimento c1a Instituio. Exemplos: - lodos 09 atos que digam respeito organizao e ao luncionamento da instituio (regulamentos, regimentos, etc.); planos, projetos e programas atividadesfim da instituio; que ~~tep\ das , ~ e o de-

g) documentos de divulgao ou de promoo da instituio, dos quais um exemplar, pelo menos. deve ser guardado como amostra. Exemplo: lolhetos, 101013, oletins, formulrios, b convites. cartaz
AS,

h) documenlos eujas caracterlsticas extrfnsecas sejam de valor artlstlco e cultural; Exemplo;

jt3

- documentos conlendo vinhetas, iluminuras. cali grafias especiais, ortografias obsolatas, elc_

- grtlC06(organogramas, Nuxogramas, ete.); acordos, convnios. etc.; atas e relatrios da direo, etc.; - correspondncia, em geral, que trale no s de atividades-fins da instituio, corno de delegao clopoder,e1c. c} registros visuais ou sonoros que rellitam latos da vida daillBtitUiO: ExefTllio: programas audlovlsuais, fOIOS, ilmes e fitas 80bre f OOfTlemorooos, olenida~, obras, ele. s d) docuroontOG que firmam jurispru~ncla; Exemplo: parocoros Ilorrnativos, sobretudo aqueles que, apre ciados judicial ou admlnlstralivamente, tenham ca racterlstlcas Inovadoras no encontradas nos textos legais, e por issOconstituam precedente. e) documentos concernentes administrao de pessoal: Exe~o: _ atordoe e reajustas s.alariais,p~al1os e rernunero d eclassilicao de cargos, ele. 1) documentos que respondam a questes tcnicocienllficas relativas s atividades especificas da Inst~uio; Exemplos:

7 Documentos

de guarda temporria

Na guarda transitria, onde prevaJeceointeresse aclmlnlslrativo para determinar o valor de informaes e por conseguinte o prazo de reteno, esto includos: a) documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros; b) documontos cuJos textos lenham sido ImpressoiHlm sua totalidade; c) documentos culos elementos essenciais se acham recapitulados em outros; d) exemplares de um mesmo registro audiovi6\Jal que apresentem repetio da Informao e qualidade tonlca Inferior; o) cpias o duplicatas cujos originais so des'tlnados guarda permanente;

f) documentos que, mesmo originais, detm Interesse adrnlnlstra1lvo somente por determinado pedodo; g) documentos sujeitos aprazos prescricionais.

8 Documentos

de guarda eventual

Os documentos de guarda eventual so aqueles de interesse passageiro, de tratoe efeito imediato, islo , sem valoradministrativo,jurrdico ou histrico. Exemplo: - convites recebidos, malerial de divulgao de tercoiros, correspondncia de congratulaes. ele.

9 Recomendaes
Corno orientao de natureza geral, lia aplicao de critrios de avaliao, incluem-se as seguintes recomendaes: a) cornoprovidncias preliminares:

. projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, ete.; . toda produo intelectual (registros eS\tt~o~,tonoros
e visuais.

obter, para o desenvolvimento das atividades ligadas avaliao, todo o apoio possvel da administrao supellor (rgo a Queesta sulJOltJillarJooarquivo):

. Cpia no autorizada

conhecer a estrutura e ofuncionaroonto da Instituio a que est subordinado o arquivo, Isto , suas interrelaes orgnicas, considerando, inclusive, sua evoluo histricA; destacar os rgos de poslcionamento superior esr,ala hierrquica organlzaclonal da instituio, haja vista a importncia que davem ter, pam avaliao, os documentos neles produzidos e recebidos; conhecer as atividades tlpicas referentes s vrias fases do arquivamento; obter informaes sobre o sistema de classificao d4:>s tipos e 85suntos dos documentos; reunir dados quanto natureza da documentao, existncia ou no de classlllcao por assunto. quantidade e freqOncia de uso, condies de arrnazenamento, estado de conservao, e)(lstncla de matrizes, espao ocupado, custo de manuteno da documentao e taxa de ~mento anual; rMlizar levantamento de todos os atos ou aes relerentes eliminao efetuada anteriormente na instituio; estabelecero perfll dos usurios 00 arquivo; efetuar levantamento da blbllogrnflanoceBsrla ao deseovolvimen10 da atividade de aveRao;

b) paraolrabalhodeavaliao:

estabelecer data-limite para a guarda permanente, com ~ no histricoda instituio,sobretudo, quando h Impossibilidade de avaliar todo o acervo documental; - utilizar,nocaso dedocumentao em avanado estado de deteriorao, meios de reproduo, tais como microfilmes, videocassetes. etc., bem como outras medidas de proteo que se fizerem necessrias; considerarfitasde computador. documentos sonoros em geral, fotografias, filmes, ete., passrvels de avaliao; - provocar a participao dos usurios nas decises tomadas em decorrncia de avallallo, mediante publicao da tabela de temporalldade, por edital, circular. etc., antes da concrelizao das medidas ali lndlcadas, notadamenteas de eliminao; - levarem considerao. quanoodoestabeleclmento do prazo mlnimo para a transferncia, ecapacidade de armazenagem de arquivo intermedirio; - consultar
9.

blbllogralla levantada.