FORMULARIOS____________________________________1 CREACION DE UN FORMULARIO______________________1 EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS.

_________________2 EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO__________________6 LA VISTA DISEO DE FORMULARIO__________________6 LA PESTAA DISEO DE FORMULARIO________________8 CONSULTAS______________________________________9 TIPOS DE CONSULTAS______________________________9 UTILIDAD DE LAS CONSULTAS______________________12 CREAR UNA CONSULTA______________________________13 CONSULTAS CON PARMETROS________________________14 LAS CONSULTAS MULTITABLA________________________16 CONSULTAS DE RESUMEN____________________________17 CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA_________________18 EL ASISTENTE PARA CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS_____________________________18 CONSULTAS DE ACCIN______________________________20 - Consultas de creacin de tabla.______________20

consultas de actualizacin____________________24

- Consulta de datos anexados______________________25 - consulta de eliminacin_______________________26

FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. Un formulario es la interfaz que maneja Microsoft Access para la interaccin con el usuario. En un formulario se puede presentar, cambiar, eliminar e introducir la informacin de una o ms tablas. El diseo correcto de un formulario facilita a los usuarios la interaccin con el sistema de base de datos. Los formularios permiten organizar los datos de manera anloga a las fichas en los documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.

CREACION DE UN FORMULARIO
Para crear un formulario tenemos varas opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario.
1

 Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Grficos dinmicos blanco basado en la dinmicos. abrir un formulario en utilizacin de grficos

EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS.

Para arrancar el asistente para formularios se hace clic en la opcin Asistente para formularios que se puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide incluir en el formulario.

introducir

los

campos

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de
2

varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn . Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana siguiente

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del

4

formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

o bien Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin en el men contextual. hacer doble clic sobre el nombre del

O simplemente formulario.

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, cambia es el aspecto de la pantalla. lo nico que

LA VISTA DISEO DE FORMULARIO

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual. Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

 El rea de diseo consta de tres secciones: La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.

Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn Encabezado o Pie del formulario de la pestaa Organizar:

Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que
7

puedes ver en la imagen anterior.

LA PESTAA DISEO DE FORMULARIO

El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo. Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final. Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario. En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo
8

como veremos ms adelante. Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn .

Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Si quieres saber ms sobre las propiedades del formulario haz clic aqu

CONSULTAS
Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Las consultas son herramientas de Access que permiten filtrar datos de una tabla o consulta. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en los

TIPOS DE CONSULTA

Consultas de seleccin Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Consultas de parmetros Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla
9

para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente. Consultas de tabla de referencias cruzadas Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de informacin : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior. Consultas de accin Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin:

Consulta de eliminacin: Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. Consulta de actualizacin: Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes. Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos
10

clientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes. Consulta de creacin de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una tabla histrica que contenga registros antiguos.

Consultas SQL Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL (cadena o instruccin de SQL: expresin que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye clusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access. Cuando se crea una consulta en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.) de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la mayora de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseo de la consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instruccin SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseo, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQL en la vista SQL. Sin embargo, despus de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tena en la vista Diseo. Algunas consultas SQL, denominadas consultas
11

especficas de SQL (consulta especfica de SQL: consulta que consta de una instruccin SQL. Las subconsultas y consultas de paso a travs, unin y definicin de datos son consultas especficas de SQL.), no se pueden crear en la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta o un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.). En el caso de las consultas de paso a travs (consulta de paso a travs: una consulta especfica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC. Las consultas de paso a travs permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de definicin de datos (consulta de definicin de datos: consulta especfica de SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje de definicin de datos). Estas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de datos.) y consultas de unin (consulta de unin: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o ms consultas de seleccin.), debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas (subconsulta: instruccin SQL SELECT que est dentro de otra consulta de seleccin o de accin.), la instruccin SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta.

UTILIDAD DE LAS CONSULTAS

Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access, que tiene una conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.). Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.

12

Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones especficas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos especficos de tablas especficas; Seleccionar informaciones va criterios; Mostrar las informaciones en varios rdenes; Obtener datos de varias tablas simultneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y grficos. Las consultas en Access nos permiten 'filtrar' la informacin proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefnica, podramos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los telfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados. Podemos utilizar consultas tanto para campos numricos como para campos de tipo texto. Para comprender mejor como funcionan las consultas, crea la siguiente tabla en Access (si no sabes cmo hacerlo, mralo en el captulo 1 de este tutorial). Todos los campos son de tipo 'texto', ten en cuenta que, aunque el telfono va a contener nmeros, no vamos a realizar operaciones con ellos (no vamos a sumar los nmeros de telfono, por ejemplo), adems, puede que queramos incluir guiones (-), parntesis u otros signos dentro del nmero. Cuando guardes la tabla asgnale el nombre de 'AGENDA' (sin las comillas)

CREAR UNA CONSULTA

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en pestaa Crear: el botn Diseo de Consulta en la

13

Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

CONSULTAS CON PARAMETRO

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida.En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro. Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:

14

En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera:

Cuando se ponga el nombre del parmetro importante escribirlo entre corchetes, de contrario Access le aadir comillas y no considerar como un nombre de parmetro sino como valor.

es lo lo un

Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn Parmetros de la pestaa Diseo.

En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.

15

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

LAS CONSULTAS MULTITABLA

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:

16

Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas.

CONSULTAS DE RESUMEN
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.

17

Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de Diseo.

CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA

Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla. Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente.

EL ASISTENTE PARA CONSULTAS DE REFERENCIA

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas. Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cmo quedar la consulta; hemos seleccionado el campo nhoras y vemos que en la consulta aparecer una fila por cada valor distinto del campo nhoras. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
18

Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hayan en el origen de la consulta. Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana:

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar una columna con el valor como encabezado de columna. En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que al seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos. Pulsando Siguiente, accedemos a una nueva ventana

19

CONSULTA DE ACCION

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes, si quieres saber cmo haz clic aqu .

A continuacin se explican consultas de accin.

cada uno de los tipos de

CONSULTAS DE CREACION DE TABLAS

Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas. Para crear una consulta de Creacin de tabla: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que
20

queremos guardar en la nueva tabla. Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Por ltimo hacemos clic sobre el botn volvemos a la ventana Diseo de consulta: Aceptar y

21

La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear:

22

Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo. Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, ndices, etc...

23

CONSULTAS DE ACTUALIZACION
Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin. Para crear una consulta de actualizacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla que queremos actualizar. Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo:

A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas.

24

CONSULTA DE DATOS ANEXADOS

Las consultas de datos anexados aaden filas enteras a una tabla. son consultas que

Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla. La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a grabar y lo que vara es que ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor. Para crear una consulta de datos anexados: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar. Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo:

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre

25

de la tabla registros.

donde

queremos

insertar

los

nuevos

Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos que queremos.

CONSULTA DE ELIMINACION
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de bsqueda especificado. Para crear una consulta de eliminacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la registros. tabla de la que queremos borrar los

Haz clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo:

A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:

26

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de bsqueda. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos eliminar los registros. En este caso tambin debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de propiedades de la pestaa Diseo, y cambiando la propiedad Registros nicos a S.

27

En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Por ejemplo:

Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia (Dnde Poblacin = "Valencia"). Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria. Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla. Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn . Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin.

28

Una vez borrados, recuperar.

los

registros

no

se

pueden

Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.

29