Control de la informacin - el futuro de las pymes Debido a la globalizacin creciente en nuestras pocas, las Pymes deben actualizarse a ello

a travs de la informatizacin de los datos, por ello es indispensable la mentalidad de los empresarios Conocido por todos es la sigla PYME, as como tambin las diferencias circunstanciales que puede generar esta palabra, determinado por la mentalidad de los empresarios a cargo de ellas. En base a ello podemos diferenciar dos enfoques totalmente diferentes, por un lado, a aquellos dirigentes que "son PyME" (resignados, a la defensiva y en estado de "supervivencia"), y aquellos que "estn PyME" pero aspiran a algo ms (competitivos, con una visin a ms largo plazo). Y toda visin que pueda tener el dueo de la pequea y mediana empresa debe estar proyectada a futuro, y no centrada en el conformismo, y ms en estos tiempos de crisis, porque si as no fuese, el estado de supervivencia no demorara en pasarse a un estado de crisis irrevocable y fatal. La visin a futuro pasa por entender, comprender y aceptar las nuevas formas que acaparan el mercado: la informatizacin de la informacin, y por consiguiente, el ingreso al nuevo mundo de la Internet. La informatizacin: Es sabido que existe una gran reticencia al cambio por parte de los empresarios de las diferentes empresas y a la modernizacin de los sistemas administrativos de las mismas, pero considrese a modo de ejemplo dos organizaciones, una con un sistema de gestin simple acoplada a la cultura organizacional tradicional, y otra con sistemas de gestin que se amoldan segn los requerimientos y las necesidades actuales, prcticamente informatizado en todos sus componentes. La primera considera que la informatizacin es una buena herramienta pero que no estn dentro de sus objetivos actualizarse a la misma tal que prefieren sus antiguos sistemas antes que uno nuevo; en cambio, la restante buena parte de la informacin recopilada esta informatizada. Ahora, cul de las dos estar apostando al progreso? Resulta indudable que una estructura organizativa eficiente es aquella que posee una sistematizacin de los datos y de la informacin que circula en ella, y la eficiencia es sinnimo de que las tareas se estn realizando de manera correcta. Una de las grandes ventajas de sistematizar la informacin, es la posibilidad de mejorar la informacin con los datos obtenidos, lo que se denomina feedback o retroalimentacin, concepto al cual una empresa que no acepta el cambio, nunca podr acceder. Adems, la sistematizacin abarca el aprovechamiento al mximo exponente de todos los recursos administrativos que pueda tener la empresa, reduciendo los costos de los mismos, ya que por ejemplo, al tener un ordenamiento sistemtico de los datos, simplifica la tarea administrativa, pudiendo aprovechar el recurso humano para otras necesidades, y el ahorro del abastecimiento de sus insumos bsicos. Por otro lado, y como dato importante, cabe destacar que una empresa ya sea pequea o mediana, ingresa con ventaja al mercado, superando a aquellas organizaciones que no poseen su propia sistematizacin, ya que estas no encuentran sus datos ordenados y al alcance de cualquier necesidad. La Internet: Como consecuencia de la informatizacin de los diferentes sistemas de informacin de una compaa, se abren las puertas para la globalizacin de las empresas a travs de Internet, con un objetivo muy particular y definido, adaptarlo para un notable incremento de las ventas. Si bien Internet es un arma para obtener datos e informacin de la mas variada, el mximo aprovechamiento es otro, en cuanto a la necesidad de apropiarlo a la empresa. Adems de ser una herramienta prcticamente gratuita y al alcance de todos. Bsicamente, para una empresa poseer un sitio, una pagina web, es un portal de acceso a la nueva forma de comercializacin de productos y / o servicios, sin mencionar las innumerables ventajas que existen al explorar este nuevo mundo que esta en constante crecimiento en nuestros das. El sitio propio aumentara el prestigio de la compaa, al mejorar la imagen de la misma, y el camino guiara pronto a diferentes conceptos invencibles a la hora de los negocios entre los que podramos mencionar: e-Commerce, e-Business, B2B (Business to Business), B2C (Business to Consumer), B2E (Business to Employee), e-Learning entre otros.

Hay que tener en cuenta que el mercado dial up (acceso telefnico por pulso) marcha decididamente rumbo al modelo gratuito, hecho en el cual, se eliminaran ciertas barreras de algunos usuarios, y que Internet gratis convivir con soluciones pagas de banda ancha para usuarios intensivos. No obstante a ello, hoy en da en Latinoamrica existen 2 millones de personas haciendo negocios por Internet. La Capacitacin: Sin duda, es imprescindible para una gestin eficaz y eficiente dentro de la nueva era de los negocios, poseer una mente abierta y predispuesta para adaptar nuevos conocimientos, la cual har que la misma organizacin se adapte a los cambios. La capacitacin puede utilizarse como una herramienta de gestin de mayor valor agregado dado que la informacin, formacin y entrenamiento se planifican de acuerdo a las necesidades y objetivos de la empresa, lo que har que el aprendizaje sea adaptado de la mejor manera y aprehendida por cada componente de la organizacin. A modo de conclusin, para alcanzar y obtener los mejores resultados, cada paso debe ser analizado exhaustivamente, planificado por especialistas, para que cada inversin realizada sea viable y sustentable en el tiempo, no dando margen a ningn error que podra ser mortal en nuestras pocas

Concepto de control Burt K. Scanlan El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. George R. Terry El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizndolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Henry Fayol Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Elementos del concepto Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantacin. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. Importancia del Control Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Principios del Control 1. Equilibrio. A cada grupo o delegacin conferido debe proporcionrsele el grado de control correspondiente. 2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. 3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectu el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. 4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. 5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. 6. De excepcin. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo. 7. De la funcin controlada. La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Etapas del Control Establecimiento de estndares Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en el cual se efecta el control. Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, no son ms que los objetivos definidos de la organizacin. Tipos de estndares: En cuanto al mtodo Estadsticos Por apreciacin Tcnicamente elaborados

Cuantitativos

Fsicos De costo De capital De ingreso de programas Cualitativos. Evaluacin de la actuacin Curvas de comportamiento Perfiles Medicin de resultados Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de informacin; por lo tanto la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el fenmeno que intenta medir), con unidades de medicin apropiadas, y fluida ya que debe estar en los canales adecuados de comunicacin. Una vez efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario comparar los resultados medidos en relacin con los estndares preestablecidos, determinndose as las desviaciones, mismas que debern reportarse inmediatamente. Correccin La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar la desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es una funcin de carcter ejecutivo, no obstante antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin. Retroalimentacin Esta etapa es bsica en el proceso de control, ya que a travs del proceso de retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

De la calidad de la informacin depender el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. Implantacin de un sistema de control Antes de establecer un sistema de control se requiere: Contar con objetivos y estndares que sean estables. Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos. Evaluar la efectividad de los controles: eliminando aquellos que no sirven, simplificndolos y combinndolos para perfeccionarlos.

Caractersticas del Control El control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos y por ello debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo. Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia, la funcin de control no puede suplir una organizacin precaria. Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, lo ideal es que las descubra antes de que se produzcan pues el control es ser til en tanto proporcione informacin en el momento adecuado. Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas alas que van a ser dirigidos. Las tcnicas muy complicadas crean confusiones. Ubicacin estratgica. Es imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico

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